SÄRSKILT AVTAL NR./..

Transkript

1 Särskilt avtal nr: [fyll i] Mall för särskilt bidragsavtal: December 2016 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION Representationen i Sverige BILAGA III MALL FÖR SÄRSKILT BIDRAGSAVTAL FÖR BIDRAG I FORM AV ERSÄTTNING FÖR FAKTISKA BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER Detta särskilda avtal ingås mellan följande parter: å ena sidan, SÄRSKILT AVTAL NR./.. Europeiska unionen (nedan kallad unionen), företrädd av Europeiska kommissionen (nedan kallad kommissionen), som företräds av [förnamn, efternamn, befattning, GD/avdelning] för undertecknandet av detta särskilda avtal, och å andra sidan, motparten [fullständig officiell benämning] [FÖRKORTNING] [organisationsform] 1 [organisationsnummer] 2 [fullständig officiell adress] [momsregistreringsnummer], som företräds av [förnamn, efternamn, befattning] för undertecknandet av det särskilda avtalet, vilka parter HAR ENATS OM FÖLJANDE särskilda avtal och följande bilagor: 1 Stryks eller fylls i enligt uppgifterna på formuläret för rättssubjekt. 2 Stryks eller fylls i enligt uppgifterna på formuläret för rättssubjekt. 1

2 Bilaga I Bilaga II [Annual Communication plan] eller [Proposal for ad hoc communication activities] Preliminär budget ARTIKEL 1 FÖREMÅL FÖR DET SÄRSKILDA AVTALET Det särskilda avtalet avser samarbete mellan parterna. Det upprättas enligt bestämmelserna i ramavtalet om partnerskap nr [ ] som ingicks mellan kommissionen och motparten den [insert the date on which the last party has signed the Framework agreement] (nedan kallat ramavtalet). Kommissionen har fattat beslut om att bevilja ett bidrag (särskilt verksamhetsbidrag) i enlighet med villkoren i det särskilda avtalet och i ramavtalet. Bidraget avser åtgärden [insert title of the action in bold] (åtgärden), vilken beskrivs i bilaga I. Genom att underteckna det särskilda avtalet godkänner motparten bidraget och förbinder sig att genomföra åtgärden på eget ansvar i enlighet med villkoren i det särskilda avtalet och ramavtalet. ARTIKEL 2 DET SÄRSKILDA AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE OCH GENOMFÖRANDEPERIOD 2.1 Det särskilda avtalet träder i kraft den dag då den sista av parterna undertecknar det. 2.2 Åtgärden pågår i månader med början den 1 januari [year ]. ARTIKEL 3 HÖGSTA TILLÅTNA BIDRAG OCH BIDRAGETS FORM 3.1 Det högsta tillåtna bidraget är [insert amount] euro 3.2 Bidraget betalas ut i följande former: a) Ersättning med [ ] % av de bidragsberättigande kostnaderna för åtgärden ( ersättning för bidragsberättigande kostnader ), som beräknas till [ ] euro enligt följande: i) Faktiska kostnader ( ersättning av faktiska kostnader ) avseende [motparten] [och] [följande enheter med anknytning till denne]: [ ]]. ii) Ersättning av enhetskostnader: ej tillämpligt. iii) Ersättning av engångskostnader: ej tillämpligt. iv) Schablonersättning som deklareras till en schablonsats på 7 % av de direkta bidragsberättigande kostnaderna ( schablonersättning ) för kostnadsslaget indirekta 2

3 kostnader [avseende [motparten] [och] [följande enheter med anknytning till denne]: [ ]]. v) Ersättning av kostnader som deklarerats enligt motpartens sedvanliga metoder för kostnadsredovisning: ej tillämpligt. b) Enhetsbidrag: ej tillämpligt. c) Engångsbidrag: ej tillämpligt. d) Schablonbidrag: ej tillämpligt. ARTIKEL 4 RAPPORTER, BEGÄRAN OM UTBETALNING OCH STYRKANDE HANDLINGAR 4.1 Rapporteringsperioder Rapporteringsperioden omfattar den period som anges i artikel Begäran om en andra[,] [en tredje] [och] [en fjärde] [osv.] utbetalning av förfinansiering samt styrkande handlingar Ej tillämpligt. 4.3 Begäran om mellanliggande betalning och styrkande handlingar Ej tillämpligt. 4.4 Begäran om slutbetalning och styrkande handlingar Motparten ska begära slutbetalning inom 60 kalenderdagar efter utgången av rapporteringsperioden. Följande handlingar ska bifogas begäran: a) En slutrapport om genomförandet av åtgärden (slutrapport om verksamheten) som utarbetats enligt bilaga till inbjudan att lämna förslag och som innehåller i) de uppgifter som krävs för att styrka de bidragsberättigande kostnader som deklarerats, samt ii) uppgifter om underentreprenad i enlighet med artikel II.11.1 d led ii i ramavtalet. 3

