SOKRATES-PROGRAMMET TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN Generaldirektoratet för utbildning och kultur SOKRATES-PROGRAMMET TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL ALL KORRESPONDENS I SAMBAND MED DETTA AVTAL SKALL SKICKAS TILL FÖLJANDE ADRESS: Kontoret för tekniskt bistånd för Sokrates, Leonardo och Ungdom 59-61, rue de Trèves Tel: (+32) (2) B-1040 Bryssel Fax: (+32) (2) Benämning på Sokrates-åtgärd: Identifieringsuppgifter för bidragsavtalet A.1. A.2. Bidragsavtalets referensnummer: Referensnummer för utbetalningen (APPFIN): Bidragsmottagarens namn och adress: Bidragsmottagarens juridiska företrädare: (avtalstecknare) A.3 Högsta bidragsbelopp: A.4 Sammanlagd godtagen budget: A.5 Bidragsberättigande period: A.6 Andra särskilda villkor: Vi, undertecknade, intygar att vi har läst och godkänt villkoren i detta bidragsavtal enligt beskrivningen nedan, inklusive bilagor I till VI. Underskrifter För kommissionen: Namn: Befattning: Enhetschef, Generaldirektoratet för utbildning och kultur Utfärdat i två exemplar i: Bryssel, datum: För bidragsmottagaren: Namn: Befattning: Datum och ort: Två kopior av detta bidragsavtal, vederbörligt undertecknade av bidragsmottagarens juridiska företrädare, skall skickas i sin helhet (inklusive bilagor I, II och VI) till adressen ovan inom 30 dagar efter det datum som anges i det brev som medföljer avtalet.

2 Europeiska gemenskapen ( gemenskapen ), företrädd av Europeiska gemenskapernas kommission ( kommissionen ), som i sin tur för undertecknandet av detta avtal företräds av den person som anges på sidan ett å ena sidan och bidragsmottagaren, som anges i punkt A.2 ovan å andra sidan, hädanefter kallade parterna i avtalet HAR ENATS OM FÖLJANDE särskilda villkor och allmänna villkor nedan, samt följande bilagor: Bilaga I Beskrivning av projektet Bilaga II Godtagen budget för projektet Bilaga III Bilaga IV Modeller för läges- och slutrapporter Formulär för bankuppgifter Bilaga V Administrativ och ekonomisk handbok Bilaga VI Tidsplan för avtalet Bilagorna utgör en integrerad del av detta avtal ( avtalet ). De särskilda villkoren skall ha företräde framför de övriga delarna av avtalet. De allmänna villkoren skall ha företräde framför bilagorna. Bilaga V skall ha företräde framför andra bilagor. 2 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

3 I SÄRSKILDA VILLKOR ARTIKEL 1.1 SYFTE I.1.1 I.1.2 Syftet med detta avtal är att fastställa parternas skyldigheter i samband med genomförandet av det projekt som anges i punkt A.I ( projektet ). Projektet finansieras med stöd från gemenskapens budget. Bidragsmottagaren förbinder sig att på sitt eget ansvar vidta alla steg som krävs för att genomföra projektet enligt beskrivningen i bilaga I. ARTIKEL I.2 LÖPTID I.2.1 I.2.2 Avtalet träder i kraft den dag då den sista av de två parterna undertecknar det. Projektet skall genomföras under den period som anges i punkt A.5. ARTIKEL I.3 FINANSIERING AV PROJEKTET I.3.1 I.3.2 Den sammanlagda bidragsberättigande kostnaden för projektet anges i euro i punkt A.4 och visas i den godtagna budgeten i bilaga II. I denna budget redovisas i detalj de kostnader för projektet som är bidragsberättigande enligt villkoren i artikel II.14. Kommissionen skall tillhandahålla finansiering till ett högsta belopp enligt punkt A.3. Detta belopp ska bestå av dels ersättning för direkta kostnader, dels ett schablonbelopp för personalkostnader. Beloppet för varje del anges i bilaga II. Under inga omständigheter får bidraget överstiga 75 % av projektets faktiska sammanlagda kostnad. I.3.3 I.3.4 Vid projektets slut skall bidragsmottagaren lämna in en slutrapport (med produkter och resultat) enligt beskrivningen i Artikel I.5 i detta avtal. Slutrapporten skall analyseras och projektets resultat utvärderas i enlighet med bestämmelserna i Bilaga V, kapitel V. Det slutliga bidraget kommer att beräknas på grundval av detta, samt i enlighet med bestämmelserna i artikel II.17, utan att detta påverkar artikel II.19. Betalningsmottagaren kan, under det att projektet genomförs och med avvikelse från artikel II.13, begära att få införa justeringar i den godtagna budgeten enligt reglerna i kapitel II i bilaga V, på villkor att dessa justeringar inte påverkar genomförandet av projektet. ARTIKEL I.4 FORMER FÖR UTBETALNING I.4.1 Förhandsfinansiering: För avtal med en bidragsberättigande period på ett år skall en förhandsbetalning som uppgår till 80 % av det belopp som anges i punkt A.3 betalas ut till bidragsmottagaren inom 45 dagar räknat från det datum då den sista av de två parterna skrev under avtalet. För avtal med en bidragsberättigande period på över ett år skall en förhandsbetalning som uppgår till 40 % av det belopp som anges i punkt A.3 betalas ut till bidragsmottagaren inom 45 dagar räknat från det datum då den sista av de två parterna skrev under avtalet. I.4.2 Ytterligare förhandsbetalningar: För avtal med en bidragsberättigande period på över ett år skall en andra förhandsbetalning som uppgår till 40 % av det belopp som anges i punkt A.3 betalas ut till bidragsmottagaren inom 45 dagar räknat från det datum då kommissionen godkänner lägesrapporten. Lägesrapporten måste upprättas i enlighet 3 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

