Avtal nr: PO/2014-9/STO Avtalsmall från oktober 2012 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GD KOMMUNIKATION. Representationen i Sverige TJÄNSTEAVTAL

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GD KOMMUNIKATION Representationen i Sverige TJÄNSTEAVTAL AVTAL NUMMER [ ] Europeiska unionen (nedan kallad unionen), företrädd av Europeiska kommissionen (nedan kallad den upphandlande myndigheten), som i sin tur företräds av Pierre Schellekens, Chef för Europeiska kommissionens representation i Sverige, för undertecknandet av detta avtal å ena sidan, och [fullständig officiell benämning] [organisationsform] [organisationsnummer] [fullständig adress] [momsregistreringsnummer] [(nedan kallad uppdragstagaren), [som företräds av [förnamn, efternamn, befattning] för undertecknandet av detta avtal]] [De ovannämnda parterna som nedan kallas uppdragstagaren ska vara solidariskt ansvariga gentemot den upphandlande myndigheten i fråga om fullgörandet av detta avtal.] å andra sidan 1

2 HAR ENATS OM FÖLJANDE särskilda villkor, allmänna villkor, och följande bilagor: Bilaga I Kravspecifikation (nr PO/2014-9/STO av den 2 april 2014) Bilaga II Uppdragstagarens anbud (nr [ ] av den [ ]) [andra bilagor] Bilagorna utgör en del av detta avtal (nedan kallat avtalet ). - De särskilda villkoren ska ha företräde framför de övriga delarna av avtalet. - De allmänna villkoren ska ha företräde framför bilagorna. - Villkoren i kravspecifikationen (bilaga I) ska ha företräde framför anbudet (bilaga II). 2

3 I SÄRSKILDA VILLKOR ARTIKEL I.1 AVTALSFÖREMÅL I.1.1 I.1.2. Föremålet för detta avtal är informations- och stödtjänster till besöksverksamheten på Europahuset, Stockholm. Uppdragstagaren ska genomföra de uppgifter han eller hon anförtros i enlighet med kravspecifikationen i bilaga till avtalet (bilaga I). ARTIKEL I.2 IKRAFTTRÄDANDE OCH LÖPTID I.2.1 I.2.2 Avtalet träder i kraft den dag då den sista av parterna undertecknar det. Avtalet får inte börja genomföras före den dag det träder i kraft. I.2.3 Den tid under vilken uppgifterna utförs får inte överstiga 12 månader. Om inte annat anges ska denna period och andra tidsperioder som anges i avtalet beräknas i kalenderdagar. Uppgifterna ska börja utföras från den dag avtalet träder i kraft.. För att förlänga fristen för att utföra uppgifterna krävs en skriftlig överenskommelse mellan parterna innan fristen löpt ut. I.2.4 Avtalet ska förnyas automatiskt högst tre gånger, vid varje tillfälle för en period av månader i taget, med början den dag uppgifterna fullgjorts för den föregående perioden, såvida inte någon av parterna skriftligen motsätter sig detta och tillställer motparten detta tre månader innan uppgiferna fullgjorts för den föregående perioden En förlängning innebär inte några ändringar av eller uppskov med de befintliga skyldigheterna. ARTIKEL I.3 PRIS I.3.1 Det högsta totalbelopp som den upphandlande myndigheten ska betala enligt avtalet uppgår till [belopp med siffror och bokstäver] euro vilket täcker alla uppgifter som utförs. Priserna på tjänsterna ska vara de som anges i bilaga II. I.3.2 Prisjustering Priserna ska vara fasta och inte justeras under avtalets första år. I början av avtalets andra år och varje år därefter får priserna justeras uppåt eller nedåt, på skriftlig begäran av endera parten senast tre månader före årsdagen för avtalets undertecknande. Motparten ska bekräfta mottagandet av begäran inom 15 dagar från det att den ankom. Det nya priset ska meddelas skriftligen så snart det slutliga indexet är tillgängligt. Justeringen ska följa det harmoniserade konsumentprisindexet EICP, offentliggjort för första gången av Eurostat i månadsbulletinen Data in Focus på Justeringen ska göras enligt följande formel: Ir Ar = Ao x Io där Ar = justerat totalbelopp, Ao = totalbelopp i det ursprungliga anbudet, Io = index för den månad [då anbudets giltighet löper ut] [sista dag för inlämnande av anbud], Ir = index för månaden [[det datum då begäran om en justering av priserna mottogs] [då de justerade priserna träder i kraft]]. 3

4 I.3.3 Kostnadsersättning Förutom det högsta totalbelopp som anges i artikel I.3.1, ska kostnader för resa och uppehälle, logi samt leveranskostnader ersättas i enlighet med artikel II.16, liksom övriga kostnader som anges i kravspecifikationerna upp till ett maximalt belopp på EUR , femtio tusen euro under avtalets hela genomförandeperiod. Det dagtraktamente som avses i artikel II.16.4 d och det schablonbelopp för logi som avses i artikel II.16.4 e ska uppgå till de belopp som anges nedan. Dagtraktamenten: För Sverige EUR 25 För Finland EUR 70 För Danmark EUR 85 Schablonbelopp för logi: För Sverige EUR 232 För Finland EUR 174 För Danmark EUR 185 Dagstraktamentet ska halveras för en halvdag. För resor inom Sverige ska dagstraktamente betalas för resor som överstiger 100 km tor. under förutsättning att resan inkluderar övernattning. ARTIKEL I.4 BETALNINGSVILLKOR I.4.1 Förfinansiering Inte tillämpligt i detta avtal I.4.3 Mellanliggande betalningar Uppdragstagaren ska månadsvis inkomma med en faktura för mellanliggande betalningar på slutfört arbete under perioden. Fakturor för mellanliggande betalningar ska åtföljas av en delrapport eller övriga handlingar som krävs enligt kravspecifikationen och kostnadsredovisning i enlighet med artikel I.3.3 och II.16. Den upphandlande myndigheten ska verkställa betalning inom 60 dagar från det att fakturan mottagits. Uppdragstagaren har 20 dagar på sig att på den upphandlande myndighetens begäran lämna in ytterligare uppgifter, rättelser, en ny rapport eller övriga handlingar. I.4.4 Slutbetalning av utestående belopp Uppdragstagaren ska inkomma med en faktura för slutbetalning av utestående belopp. Fakturan ska åtföljas av en slutrapport eller övriga handlingar som krävs enligt kravspecifikationen och kostnadsredovisning i enlighet med artikel I.3.3 och II.16. Den upphandlande myndigheten ska verkställa betalning inom sextio dagar från det att fakturan mottagits. Uppdragstagaren har tjugo dagar på sig att på den upphandlande myndighetens begäran lämna in ytterligare uppgifter, rättelser, en ny rapport eller övriga handlingar. ARTIKEL I.5 BANKKONTO Betalning ska göras i [euro] [lokal valuta om mottagarlandet inte tillåter transaktioner i euro] till mottagarens bankkonto med följande bankdata: Bank: Bankkontorets adress: Kontoinnehavarens fullständiga namn eller firma: Fullständigt kontonummer inklusive [bank]koder: [IBAN-kod:] 4

