Bokförlätt Ett bokföringsprogram för föreningar

Transkript

1 Bokförlätt Ett bokföringsprogram för föreningar Innehållsförteckning Inledning... 1 Programbeskrivning och systemkrav... 2 Krav och önskemål på ett bokföringsprogram... 2 Installation... 2 Några centrala begrepp... 3 Verifikation... 3 Aktivitet... 5 Övriga rubriker i verifikationen... 5 Beskrivning av flikarna... 6 Flik Grunddata... 6 Flik Kalender... 6 Flik Konton... 6 Flik Aktiviteter... 9 Registrera verifikationer... 9 Registrera Ingående balans Flik verifikation... 9 Korrigera en felaktigt registrerad verifikation Flik Analys Flik Resultatrapport Flik Balansrapport Fliken Aktivitetsrapport Flik Utskrifter Fliken Dataunderhål Inledning Flertalet föreningar bokför sin ekonomi på något sätt. För att lyckas med detta behövs någon form av ändamålsenligt datorstöd (om vi bortser från en rent manuell bokföring i en kassabok). Det finns idag flera bokföringsprogram som riktas till föreningar men jag har inte hittat något som helt uppfyller mina krav och önskemål som kassör. Föreningens Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 1

2 ekonomi måste ses utifrån flera synvinklar. Eventuell revisor och om föreningen är deklarationsskyldig kräver Bolagsverket en korrekt balans och resultaträkning. Kassören och styrelsen samt föreningens medlemmar vill även följa upp hur pengarna används och kanske jämföra med en budget. För att kunna göra detta måste även ändamålet med inkomster och utgifter bokföras vilket sällan sker explicit. Vanligast är att bokföringen sker enbart på ett konto. Genom att skapa en radda konton som i beteckningen anger ändamålet går att hjälpligt följa upp olika ändamål men metoden är spretig och skapar inlåsningseffekter över längre period. En annan glömd fråga är vad har hänt sedan senaste styrelsemötet? Bokföring är ofta upprepning av samma typ av kontering. Ett exempel är registreringen av medlemsavgiften. Skillnaden mellan två registreringar är medlemmen och eventuellt verifikationsdatum. Programbeskrivning och systemkrav Programmet är utvecklat i Excel version 2013 och uppåt (Office 365). Kravet är att VB (Visual Basic) makron är aktiverade. Programmet är inte testat på en Mac. Denna dokumentation avser version 1.0 med tillägg av tänkt vidareutveckling. Programmet består av delar som återfinns på olika blad(flikar) i dokumentet. Mycket av innehållet i flikarna är låst med ett lösenord endast tillgängligt för en behörig användare hos kunden. VB koden är låst med ett lösenord som tillhör Munktell IT- Konsult AB Krav och önskemål på ett bokföringsprogram Baskravet är att bokföringen måste vara säker vilket innebär att det inte går att ändra retroaktivt i gjord bokföring. Ett krav i detta fall är även möjligheten att kontera i två dimensioner konto och ( ändamål) aktivitet. Det finns en rad önskemål. Ett starkt önskemål är att arbetet med bokföringen är smidigt och lustfyllt. Det skall vara enkelt att göra analyser och skapa rapporter utifrån egen smak antingen i programmet eller genom export av data till annat program. Ett exempel är Power BI desktop som även finns som tillägg till Excel. Bokföringsuppgifterna skall även kunna exporteras till ett annat bokföringssystem i form av en standard SIE4 fil. Installation Skapa en katalog på hårddisken med lämpligt namn. Tips använd ej blanktecken i namnet på katalogerna vilket kan ställa till problem. Lägg programmet Bokförlättversionxy.xlsm i katalogen. Skapa en underkatalog med namnet utkorg. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 2