4 med artikel I.5 och medföljas av de dokument som anges i artikel II Lägesrapporten skall inte lämnas in före den deadline som anges i bilaga VI (tidsplan för avtalet) om inte 70 % av den föregående förhandsbetalningen har använts och all verksamhet som framställs i arbetsplanen för den period som täcks av lägesrapporten har genomförts. Den andra delbetalningen får inte göras förrän åtminstone 70 % av den föregående delbetalningen har använts. Om detta procenttal inte har uppnåtts före deadline för lägesrapporten enligt bilaga VI kan utbetalning av en andra delbetalning begäras separat, efter det att en lägesrapport har lämnats in och så fort som användningen av förhandsbetalningen har uppnått 70 %, genom att bidragsmottagaren lämnar in en detaljerad redogörelse för de faktiska bidragsberättigande utgifterna. Den andra delbetalningen skall betalas ut till bidragsmottagaren inom 45 dagar från mottagande av betalningsförfrågan, om inte kommissionen avslår dokumenten i fråga eller begär ytterligare information. I.4.3 Slutbetalning: Ansökan om slutbetalning skall åtföljas av slutrapporten och den ekonomiska redogörelsen enligt artikel I.5 och II Kommissionen skall inom 45 dagar godkänna eller underkänna de berörda handlingarna eller begära ytterligare upplysningar eller styrkande handlingar enligt bestämmelserna i artikel II Bidragsmottagaren har i förekommande fall 30 dagar på sig att framlägga de ytterligare upplysningar eller handlingar som efterfrågats. En utbetalning som motsvarar återstoden av det bidrag som fastställts i enlighet med artikel II.17 och bestämmelserna i kapitel V i bilaga V skall göras till bidragsmottagaren inom 45 dagar efter det att kommissionen har godkänt slutrapporten. ARTIKEL I.5 FRAMLÄGGANDE AV RAPPORTER De rapporter som skall inges enligt artikel I.4 i detta avtal och de tidpunkter som de skall inges vid framgår i bilaga VI (tidsplan för avtalet). Dessa rapporter skall inges i tre exemplar, på ett av Europeiska gemenskapens officiella språk, till den adress som anges i Artikel I.7 i detta avtal. Rapporterna skall bestå av två delar, upprättade i enlighet med formulären i bilaga III: en beskrivande del om projektets utveckling/resultat samt en andra del som i detalj skall redogöra för de bidragsberättigande utgifter som uppstått i samband med projektets genomförande enligt de villkor som fastställs i detta avtal och dess bilagor. Utan att det påverkar artikel I.4.2 måste lägesrapporten lämnas in före deadline enligt bilaga VI även om användningen av förhandsbetalningen inte har uppnått den nivå som anges i artikel I.4.2. ARTIKEL I.6 BANKKONTO Betalningarna skall ske till bidragsmottagarens bankkonto eller underkonto denominerat i euro enligt bilaga IV. Det måste framgå av kontot eller underkontot vilka belopp som inbetalats av kommissionen. Om de belopp som överförs till detta konto ger upphov till ränta eller liknande förmåner enligt lagen i den stat på vars territorium bankkontot öppnats, skall dessa räntor eller förmåner, såvitt de utgör förhandsfinansiering, återbetalas till kommissionen enligt villkoren i artikel II TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

5 ARTIKEL I. 7 ALLMÄNNA ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Inom ramen för detta avtal bistås kommissionen av Kontoret för tekniskt bistånd för Sokrates, Leonardo och Ungdom ("kontoret"). Kommissionen kan på kontoret överlåta alla delar av avtalets fullgörande, övervakning och uppföljning, med undantag för dess ekonomiska aspekter All kommunikation i samband med detta avtal skall ske skriftligen, med angivande av avtalets nummer. Korrespondens skall skickas till följande adresser: För kommissionen: Kontoret för tekniskt bistånd för Sokrates, Leonardo och Ungdom Rue de Trèves B-1040 Bryssel För bidragsmottagaren: Enligt punkt A.2 Bidragsmottagarens juridiska företrädare skall företräda bidragsmottagaren i all korrespondens som avser detta avtals rättsliga fullgörande. Koordinatorn skall företräda bidragsmottagaren i alla frågor som rör projektets praktiska genomförande. ARTIKEL I.8 TILLÄMPLIG LAG OCH BEHÖRIG DOMSTOL Belgisk lag skall tillämpas på detta avtal. Alla tvister mellan parterna i fråga om tolkning eller tillämpning av bestämmelserna i avtalet som inte kan göras upp i godo skall hänskjutas till Europeiska gemenskapernas domstol. 5 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

