FileMaker Pro 10. Introduktion

Transkript

1 FileMaker Pro 10 Introduktion

2 , FileMaker, Inc. Med ensamrätt. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, Kalifornien 95054, USA FileMaker, filmappslogotypen, Bento och Bentologotypen är varumärken som tillhör FileMaker, Inc. i USA och andra länder. Mac och Mac-logotypen tillhör Apple Inc. och är registrerat i USA och andra länder. Alla övriga varumärken tillhör sina respektive ägare. FileMakers dokumentation skyddas av lagen om upphovsrätt och det är därför inte tillåtet att mångfaldiga eller distribuera detta dokument utan FileMakers skriftliga medgivande. Dokumentationen får endast användas tillsammans med ett licensierat exemplar av FileMaker-programmet. Samtliga personer, företag, e-postadresser och URL-adresser som förekommer i exempel är fiktiva och eventuella likheter med verkliga personer, företag, e-postadresser eller URLadresser är fullständigt oavsiktliga. En lista över medverkande visas i dokumenten Tillskrivningar som medföljer den här programvaran. Omnämnande av tredjepartsprodukter och URL-adresser förekommer endast i informationssyfte och ska inte tolkas som förslag eller rekommendationer. FileMaker, Inc. tar inget ansvar när det gäller prestandan hos dessa produkter. Mer information finns på webbplatsenwww.filemaker.se. Utgåva: 01

3 Innehåll Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro Så här använder du introduktionskursen 7 Här hittar du övningsfilen 8 Databasbegrepp 8 Vad är en databas? 8 Varför använder man databaser? 8 Hur är en databas uppbyggd? 8 Hur visas informationen i fälten? 8 Grunderna i FileMaker Pro 9 Om lägen i FileMaker Pro 9 Mer information 9 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information Öppna en databas och gå mellan poster 11 Visa information på olika sätt 12 Visa en annan layout 12 Visa layouter som poster, listor och tabeller 14 Utforska statusverktygsfältet och layoutlisten 15 Få information om knapparna i statusverktygsfältet 15 Anpassa statusverktygsfältet 15 Spara en kopia av exempelfilen 16 Mer information 16 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält 17 Söka efter poster som uppfyller sökvillkor i olika fält 18 Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält 19 Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält 19 Begränsa en sökning 20 Spara en sökpost för senare bruk 21 Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat 21 Sortera hittade poster 22 Lägga till en ny post i listvyn 23 Mer information 23

4 4 FileMaker Pro Introduktion Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Skapa en enkel databas och definiera fält 25 Om fältdefinitioner 25 Skapa en databas 25 Lägga till data i databasen 26 Skapa den första posten 26 Skapa ytterligare en post 27 Kopiera data genom att dra och släppa 27 Ändra data i en post 28 Radera en post 28 Sätta in en fil i ett containerfält 28 Mer information 29 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Om layouter och tabeller 31 Om anpassning av layouter 31 Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält 31 Markera och ändra storlek på ett fält 31 Flytta ett fält 32 Lägga till ett fält 33 Lägga till en flikpanel 34 Visa ett numeriskt värde som valuta 35 Lägga färg till en flikpanel 36 Ändra textens storlek och färg 36 Lägga till en bild i layouten 37 Mer information 37 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Skapa en kolumnlista 39 Skapa adressetiketter 40 Om etikettlayouter 40 Skapa en etikettlayout 40 Skapa ett standardbrev 42 Om layouter för standardbrev 42 Skapa en tom layout på en sida 42 Anpassa brevet med företagsnamnet 44 Lägg till avslutningsfrasen 44 Mer information 45

5 Innehåll 5 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Mata in data med värdelistor 47 Definiera en värdelista 47 Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 48 Skapa värden med ett beräkningsfält 49 Skapa ett beräkningsfält 49 Testa beräkningen 51 Ange löpnummer automatiskt 51 Skapa ett fält för löpnummer 51 Mer information 52 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus Utföra en aktivitet med en knapp 53 Skapa knappen 53 Utföra en serie aktiviteter med ett manus 54 Om manus 54 Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 54 Koppla ett manus till en knapp 54 Byt namn på knappen 55 Testa knappen 55 Mer information 55 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Skapa en rapport med grupperade data 57 Om rapporter med grupperade data 57 Skapa en rapport med grupperade data 57 Skapa en rapport med grupperade data och totalsummor 61 Skapa en rapport med grupperade data och totalsummor 62 Spara och skicka en rapport som en PDF-fil 65 Mer information 65 Övningsavsnitt 10 Skapa relationsdatabaser Visa en relaterad post i en fil 67 Definiera en relation till en annan tabell 67 Visa data från en relaterad post 68 Visa en lista över relaterade poster 69 Skapa en portal för att visa matchande poster 69 Lägg till fälten i portalen 70 Mer information 70

6 6 FileMaker Pro Introduktion Övningsavsnitt 11 Dela och utbyta data Om att dela data 71 Aktivera delning via FileMaker-nätverk 71 Fjärröppna en fil 72 Om att utbyta data 73 Spara och skicka data 73 Filformat som stöds för import och export 73 Om import av data 74 Importera data till exempelfilen 74 Mer information 75 Övningsavsnitt 12 Skydda data i FileMaker Pro Skapa ett konto och ett lösenord 77 Om konton 77 Skapa en behörighetsuppsättning 79 Om behörighetsuppsättningar 79 Skapa en anpassad behörighetsuppsättning 79 Mer information finns i 80 Övningsavsnitt 13 Säkerhetskopiera dina data Säkerhetskopiera databaser 81 När bör du skapa en säkerhetskopia? 82 Mer information 82

7 Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro Välkommen till introduktionen för FileMaker Pro. Här får du lära dig hur du hanterar information i FileMaker Pro. Du får veta hur du kan använda programmet för att 1 hitta och sortera information 1 skapa och lägga till poster i enkla databaser 1 skapa adressetiketter 1 skapa beräkningar, knappar och manus 1 skapa och köra rapporter 1 skapa relationer mellan databastabeller i FileMaker Pro 1 lära dig hur filer kan delas med andra användare i ditt nätverk eller över Internet 1 skydda information i din databas genom att tilldela användarkonton och behörighetsinställningar, och genom att säkerhetskopiera dina databaser Det tar ungefär fyra timmar att gå igenom hela introduktionskursen och du kan genomföra hela kursen på en gång eller dela upp den. Så här använder du introduktionskursen Övningarna bygger på medlemsdatabasen i en fiktiv resebyrå, Företagsresor AB. Företagsresenärer som är medlemmar sparar pengar för företagen genom billigare resor och resebyråns utgifter bekostas genom en medlemsavgift som betalas årligen. Du använder FileMaker Pro när du vill spåra medlemmarnas namn, adresser och medlemsstatus samt när du vill generera etiketter och standardbrev för att kontakta medlemmar. Du måste genomföra övningarna i ordningsföljd, eftersom de senare övningarna bygger på att läsaren känner till begrepp som förklaras i de första avsnitten. Exempelfilen du arbetar med används i alla lektioner. I introduktionskursen förutsätts att du känner till datorns operativsystem. För att kunna genomföra kursen bör du kunna öppna filer, hitta mappar och utföra andra aktiviteter som kräver en viss kunskap om datorns operativsystem. Det bästa sättet att lära sig hur FileMaker Pro fungerar är att använda det. Varje avsnitt innehåller därför ett praktiskt övningsexempel som vägleder dig genom menyer, fönster och begrepp. Filen som ingår i kursen är avsedd att illustrera funktionerna i FileMaker Pro och bör därför inte användas som mall för vidare utveckling. Om du går in på kan du ge feedback på handboken.

8 8 FileMaker Pro Introduktion Här hittar du övningsfilen Exempelfilen innehåller data för Företagsresor AB och ger dig tillfälle att öva dig på att bygga de databaselement som beskrivs i varje lektion. Om du gör ett misstag eller behöver börja om från början kan du ersätta den existerande exempelfilen med en ny kopia. Om exempelfilen har installerats finns den i: FileMaker Pro 10\Svenska Extra\Introduktion eller FileMaker Pro 10 Advanced\Svenska Extra\Introduktion Du kan också hämta exempelfilen från FileMakers webbplats på Databasbegrepp Vad är en databas? En databas är ett sätt att ordna och analysera information. Du har säkert använt många databaser utan att tänka på det. En kalender, artikellista och till och med din egen adressbok är olika exempel på databaser. Varför använder man databaser? Det finns många fördelar med att lagra information i en databasfil. Databasen är inte bara en förvaringsplats för informationen, utan den hjälper dig också att ordna och analysera informationen på olika sätt. I databaser kan du till exempel gruppera information för rapporter, sortera information för adressetiketter, inventera ditt lager eller söka efter en viss faktura. Datoriserade databaser har många ytterligare fördelar jämfört med motsvarande pappersvarianter: tidsvinst, tillförlitlighet, precision och möjlighet att automatisera upprepade åtgärder. Hur är en databas uppbyggd? En databasfil är uppbyggd av en eller flera tabeller. Tabellerna innehåller poster. Varje post består av ett antal fält. Anta att din adressbok är en FileMaker Pro-databas. Varje person i adressboken är en post i tabellen Adressbok. Varje post innehåller information som namn, adress, telefonnummer osv. Alla olika delar av informationen namn, adress och stad sparas i separata fält. Hur visas informationen i fälten? I FileMaker Pro visas fälten i layouter. Varje layout bygger på en enda tabell och innehåller poster från den tabellen. Tänk dig att databasen förutom tabellen Adressbok också innehåller tabellen Aktiviteter. En layout som bygger på tabellen Adressbok innehåller fält och poster från tabellen Adressbok. En layout som bygger på tabellen Aktiviteter innehåller fält och poster från tabellen Aktiviteter.

9 Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro 9 Grunderna i FileMaker Pro FileMaker Pro är ett plattformsoberoende program. Filer som skapats på en Mac kan öppnas i FileMaker Pro på en dator som kör Windows och omvänt. Till skillnad från de flesta ordbehandlings- eller kalkylprogram sparas informationen i FileMaker Pro automatiskt. Det är därför viktigt att du tänker dig för innan du gör övergripande ändringar i filer, i synnerhet när du raderar poster. När posterna väl har raderats är de permanent borttagna ur databasen. Du bör säkerhetskopiera dina filer med jämna mellanrum, vilket du får veta mer om i övningsavsnitt övningsavsnitt 13. Säkerhetskopior kan spara många timmars onödigt arbete och problem om filerna skulle skadas eller gå förlorade eller om poster raderas oavsiktligt. Om lägen i FileMaker Pro När du arbetar i FileMaker Pro arbetar du i något av de fyra lägena. 1 I bearbetningsläge kan du lägga till data och visa poster. 1 I sökläge kan du snabbt hitta en post eller en grupp av poster. 1 I layoutläge kan du välja hur du vill att informationen ska visas på skärmen eller när du skriver ut den. 1 I granskningsläge kan du se hur de utskrivna sidorna kommer att se ut. Efter att du har öppnat en databas kan du växla mellan olika lägen med hjälp av Visa-menyn eller via knappar i statusverktygsfältet, layoutlisten eller lägesmenyn längst ner i programfönstret. Använd knapparna i statusverktygsfältet och layoutlisten för att växla läge Använd lägesmenyn för att växla läge Mer information Mer information om grundbegreppen i FileMaker Pro finns i kapitlen 1 och 2 i FileMaker Pro Handbok. Du hittar också utförlig information om arbetssätt och begrepp i FileMaker Pro Hjälp. Om du vill få åtkomst till FileMaker Pro Hjälp väljer du Hjälp-menyn > FileMaker Pro Hjälp. Om du vill komma till FileMakers resurscenter på webben väljer du Hjälp-menyn > Resurscenter.