3 När du öppnar programmet se till att aktivera innehållet som är makron i form av VBA kod. Några centrala begrepp Verifikation Rubrikerna (fälten) i en verifikation. Fler fält kan naturligtvis förekomma men här sker en medveten begränsning. En bokföring sker med hjälp av en verifikation. Verifikationen består av två eller fler transaktioner. En transaktion avser som grund bokföring på ett konto (samt i detta fall aktivitet). Ett konto är en behållare för pengar. Alla pengar konteras positivt på ett konto antingen som debet eller kredit. Debet betyder påföra/belasta ett konto. Kredit betyder tillgodoräkna/tillföra ett konto. Innebörden av debet och kredit betyder olika beroende på vilket konto som avses vilket kan vara lite förvirrande. Ett konto ingår i en förteckning där baskontoplanen är en standardiserad kontoplan som ofta används i bokföringsprogram. Där finns flera varianter av baskontoplanen som passar olika typer av verksamhet. Två nackdelar finns med baskontoplanen. Bas xxx Den innehåller över 1000 konton (som exempel 6214 Fax och 6215 Telex). Grupperingen av konton i grupper och klasser passar en redovisningsekonom och årsbokslutet. I en förening kanske det räcker med att bokföra på ett tiotal konton och du har kanske även behov av en egen gruppering och att skapa egna konton än den som anges i baskontoplanen. Konton som används i detta exempel är upplagda i kontoplanen i fliken Listval. (se avsnitt Grunddata). Ett konto kan tillhöra en av fyra klasser. Där klass (första siffran i kontot) 1 och 2 är balanskonton och 3 tom 9 är resultatkonton. Tillgångar bokförs på konton som börjar på 1. En inbetalning som exempel en medlemsavgift på ett bankkonto innebär att kontot debiteras beloppet vilket medför att saldot på kontot ökar med det inbetalda beloppet. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 3

4 På motsvarande sätt är en utbetalning från kontot en kreditering vilket innebär att saldot på kontot minskar med det utbetalda beloppet. Skulder bokförs på konton som börjar på 2 Du kan ha ett konto för till exempel leverantörsskulder. I detta fall innebär en kreditering på kontot att skulden ökar. Ett bra exempel är en betalning till en leverantör där beloppet betalas ut(krediteras) från bankgirot och konteras på (debiteras) skuldkontot. Därmed minskar leverantörsskulden. Intäkter bokförs på konton som börjar på 3 En förening kan som exempel ha konto 3610 medlemsintäkter i form av medlemsavgifter och andra intäkter av typen konto 3310 försäljning/lotterier. Vid en inbetalning debiteras kontot. Saldot på kontot blir alltså negativt. Ett intäktskonto kan krediteras om en medlem betalt för mycket och återfår avgiften. Kostnader. Kontering sker på konton som börjar på 4,5,6,7,8,9. Ett kostnadskonto till exempel 4010 Inköp av varor och material debiteras normalt vilket innebär att saldot på kontot ökar med beloppet. En kostnad blir alltså positiv. Sammanfattningsvis innebär det att beloppet på ett konto förändras enligt: Kontoklass Debet Kredit 1 Tillgångar Ökar Minskar 2 Skulder Minskar Ökar 3 Intäkter Minskar Ökar 4 etc Kostnader Ökar Minskar En verifikation är alltid balanserat (med ett undantag i detta program. Se ingående balans.) Att verifikationen är balanserad innebär att summan av debet och kredit alltid är noll. I fallet då verifikationen innehåller två transaktioner som säkert är det vanligaste i en förening avser en av transaktionerna bokföring på ett balanskonto inbetalning (debitering) på bankgirot eller utbetalning (kreditering). Den andra transaktionen avser en bokföring på ett resultatkonto (kreditering) på ett intäktskonto eller en (debitering) på ett kostnadskonto. En verifikation kan som ett annat exempel avse en inbetalning från en medlem som avser dels ett medlemskap och dels en anmälan till en fest. I detta fall uppstår tre transaktioner. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 4

5 Transaktion ett är en debitering på bankgirot 1930 på hela beloppet. Transaktion två är en intäkt kreditering på konto 3610 medlemsavgiften. Transaktion tre är en intäkt kreditering på konto 3310 annan intäkt (fest) Där kreditsumman av två och tre blir hela inbetalningen debiteringen. Aktivitet En förening bedriver aktiviteter och naturligtvis vill du följa upp intäkter och kostnader som avser en aktivitet. Genom att även kontera på en aktivitet så blir uppföljningen enklare och behovet av olika konton minimeras. I detta program är det obligatoriskt att kontera på en aktivitet för alla konton dvs även balanskonton. Finns inget behov av att ange en aktivitet kan som exempel aktiviteten övrigt användas. Hur begreppet aktivitet används är i övrigt fritt. Det är viktigt att tänka igenom vad föreningen kommer att syssla med och hur föreningens verksamhet kommer att följas upp. Vilka konton och aktiviteter behövs för detta? Två exempel. Föreningen hyr olika lokaler för olika ändamål säg dansträning och föreningsaftnar. Det räcker då med ett konto 5010 för lokalhyra och två eller flera aktiviteter dansträning och föreningsfest. Ett annat exempel är en julfest. Medlemmarna måste betala för att anmäla sig till festen. Detta blir en intäkt. Det skulle i princip räcka med ett intäktskonto säg 3000 Intäkter med en aktivitet julfest. Det kan dock vara lämpligt att ha två intäktskonton. Ett konto enbart för medlemsavgifter och ett annat för övriga intäkter. Detta är speciellt lämpligt om du använder aktivitet som ett medlemsregister. Varje medlemsavgift blir då bokförd som en aktivitet och det går lätt att hålla reda på inbetalningarna. Övriga rubriker i verifikationen Verifikationsnummer (Vernr). Verifikationsnumret genereras automatiskt där nummer 1 normalt avser ingående balans. Transaktionsdatum (Transdatum). Transaktionsdatum genereras av programmet som dagens datum Verifikationsdatum (Verdatum). Verifikationsdatum skapar du manuellt. Alla transaktioner i verifikationen får samma datum. Verifikationstext Verifikationstexten är gemensam för alla transaktioner i verifikationen. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 5