4 b) En finansiell slutrapport. Den finansiella slutrapporten ska innehålla en konsoliderad översikt och en redovisning av hur beloppen fördelats mellan motparten och enheter med anknytning till denne. Den finansiella slutrapporten ska ställas upp på samma sätt som den preliminära budgeten i bilaga II i det särskilda avtalet och bilaga V i ramavtalet och ska ange beloppen för alla bidragstyper i artikel 3.2 för rapporteringsperioden. 4.6 Valuta för begäran om utbetalning och finansiella rapporter Begäran om utbetalning och finansiella rapporter ska upprättas i euro. Motparten och enheter med anknytning till denne, vars allmänna räkenskaper upprättas i annan valuta än euro, ska räkna om kostnaderna till euro enligt den genomsnittliga dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien, (se och som gällde under rapporteringsperioden. Om ingen dagskurs offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning för den aktuella valutan ska omräkning göras enligt den genomsnittliga månadskurs för euron som gällde under rapporteringsperioden och som fastställts och offentliggjorts på kommissionens webbplats: ( Motparten och enheter med anknytning till denne, vars allmänna räkenskaper upprättas i euro ska räkna om kostnader som uppkommit i annan valuta till euro enligt sina sedvanliga omräkningsmetoder.] 4.7 Språkkrav för betalningsansökan samt verksamhetsrapporter och finansiella rapporter Alla betalningsansökningar, verksamhetsrapporter och finansiella rapporter ska lämnas in på [language]. ARTIKEL 5 UTBETALNINGAR OCH BETALNINGSVILLKOR 5.1 Utbetalningar Kommissionen ska göra följande utbetalningar till motparten: Ett förfinansieringsbelopp på 70 % av det högsta bidragsbelopp som anges i artikel 3. En slutbetalning enligt en sådan begäran om slutbetalning som avses i artikel

5 5.2 Utbetalning av förfinansiering Syftet med förfinansieringen är att tillhandahålla likvida medel. Förfinansieringen förblir unionens egendom till dess att den avräknats mot mellanliggande betalningar eller, om den inte avräknas mot mellanliggande betalningar, mot slutbetalningen. Kommissionen ska verkställa en utbetalning av förfinansiering på [insert amount] euro till motparten inom 30 kalenderdagar från den dag det särskilda avtalet träder i kraft, om inte artikel II.24.1 i ramavtalet är tillämplig. 5.3 Mellanliggande betalning(ar) Ej tillämpligt. 5.4 Slutbetalning av utestående belopp Slutbetalning ska ersätta eller täcka de återstående bidragsberättigande kostnader som motparten ådragit sig i samband med åtgärden. Om det sammanlagda beloppet av tidigare betalningar överstiger det slutliga bidragsbelopp som fastställts i enlighet med artikel II.25 i ramavtalet ska slutbetalningen göras i form av ett återkrav i enlighet med artikel II.26 i ramavtalet. Om det sammanlagda beloppet av tidigare utbetalningar är lägre än det slutliga bidragsbelopp som fastställts i enlighet med artikel II.25 i ramavtalet ska kommissionen betala ut det återstående beloppet inom 60 kalenderdagar från mottagandet av de handlingar som avses i artikel 4.4, om inte artikel II.24.1 eller II.24.2 i ramavtalet är tillämpliga. Betalning verkställs när begäran om slutbetalning och de åtföljande handlingarna godkänts. Godkännandet innebär inget medgivande av att innehållet är formellt riktigt, sanningsenligt, fullständighet eller korrekt. 5.5 Underrättelse om utestående belopp Kommissionen ska i en formell underrättelse till motparten a) upplysa denne om det utestående beloppet, och b) ange om det rör sig om nästa delutbetalning av förfinansiering eller om slutbetalning. Om det är frågan om slutbetalning ska kommissionen även ange det slutliga bidragsbelopp som fastställts i enlighet med artikel II.25 i ramavtalet. 5