10 10 FileMaker Pro Introduktion

11 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information I bearbetningsläget kan du visa, mata in och ändra data. Det här är det enklaste sättet att arbeta med databasen. I den här övningen kommer du att 1 öppna en databas som redan innehåller data 1 gå mellan poster 1 visa information på olika sätt genom att byta layout 1 se skillnad på visningslägena för poster, listor och tabeller 1 utforska statusverktygsfältet 1 spara en kopia av databasen Öppna en databas och gå mellan poster Så här öppnar du exempeldatabasen: 1. Öppna mappen Introduktion på hårddisken. Information om platsen för introduktionsmappen finns i kapitel 1, Här hittar du övningsfilen. 2. Öppna Exempel.fp7. 3. Observera: 1 Databasen visas i bearbetningsläge. Databaser öppnas som standard i bearbetningsläge i FileMaker Pro. 1 Statusverktygsfältet visar att exempeldatabasen innehåller 29 poster. Den första posten visas. Den post som för närvarande visas Antal poster totalt Bokikon Skjutreglage På lägesmenyn visas det aktuella läget

12 12 FileMaker Pro Introduktion 4. Klicka på bokikonens högra sida när du vill gå en post framåt och på den vänstra sidan när du vill gå bakåt. 5. Dra skjutreglaget åt höger när du vill gå flera poster framåt på en gång. Dra skjutreglaget åt vänster när du vill gå flera poster bakåt. För att gå till en specifik post i databasen kan du också klicka på numret för den aktuella posten, skriva postnumret och sedan trycka på Retur. Tips På Poster-menyn finns också kommandon för att gå mellan poster. Välj Poster-menyn > Gå till post och välj sedan antingen Nästa, Föregående eller Besök. Visa information på olika sätt Du skriver bara in informationen i FileMaker Pro en gång, men den informationen kan utnyttjas på många olika sätt. Med hjälp av layouter kan du välja att visa alla fält eller bara några av dem. Eftersom du inte behöver visa alla fält i varje layout är layouterna ett kraftfullt verktyg när du vill arbeta med eller skriva ut endast den information som du behöver för en viss uppgift. Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY Bästa Sophie, Telefonlista Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Tack för att du har bokat en kryssning med oss. Vi uppskattar att du har valt oss och kommer att göra vårt bästa för att du ska bli nöjd. Om du har några frågor om bokningen är du välkommen att ringa oss vi vill att du ska bli nöjd med din kryssning. Med vänliga hälsningar John Lee Samma data kan ordnas på olika sätt med flera layouter Visa en annan layout Med hjälp av filen som du just öppnade kan du se hur några av layouterna kan användas. 1. Klicka på snabbmenyn Layout, som du hittar i layoutlisten. En lista över de layouter som är tillgängliga i filen visas. Layoutsnabbmeny 2. Lägg märke till bocken bredvid layouten Ingångsdata, som är den aktuella layouten. I layouten Ingångsdata visas alla fält i tabellen.

13 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 13 Fält 3. Välj layouten Klubblista i snabbmenyn Layout. I den här layouten visas varje post på varsin rad i en lista indelad i kolumner. Lägg märke till att layouten Klubblista bara innehåller fyra av fälten i layouten Ingångsdata. Eftersom färre fält presenteras i denna layout, visas en del data helt enkelt inte. Inga data har emellertid tagits bort från databasen. I layouten Klubblista visas bara fyra av fälten i layouten Ingångsdata 4. Välj layouten Ingångsdata i Layout-menyn. Inga data har gått förlorade.

14 14 FileMaker Pro Introduktion Visa layouter som poster, listor och tabeller Du kan visa dina layouter på tre olika sätt: en post i taget, som en lista och som en tabell. 1 När du väljer Formulärvisningsläge visas en post i taget med den aktuella layouten. 1 När du väljer Listvy visas posterna under varandra med den aktuella layouten i en lista. 1 När du väljer Tabellvisning visas många poster samtidigt i ett rutnät. I allmänhet kan du skifta mellan de olika visningslägena medan databasen är i bearbetningsläge. Formulärvisning Listvisningsläge Tabellvisningsläge Layouten Klubblista visad som formulär, som lista och som tabell Växla mellan visningslägena (en post, lista och tabell) i samma layout så att du kan se hur de skiljer sig åt. 1. Växla till layouten Klubblista i exempelfilen. Du ser nu många poster, som visas i en lista. 2. Klicka på Formulärvy i layoutlisten. Nu ser du bara en enda post, som dock visas i samma layout. Bara visningsläget har ändrats. 3. Klicka på Tabellvy i layoutlisten. Med kommandot Visa som tabell kan du visa många poster samtidigt i ett rutnät. 4. Klicka på Listvy i layoutlisten för att återgå till listvisningsläget.

15 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 15 Utforska statusverktygsfältet och layoutlisten Via statusverktygsfältet högst upp i FileMaker Pro-fönstret kan du snabbt få tillgång till de menykommandon i FileMaker Pro som du använder varje dag. Standardknapparna i verktygsfältet varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Du kan lägga till och ta bort knappar och på så sätt anpassa statusverktygsfältet vilket läge du än befinner dig i. Via layoutlisten ovanför statusverktygsfältet kan du snabbt växla mellan olika layouter och visningslägen. Vilka de övriga kontrollerna i layoutlisten är varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Statusverktygsfält Layoutlist Statusverktygsfältet och layoutlisten i bearbetningsläget Få information om knapparna i statusverktygsfältet 1 Flytta pekaren över knapparna i statusverktygsfältet. För varje knapp visas en knapptext som beskriver knappens funktion. Anpassa statusverktygsfältet Du kan använda statusverktygsfältet som det är, men du kan också lägga till och ta bort knappar. Så här lägger du till en knapp i statusverktygsfältet: 1. Klicka på Visa-menyn > Anpassa statusverktygsfältet. 2. Mac OS: Hoppa till steg 3. Windows: Välj fliken Kommandon i dialogrutan. 3. Dra Skriv ut från kommandolistan (Windows) eller dialogrutan (Mac OS) till statusverktygsfältet. Så här tar du bort en knapp från statusverktygsfältet: 1 Dra knappen Sortera från statusverktygsfältet till dialogrutan. Så här återställer du verktygsfältet så att endast standardknapparna visas. 1. Gör något av följande: 1 Windows: På fliken Verktygsfält väljer du Statusverktygsfältet och sedan Återställ. Klicka därefter på OK. 1 Mac OS: Dra gruppen av standardknappar från dialogrutan till statusverktygsfältet. Knappen Skriv ut tas då bort och Sortera-knappen återställs. 2. När du är klar klickar du på Stäng (Windows) eller Klar (Mac OS) i dialogrutan.

16 16 FileMaker Pro Introduktion Spara en kopia av exempelfilen Du kommer att använda en kopia av exempelfilen i kommande övningar. Så här sparar du en kopia av exempelfilen: 1. Välj Arkiv > Spara en kopia som. 2. Markera mappen Introduktion som plats för kopian. Exempel Kopia.fp7 anges automatiskt som filnamn. 3. Klicka på Spara. 4. Välj Arkiv > Stäng för att stänga den ursprungliga exempelfilen. 5. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har öppnat en databas, bläddrat igenom ett antal poster, bytt layout, lärt dig skillnaden mellan visningslägena för en post, lista och tabell och du har också lärt dig mer om statusverktygsfältet och layoutlisten. Du har även skapat en kopia av en databas som innehåller data. Mer information om att visa information i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.

17 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Din databas består av ett antal poster. Ibland arbetar du med alla posterna i databasen (t.ex. när du ska skicka årets katalog till alla kunder). Ofta arbetar du emellertid med bara en del av databasen, t.ex. personer från en viss ort eller poster inom ett visst datumintervall. I FileMaker Pro kan du söka efter poster som uppfyller vissa villkor. När du har hittat posterna som du vill arbeta med kan du ändra ordningen mellan dem genom att sortera dem. Du kan sortera poster i stigande eller fallande ordning. I den här övningen kommer du att 1 söka efter poster som uppfyller vissa villkor i ett fält och flera fält 1 söka efter poster som stämmer överens med ett dataintervall 1 begränsa dina sökningar genom att utesluta poster 1 spara en sökpost, ändra den och använda den nya sökningen för att lokalisera olika poster 1 sortera poster i stigande ordning (a till ö) och lägga till en ny post i en sorteringsordning Obs! Kontrollera att du har Exempel Kopia.fp7 innan du påbörjar det här övningsavsnittet. Se lektion 2 för information om hur du kommer åt mappen Introduktion och kopierar Exempel.fp7. Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält Sök efter alla medlemmar från New York i medlemsdatabasen. 1. Öppna mappen Introduktion på hårddisken. 2. Öppna ExempelKopia.fp7. Tips Du kan välja menyn Arkiv > Öppna senaste. Välj sedan ett filnamn från listan för att snabbt öppna exempelfilen under den här introduktionskursen. 3. Observera att databasen är i Bearbetsningsläge och att den aktiva layouten är Ingångsdata. Den första posten gäller en medlem från New York City. 4. Högerklicka (Windows) eller Ctrl-klicka (Mac OS) på fältet Stad.

18 18 FileMaker Pro Introduktion 5. Välj Sök efter matchande poster på snabbmenyn. Välj det här alternativet på snabbmenyn Sökningen returnerar poster för fyra medlemmar i New York. Detta är de hittade posterna. Cirkeldiagrammet i statusverktygsfältet visar andelen hittade poster i förhållande till alla poster i databasen. Antalet hittade poster Totalt antal poster i databasen 6. Visa de fyra hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. Söka efter poster som uppfyller sökvillkor i olika fält Du kan söka efter poster som uppfyller flera villkor, t.ex. medlemmar som både kommer från USA och är nya medlemmar. Den här typen av sökning kallas ofta en OCH-sökning. Om du vill utföra en OCH-sökning i FileMaker Pro anger du varje sökvillkor direkt i respektive fält i sökläget. Så här söker du efter alla medlemmar som bor i USA och är nya medlemmar: 1. Klicka på Sök i statusverktygsfältet. FileMaker Pro växlar till sökläge. I sökläget kan du skapa en sökpost med hjälp av de fält som är markerade med en. Ange villkoren som du vill söka efter direkt i fälten i sökposten. 2. Skriv USA i fältet Land. 3. Skriv Nytt i fältet Typ av medlemskap. 4. Klicka på Utför sökning i statusverktygsfältet. Sökningen returnerar två hittade poster för de två nya medlemmarna som bor i USA. 5. För att visa alla posterna i din databas klickar du på Visa alla i statusverktygsfältet. Obs! Du behöver inte klicka på Visa alla innan du utför ytterligare en sökning, eftersom FileMaker Pro som standard söker efter poster i hela databasen.

19 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 19 Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält Ibland behöver du söka efter poster som uppfyller mer än ett villkor i ett enda fält. Du kanske t.ex. behöver hitta alla medlemmar i antingen New York eller London. Den här typen av sökning kallas ofta en ELLERsökning, eftersom de hittade posterna uppfyller något av sökvillkoren. Om du vill utföra en ELLER-sökning i FileMaker Pro, måste du använda flera sökposter. 1 Ange det första sökvillkoret i rätt fält i den första sökposten. 1 Skapa ytterligare en sökpost och ange det andra sökvillkoret i samma fält. När du klickar på Sök hämtar FileMaker Pro alla poster som uppfyller något av de angivna villkoren. Så här söker du efter alla medlemmar i New York eller London: 1. Klicka på Sök i statusverktygsfältet. 2. Skriv New York i fältet Stad. 3. Klicka på Ny sökpost i statusverktygsfältet. Observera att statusverktygsfältet visar att det för närvarande finns två sökposter. Antal sökposter 4. Skriv London i fältet Stad i den andra sökposten. 5. Klicka på Utför sökning i statusverktygsfältet. Sökningen returnerar sex hittade poster för de sex medlemmar som bor antingen i New York eller i London. Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält Ibland vill du kanske söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i ett enda fält. Du kan t.ex. söka efter alla poster som infaller inom en månad eller leta upp alla fakturor som är numrerade mellan 500 och Om du vill utföra den här typen av sökning i FileMaker Pro använder du en särskild intervallsymbol i sökposten för att ange den undre och övre gränsen för sökvillkoret. Så här söker du efter medlemmar som har betalat sin medlemsavgift mellan 1 januari 2009 och 30 juni 2009: 1. Klicka på Sök. 2. Skriv i fältet Avgift betalades. Obs! FileMaker Pro använder det datumformat som finns angivet i dina systeminställningar, så det datumformat som du själv ser och anger kan skilja sig från formatet i den här introduktionskursen.

20 20 FileMaker Pro Introduktion 3. I layoutlisten klickar du på Operatorer och väljer intervall från listan. Välja intervall Tips Du kan också skriva in någon av de operatorer som finns på menyn direkt i sökfältet. För sökposten står det nu i fältet Avgift betalades. 4. Skriv omedelbart efter de tre punkterna (...). 5. Klicka på Utför sökning eller tryck på Retur. Sökningen returnerar sex poster för de sex medlemmar som har betalat sin avgift under det första halvåret Begränsa en sökning Ibland kan du behöva söka efter poster som uppfyller vissa villkor och exkluderar andra (t.ex. om du vill söka efter alla poster som har lagts till under ett visst år, utom de som har lagts till i en viss månad, eller alla kunder som bor i USA utom de som bor i New York City). Du kan utföra den här typen av sökningar genom att använda en kombination av flera sökposter och utesluta vissa poster. FileMaker Pro bearbetar flera sökposter i den ordning som du skapar dem. Du kan därför skapa mycket specifika sökningar i flera nivåer på det här sättet. När du utesluter poster från en sökning raderas de inte från databasen. Så här gör du för att hitta posterna för medlemmar som betalade sina avgifter under 2009, med undantag för de medlemmar som betalade i mars. 1. Klicka på Sök. 2. Skriv 2009 i fältet Avgift betalades. 3. Klicka på Ny sökpost. Observera att statusverktygsfältet visar att detta är den andra sökposten i den här databassökningen. 4. Klicka på Uteslut i layoutlisten om du vill att FileMaker Pro i sökresultatet ska utesluta poster som passar in på kriterierna i den här andra sökposten.