6 (I denna version av programmet finns ingen individuell transaktionstext.) Beskrivning av flikarna Flik Grunddata I fliken grunddata finns ett antal fält som skall fyllas i vid uppstart. Uppgifterna behövs för att skapa en kalender och att fylla i SIE4 filen vid en export av data. Enbart gulmarkerade fält går att fylla i eller ändra. Principen att gula fält går att editera en regel som gäller alla fält i detta program. Saknas organisationsnummer kan fältet lämnas tomt. När bokföringsårets slutdatum anges startar en rutin som skapar en kalender i fliken listval. Kalendern består av alla dagar inom bokföringsåret och respektive period (månads) tillhörighet. Valet av ett verifikationsdatum sker mot dagarna i kalender. Flik Kalender Fliken innehåller en kalender som skapas automatiskt som startar med bokföringsårets start datum och slutar med bokföringsårets slutdatum. Perioden (månad) finns med som egenskap. Flik Konton Eftersom en förening använder få konton i baskontoplanen och ibland har behov av att skapa egna konton som passar verksamheten är kontoplanen tom förutom exemplet i programmet. Du kan lägga till egna konton (intervall 1000 till 9999). Du kan ta bort konton under förutsättning att inget är konterat på kontot. Du kan redigera Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 6

7 egenskaperna hos ett konto (det gula området). En ändring av en egenskap slår igenom i alla utskrifter och i fliken analys men inte i originaltabellen verifikat där ursprungsnamnet på kontot finns kvar. Beroende på hur du vill hitta kontot när det skall väljas vid konteringen i en verifikation kan du sortera på konto eller namn. Sortera ovanför konto: Kontot sorteras stigande i kontonummerordning. Skapa ett nytt konto Exempel. Du skapar kontot 1901 test. Försöker du skapa ett till nummer 1901 får du ett meddelande: Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 7

8 Du kan nu ta bort konto 1901 eftersom det i detta fall var en test. Försöker du ta bort 1901 igen får du ett felmeddelande: Försöker du ta bort konto 1930 får du ett felmeddelande eftersom kontot används. Du kan också importera en lista med konton. Se flik Dataunderhåll. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 8

9 Flik Aktiviteter En aktivitet har en nyckel som är ett heltal från 1 till Nyckeln skapas automatiskt som den största befintliga nyckeln (heltalet) plus ett när en ny aktivitet skapas. Du kan ändra namnet på en aktivitet och ta bort en aktivitet som inte är planerad att användas och inte används i befintlig bokföring. Du kan också importera en lista med aktiviteter. Se flik Dataunderhåll. Registrera verifikationer Registrera Ingående balans. I fliken grunddata finns knappen Skapa balansverifikation. Det är lämpligt med inte ett tvång att som först moment vid en årsupptakt skapa ingående balans. Vid behov går det att skapa ytterligare ingående balansposter i tillkommande verifikationer. I detta exempel utgår jag ifrån att ingående balans är den första verifikation som skapas. Tryck knappen Skapa balansverifikation i fliken grunddata. Flik verifikation Rutin som visas: Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 9

10 Verifikationen som är den första i programmet får automatiskt nummer 1. Transaktionsdatum är datum då transaktionen skapas. Texten är i detta fall förutbestämt Ingående balans. Dom gula fälten kan uppdateras. Säg att föreningen har kr på konto Välj konto 1930 Checkräkning i fältet konto: När du gjort detta hamnar pekaren automatiskt i fältet aktivitet. Det är ett krav att välja aktivitet även för balanskonton. Välj övrigt om aktiviteten inte är relevant. När du gjort detta hamnar pekaren automatiskt i fältet Debet. Eftersom det finns en tillgång på skall kontot i detta falla debiteras beloppet. Du får ett meddelande Tryck JA för att registrera verifikationen. Tryck Nej för att skapa en till rad. Föreningen har också en ingående leverantörsskuld på 750 kr. Denna skuld skall bokföras på konto 2440 som kredit. Tryck därför Nej för att skapa en ny verifikationsrad. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 10