5 ARTIKEL I.6 KONTAKTUPPGIFTER OCH REGISTERANSVARIG Den registeransvariga som avses i artikel II.6 ska vara chefen för Europeiska kommissionen, representationen i Sverige. Korrespondens ska ställas till följande adresser: Den upphandlande myndigheten: Europeiska kommissionen Representationen i Sverige Box 7323, Stockholm E-post: bursto@ec.europa.eu Uppdragstagaren: [Fullständig officiell benämning] [Befattning] [Firma] [Fullständig officiell adress] E-post: [ ] ARTIKEL I.7 TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTLÖSNING I.7.1 I.7.2 Detta avtal ska omfattas av unionens lagstiftning, vid behov kompletterad av lagstiftningen i Sverige. Eventuella tvister mellan parterna om avtalets tolkning, tillämpning eller giltighet som inte kan göras upp i godo ska hänskjutas till domstol i Stockholm. ARTIKEL I.8 UTNYTTJANDE AV RESULTATEN I.8.1 Utnyttjande Följande användning är tillåten när unionen i enlighet med artikel II.10.2 förvärvat äganderätten till alla resultat på det sätt som anges i kravspecifikationen (bilaga I): (a) Användning för eget bruk: (i) tillhandahållande för den upphandlande myndighetens personal (ii) tillhandahållande för personer och organ som arbetar för eller samarbetar med den upphandlande myndigheten, däribland uppdragstagare, underentreprenörer, oavsett om de är juridiska eller fysiska personer, unionens övriga institutioner, organ och byråer, medlemsstaternas institutioner (iii) installering, nedladdning, behandling (iv) arrangering, samling, sammanställning, nedladdning (v) kopiering och mångfaldigande helt eller delvis utan begränsning av antalet exemplar. b) Offentliggörande för allmänheten: (i) publicering i pappersform (ii) publicering i elektronisk eller digital form (iii) publicering på internet av både nedladdningsbara och icke nedladdningsbara filer (iv) utsändning oavsett teknik (v) offentlig demonstration eller visning (vi) kommunikation via presstalesmän (vii) införande i allmänt tillgängliga databaser eller index (viii) annat offentliggörande, oavsett metod. 5

6 c) Bearbetning av den upphandlande myndigheten eller av tredje man för den upphandlande myndighetens räkning: (i) nedskärning (ii) sammanfattning (iii) bearbetning av innehållet (iv) teknisk bearbetning av innehållet, såsom - nödvändig korrigering av tekniska fel - tillägg av nya delar eller funktioner - förändring av funktionerna (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) - överlämnande av ytterligare information om resultatet till tredje man (t.ex. källkoder) i syfte att göra bearbetningar tillägg av nya inslag, mellanrubriker, rubriker, fetstil, bildtext, innehållsförteckning, sammanfattning, grafik, undertextning, ljud m.m. omvandling till ljudfil, presentation, animering, piktogram, bildfiler, förevisning m.m. utdrag av vissa delar eller uppdelning användning av ett ingående begrepp eller framtagning av härledda verk digitalisering eller konvertering av formatet för lagring eller användning förändring av storlek översättning, undertextning eller dubbning till olika språk: - engelska, franska, tyska - EU:s och EES officiella språk - språk som används inom Europeiska unionen - språk som används i kandidatländerna - arabiska, kurdiska, farsi/persiska, albanska, arameiska, somaliska d) Det utnyttjande som anges i artikel II e) Rätt att bevilja tredje man rätten till användning, licens eller underlicens till tidigare licensierade befintliga resultat för sådan användning som avses i led a c. Om den upphandlande myndighetens bearbetningar går utöver det som anges i avtalet ska den upphandlande myndigheten konsultera upphovsmannen. Vid behov ska upphovsmannen inhämta medgivande från övriga upphovsmän eller rättsinnehavare. Uppdragstagaren ska informera den upphandlande myndigheten inom en månad och ska lämna medgivande eller förslag till ändringar avgiftsfritt. Upphovsmannen har endast rätt att vägra samtycka till de föreslagna bearbetningarna om de skadar upphovsmannens goda namn, rykte eller snedvrider verkets integritet. I.8.2 Befintliga rättigheter och överlåtelse Alla befintliga rättigheter ska licensieras till unionen i enlighet med artikel II Uppdragstagaren ska förse den upphandlande myndigheten med en förteckning över befintliga rättigheter och tredje mans rättigheter, däribland rättigheter som tillkommer de anställda, upphovsmän eller andra rättsinnehavare i enlighet med artikel II Uppdragstagaren ska lägga fram relevanta och uttömmande underlag som visar att han eller hon förvärvat alla nödvändiga befintliga rättigheter eller tredje mans rättigheter när resultaten läggs fram. Uppdragstagarens skyldighet bör fullgöras genom att denna lämnar in en förklaring enligt bilaga A och en förklaring från tredje man enligt bilaga B samt vid behov sådana vederbörligen styrkande handlingar som avses i artikel II

7 ARTIKEL I.9 UPPSÄGNING FRÅN NÅGONDERA PARTENS SIDA Varje part har rätt att ensidigt säga upp avtalet med en uppsägningstid på en månad utan att detta medför någon ersättningsskyldighet. Om den upphandlande myndigheten säger upp avtalet har uppdragstagaren endast rätt till ersättning för den del av tjänsterna som beställts och utförts före uppsägningsdagen. Artikel II.14.3 första stycket är tillämpligt. ARTIKEL I.10 INTERINSTITUTIONELLA AVTAL Inte tillämpligt i detta avtal. UNDERSKRIFTER På uppdragstagarens vägnar [firma/förnamn/efternamn/befattning] På den upphandlande myndighetens vägnar Pierre Schellekens Chef för representationen, Europeiska kommissionens representation i Sverige namnteckning[ar]: Upprättat i [Stockholm] den [datum] namnteckning[ar]: Upprättat i [Stockholm] den [datum] Upprättat i två exemplar på [språk]. 7

