POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (17) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Onsdagen den 24 maj, kl Plats Svarten Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information Borås högskola 5. Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare (SVN 2017/0018-2) 6. Begäran om medel, förberedande arbete Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) (SVN 2017/0028-1) 7. Information om upphandling 8. Förvaltningen informerar 9. Tertialrapport 10. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 4. Information Borås högskola Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 5. Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare Dnr: SVN 2017/0018 Handläggare: Jaroslava Nilsson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 25 Dnr SVN 2017/0018 Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta föreslå kommunstyrelsen 1. tillstyrka att kommunen kartlägger var det finns hjärtstartare där kommunen har verksamheter och hur tillgängliga de är under dygnet 2. tillstyrka att kommunen därefter om utredningen så visar, ser över möjligheten att införskaffa fler hjärtstartare och sprider dem till lokaler/platser där kommuner har verksamheter. Beskrivning av ärendet Cirka personer drabbas varje år av hjärtstopp utanför sjukhusen i Sverige och endast cirka 6 % av dessa överlever. Många är i arbetsför ålder. Om man kan påbörja hjärt-lungräddning genast och få igång en hjärtstartare inom 3 minuter från hjärtstopp, kan man rädda upp till cirka 70 % av de drabbade. Därför är det viktigt att agera snabbt, rätt och framför allt att ha tillgång till hjärtstartare. Idrottsföreningar, affärer och andra offentliga inrättningar engagerar sig i frågan och det finns hjärtstartare på många ställen. Ingen i kommunen har dock en samlad bild av var och hur många det finns. Ingen i kommunen har det uttalade yttersta ansvaret att se till att antalet hjärtstartare motsvarar behovet, att utplaceringen av dessa är strategiskt riktig, att repetitionsutbildningar genomförs så att kunskapsnivå upprätthålls och att regelbunden kontroll av hjärtstartare genomförs. På sammanträdet kommer arbetsutskottet överens om justering i att-satserna. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 21 februari Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare.

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Övervägande För några år sedan bekostade kommunen ett antal hjärtstartare som sattes upp på olika platser i kommunen. Som det är nu kan varje arbetsplats/verksamhet bestämma om de vill ha hjärtstartare eller inte. Det finns ingen övergripande samordning i frågan. Ingen har idag en samlad bild av var dessa finns och om de sitter på strategiskt riktiga ställen. Man bör ha i åtanke att om kommunen satsar nya resurser för att skaffa nya hjärtstartare samtidigt ge i uppdrag till en lämplig aktör att ansvara för de strategiska delarna. Det måste vara tydligt vem som har huvudansvaret. Själva nyttjandet av hjärtstartare sker sedan i de ordinarie verksamheterna. Protokollsutdrag: Svn

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Jaroslava Nilsson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare Förslag till beslut Servicenämnden föreslår kommunstyrelsen 1. Tillstyrka att kommunen kartlägger var det finns hjärtstartare och hur tillgängliga de är under dygnet. 2. Tillstyrka att kommunen därefter om utredningen så visar, ser över möjligheten att införskaffa fler hjärtstartare och sprider dem till lämpliga platser i kommunen. Beskrivning av ärendet Cirka personer drabbas varje år av hjärtstopp utanför sjukhusen i Sverige och endast cirka 6 % av dessa överlever. Många är i arbetsför ålder. Om man kan påbörja hjärt-lungräddning genast och få igång en hjärtstartare inom 3 minuter från hjärtstopp, kan man rädda upp till cirka 70 % av de drabbade. Därför är det viktigt att agera snabbt, rätt och framför allt att ha tillgång till hjärtstartare. Idrottsföreningar, affärer och andra offentliga inrättningar engagerar sig i frågan och det finns hjärtstartare på många ställen. Ingen i kommunen har dock en samlad bild av var och hur många det finns. Ingen i kommunen har det uttalade yttersta ansvaret att se till att antalet hjärtstartare motsvarar behovet, att utplaceringen av dessa är strategiskt riktig, att repetitionsutbildningar genomförs så att kunskapsnivå upprätthålls och att regelbunden kontroll av hjärtstartare genomförs. Beslutsunderlag Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare. Övervägande För några år sedan bekostade kommunen ett antal hjärtstartare som sattes upp på olika platser i kommunen. Som det är nu kan varje arbetsplats/verksamhet bestämma om de vill ha hjärtstartare eller inte. Det finns ingen övergripande samordning i frågan. Ingen har idag en samlad bild av var dessa finns och om de sitter på strategiskt riktiga ställen. Man bör ha i åtanke att om kommunen satsar nya resurser för att skaffa nya hjärtstartare samtidigt ge i uppdrag till en lämplig aktör att ansvara för de strategiska delarna. Det måste vara tydligt vem som har huvudansvaret. Själva nyttjandet av hjärtstartare sker sedan i de ordinarie verksamheterna.