11 Fyll i uppgifterna. När dom är kompletta får du åter frågan Vill du etc?. Differensen dvs balansen i verifikationen är inte noll men detta är ok eftersom det är ingående balans som registreras. Tryck Nej eftersom du är klar med att fylla i alla uppgifter. Följande knapp visas: Kontrollera uppgifterna i verifikationen innan du registrerar den. En registrerad verifikation går ej att ändra. Tryck Registrera etc. När registrering är klar får du möjlighet att skapa en ny verifikation (av vanlig typ) eller ytterligare en balansverifikation om så behövs. Verifikation nr 1 är låst. Innehållet kan ej ändras. Skapa en ny verifikation. Innan du skapar en ny verifikation kan det vara bra att utnyttja möjligheten till förhandsval. Säg att flera medlemmar betalat sina medlemsavgifter som är 1 300:- Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 11

12 Verifikationsdagen varierar så förvalet är inte relevant i detta fall. Ett lämpligt förval kan se ut som: Tryck Skapa ny verifikation. Fyll i uppgifterna i de gula fälten. Fält som återstå att fylla i är verifikationsdatum som väls ur listan och aktivitet som i detta fall är en medlem vilken också väljs ur listan. När transaktionsraden är komplett skapas automatiskt en rad som i detta fall är förifylld. Verifikationen är automatiskt balanserad och det enda du behöver göra är att registrera verifikationen. Tryck Ja för att registrera verifikationen. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 12

13 Du har möjlighet att kontrollera/ändra i de gula fälten innan verifikationen registreras. Om du ändrar verdatum eller verifikationstexten så kopieras den automatiskt över till rad 2 (som ej kan ändras). Observera att Debet eller Kredit beloppet ej automatiskt ändras om du nu ändar något av beloppen. I fältet differens kan du se om skillnaden icke är noll vilken den skall vara. En verifikation som ej är balanserad kan inte registreras. Är du nöjd tryck Registrera verifikationen. Resultat: Du kan nu skapa en ny verifikation. Som exempel betalar en medlem Y medlemsavgift och inbetalning till en julfest i samma banktransaktion. Du kan skapa två verifikationer. En som avser medlemsavgiften och en som avser julfesten men då måste summa på banktransaktionen manuellt vara korrekt. Som exempel skapas en verifikation med tre transaktioner. Medlemsavgiften är kr och julfesten kostar 250 kr. Totalt betalas alltså kr in på bankgirot. Inbetalningen skall sedan splittras på 2 transaktioner i verifikationen. Vi kan använda befintligt förval och korrigera uppgifterna. Tryck Skapa ny verifikation Första transaktionen: Komplettera och ändra uppgifterna. Korrigera först beloppet eftersom det är förifyllt. Välj övrigt som aktivitet för bankgirot. När uppgifterna är kompletta skapas en ny transaktionsrad. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 13

14 Tryck nej eftersom du skapa en ny transaktion. Komplettera och ändra uppgifterna. Välj övrigt som aktivitet för bankgirot. Eftersom beloppet var förifyllt kommer en ny transaktionsrad att skapas. Korrigera uppgifterna När du är klar kommer åter frågan om du vill registrera verifikation. Svaret blir nu JA. Du har nu möjlighet att korrigera uppgifterna. Det finns ett direkt fel. Verifikationen är inte balanserad. Intäkterna för julfesten skall inte debiteras utan krediteras konto 3310 Intäkter ej medlemsavgifter. Det ser snyggar ut med och mellan uppgifterna i verifikationstexten. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 14

15 Du är nöjd. Tryck knappen Registrera verifikationen när du är klar. Du kan nu fortsätta att skapa och registrera nya verifikationer. Antag att du betalar leverantörsskulden som är en faktura X 750 Kr avseende aktivitet 61. Konto 1930 krediteras 750 kr och konto 2440 debiteras 750 kr. Eftersom du glömt att ta bort förvalet så måste raderna korrigeras manuellt. Klart att registrera. Antag att föreningen betalar en lokalkostnad på 250 kr för julfesten. Det kan först vara lämpligt att banta innehållet i förval. Balanskontot är oftast 130 Bankgiro. Skapa en ny verifikation och fyll i uppgifterna. Svara JA på om du vill registrera verifikationen. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 15