8 II ALLMÄNNA VILLKOR FÖR TJÄNSTEAVTAL ARTIKEL II. 1 FULLGÖRANDE AV AVTALET II.1.1 II.1.2 II.1.3 II.1.4 II.1.5 II.1.6 Uppdragstagaren åtar sig att fullgöra avtalet på ett fackmässigt sätt. Uppdragstagaren ska själv ha det fulla ansvaret för att utverka alla tillstånd och bemyndiganden som krävs för att fullgöra avtalet i enlighet med de lagar och förordningar som gäller på den plats där uppgifterna ska utföras. Om inte annat följer av artikel II.4, hänför sig varje hänvisning till uppdragstagarens personal i detta avtal endast till de individer som medverkar till avtalets fullgörande. Uppdragstagaren ska se till att den personal som fullgör avtalet har den kompetens och erfarenhet som krävs för att utföra uppgifterna. Uppdragstagaren får inte företräda den upphandlande myndigheten och får inte agera på ett sätt som väcker ett sådant intryck. Uppdragstagaren ska informera tredje man om att han eller hon inte tillhör den europeiska offentliga förvaltningen. Uppdragstagaren har det fulla ansvaret för den personal som utför de uppgifter avtalet gäller. Uppdragstagaren ska fastställa följande regler för anställnings- eller tjänsteförhållandet med personalen: (a) (b) Personal som utför de uppgifter som uppdragstagaren ålagts får inte ta emot order direkt från den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten får under inga omständigheter betraktas som arbetsgivare för den personal som avses i led a) och personalen ska avstå från att hålla den upphandlande myndigheten ansvarig för rättigheter som följer av samarbetet mellan den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren. II.1.7 Om någon av de personer som är anställda av uppdragstagaren och som arbetar i den upphandlande myndighetens lokaler handlar så att det uppstår ett problem eller om någon i personalen inte har de sakkunskaper som krävs enligt avtalet, ska uppdragstagaren genast byta ut honom eller henne. Den upphandlande myndigheten ska ha rätt att göra en motiverad begäran om att sådan personal byts ut. Ersättningspersonalen måste ha nödvändig kompetens och kunna fullgöra avtalet på samma avtalsvillkor. Uppdragstagaren är ansvarig för alla förseningar i utförandet av uppgifterna som beror på byte av personal. II.1.8. Om en oförutsedd händelse, åtgärd eller underlåtelse direkt eller indirekt, helt eller delvis, förhindrar att uppgifterna utförs ska uppdragstagaren omedelbart och på eget initiativ notera och rapportera detta till den upphandlande myndigheten. Rapporten ska beskriva problemet, när det uppkom och ange vilka åtgärder uppdragstagaren vidtagit för att kunna fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter. Uppdragstagaren ska i första hand försöka lösa problemet snarare än att fastställa ansvaret för det. II.1.9. Om uppdragstagaren inte fullgör sina avtalsenliga skyldigheter får den upphandlande myndigheten utan att det påverkar rätten att säga upp avtalet sätta ned eller återkräva utbetalningar i proportion till omfattningen av den skada som orsakats. Dessutom får den upphandlande myndigheten begära ersättning eller tillämpa avtalsvite enligt artikel II.12. ARTIKEL II.2 KONTAKTER II.2.1 II.2.2 Alla kontakter avseende avtalet eller dess genomförande ska ske skriftligen med angivande av avtalets nummer. Kontakt anses ha ägt rum när meddelande kommit fram till mottagaren, om inte annat sägs i avtalet. Elektroniska meddelanden anses mottagna av parterna den dag meddelandet avsändes, förutsatt att det ställts till de kontaktpersoner som anges i artikel I.6. Utan hinder av det ovan sagda ska avsändaren, om denne får besked om att meddelandet inte nått mottagaren eller saknar kontaktperson, göra de ansträngningar som krävs för att motparten faktiskt ska nås av meddelandet. 8

9 På begäran från någondera parten ska elektroniska meddelanden bekräftas med ett underskrivet pappersoriginal av meddelandet, om begäran görs utan onödigt dröjsmål. Avsändare ska utan onödigt dröjsmål avsända det underskrivna pappersoriginalet. II.2.3 Reguljärpost ska anses mottagen av den upphandlande myndigheten den dag den diariefördes av den ansvariga avdelning som anges i artikel I.6. Formella underrättelser ska sändas i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande, eller på ett jämbördigt elektroniskt sätt. ARTIKEL II. 3 ANSVAR II.3.1 II.3.2 Uppdragstagaren är ensam ansvarig för att uppfylla alla sina rättsliga skyldigheter. Den upphandlande myndigheten ska inte bära ansvaret för skador som orsakats av eller åsamkats uppdragstagaren, och inte heller för skador som uppdragstagaren åsamkat tredje man under eller som en följd av fullgörandet av avtalet, förutom om den upphandlande myndigheten gjort sig skyldig till avsiktliga fel eller grova försummelser. II.3.3 Uppdragstagaren bär ansvaret för förluster eller skador som den upphandlande myndigheten åsamkats när avtalet fullgjordes, även om uppgifterna lagts ut på entreprenad, samt för alla anspråk från tredje man, men med högst tre gånger totalvärdet på avtalet. Om förlusterna eller skadorna beror på avsiktliga fel eller grova försummelser som uppdragstagaren, dennes personal eller underleverantörer gjort sig skyldiga till kan uppdragstagaren hållas ansvarig utan någon övre gräns för ersättningen för förlusten eller skadan. II.3.4 Uppdragstagaren ska ersätta och hålla unionen skadeslös för all eventuell skada och omkostnader som kan uppkomma på grund av anspråk. Uppdragstagaren ska ersätta den upphandlande myndigheten för tredje mans talan, anspråk eller förfarande mot den till följd av en skada som uppdragstagaren orsakat när avtalet fullgjordes. Om tredje man väcker talan mot den upphandlande myndigheten i samband med avtalets fullgörande, även om påstådda immaterialrättsliga intrång, ska uppdragstagaren bistå den upphandlande myndigheten. De kostnader som uppdragstagaren ådrar sig får bäras av den upphandlande myndigheten. II.3.5 Uppdragstagaren ska teckna en försäkring om en sådan krävs enligt tillämplig lagstiftning mot risker och skada i samband med fullgörandet av avtalet. Uppdragstagaren ska teckna de tilläggsförsäkringar som är rimliga enligt gängse bruk i branschen. En kopia av alla relevanta försäkringsavtal ska på begäran skickas till den upphandlande myndigheten. ARTIKEL II. 4 INTRESSEKONFLIKT II.4.1 Uppdragstagaren ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter. Intressekonflikter kan särskilt uppstå när ekonomiska intressen, politiska eller nationella kopplingar, familjeskäl, känslomässiga skäl eller andra gemensamma intressen kan äventyra ett opartiskt och objektivt fullgörande av avtalet. II.4.2 II.4.3 II.4.4 Alla intressekonflikter som uppstår när avtalet fullgörs måste omedelbart skriftligen meddelas den upphandlande myndigheten. Uppdragstagaren förbinder sig att omedelbart vidta de åtgärder som krävs för att korrigera situationen. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera att åtgärderna har avsedd effekt och får kräva att kompletterande åtgärder vidtas inom en viss tidsfrist. Uppdragstagaren förklarar att denne inte beviljat eller kommer att bevilja, inte begärt eller kommer att begära, inte försökt erhålla eller kommer att försöka erhålla, inte accepterat eller kommer att acceptera någon förmån, ekonomisk eller in natura, till eller från någon som helst part, om en sådan förmån utgör olaglig verksamhet eller inbegriper korruption, antingen direkt eller indirekt, genom att den utgör ett incitament eller en belöning som hör samman med fullgörandet av avtalet. Uppdragstagaren ska skriftligen underrätta sin personal och alla fysiska personer som är behöriga att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning om alla relevanta skyldigheter och ska se till att de inte försätts i intressekonflikt. Uppdragstagaren ska även skriftligen underrätta tredje man som medverkar till avtalets fullgörande, däribland underleverantörer, om alla relevanta skyldigheter. 9