21 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 21 Klicka på Uteslut 5. Skriv i fältet Avgift betalades. 6. Klicka på Operatorer och välj sedan intervall från listan. 7. Skriv efter de tre punkterna i fältet Avgift betalades. 8. Klicka på Utför sökning. Sökningen gav 11 poster för 11 medlemmar som betalade sina avgifter under 2009, med undantag för medlemmar som betalade under mars månad. Spara en sökpost för senare bruk Om du skapar en komplex sökpost som du har för avsikt att använda flera gånger kan du spara den som ett sparat sökresultat. Du kan sedan snabbt och enkelt genomföra sökningen igen, antingen från bearbetningsläget eller sökläget. Så här sparar du din senaste sökpost: 1. Gör något av följande: 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj Spara aktuell sökning. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och välj sedan Spara aktuell sökning. Din senaste sökpost visas i dialogrutan Ange alternativ för sparat sökresultat. Den aktuella sökposten visas här 2. För namn skriver du 2009 Betalda avgifter, utom mars och klickar på Spara. Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat Så här gör du en sökning med sparat sökresultat: 1. I bearbetningsläget klickar du på Visa alla på statusverktygsfältet. Cirkeldiagrammet på statusverktygsfältet visar än en gång det totala antalet poster i exempelfilen.

22 22 FileMaker Pro Introduktion 2. Gör något av följande: 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj 2009 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och håll den nedtryckt och välj sedan 2009 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. Det är återigen endast de 11 poster som uppfyller de angivna kriterierna som visas i ditt sparade sökresultat Sortera hittade poster När du har en grupp hittade poster att arbeta med kanske du vill sortera dessa. Det kan t.ex. vara bra att visa posterna i alfabetisk ordning eller att sortera dem från den nyaste till den äldsta. Så här sorterar du posterna i alfabetisk ordning efter medlemmarnas efternamn: 1. I layoutlisten klickar du på Layout-menyn och väljer Klubblista. Välj klubblista Layouten Klubblista visas. 2. I den här layouten ser du lättare resultatet av sorteringen. Det svarta fältet till vänster om posten för Mary Smith indikerar att detta är den aktuella posten i sökresultatet. 3. Klicka på Sortera i statusverktygsfältet. Dialogrutan Sortera poster visas. 4. Klicka på Rensa om kolumnen Sorteringsordning till höger i dialogrutan innehåller några fält. 5. Markera Efternamn i listan över tillgängliga fält till vänster, och klicka på Flytta. Riktningsknapparna för sortering aktiveras när ett fält markeras Lägg märke till att symbolen för sorteringsordnings till höger om fältet Efternamn blir högre och högre från vänster till höger. Det betyder att informationen sorteras i stigande ordning (från a till ö) om databasen sorteras efter det här fältet. 6. Klicka på Sortera. Namnen i medlemslistan visas nu i alfabetisk ordning efter efternamn. Observera att den aktuella posten fortfarande är Mary Smith och att denna post har flyttats till rätt plats i listan.

23 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 23 Lägga till en ny post i listvyn När du har sorterat ett sökresultat visar FileMaker Pro nya poster som du lägger till på rätt plats i sorteringsordningen när du verkställer (sparar) var och en av posterna i databasen. Så här lägger du till en post och kontrollerar att den sorteras automatiskt: 1. Klicka på Ny post i statusverktygsfältet. I layouten Klubblista visas en tom post. Obs! Beroende på hur stort ditt FileMaker Pro-fönster är kan du behöva bläddra nedåt på skärmen för att den tomma posten ska visas. 2. För Förnamn skriver du Connel; för Efternamn Jordan, för Företag skriver du DEF Ltd och för Typ av medlemskap Nytt. 3. Klicka utanför fältet Typ av medlemskap för att spara den nya posten i databasen. Den nya, aktuella posten sorteras in i listan alfabetiskt efter efternamn. 4. Välj Poster-menyn > Sortera ej. Observera att posterna återgår till den ordning de hade innan du sorterade resultatlistan, och den nya posten visas längst ned i listan. Detta är den ordning som posterna lagras i databasen. 5. Välj posten för Connel Jordan om den inte redan är vald. 6. Klicka på Radera post i statusverktygsfältet och klicka därefter på Radera för att ta bort denna post från exempelfilen. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har sökt poster utifrån ett antal olika kriterier samt begränsat dina sökningar genom att utesluta specifika poster. Du har också fått lära dig hur man sparar sökposter. Dessutom har du sorterat dina sökresultat och lagt till en ny post i en sorteringsordning. Mer information om hur du sorterar och söker efter poster i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.

24 24 FileMaker Pro Introduktion

25 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster I de tidigare övningsavsnitten fick du se hur du använder en enkel databas med befintlig information. Här får du lära dig att skapa en egen fil och lägga till poster. I den här övningen kommer du att 1 skapa en enkel databas 1 definiera fält som innehåller olika typer av data 1 skapa poster 1 lägga till data 1 ändra data 1 radera poster 1 lägga till data i ett containerfält Skapa en enkel databas och definiera fält Om fältdefinitioner Du skapar ett fält för varje kategori av information som du behöver, t.ex. Förnamn eller Stad. Fälttypen bör stämma överens med den typ av information som fältet innehåller (text, siffror, datum osv.) om det ska gå att söka efter, sortera, beräkna och visa informationen på rätt sätt. Det går t.ex. inte att söka efter textvärden i ett numeriskt fält. Du får veta mer om andra fälttyper i senare övningar. Skapa en databas 1. Välj Arkiv > Ny databas. 2. Om du inte kan se skärmbilden FileMaker snabbstart går du till steg 3. Om du ser skärmbilden FileMaker snabbstart klickar du på Skapa databas (om den inte redan är markerad) och väljer sedan Skapa en tom databas. Klicka därefter på OK. 3. Leta upp mappen Introduktion och välj den som plats för den här filen. 4. Ange MinFil.fp7 som Filnamn och klicka sedan på Spara. Dialogrutan Hantera databas öppnas. Då skapas i den tomma databasen en tabell med samma namn som din fil. Du ska nu skapa fält i tabellen där information ska lagras. 5. Skapa det första fältet genom att skriva Förnamn i rutan Fältnamn. Lägg märke till att fälttypen är Text.

26 26 FileMaker Pro Introduktion Namnge ett fält Välj en fälttyp 6. Klicka på Skapa. 7. Skriv Efternamn i rutan Fältnamn och klicka sedan på Skapa. 8. Skriv Betald avgift i rutan Fältnamn, välj Numeriskt i listan Typ, och klicka sedan på Skapa. 9. Skriv Avgift betalades i rutan Fältnamn, välj Datum i listan Typ, och klicka sedan på Skapa. 10. Skriv Container i rutan Fältnamn, välj Container i listantyp och klicka sedan på Skapa. 11. Klicka på OK. Tomma fält visas i en ny, tom post. De olika fälten identifieras av ledtexter. Du kan börja lägga till data i filen. Här anger du data Ledtexter Lägga till data i databasen Nu kan du börja fylla i information i MinFil. Skapa den första posten 1. Om inga fältrutor visas trycker du på Tabb när du vill börja lägga till data. 2. Skriv Jane i fältet Förnamn. 3. Gå till nästa fält genom att trycka på Tabb. Obs! I FileMaker Pro sparas dina ändringar automatiskt medan du arbetar.

27 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Skriv Doe i fältet Efternamn. 5. Skriv 25 i fältet Betald avgift. I nästa övningsavsnitt får du lära dig hur du utformar numeriska fält så att siffror visas som valutor. 6. Skriv i fältet Avgift betalades. Lämna fältet Container tomt för tillfället. 7. Den färdiga posten ska se ut så här: Skapa ytterligare en post 1. Klicka på Ny post. 2. Lägg till information för John Smith, som betalade 75 kr Databasen innehåller nu två poster. Klicka på bokikonen i statusverktygsfältet för att växla mellan de olika posterna. Kopiera data genom att dra och släppa 1. Klicka på Listvy i layoutlisten. 2. Välj Ny post och ange ett valfritt Förnamn och Efternamn. 3. Markera texten i fältet Betald avgift i post Dra den markerade texten till fältet Betald avgift i post 3 och släpp upp musknappen. Obs! Om du inte kan dra texten, kan dra-och-släpp vara inaktiverad i FileMaker Pro. Om du vill aktivera dra-och-släpp väljer du Redigera > Inställningar (Windows) eller FileMaker Pro > Inställningar (Mac OS). Under Allmänt väljer du Tillåt dra-och-släpp-textmarkering, klickar OK och upprepar sedan steg 3 och Upprepa steg 3 och 4 för fältet Avgift betalades. 6. Klicka på Formulärvisningsläge.

28 28 FileMaker Pro Introduktion Ändra data i en post Anta att du upptäcker att Jane Doe betalade 75 kr i stället för 25. Du kan enkelt korrigera inmatningen. 1. Gå till den första posten. 2. Markera beloppet i Betald avgift. 3. Fyll i det nya beloppet, 75. Texten i fältet Betald avgift är vald 4. Spara ändringen genom att klicka på en tom yta utanför ett fält. Radera en post 1. Gå till den tredje posten du skapade. 2. Klicka på Radera post. 3. Klicka på Radera i dialogrutan som visas. Observera i statusverktygsfältet att bara två poster återstår i databasen. Sätta in en fil i ett containerfält I ett containerfält kan du lagra bilder, QuickTime-filer, ljud som du spelar in eller andra typer av filer som du vill att ska finnas i en databas. 1. Gå till den första posten. 2. Markera containerfältet. 3. Välj Sätt in > Fil. 4. Välj logo.gif-filen som finns i mappen Introduktion.

29 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Klicka på Öppna. GIF-filnamnet och ikonen visas i containerfältet När du sätter in en fil visas filens ikon och namn i containerfältet i FileMaker Pro, men inte själva innehållet. 6. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Nu har du skapat en enkel databas, definierat fält i den och sedan lagt till, ändrat och tagit bort poster samt kopierat data mellan poster. Mer information finns i kapitel 2 och 3 i FileMaker Pro Handbok. Du får lära dig mer om hur du anger data i olika fälttyper och via olika metoder i övningsavsnitt 7. Mer information finns i kapitel 2 och 5 i FileMaker Pro Handbok.

30 30 FileMaker Pro Introduktion

31 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Du kan ge din information ett snyggare utseende genom att lägga till bilder och andra effekter. I den här övningen kommer du att 1 se hur layouter avgör vad som visas 1 lägga till, flytta och ändra storlek på fält 1 lägga till en flikpanel och ändra dess färg 1 visa värden i ett numeriskt fält som valuta 1 ändra textens storlek, snitt och färg 1 lägga till bilder 1 lära dig andra sätt att anpassa layouter Om layouter och tabeller Varje layout bygger på en enda tabell och visar poster från den tabellen. Om en fil bara innehåller en tabell bygger alla layouter i filen på den tabellen. Om en fil innehåller mer än en tabell måste du välja vilken tabell som ska användas när du skapar layouten, men du kan ändra detta senare om det behövs. Det är viktigt att välja rätt tabell som utgångspunkt för en layout, eftersom det avgör vilka fält och poster som kan användas i layouten. Fält och poster som inte är lagrade i den aktuella tabellen kan ändå användas, men det måste ske med hjälp av relationer. Mer information om relationer finns i övningsavsnitt 10, Skapa relationsdatabaser. Om anpassning av layouter Du utformar layouter i Layoutläget. Du kan lägga till fält, text och bilder i vilken kombination som helst i en layout. Du kan ändra textsnittet och färgerna på fält och text, och du kan ändra hur data visas i fälten Nummer eller Datum. Du kan t ex ställa in ett Nummer-fält att inkludera valutanoteringar eller också kan du ställa in ett Datum-fält att inkludera veckodagen med månaden, dagen och året. Ändringar som du gör i layoutläget påverkar bara informationens utseende. Själva informationen kvarstår som när den matades in i filen. Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält Markera och ändra storlek på ett fält 1. Öppna ExempelKopia.fp7 i mappen Introduktion. 2. Välj Ingångsdata på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. På statusverktygsfältet finns verktyg som du använder för att utforma layouter. Om du inte kan se layoutverktygen ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större.

32 32 FileMaker Pro Introduktion Antal layouter i den här filen Layoutverktyg 4. Flytta pekaren över statusverktygsfältet och layoutlisten och bekanta dig på så sätt med layoutverktygen. 5. Markera fältet Förnamn genom att klicka på det. Visa eller dölj ordnings-, justerings- och objektinfopaletterna samt formateringslisten Markera fältet genom att klicka på det 6. Dra handtaget i fältets nedre högra hörn så att fältet blir mindre men ändå så stort att det rymmer det längsta förnamnet som du tror att filen kommer att innehålla. 7. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att visa dina resultat i bearbetningsläget. 8. I bearbetningsläget använder du boken i statusverktygsfältet för att bläddra igenom posterna. Om alla namn inte visas helt och hållet i fältet går du tillbaka till layoutläget och gör fältet större. 9. Upprepa stegen 3 till 8 för Efternamn. Flytta ett fält 1. Klicka på Redigera layout. Klicka på handtaget och dra om du vill ändra storlek på fältet 2. Klicka i fältet Efternamn och dra det så att det placeras bredvid fältet Förnamn. I nästa steg ska du justera dessa fält. Tips Om du av misstag råkar flytta fel fält eller flikpanelen väljer du Redigera > Ångra flytta för att göra ändringen ogjord. 3. Tryck på Shift-tangenten medan fältet Efternamn fortfarande är markerat och klicka sedan på fältet Förnamn för att lägga till det i ditt val. Fälten Förnamn och Efternamn är nu båda markerade. 4. Välj Ordna-menyn> Justera objekt > Överkanter. Fältet Efternamn flyttas tills det är justerat med överkanten på fältet Förnamn. Tips Du kan klicka på: i layoutlisten för att visa justeringspaletten, vilken du kan använda dig av för att snabbt få tillgång till justeringskommandon.

