BILAGA I VERKSAMHETSPLAN

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION Representationen i Sverige BILAGA I VERKSAMHETSPLAN RAMAVTAL om PARTNERSKAP nummer [ ] 1. Uppdrag och övergripande mål Europa direkt-kontoren bidrar till Europeiska kommissionens arbete med att sprida information om EU i syfte att kommunicera med allmänheten på lokal och regional nivå. Europa direkt-kontorens verksamhet syftar till att involvera allmänheten i EUfrågor genom att skapa en beständig miljö för nätverkssamarbete. Kontoren kompletterar och stöder det kommunikationsarbete som utförs av Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor samt av övriga EU-institutioner och EU-organ på lokal och/eller regional nivå. De samarbetar även med EU:s övriga nätverk för stöd och information. Kontorens främsta uppgift är att förmedla grundläggande information om EU och EU-politik som är av direkt intresse för allmänheten, i synnerhet individer med ett allmänt informationsbehov. Europa direkt-kontoren anordnar evenemang och använder olika kommunikationsverktyg för att nå allmänheten på lokal och regional nivå, antingen direkt eller genom relevanta informationsförmedlare och intressenter. De främjar också aktivt medborgardialoger 1 i nära samarbete med Europeiska kommissionens representation. Europa direkt-kontoren samverkar med lokala och/eller regionala medier och rapporterar om allmänhetens synpunkter och reaktioner på EU-frågor. Nätverket av Europa direkt-kontor administreras av Europeiska kommissionen. 2. Strategi för uppsökande verksamhet och kommunikationsplan 1 Dialoger som förs av EU-kommissionärer eller högre tjänstemän inom Europeiska kommissionen, där allmänheten kan uttrycka sina synpunkter i EU-frågor

2 Treårig strategi för uppsökande verksamhet I denna strategi ska du redogöra för hur du kommer att bedriva informationskontorets verksamhet 2 under en treårsperiod ( ). Beskriv de aktiviteter du kommer att genomföra under respektive år. Strategin ska vara helt i linje med Europa direktkontorens uppdrag och mål. Den ska dessutom införliva SMART 3 -målen och omfatta följande: 1. En omfattande analys av behoven av EU-information på regional och lokal nivå i det område som du kommer att täcka. 2. Din målgrupp (inklusive informationsförmedlare och målgrupper som är svåra att nå) och specifika kommunikationsaktiviteter för att nå dem. 3. De huvudsakliga mediekanalerna för direkt och webbaserad kommunikation (tidningar, tv, radio, sociala medier) som du planerar att använda samt de ämnen du tänker täcka (t.ex. Europa direkt-kontorens aktiviteter, lokala infallsvinklar på EU-frågor samt programnyheter). 4. Information om Europa direkt-kontorets samordning, komplementaritet och synergieffekter med andra aktiviteter hos den organisation som står värd för Europa direkt-kontoret samt med andra EU-nätverk, nationella/regionala nätverk och intressenter. 5. Information om hur du planerar att förbättra Europa direkt-kontorets synlighet och uppsökande verksamhet i regionen. Årlig kommunikationsplan Du ska presentera en årlig kommunikationsplan som är helt i linje med kontorets strategi för dess uppsökande verksamhet. Din plan ska innehålla årsspecifika mål och omfatta specifika huvudteman. Dessa teman ska ligga helt i linje med kommunikationsprioriteringarna från Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor. Den årliga kommunikationsplanen ska innehålla en beskrivning av de olika inslagen. Grundläggande informationsverksamhet och evenemang måste ingå för samtliga kontor, medan övriga inslag i den årliga kommunikationsplanen omfattas av en större flexibilitet. Evenemang kommer att ha en avgörande roll då vikten av att engagera allmänheten har fått en allt större betydelse. Följaktligen ska du välja anordnande av evenemang så många gånger som krävs för att uppnå kontorets mål för dess uppsökande verksamhet, utan att överskrida det högsta tillåtna bidragsbeloppet. De olika inslagen i den årliga kommunikationsplanen kan kombineras på olika sätt upp till maxgränsen för bidragsbeloppet. 2 Namnet ska innehålla: Europa direkt-kontor [stad/region/område ]. 3 SMART står för specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta, tidsbundna mål. 2