6 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Ekonomi och verksamhet Kostnaden för hjärtstartare, kontroll och underhåll samt utbildning av personal är de kostnader som föreligger. Eventuellt användning av hjärtstartare ingår i den ordinarie verksamheten. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Jaroslava Nilsson HR-konsult Protokollsutdrag Kommunstyrelsen

7 . Jf//il ~Ol~/()Olf Remiss : /. - 1 (1) Dnr: KS 2017/ VARBERGS KOMMUN Servicenämnden Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Begäran om yttrande Ärende Motion från Lennart Johansson (S) om hjärtstartare Diarienummer KS 2017/0 047 Yttrande senast 31 maj Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson - POSTADRESS Varbergs kommun Varberg BESÖKSADRESS TELEFON Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX Varberg ORGANISATIONSNUMMER E-POST ADRESS ks@varberg.se WEBBPLATS

8 Motion angående hjärtstartare ",.. Varbergs kominuii Kommruistyrelsen.. :.. =':..-" n 7 -:;i.... ~-~ ctt~~l?:tj En tidig defibrillering vid hjärtstopp är A och 0 för människors överlevnad. Idag finns det hjärtstartare vid många offentliga inrättningar och affärer som är skänkta på ideell basis. För att öka tillgängligheten på hjärtstartare borde en kartläggning göras av var dom finns, deras tillgänglighet samt se över om det behövs fler hjärtstartare. Därefter bör kommunen om utredningen så visar, överväga att komplettera med fler hjärtstartare. I samband med detta kan även prövas om andra intressenter såsom t.ex. Region Halland är intresserade av att medverka. Det bör vara i kommunens intresse att med detta enkla hjälpmedel öka tryggheten för människor som vistas i kommunen. Jag föreslår därför Att kommunen kartlägger var det finns hjärtstartare och hur tillgängliga dom är under dygnet. /l)k/nl 11 ad (ja_ f'ur/;t'~f5 Cx:J c 1 C{ Id C//vtokra l/sk4 Cev; //a la. fötc11/r,e;. -

9 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 6. Begäran om medel, förberedande arbete Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) Dnr: SVN 2017/0028 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 26 Dnr SVN 2017/0028 Begäran om medel, förberedande arbete Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. arbete med IT-säkerhet som rör klassificering av verksamhetssystem, hantering av behörigheter samt säker hantering av mobila enheter ska finansieras genom att ta del av servicenämndens resultatfond till en sammanlagd beräknad kostnad av 650 tkr. Beskrivning av ärendet Den nya lagstiftningen, Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft 25 maj 2018 innebär att behovet är stort för olika insatser. Arbetet med informationssäkerhet kommer att ta stora resurser på IT-avdelningen. För att möta de högre kraven i GDPR kommer IT-avdelningen att fokusera på ITsäkerhet med tre beskrivna uppdrag: Klassificering av verksamhetssystem Hantering av behörigheter Säker hantering av mobila enheter Klassificering av verksamhetssystem Varbergs kommun använder SKL:s metod för att klassificera de system som används idag och inför att ett nytt ska implementeras. Under jan-mars har ITavdelningen genomfört detta på de system som avdelningen äger. I nästa steg ska samtliga verksamheter få stöd från IT-avdelningen med att klassificera sina verksamhetssystem. Klassificeringen ger också en grund för bedömning av hur informationen kan lagras där man tar höjd för den kommande lagstiftningen.

10 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) I arbetet ingår kundansvariga med tekniskt stöd för att på ett så effektivt sätt som möjligt kunna svara på de relativt komplexa frågorna. Resultatet av klassificeringen ger ett bra stöd för att påtala risker och konsekvenser som utmynnar i en handlingsplan med åtgärder. Delar av resurserna finansieras via överenskommelsen mellan kommunstyrelsen och serviceförvaltningen avseende de strategiska uppdraget. Arbetet med klassificering kommer att belasta avdelningens resurser och innebära en högre belastning än normalt vilket troligen resulterar i att man behöver ta in externa resurser för att kompensera detta. Hantering av behörigheter Vid nyanställning, avslut eller byte av tjänst administreras idag rättigheter manuellt. Detta medför en risk att informationen sprids felaktigt och dessutom är denna hantering mycket tidskrävande både för verksamhet och IT administration. Befintliga rutiner för tilldelning av behörigheter behöver ses över för eventuell anpassning till GDPR. I detta arbete kommer IT-avdelningen att stötta systemägare och systemförvaltare i verksamheten. Syftet är att Varbergs kommun efterlever den nya dataskyddsförordningen och minskar risken för att information hamnar i orätta händer. Målet är att detta leder till effektivisering och ett säkerställande av rutiner för tilldelning av behörigheter. På så sätt ökas informationssäkerheten och förenklar administration vid nyanställningar samt ändringar av tjänst för att strukturen blir tydligare. Säker hantering av mobila enheter Smarta mobiler och läsplattor (mobila enheter) som idag används i kommunens verksamhet har inte tillräckligt skydd för den i mobilen/läsplattan åtkomliga informationen. IT-avdelningen ser generellt över hantering av befintlig mobila enheter samt process för inköp av nya ur ett livscykelperspektiv. För att få kontroll över dessa enheter behöver förvaltningen använda nya tjänster som till exempel ger möjlighet att vid förlust kunna radera all information kopplad till verksamheten. Målet är att höja säkerheten och minska risken för röjande av integritetskänslig information. Förändringen kommer att underlätta kundservice hantering av mobila enheter. IT-avdelningen anser att det är lämpligt att ha tjänsten klar inför den nya mandatperioden då nya läsplattor för förtroendevalda ska beställas.