33 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Dra ledtexten Efternamn så att den placeras ovanför fältet Efternamn. 6. Dra ledtexten Förnamn så att den placeras ovanför fältet Förnamn. 7. Experimentera med justeringskommandona och piltangenterna på ditt tangentbord och justera etiketterna i förhållande till varandra och deras respektive fält. Tips Om du begår misstag vid utformningen av layouterna kan du klicka på Återgå i layoutlisten för att ignorera alla ändringar som inte sparats och sedan börja om igen. Din layout bör se ut ungefär så här när du är klar. 8. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Lägga till ett fält När ett fält har definierats i en tabell kan du visa det i vilken layout som helst som bygger på den tabellen. I exempeldatabasen finns definierade fält som inte finns med i den här layouten. Nu ska du lägga till ett av de fälten. Obs! Du kan också lägga till fält från andra tabeller i dina layouter enligt beskrivningen i övningsavsnitt Klicka på Redigera layout. 2. Klicka på fältverktyget i statusverktygsfältet och dra det nya fältet under fältet Avgift betalades. Fältverktyget 3. Markera Medlem sedan i dialogrutan Ange fält, markera Skapa etikett och klicka på OK. Fältet Medlem sedan visas i layouten. Ändra storlek på det nya fältet genom att dra det högra handtaget så att fältet blir lika stort som fältet Avgift betalades. 4. Markera och dra sedan ledtexten för Medlem sedan så att det hamnar till vänster om fältet Medlem sedan. Observera att formatet för ledtexten Medlem sedan inte överensstämmer med de övriga ledtexterna i layouten. Du kan använda verktyget Formatpenseln för att kopiera formatet för en ledtext till en annan ledtext.

34 34 FileMaker Pro Introduktion 5. Markera ledtexten Avgift betalades. 6. Välja verktyget Formatpenseln på statusverktygsfältet En pensel visas bredvid pekaren som indikerar att du kan kopiera och klistra in format i layouten. 7. Klicka på ledtexten Medlem sedan. Formatet ändras så att det matchar formatet i ledtexten Avgift betalades. 8. Ändra vid behov storleken på ledtexten Medlem sedan så att hela texten visas. 9. Markera fältet Medlem sedan och justera det i förhållande till fältet Avgift betalades. Detta gör du med hjälp av dra- och släppfunktionen, justeringsverktygen eller justeringspaletten. 10. Välj fältetiketten Medlem sedan och upprepa steg Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att kontrollera det nya fältet och ledtexten i bearbetningsläget. 12. Klicka på Ny post i statusverktygsfältet. Du ser dagens datum i fältet Medlem sedan i den nya posten. Det innevarande datumet kommer att anges i fältet Medlem sedan i varje påföljande post. 13. Klicka på Radera post och därefter på Radera för att ta bort den tomma posten från filen. Lägga till en flikpanel 1. Klicka på Redigera layout. 2. Markera fliken Kontaktinfo för att välja flikpanelen. Handtagen finns runt hela panelen 3. Välj Utforma-menyn > Konfiguration av flikkontroll. 4. Ange Information om medlemskap som Fliknamn i dialogrutan Konfiguration av flikkontroll. 5. Klicka på Skapa och sedan på OK. Du får se en ny flikpanel till höger om fliken Kontaktinformation.

35 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen På flikpanelen Kontaktinfo börjar du utanför flikpanelen och drar runt Företag, Typ av Medlemsinformation, Betald avgift, Avgift betalades och Medlem sedan och deras etiketter för att välja dem allihopa. 7. Välj Redigera > Klipp ut. 8. Välj flikpanelen Information om medlemskap. 9. Välj Redigera > Klistra in layout- objekt (Windows) eller Klistra in (Mac OS). 10. När fälten och etiketterna är markerade, drar du dem mot övre delen av flikpanelen. 11. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i statusverktygsfältet för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Visa ett numeriskt värde som valuta Du kan visa ett tal som valuta, trots att bara själva siffrorna anges i fältet. Utformningen påverkar bara visningen av information. Själva informationen ändras inte. 1. Klicka på Redigera layout. 2. I flikpanelen Information om medlemskap väljer du fältet Betald avgift. 3. Välj Utforma > Sifferformat. 4. Välj tillval i dialogrutan Sifferformat enligt nedan.

36 36 FileMaker Pro Introduktion 5. Klicka på OK. 6. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa formaterade data. Obs! Du kan behöva klicka på fliken Information om medlemskap eller växla till en annan post för att visa formaterade data i fältet Betald avgift. Lägga färg till en flikpanel Du kommer att ändra färgen på flikpanelen Information om medlemskap så att den matchar färgen på huvudet i den här layouten. 1. Klicka på Redigera layout. 2. Välj flikpanelen Information om medlemskap för att välja denna panel. 3. Högerklicka (Windows) eller Ctrl-klicka (Mac OS) på fliken Information om medlemskap, välj Fyllningsfärg och därefter Annan färg. 4. I dialogrutan Färg anger du värdet 238 för Röd, Grön och Blå och klickar därefter på OK. Obs! I Mac OS kan det hända att du måste klicka på skjutreglageikonen RGB-skjutreglage från listan för att ange värdena. och välja alternativet för Färgen på flikpanelen Information om medlemskap matchar nu färgen på huvudet. Ändra textens storlek och färg 1. Välj markeringsverktyget i layoutläget på statusverktygsfältet. 2. Klicka på rubriken Företagsresor AB för att markera textblocket. 3. Välj Utforma > Textformat. Dialogrutan Textformat visas. 4. Välj Annan i listan Storlek och skriv 25 och klicka på OK. 5. För Färg väljer du blå och för Stil kursiv. Välj Kursiv som Stil Skriv 25 för Storlek Välj blå 6. Klicka på OK.

37 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 37 Lägga till en bild i layouten Härnäst ska du lägga till en logotyp bredvid organisationsnamnet. 1. Klicka till vänster om texten Företagsresor AB där du vill placera organisationslogotypen. Du ser ingen ändring ännu. 2. Välj Sätt in > Bild. 3. Öppna mappen Introduktion. 4. Kontrollera att alla filtyper visas och markera logo.gif. 5. Klicka på Öppna. 6. Flytta logotypen eller textblocket genom att dra om det behövs. 7. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa den färdiga layouten. 8. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Nu har du lärt dig hur du förhöjer utseendet på din information med hjälp av flikpaneler, bilder, anpassad text, fältutformning och kreativ placering av objekt i layouter. Du kan anpassa utseendet på fält och layouter på många andra sätt. När du har skapat en layout kan du t.ex. göra följande: 1 Lägga till effekter till objekt, t.ex. relief eller mönster 1 Använda linjer och rutor för att framhäva eller avgränsa information 1 Lägga till rullningslister i enskilda fält 1 Ändra färgen på bakgrunden eller fälten När du skapar en ny layout kan du lägga till färger och stil med hjälp av ett tema. Mer information om sådana förbättringar finns i FileMaker Pro Hjälp.

38 38 FileMaker Pro Introduktion

39 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Du kan lätt skapa layouter som du sedan använder för att visa och skriva ut information på många olika sätt. I den här övningen kommer du att skapa 1 en lista över dina poster 1 adressetiketter 1 ett standardbrev Skapa en kolumnlista I en kolumnlista visas många poster samtidigt. Varje rad utgör en post. Varje kolumn innehåller en datakategori, t.ex. efternamn eller telefonnummer. 1. Öppna ExempelKopia.fp7. 2. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 3. Klicka på Ny layout/rapport i statusverktygsfältet. 4. Skriv Medlemslista i rutan Layoutnamn. 5. Markera layouttypen Lista/rapport för den nya layouttypen och klicka på Nästa. 6. Välj Kolumnlista/rapport om det alternativet inte redan är markerat och klicka sedan på Nästa. 7. Dubbelklicka på följande fält i den ordning som du vill att fälten ska visas i listan: 1 Efternamn 1 Förnamn 1 Företag 1 Typ av medlemskap De här fälten flyttas till listan Layoutfält. 8. Klicka på Nästa.

40 40 FileMaker Pro Introduktion 9. Klicka på Efternamn och sedan på Flytta för att få FileMaker Pro att ordna posterna i alfabetisk ordning på efternamnet. 10. Klicka på Nästa. 11. Markera Standard i listan över layoutteman och klicka på Nästa. 12. Godkänn standardinställningarna i de två sista fönstren genom att klicka på Nästa. 13. Klicka på Slutför. Informationen i alla poster för fälten Efternamn, Förnamn, Företag och Typ av medlemskap visas i layouten Medlemslista. Den färdiga layouten visas i listvyn i bearbetningsläget. Observera att den layout som du precis skapade visas på snabbmenyn Layout i layoutlisten. Skapa adressetiketter Om etikettlayouter I etikettlayouter används merge-fält. Merge-fält utvidgas eller förminskas så att de rymmer informationen och inte tar upp något utrymme om de är tomma. Merge-fält är bara avsedda för visning och utskrift. Du kan inte mata in data i merge-fält. Skapa en etikettlayout I det här avsnittet ska du göra följande med hjälp av guiden Ny layout/rapport: 1 Skapa en etikettlayout 1 Välja fält som ska ingå i etiketten Skapa etikettlayouten 1. Klicka på Redigera layout. 2. Klicka på Ny layout/rapport. 3. Skriv Etiketter i rutan Layoutnamn. 4. Välj Etiketter som layouttyp för den nya layouten. 5. Klicka på Nästa. 6. Välj Avery L7162 på listan Använd etikettblankett om det alternativet inte redan är valt. 7. Klicka på Nästa.

41 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 41 Välj vilka fält etiketterna ska innehålla 1. Dubbelklicka på Förnamn i listan. <<Förnamn>> flyttas till listan Etikettinnehåll. Hakparenteser kring fältnamnet indikerar att detta är ett kopplat fält och att data (i detta fall förnamnet i posten) kommer att visas på etiketter istället för platshållartexten Förnamn. Observera att insättningspunkten i textrutan Etikettinnehåll blinkar. 2. Lägg till ett blanksteg efter <<Förnamn>>. 3. Dubbelklicka på Efternamn i listan. 4. Tryck sedan på Retur efter <<Efternamn>>. Insättningspunkten flyttas till nästa rad. 5. Dubbelklicka på Hemadress 1 i listan och tryck på Retur. 6. Dubbelklicka på Hemadress 2 i listan och tryck på Retur. 7. Dubbelklicka på Stad i listan. 8. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 9. Dubbelklicka på Land i listan. Etikettinnehållet ska se ut så här: 10. Klicka på Nästa. 11. Markera Visa i layoutläge. 12. Klicka på Slutför.

42 42 FileMaker Pro Introduktion 13. När du har granskat din etikettlayout väljer du Visa > Granskningsläge. En sida med etiketter visas som den kommer att skrivas ut. Lägg märke till att alla poster inte innehåller lika många textrader. I poster med fyrradiga adresser visas alla rader. I poster som bara behöver tre rader utelämnas den extra raden automatiskt, så att etiketterna inte innehåller någon tomrad. 14. När du har tittat klart på din etikettlayout klickar du på Avsluta granskning i layoutlisten och återgår till layoutläget. Skapa ett standardbrev Om layouter för standardbrev Ett standardbrev i FileMaker Pro är helt enkelt en layout som innehåller text. För detta brev kommer du att inkludera kopplade fält så att rätt företagsinformation visas för adressen och hälsningsfrasen, och för företagsnamnet i brevets brödtext. En grafisk bild inkluderas som visar resebyråns logotyp. Skapa en tom layout på en sida Du bör fortfarande befinna dig i layoutläget. 1. Klicka på Ny layout/rapport. 2. Skriv Introduktionsbrev i rutan Layout Namn. 3. Välj Tom som layouttyp för den nya layouten. 4. Klicka på Slutför. Eftersom detta brev inte använder ett sidhuvud eller en sidfot, kan du ta bort dem nu. 5. Klicka på delmarkören Sidhuvud i layouten och tryck sedan på backstegstangenten (Windows) eller Delete (Mac OS). 6. Klicka på delmarkören Sidfot och tryck sedan på backstegstangenten (Windows) eller Delete (Mac OS). 7. Dra delmarkören Huvuddel ned till ungefär 30 centimeter. När du släpper musknappen bör du kunna se sidkanten. Om sidkanten inte visas drar du delmarkören Huvuddel nedåt. Delmarkören Huvuddel Sidkant

43 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Dra upp delmarkören Huvuddel strax ovanför sidkanten. Sidkanten försvinner. När du drar upp huvuddelmarkören ovanför sidkanten begränsas standardbrevet till en enda sida. 9. Använd rullningslisten längst ned på skärmen för att rulla åt höger tills du ser en tjock prickad linje längs högerkanten. Detta är den högra sidkanten. Brevet kommer att hålla sig inom de här kanterna. 10. Rulla så långt till vänster som möjligt. 11. Rulla upp till layoutens överkant. Skapa textblocket Du ska skapa ett textblock med en 5 cm bred marginal på alla sidor. 1. Markera Textverktyget. på statusverktygsfältet 2. Dra en rektangel som börjar ungefär 5 centimeter från det övre vänstra hörnet i layouten och slutar ungefär 5 centimeter från det nedre högra hörnet enligt sidkantlinjerna. När du släpper musknappen blinkar insättningspunkten i det övre vänstra hörnet i textrutan. Du kommer att skriva brevet i den här rutan. Lägg till adressen 1. Välj Sätt in > Merge-fält. 2. Markera Förnamn i listan och klicka på OK. 3. Skriv ett blanksteg. 4. Välj Sätt in > Merge-fält. 5. Markera Efternamn i listan och klicka på OK. 6. Tryck sedan på Retur. 7. Lägg till merge-fält för gatuadress, stad och land med lämpliga blanksteg, nya rader och skiljetecken. Skriv brevet 1. Skapa två tomma rader efter adressen genom att trycka på Retur två gånger. 2. Påbörja hälsningsfrasen: skriv Bästa och lägg till ett blanksteg. 3. Sätt in merge-fält för förnamn och efternamn avgränsade med ett blanksteg. När du skapar egna brev kan du använda flera fält (t.ex. ett titelfält) om du vill ha en mer elegant hälsningsfras. 4. Skriv ett komma och skapa två radbrytningar.