6 5.6 Dröjsmålsränta Om betalning inte görs inom utsatt tid får motparten begära dröjsmålsränta. Dröjsmålsräntan ska beräknas enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpade vid sina senaste refinansieringstransaktioner i euro, plus tre och en halv punkt. Referensräntan ska beräknas enligt den räntesats som var i kraft den första dagen den månad betalningsfristen löpte ut. Denna räntesats offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien. Dröjsmålsränta betalas inte ut när motparten är en EU-medlemsstat (däribland regionala eller lokala myndigheter eller sådana offentliga organ som agerar för medlemsstatens räkning avseende ramavtalet och det särskilda avtalet). Om kommissionen avbryter betalningsfristen i enlighet med artikel II.24.2 i ramavtalet eller ställer in betalningen i enlighet med artikel II.24.1 i ramavtalet ska detta inte ge rätt till dröjsmålsränta. Dröjsmålsränta ska erläggas från den dag som följer på förfallodagen fram till och med den dag betalning verkställs i enlighet med artikel 5.8. Dessa räntor ska inte betraktas när det slutliga bidraget fastställs i enlighet med artikel II.25 i ramavtalet. Utan hinder av första stycket ska dröjsmålsräntan, om den inte överstiger 200 euro, bara betalas till motparten om denne lämnat in en begäran om detta inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits. 5.7 Valuta för betalningar Kommissionen ska göra utbetalningar i euro. 5.8 Betalningsdag Betalningar ska anses verkställda den dag kommissionens konto debiteras. 5.9 Transaktionskostnader Transaktionskostnader fördelas på följande sätt: a) Kommissionen ska bära kostnaderna för de bankavgifter som dess egen bank tar ut för transaktionen. b) Motparten ska stå för de transaktionskostnader som tas ut av dennes bank. c) Kostnader för transaktioner som upprepas på grund av någon av parterna ska bäras av den part som orsakat upprepningen. 6

7 5.10 Utbetalningar till motparten Kommissionen ska göra utbetalningar till motparten. Betalningar till motparten ska ske med befriande verkan för kommissionen. ARTIKEL 6 BANKKONTO Alla betalningar ska verkställas till motpartens bankkonto med följande bankuppgifter: Bank: [ ] Kontoinnehavarens fullständiga namn eller firma: [ ] Fullständigt kontonummer (inklusive bankkoder): [ ] [IBAN-nummer: [ ]] 3 ARTIKEL 7 KONTAKTUPPGIFTER 7.1 Kommissionens kontaktuppgifter Alla meddelanden till kommissionen ska ställas till följande adress: Europeiska kommissionen Europeiska kommissionens representationskontor i [complete] [Post code, town and country] E-postadress: [insert functional mailbox] 7.2 Motpartens kontaktuppgifter Alla meddelanden från kommissionen till motparten ska ställas till följande adress: [Full name] [Function] [Name of the entity] [Full official address] E-postadress: [complete]] 3 BIC- eller SWIFT-kod för de länder där IBAN koder inte används. 7

8 ARTIKEL XX YTTERLIGARE BESTÄMMELSER OM NYTTJANDERÄTT TILL RESULTATEN (DÄRIBLAND IMMATERIELLA OCH INDUSTRIELLA RÄTTIGHETER) I enlighet med artikel II.9.3 i ramavtalet, enligt vilken unionen förvärvar nyttjanderätten till resultaten av åtgärden, är bland annat men inte enbart följande användning tillåten: a) Spridning i pappersform, elektroniskt eller digitalt, på internet, däribland i sociala medier, som nerladdningsbar eller ej nerladdningsbar fil. b) Kommunikation via presstalesmän. c) Inkludering i offentligt tillgängliga databaser eller index, t.ex. i portaler med öppen åtkomst eller för öppna data eller i liknande arkiv, oavsett om de är fritt tillgängliga eller kräver abonnemang. d) Redigering av åtgärdens resultat, till exempel genom att korta, sammanfatta, förändra innehållet och korrigera tekniska fel. e) Beskärning, införande av metadata, visuella inslag, auditiva inslag eller textinslag i åtgärdens resultat. f) Utdrag (t.ex. audio eller video) ur, uppdelning av eller sammanställning av åtgärdens resultat. g) Översättning, undertextning, dubbning av åtgärdens resultat på alla EU:s officiella språk. h) Licensiering eller vidarelicensiering till andra mottagare av bidraget för kontor inom nätverket för Europa direkt för perioden , inklusive de rättigheter och nyttjanderätter som anges i artikel II.9.3 b g i ramavtalet och i leden a g ovan. Motparterna ska se till att unionen har den nyttjanderätt som anges i artikel II.9.3 i ramavtalet och i leden a h ovan under de aktuella immateriella och industriella rättigheternas hela giltighetstid. UNDERSKRIFTER På motpartens vägnar [befattning/förnamn/efternamn] På kommissionens vägnar [förnamn/efternamn] [underskrift] Upprättat i [ort], [datum] [underskrift] Upprättat i [ort], [datum] Upprättat i två exemplar på engelska 8