11 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 10 mars Övervägande Samtliga ovan beskrivna insatser är viktiga för att uppfylla leverans av tjänster enligt den nya lagstiftningen, GDPR. Kostnaderna är av engångskaraktär och kan därför inte täckas utifrån prislistan på IT-tjänster. Förvaltningen föreslår att de ökade kostnaderna täcks av medel från servicenämndens resultatfond. Protokollsutdrag: Svn

12 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Begäran om medel, förberedande arbete Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att 1. Arbete med IT-säkerhet som rör klassificering av verksamhetssystem, hantering av behörigheter samt säker hantering av mobila enheter ska finansieras genom att ta del av servicenämndens resultatfond till en sammanlagd beräknad kostnad av 650 tkr. Beskrivning av ärendet Den nya lagstiftningen, Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft 25 maj 2018 innebär att behovet är stort för olika insatser. Arbetet med informationssäkerhet kommer att ta stora resurser på IT-avdelningen. För att möta de högre kraven i GDPR kommer IT-avdelningen att fokusera på ITsäkerhet med tre beskrivna uppdrag: Klassificering av verksamhetssystem Hantering av behörigheter Säker hantering av mobila enheter Klassificering av verksamhetssystem Varbergs kommun använder SKL:s metod för att klassificera de system som används idag och inför att ett nytt ska implementeras. Under jan-mars har ITavdelningen genomfört detta på de system som avdelningen äger. I nästa steg ska samtliga verksamheter få stöd från IT-avdelningen med att klassificera sina verksamhetssystem. Klassificeringen ger också en grund för bedömning av hur informationen kan lagras där vi tar höjd för den kommande lagstiftningen. I arbetet ingår kundansvariga med tekniskt stöd för att på ett så effektivt sätt som möjligt kunna svara på de relativt komplexa frågorna. Resultatet av klassificeringen ger ett bra stöd för att påtala risker och konsekvenser som utmynnar i en handlingsplan med åtgärder. Delar av resurserna finansieras via överenskommelsen mellan kommunstyrelsen och serviceförvaltningen avseende de strategiska uppdraget. Arbetet med klassificering kommer att belasta avdelningens resurser och innebära en högre belastning än normalt vilket troligen resultera att vi behöver ta in externa resurser för att kompensera detta.

13 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Hantering av behörigheter Vid nyanställning, avslut eller byte av tjänst administreras idag rättigheter manuellt. Detta medför en risk att informationen sprids felaktigt och dessutom är denna hantering mycket tidskrävande både för verksamhet och IT administration. Befintliga rutiner för tilldelning av behörigheter behöver ses över för ev. anpassning till GDPR. I detta arbete kommer IT-avdelningen att stötta systemägare och systemförvaltare i verksamheten. Syftet är att Varbergs kommun efterlever den nya dataskyddsförordningen och minskar risken för att information hamnar i orätta händer. Målet är att detta leder till effektivisering och ett säkerställande av rutiner för tilldelning av behörigheter. På så sätt ökar vi informationssäkerheten och förenklar administration vid nyanställningar samt ändringar av tjänst för att strukturen blir tydligare. Säker hantering av mobila enheter Smarta mobiler och läsplattor (mobila enheter) som idag används i vår verksamhet har inte tillräckligt skydd för den i mobilen/läsplattan åtkomliga informationen. IT-avdelningen ser generellt över hantering av befintlig mobila enheter samt process för inköp av nya ur ett livscykelperspektiv. För att få kontroll över dessa enheter behöver vi använda nya tjänster som t.ex. ger oss möjlighet att vid förlust kunna radera all information kopplad till vår verksamhet. Målet är att höja säkerheten och minska risken för röjande av integritetskänslig information. Förändringen kommer att underlätta Kundservice hantering av mobila enheter. IT-avdelningen anser att det är lämpligt att ha tjänsten klar inför den nya mandatperioden då nya läsplattor för förtroendevalda ska beställas. Övervägande Samtliga ovan beskrivna insatser är viktiga för att uppfylla leverans av tjänster enligt den nya lagstiftningen, GDPR. Kostnaderna är av engångskaraktär och kan därför inte täckas utifrån prislistan på IT-tjänster. Förvaltningen föreslår att de ökade kostnaderna täcks av medel från servicenämndens resultatfond. Ekonomi och verksamhet IT-avdelningens resurser kommer att användas för att genomföra uppdragen och då detta är engångsaktivitet kan det inte täckas genom att få intäkter från verksamheterna. Uppdragen gagnar samtlig verksamhet inom Varbergs kommuns förvaltningar.

14 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Håkan Axelsson IT-chef Protokollsutdrag Controller, serviceförvaltningen IT-avdelningen

15 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 7. Information om upphandling Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 27 Dnr SVN 2017/0002 Information om upphandling Beskrivning av ärendet Förvaltningen informerar om upphandlingar, bland annat: - Upphandlingsstrategiska gruppen (USG) - Bubobubo, ett webbaserat program där man mäter avtalstrohet - Planerade upphandlingar Miljökrav vid upphandling - Intern/extern produktion av tjänster Protokollsutdrag: Svn

16 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 8. Förvaltningen informerar Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 29 Dnr SVN 2017/0002 Förvaltningen informerar Diskussion om digitala körjournaler. Protokollsutdrag: Svn

