TPI Workshop.

Transkript

1 TPI Workshop

2 Inledning Detta material syftar till att guida dig som facilitator genom en TPI workshop. I materialet beskrivs de aktiviteter som bör vidtas före, under och efter genomförandet av workshopen. Förhoppningen är därigenom att detta material skall vara ett stöd för dig som leder eller faciliterar workshopen. I de fall då teamet eller arbetsgruppen i sin helhet ansvarar för genomförandet och då ingen formell facilitator närvarar kan materialet med fördel användas av samtliga teammedlemmar. På sida 3 i detta material beskrivs ett antal förberedelser som du som facilitator bör ta dig an inför workshopen. Därefter beskrivs hur du genomför behovskartläggningen Team Pro Inventory inför insatsen. Sidorna 6-9 innehåller utförligare stegvis beskrivningar av genomförandet av själva workshopen. Bildspelet TPI workshop De instruktioner som presenteras i detta material är kopplat till bildspelet TPI Workshop, som kan laddas ner från Bildspelet syftar till att vara ett stöd i genomförandet av workshopen genom att steg för steg ge teamet eller arbetsgruppen instruktioner om vad som skall göras eller vilka frågor som skall diskuteras. De aktiviteter som beskrivs i avsnittet Genomförandet av TPI workshop på s 6-9 i detta dokument är länkade till bildspelets olika bilder. Instruktionerna i avsnittet är markerade med en kugghjulssymbol innehållande en siffra. Motsvarande symbol och siffra återfinns i vänstra hörnet på en eller flera bilder i bildspelet (se bild nedan). Därigenom får du som facilitator fördjupande och förtydligande information om de aktiviteter som respektive bild i bildspelet avser. 2

3 Förberedelser Observera att detta material endast utgör ett förslag på hur workshopen kan utformas och att det inte på något sätt är tvingande utifrån detta material. Det står också dig fritt att göra ändringar i bildspelet efter egna önskemål. Vi önskar dock att inget redigerat material sprids från dig som facilitator. Planera workshopen TPI workshop utgår från en inledande behovsinventering med Team Pro Inventory (TPI). Därmed styrs innehållet till stor del av vilka och hur många utvecklingsormåden som framkommer av inventeringen. Hur mycket tid workshopen tar i anspråk kan därför variera. Rekommendationen är dock att inleda med en kortare workshop om 2-4 timmar och att genomföra ytterligare en workshop om det efter den första kvarstår utvecklingsområden som inte diskuterats. Planera in workshopen med god framförhållning för att hinna informera deltagarna och för att hinna genomföra behovskartläggningen med TPI. Informera deltagare Av informationen till deltagarna bör det framgå: - Vad workshopen syftar till och när den kommer att genomföras. - Att TPI kommer att genomföras, och vad TPI är och syftar till - Att deltagarna kommer att få mer information om TPI i samband med genomförandet. - Vilka datum och tider som gäller för genomförandet av TPI. Informationen kan förslagsvis formuleras enligt följande: Den XX/XX mellan kl. XX och XX kommer vi att genomföra en workshop i syfte att diskutera hur vi samarbetar och interagerar i vårt team/vår arbetsgrupp/vår ledningsgrupp. För att få en utgångspunkt och struktur för workshopen vill jag att vi inför workshopen genomför en så kallad behovskartläggning med enkäten TPI. I denna får ni alla svara på ett antal påståenden och frågor om hur vårt team fungerar och hur vi interagerar. Detta syftar till att skapa en överblick över vilka områden ni anser fungerar bra respektive mindre bra i gruppen. Era svar på TPI kommer att ligga till grund för vad vi diskuterar under workshopen. TPI kommer att genomföras via webben och ni kommer att få länkar mailade till er den XX/XX och jag änskar att ni genomför TPI innan den XX/XX. I samband med utskicket kommer ni att få mer information om TPI. 3