3 2.1 Inslag i den årliga kommunikationsplanen Den årliga kommunikationsplanen omfattar följande inslag med olika flexibilitetsgrad, där varje inslag är kopplat till ett specifikt engångsbelopp: Obligatoriska: Grundläggande informationsverksamhet (väljs endast en gång) Evenemang o Anordnande av evenemang (väljs så många gånger som krävs upp till det högsta tillåtna bidragsbeloppet) Valfria (väljs så många gånger som behövs): o Deltagande i evenemang Valfria (väljs endast en gång): Kommunikationsprodukter: o Publikationer o Informationsmaterial o Audiovisuellt och annat elektroniskt material o Elektroniskt nyhetsbrev Besökskontor Omfattningen av aktiviteterna under valda inslag ska stå i proportion till bidragsbeloppet Grundläggande informationsverksamhet (obligatoriskt) I din årliga kommunikationsplan ska du ange hur du kommer att genomföra den grundläggande informationsverksamheten, där följande ska ingå: Att ha en särskild telefonlinje och e-postadress. Att svara på enskilda mötesförfrågningar. Att svara på frågor eller hänvisa personer till relevant EU-nätverk eller Europa direkt-kontor 4. Samordning med Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor i Sverige. Aktiv samordning med övriga Europa direkt-kontor på nationell och/eller gränsöverskridande nivå samt med andra EU-nätverk. Att offentliggöra publikationer/information/videoklipp/meddelanden från EU

4 Att upprätta och bibehålla regelbunden kontakt med lokala och regionala medier, däribland publicering av artiklar och medverkan i radio- eller tvsändningar. Kontinuerlig kontakt med allmänheten via sociala medier. Att upprätthålla en uppdaterad webbplats (eller webbsida), sprida information om kontorets aktiviteter och tillhandahålla relevant och objektiv information om EU-relaterade ämnen och anpassa denna till en lokal och/eller regional målgrupp, Att delta i samordningsmöten och fortbildning som anordnas av Europeiska kommissionens representation eller huvudkontor i Bryssel, där även Europaparlamentet aktivt deltar 5. Att använda ett användarenkätverktyg från Europeiska kommissionen för att utvärdera kontorets verksamhet (evenemang och andra aktiviteter, i tillämpliga fall). Att lämna en rapport om Europa direkt-kontorets verksamhet varje månad med information om allmänhetens huvudsakliga intresseområden och om lokal och/eller regional mediebevakning, samt om viktiga ämnesområden som efterfrågats via Europeiska kommissionens webbaserade verktyg Evenemang Du kan välja dessa så många gånger som krävs för att kontoret ska uppnå sina mål för uppsökande verksamhet, utan att överskrida det högsta tillåtna bidragsbeloppet. Anordnande av evenemang (obligatoriskt) innebär att anordna ett eller flera evenemang. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 2. En heltäckande medieplan, inklusive tv, tidningar, radio, internet och sociala medier, beroende på typ av evenemang. 3. Typ av evenemang samt dess syfte och innehåll, inklusive program, datum och plats. Deltagande i evenemang (valfritt) innebär aktivt deltagande med en monter eller en presentation på evenemang som anordnas av tredje part. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. En beskrivning av evenemanget, samt skälen till att kontoret deltar. 2. Målgruppen för evenemanget och kontorets monter, samt målgruppens kommunikationsbehov. 5 Ersättning betalas ut för alla rese- och logikostnader som uppkommer vid fortbildning på kommissionens huvudkontor. Vid årsmöten som anordnas i ett av EU-länderna täcker Europeiska kommissionen endast logikostnader. Europeiska kommissionen förväntas anordna högst tre årsmöten under nätverkets mandatperiod. Europeiska kommissionens representation i Sverige kommer att bära kostnaderna för alla nationella och gränsöverskridande möten som organiseras av representationen. 4

5 3. Mediebevakning: sociala medier, internet och tv, tidningar och/eller radio (om tillämpligt). 4. Syftet med och innehållet i kontorets presentation på evenemanget. 5. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen Kommunikationsprodukter (valfritt) Produkternas innehåll ska komplettera befintligt material som framställts av EUinstitutionerna. Publikationer ska omfatta tryckta publikationer och/eller utbildningsmaterial som kontoret tagit fram själv eller utskrifter från EU Bookshops 6 webbplats. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla åtminstone följande: 2. Typ av publikation samt dess budskap och innehåll. 3. Distributionskanaler och kvantitet. Informationsmaterial kan omfatta reklammaterial, tabeller och diagram, broschyrer etc. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 2. Beskrivning av materialet. 3. Distributionskanaler och kvantitet. Audiovisuellt och annat elektroniskt material ska bestå av kontorets egna produkter. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 2. Materialets budskap och innehåll, samt preliminär text. 3. Distributionskanaler