6 II ALLMÄNNA VILLKOR DEL A: RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.1 ANSVAR II.1.1 II.1.2 II.1.3 II.1.4 Bidragsmottagaren är ensam ansvarig för att uppfylla alla sina rättsliga förpliktelser. Kommissionen får inte under några omständigheter eller av någon orsak anses ansvarig i fråga om klagomål som härrör från avtalet och som gäller skada som åsamkats i samband med genomförandet av projektet. Kommissionen kommer således inte att godta några krav på skadestånd eller återbetalning i samband med sådana klagomål. Förutom i fall av force majeure är bidragsmottagaren skyldig att ersätta skada som kommissionen åsamkats till följd av genomförandet, eller av det bristfälliga genomförandet, av projektet. Bidragsmottagaren är ensam ansvarig gentemot tredje man, även i fråga om alla typer av skada som genomförandet av projektet åsamkat tredje man. ARTIKEL II.2 INTRESSEKONFLIKT Bidragsmottagaren åtar sig att vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter och att omedelbart underrätta kommissionen om varje situation som innebär eller kan leda till en intressekonflikt. Det kan särskilt föreligga en intressekonflikt om ekonomiskt intresse, politisk eller nationell koppling, familjeskäl eller känslomässiga skäl eller varje annat gemensamt intresse sätter ett opartiskt och objektivt genomförande av avtalet på spel. Kommissionen förbehåller sig rätten att kontrollera att lämpliga åtgärder vidtas i detta avseende och kan kräva ytterligare åtgärder om så är nödvändigt. ARTIKEL II.3 ÄGANDERÄTT OCH UTNYTTJANDE AV PROJEKTETS RESULTAT II.3.1 II.3.2 Om inte annat anges i detta avtal skall äganderätt inbegripet industriell och immateriell äganderätt till projektets resultat samt rapporter och andra dokument som har att göra med projektet tillfalla bidragsmottagaren. 1 Utan att detta påverkar tillämpningen av punkt 1 skall bidragsmottagaren ge kommissionen rätt att fritt använda resultaten av projektet efter eget gottfinnande, så länge detta inte strider mot sekretessen eller mot redan befintlig industriell eller immateriell äganderätt. ARTIKEL II.4 SEKRETESS Kommissionen och bidragsmottagaren förbinder sig att iaktta sekretess i fråga om sådana dokument och uppgifter samt annat material som står i direkt samband med det projekt som avtalet gäller, som belagts med sekretess på vederbörligt sätt och vars yppande kan skada den andra parten. Båda parter är bundna av denna skyldighet även efter det att projektet avslutats. 1 Vid partnerskap gäller detta med reservation för samarbetspartners och tredje mans rättigheter. 6 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

7 ARTIKEL II.5 PUBLICITET II.5.1 Om inte kommissionen begär annat skall bidragsmottagaren alltid då den utannonserar eller offentliggör projektet, även på konferenser och seminarier, nämna att Europeiska gemenskaperna deltar i finansieringen av projektet. Varje gång bidragsmottagaren utannonserar eller offentliggör projektet måste det oberoende av form och medium framgå att det är fråga om upphovsmannens synpunkt och att kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av den utannonserade eller offentliggjorda informationen. II.5.2 Bidragsmottagaren skall tillåta kommissionen att offentliggöra följande information i vilken form och i vilket medium som helst, inbegripet Internet: - bidragsmottagarens namn och adress, - föremålet för och syftet med bidraget, - bidragsbeloppet och, om tillämpligt, dess andel av totalkostnaden för projektet. Undantag får göras från denna rätt till offentliggörande om spridningen av uppgifterna utgör en risk för bidragsmottagarens säkerhet eller kan skada dennes kommersiella intressen, förutsatt att bidragsmottagarens begäran om undantag är motiverad och vederbörligt underbyggd och att kommissionen uttryckligen godkänner detta. ARTIKEL II.6 UTVÄRDERING Om kommissionen medan projektet pågår eller i efterhand genomför en utvärdering i förhållande till berörda gemenskapsmål eller -program, skall bidragsmottagaren för kommissionen eller de personer som den bemyndigat redovisa alla handlingar eller upplysningar som kan bidra till ett fullgott genomförande av utvärderingen, och således ge kommissionen eller de bemyndigade tillgång till handlingar i enlighet med artikel II.19. ARTIKEL II.7 AVBRYTANDE AV PROJEKTET II.7.1 II.7.2 Bidragsmottagaren kan tillfälligt avbryta genomförandet av projektet om omständigheterna, särskilt fall av force majeure, gör genomförandet