44 44 FileMaker Pro Introduktion 5. Skriv brevet: Företagsresor AB har nöjet att hälsa Dig och Ditt företag välkomna till vår reseorganisation. Vi ser fram emot att ha er som våra kunder och önskar er många trevliga reseupplevelser med oss! Om du stavat ett ord fel kommer en rödprickad linje att visas under ordet. Du kan stänga av funktionen för stavningskontroll i realtid genom att välja Arkiv-menyn > Filtillval. Klicka på fliken Stavning i dialogrutan Filtillval. Avmarkera Visa felstavade ord med speciell understrykning. Avmarkera den här kryssrutan när du vill stänga av understrykning av felstavade ord. Om ett fält troligen kommer att innehålla ord (t ex namn) som en stavningskontroll kommer att markera som felstavade, kan du stänga av stavningskontrollen för specifika fält. Anpassa brevet med företagsnamnet 1. Klicka efter ordet företag i det första stycket. 2. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 3. Sätt in ett merge-fält för företagsnamnet. 4. Lägg till ytterligare ett komma. Lägg till avslutningsfrasen 1. Klicka i slutet av texten och lägg till två radbrytningar. 2. Skriv Med vänliga hälsningar, och lägg till fyra radbrytningar. 3. Skriv John Jones och ett kommatecken. 4. Lägg till en radbrytning och skriv sedan vd. 5. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att se ditt personliga brev, färdigt för utskrift, för varje post i databasen. Obs! Den post som visas i fönstret kanske inte ser ut som den som visas nedan, beroende på eventuella experiment och tester som du kan ha genomfört i exempelfilen.

45 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Bläddra igenom några poster för att kontrollera uppdateringen av merge-fälten. Se Lägga till en bild i layouten på sidan 37 för att lära dig hur du lägger till en logotyp i brevhuvudet. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information I den här övningen har du skapat layouter för listor, etiketter och standardbrev. Du kan använda FileMaker Pro till att skapa hur många layouter du vill i syfte att organisera information på det sätt du önskar. I övningsavsnitt 9 och i kapitel 3 i FileMaker Pro Handbok får du lära dig mer om hur man skapar layouter. Information om hur du stänger av stavningskontrollen i specifika fält i en fil finns i FileMaker Pro Hjälp.

46 46 FileMaker Pro Introduktion

47 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Du kan förenkla datainmatningen i FileMaker Pro och öka noggrannheten genom att använda värdelistor, beräkningsfält och automatisk inmatning av data. I den här övningen kommer du att 1 se hur värdelistor kan underlätta datainmatning 1 skriva och testa en beräkningsformel 1 använda tillval för automatisk datainmatning i ett fält Mata in data med värdelistor Med värdelistor kan du välja det värde du vill ha från rullningslistor, menyer, kryssrutor eller alternativknappar. Listorna kan innehålla fördefinierade värden eller skapas dynamiskt baserat på värdena i ett angivet fält. Dessa listor är ett effektivt sätt att mata in värden som används ofta i en databas. En värdelista med fördefinierade värden som visas som alternativknappar Definiera en värdelista 1. Öppna ExempelKopia.fp7. 2. Välj Ingångsdata i Layout-menyn om detta alternativ inte redan är valt. 3. Välj Arkiv > Hantera > Värdelistor. 4. Klicka på Nytt. 5. Namnge den nya värdelistan genom att skriva Typ av medlemskap. 6. Klicka i textrutan Använd värden i listan och ange värdena för denna lista, dvs. Nytt och Fortsatt, genom att skriva dem respektive rad.

48 48 FileMaker Pro Introduktion 7. Stäng dialogrutan Ändra värdelista genom att klicka på OK. 8. Avsluta genom att klicka på OK. Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Markera fliken Information om medlemskap om den inte redan visas. 3. Markera fältet Typ av medlemskap. 4. Välj Utforma > Fält/kontroll > Inställningar. 5. Välj Alternativknappar i Visa som. 6. Välj Typ av medlemskap i Visa värden från. Detta är den värdelista som du definierade i det förra avsnittet. Välj Alternativknappar 7. Klicka på OK. Alternativknapparna ska nu synas i layoutläget. Välj värdelistan Typ av medlemskap Fältet Typ av medlemskap utformat som alternativknappar 8. Klicka på Spara layout, och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläge. Testa sedan värdelistan och knapparna genom att klicka på dem.

49 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen 49 Skapa värden med ett beräkningsfält När du vill att FileMaker Pro ska utföra en beräkning, till exempel räkna ut en skatteskuld eller en avgift, använder du ett beräkningsfält. Beräkningsfält är en av fälttyperna i FileMaker Pro. FileMaker Pro kan utföra både enkla och komplicerade beräkningar. Beräkningsformeln använder värden från den aktuella posten eller relaterade poster. Formeln kan använda värden från alla typer av fält. Du kan använda beräkningar till att hämta textvärden (till exempel kombinera innehållet i för- och efternamnsfält till ett fält för hela namnet), datum, klockslag, tidsstämplar och innehållet i containerfält. Skapa ett beräkningsfält Medlemmarna i Företagsresor AB betalar en årlig medlemsavgift. Nya medlemmar betalar en avgift på 200 kr, medan pågående medlemmar betalar 100 kr. Följande beräkning återlämnar en förnyelseavgift för medlemskap som baseras på typ av medlemskap. Det finns flera olika sätt att formulera en beräkning, som alla ger ett korrekt resultat. Följande metod använder en If- instruktion för att jämföra inmatade data i fältet Typ av medlemskap med en av typerna av medlemskap. Beräkningen ger ett av två möjliga resultat. 1. Klicka på Redigera layout. 2. Välj flikpanelen Information om medlemskap för att lägga det främst. 3. Klicka på Hantera på statusverktygsfältet och välj sedan Databas. 4. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 5. Skriv Förnyelseavgift som Fältnamn. 6. Gör fältet till ett beräkningsfält genom att välja Beräkning vid Typ. 7. Klicka på Skapa. Dialogrutan Ange beräkning öppnas. Välj Beräkning

50 50 FileMaker Pro Introduktion 8. Gå igenom listan över funktioner i det övre högra hörnet i dialogrutan Beräkning tills du hittar If ( villkor ; resultat1 ; resultat2 ). Dubbelklicka på funktionen så att den visas i den stora textrutan nedan. Funktionen har tre delar: ett villkor, ett resultat som används om villkoret uppfylls (resultat1) och ett resultat som används om villkoret inte uppfylls (resultat2). Du ska nu byta ut platshållarna villkor, resultat1 och resultat2 mot beräkningens komponenter. Fältlista Funktionslista Ersätt dessa platshållare med din beräkning 9. Markera platshållaren test och skriv följande exakt så som det visas här: Typ av medlemskap = Pågående 10. Markera platshållaren resultat1 och skriv 100. Ange vilken typ av data som ska returneras av beräkningen 11. Markera platshållaren Markera resultat2 och skriv Kontrollera att beräkningsresultatet är inställt på Numeriskt. Den färdiga beräkningen 13. Klicka på OK. Om ett felmeddelande visas kontrollerar du att alla blanksteg och skiljetecken ser ut precis som i formeln ovan. 14. Stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK. Fältet Förnyelseavgift visas längst ned i layouten, under flikpanelen Information om medlemskap. Du kan behöva rulla fönstret nedåt för att kunna se fältet om du har en mindre skärm. 15. Markera fältet Förnyelseavgift och dess etikett och dra dem under fältet Medlem sedan. 16. Observera att formatet på etiketten till Förnyelseavgift inte matchar formatet på andra etiketter i exempeldatabasen. 17. Markera etiketten Förnyelseavgift.

51 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Välj Utforma-menyn> Textformat. 19. Välj 12 som Storlek, Normal som Stil och mörkgrått som färg. 20. Klicka på OK. Tips Du kan också använda verktyget Formatpenseln klippa och klistra in formatet på layoutobjekt. i statusverktygsfältet som används för att snabbt Beräkningsformeln är nu klar. När data matas in i fältet Typ av medlemskap jämförs de med det ord som ingår i villkoret, dvs. Fortsatt. Villkoret är sant om det matchar detta ord, och beräkningen returnerar ditt första resultat, 100. Om det inte matchar är villkoret falskt och det andra resultatet returneras. Testa beräkningen Om du vill kontrollera att beräkningen fungerar sparar du och avslutar layouten och växlar sedan till fliken Information om medlemskap. Prova sedan att byta värdet i fältet Typ av medlemskap från Nytt till Fortsatt. Observera resultatet i fältet Förnyelseavgift det ändras när typen av medlemskap ändras. Ange löpnummer automatiskt I FileMaker Pro kan du låta vissa typer av data anges automatiskt, till exempel löpnummer, när du skapar en ny post. Skapa ett fält för löpnummer 1. Klicka på Redigera layout. 2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 3. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 4. Skriv Medlemsnummer i rutan Fältnamn. 5. Välj Numeriskt som fälttyp. 6. Klicka på Skapa. 7. Klicka på Tillval. 8. Markera Löpnummer på fliken Automatiska data. Du behöver inte ändra tillvalet Generera eller värdet i Nästa värde eller Öka nästa med i den här övningen. Markera Löpnummer 9. Klicka på OK och stäng sedan dialogrutan genom att klicka på OK en gång till. Det nya fältet visas längst ned i layouten. (Du kan återigen behöva bläddra nedåt för att se det.)

52 52 FileMaker Pro Introduktion 10. Dra fältet och ledtexten till fliken Information om medlemskap och ta sedan hjälp av verktyget Formatpenseln för att omformatera etiketten så att den matchar de övriga etiketterna i den här layouten. 11. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. Välj flikpanelen Information om medlemskap. 12. Testa ditt nya fältinmatningstillval genom att flera gånger klicka på Ny post i statusverktygsfältet. Varje gång du skapar en ny post ökas värdet i fältet Medlemsnummer med Radera eventuella poster som du skapat från databasen 14. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har lärt dig att förenkla datainmatning genom att definiera och utforma värdelistor och beräkningsfält och mata in löpnummer automatiskt. Mer information om tillval för beräkningsfält och automatisk inmatning samt hur du definierar och utformar värdelistor finns i FileMaker Pro Hjälp.