10 ARTIKEL II.5 SEKRETESS II.5.1 Den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren ska iaktta sekretess i fråga om alla sådana uppgifter och handlingar oavsett form som skriftligen belagts med sekretess och som de tagit skriftlig eller muntlig del av i samband med fullgörandet av avtalet. Uppdragstagaren åtar sig att a) inte använda sekretessbelagda uppgifter och handlingar i andra syften än att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter, utan skriftligt förhandstillstånd från den upphandlande myndigheten, b) ge sådana sekretessbelagda uppgifter och handlingar samma skydd som egna sekretessbelagda uppgifter, och ägna rimlig omsorg åt detta, c) vare sig direkt eller indirekt yppa sekretessbelagda uppgifter och handlingar för tredje man utan skriftligt förhandstillstånd från den upphandlande myndigheten. II.5.2 Sekretesskravet i artikel II.5.1 ska binda den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren under hela den tid avtalet fullgörs samt fem år efter slutbetalningen av utestående belopp, utom i följande fall: a) den berörda parten befriar motparten från sekretesskravet innan fristen löpt ut, b) de sekretessbelagda uppgifterna offentliggörs på annat sätt än genom brott mot sekretessbestämmelserna, c) de sekretessbelagda uppgifterna måste yppas enligt lag. II.5.3 Uppdragstagaren ska se till att alla fysiska personer som är behöriga att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning samt tredje man som medverkar till avtalets fullgörande åtar sig att följa sekretesskravet i artikel II.5.1. ARTIKEL II.6 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER II.6.1 Alla personuppgifter i eller rörande avtalet eller dess genomförande ska behandlas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Uppgifterna får behandlas enbart i syften som rör genomförandet, förvaltningen och tillsynen över avtalet och kan även få överföras till organ som sköter tillsyn eller kontroller enligt EU-rätten. II.6.2 II.6.3 Uppdragstagaren har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och korrigera dem. Uppdragstagarens frågor kring behandlingen av personuppgifterna kan ställas till den registeransvariga. Uppdragstagaren får när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen. II.6.4 När avtalet kräver behandling av personuppgifter får uppdragstagaren bara agera under den registeransvarigas tillsyn, i synnerhet i fråga om syftet med behandlingen, vilka kategorier av uppgifter som får behandlas, uppgifternas mottagare och den registrerades möjligheter att utöva sina rättigheter. II.6.5 Uppdragstagaren ska se till att uppgifterna lämnas ut enbart till personal som behöver få tillgång till dem för att genomföra, förvalta eller kontrollera avtalet. II.6.6 Uppdragstagaren ska införa tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som förebygger de risker som kan uppstå vid behandlingen på grund av personuppgifternas karaktär, och detta i följande syften: a) Hindra obehöriga personer från att få tillgång till datasystem som behandlar personuppgifter, i synnerhet för att i) förhindra att obehöriga läser, återger, ändrar eller tar bort personuppgifter i media som används för lagring, ii) hindra obehörig inmatning i minnet samt obehörig utlämning, ändring eller utplåning av lagrade personuppgifter, och iii) förhindra otillåten användning av databehandlingssystem via utrustning för dataöverföring. 10

11 b) Se till att behöriga användare av ett system som behandlar personuppgifter inte kan komma åt andra personuppgifter än de som deras åtkomsträtt avser. c) Registrera vilka personuppgifter som har lämnats ut, vid vilken tidpunkt och till vem. d) Se till att personuppgifter som behandlas på tredje mans vägnar endast kan behandlas på det sätt som föreskrivs av den upphandlande myndigheten. e) Se till att uppgifterna inte kan läsas, kopieras eller raderas utan bemyndigande, vid utlämning av personuppgifter och under transport av media som används för lagring. f) Anpassa sin organisation så att den uppfyller kraven på skydd av personuppgifter. ARTIKEL II. 7 UNDERENTREPRENAD II.7.1 Uppdragstagaren får inte använda underentreprenad utan att i förväg ha inhämtat den upphandlande myndighetens skriftliga medgivande och inte heller i praktiken låta tredje man fullgöra avtalet. II.7.2 Även om den upphandlande myndigheten godkänner att uppdragstagaren använder underentreprenad är denne fortsatt bunden av sina avtalsenliga skyldigheter och ensam ansvarig för att avtalet fullgörs korrekt. II.7.3 Uppdragstagaren ska försäkra sig om att underentreprenaden inte påverkar den upphandlande myndighetens avtalsenliga rättigheter och garantier, särskilt enligt artikel II.18. ARTIKEL II. 8 ÄNDRINGAR II.8.1 II.8.2 Ändringar i avtalet får göras skriftligen innan eventuella nya avtalsenliga skyldigheter fullgjorts om slutsumman ännu inte betalats ut. Ändringen får inte syfta eller leda till sådana väsentliga ändringar av avtalet som kan medföra att beslutet om tilldelning av avtalet ifrågasätts eller att anbudsgivarna behandlas olika. ARTIKEL II.9 ÖVERLÅTELSE II.9.1 Uppdragstagaren får varken helt eller delvis överlåta rättigheter däribland betalningsfordringar och skyldigheter enligt avtalet, utan att först ha inhämtat den upphandlande myndighetens skriftliga medgivande. II.9.2 Om medgivande saknas, eller om villkoren i medgivandet inte följs, blir uppdragstagarens överlåtelse inte gällande gentemot den upphandlande myndigheten och binder inte denna. ARTIKEL II.10 RÄTTEN TILL RESULTATEN IMMATERIELLA RÄTTIGHETER II.10.1 Definitioner I avtalet används följande definitioner: 1) resultat: avsiktliga följder av avtalets fullgörande som levererats och slutgiltigt accepterats av den upphandlande myndigheten. 2) upphovsman: fysisk person som bidragit till att framställa resultaten, däribland personer som är anställda av den upphandlande myndigheten eller tredje man. 3) befintliga rättigheter: immateriella rättigheter, däribland underliggande teknik, som redan var för handen innan den upphandlande myndigheten eller uppdragstagaren beställde dem för att fullgöra avtalet, däribland äganderätt och nyttjanderätt som tillkommer uppdragstagaren, upphovsmannen, den upphandlande myndigheten eller tredje man. II.10.2 Äganderätt EU ska erhålla oåterkallelig och exklusiv äganderätt till alla resultat av avtalet, däribland rättigheter till de resultat som anges i avtalet inklusive upphovsrätt samt övriga immateriella rättigheter, tekniska lösningar och upplysningar som uppkommit under genomförandet av avtalet. Den upphandlande myndigheten har rätt att använda dem på det sätt som anges i avtalet. Rättigheterna ska förvärvas av unionen så snart 11