omöjligt eller alltför svårt. Mottagaren skall utan dröjsmål underrätta kommissionen om detta och ange alla erforderliga motiv och övriga uppgifter, inklusive uppgift om när genomförandet förväntas kunna återupptas. Om avtalet inte hävs av kommissionen enligt artikel II.11.2 skall bidragsmottagaren återuppta genomförandet så snart som omständigheterna medger och underrätta kommissionen om detta. Projektets löptid skall förlängas med en tid som motsvarar den period under vilken dess genomförande varit avbrutet. Förlängningen av löptiden samt de eventuella ändringar som kan krävas för att anpassa projektet till de nya omständigheterna skall fastställas genom ett skriftligt tillägg till avtalet i enlighet med artikel II.13. ARTIKEL II.8 FORCE MAJEURE II.8.1 Med force majeure avses varje oförutsedd och exceptionell händelse som hindrar någondera part från att uppfylla sina förpliktelser enligt avtalet, som ligger utanför parternas kontroll och inte har orsakats av något fel eller någon försummelse från deras sida, och som inte har kunnat avhjälpas trots att parterna har gjort sitt bästa. En part som inte uppfyllt sina förpliktelser enligt avtalet får inte åberopa force majeure i fall av felaktiga eller försenade leveranser av maskiner eller materiel (såvida detta inte i sin tur orsakats av force majeure), konflikter mellan arbetsgivare och arbetstagare, strejker eller ekonomiska svårigheter. 7 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

8 II.8.2 II.8.3 II.8.4 Om någon av parterna utsätts för force majeure skall denne omedelbart underrätta den andra parten genom ett rekommenderat brev med mottagningsbevis och ange vilket slags force majeure det handlar om, hur länge tillståndet förväntas vara och vilka förutsägbara effekter det kommer att ha. Ingen av parterna skall anses ha brutit mot sina förpliktelser om orsaken till att de inte kunnat uppfyllas kan hänföras till force majeure. Parterna skall vidta de åtgärder som krävs för att reducera skador som orsakas av force majeure till ett minimum. Om så krävs får projektet avbrytas i enlighet med artikel II.7. ARTIKEL II.9 UTLÄGGNING GENOM KONTRAKT II.9.1 II.9.2 Om bidragsmottagaren inom ramen för de direkta kostnader som är bidragsberättigande enligt den preliminära budgeten måste överlåta delar av projektet på en underleverantör skall en anbudsinfordran riktas till flera potentiella underleverantörer, och kontraktet skall tilldelas den anbudsgivare som lagt fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 2, det vill säga det som är mest kostnadseffektivt med hänsyn tagen till principerna om öppenhet, likabehandling av anbudsgivarna och vikten av att undvika intressekonflikt Kontrakt får endast ingås enligt punkt 1 under följande omständigheter: (a) Endast en begränsad del av projektet får omfattas. 3 (b) Beslutet att ingå kontrakt måste vara motiverat med tanke på projektets natur och behoven i samband med dess genomförande. (c) De uppgifter som läggs ut skall vara angivna i bilaga I och det skall finnas uppskattningar av de motsvarande kostnaderna i budgeten i bilaga II. 4 (d) Under vissa omständigheter 5 får uppgifter endast läggas ut på kontrakt medan projektet är under genomförande sedan kommissionen skriftligen godkänt detta. (e) Bidragsmottagaren förblir ensam ansvarig för genomförandet av projektet och för att villkoren i överenskommelsen följs. Bidragsmottagaren åtar sig att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att den som tilldelas ett kontrakt avstår från alla rättigheter gentemot kommissionen enligt överenskommelsen. (f) Bidragsmottagaren skall garantera att de villkor som är tillämpliga under artiklarna II.1, II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.10 och II.19 i avtalet även gäller kontrakterad underleverantör. ARTIKEL II.10 ÖVERLÅTELSE Varken hela eller delar av avtalet eller de betalningar som följer av den får överlåtas till något annat organ såvida kommissionen inte i förväg skriftligen godkänt detta. 2 Endast för kontrakt som överskrider euro (exklusive moms eller motsvarande skatt). Se detaljerade bestämmelser i kapitel III.iv).4 i bilaga V. 3 Se detaljerade bestämmelser i kapitel III.iv).4 i bilaga V. 4 Se detaljerade bestämmelser i kapitel III.iv).4 i bilaga V. 5 Se detaljerade bestämmelser i kapitel III.iv).4 i bilaga V. 8 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

