Välkommen till FAKTURAN

Transkript

1 Välkommen till FAKTURAN FAKTURERING Programbeteckning: P05 v1 Levererat av Hav & Granit AB Info HANTVERKAREN Sidan 1 av 9

2 GENERELL INFORMATION om applikationer i GOTTLIV - serien Programmet är en databasapplikation (fortsättningsvis används uttrycket applikation) som du förhoppningsvis kommer att ha mycket nytta av. Den är gjord i FileMaker Pro och fungerar i Windowsmiljö utan hjälp av ytterligare programvara. Sättet att använda applikationen är dock i stort sett densamma som i FileMaker Pro och även andra Windowsprogram som Word och Excel. Vill du lära dig mer om FileMaker Pro kan du gå in på FileMaker Kunskapscenter. FileMaker Pro: Liksom på andra dataprogram/applikationer finns en MENY överst på skärmen. Där finns de funktioner och kommandon du behöver för att jobba med applikationen. Dess utom finns, till vänster och längst ner på skärmen, NAVIGATIONSFÄLT som bl.a. hjälper dig att flytta mellan olika Poster /Layouter etc. Förutom standardfunktionerna Meny och Navigationsfält finns också en för varje applikation en specialkonstruerad KONTROLLPANEL med ett antal KNAPPAR att klicka på och som utför olika kommandon eller serier av kommandon s.k. manus. MENY KONTROLL PANEL NAVIGA- TIONS- FÄLT En databas: Applikationen är en databas och det finns 2 begrepp som är viktiga - POST och FÄLT. Ett fält är en enskild "ruta" med information som kan bestå av t.ex. text, datum eller en bild. En post är en samling fält som hör ihop. I t.ex. ett Adressregister är varje Person en POST där fälten bl.a. är Namn, Adress och Telefonnummer. OBS! När du använder TAB flyttar markören till ett nytt fält. För att Tabulera inne i ett textfält använd Ctrl TAB VIKTIGT! Vissa fält är av Kom-i-håg-typ dvs. fältet kommer ihåg vad som skrivits i detta fält i andra poster. Då kommer dessa alternativ på en nedrullad lista där du klickar på alternativet du önskar. Finns inte det du önskar klickar du ytterligare en gång för att skriva in ett nytt alternativ. Om du skriver något för första gången så kommer en dialogruta upp och du klickar OK. Användning: Applikationen får inte kopieras annat än för eget bruk, vidaresäljas eller ges bort utan tillstånd från Hav & Granit AB. All programvara används på egen risk. Hav & Granit AB kan inte hållas som skadeståndsansvarig om fel inträffar, vare sig felet är direkt eller indirekt Info HANTVERKAREN Sidan 2 av 9

3 INSTALLATION Du får applikationen levererad antingen på en CD där det ligger en mapp med samtliga filer eller så laddar du ner den direkt från Internet. Då ligger mappen i en komprimerad fil (zip eller rar). Denna fil behöver packas upp men kopiera först filen till önskad plats i Mina Dokument. Högerklicka på filen och använd kommandot PACKA UPP HÄR (Extract Files Here). Får du applikationen på CD markerar du mappen och drar den över den till Mina Dokument där du släpper den på önskad plats. Öppna mappen och dubbelklicka på instruktionerna _LÄS mig först_namn. Dubbelklicka därefter på själva program filen _namn så öppnar sig applikationen. TIPS: Högerklicka och drag Program-filen ut på skrivbordet >SKAPA GENVÄG När applikationen öppnar sig kan en dialogruta visas. Fyll i Användarnamnet admin. Krävs du på lösenord skall du lämna det tomt. (se nedan ang. LÖSENORD) Info HANTVERKAREN Sidan 3 av 9