12 uppdragstagaren levererat resultaten och de accepterats av den upphandlande myndigheten. Leverans och acceptans innebär att rättigheterna överlåts till unionen. Betalning av det pris som anges i avtalet ska även anses omfatta ersättning till uppdragstagaren för EU:s övertagande av rättigheterna och rätten att utnyttja resultaten. EU:s förvärv av rättigheterna i enlighet med avtalet ska gälla i hela världen. Mellanliggande delresultat, rådata och mellanliggande analyser som uppdragstagaren tillställer den upphandlande myndigheten får inte användas av unionen utan skriftligt medgivande från uppdragstagaren, om inte avtalet uttryckligen anger att sådant material ska behandlas som ett fullständigt resultat. II.10.3 Licensiering av befintliga rättigheter Unionen ska inte förvärva äganderätt till redan befintliga rättigheter. Uppdragstagaren ska avgiftsfritt bevilja unionen en icke exklusiv oåterkallelig licens för de befintliga rättigheterna som får användas på det sätt som anges i artikel I.8.1. Licensen av befintliga rättigheter till unionen ska träda i kraft så snart resultaten levererats och accepterats av den upphandlande myndigheten. Licensen av befintliga rättigheter till unionen i enlighet med avtalet ska gälla i hela världen och under de immateriella rättigheternas hela löptid. II.10.4 Utnyttjande Europeiska unionen ska erhålla äganderätt till alla resultat som uppkommit under fullgörandet av avtalet och får använda dem på följande sätt: (a) Beviljande av tillgång på enskild begäran utan rätt till mångfaldigande eller utnyttjande, på det sätt som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. (b) Lagring av original och kopior som gjorts i enlighet med detta avtal. (c) Arkivering i enlighet med bestämmelser om dokumenthantering som är tillämpliga på den upphandlande myndigheten. II.10.5 Uppräkning och styrkande av rätten till befintliga rättigheter och tredje mans rättigheter Uppdragstagaren ska se till att resultaten vid leverans är fria från äganderättsliga eller andra anspråk från upphovsmän eller tredje man, däribland befintliga rättigheter, som kan hindra den upphandlande myndighetens användning. Detta gäller inte fysiska personers ideella rättigheter. Uppdragstagaren ska därför upprätta en förteckning över alla befintliga rättigheter, upphovsrätter och tredje mans rättigheter till resultaten eller delar därav. Förteckningen ska lämnas in senast samma dag som de slutliga resultaten levereras. Uppdragstagaren ska i resultatet tydligt markera citat ur befintliga verk. Bestyrkandet ska när så är lämpligt omfatta följande: Upphovsmannens namn, verkets titel, publiceringsdag och publiceringsort, tillkomstdatum, publiceringsort, internetadress, nummer, volym och övriga uppgifter som behövs för att enkelt kunna spåra verket. På den upphandlande myndighetens begäran ska uppdragstagaren styrka sin äganderätt eller nyttjanderätt till alla förtecknade befintliga rättigheter och tredje mans rättigheter, med undantag för unionens rättigheter. Sådant bestyrkande kan bland annat krävas för delar av handlingar, bilder, illustrationer, tabeller, data, mjukvara, tekniska uppfinningar, know-how o. dyl. (som tillhandahålls på papper, i elektronisk eller någon annan form), verktyg för IT-utveckling, rutiner, underrutiner och/eller andra program (underliggande teknik), begrepp, utformningar, installationer, konstnärligt material, data, käll- eller bakgrundsmaterial samt alla övriga delar som hämtats ur externa källor. Bestyrkandet ska när så är lämpligt omfatta följande: (a) Mjukvarans titel och versionsnummer. 12