4 Bekanta dig med detta material Detta material syftar till att ge dig som facilitator av workshopen en struktur för och ett stöd i genomförandet. Det är därför rekommenderat att du ägnar tid åt att bekanta dig med såväl instruktionerna i detta material som det bildspel som hör till materialet. Bildspelet är kostnadsfritt och kan laddas ner från Om du önksar fördjupning avseende den teori och den forskning som Team Pro-konceptet baseras på så rekommenderas boken To team or not to team av Stefan Söderfjäll. Boken kan beställas från Bekanta dig med Team Pro Inventory Inför workshopen genomför deltagarna TPI (se sida 5). Det kan dock vara av värde för dig som facilitator att redan i förberedelsefasen bekanta dig med TPI och hur TPI används i workshopen tillsammans med detta material. En rekommendation är att ladda ner en exempelrapport från att ha tillhands i samband med att du går igenom detta material. På första sidan i rapporten hittar du lite utförligare information om TPI och vad TPI används till. Förbered material För att genomföra TPI workshop krävs följande material: - Bildspelet TPI workshop (som du hittar på - Whiteboard eller blädderblock - TPI resultatrapport - Pennor och anteckningsblock - Dokumentet TPI Styrkor (se bilaga 1) - Dokumentet TPI Aktivitetsmall för planerade aktiviteter (se bilaga 2) 4

5 Behovskartläggning med Team Pro Inventory Registrera ett användarkonto Eftersom TPI workshop utgår från Team Pro Inventory (TPI) behöver du som facilitator först skapa ett konto för administration av TPI. Detta gör du på Du skapar ett konto genom att fylla i formuläret som du hittar under rubriken Använd TPI. Informera deltagare Så snart du erhållit dina användaruppgifter kan du administrera TPI. Innan du skickar ut kartläggningsenkäten bör du dock informera deltagarna om att detta kommer att ske. Av informationen bör det framgå att deras svar ligger till grund för workshopen och när du önskar att de skall ha besvarat TPI. Exempel: Som planerat kommer vi att genomföra en workshop fredagen den 12 februari, där vi diskuterar hur vi i vårt team samarbetar och fungerar. Denna workshop kommer att utgå från era synpunkter på hur saker och ting fungerar hos oss. Jag skulle därför vilja att ni besvarar en enkät om vårt team. Det vore önskvärt om ni kunde göra detta senast den 7 februari. Administrera TPI TPI administreras via webbportalen e-psychology. Du loggar in med de uppgifter du erhöll när du registrerade ditt användarkonto. Du når webportalen från Om du behöver utförligare instruktioner om hur du använder portalen så hittar du dessa i dokumentet TPI-webbhandledning på Hämta TPI resultatrapport Så snart samtliga deltagare har besvarat TPI kan du hämta resultatrapporten i portalen. Logga in i portalen och klicka på din arbetsgrupp. Rapporten skapar du genom att klicka på Skapa rapport. Analysera resultaten Inför workshopen bör du själva göra en analys av deltagarnas svar på TPI. Läs därför noga igenom TPI-rapporten och fundera över vilka primära styrkor och utvecklingsområden som du anser att teamet/arbetsgruppen har. 5

6 Genomförandet av TPI workshop Team Pro Inventory Börja med att förklara att workshopen kommer att genomföras med utgångspunkt i den behovsinventering med TPI som genomfördes inför workshopen. Låt det framgå att: - Team Pro är ett koncept som utgår ifrån en specifik modell för hur team och arbetsgrupper fungerar, vilken kommer att presenteras kort. - De påståenden som ingick i behovsinventeringen avser ett antal specifika delar i denna modell. - Alla kommer att få ta del av en rapport med en sammanställning av hur deltagarna har besvarat dessa påståenden. - Workshopen kommer att utgå från deltagarnas svar. Inledning Beskriv kort syftet och målet med workshopen. Inled med syftesbeskrivningen och förklara att denna typ av insatser syftar till att öka såväl effektiviteten som trivseln i teamet/arbetsgruppen genom att diskutera igenom olika utvecklingsområden och försöka komma fram till vad man kan göra för att förbättra dessa områden. Knyt därefter detta till målformuleringen och förklara att resultatet av workshopen kommer att bli en plan för vad deltagarna skall göra framöver för att samarbeta med varandra på ett bättre sätt. Agenda Gå kort igenom agendan så att medarbetarna blir medvetna om workshopens upplägg. Nämn kort att: - Ni kommer att gå igenom "spelregler" för att säkerställa att workshopen sker i ett bra klimat där alla får möjlighet att komma till tals. - Den teoretiska modell som behovsinventeringen avsåg kommer att presenteras för att skapa en grund för det som diskuteras under workshopen. - Resultaten av behovsinventeringen med TPI därefter kommer att presenteras - De olika teoretiska delområdena som behovsinventeringen avsåg kommer att bearbetas ett i taget utifrån resultaten av behovsinventeringen. - En handlingsplan kommer att upprättas utifrån diskussionerna och arbetet med de olika delområdena. - Workshopen kommer att utvärderas utifrån hur väl den har fyllt sitt syfte och mål. 6