17 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 9. Tertialrapport Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 31 Dnr SVN 2017/0003 Tertialrapport Beslut Arbetsutskottet tar del av tertialrapport och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Beskrivning av ärendet Under perioden har servicenämnden fyra mål; miljö, delaktighet, stolthet och vara i framkant. Servicenämndens arbete för att uppfylla målen har under första tertialen 2017 framförallt fokuserat på miljö, Facility Management koncept, införandet av kommungemensam kundservice och aktivitetsbaserade arbetsplatser. Målarbetet sker på alla nivåer och fortskrider enligt plan. Arbetet med fokusområdena löper under flera år och i dagsläget bedöms samtliga uppfyllas inom utsatt tid. Servicenämnden redovisar ett resultat som är 3,8 mkr sämre än periodiserad budget. Fastighetsavdelningens planerade underskott på 16,1 mkr fortsätter att belasta resultatet negativt. Takten på de planerade åtgärderna är hög då större arbeten på stadshusen är i slutfasen. Serviceförvaltningens resultat kommer under 2017 belastas med kostnader för nämndens fokusområden, aktivitetsbaserat arbetssätt, FM-koncept samt kommungemensam kundservice, detta kommer synas på resultatet under kommande kvartal. Övriga avdelningar ligger något bättre än årsplanen men förväntas gå enligt årsbudget. Intäkterna på IT-avdelningen avviker positivt mot budget, då kundernas efterfrågan på tjänster har ökat i större utsträckning än förväntat. Inom kost och städ har en effektiv bemanning och god kontroll på schemaläggning samt en del ofrivilliga "nollvik" vid sjukfrånvaro bidragit till att personalkostnaderna ligger under den budgeterade kostnaden för perioden samt att verksamhetskostnaderna ligger något under den periodiserade budgeten, men kommer längre fram balanseras ut i och med uppstarten av flera nya objekt så som Trönninge skola samt Vidhöge och Bolmens förskolor. Förvaltningen har under tertialet erhållit 1,7 mkr i ökad RAM för att täcka hyresökningen i stadshus C och 0,25 mkr för kapitalkostnader konferensrum samt fört över 1,9 mkr till kommunstyrelsen för kommungemensam kundservice.

18 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) Beslutsunderlag Tertialrapport Protokollsutdrag: Svn

19 SERVICENÄMNDEN Månadsrapport April 2017 John Nilsson

20 Serviceförvaltningen total Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar ett resultat som är 3,8 mkr sämre än periodiserad budget. Samtliga verksamheter ligger i linje med årsplanen. Fastighetsavdelningens planerade underskott på 16,1 mkr fortsätter att belasta resultatet negativt. Takten på de planerade åtgärderna är hög då större arbeten på stadshusen är i slutfasen. Övriga avdelningar ligger något bättre än årsplanen men förväntas gå enligt budget. Förvaltningen har under tertialet erhållit 1,7 mkr i ökad RAM för att täcka hyresökningen i Stadshus C och 0,25 mkr för kapitalkostnader konferensrum samt fört över 1,9 mkr till KS för kommungemensam kundservice. Ev. åtgärder Investeringar Se bilaga, sid 12 1

21 Servicenämnden Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost. Resultat Kommentar till utfall Enligt plan. Ev. åtgärder 2

22 Förvaltningschef Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost. Resultat Kommentar till utfall Resultatet avviker positivt med 1,4 mkr. Under 2017 kommer kostnader för nämndens fokusområden, aktivitetsbaserat arbetssätt, FM koncept samt kommungemensam kundservice att belasta resultatet. Ev. åtgärder 3

23 Kundservice Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kundservice visar ett positivt resultat för perioden på 0,1 mkr vilket i huvudsak beror på lägre kostnader för avskrivningar samt viss sjukfrånvaro. Ev. åtgärder Investeringar Enligt plan. 4

24 Fastighet total Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Fastighetsavdelningen totalt avviker med 7,3 mkr mot periodiserad budget. En del stora underhållsarbetet så som Stadshus A och C är redan genomförda till större del och kommer avslutas redan nu under våren. Detta möter upp mot det beslutade underskottet på 16,1 mkr som ska tas från underhållsfonden. Ev. åtgärder Prognos Enligt plan Investeringar Serviceförvaltningen, fastighetsavdelningen, har fått ca 10 mkr i ökade investeringsanslag för de förskolor som primärkommunen tog över från VBAB Detta ska täcka det underhållsbehov som indikerades vid övertagandet. Övriga investeringar enligt plan och budget. 5

25 Kommunala verksamhetslokaler Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Avvikelsen i intäkterna 1,3 mkr beror på nya objekt som kommer att aktiveras under året. Personalkostnaderna avviker med 0,9 mkr beroende på vakanser. 4 stycken rekryteringar är klara dock kommer de rekryterade inte börja förrän till hösten. En del stora underhållsarbetet så som Stadshus A och C är redan genomförda till större del och kommer avslutas redan nu under våren. Detta möter upp mot det beslutade underskottet på 16,1 mkr som ska tas från underhållsfonden. Avskrivningar avviker med 1,6 mkr och det beror på ej budgeterade kapitalkostnader för de 4 förskolor vi tog över från VBAB under 2016 samt sen slutredovisning på Ankarskolan och Trönningebjärsvägens förskola. 6

26 Externt inhyrda lokaler Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost. Resultat Kommentar till utfall Några tillkommande inhyrda lokaler har skett som ökar intäkterna och kostnaderna mot budget. Externt inhyrda lokaler går enligt plan. 7

27 Övriga lokaler och bostäder Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost. Resultat Kommentar till utfall Intäkten är högre än budgeterat beroende på att fler lokaler har tagits i bruk. Verksamhetskostnaderna är lägre än budget och det beror på att alla anpassningar ännu ej har gjorts. 8

28 Projekt minst kr Fastighet Arbetsorder Projekt Startdatum Slutbesiktning Kalkylpris Revidering Totalt Redovisat Utfall-slutfört Faktureras Stadshus A Underhåll utvändigt Hösten löpande Bolmen SOC Hyresgästanpassning Sommaren Faktureras löpande Förändringar under året Fastighet Arbetsorder Projekt Datum Summa Orsak/Bakgrund Stadshus A rapport: Den sista etappen av tak och fasad besiktigades och godkändes den 2 maj. Det är några saker kvar att åtgärda på det protokollet då det är leverans på viss sten som saknas från Tyskland. Arbete med återställning av marken drog igång 2 maj enligt den uppdaterade planen. Inga indikationer på att den ska dra över tiden så planen att vara klara till midsommar kvarstår. Det som återstår i projektet nu är solskydd på fönstren som ska sättas upp, vi genomgår en undersökning för bästa resultat nu. Det som kommer att utföras under hösten är byte av 38 fönster där leveransen blivit försenad. 9