13 (b) Fullständigt namn på verket och författaren, utvecklaren, upphovsmannen, översättaren, programmeraren, den grafiska formgivaren, förläggaren, redaktören, fotografen och producenten. (c) En hänvisning eller en kopia av användningslicensen eller det avtal som ger uppdragstagaren vederbörliga rättigheter. (d) En kopia av det avtal eller utdrag ur det anställningsavtal som ger uppdragstagaren vederbörliga rättigheter, när delar av resultaten skapats av dennes anställda. (e) Lydelsen på eventuella friskrivningsklausuler. Bestyrkandet fritar inte uppdragstagaren från dennes skyldigheter, om det framkommer att han eller hon inte innehar rättigheterna, oavsett när eller från vem dessa uppgifter lämnats. Uppdragstagaren intygar även att han eller hon har vederbörlig rätt eller fullmakt att överlåta rättigheterna och att han eller hon har erlagt eller kontrollerat att alla avgifter avseende slutresultaten har erlagts, däribland avgifter till upphovsrättsorganisationer. II.10.6 Upphovsmän Genom att leverera resultaten bekräftar uppdragstagaren att upphovsmännen inte kommer att invända mot att deras namn används när resultaten offentliggörs och att resultaten får spridas. På begäran ska upphovsmännens namn sättas ut, på det sätt som uppdragstagaren anger för den upphandlande myndigheten. Uppdragstagaren ska inhämta upphovsmännens medgivande till att de aktuella rättigheterna beviljas och ska på begäran kunna uppvisa styrkande handlingar. II.10.7 Personer på foto och film Om igenkännbara fysiska personer avbildas eller deras röst bandas ska uppdragstagaren på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa en förklaring från personerna (eller från deras vårdnadshavare om personerna är underåriga) om att de tillåter att avbildningen eller röstupptagningen används på avsett sätt. Detta avser inte personer som inte behöver lämna sin tillåtelse i enlighet med lagen i det land där fotografierna, filmerna eller bandupptagningarna gjordes. II.10.8 Copyright till befintliga rättigheter Om uppdragstagaren besitter befintliga rättigheter till resultaten eller delar därav ska detta anges när resultatet används på det sätt som avses i artikel I.8.1 tillsammans med följande varningstext: - år Europeiska unionen. Med ensamrätt. Delar har licensierats till EU på vissa villkor. II.10.9 Angivande av EU-finansiering och ansvarsfriskrivning När resultaten utnyttjas ska uppdragstagaren ange att de tagits fram inom ramen för ett avtal med unionen och att de åsikter som uttrycks endast är uppdragstagarens och inte utgör den upphandlande myndighetens officiella ståndpunkt. Den upphandlande myndigheten får skriftligt medge undantag från denna skyldighet. ARTIKEL II.11 FORCE MAJEURE II.11.1 II.11.2 II.11.3 II.11.4 Med force majeure avses oförutsedda och exceptionella situationer eller händelser som hindrar någondera parten från att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, som ligger utanför parternas kontroll och inte har orsakats av något fel eller någon försummelse från deras eller en underleverantörs sida, och som inte har kunnat undvikas trots att de har gjort sitt bästa. Force majeure får inte åberopas i fråga om uteblivna tjänster, brister eller försenad leverans av utrustning eller material, konflikter på arbetsmarknaden, strejker eller ekonomiska svårigheter såvida detta i sin tur inte direkt orsakats av force majeure. Den av parterna som drabbas av force majeure ska formellt underrätta den andra parten utan dröjsmål och ange vilket slag av force majeure det handlar om, hur länge tillståndet förväntas vara och vilka förutsägbara effekter det kommer att ha. Ingen av parterna ska anses ha brutit mot sina skyldigheter om orsaken till att de inte kunnat uppfyllas kan hänföras till force majeure. Uppdragstagare som inte kunnat uppfylla sina skyldigheter på grund av force majeure ska endast ha rätt till ersättning för de uppgifter som faktiskt har utförts. Parterna ska vidta de åtgärder som krävs för att reducera skadan till ett minimum. 13

14 ARTIKEL II. 12 AVTALSVITE Den upphandlande myndigheten får kräva avtalsvite om uppdragstagaren inte fullgör sina avtalsenliga skyldigheter med avseende på begärd kvalitet i enlighet med kravspecifikationen. Om uppdragstagaren inte fullgör sina avtalsenliga skyldigheter inom utsatt tid får den upphandlande myndigheten kräva avtalsvite enligt nedanstående formel för varje kalenderdags försening, utan att det påverkar det ansvar som uppdragstagaren ådragit sig eller eventuellt kommer att ådra sig enligt avtalet eller den upphandlande myndighetens rätt att säga upp avtalet. 0.3 x (V/d) V är det belopp som anges i artikel I.3.1 d är den löptid som anges i artikel I.2.3 uttryckt i kalenderdagar. Uppdragstagaren får invända mot detta beslut inom 30 dagar från mottagandet av den formella underrättelsen. Om uppdragstagaren inte reagerar eller om den upphandlande myndigheten inom 30 dagar efter att ha mottagit invändningar inte skriftligen drar tillbaka beslutet, ska beslutet om avtalsvite bli verkställbart. Parterna medger uttryckligen att belopp som betalas ut enligt denna artikel utgör avtalsvite och inte påföljder och att de bygger på en rimlig bedömning av rättvis ersättning för skada som följer av att skyldigheterna inte fullgjorts. ARTIKEL II.13 TILLFÄLLIGT AVBRYTANDE II.13.1 Tillfälligt avbrytande på uppdragstagarens begäran Uppdragstagaren får tillfälligt avbryta fullgörandet av avtalet om fall av force majeure gör fullgörandet omöjligt eller alltför svårt. Uppdragstagaren ska utan dröjsmål underrätta den upphandlande myndigheten om detta och ange alla nödvändiga skäl och övriga upplysningar, däribland uppgift om när genomförandet förväntas kunna återupptas. När omständigheterna tillåter att genomförandet återupptas ska uppdragstagaren omedelbart informera den upphandlande myndigheten, om avtalet inte redan sagts upp. II.13.2 Tillfälligt avbrytande på den upphandlande myndighetens begäran Den upphandlande myndigheten får tillfälligt avbryta fullgörandet av avtalet eller delar därav i följande fall: a) Om det i samband med upphandlingen eller genomförandet av avtalet förekommit väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier. b) För att kontrollera om misstänkta väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Avbrytandet ska träda i kraft den dag uppdragstagaren erhåller formell underrättelse därom, eller vid en senare tidpunkt som anges i meddelandet. Den upphandlande myndigheten ska så snart som möjligt uppmana uppdragstagaren att återuppta arbetet eller upplysa denne om att avtalet kommer att sägas upp. Uppdragstagaren får inte begära ersättning med hänvisning till avbrytande av avtalet eller delar av detta. ARTIKEL II.14 UPPSÄGNING II.14.1 Skäl för uppsägning Den upphandlande myndigheten får säga upp avtalet i följande fall: a) Om en rättslig, ekonomisk, teknisk, organisatorisk eller äganderättslig förändring hos uppdragstagaren på ett betydande sätt kan komma att påverka avtalet eller förändra de grunder på vilka avtalet tilldelats. b) Om uppgifterna inte börjat utföras inom tre månader från utsatt datum och den upphandlande myndigheten inte kan godta det nya datum som eventuellt har föreslagits, med hänsyn till artikel II