16 Det ser ok ut så Registrera verifikationen. Svara Nej och registrera verifikationen. Tabellen verifikation (tabell1) där verifikationerna registreras och lagras är låst och därmed ej åtkomlig för ändringar eller analys men kan kopieras. Korrigera en felaktigt registrerad verifikation Det kommer säkert att hända att du av misstag registrerar en verifikation med felaktigt innehåll eller av annan orsak måste korrigera en verifikation. Eftersom dom flesta verifikationerna består av två poster är det en enkel procedur i två steg. Steg 1 skapa en ny verifikation som är spegelbilden av den felaktiga dvs debet och kredit per konto byter plats relativt den felaktiga verifikationen. Skriv i texten att verifikationen korrigerar verifikation nr x. De båda verifikationerna kommer då att ta ut varandra i bokföringen. Steg 2 Skapa en ny verifikation med det korekta innehållet Flik Analys I fliken Analys finns tabellen analys (tabell2) som uppdateras automatiskt när en verifikation registreras eller ändringar sker i grunddata. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 16

17 Tabellen är försedd med ett filter per kolumn och två extra beräknade kolumner Resultat o Balans. Kolumnen Resultat summerar debet och kredit med rätt tecken för alla resultatkonton. Delsumman är alltså resultatet för de valda resultatkontona i filtret. Väljs alla konton blir resultatet det samma som i resultatrapporten. Balans fungerar på samma sätt för alla balanskonton. I detta fall är resultatet 100 kr och balansen kr vilket skall jämföras med uppgifterna i Resultatrapport och Balansrapport. Flik Resultatrapport Du kan skapa en rapport från och till en viss tidpunkt. Uppställningen blir enligt kontouppställningen i fliken Konton. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 17

18 Flik Balansrapport Du kan skapa en rapport. Uppställningen blir enligt kontouppställningen i fliken Konton. I detta fall är det inte relevant med att ange en tidrymd. Rapporten visar tom senaste verifikation. Fliken Aktivitetsrapport Aktivitet 3 till 61 I detta fall är resultatet minus 7 245,83 för den valda tidrymden. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 18

19 Flik Utskrifter Det går naturligtvis att kopiera all information i flikarna och klistra in innehållet i andra arbetsböcker. Det är också möjligt att skriva ut så kallade SIE4 filer vilka kan läsas in i andra bokföringsprogram. Rutinen Skriv ut SIE4 fil skriver ut allt innehåll även Ingående balans. Någon utgående balans skrivs inte ut eftersom det mottagande bokföringsprogrammet hanterar detta. när SIE4 filen är importerad. Aktiviteter bildar i filen dimension 1 som normalt är resultatenhet i ett bokföringsprogram. Observera att verifikationer som avser ingående balans ej skrivs ut eftersom dom ej är balanserade. Ett bokföringsprogram accepterar inte obalanserade verifikationer. Verifikationen(erna) som avser ingående balans salderas och bildar posten(erna) IB i filen om flera konton som saldot av verifikatet(en). Filnamn i katalogen utkorg: Företagsnamn.SE Rutinen Skriv ut ingående balans SIE4 fil skriver enbart ut posten IB plus alla grunddata till en SIE4 fil. I ett bokföringsprogram kan den ingående balansen om den inte kan härledas från föregående år i programmet oftast skrivas in manuellt. Men alternativet kan också vara att importera uppgifterna via en SIE4 fil. Filnamn i katalogen utkorg: FöretagsnamnIB.SE Fliken Dataunderhål Tag en kopia på arbetsboken innan du raderar eller importerar data. Vid en årsövergång Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 19

20 Radera Verifikationer Raderar alla verifikat Radera Konto Raderar alla konton Radera Aktiviteter Raderar alla aktiviteter Det går att importera data till programmet: Importera Aktiviteter Skapa en lista (som i exemplet i bilden) i ett fristående fönster. Klistra in listan i Tabell aktivitetsimport rad 1. Tabellen fylls med innehållet. Tryck Importera Aktiviteter. Kolla sedan fliken Aktiviteter. Finns redan aktiviteter upplagda kommer innehållet i filen att fylla på det befintliga innehållet. Nyckeln skapas automatiskt vid inläsning. Importera konton Att importera konton sker på samma sätt som att importera aktiviteter. Observera att konto är nyckel som skall vara ett heltal mellan 1000 och Det går inte att i nuvarande version importera verifikationer. Finns intresse för denna möjlighet skulle det till exempel vara möjligt att importera en SIE4 fil. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB Sida 20