53 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus I FileMaker Pro kan du automatisera många databasaktiviteter med knappar och manus. De här kraftfulla funktionerna kan spara tid, eftersom du kan utföra en rad åtgärder med en enda klickning. I den här övningen kommer du att 1 skapa och använda en knapp för att utföra en aktivitet 1 skapa och köra ett enkelt manus som utför en aktivitet i flera steg 1 använda en knapp till att utföra ett manus Utföra en aktivitet med en knapp En knapp är ett objekt i en layout som du kan klicka på för att utföra många FileMaker Pro-kommandon. Du kan använda en knapp för att växla mellan layouter i databasen. Skapa knappen 1. Öppna ExempelKopia.fp7. 2. Välj Ingångsdata på snabbmenyn Layout i layoutlisten om detta alternativ inte redan är valt. 3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 4. Markera Knappverktyget.. 5. Rita knappen högst upp i layouten. Placera knappen här 6. Markera Gå till layout i listan i dialogrutan Knappkonfiguration. 7. Välj layouten Klubblista under Tillval. 8. Markera knappstilen Rundad knapp. Ange layouten för Klubblista Markera rundad knapp

54 54 FileMaker Pro Introduktion 9. Klicka på OK. 10. Lägg märke till att insättningspunkten nu finns i mitten av knappen. Skriv Gå till Klubblista på knappen för att identifiera den. 11. Klicka utanför knappen. Om du behöver flytta knappen markerar du den och drar den dit du vill. Det kan du göra med alla layoutobjekt. För att testa knappen klickar du på Spara layout och sedan Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. Klicka sedan på knappen. Knappen öppnar layouten Klubblista. Utföra en serie aktiviteter med ett manus Som du har sett kan du använda en knapp för att utföra ett kommando. Om du vill att FileMaker Pro ska utföra en serie kommandon kan du använda ett manus. Om manus Med ett manus kan du konstruera en serie instruktioner som ska utföras av FileMaker Pro. Precis som med knappar kan du använda manus för att automatisera de flesta menykommandon i FileMaker Pro samt aktivera vissa kommandon som inte finns i FileMaker Pros menystruktur. Enkla manus kan utföra en uppgift medan avancerade manus kan kombinera element (t.ex. inmatning och styrning från användaren) med programmeringsmetoder (t.ex. förgrening och slingor) för att skapa kraftfulla instruktioner. Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 1. Välj Manus-menyn > Hantera manus. 2. Klicka på för att skapa ett nytt manus. 3. Skriv Granska etikettlayout i textrutan Manusnamn. 4. Markera manussteget Gå till layout och klicka på knappen Flytta. (Du kan också markera och flytta manussteg genom att dubbelklicka på dem.) 5. Markera layouten Etiketter bredvid Ange under Tillval för manussteg. 6. Rulla ned listan till vänster, markera manussteget Granska och flytta det till manuset. Det färdiga manuset 7. Stäng dialogrutan Redigera manus, klicka på Spara och stäng sedan dialogrutan Hantera manus. 8. Så här kör du manuset som du precis har skapat: Välj Manus-menyn i bearbetningsläget, och klicka sedan på > Granska etikettlayout. FileMaker Pro visar layouten Etiketter och växlar till granskningsläge. Koppla ett manus till en knapp Knappar är ofta mest praktiska för vanliga användare medan manus är en mer kraftfull funktion som kan användas för att utföra flera menykommandon med en enda åtgärd. Genom att koppla ett manus till en knapp utnyttjar du båda dessa fördelar.

55 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus 55 Så här kopplar du manuset som du just har skapat till knappen som du skapade tidigare: 1. Välj Ingångsdata på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 2. Klicka på Avsluta granskning och sedan på Redigera layout i layoutlisten. 3. Dubbelklicka på knappen som du skapade tidigare i den här övningen. 4. Markera manussteget Utför manus upptill i listan till vänster i dialogrutan Knappkonfiguration. Markera Utför manus. 5. Klicka på Ange vid Aktuellt manus under Tillval. Markera Granska etikettlayout i listan över tillgängliga manus och klicka på OK. 6. Låt de övriga förvalda knappinställningarna kvarstå och klicka på OK. Byt namn på knappen 1. Markera Textverktyget på statusverktygsfältet. 2. Klicka en gång på knappen. Textinsättningspunkten visas på knappen. 3. Byt namn på knappen genom att skriva Granska etikettlayout. Du kanske behöver ändra knappens storlek när du har bytt namn på den. Testa knappen 1. Klicka på Spara layout, och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläge. Testa sedan knappen genom att klicka på den. När du klickar på knappen utförs manuset, som visar layouten Etiketter och växlar till granskningsläge. 2. Välj Arkiv > Stäng för att stänga ExempelKopia.fp7. 3. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information I den här övningen har du skapat knappar och manus och använt de båda funktionerna tillsammans. Mer information om hur du skapar knappar och manus finns i FileMaker Pro Hjälp.

56 56 FileMaker Pro Introduktion

57 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Att skapa rapporter innebär att du hämtar och ordnar data från en databas. I rapporter med totalsummor presenteras bara totalsummor för din information och informationen delas alltså inte upp i mindre grupper. I rapporter med delsummor, som också kallas rapporter med grupperade data, klassificeras informationen med hjälp ett eller flera fält, så att du kan gruppera informationen hierarkiskt. För den delsummerade informationen kan du därefter beräkna delsummor, medelvärden och antal. I den här övningen kommer du att 1 skapa en rapport med grupperade data 1 skapa en rapport med grupperade data och totalsummor samt se hur statistikvärdena uppdateras automatiskt när du lägger till en post 1 spara en rapport som en PDF-fil och skicka den som en e-postbilaga Skapa en rapport med grupperade data Om rapporter med grupperade data För att en rapport med grupperade data ska fungera måste den ha vissa beståndsdelar. Rapporter med grupperade data innehåller: 1 en delsummadel i rapportlayouten för varje nivå av information som du vill bryta ut. Guiden Ny layout/ rapport skapar dessa åt dig. 1 ett eller flera fält som posterna grupperas efter. De här fälten kallas brytfält. 1 poster som sorteras efter brytfälten i den ordning som delsummadelarna förekommer i rapportlayouten. Skapa en rapport med grupperade data Så här skapar du rapporten Typ av medlemskap: 1. Öppna ExempelKopia.fp7. 2. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 3. Klicka på Ny layout/rapport i statusverktygsfältet. 4. Skriv Typ av medlemskap rapport i rutan Layoutnamn.

58 58 FileMaker Pro Introduktion 5. Välj Lista/rapport som layouttyp för den nya layouten. 6. Klicka på Nästa. 7. Välj Rapport med grupperade data. 8. Klicka på Nästa. Välj fälten som ska användas i rapporten 1. Markera det första fältet som ska användas i rapporten, Typ av medlemskap, och flytta det till listan Layout. 2. Markera och flytta fältet Efternamn.

59 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Markera och flytta fältet Förnamn. 4. Klicka på Nästa. 5. Flytta fältet Typ av medlemskap till listan Rapportkategorier för att ordna posterna efter typ av medlemskap. Fältet Typ av medlemskap utgör ett så kallat brytfält, vars innehåll du använder för att dela in posterna i kategorier för din rapport. 6. Klicka på Nästa.

60 60 FileMaker Pro Introduktion 7. Flytta fältet Efternamn till listan Sorteringsordning. Detta gör att posterna i varje medlemstypgrupp sorteras alfabetiskt efter medlemmarnas efternamn. Lägg märke till att brytfältet Typ av medlemskap automatiskt visas högst upp i listan Sorteringsordning för att posterna ska kunna grupperas efter den här kategorin innan informationen sorteras. 8. Klicka på Nästa. Välj ett tema och skapa sidhuvud och sidfot 1. Ange textstorlek, färg och stil för den färdiga rapporten genom att välja temat Standard. Klicka därefter på Nästa. 2. Välj Egen anpassad text i listan Högst upp centrerat. 3. Skriv Typ av medlemskap rapport som sidhuvud för rapporten och klicka på OK. 4. Välj Sidnummer i listan Längst ned centrerat så att sidorna numreras i rapportens sidfot. 5. Klicka på Nästa. Skapa ett manus så att du kan köra den här rapporten igen 1. Klicka på Skapa manus. 2. Ändra inte texten i Manusnamn och klicka på Nästa.

61 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Klicka på Visa rapp. i bearbetn.läge för att visa och redig. poster om det alternativet inte redan är valt. 4. Klicka på Slutför. Du är i listvyn i bearbetningsläget så du kan se sammanfattade data på skärmen. Medlemmarna är grupperade efter typ av medlemskap och därefter sorterade i alfabetisk ordning efter efternamn inom varje kategori. Obs! Beroende på hur du har experimenterat i tidigare lektioner, kan det hända att din slutförda rapport inte ser ut som rapporten som visas nedan. Den här rapporten grupperar informationen efter fältet Typ av medlemskap, det så kallade brytfältet Platshållare för sidnummer. Det faktiska sidnumret visas i granskningsläget och när rapporten skrivs ut. Skapa en rapport med grupperade data och totalsummor I föregående del av övningen skapade du en rapport som grupperade data i kategorier med utgångspunkt i gemensamma fältvärden. I den här delen ska du skapa en liknande rapport, som också innehåller delsummor för varje kategori och en totalsumma för hela rapporten. I delsummerapporten kommer du att skapa: 1 grupperas medlemmarna efter typ av medlemskap 1 beräknas en delsumma för de inbetalda avgifterna för varje typ av medlemskap 1 visas en totalsumma för dessa avgifter En rapport med grupperade data och totalsummor kräver samma innehåll som en rapport med grupperade data: en delsummadel i rapportlayouten för varje kategori, ett eller flera fält som posterna ska grupperas efter samt en sortering av databasen efter dessa fält. Dessutom krävs ytterligare två beståndsdelar: 1 en layoutdel för totalsumma 1 statistikfält som ska innehålla totalsummor, medelvärden eller antal

62 62 FileMaker Pro Introduktion Skapa en rapport med grupperade data och totalsummor Så här skapar du en rapport för medlemsavgifter: 1. Klicka på Redigera layout. 2. Klicka på Ny layout/rapport. 3. Skriv Medlemsavgift rapport i rutan Layoutnamn. 4. Markera layouttypen Lista/rapport för den nya layouttypen och klicka på Nästa. 5. Markera Rapport med grupperade data och därefter Lägg till delsummor och Lägg till totalsummor. 6. Klicka på Nästa. Välj fälten som ska användas i rapporten 1. Markera det första fältet som ska användas i rapporten, Typ av medlemskap, och flytta det till listan Layout. 2. Markera och flytta fältet Efternamn. 3. Markera och flytta fältet Förnamn. 4. Markera och flytta fältet Betald avgift och klicka sedan på Nästa. 5. Du vill organisera posterna efter Typ av medlemskap, så flytta detta fält till listan Rapportkategorier och klicka sedan på Nästa. 6. Flytta fältet Efternamn till listan Sorteringsordning, så att posterna i varje medlemstypgrupp sorteras alfabetiskt efter medlemmarnas efternamn. 7. Klicka på Nästa. Ange delsummor och totalsummor Ett statistikfält är en typ av fält som du kan välja när du definierar fält. Statistikfält möjliggör beräkningar för samtliga hittade poster. När du behöver beräkna totalsummor för data i ett antal poster måste du oftast använda ett statistikfält. Rapporten för medlemsavgifter ska innehålla delsummor för betalda avgifter efter varje typ av medlemskap, dvs. nya och fortsatta, och en totalsumma för båda gruppernas avgifter i slutet av rapporten. Det här åstadkommer du genom att ange statistikfält för delsummor och totalsummor i guiden Ny layout/rapport.

63 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 63 Du kommer att använda statistikfältet Medlemskapsintäkter, som redan har definierats i exempelfilen. Medlemskapsintäkter summerar avgifterna som har angetts i fältet Betald avgift. 1. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Medlemskapsintäkter i listan över tillgängliga fält och klicka på OK. 2. Använd det förvalda värdet Typ av medlemskap under Kategori att summera efter. 3. Använd standardvärdet Efter postgruppen för Delsummans placering. 4. Lägg till fältet Medlemskapsintäkter som delsumma genom att klicka på Lägg till delsumma. FileMaker Pro kommer nu att skapa en delsumma av de betalda medlemsavgifterna efter varje medlemskategori. 5. Klicka på Nästa. 6. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Medlemskapsintäkter i listan över tillgängliga fält och klicka på OK. FileMaker Pro kommer nu att använda fältet Medlemskapsintäkter i totalsumman. 7. Lägg till fältet Medlemskapsintäkter som totalsumma i slutet av rapporten genom att klicka på Lägg till totalsumma. FileMaker Pro kommer att beräkna en totalsumma av medlemsavgifterna. 8. Klicka på Nästa. Välj ett tema och skapa sidhuvud och sidfot 1. Ange textstorlek, färg och stil för den färdiga rapporten genom att välja temat Standard. 2. Klicka på Nästa. 3. Välj Egen text, stor i listan Högst upp centrerat.

64 64 FileMaker Pro Introduktion 4. Skriv Medlemsavgift rapport som sidhuvud för rapporten och klicka på OK. 5. Välj Sidnummer i listan Längst ned centrerat så att sidorna numreras i rapportens sidfot. 6. Klicka på Nästa. Skapa ett manus så att du kan köra den här rapporten igen 1. Klicka på Skapa manus. 2. Ändra inte texten i Manusnamn. Klicka sedan på Nästa. 3. Klicka på Visa rapp. i bearbetn.läge för att visa och redig. poster om det alternativet inte redan är valt. 4. Klicka på Slutför. Du är i listvyn i bearbetningsläget så du kan se sammanfattade data på skärmen. En delsumma för avgifterna för respektive typ av medlemskap under medlemmarnas namn och totalsumman av samtliga avgifter visas längst ned i rapporten. Obs! Beroende på hur du har experimenterat i tidigare lektioner, kan det hända att din slutförda rapport inte ser ut som följande. Delsummor Totalsumma Radera en post för att visa uppdaterade statistikvärden När du arbetar i listvyn eller tabellvyn i bearbetningsläget uppdaterar FileMaker Pro automatiskt statistikvärdena då datavärden läggs till eller ändras. Så här raderar du en post och ser hur statistikvärdena uppdateras dynamiskt: 1. Välj posten för Gerard LeFranc.