29 Kost och städ Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kost och städ visar ett resultat som avviker 1,2 mkr positivt mot periodiserad budget. Intäkterna avviker positivt med 0,3 mkr som en följd av något högre intäkt för serveringstjänst och lokalvård. Personalkostnaderna ligger 0,6 mkr bättre än budget. Anledningen till detta är god kontroll på bemanningen samt en del ofrivilliga nollvick vid sjukfrånvaro under inledningen av året. Verksamhetskostnaderna avviker 0,3 mkr positivt mot budget men förväntas öka under året i samband med uppstarten av flera nya objekt så som Trönninge skola samt Vidhöge och Bolmens förskolor. Ev. åtgärder Fortsatt följa utvecklingen efter den från årsskiftet förändrade matsedeln avseende livsmedelskostnad, portionsförsäljning och svinn. Prognos Prognosen för helåret är att göra ett resultat i linje med budget. Investeringar Enligt plan för löpande inventarier i kök och matsalar. 10

30 IT Budget 2017 Ack.Budget 2017 Ack. Utfall 2017 Avvikelse Helår Jan - April Jan - April Jan - April Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall IT-avdelningen redovisar ett resultat för april som är 0,8 mkr bättre än periodiserad budget. Intäkterna avviker positivt med 0,8 mkr vilket innebär att trenden med 0,2 mkr högre intäkter per månad fortsätter. Anledningen till denna ökning beror på ökade volymer hos kunderna. Kostnader för licenser och programvaror ökar i samma omfattning. Personalkostnaderna visar på ett överskott på 0,1 mkr beroende på lägre sjukfrånvaro än budgeterat. Konsulter har använts i mindre utsträckning än tidigare år. Detta beror dels på att den egna personalen gör mer saker utan konsultstöd och dels att vi har varit väldigt restriktiva med att sätta igång nya projekt under årets första månader. Eftersom det nu finns utrymme att göra mer är planen att höja ambitionsnivån under andra halvåret. Investeringar IT-avdelningen har erhållit ett extra investeringsbidrag på 0,25 mkr till en förstudie kring användandet av e- legitimation. Investeringsprojekten löper enligt plan. 11

31 Investeringar per april 2017 (tkr) OBJEKT NR OBJEKT NETTO- BUDGET- PROGNOS BUDGET KOSTNAD AVVIKELSE UTFALL AVSLUTAS ÅR Energieffektiviseringar Askvägen konv fjärrv Pumpar Energi.eff. Vidhögehallen Värmekonv Renen Montess SUMMA ENERGIEFFEKTIVISERING FASTIGHET Myndighetskrav fastighet Fettavskiljare, Buaskolan SUMMA MYNDIGHETSKRAV FASTIGHET Anp. fastighet Buaskolan flexenhet Hagaskolan Ventilation Trädlyckans förskola Söderlyckans förskola Stenåsa förskola Omb Plan 1 Postmästaren SUMMA ANPASSNING FASTIGHET Utveckling IT IT-infrastruktur E-legitimation SUMMA IT Renovering A Verksamhetsutv. övrig Upprust. konf.rum SUMMA KUNDSERVICE Inv. fler tillagningskök Inventarie kök och matsal SUMMA KOST OCH STÄD TOTAL SERVICENÄMNDEN Investering godkänd av KoF men budget på SER enligt KS-beslut Omb. Varbergs teater

32 Tertialrapport Organisationsenhet: 2 - Servicenämnd 1

33 1. Verksamhet Hänt i verksamheten Serviceförvaltningen uppvisar inga väsentliga avvikelser mot planerad verksamhet. 2. Målredovisning Sammanfattning Under perioden har servicenämnden fyra mål; miljö, delaktighet, stolthet och vara i framkant. Servicenämndens arbete för att uppfylla målen har under första tertialen 2017 framförallt fokuserat på miljö, Facility Management koncept, införandet av kommungemensam kundservice och aktivitetsbaserade arbetsplatser. Målarbetet sker på alla nivåer och fortskrider enligt plan. Arbetet med fokusområdena löper under flera år och i dagsläget bedöms samtliga uppfyllas inom utsatt tid. Strategiska målområden Delaktighet Projektet kommungemensamkundservice löper enligt plan. Minskad energiförbrukning i kommunen med 20% till 2020 med 2009 som basår I hög grad uppfyllt Andel ekologisk mat ska vara 35% Samtliga enheter har bidragit till att målet om ekologiska inköp ska nås. Den totala livsmedelsbudgeten har minskat men inköpen av ekologiska livsmedel har varit relativt konstant. Det gör att andelen ekologiska livsmedel av totalen har ökat något. Driva miljöfrågor i alla verksamheter Målet om ekologiska livsmedelsinköp på 35% nåddes då de faktiska inköpen hamnade på 37,8% för det första kvartalet. En bidragande orsak till detta är att den totala livsmedelsbudgeten har minskat inför 2017 men inköpen av ekologiska livsmedel är relativt konstant. Det gör att andelen ekologiska livsmedel av totalen har ökat något. Bedömningen är att målet på 35% kommer att uppnås även för helåret. Arbetet för minskat matsvinn fortsätter under Första kvartalets mätningar visar att elevsvinnet sjunkit till 20 g per ätande elev vilket är lika med målvärdet (21,9 g/ätande snitt 2016). När det beträffar serveringssvinnet ligger kolhydrats- och salladssvinnet på oförändrad nivå mot 2016 vilket dock är något högre än satta målvärden. Huvudkomponentssvinnet har ökat som en följd av att en del nya rätter har provats under början av året med anledning av den förändring av matsedel som genomförts. Fastighet har påbörjat arbetet med att identifiera de fastigheter med störst potential för energiförbättringar. Nästa steg blir att analysera dessa fastigheter och därefter ta fram åtgärdsförslag, delvis via energideklarationer. En resurs finns nu som arbetar med detta. IT avdelningen fortsätter sitt arbete mot minskat pappersanvändande genom ökad digitalisering. Nya e-tjänster skapas kontinuerligt. T.ex. har tjänster för fikabeställning i Café Havet och för beställning av applikationspaketering skapats. Stolthet Servicenämnden har skapat enhetliga tjänstebeskrivningar för de tjänster som verksamheten utför och som nyttjas av förvaltningarna. En ny och mer korrekt prisbild för de olika tjänsterna har också beräknats. Enkelhet för exakthet har varit ledordet i arbetet och innebär för kommunen ingen justering av totalkostnaden men viss justering av ramar mellan de olika förvaltningarna behöver göras så ett nollsummespel uppnås. Förslaget har presenterats för alla förvaltningsledningar samt kommunledningskontoret. Majoriteten är positivt inställda men några frågor kvarstår innan första delen av FM-konceptet kan sjösättas. 2