4 MENY Menyn ser likadan ut på alla applikationer och har det mesta gemensamt med andra Windowsprogram. MANUS, VERKTYG och HJÄLP har dock en begränsad funktion i applikationen. MENY >ARKIV Här finns kommandon som "Ändra lösenord", "Utskriftsformat", "Skriv ut", Spara en kopia och "Avsluta. VIKTIGT! LÖSENORD Applikationerna levereras utan lösenord. Om det kommer dialogruta som kräver lösenord ska du fylla i admin på Kontonamn men lämna lösenord tomt. KONTONAMN: admin LÖSENORD: (tomt) Vill du ha ett lösenord tag MENY >ARKIV >ÄNDRA LÖSENORD. Då kommer en dialogruta där du ska fylla i GAMMALT LÖSENORD (tomt) en gång och ett NYTT LÖSENORD 2 gånger. Vill du sedan ändra lösenord i framtiden gör du på samma sätt förutom att du verkligen fyller i det gamla lösenordet. När du tar MENY >ARKIV >SKRIV UT får du möjlighet att välja mellan att skriva ut ALLA POSTER SOM BEARBETATS eller AKTUELL POST (den du har markerat med pekaren) Det är givetvis viktigt att göra säkerhetsuppdateringar på de data man jobbar med. Beroende på hur ofta du ändrar, lägger till eller tar bort uppgifter får du själv avgöra frekvensen. Gör så här: Skapa en ny mapp som du kan kalla Säkerhetskopior. När du befinner dig i den applikation du vill backa upp går du till MENY >ARKIV >SPARA EN KOPIA. Du får då ett namnförslag t.ex. Att Göra Kopia.USR. Ett tips är att ändra namnet så att datum kommer med t.ex Att Göra Kopia USR för att du skall ha koll på när säkerhetskopian gjordes. Använd nedrullningslisten SPARA i för att styra den kopierade filen till din nya mapp för Säkerhetskopior. Filen som skapas är s.k. USR-fil. Du kan inte öppna dem utan att ha en fullständig version av FileMaker. Du kontaktar din leverantör eller någon annan som har den fullständiga programvaran FileMaker och kan hjälpa dig att återställa dina data. VIKTIGT! Om du har en integrerad applikation, dvs flera databaser som är ihopkopplade, måste du göra en kopia för varje delapplikation Sidan 4 av 9

5 MENY >REDIGERA Här kan du "Kopiera" t.ex. texten i ett fält att Klistar in i ett annat. "Sök/Ersätt" ger möjlighet att söka de poster som innehåller ett visst ord i ett fält. Du kan även ersätta samtliga förekomster av detta ord. www. MENY >FÖNSTER Även FÖNSTER hanteringen är den samma som i andra Windowsprogram. MENY >VISA Här bestämmer du vad som skall synas på skärmen. "Bearbetningsläge" är det läge du har vid start och där du kan arbeta med data i en fil. I "Sökläge" kan du söka efter vissa poster som matchar en uppsättning sökvillkor. Du kan sedan arbeta med enbart dessa poster, vilka kallas för hittade poster. När du har hittat en grupp med poster återgår FileMaker Pro till bearbetningsläge så att du kan börja arbeta med dem. För Layoutläge krävs en fullständig version av FileMaker Pro. Väljer du "Granskningsläge" (motsvarar Förhandsgranska) ser du hur data i formulär och rapporter ser ut i utskrift. Granskningsläget är särskilt användbart för att visa layouter som har flera kolumner (exempelvis adressetiketter) och rapporter med statistik. OBS! Statistiska beräkningar syns enbart i Granskningsläge. Väljer du MENY >VISA >VERKTYGSFÄLT och markerar Standard får du en rad med symboler som är genvägar att utföra de kommandon du har i MENYN Sidan 5 av 9

6 NAVIGATIONSFÄLT www. Längst ner i vänstra hörnet kan du ändra skärmstorlek (knappar till vänster) och visningsläge (rullmeny höger). Knappen i mitten Visar/Tar bort visning av NAVIGATIONSFÄLTET som dyker upp lodrätt till vänster. Här kan du # växla mellan olika visningslägen # växla mellan layouter # bläddra mellan poster Där får du också information om postens nummer och antalet poster total och, om sökning är gjord, antalet poster som är aktuella för bearbetning. MENY >POSTER Databaser samlar data i Poster. Här kan du skapa Ny post, Radera eller Duplicera redan existerande poster. OBS! Då man raderat en post kan man INTE ångra. Här finns möjlighet till "Sök vidare" om du vid Visa >Sök fått för många poster och vill snäva in sökandet ytterligare. Du kan också välja att visa "Uteslutna" poster dvs du döljer de poster du sökt och visar resten. SORTERA är ett annat viktigt kommando som ger möjlighet att visa posterna i olika sorteringsordning.. MENY >SÄTT IN Här kan du t.ex. sätta in bilder om sådana fält finns i applikationen. Datum (dagens), klockslag (nu) sätts också in med ett enkelt kommando. MENY >UTFORMA Precis som i andra dataprogram kan man formatera text och siffror avseende på typsnitt, storlek etc Sidan 6 av 9