65 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 65 Välj posten för Gerard LeFranc. 2. Klicka på Radera post och sedan på Radera. Delsummevärdena för nya medlemmar samt totalsumman uppdateras. Spara och skicka en rapport som en PDF-fil När du har kört en rapport kan du spara den som en PDF-fil och skicka den som en e-postbilaga. 1. Välj Arkiv > Spara/skicka posten som > PDF. 2. Markera mappen Introduktion som plats för filen. 3. Skriv Medlemsavgift rapport i rutan Filnamn (Windows) eller Spara som (Mac OS). 4. Välj Bearbetade poster för Spara. 5. Markera Skapa e-post med fil som bilaga. 6. Klicka på Spara. FileMaker Pro skapar PDF-filen och skickar den till ditt e-postprogram. PDF-filen visas som en bilaga i ett e-postmeddelande som du sedan kan adressera och skicka. Tips Du kan dubbelklicka på den bifogade filen i e-postfönstret för att visa rapporten som en PDF-fil. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information I det här övningsavsnittet har du genererat rapporter med grupperade data och rapporter med grupperade data och totalsummor. Du har också lagt till en post i databasen för att se hur delsummevärden uppdateras automatiskt, och du har sparat en rapport som en PDF-fil för att kunna skicka den som en e-postbilaga. Mer information om hur du skapar rapporter finns i FileMaker Pro Hjälp.

66 66 FileMaker Pro Introduktion

67 Övningsavsnitt 10 Skapa relationsdatabaser I relationsdatabaser kan du lätt granska relaterad information och effektivisera datainmatningen. Du kan mata in informationen en gång och sedan visa och använda den i relaterade tabeller eller filer. I den här övningen kommer du att 1 lära dig hur relationsdatabaser fungerar 1 definiera en relation 1 visa data från en relaterad post 1 visa en lista över relaterade poster I exempelfilen för det här övningsavsnittet används två tabeller: 1 tabellen Medlemmar som innehåller poster för enskilda medlemmar i Företagsresor AB 1 tabellen Företag, som innehåller företagen där medlemmarna arbetar Varje företag har flera medlemmar. Visa en relaterad post i en fil Definiera en relation till en annan tabell 1. Öppna ExempelKopia.fp7. Filen innehåller tabellerna, men inte relationsstrukturen. Du ska nu skapa strukturen. 2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 3. Klicka på fliken Relationer. Relationsdiagrammet visas. Relationsdiagrammet innehåller alla tabeller i den aktuella filen. När du arbetar med tabeller i relationsdiagrammet använder du dem för att ordna visningen av informationen. Varje förekomst av en tabell i relationsdiagrammet motsvarar ett sätt att visa informationen. När du skapar en relation mellan två tabeller gör du informationen som är lagrad i en tabell tillgänglig för den andra tabellen, enligt de matchande fält och villkor som du upprättar för relationen. 4. Klicka på fältet Företag i tabellen Medlemmar och dra pekaren till fältet Företag i tabellen Företag. Fältet Företag är det matchande fältet.

68 68 FileMaker Pro Introduktion 5. Släpp musknappen. Relationen som du har skapat visas. Relationen bygger på matchande information i fältet Företag i de båda tabellerna. Poster är relaterade när innehållet i fältet Företag i den ena tabellen matchar innehållet i fältet Företag i den andra tabellen. 6. Spara relationen genom att klicka på OK. Visa data från en relaterad post När du har definierat en relation kan du ändra en layout så att den visar data med hjälp av relationen. I det här fallet vill du visa företagets adress. 1. Välj Företagskonto i Layout-menyn. 2. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 3. Använd fältverktyget i statusverktygsfältet och dra ett fält till layouten. Dialogrutan Fält öppnas, med en lista över fälten i den här tabellen. 4. Klicka på Aktuell tabell ( Medlemmar ) och välj tabellen Företag i listan. Nu visas en lista över fälten i den relaterade tabellen Företag. Kolonen (::) före varje fältnamn anger att detta är relaterade fält och inte fält som är definierade i tabellen Medlemmar, som du arbetar med för närvarande. Dessa relaterade fält visar data från den relaterade tabellen. 5. Klicka på ::Företagsadress. 6. Välj Skapa etikett (om det inte redan är valt) och klicka sedan på OK. 7. Upprepa steg 3 6 för ::Stad och ::Land. 8. Flytta vid behov fälten och ändra storleken på dem så att all information i dem får plats. Fälten ska se ut så här: 9. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att återgå till bearbetningsläget. Klicka därefter på boken i statusverktygsfältet för att bläddra genom posterna och granska företagsadresserna från tabellen Företag i layouten Företagskonto info, som bygger på tabellen Medlemmar.

69 Övningsavsnitt 10 Skapa relationsdatabaser 69 Visa en lista över relaterade poster Relationer är dubbelriktade. Relationen du skapade mellan tabellerna Medlemmar och Företag visar data (företagsadresser) från tabellen Företag. Härnäst ska du använda samma relation för att visa data (medlemsnamn) från tabellen Medlemmar. Skapa en portal för att visa matchande poster Du kan lägga till en portal i en layout för att visa data från relaterade fält. 1. Välj layouten Företag i Layout-menyn. Innan du kan visa data från relaterade poster måste en relation ha definierats. Nu ska du använda relationen med tabellen Medlemmar som du definierade tidigare i denna övning, men relationen måste redigeras för att relaterade poster ska kunna skapas. 2. Välj Arkiv > Hantera > databas och klicka på fliken Relationer om den inte redan är aktiv. 3. Dubbelklicka på relationsoperatorn i relationsdiagrammet för att visa dialogrutan Redigera relation. 4. Längst ned i dialogrutan, under Medlemmar, väljer du Tillåt att poster skapas i den här tabellen via den här relationen. Det gör att du kan lägga till ett namn i medlemslistan. Markera den här kryssrutan 5. Klicka på OK och stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK igen. 6. Använd boken eller skjutreglaget i statusverktygsfältet för att flytta till den första företagsposten (Företaget ABC). 7. Klicka på Redigera layout. 8. Välj Portalverktyget i statusverktygsfältet och rita en ruta för namnlistan i layouten. 9. I dialogrutan Portalkonfiguration väljer du tabellen Medlemmar i Visa poster enligt relationen. 10. Markera Visa vertikal rullningslist. 11. Låt värdet för Inledande rad vara 1. Ändra värdet för Antal rader till Klicka på OK.

70 70 FileMaker Pro Introduktion Lägg till fälten i portalen 1. Markera fältet ::Förnamn i dialogrutan Lägg till fält i portal och flytta det till listan Inkluderade fält. 2. Markera och flytta fältet ::Efternamn. 3. Klicka på OK. 4. Använd Textverktyget i statusverktygsfältet, och skapa ledtexter ovanför ledtexterna Förnamn och Efternamn ovanför deras respektive fält i portalen. När du är klar ska portalen se ut så här. 5. Klicka på Spara layout och klicka därefter på Avsluta layout för att visa en lista över medlemmarna i varje företag. Klicka här om du vill lägga till en ny medlem från det här företaget Visar en lista över medlemmar från den relaterade tabellen 6. Testa den nya strukturen: lägg till namnet på en ny medlem i posten för Företaget ABC och växla sedan till layouten Ingångsdata och kontrollera om den visas som sista post. När du lade till den nya medlemmen, skapade relationen automatiskt en post för honom eller henne i tabellen Medlemmar. ABC Company fylls i automatiskt i det matchande fältet, eftersom namnet lades till i portalen i posten för ABC Company. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har lärt dig hur du använder och skapar enkla relationer. I den här introduktionen behandlas bara grunderna det finns många viktiga aspekter som måste beaktas när man konstruerar ett relationsdatabassystem. Läs kapitel 4 i FileMaker Pro Handbok och informationen om relationer i FileMaker Pro Hjälp innan du använder relationer i dina egna filer.

71 Övningsavsnitt 11 Dela och utbyta data Du kan dela data över ett nätverk med hjälp av FileMaker Pro, FileMaker Server eller via Internet med hjälp av Direkt webbpublicering. Du kan också dela data genom att importera det till FileMaker Pro-filer från andra program eller exportera dem från FileMaker Pro-filer till andra program. I den här övningen får du lära dig 1 hur du aktiverar nätverksdelning av FileMaker Pro-filer 1 hur du importerar data till en FileMaker Pro-fil Om att dela data Delning via FileMaker-nätverk Du kan dela FileMaker Pro-databaser i nätverket och på så sätt tillåta flera FileMaker Pro-användare att använda samma databasfil samtidigt. Om du behöver dela filer med fler än 9 användare samtidigt i ett nätverk, kan du använda FileMaker Server för att dela filer vilket ger bättre nätverksprestanda och tillåter upp till 250 användare att få samtidigt åtkomst till en fil. Direkt webbpublicering Du kan publicera FileMaker Pro-layouter som webbsidor, som tillåter alla med en webbläsare i intranätet (eller Internet) att använda dina FileMaker Pro-databaser. Importera och exportera data Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och exportera data. Du kan t.ex. importera data från en annan databas eller från ett kalkylbladsprogram. Du kan också exportera adressdata för att skapa personliga standardbrev med hjälp av ett ordbehandlingsprogram. När du importerar eller exporterar data, kopieras data till destinationsfilen och delas inte mellan programmen. Aktivera delning via FileMaker-nätverk Om din dator är ansluten till ett nätverk kan du och andra FileMaker Pro-användare arbeta med samma databasfil samtidigt. Viktigt! Enligt licensavtalet för FileMaker Pro måste du betala för en licens för varje separat dator som programmet FileMaker Pro installeras eller används på. Programlicensen får inte delas eller användas samtidigt på olika datorer. Den första person som öppnar en delad fil kallas för värd. De användare som öppnar en delad fil efter värden kallas klienter. Värden öppnar filen Klienter öppnar anslutningar till den delade filen

72 72 FileMaker Pro Introduktion När en delad fil öppnas har värden och klienterna tillgång till samma information och alla ändringar som görs i filen visas i alla användares fönster. Data, manus eller layouter som ändras av någon användare sparas i den delade filen. Den delade filen sparas på den disk där filen finns. Sorteringsordning, sökposter, fältordning för import och export och utskriftsformat är specifika för varje användare. Så här aktiverar du nätverksdelning i FileMaker: 1. Öppna ExempelKopia.fp7. Obs! För att kunna aktivera eller ändra en fils delningsstatus måste du öppna filen med ett konto som har behörigheten Hantera utökad behörighet. Information om konton, lösenord och behörighetsuppsättningar finns i övningsavsnitt Välj Arkiv > Dela > FileMaker-nätverk. 3. I dialogrutan Nätverksinställningar för FileMaker aktiverar du Nätverksdelning genom att klicka på På. Vid TCP/IP-adress visas systemets TCP/IP-adress. Klicka här när du vill aktivera nätverksdelning 4. Observera att ExempelKopia.fp7 är vald. 5. Välj Alla användare som Nätverkstillgång till fil. 6. Klicka på OK. Obs! Windows: Det kan hända att en säkerhetsvarning visas när du aktiverar nätverksdelning i FileMaker Pro. ExempelKopia är nu en värdfil i din dator. Du måste hålla denna fil öppen för att den ska vara tillgänglig för användare i ditt nätverk. Fjärröppna en fil En fil sägs vara en fjärrfil när den lagras på en dator i nätverket som inte är den dator du använder. När en värd öppnar en delad fil i FileMaker Pro, kan upp till nio användare öppna fjärrfilen som klienter. Så här fjärröppnar du en fil: 1. Välj Arkiv > Fjärröppna. Välj nivå av nätverksåtkomst för ExempelKopia.fp7

73 Övningsavsnitt 11 Dela och utbyta data För visning, välj Lokala värdar för att se en lista med värdar. Obs! Om din dator inte finns i ett nätverk eller om det inte finns några FileMaker Pro-filer som för närvarande är värdfiler, listas inga filer i dialogrutan Fjärröppna fil. Markera för att se en lista över värdar Skriv några bokstäver från filen du letar efter för att begränsa listan Välj den fil som du vill öppna Markera den dator som är värd för filen du vill öppna Eller skriv nätverkssökvägen till filen du vill öppna 3. Markera värden och sedan filen. 4. Klicka på Öppna. Beroende på hur fildelning är inställt i värddatorn, kan du behöva ange ett kontonamn, lösenord och domännamn (endast Windows) för att fjärröppna filen. 5. Stäng alla fjärrfiler som du eventuellt har öppnat. Om att utbyta data Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och exportera data. Du kan: 1 importera data i en befintlig FileMaker Pro-fil, antingen i en ny tabell eller i en befintlig tabell 1 dela data med och importera data från ODBC-datakällor 1 konvertera data från andra program till nya FileMaker Pro-filer 1 exportera data för användning i andra program. Spara och skicka data Du kan spara FileMaker Pro-data som ett Microsoft Excel-kalkylblad eller en PDF-fil, vilket gör att du kan ge dina data till användare som inte har FileMaker Pro. I FileMaker Pro kan du skicka Excel-kalkylbladet eller PDF-filen med e-post när du sparar dem. Du kan också skapa manus som sparar/skickar poster i Excel-eller PDF-format. FileMaker Pro kan skicka e-post till en eller flera mottagare. Du kan manuellt ange mottagare, meddelandeämne osv. och du kan använda värden från fält eller beräkningar. Du kan också skapa manus för att skicka e-post. Filformat som stöds för import och export De flesta program lagrar data i ett eget filformat, men de flesta kan också utbyta data med hjälp av mellanliggande format. FileMaker Pro kan t ex importera och/eller exportera filer till/från Microsoft Excel, tabb-separerad text (tab), komma-separerade värden (csv) och XML såväl som andra format.