7 Spelregler Förklara att ett antal förhållningsregler kommer att gälla under workshopen. Gå därefter igenom dessa en efter en. Fråga också deltagarna om de önskar att ytterligare några "spelregler" behövs eller är lämpliga. Om så, skriv upp dessa på whiteboarden. IPO-modellen Presentera IPO-modellen. Om du önskar en utförligare beskrivning av modellen så rekommenderas boken "To team or not to team" av Stefan Söderfjäll. Du hittar den på Förklara att det finns ett antal olika modeller och teorier om team och hur team fungerar men att dagens workshop samt den föregående behovskartläggningen har utgått från just den här modellen som kallas IPO. Förklara att hur väl team presterar (Output) är beroende av vilka förutsättningar dom har att prestera (Inputs) såväl som vad teamet gör och hur dom interagerar med varandra (Processer). Förklara att Inputs exempelvis inrymmer vilka teamets medlemmar är, vilka arbetsuppgifter teamet har, och hur organisationen där teamet verkar är utformat. Undersstryk att detta i regel inte är något som team medlemmarna kan påverka. Betona också att teamprocesser däremot ligger helt och hållet inom teamets egen kontroll och att detta är något som teamet i alldra högsta grad kan påverka. Förklara att det därför är just teamprocesser som workshopen handlar om. Växla därefter till nästa bild. Teamprocesser Betona återigen att det är just processerna som workshopen avser och att det är processerna som behovsinventeringen avsåg. Ge en utfärligare beskrivning av de tre olika processerna. Förklara att Övergångsprocesser handlar om hur teamet/arbetsgruppen går tillväga för att sätta mål, planera sitt arbete och att utvärdera tidigare arbetsinsatser. Ge förslagsvis följande exempel på vad Övergångsprocesser innebär: - Att teamet/arbetsgruppen formulerar tydliga mål för sitt arbete. - Att teamet/arbetsgruppen analyserar vad dom gjort bra eller mindre bra i sitt arbete. Färklara att Aktionsprocesser handlar om hur teamet/arbetsgruppen agerar och samarbetar under tiden de genomför sina arbetsuppgifter. Ge förslagsvis fäljande exempel: - Att teamets medlemmar kommunicerar på ett effektivt sätt medan de arbetar. - Att teamets medlemmar ger varandra råd och feedback i arbetet. Förklara att Interpersonella processer handlar om vad teamet/arbetsgruppen gör för att skapa eller bibehålla en god stämning och trivsel. Ge förslagsvis följande exempel: - Att teamets medlemmar är öppna för varandras åsikter. - Att teamets medlemmar visar varandra omtanke och hänsyn. 7

8 Behovsinventering TPI Förklara att de svar som deltagarna lämnat i behovsinventeringen finns sammanställda i TPIrapporten. Berätta igen att svaren avser de 3 olika delprocesserna. Visa upp en rapport och förklara att första sidan innehåller lite beskrivande information. Visa därefter upp sammanfattningssidan och förklara att sidan ger en övergripande bild av deltagarnas samlade svar genom att visa hur stor andel av deltagarnas svar inom respektive delområde som var "ja", "nej" respektive "kan ej/vill ej bedöma". Förklara också att RT-indikatorn visar hur många av svaren som totalt sett varit "Ja" på samtliga påståenden i hela bedömningsenkäten. Förklara att det är önskvärt med så många ja-svar som möjligt och att RT-indikatorn indikerar i hur stor grad teamet/ arbetsgruppen uppfyller kriterierna för att betraktas som ett reellt team med goda förutsättningar att prestera väl. Visa därefter resterande sidor och förklara att varje sida sammafattar svaren på påståendena inom en specifik delprocess genom att visa hur många av deltagarna som svarat "ja", "nej" respektive "kan ej/vill ej bedöma" på påståendena inom respektive delområde. Dela ut resultatrapporten till deltagarna. Be dom att i lugn och ro läsa igenom rapporten och titta på resultaten. När deltagarna läst igenom rapporten, undersök om det finns några frågor eller funderingar. Säkerställ även att deltagarna har förstått hur rapporten är uppbyggd och hur resultaten presenteras. Övergångsprocesser (Observera att denna punkt rör 2 bilder i bildspelet) Be deltagarna att slå upp sida 4 och förklara att denna sida presenterar deras svar på påståendena som rör övergångsprocesser. Repetera vad som menas med övergångsprocesser och be dem att läsa igenom påståendena. Be därefter deltagarna att titta på de påståenden som besvarats med relativt få ja-svar. Betona att det inte finns någon exakt gräns för vad som är för få ja-svar på ett påstående. Be deltagarna att utifrån resultaten identifiera de påståenden de anser utgör gruppens primära utvecklingsområde. Observera att detta inte nödvändigtvis för den enskilda deltagaren behöver vara det påstående som besvarats med minst antal ja-svar. Be därefter deltagarna att göra samma sak men med gruppen styrkor. Dvs. de påståenden som besvarats med flest antal ja-svar. Låt därefter deltagarna en och en redogöra för vilka påståenden de valt som utvecklingsområden och styrkor och lista dessa under rubrikerna "Utvecklingsområden" och "Styrkor" på whiteboarden eller blädderblocket. Aktionsprocesser (Observera att denna punkt rör 2 bilder i bildspelet) Be deltagarna att slå upp sida 5 i TPI-rapporten. Förklara att påståendena på denna sida avser aktionsprocesser och repetera vad aktionsprocesser innebär. Genomför samma procedur som i punkt 8 men den här gången utifrån resultaten för aktionsprocesserna. Fyll på listorna över styrkor och utvecklingsområden på whiteboarden/blädderblocket. 8