34 Vara i framkant Projektering för ombyggnation av lokaler i Stadshus C, plan 1 pågår och målet är att Kommungemensam kundservice ska ha färdiga lokaler vid årsskiftet. En tidplan för resterande ombyggnation tas fram och kommer att förmedlas till all berörd personal. Ett antal Workshops för lokaler och ABW kommer att genomföras innan sommaren. 3. Prioriterade inriktningar God ekonomisk hushållning Drift Budget 2017 Intäkt Jan - Kostnad Jan - Netto Jan - Prognos April Jmf Prognos Apr 2017 Apr 2017 Apr 2017 Budget April 2017 Netto 2016 Verksamhet (drift) Periodens resultat Servicenämnden redovisar ett resultat som är 3,8 mkr sämre än periodiserad budget. Fastighetsavdelningens planerade underskott på 16,1 mkr fortsätter att belasta resultatet negativt. Takten på de planerade åtgärderna är hög då större arbeten på stadshusen är i slutfasen. Serviceförvaltningens resultat kommer under 2017 belastas med kostnader för nämndens fokusområden, aktivitetsbaserat arbetssätt, FM-koncept samt kommungemensam kundservice, detta kommer synas på resultatet under kommande kvartal. Övriga avdelningar ligger något bättre än årsplanen men förväntas gå enligt årsbudget. Intäkterna på IT avdelningen avviker positivt mot budget, då kundernas efterfrågan på tjänster har ökat i större utsträckning än förväntat. Inom kost och städ har en effektiv bemanning och god kontroll på schemaläggning samt en del ofrivilliga "nollvik" vid sjukfrånvaro bidragit till att personalkostnaderna ligger under den budgeterade kostnaden för perioden samt att verksamhetskostnaderna ligger något under den periodiserade budgeten, men kommer längre fram balanseras ut i och med uppstarten av flera nya objekt så som Trönninge skola samt Vidhöge och Bolmens förskolor. Förvaltningen har under tertialet erhållit 1,7 mkr i ökad RAM för att täcka hyresökningen i Stadshus C och 0,25 mkr för kapitalkostnader konferensrum samt fört över 1,9 mkr till KS för kommungemensam kundservice. Investeringar Utf Budget Avvikelse mot helårsbudget 2 - Servicenämnd Inventarier Kost o Städ Servicenämnd Inv. mottag.kök matsalar Servicenämnd Inv. fler tillagningskök Servicenämnd Inventarie kök och matsal Servicenämnd Miljösmart kommunikation Servicenämnd Utveckling IT Servicenämnd Omb Plan 1 Postmästaren Servicenämnd Renovering A Servicenämnd IT-infrastruktur Servicenämnd Verksamhetsutv. övrig Servicenämnd E-legitimation

35 Utf Budget Avvikelse mot helårsbudget 2 - Servicenämnd Upprust. konf.rum Servicenämnd Energieffektiviseringar Servicenämnd Askvägen konv fjärrv Servicenämnd Pumpar Servicenämnd Energi.eff. Vidhögehallen Servicenämnd Värmekonv Renen Montess Servicenämnd Myndighetskrav fastighet Servicenämnd Elkonv. Kardanen Servicenämnd Fettavskiljare, Buaskolan Servicenämnd Anp. fastighet Servicenämnd Buaskolan flexenhet Servicenämnd Hagaskolan Ventilation Servicenämnd Rolfstorps skola Servicenämnd Rundgårdens förskola Servicenämnd Trädlyckans förskola Servicenämnd Söderlyckans förskola Servicenämnd Stenåsa förskola Servicenämnd Omb. Varbergs teater Servicenämnd PS Väderskydd Servicenämnd Inv.projekt saknas 7-7 Periodens utfall och prognos enligt budget och plan. Exploateringar Utf Avvikelse mot helårsbudget 2 - Servicenämnd 9 - Gemensamma verksamheter Brunnsberg 4-4 Denna kostnad är felaktigt bokad på exploateringsobjekt kommer justeras i maj. Attraktiv arbetsgivare Sjukfrånvaro 2016 Apr Mar 2015 Apr Mar Andel anställda utan någon sjukfrånvaro 30.23% 29.93% 4