74 74 FileMaker Pro Introduktion Om du vill utbyta data med ett annat program bör du kontrollera i dokumentationen till programmet om de filformat som programmet använder fungerar med både FileMaker Pro och det andra programmet. Obs! De flesta filformat stöder inte import och export av utformning, t ex typsnitt, storlek, stil eller färg. Om import av data Du kan importera data till en befintlig fil på flera sätt. Du kan: 1 lägga till nya poster i en befintlig tabell 1 skapa en ny tabell av importerade data 1 uppdatera befintliga poster i en befintlig tabell 1 uppdatera matchande poster i en befintlig tabell Viktigt! Vissa importmetoder som uppdaterar befintliga poster respektive matchande poster skriver över befintliga data under importprocessen och kan inte ångras. För att säkra dina data bör du alltid göra en säkerhetskopia av filen innan du importerar och uppdaterar posterna. Välj Arkiv > Spara en kopia. Filen du importerar poster från är källan. Filen du importerar poster till är målet. Importera data till exempelfilen 1. I ExempelKopia.fp7 väljer du Ingångsdata på snabbmenyn Layout om det alternativet inte redan visas. 2. Välj Arkiv-menyn> Importera poster> Fil. 3. För Filformat (Windows) eller Visa (Mac OS) väljer du Alla filer (Windows) eller Alla tillgängliga (Mac OS). Välj därefter MinFil.fp7 i mappen Introduktion. MyFile.fp7 är den fil du skapade i övning 4. Detta är källfilen. 4. Klicka på Öppna. Dialogrutan Fältordning för import öppnas. 5. Som Mål väljer du Aktuell tabell ( Medlemmar ). 6. Som Importåtgärd väljer du Lägg till nya poster. 7. Kontrollera att fältet Förnamn under Källfält är på samma rad som fältet Förnamn under Målfält. Du kan flytta målfält uppåt och nedåt i listan med hjälp av skjutreglaget. Placera pekaren över dubbelpilen för att aktivera skjutreglaget. 8. Upprepa steg 7 för Efternamn. 9. Kontrollera att en visas mellan både Förnamn-fälten och Efternamn-fälten. Om du inte ser en mellan matchande fält klickar du på för att ändra inställningen. De återstående fälten bör ha mellan sig. Data i dessa fält importeras inte till målfilen.

75 Övningsavsnitt 11 Dela och utbyta data 75 Källfil att importera från Pilarna visar att data kommer att importeras till fälten till höger Målfil att importera till Fält i källfilen Fält i målfilen Importmetod 10. Klicka på Importera. 11. Klicka på Importera i dialogrutan Importtillval. 12. Granska informationen i dialogrutan Importera sammanfattning och klicka sedan på OK. Poster i MinFil.fp7 som innehåller förnamns- och efternamnsinformation har lagts till till i ExempelKopia.fp7. Den aktuella, hittade uppsättningen innehåller nyligen importerade poster. Bläddra genom de nya posterna för att verifiera importerade data. Klicka på Visa alla i statusverktygsfältet för att visa alla poster i filen. 13. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har lärt dig hur du aktiverar fildelning med hjälp av FileMaker Pro och hur du importerar data till en FileMaker Pro-fil. Läs mer om hur du delar och importerar data i FileMaker Pro i FileMaker Pro Handbok och FileMaker Pro Hjälp. Mer information om hur du publicerar databaser på webben finns i FileMaker Handbok för Direkt webbpublicering.

76 76 FileMaker Pro Introduktion

77 Övningsavsnitt 12 Skydda data i FileMaker Pro Även om ditt operativsystem innehåller funktioner för filsäkerhet, bör du använda File Maker Pro-konton och -behörigheter för att skydda dina data. I FileMaker Pro begränsar du vilka användare som kan komma åt en fil när du skyddar filer genom att definiera konton och lösenord. Kontonamnet och lösenordet bestämmer vilka behörighetsuppsättningar som används. Behörighetsuppsättningarna begränsar vad användaren kan göra i en fil. I den här övningen får du lära dig 1 Hur konton, lösenord och behörighetsuppsättningar fungerar ihop för att skydda dina data 1 Hur man skapar konton, lösenord och behörighetsuppsättningar Skapa ett konto och ett lösenord Om konton Med konton autentiseras användare som försöker öppna skyddade filer. För varje konto anges ett kontonamn och vanligen ett lösenord. Konton kan ställas in för enskilda användare, eller också kan du skapa konton som delas av grupper, t ex ett Marknadsföringskonto. Delade konton är användbara när du inte vill ha så många konton att underhålla och du inte behöver kunna hantera varje persons åtkomst av databasfilen. Det är emellertid säkrare att skapa många konton än att ha flera användare som delar ett konto. Lösenord är skiftlägeskänsliga, men det är inte kontonamn. När du skapar en databas, skapas två fördefinierade konton (Admin och Gäst) och tre fördefinierade behörighetsuppsättningar blir tillgängliga (Full åtkomst, Endast datainmatning och Skrivskyddad åtkomst). Kontot Admin tilldelas inte något lösenord och tilldelas behörighetsuppsättningen Full åtkomst, som ger åtkomst till allt i en fil. Gästkontot tillåter användare att öppna en fil utan att ange ett kontonamn, tilldelas inte något lösenord och tilldelas skrivskyddad åtkomst. Fördefinier ade konton Anpassa konton Lösenord och behörigheter för fördefinierade konton kan ändras. Så här skapar du ett konto och ett lösenord: 1. Öppna ExempelKopia.fp7. 2. Välj Arkiv > Hantera > konton och behörighet. 3. På fliken Konton klickar du på Nytt. 4. Som Kontot autentiseras vis väljer du FileMaker.

78 78 FileMaker Pro Introduktion 5. Skriv Le Nguyen som Kontonamn. 6. Som Lösenord skriver du lnguyen. Obs! Av säkerhetsskäl visas aldrig lösenordstexten i FileMaker Pro. Anteckna alltid de lösenord du anger när du ställer in konton och ge sedan lösenorden till berörda användare. Förvara lösenord på ett säkert ställe om de skulle råka glömmas bort, och så att de inte kan stjälas. 7. Välj Användaren måste ändra lösenordet vid nästa inloggning. Om ett konto delas av flera användare bör du i de flesta fall inte välja att användarna ska ändra lösenordet vid första inloggningen. I stället bör du ange ett lösenord och ge det till de användare som behöver det. Behörighetsuppsättningen för ett delat konto bör inte heller tillåta ändringar av lösenordet, eftersom en användare i så fall skulle kunna ändra lösenordet och utestänga alla andra användare som delar kontot. 8. Som Kontostatus väljer du Aktivt. 9. Som Behörighetsuppsättning väljer du [Skrivskyddad åtkomst]. 10. Som Beskrivning skriver du Kundtjänstagent. Ange inställningar för detta konto 11. Klicka på OK. Du ser det nya kontot listat med standardkontona Gäst och Admin. 12. Klicka på OK. En varning visas som informerar dig om att Admin-kontot i exempelfilen inte är lösenordsskyddat. Du måste godkänna denna inställning innan FileMaker Pro låter dig fortsätta. 13. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas. 14. Skriv Admin som Konto med full åtkomst, lämna Lösenord tomt och klicka sedan på OK. Obs! Av säkerhetsskäl ska du alltid lösenordsskydda Admin-kontot i de filer du skapar.

79 Övningsavsnitt 12 Skydda data i FileMaker Pro 79 Skapa en behörighetsuppsättning Om behörighetsuppsättningar Behörighet anger en viss behörighetsnivå till en databasfil. FileMaker Pro tillåter dessutom utökade behörighetsuppsättningar, vilka bestämmer delningstillval för filer. Fördefinierade behörighetsuppsättningar Varje ny databasfil innehåller tre fördefinierade behörighetsuppsättningar. 1 Full åtkomst tillåter visning och ändring av allt i en fil 1 Endast datainmatning tillåter endast visning och inmatning av data 1 Skrivskyddad åtkomst tillåter visning men inte ändring av data I varje databas måste det finnas minst ett konto med behörighetsuppsättningen Full åtkomst. Av säkerhetsskäl måste detta konto ha ett lösenord. Du kan inte ändra eller ta bort fördefinierade behörighetsuppsättningar förutom att aktivera eller inaktivera deras utökade behörighetsuppsättningar, men du kan duplicera fördefinierade behörighetsuppsättningar och ändra kopian så att den kan användas på ett annat sätt. Fördefinierade behörighetsuppsättningar Anpassade behörighetsuppsättningar Medan fördefinierade behörighetsuppsättningar i FileMaker Pro erbjuder vanliga typer av dataåtkomst, kan skapandet av unika behörighetsuppsättningar låta dig begränsa åtkomsten till specifika aspekter av en databas, t ex vilka layouter som kan visas, vilka menyer som är tillgängliga och huruvida utskrift är tillåten. Utökade behörighetsuppsättningar Utökade behörighetsuppsättningar anger vilka datadelningstillval som tillåts med en behörighetsuppsättning, exempelvis om en behörighetsuppsättning tillåter att användarna öppnar en delad fil eller visar en databas i en webbläsare. Skapa en anpassad behörighetsuppsättning Anta att ditt företag är beroende av tillfälliga anställningar under vissa tider på året. Denna personal behöver ha tillgång till dina data, men du vill förhindra att tillfälligt anställda skriver ut eller exporterar information i din databas. Du kan skapa en särskild behörighetsuppsättning för tillfällig personal som inte tillåter utskrift eller export av data. 1. Välj Arkiv > Hantera > konton och behörighet. 2. Klicka på fliken Behörighetsuppsättningar. 3. Markera behörighetsuppsättningen [Endast datainmatning] och klicka sedan på Duplicera. Endast datainmatning kopia markeras.

80 80 FileMaker Pro Introduktion 4. Klicka på Redigera. 5. Som namn på behörighetsuppsättning skriver du Temporär personal. 6. Som beskrivning skriver du Ingen utskrift eller export för Temporär personal. 7. Avmarkera Tillåt utskrift och Tillåt export. Avmarkera Tillåt utskrift och Tillåt export Obs! Eftersom du konfigurerade exempelfilen för delning i nätverk i lektion 11 är alternativet för utökad behörighet i FileMaker Network aktiverat i dialogrutan Behörighetsuppsättning. 8. Klicka på OK. Visstidsanställda visas i listan med behörighetsuppsättningar. Denna behörighetsuppsättning kan användas av ett eller flera konton. 9. Klicka på OK. Utökade behörighetsinställningar visas här 10. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas. Skriv Admin som Konto med full åtkomst, lämna Lösenord tomt och klicka sedan på OK. 11. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du alla öppna filer genom att avsluta FileMaker Pro. Mer information finns i Du har lärt dig hur du skapar konton och lösenord och tilldelar dem behörighetsuppsättningar. Du har också lärt dig hur du skapar anpassade behörighetsuppsättningar och hur de kan användas av särskilda affärsanledningar. Läs mer om hur konton, lösenord och behörighetsuppsättningar kan skydda dina databaser i Handboken för FileMaker Pro och FileMaker Pro Hjälp.

81 Övningsavsnitt 13 Säkerhetskopiera dina data Strömavbrott, hårddiskproblem och andra oväntade datorproblem kan drabba vem som helst när som helst. För att slippa förlora data bör du regelbundet säkerhetskopiera alla viktiga dokument på din dator, inklusive dina databaser. I den här övningen får du lära dig 1 hur och när du bör säkerhetskopiera databaser 1 var du hittar information om andra metoder att skydda dina filer Säkerhetskopiera databaser Du kan säkerhetskopiera en fil på många olika sätt. Detta är ett sätt. 1. Kontrollera databasens storlek: Windows: Högerklicka på filens ikon och välj Egenskaper. Mac OS: Klicka på filens ikon och välj Arkiv > Visa info. 2. Leta upp en disk eller volym som har tillräckligt mycket ledigt utrymme för en kopia av databasen. 3. Öppna databasen som du vill säkerhetskopiera. 4. Välj Arkiv > Spara en kopia. Använd det förvalda filnamnet för kopian eller ändra det Välj en disk och en mapp där du vill spara din kopia Spara en kopia av filen 5. Klicka på Spara. Viktigt! Nästa gång bör du spara säkerhetskopian på en annan disk eller volym. Ersätt aldrig den enda eller senaste kopian av filen när du sparar en säkerhetskopia. Du bör alltid ha flera olika säkerhetskopior.