15 c) Om uppdragstagaren inte fullgör avtalet i enlighet med kravspecifikationen eller underlåter att uppfylla en väsentlig förpliktelse enligt avtalet. d) Om force majeure inträder och anmäls enligt artikel II.11, eller om uppdragstagaren avbryter fullgörandet av avtalet på grund av force majeure som anmälts enligt artikel II.13 och återupptagandet av arbetet är omöjligt eller avtalsändringar kan leda till att tilldelningsbeslutet ifrågasätts eller till att anbudsgivarna behandlas olika. e) Om uppdragstagaren är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar. f) Om uppdragstagaren eller någon fysisk person som är behörig att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen som kan styrkas på något sätt. g) Om uppdragstagaren inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där denne är etablerad eller i det land vars lag är tillämplig på avtalet, eller i det land där avtalet ska genomföras. h) Om den upphandlande myndigheten kan styrka att uppdragstagaren eller någon fysisk person som är behörig att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning har gjort sig skyldig till bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer, penningtvätt eller någon annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen. i) Om den upphandlande myndigheten kan styrka att uppdragstagaren eller någon fysisk person som är behörig att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning har gjort sig skyldig till väsentliga fel, oegentligheter eller bedrägerier i samband med upphandling eller genomförande av avtalet, eller lämnat felaktiga uppgifter. j) Om uppdragstagaren genom egen förskyllan inte kan erhålla något av de tillstånd eller bemyndiganden som krävs för att fullgöra avtalet. II.14.2 Förfarande för uppsägning När den upphandlande myndigheten vill säga upp avtalet ska den underrätta uppdragstagaren om det, och ange sina skäl. Den upphandlande myndigheten ska uppmana uppdragstagaren att lämna sina synpunkter och, om artikel II.14.1 c är tillämplig, inom 30 dagar från det att underrättelsen mottagits upplysa den upphandlande myndigheten om vilka åtgärder som vidtagits för att fullgöra de avtalsenliga förpliktelserna. Om inte den upphandlande myndigheten skriftligen godtar mottagarens synpunkter inom 30 dagar efter det att de mottagits, ska uppsägningen gå vidare. Vid uppsägning ska den upphandlande myndigheten underrätta uppdragstagaren om sitt beslut. I de fall som avses i artikel II.14.1, led a, b, c, e, g och j, ska underrättelsen ange vilken dag uppsägningen ska träda i kraft. I de fall som avses i artikel II.14.1, led d, f, h och i ska uppsägningen träda i kraft dagen efter det att uppdragstagaren mottagit uppsägningen. II.14.3 Följder av uppsägning Vid uppsägning ska uppdragstagaren avstå från alla anspråk på indirekt skada, inbegripet förluster av förväntad vinst på grund av icke slutfört arbete. Uppdragstagaren ska när uppsägningen mottagits vidta alla lämpliga åtgärder för att minimera kostnaderna, förebygga skada och ställa in eller begränsa sina åtaganden. Uppdragstagaren ska inom 60 dagar från den dag uppsägningen träder i kraft upprätta de handlingar som krävs enligt de särskilda villkoren för de uppgifter som redan hade utförts fram till dagen för uppsägning och vid behov upprätta en faktura. Den upphandlande myndigheten får återkräva belopp som utbetalats enligt avtalet. Den upphandlande myndigheten får kräva ersättning för skada vid uppsägning. När avtalet sagts upp får den upphandlande myndigheten anlita vilken annan uppdragstagare som helst för att tillhandahålla tjänsten eller utföra uppdraget. Den upphandlande myndigheten får kräva uppdragstagaren på ersättning för tillkommande kostnader för detta arbete, utan att det påverkar dess övriga rättigheter eller garantier enligt avtalet. 15

16 ARTIKEL II.15 RAPPORTER OCH UTBETALNINGAR II.15.1 Betalningsdag Betalningar ska anses verkställda den dag den upphandlande myndighetens konto debiteras. II.15.2 Valuta Avtalet ska ställas ut i euro. Betalning ska verkställas i euro eller den lokala valuta som avses i artikel I.5. Eventuella omräkningar mellan euro och övriga valutor ska ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning eller, om en sådan inte finns, med hjälp av den månatliga omräkningskurs som fastställs av Europeiska kommissionen och offentliggörs på dess webbplats och som gäller den dag då den upphandlande myndigheten upprättar betalningsordern. II.15.3 Kostnader för överföringar Kostnaderna för överföringarna fördelas på följande sätt: (a) Den upphandlande myndigheten ska bära kostnaderna för de bankavgifter som dess egen bank tar ut för överföringen. (b) Uppdragstagaren ska bära kostnaderna för de bankavgifter som den mottagande banken tar ut. (c) Kostnader för överföringar som upprepas på grund av någon av parterna ska bäras av den part som orsakat upprepningen. II.15.4 Fakturor och mervärdesskatt Fakturan ska innehålla uppgifter om uppdragstagarens namn, belopp, valuta och datum samt en hänvisning till avtalet. Uppdragstagaren ska på sina fakturor ange sin skattemässiga hemvist vad gäller mervärdesskatt och ange beloppen exklusive respektive inklusive mervärdesskatt separat. Den upphandlande myndigheten är i princip befriad från alla skatter och avgifter, däribland mervärdesskatt, enligt bestämmelserna i artiklarna 3 och 4 i protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska unionen. Uppdragstagaren ska följaktligen fullgöra nödvändiga formaliteter hos behöriga myndigheter för att de varor och tjänster som avtalet avser ska befrias från skatter och avgifter, inbegripet mervärdesskatt. II.15.5 Förfinansiering och fullgörandegaranti Säkerheter som utställts för förfinansiering ska hållas inne till dess att förfinansieringsdelen har räknats av från mellanliggande betalningar eller slutbetalning. Om slutbetalning sker med hjälp av en debetnota ska säkerheten frigöras tre månader efter det att debetnotan tillställts uppdragstagaren. Den upphandlande myndigheten förbinder sig att frigöra säkerheten inom den påföljande månaden. Fullgörandegarantier ska garantera att avtalet fullgörs enligt villkoren i kravspecifikationen fram till dess att fullgörandet godkänts av den upphandlande myndigheten. Beloppet för fullgörandegarantin får inte överstiga totalbeloppet för avtalet. Fullgörandegarantin ska hållas inne till dess att fullgörandet slutligt godkänts. Den upphandlande myndigheten förbinder sig att frigöra säkerheten inom en månad från det att fullgörandet godkänts. När finansiell säkerhet krävs enligt artikel I.4 avseende förfinansiering eller fullgörandegaranti ska följande villkor vara uppfyllda: (a) Den finansiella säkerheten ska ställas ut av en bank eller något annat godkänt finansinstitut, eller på uppdragstagarens begäran och efter godkännande från den upphandlande myndigheten, av tredje man. (b) Borgensmannen ska gå i borgen såsom för egen skuld och får inte begära att den upphandlande myndigheten först kräver gäldenären (uppdragstagaren). 16

