För att logga in i administrationssystemet klickar du på Logga in i övre högra hörnet på

Transkript

1 Så administrerar du

2 1 För att logga in i administrationssystemet klickar du på Logga in i övre högra hörnet på

3 2 Logga in i systemet med de användaruppgifter du erhöll från Ledarskapscentrum i samband med att du registrerade dig som användare på Om du har glömt ditt lösenord kan du beställa ett nytt genom att klicka på Glömt lösenord och ange din e-postadress. Du får då ett e-postmeddelande med information om hur du skapar ett nytt lösenord.

4 3 När du loggar in i systemet ser du följande vy innehållande en röd flik. I denna flik listas dina projekt. Projekten organiserar dina bedömningar på ett sätt som gör det enkelt att hitta specifika bedömningar. Du väljer själv vilka projekt du vill ha men ett förslag är att döpa projekt utifrån användningsområde. En sådan uppdelning skulle kunna vara: Bedömningar inför medarbetarsamtal Referenstagningar Uppföljning av nyanställningar Under projektlistan ser du dina saldon. Här ser du hur många rapporter du totalt sett skapat samt om du har några förbetalda eller obetalda bedömningar.

5 4 I övre högra hörnet ser du ditt namn. Om du klickar på det öppnas ett fönster med den användarinformation som är kopplad till ditt konto. Här kan du också ändra lösenord till systemet genom att klicka på Ändra lösenord.

6 5 Det första du behöver göra för att börja använda e-psychology performance är att skapa ett projekt. Klicka på Skapa nytt.

7 6 I dialogrutan som öppnas anger du vad projektet skall heta. Om du avser att avända performance till olika ändamål kan en god idé vara att skapa flera projekt och döpa dom utifrån de olika användningsområdena exempelvis: Bedömningar inför medarbetarsamtal Referenstagningar Uppföljning av nyanställningar Av enkelhetsskäl nöjer vi oss här med ett projekt som vi döper till Performancebedömningar Vi ser också till att Instrumentet Performance är förbockat. Därefter klickar vi på Spara ändringar.

8 7 Så snart du klickat på Spara ändringar öppnas en grön flik. Denna innehåller information om det aktuella projektet. Om du har flera projekt i din lista på den första fliken kan du växla mellan dessa genom att klicka på dem. Var gång du klickar på ett projekt aktiveras just det projektet i den gröna fliken.

9 8 På projektfliken (grön) listas grupper. En grupp är en samling medarbetare eller kandidater vilka skall bedömas eller har bedömts med performance. Låt oss exempelvis tänka oss att vi vid olika tillfällen låter chefer och ledare för olika arbetsgrupper genomföra bedömningar av sina medarbetare. Vi vill då skapa en grupp per arbetsgrupp så att vi enkelt kan hitta bedömningar vid ett senare tillfälle. Vi klickar därför på Skapa ny.

10 9 I dialogrutan som kommer upp döper vi Gruppen. I det här fallet rör bedömningarna konsulterna på Ledarskapscentrum. Vi tänker oss också att bedömningarna avser hur medarbetarna har agerat under hösten 2015 så vi döper gruppen till Ledarskapscentrum HT2015. Vi anger också det intervall som vi vill att bedömningarna skall avse genom att ange datumen: och Därefter klickar vi på Spara ändringar.

11 10 Gruppen vi precis la till aktiveras nu i en ny flik (blå). När vi sedan har flera grupper i vårt projekt kan vi växla mellan de olika grupperna genom att klicka på dom i den andra fliken. Var gång vi klickar på en grupp aktiveras denna på den blå fliken. Nästa steg blir att lägga till medarbetare i gruppen. Klicka därför på Lägg till.

12 11 I dialogrutan som öppnas anger vi e-postadresser till den eller de medarbetare vi vill skall bedömas med performance. Därefter klickar vi på Lägg till.

13 12 Som vi ser händer 2 saker. Dels så listas e- postadresserna i den tredje fliken och dels så öppnas den fjärde och sista fliken. Den fjärde fliken (gul) innehåller information som rör en specifik person. Vi kan på samma sätt växla mellan olika personer genom att klicka på dem i den tredje fliken.

14 13 Notera att vi hela tiden kan se vilken medarbetare som är aktuell då dennes e-post listas högst upp i den gula fliken. På själva fliken framgår också statusen för bedömningen. Performance förutsätter att medarbetaren lämnar sitt samtycke innan bedömningen kan genomföras. Statusen är därför Inget samtycke. För att efterfråga samtycke klickar vi på Efterfråga samtycke.

15 14 När vi klickar på Efterfråga samtycke öppnas en mailfönster. Som vi ser här så är mailet adresserat till den person som vi har aktiv i det gula fönstret. Formuläret innehåller information om bedömningen och att samtycke krävs. Om vi klickar på Skicka meddelande får personen i fråga ett mail med texten i formuläret.

16 15 Mailet innehåller en länk till en sida där personen dels får utförligare information om lagrings av personuppgifter och dels ges möjlighet att lämna sitt samtycke till att personuppgifter lagras. Personen ombeds också att skriva in sitt namn.

17 16 Så snart personen lämnat sitt samtycke är det möjligt att genomföra bedömningen. Notera att personens e-postadress i och med detta ändras till dennes namn på flik 3 samt att statusen ändras från Inget samtycke till Samtycke. Det är nu möjligt att genomföra bedömningen genom att Klicka på Genomför bedömning. Det är också möjligt att skicka bedömningen till någon annan om det är någon annan än du själv som skall genomföra bedömningen. Detta är exempelvis aktuellt vid referenstagning eller uppföljning av provanställning när bedömningen skall genomföras av medarbetares närmaste chef.

18 17 I det här fallet väljer vi själva att genomföra bedömningen. Vi klickar därför på knappen genomför bedömning.

19 18 Knappen Genomför bedömning öppnar upp bedömningsenkätens första sida. På denna ombeds du som bedömare att uppge ditt namn så att systemet kan registrera vem som genomfört bedömningen. Ditt namn är på förhand ifyllt i fältet. Om du istället skickar ut enkäten för bedömning är fältet tomt och bedömaren får själv skriva i sitt namn. Du ombeds också att godkänna att ditt namn lagras i systemet. Klicka därefter på Nästa sida.

20 19 På nästkommande sida i enkäten ombeds du att lämna lite bakgrundsinformation om personen du bedömer. Denna information används för att validera och vidareutveckla performance och inkluderas inte i resultatrapporten.

21 20 När du fyllt i bakgrundsinformationen och klickat på knappen Nästa sida påbörjas själva bedömningen. Bedömningen är uppdelad på 3 separata sidor där den första sidan innehåller påståenden om uppgiftsprestation, den andra sidan påståenden om medarbetarskap och den tredje sidan frågor om kontraproduktivitet.

22 21 När du genomfört bedömningen klickar du på knappen Skicka in.

23 22 Notera att den tredje fliken visar statusen på de olika bedömningarna. När en bedömning är genomförd visas en bock framför personen som bedömningen avser. Det går i och med detta att skapa en resultatrapport. Klicka på Skapa rapport i den gula fliken.

24 23 Knappen Skapa rapport öppnar en informationsruta i vilken det framgår att rapporten är på väg att skapas samt att denna kommer att dras mot saldot. Klicka på Skapa rapport för att godkänna.

25 24 Då du godkänt att rapporten skapas framträder denna på den gula fliken. Klocka på rapporten för att öppna den

26 25 rapporten öppnas då i pdf-format. Notera att rapporterna ligger kvar i systemet. Du kan därför hämta rapporten vid senare tillfällen utan att du behöver generera dom på nytt.

27