36 2016 Apr Mar 2015 Apr Mar Sjukfrånvaro för samtliga anställda totalt, R % 7.39% Sjukfrånvaro för samtliga anställda 1-14 dagar, R % 3.05% Sjukfrånvaro 60 dagar eller längre av total sjukfrånvaro, R % 37.18% Serviceförvaltningen har hög sjukfrånvaro och det främst inom kost och städ. Korttidssjukfrånvaro är nästan oförändrat. Däremot ökar kategori långtidssjukskrivna 60 dagar och mer markant. Sedan något år tillbaka arbetar förvaltningen mycket aktivt med korttidssjukfrånvaro genom att bl.a. genomföra samtal efter personal som har 4 sjuktillfällen eller fler tillsammans med HR-konsult. Totalt sett är det färre som är sjuka, eftersom frisknärvaro ökar men de som är sjuka är sjuka oftare och längre. Personalen uppmuntras att använda friskvårdspeng och inom städet undersöker man om det finns bättre redskap att använda för att underlätta för personalen. Sysselsättningsgrad 2017 Mar 2016 Mar Sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda Serviceförvaltningen arbetar ständigt med att tillmötesgå önskad sysselsättningsgrad. De flesta som arbetar deltid återfinns inom kost och städavdelningen. Förvaltningen har lyckats att ordna så att alla har den sysselsättningsgrad de önskar tack vare att chefer inom kost och städ samarbetar över enhetsgränserna för att tillmötesgå personalens önskemål. Valfrihet och kvalitetskonkurrens Benchmarking Under första tertialet har årets benchmarkingprogram påbörjats med datainsamling. I år benchmarkar serviceförvaltningen fyra processer; fordon, fastigheter, måltider och lokalvård. En sammanställning över deltagande kommuners processer och nyckeltal kommer att presenteras under hösten. Förvaltningens ambition är att förbättra sig jämfört med föregående år och få bra input från andra kommuner för att nå "best practice". 5

37 Serviceförvaltningen Kvalitetsfaktorer Basverksamhet Tertialbokslut 2017

38 Servicenämndens övergripande uppföljning av kvalitetsfaktorer 2017 Politiska Miljömål Målvärde Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Helår Minskad energiförbrukning i kommunen Minska med 20% till 2020 med 2009 som basår 15,5% Ekologisk mat 35% 37,8% 37,8% 37,8% Kvalitetsfaktorer Kundfokus Nöjd kundindex 70/ Medarbetarfokus Medarbetarundersökning Prestationsindex 80/100 Medarbetarundersökning Identifikationsindex 80/100 Ledtider Antal fel åtgärdade inom två dagar 80% 73% 71% 72% 73% Leveranser ska levereras på överenskommen dag 100% Mätning påbörjas efter nytt systemstöd implementerats Frågor ska vara besvarade inom en arbetsdag 90% 87% 88% 87% 83% Hälsa Sjukfrånvaro 2017 Minska jmf med samma period föregående år 7,9% 8,4% 8,1% 8,2% Sjukfrånvaro samma period ,3% 8,9% 6,9% 7,0% 7,6% 7,4% 5,8% 7,6% 8,3% 9,1% 8,6% 7,5% 7,7% Frisknärvaro 2017 Öka jmf med samma period föregående år 30,2% 32,9% 30,2% 31,8% Frisknärvaro samma period ,4% 28,6% 30,3% 30,1% 30,4% 31,5% 31,9% 32,7% 32,9% 32,5% 31,9% 31,0% 31,0% Inköp Avtalstrohet 2017 Öka jmf med ,0% 95,0% 95,0% 97,0% Avtalstrohet ,4% 67,3% 67,7% 78,7% 77,2% 76,5% 73,7% 74,1% 88,2% 88,2% 88,3% 94,2% Leverantörsuppföljning Följ upp ytterligare 6 leverantörer 2 Entreprenörer levererar överenskommen dag 100% 100% 100% 100% 100% Samordningsaktiviteter Minst 6 4 Andel energieffektiva miljöfordon av nyinköpta 70% 40% 83% 79% 75% Ekonomi Bokfört värde jämfört med plan

39 KVALITETSFAKTORER Serviceförvaltningen har på Kommunstyrelsens begäran tagit fram kvalitetsfaktorer vilka ska visa på kvaliteten i förvaltningens basverksamhet. Kvalitetsfaktorerna följs upp per tertial i samband med bokslut. För närvarande har förvaltningen åtta kvalitetsfaktorer: kundfokus, medarbetarfokus, ledtider, hälsa, inköp, samordning, miljö och ekonomi. Till skillnad från de övriga kvalitetsfaktorerna, rapporteras samordning även i textformat där förvaltningen beskriver vilka samordningsaktiviteter som vidtagits under året. Om en kvalitetsfaktor inte uppnår det målvärde som förvaltningen satt upp behöver en åtgärdsplan formuleras. RAPPORTERING AV KVALITETSFAKTORN SAMORDNING Samordning mellan kost och städ och fastighet har skett genom att ta fram en rutin och process för skyddsronder och påbörjat en rutin för gemensamma kundmöten som ska genomföras i höst. Fastighet och kost och städ har tillsammans också skapat en rutin gällande felanmälan. Att anmäla fel ska göras som en naturlig del i vardagen då de upptäcks av lokalvårdarna. Under andra kvartalet påbörjas också arbetet med gemensamma frukostmöten mellan kost och städs personal samt drift- och fastighetstekniker. IT och kundservice har fram till Q2 arbetat tätt tillsammans för att implementera den nya lösningen för telefoni MiljöSmartKommunikation. Införandeprojektet har från och med Q2 tagits över i driftsform av kundservice. Detta innebär dock fortsatt samarbete mellan avdelningarna. IT och kundservice har arbetat vidare med att tydliggöra ansvarsgränser i gemensamma processer avseende ärendehantering. De dagliga morgonmötena mellan IT och kundservice har fortsatt i syfte att informera varandra om dagens händelser.