9 Interpersonella processer (Observera att denna punkt rör 2 bilder i bildspelet) Be deltagarna att slå upp sida 6 i TPI-rapporten. Förklara att påståendena på denna sida avser interpersonella processer och repetera vad interpersonella processer innebär. Genomför samma procedur som i punkt 8 men den här gången utifrån resultaten för de interpersonella processerna. Fyll på listorna över styrkor och utvecklingsområden på whiteboarden/blädderblocket. Handlingsplan (Observera att denna punkt rör 2 bilder i bildspelet) Börja med att titta på de påståenden som är listade under utvecklingsområden och styrkor på whiteboarden. Gå laget runt och ge respektive deltagare chansen att lägga till något under respektive rubrik om de anser att något viktigt eller centralt saknas. Be deltagarna att lägga resultatrapporten åt sidan och titta på de påståenden som listats under styrkor. Be deltagarna diskutera om det går att säkerställa att teamet/arbetsgruppen fortsätter nyttja sina styrkor. Lista styrkorna och vad som bör göras för att säkerställa att gruppen fortsätter nyttja dessa i dokumentet Team Pro Styrkor (Bilaga 1). Be därefter deltagarna titta på de påståenden som listats under utvecklingsområden. Låt deltagarna diskutera sig fram till en rangordning av dessa utifrån vad som är mest relevant att utveckla. Börja med det utvecklingsområde som bedömts vara mest relevant och låt gruppen diskutera detta utifrån frågorna i bildspelet. Be gruppen att försöka komma fram till en eller flera aktiviteter som gruppen tror kan resultera i att gruppen utvecklar området. Fyll i detta i aktivitetsmallen (Bilaga 2). Gör sedan motsvarande med övriga påståenden som listats under "Utvecklingsområden" eller så många som ni bedömer är möjliga att arbeta med här och nu. Välj hellre ett par enstaka utvecklingsområden än allt för många. Avslut Om gruppen inte hunnit diskutera samtliga utvecklingsområden bör ett tillfälle för när detta skall göras planeras in. Se till att alla kan se vad som står på aktivitetslistan och ge alla möjlighet att godkänna den alternativt föreslå korrigeringar. Planera därefter in datum för när aktivitetsplanen skall följas upp. Ta fram bild nummer 2 i bildspelet igen (Inledning) och titta på syftet och målet. Be därefter deltagarna att fundera på frågorna om workshopen har fyllt sitt syfte, om målet är uppnått, vad som gjorde att de uppnådde eller inte uppnådde målet samt om och i så fall vad de hade kunnat göra annorlunda för att få ett bättre utfall. Planera avslutningsvis när ni avser göra en uppföljning med Team Pro Inventory. 9

10 Bilaga 1 - TPI Styrkor Detta är teamets styrkor Det här skall vi göra för att säkerställa att vi fortsätter göra rätt saker 10

11 Bilaga 2 - Aktivitetsmall TPI Workshop Konkret aktivitet Tidpunkt för genomförande Ansvarig Metod för att utvärdera utfall Tidpunkt för uppföljning 11