9 ARTIKEL II.11 UPPSÄGNING II.11.1 Uppsägning från bidragsmottagarens sida I vederbörligen motiverade fall får bidragsmottagaren säga upp avtalet genom en skriftlig och motiverad uppsägning med 60 dagars varsel utan att bli ersättningsskyldig för detta. Om ingen motivering lämnas eller om kommissionen inte godkänner denna skall uppsägningen anses sakna skälig grund, med de följder som anges i punkt 4 tredje stycket i denna artikel. II.11.2 Uppsägning från kommissionens sida Kommissionen får i följande fall säga upp avtalet utan att bli ersättningsskyldig för detta: (a) Om en juridisk, ekonomisk, teknisk eller organisatorisk förändring hos bidragsmottagaren på ett betydande sätt kan påverka avtalet eller förändrar de grunder på vilka bidraget beviljats. (b) Om bidragsmottagaren underlåter att uppfylla en väsentlig förpliktelse enligt avtalet eller dess bilagor. (c) Vid force majeure, vilket i så fall skall meddelas den andra parten enligt artikel II.8. (d) Om bidragsmottagaren har försatts i konkurs, likvidation eller motsvarande. (e) Om bidragsmottagaren har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom eller begått ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten. (f) Om bidragsmottagaren lämnat felaktiga uppgifter eller lagt fram rapporter som inte stämmer överens med verkligheten i samband med ansökan om det bidrag som avtalet gäller. (g) Om bidragsmottagaren avsiktligt eller genom försummelse begått en oegentlighet 6 under genomförandet av avtalet eller inom ramen för något annat avtal med gemenskapens institutioner eller organ, eller i något sammanhang gjort sig skyldig till bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapernas ekonomiska intressen. II.11.3 Former för uppsägning av avtalet Förfarandet för att säga upp avtalet inleds genom ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande. I de fall som avses i a, b och d i punkt 2 skall bidragsmottagaren ha 30 dagar på sig för att meddela sina synpunkter och vidta nödvändiga åtgärder för att fortsätta uppfylla sina förpliktelser enligt avtalet. Om kommissionen inte inom 30 dagar efter att den tagit emot synpunkterna från bidragsmottagaren skriftligen förklarar att den godtar dessa synpunkter skall uppsägningsförfarandet fortsätta. Om uppsägningstid tillämpas får avtalet verkan när denna löper ut; uppsägningstiden börjar löpa den dag då brevet om hävning av avtalet mottagits. Om ingen uppsägningstid tillämpas i de fall som anges i c, e, f och g i punkt 2 får uppsägningen verkan dagen efter att brevet om uppsägning av avtalet mottagits. II.11.4 Följder av att avtalet sägs upp Kommissionen skall endast effektuera betalningar för bidragsberättigande kostnader som uppstått fram till den dag då hävningen av avtalet får verkan. Kostnader som avser pågående åtaganden men som beräknas uppfyllas efter det att avtalet hävts skall inte beaktas. Bidragsmottagaren skall inom 60 dagar från det datum då uppsägningen av avtalet träder i kraft, i enlighet med kommissionens meddelande, ansöka om en slutbetalning enligt artikel II Om ingen sådan ansökan inkommit inom tidsfristen skall kommissionen inte betala ut någon ersättning för de kostnader som belastat bidragsmottagaren fram till dess att avtalet sagts upp. Kommissionen skall vidare återkräva alla belopp vars användning inte är styrkt genom sådana tekniska rapporter och 6 Se definition i bilaga V, sidan 2. 9 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

10 ekonomiska redogörelser som har godkänts av kommissionen. Undantagsvis får kommissionen om bidragsmottagaren sagt upp avtalet utan skälig grund eller om kommissionen har sagt upp den av något av de skäl som anges i e, f eller g i punkt 2 även återkräva hela eller delar av de belopp som betalats ut enligt avtalet på grundval av tekniska rapporter och ekonomiska redogörelser som har godkänts av kommissionen, i proportion till hur allvarliga förseelserna är och efter att ha gett bidragsmottagaren möjlighet att framlägga sina synpunkter. ARTIKEL II.12 EKONOMISKA PÅFÖLJDER I enlighet med budgetförordningen 7 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget kan alla bidragsmottagare som har konstaterats bryta mot sina skyldigheter enligt avtalet på ett allvarligt sätt bli föremål för ekonomiska påföljder på motsvarande 2 10 % av det totala bidraget i fråga. Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 % och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen. ARTIKEL II.13 TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR II.13.1 Alla eventuella ändringar i avtalet skall ske genom ett skriftligt tillägg som skall godkännas av båda parter. Parterna skall inte vara bundna av muntliga överenskommelser i detta avseende. II.13.2 Ett tillägg får inte ha till syfte eller effekt att avtalets innehåll ändras väsentligt. II.13.3 Om bidragsmottagaren vill införa en ändring i avtalet skall denne sända en begäran om detta till kommissionen i god tid innan den föreslagna ändringen skulle träda i kraft, och i varje fall minst två månader innan projektets bidragsberättigande period avslutas, förutom i vederbörligen motiverade fall och med kommissionens godkännande. DEL B FINANSIELLA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.14 BIDRAGSBERÄTTIGANDE UTGIFTER II.14.1 För bidragsberättigande och icke-bidragsberättigande kostnader för projektet gäller bestämmelserna i kapitel III i bilaga V. II.14.2 Till skillnad från direkta kostnader och personalkostnader hänför sig allmänna kostnader till utgiftsposter som inte går att identifiera som specifika kostnader som är direkt kopplade till projektet och nödvändiga för att genomföra detta, och kan därför inte hänföras direkt till det. II.14.3 Eventuella naturabidrag till bidragsmottagaren får aldrig tas upp som utgifter och får således inte betraktas som bidragsberättigande kostnader. Om sådana bidrag dock har varit planerade och är omnämnda i bilaga I och/eller i den preliminära budgeten och har till syfte att bidra till ett lyckat genomförande av projektet skall bidragsmottagaren åta sig att förvalta naturabidragen enligt villkoren i överenskommelsen. II.14.4 Med avvikelse från punkt 2 i denna artikel skall allmänna kostnader inte vara bidragsberättigande om bidragsmottagaren redan mottar bidrag för administrativa utgifter från kommissionen för samma period. 7 Se definition i bilaga V, sidan TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

11 ARTIKEL II.15 ANSÖKNINGAR OM UTBETALNINGAR Utbetalningar skall ske enligt artikel I.4 i de särskilda villkoren. II.15.1 Ytterligare förhandsbetalningar När förhandsfinansieringen är uppdelad i flera utbetalningar kan bidragsmottagaren ansöka om en ny utbetalning först när den tidigare förhandsfinansieringen utnyttjats i nivå med den procentandel som anges i artikel I.4 om ytterligare förhandsfinansiering. I sådana fall kan betalningsförfrågningar göras före deadline för lägesrapport enligt bilaga VI (tidsplan för avtalet), såvida all verksamhet i arbetsplanen för den period som täckts av den relevanta lägesrapporten har genomförts. Följande handlingar skall bifogas ansökan: - En sammanställning av faktiska bidragsberättigande kostnader. - Andra handlingar som i de särskilda villkoren eventuellt begärs som komplement till ansökan om ytterligare utbetalning av förhandsfinansiering. De handlingar som bifogas ansökan om utbetalning skall upprättas enligt relevanta bestämmelser i artikel I.5 och bilagorna. II.15.2 Slutbetalning Inom den tidsfrist som föreskrivs i artikel I.5 skall bidragsmottagaren lämna in en ansökan om slutbetalning, åtföljd av följande handlingar: - En slutrapport om genomförandet av projektet. - En slutredovisning av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna enligt uppställningen av den godtagna budgeten. - En fullständig sammanställning av projektets inkomster och utgifter. De handlingar som bifogas ansökan om utbetalning skall upprättas enligt artikel I.5 och bilagorna. Bidragsmottagaren skall intyga att de ekonomiska dokument som lämnas in till kommissionen överensstämmer med de ekonomiska bestämmelserna i avtalet, att de deklarerade kostnaderna faktiskt har uppburits och att alla kvitton har deklarerats. När kommissionen har mottagit dessa handlingar förfogar den över den tidsfrist för granskning som anges i artikel I.4 för att: - godkänna handlingarna, - begära att bidragsmottagaren skall lämna styrkande handlingar eller ytterligare upplysningar som kommissionen anser nödvändiga för att kunna godkänna handlingarna, eller - underkänna handlingarna och begära in nya. Om kommissionen inte lämnat någon skriftlig underrättelse inom ovannämnda tidsfrist skall handlingarna betraktas som godkända. Ett godkännande av de handlingar som medföljer ansökan om utbetalning är inte liktydigt med ett erkännande av att deklarationerna och upplysningarna i dem är formellt riktiga, äkta, fullständiga och korrekta. Mottagaren underrättas skriftligen om begäran om ytterligare upplysningar eller nya handlingar. Mottagaren förfogar över den tidsfrist som föreskrivs i artikel I.4 för att överlämna de begärda upplysningarna eller handlingarna. Vid begäran av kompletterande handlingar förlängs tidsfristen för granskning med den tid som krävs för att få de aktuella handlingarna. Vid underkännande och begäran om nya handlingar omfattas handlingarna av det godkännandeförfarande som beskrivs i denna artikel. Vid ytterligare underkännande förbehåller sig kommissionen rätten att häva avtalet med hänvisning till punkt 2 b i artikel II TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