17 Kostnaden för att tillhandahålla en sådan säkerhet ska bäras av uppdragstagaren. II.15.6 Mellanliggande betalningar och slutbetalning När delresultat levereras ska uppdragstagaren inkomma med en faktura för mellanliggande betalningar samt en delrapport eller övriga handlingar som krävs enligt artikel I.4. Inom 60 dagar från det att den period som avses i artikel I.2.3. löpt ut ska uppdragstagaren inkomma med en faktura för slutbetalning av utestående belopp samt en slutrapport eller övriga handlingar som krävs enligt artikel I.4 eller kravspecifikationen. Den upphandlande myndigheten ska verkställa de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen inom den tidsfrist som anges i artikel I.4, förutsatt att fakturan och rapporterna godkänns och utan hinder av artikel II Att fakturan och de inlämnade handlingarna godkänns innebär inte att kommissionen medger att de bifogade deklarationerna och upplysningarna är formellt riktiga, sanningsenliga, fullständiga eller korrekta. Slutbetalningen av utestående belopp får kvittas mot återkrav. II.15.7 Förlängning av betalningsfristen Den upphandlande myndigheten får när som helst förlänga de betalningsfrister som anges i artikel I.4 om den underrättar uppdragstagaren om att fakturan inte kan regleras, antingen därför att den inte följer avtalsbestämmelserna, eller därför att vederbörliga handlingar inte lämnats in. Den upphandlande myndigheten ska snarast lämna uppdragstagaren skriftlig underrättelse om sådan förlängning med angivande av skälen. Tidsfristen upphör att löpa från den dag den upphandlande myndighetens meddelande sänts. Den återstående betalningsfristen ska åter börja löpa den dag de begärda upplysningarna eller korrigerade handlingarna mottagits eller nödvändiga ytterligare kontroller, däribland kontroller på platsen, genomförts. Om förlängningen överstiger två månader får uppdragstagaren begära att den upphandlande myndigheten ska motivera fortsatt förlängning. Om betalningsfristen förlängts därför att en handling inte godkänts enligt första stycket och den nya handling som inkommit inte heller godkänns, förbehåller sig den upphandlande myndigheten rätten att säga upp avtalet i enlighet med artikel II.14.1 c. II.15.8 Dröjsmålsränta När betalningsfristen enligt artikel I.4 har löpt ut får uppdragstagaren begära dröjsmålsränta, utan hinder av artikel II Dröjsmålsräntan ska beräknas enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpade vid sina senaste refinansieringstransaktioner i euro, plus åtta punkter. Dröjsmålsräntan ska beräknas enligt den räntesats som var i kraft den första dagen den månad betalningsfristen löpte ut. Denna räntesats offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C serien. Att betalning hålls inne i enlighet med artikel II.15.7 ska inte anses utgöra försenad betalning. Dröjsmålsränta ska erläggas från den dag som följer på förfallodagen fram till och med den dag betalning verkställs i enlighet med artikel II Om dröjsmålsräntan inte överstiger 200 euro ska den betalas till uppdragstagaren endast om denna lämnat in en begäran om detta inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits. ARTIKEL II. 16 KOSTNADSERSÄTTNING II.16.1 II.16.2 II.16.3 När så föreskrivs i de särskilda villkoren eller i kravspecifikationen ska den upphandlande myndigheten ersätta de kostnader som är direkt kopplade till utförandet av uppgifterna mot uppvisande av styrkande handlingar i original, såsom kvitton och använda biljetter eller i annat fall fotokopior eller scannade kopior av originalen, alternativt bevilja schablonbelopp. Resekostnader och traktamente ska när så är lämpligt beräknas på kortast möjliga resväg och det minsta antal övernattningar som krävs. Resekostnader ska ersättas enligt följande regler: 17

18 a) Resor med flyg ska ersättas upp till maximikostnaden för en ekonomiklassbiljett vid tidpunkten för bokningen. b) Resor med båt eller järnväg ska ersättas upp till maximikostnaden för en förstaklassbiljett. c) Resor med bil ska ersättas med ett belopp som motsvarar kostnaden för en förstaklassbiljett med tåg för samma resa samma dag. Resor utanför unionen ersätts om den upphandlande myndigheten lämnat skriftligt godkännande i förväg. II.16.4 Kostnader för uppehälle ska ersättas med dagtraktamente enligt följande regler: a) Resor på under 200 km tur och retur ger inte rätt till traktamente. b) Dagtraktamente ska endast betalas ut mot framläggande av en styrkande handling som visar att personen i fråga faktiskt befunnit sig på bestämmelseorten. c) Dagtraktamente ska betalas ut med ett schablonbelopp som ska anses täcka alla utgifter för uppehället, inbegripet måltider, lokala transporter, däribland resor till och från flygplats eller järnvägsstation, försäkring och övriga kostnader. d) Dagtraktamente betalas ut med de schablonbelopp som anges i artikel I.3. e) Logi ersätts när stödjande handlingar för nödvändiga övernattningar inkommit, med högst de schablonbelopp som anges i artikel I.3. II.16.5 II Kostnader för transport av utrustning eller polletterat bagage ersätts endast om den upphandlande myndigheten har lämnat skriftligt godkännande i förväg. Omräkning mellan euro och andra valutor ska göras på det sätt som anges i artikel II ARTIKEL II. 17 ÅTERKRAV II.17.1 II.17.2 Belopp som återkrävs enligt avtalet ska betalas av uppdragstagaren till den upphandlande myndigheten i enlighet med de villkor och inom den tid som anges i debetnotan. Om betalningen inte verkställts den dag den upphandlande myndigheten fastställt ska dröjsmålsränta utgå med den räntesats som anges i artikel II Dröjsmålsränta ska erläggas från den dag som följer på förfallodagen fram till och med den dag den upphandlande myndigheten mottagit betalning av hela fordran. Vid delbetalning ska avräkning först göras på avgifter och dröjsmålsräntor och sedan på huvudbeloppet. II.17.3 Om betalningen inte gjorts inom utsatt tid får den upphandlande myndigheten, efter att ha informerat uppdragstagaren skriftligen, återkräva beloppen genom avräkning från uppdragstagarens eventuella fordringar på unionen eller Europeiska atomenergigemenskapen. Den upphandlande myndigheten kan istället välja att göra anspråk på den finansiella säkerhet som ställts i enlighet med artikel I.4. ARTIKEL II. 18 KONTROLL OCH REVISION II.18.1 Den upphandlande myndigheten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning får kontrollera eller låta utföra revision av hur avtalet fullgörs. Sådan kontroll och revision får utföras antingen direkt av deras egen personal eller av utomstående organisationer som är behöriga att agera för deras räkning. Kontroll och revision får utföras under hela den tid avtalet fullgörs samt fem år efter slutbetalningen av utestående belopp. Revision anses ha inletts när den upphandlande myndighetens meddelande om revision mottagits. Revision ska genomföras under iakttagande av sekretess. II.18.2 Uppdragstagaren ska spara originalhandlingar som ska lagras på lämpligt sätt, även i digital form när detta är tillåtet enligt nationell lag och i enlighet med villkoren däri, i fem år efter slutbetalningen av utestående belopp. 18