40 ÅTGÄRDSPLAN KVALITETSFAKTORER KUNDFOKUS Utfallet av kundundersökningen levde inte upp till det ställda målet men var bättre än föregående års undersökning. För att ytterligare öka den framtida kundnöjdheten har arbete med att införa ett FM-koncept i verksamheterna fortsatt. Servicenämnden har skapat enhetliga tjänstebeskrivningar för de tjänster som verksamheten utför och som nyttjas av förvaltningarna. En ny och mer korrekt prisbild för de olika tjänsterna har också beräknats. Enkelhet för exakthet har varit ledordet i arbetet och innebär för kommunen ingen justering av totalkostnaden men viss justering av ramar mellan de olika förvaltningarna behöver göras så ett nollsummespel uppnås. Förslaget har presenterats för alla förvaltningsledningar samt kommunledningskontoret. Majoriteten är positivt inställda men några frågor kvarstår innan första delen av FM-konceptet kan sjösättas. Ambitionen är att under hösten teckna nya överenskommelser med kunderna baserat på den framtagna korrekta prisbilden för att därefter fokusera på nya paketlösningar av tjänster. Vi arbetar kontinuerligt med kultur, arbetssätt och bemötande. Sedan hösten 2016 har alla avdelningar utbildats i värdskap. Kundmötena med beställare på olika nivåer blir mer och mer strukturerade och regelbundna. Frågetecken rätas ut och dialogen är god. LEDTIDER Arbetet med att nå ledtidsmålen innebär ett tätt samarbete mellan alla avdelningar på serviceförvaltningen. Detta har intensifierats och bland annat har ledningsgruppen vid flera tillfällen haft frågan uppe till diskussion. Det pågår ett fokuserat arbete på avdelningarna med att förkorta ledtider, stänga ärenden och kategorisera ärenden rätt. Statistik från ledtider används för att få en bild av förvaltningens leverans. Medarbetare på IT och kundservice har utbildats i processmetodiken ITIL för att stötta arbetet med ärendehantering och ledtidsmål. Arbetet framåt ska fokusera på ska tydliggöra exakt vilka ärenden som löses hos kundservice respektive IT. Ett nytt ärendehanteringssystem kommer att implementeras under 2017 och detta ska stötta processerna fullt ut. Det gäller även möjligheten att ta fram korrekt statistik utifrån satta ledtidsmål.

41 HÄLSA Serviceförvaltningen har hög sjukfrånvaro, främst inom kost och städ. Tyvärr blev utfallet totalt sämre än föregående år. Det är främst långtidssjukfrånvaro 60 dagar eller mer som är mycket högre. Korttidssjukfrånvaro är i stort sätt oförändrat. Sedan tidigare görs speciella insatser på förvaltningen i form av samtal med medarbetare som har fyra eller fler sjuktillfällen inom en 12-månadersperiod utan någon direkt diagnos eller orsak. Chefen, medarbetaren och HR försöker då hitta lösningar på vad bör göras för att minska korttidsfrånvaron. Flera av de som haft många korttidssjukfrånvarotillfällen tenderar att så småningom bli långtidssjuka. (Inom serviceförvaltningen byter vi inte ut ett sjukfrånvarotillfälle mot flex, semester eller komp.) Kost och städ försöker ta fram nya redskap för att underlätta för städpersonalen och till hösten kommer serviceförvaltningens gå ut med den egna medarbetarundersökningen. Serviceförvaltningen Utfall senaste 12- Utfall senaste 12- månadersperioden månadersperioden dessförinnan Varbergs Kommun Utfall senaste 12- månaders-perioden Utfall senaste 12- månadersperioden dessförinnan 4,06 % Andel timmar utförda av timanställda i % 4,15 % 4,29 % Har inte lyckats få fram siffran % Sjukfrånvaro för samtliga 8,08 % 7,39 % 6,40 % 6,24 % anställda varav 1-14 dagar 3,09 % 3,05 % 2,86 % Ändrat i redovisning% varav 60 dagar 41,56 % 37,18 % 38,43 % 39,75 % eller mer Andel anställda utan någon 30,23% 29,93 % 33,98 % 34,42 % sjukfrånvaro Sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda Utfall senaste Utfall senaste månaden året innan Utfall senaste Utfall senaste månaden året månaden Mars Mars 2015 månaden Mars innan Mars ,92 0,92 0,93 0,94 Genom att förvaltningen genomför medarbetarenkät varje år, arbetar man mer strukturerat med arbetsmiljön. Cheferna har stående punkt - arbetsmiljö på sina APT träffar och tillsammans med de individuella samtalen vid mycket sjukfrånvaro hoppas man att det så småningom mynnar i mindre sjukfrånvaro.

42 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (17) 10. Meddelanden Ks 106 (25 april 2017) Lokalförsörjningsplan 2017 SVN 2017/ SVN 2017/ Kf 70 (25 april 2017) Hantering av nämndernas över- och underskott SVN 2015/ Kf 79 (25 april 2017) Redovisning av uppdrag förstudie samordnad varudistribution