12 ARTIKEL II.16 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER OM UTBETALNINGAR II.16.1 Kommissionen utför sina betalningar i euro. Eventuella omräkningar av de faktiska kostnaderna till euro skall ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning eller, om en sådan inte finns, med hjälp av den månatliga bokföringskurs som fastställs av kommissionen och offentliggörs på dess webbplats och som gäller den dag då kommissionen upprättar betalningsordern, om ej annat framgår av specifika bestämmelser i de särskilda villkoren i avtalet. Kommissionens utbetalningar anses utförda den dag då kommissionens konto debiteras. II.16.2 Kommissionen kan när som helst upphäva den betalningsfrist som anges i artikel I.4 genom att underrätta bidragsmottagaren om att hans ansökan om utbetalning inte har kunnat godkännas för att den inte följer bestämmelserna i avtalet, inte motsvarar de tekniska rapporter och ekonomiska redogörelser som godkänts av kommissionen eller att det finns misstankar om att vissa utgifter i ansökan inte är bidragsberättigande och behöver kontrolleras ytterligare. Betalningsperioden skall börja löpa igen det datum då en korrekt ansökan om utbetalning registreras. Kommissionen kan även när som helst avbryta sina utbetalningar om bidragsmottagaren överträder eller misstänks överträda dessa bestämmelser, särskilt efter resultaten av de granskningar och kontroller som föreskrivs i artikel II.19. Kommissionen skall underrätta bidragsmottagaren om de indragna utbetalningarna i rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande. Indragningen börjar gälla det datum då kommissionens underrättelse skickas iväg. II.16.3 När den tidsfrist för betalning som anges i artikel I.4 har löpt ut, och utan att det påverkar punkt 2 i den här artikeln, kan bidragsmottagaren inom två månader från det datum då den försenade betalningen mottogs begära dröjsmålsränta enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar vid större refinansieringstransaktioner i euro, med tillägg av tre och en halv punkt. Höjningen skall beräknas utifrån den räntesats som gäller den första dagen i den månad då betalningsfristen löper ut enligt offentliggörandet i Europeiska unionens tidning, C-serien. Denna bestämmelse gäller inte nationella offentliga myndigheter i Europeiska unionens medlemsstater. Dröjsmålsränta skall beräknas från och med det datum då betalningsfristen löper ut (skall ej medräknas) till det datum då betalning, såsom definierad i punkt 1 i den här artikeln, sker (medräknas). Dessa räntor skall inte betraktas som inkomster för projektet vid beräkningen av de slutbidrag som avses i artikel II Kommissionens indragning av betalningarna kan inte betraktas som försenad betalning. II.16.4 Mottagaren skall till kommissionen anmäla summan av räntor och motsvarande fördelar som eventuellt genereras av den förhandsfinansiering som mottagits från kommissionen. Anmälan skall ske årligen när ansökan om slutbetalning av bidraget görs. Dessa räntor skall inte betraktas som inkomster för projektet enligt vad som avses i artikel II De skall omfattas av ett betalningskrav från kommissionen enligt artikel II.18. II.16.5 Enligt budgetförordningen 8 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget skall de rättsliga åtaganden som ingåtts med en tredje part som medför ett budgetmässigt åtagande och utbetalning av gemenskapsmedel utnyttjas inom en fastställd tidsfrist. För vart och ett av dessa rättsliga åtaganden skall genomförandet och betalningen för det aktuella projektet ske före genomförandetidsfristens slut. Detta datum skall fastställas genom att man från och med slutet av projektets bidragsberättigande period enligt avtalet lägger den maximala tidsfristen för bidragsmottagarens inlämnande av de obligatoriska tekniska och finansiella rapporterna samt kommissionens godkännande av dem samt den maximala tidsfristen för slutbetalningen. Om datumet för projektets eller de ovannämnda bidragsberättigande periodernas slut ändras genom ett tillägg till avtalet skall även tidsfristen för genomförandet ändras på motsvarande sätt. 8 Se definition i bilaga V, sidan TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

