Smarta tips i ekonomisystemet

Transkript

1 Smarta tips i ekonomisystemet Snabbkommandon i grundboksbilderna Med grundboksbild avses de registreringsbilder som återfinns under Bearbeta Grundboksregistrering, de snabbkommandon som tas upp här är gemensamma för alla grundboksbilder. Textregister Du kan lägga upp fasta verifikationstexter i ett register för verifikationstexter. Dessa hämtar du in till fältet Verifikationstext genom att skriva in + följt av den kod du har sparat för den aktuella texten. Därefter kommer du vidare till nästa fält med Enter-tangenten. Här har vi sparat fs för att texten Försäljning slutkund ska hämtas. I registreringsbilden skriver vi därför +fs i fältet för verifikationstext, Och får fram texten Försäljning slutkund. Kontoplan Om du i Register - Kontoplan har registrerat in kortnummer på de konton som du använder mest, kan du i fältet Kontonr skriva in + direkt åtföljt av kortnumret och programmet hämtar automatiskt kontonumret. I grundboken anger du nu +9 i kontonummerfältet; Och programmet svarar med 1910 efter att du tryckt på Enter; 1

2 Kopiering av uppgifter Den föregående transaktionsradens samtliga uppgifter kan kopieras med + tangenten. Skriver du + i kontofältet kommer samtliga konteringsuppgifter från den föregående raden att hämtas upp som förslag till den nya raden. Vill du ändra exempelvis dimension 1 (RE) skriver du bara över den föreslagna uppgiften med de korrekta uppgifterna för denna rad, uppgifterna behöver alltså inte raderas först eftersom de redan är blåmarkerade. För att kopiera kontospecifikation eller text från föregående transaktionsrad skriver du på motsvarande sätt in + i Spec respektive Textfältet och trycker på Enter. Uppgifterna från föregående rad kopieras till den nedersta raden, Snabbt att spara Det finns flera sätt att spara en verifikation, det enklaste sättet tycker vi är att i fältet Konto trycka. (punkt) och Enter eller, (komma) och Enter. Se bild ovan i kontofältet. För att utjämna en verifikation så att summan i debet och kredit bli lika räcker det med att i beloppsfältet trycka Enter så hämtas utjämnings- eller differensbeloppet in till den transaktionsrad du står på. Se bild ovan där utjämningsbeloppet -250 lagts ut. Snabbt att registrera på dimension I ekonomisystemet har vi förenklat registrering av dimension 1 (RE). När du arbetar i grundboken kan du i fältet konto skriva in resultatenhet direkt följt av kontonumret. Om du t.ex. vill registrera konto 3011 och resultatenhet 20 kan du i kontofältet skriva , du får då konto 3011 i kontofältet och 20 i fältet för resultatenhet. Att ange datum Genom att skriva dagnummer, exempelvis 10, i fältet för datum ändras datum till den 10:e i månaden. Du behöver alltså inte skriva in år och månad. För ensiffriga datum räcker det med en siffra för att uttrycka datumet. För ny månad räcker det med månad och dag ihop, alltså 0601 för

3 Konteringskontroller vid registrering Ekonomisystemet har en hel del konteringskontroller som gör det svårare att göra fel i det dagliga registreringsarbetet. Resultatenhet (Dim1) En resultatenhet kan varna med ett meddelande om den konteras mot ett konto eller en kostnadsbärare som den inte är uppsatt för och registrerar du på ett datum som inte är tillåtet för kostnadsbäraren eller resultatenheten måste du först ändra förutsättningarna innan programmet kan godkänna verifikatet. Projektet Är projektet satt som avslutat varnar programmet och försöker du registrera på ett passerat slutdatum blir det också här omöjligt att registrera vidare efter detta datum så länge du inte ändrar i projektregistret och anger ett senare avslutsdatum... det är du som bestämmer. Projektet kan också kopplas mot resultatenhet och kostnadsbärare så att du varnas innan, om du försöker kontera utanför de uppsatta ramarna. Rapporter och Utskrifter I menyn Rapporter - Rapportcentral kan du använda funktionen Uppdatera som innebär att nytillkommen information (exempelvis nya verifikationer från grundboken) hämtas och uppdaterar beställda rapporter. Dessa rapporter behöver du alltså inte beställa på nytt. Flera förvalda utskriftsalternativ Knappen Skriv ut som ligger nere till vänster i beställningsformuläret till en rapport. Den nya knappen innehåller snabbval till de fyra utskriftsalternativen, det vill säga Skriv ut (Ctrl+P), Förhandsgranska (Ctrl+Skift+F), Export (Ctrl+E) och E-post (Ctrl+M). 3

4 Knappen Skriv ut som ligger i Verktygsraden ovanför förhandsgranskningen skriver ut rapporten som den visas på bildskärmen. Utskriften innehåller informationen som syns på bildskärmen och du kan välja på vilken skrivare utskriften ska ske. Är rapporten på flera sidor kan du välja vilka av dessa sidor du vill skriva ut. På det utskrivna Kontoutdraget blir alltså verifikationsnumret per transaktionsrad understruket precis som på bildskärmen. Understrykningen visar drilldown funktionaliteten. Olika utskrifter Knappen Skriv ut som ligger nere till vänster vid Beställda rapporter läser upp urvalet för rapporten/rapporterna som markerats för utskrift innan dessa skrivs ut till den förvalda standardskrivaren. Rapporten tar något längre tid jämfört med utskriften från förhandsgranskningsläget eftersom informationen till vald rapport läses upp på nytt innan utskriften skickas iväg till skrivaren. Inga "drill down" understrykningar görs på rapportutskriften. Notera också att dessa två utskriftsalternativ kan ge olika innehåll på en och samma rapport beroende på om verifikationer tillkommit sedan rapporten i förhandsgranskningsläget skapades. Enklare avstämningar Sätter du en bock i rutan En verifikation per faktura i Arkiv Företagsinställningar Fakturering Fakturering 2 (Affärssystem: Inställningar Företag Fakturering Fakturering 2), innebär det att du under Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta Fakturaunderlag) kan skriva ut flera fakturor samtidigt, godkänna dem och sedan få en verifikation för varje faktura. Har du inte satt bock i rutan kommer en enda verifikation att skapas för alla de fakturor du skrivit ut och godkänt samtidigt. Observera att detta inte påverkar Räntefakturering, Automatfakturering genom tidredovisningen eller automatbetalningar. Tips! Använder du exempelvis Hogia Kvalitetssäkrad redovisning och vill följa upp kundfakturor per transaktion väljer du En verifikation per faktura. 4

5 Formulärhjälp Programmets olika huvudbilder (formulär) har kompletterats med en beskrivande informationstext. Markera Formulärhjälp under menyn Visa om du vill att informationen ska visas. Hjälptexten som nu visas ger en kortfattad information om den aktuella programrutinen och innehåller också en knapp för att komma vidare in till den mer omfattande och anpassade hjälptexten för den programfunktion som du har öppnat. Exempel i Register Konto Kontoplan 5