7 KONTROLLPANELEN (kan förekomma i lodrät variant) www. Kontrollpanelen är ett område med KNAPPAR som har det gemensamt att när man klickar på dem utförs ett kommando eller en serie kommandon s.k. MANUS. Vissa av dessa saker kan du utföra via MENY och NAVIGATIONSFÄLT men det kan vara enklare via KONTROLLPANELEN. T.ex. förflyttar du dig till en annan layout där de data du jobbar med visas på ett annorlunda sätt, du skriver ut data sorterade på ett visst sätt eller att du förflyttar dig till en annan post. När du placerar Pekaren över en knapp får du ofta ett tips om vad som sker om du klickar på den. KNAPPAR beskrivs under respektive applikation. Knapparna i Kontrollpanelen varierar beroende på vilken applikation de finns i. Alla Kontrollpaneler ha dock de vänstra (grön, gul och pilar) knapparna gemensamt. PILARNA förflyttar dig till FÖREGÅENDE / NÄSTA post samt FÖRSTA / SISTA post VISA ALLA (grön) visar alla poster som finns och används efter sökning. OM (gul) ger information om utvecklare och leverantör samt kontaktdata för dessa.. I flera applikationer kan man titta på data på olika sätt t.ex. som en LISTA med en sammanfattning av varje post eller som DETALJER där du ser all information om en post. Varje sådan vy benämns LAYOUT. Om bara delar av skärmen kan växlas mellan olika typer av information används FLIKAR Sidan 7 av 9

8 SPECIFIK INFORMATION om FAKTURAN (P06v1) en applikation för fakturering www. FAKTURAN hjälper dig att på ett enkelt sätt # skriva kvittenser och fakturor med firmaadress/logo som passar fönsterkuvert FAKTURAN är det enklaste programmet i GOTTLIV serien. Dess enda fuktion är att skriva underlätta faktureringen och därtill hörande göromål så som Påminnelser, Knittenser och Följesedlar. FAKTURAN När du fått mappen på plats i Mina Dokument och klickar på programikonen (se Generell Information) så möts du först av lite info om programmet men efter några sekunder (alt. Tryck ENTER) så kommer skärmbilden nedan. Denna sida är startsida och dä utför du en stor del av arbetet. Förutom Meny och Navigationsfält finns här en specialanpassad KONTROLLPANEL för att ta fram sortera och göra förflyttningar mellan olika layouter och poster. En av knapparna SORTERAR dina fakturor i Fakturanummerordning. De färgade KNAPPARNA finns beskrivna i Generell information. När du skall registrera en ny FAKTURA tar du MENY >POSTER >NY POST då kommer en tom faktura. Först kommer en nedrullad lista där du får vaälja om detta är en FAKTURA, PÅMINNELSE, KVITTENS ELLER FÖLJESEDEL (OBS! du kan ändra denna lista själv v.b.). FAKTURANUMMER får du själv fylla i och skall överensstämma med fdin försäljningsjournal. Du får förslag på FAKTURADATUM och FÖRFALLODATUM. Du kan dock ändra dessa om du vill. (Båda är satta till dagens datum) Nu fyller du i själva debiteringsunderlaget dvs en specifikation av arbetet som skall utföras. ARBETSSPECIFIKATIONEN är av Kom-i-håg-typ. Nu återstår att fylla i styckepriset exkl. moms samt momssatsen. Är det debitering per tidsenhet så fyller du i t.ex. antalet timmar (OBS 1 tim 30 min skrivs här som 1,5) i rutan ANTAL och timpriset i rutan Á PRIS EXKL. MOMS. Är det fast pris fyller du i antalet. Du kan registrera upp till 12 olika arbetsspecifikationer per registrering. Automatiskt får man uppgifter om moms och summeringar Anpassa utseendet till ditt företag. Om du så önskar kan du anpassa Faktura/Kvittens så det innehåller ditt företags kontaktdata och logotyp. Vid leverans finns DIN LOGO logotype uppe i högra hörnet samt ett låtsasföretag i fakturans sidfot. Klicka med pekaren på Din Logo och tryck på DELETE. Vill du ha en logotyp behöver du en bild (t.ex png eller jpeg). Gå till MENY >SÄTT IN >BILD. Leta dig fram till den bild/logo du valt och klicka OK. Längst ned på sidan finns kontaktdata. Där ändrar du till ditt företags kontaktdata. Är det någon uppgift du inte vill ha med så lämna tomt. Du behöver bara göra detta en gång. Uppgifterna kommer att synas i samtliga fakturor och kvittenser som du producerar. OBS! Om du har förtryckt brevpapper raderar du ALLA uppgifter och logotyp så blir fakturan neutral. För att skriva ut en Faktura/Kvittens gå till MENY >ARKIV >SKRIV UT i dialogrutan väljer du AKTUELL POST. Om du först vill se utskriften gå till MENY >VISA >GRANSKA Sidan 8 av 9

9 Det finns inget lösenord vid leverans. Som i alla Gottlivs applikationer kan du ändra på detta. KONTONAMN: admin LÖSENORD: (tomt) Se Generell Information för att Skapa/Ändra lösenord Sidan 9 av 9