13 ARTIKEL II.17 FASTSTÄLLANDE AV DET SLUTLIGA BIDRAGET II.17.1 Utan att det påverkar bestämmelserna i artikel II.19 skall kommissionen fastställa det slutbetalningsbelopp som skall betalas ut till bidragsmottagaren på grundval av de handlingar som avses i artikel II.15.2, efter det att kommissionen har godkänt dem. II.17.2 Det totala belopp som kommissionen betalar ut till bidragsmottagaren får under inga omständigheter överstiga det maximala bidragsbelopp som anges i punkt A.3, även om de faktiska bidragsberättigande kostnaderna överstiger den godtagna budgeten i punkt A.4 i bilaga II. II.17.3 Bidragsmottagaren accepterar att bidraget begränsas till det belopp som krävs för att skapa jämvikt mellan projektets inkomster och utgifter och att bidraget inte under några omständigheter kan ge någon vinst för denne eller dennes partners. Vinst skall anses uppstå om summan av projektets faktiska inkomsterna såsom de fastställts, eller bekräftats i fråga om andra externa finansieringskällor, eller såsom de fastställts efter tillämpningen av de principer som anges i punkt 2 på de totala faktiska kostnaderna för projektet. Enligt denna artikel skall man endast beakta de faktiskt kostnader för projektet som motsvarar kategorierna för den godtagna budgeten i bilaga II. Alla fastställda överskott skall leda till en proportionell minskning av bidragsbeloppet. II.17.4 Utan att det påverkar möjligheten att häva avtalet enligt artikel II.11 kan kommissionen minska det bidrag som ursprungligen planerats om det överenskomna projektet inte genomförts eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent. Bidraget minskas så att det motsvarar den del av projektet som har genomförts enligt villkoren i detta avtal och enligt kapitel V.iv).4 och 5 i bilaga V. II.17.5 Kommissionens bidragsbelopp skall minskas genom: - avdrag från den del av bidraget som återstår att betala när projektet avslutats, - krav på återbetalning av överskjutande belopp som utbetalats till bidragsmottagaren, om det sammanlagda belopp som kommissionen redan har utbetalat överstiger det slutbelopp som skall betalas. ARTIKEL II.18 ÅTERKRAV II.18.1 När belopp felaktigt har utbetalats till bidragsmottagaren eller när ett förfarande för återkrav är motiverat enligt villkoren i avtalet förbinder sig bidragsmottagaren att betala de aktuella beloppen till kommissionen på de villkor och före det datum som fastställts av kommissionen. II.18.2 Om bidragsmottagaren inte har betalat före det datum som fastställts av kommissionen får dröjsmålsränta påläggas enligt den räntesats som anges i artikel II Dröjsmålsränta skall beräknas från och med det datum då betalningsfristen löper ut (skall ej medräknas) till det datum då kommissionen mottar slutbetalningen av skulden (medräknas). Vid delbetalning skall avräkning först göras på avgifter och dröjsmålsräntor och sedan på huvudbeloppet. II.18.3 Inkasseringen av skulder till kommissionen kan utföras genom avräkning av de belopp som bidragsmottagaren har rätt till, vilken form det än rör sig om, om bidragsmottagaren informeras på förhand. Det krävs inget förhandsgodkännande av bidragsmottagaren. II.18.4 Om det ingår bankavgifter i en återbetalning av belopp till kommissionen skall bidragsmottagaren helt stå för dessa. II.18.5 Mottagaren skall informeras om att kommissionen enligt artikel 256 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen får införa ett formellt förfarande för att fastställa fordringar på andra gäldenärer än stater, varvid förfarandet skall bestå i ett verkställbart beslut. 13 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL

14 ARTIKEL II.19 KONTROLL OCH REVISION II.19.1 Bidragsmottagaren förbinder sig att tillhandahålla alla de detaljuppgifter som begärs av kommissionen eller andra behöriga externa organ som valts av kommissionen för att se till att projektet och bestämmelserna i detta avtal genomförs på ett tillfredsställande sätt. II.19.2 Bidragsmottagaren skall till kommissionens förfogande förvara samtliga originalhandlingar, särskilt räkenskapshandlingar och skattehandlingar, eller, i undantagsfall, vederbörligen bestyrkta och attesterade kopior av alla handlingar som hör samman med avtalet i upp till fem år efter den slutbetalning av utestående belopp som avses i artikel I.4. 9 II.19.3 Bidragsmottagaren accepterar att kommissionen, antingen direkt via sina anställda eller via utvalda behöriga externa organ, kan genomföra en revision av hur bidraget använts. Revisionerna kan göras under hela kontraktstiden och under en period på 5 år från datumet för slutbetalningen. Resultaten från dessa revisioner kan eventuellt leda till att kommissionen fattar beslut om återkrav. II.19.4 Bidragsmottagaren förbinder sig att låta kommissionens anställda och externa personer med uppdrag av kommissionen få tillträde till platser och lokaler där projektet har genomförts samt tillgång till all nödvändig information, inklusive i elektronisk form, för att revisionen skall kunna utföras på ett tillfredsställande sätt. II.19.5 Europeiska revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) skall ha samma rättigheter, särskilt tillträdesrätt, som kommissionen i fråga om kontroller och revisioner. 9 Bidragsmottagaren måste se till att dennes partners behåller alla handlingar för samma period. 14 TRANSNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT BIDRAGSAVTAL