6 Elektroniskt nyhetsbrev ska omfatta produkter som kontoret tar fram. Dessa ska distribueras genom lämpliga kommunikationskanaler (t.ex. sändlistor, sociala medier etc.). Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 2. Budskap, innehåll och frekvens. 3. Distributionskanaler Besökskontor (valfritt) Ett besökskontor ska bestå av en fysisk lokal som ger ett tydligt mervärde. Du ska kunna uppvisa att besökskontoret kommer att vara placerat på en central plats med potential att dra till sig många besökare, vara åtskilt från värdorganisationens besökskontor eller motsvarande, och vara tydligt skyltat som ett besökskontor för Europa direkt, vara öppet för allmänheten minst 20 h/vecka. Besökskontoret kan vara stängt i högst sex veckor per år, ha särskild personal som endast tar emot besökare till besökskontoret. Till uppgifterna hör även att registrera alla besökare och syftet med besöket, vilket ska ske helt åtskilt från värdorganisationens besökare. Denna information ska lämnas till Europeiska kommissionens representation i Sverige varje månad. Besökskontoret ska ha en skylt med öppettider och namn på kontorets anställda, vara tillgängligt för allmänheten, vara tydligt skyltat, ha plats för att ta emot besökare och ställa ut EU-relaterat material. 3. Bestämmelse om oberoende Europa direkt-kontoren arbetar i nära samarbete med Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor, men de är oberoende och yttrar sig inte på Europeiska kommissionens och/eller Europaparlamentets vägnar. Kontoren måste dock säkerställa att de alltid framför EU:s ställningstaganden så korrekt som möjligt och kommunicerar på ett sätt som är neutralt, korrekt i sak och opartiskt. De ska också förklara för sin målgrupp vilken roll Europa direkt-kontoren har. 6

7 4. Parternas åtaganden De parter som väljs ut för att bedriva kommunikationsverksamhet som ett Europa direkt-kontor åtar sig att säkerställa att kontoret genomför sitt uppdrag till fullo och uppfyller den årliga kommunikationsplanen i enlighet med riktlinjerna från Europeiska kommissionens representation, se till att kontoret tillhandahåller neutral och korrekt information om EU och varken betraktas eller används för ändamål som inte motsvarar kontorets uppdrag eller mål, säkerställa att kontorets personal har den kompetens och behörighet som anges i urvalskriterierna 7, främja kontorets samarbete med övriga Europa direkt-kontor och andra relevanta nätverk och intressenter, genomgående använda Europa direkts namn och logotyp liksom andra former av identifiering som tillhandahålls av Europeiska kommissionen för all verksamhet och på alla produkter, skriftligen meddela kommissionens representation så snart som möjligt om den årliga kommunikationsplanen inte kan slutföras planenligt, se till att kontorets samtliga aktiviteter är kostnadsfria för berörda användare, se till att kontorets verksamhet genomförs på ett smidigt sätt från och med den första månaden av ett visst år, med hänsyn till att 70 % av den beviljade förfinansieringen betalas ut under det första kvartalet samma år följt av en slutlig betalning året därpå, ge Europeiska kommissionen tillträde till lokalerna. 5. Kommissionens åtagande Genom att skriva under ramavtalet åtar sig kommissionen att göra följande: Bedöma Europa direkt-kontorets effektivitet och genomföra nödvändig uppföljning. Förse Europa direkt-kontoret med informationsmaterial, kommunikationsprodukter, utbildning i allmänna och särskilda EU-frågor, plattformar som möjliggör nätverkssamarbete och samordning, inom ramen för befintliga resurser. På lämpligt sätt övervaka motpartens verksamhet. 7 Sökanden kan bestämma om de vill utse en enda person för att leda hela Europa direkt-kontorets verksamhet eller en grupp personer med en tydligt utsedd gruppledare. Gruppledaren ska fungera som kontaktperson gentemot kommissionen och delta i alla utbildningar och möten som anordnas av kommissionen för den bidragsrelaterade verksamhetens ändamål. Om man utser en grupp och en gruppledare som ska leda kontoret ska all erforderlig kompetens uppfyllas av den gruppen på ett kompletterande sätt. 7

8 6. Engångsbelopp Bidraget för den årliga kommunikationsplanen utgörs av ett engångsbelopp som täcker verksamhetens bidragsberättigande kostnader. Det totala årliga engångsbeloppet uppgår till mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro. Varje inslag i den årliga kommunikationsplanen är kopplat till ett specifikt engångsbelopp, vilket framgår av tabellen nedan. Engångsbeloppen kan inte ändras. Inslag i den årliga kommunikationsplanen Obligatoriskt /valfritt Frekvens Engångsbelopp (i euro) Justerade engångsbelopp för 2018 GRUNDLÄGGANDE INFORMATIONSVERKSAMHET Obligatoriskt En gång EVENEMANG Anordnande av evenemang Obligatoriskt En gång eller fler Deltagande i evenemang Valfritt En gång eller fler KOMMUNIKATIONS- PRODUKTER Publikationer Valfritt En gång Informationsmaterial Valfritt En gång Audiovisuellt och annat elektroniskt material Valfritt En gång Elektroniskt nyhetsbrev Valfritt En gång BESÖKSKONTOR Valfritt En gång Det totala bidragsbeloppet beräknas genom att till engångsbeloppet för den grundläggande informationsverksamheten addera engångsbeloppet för varje ytterligare inslag i den årliga kommunikationsplanen. Du kan välja anordnande av evenemang och deltagande i evenemang flera gånger, upp till bidragets maxgräns. Övriga inslag i den årliga kommunikationsplanen kan endast väljas en gång. Kombinera olika inslag så att det totala bidragsbeloppet uppgår till mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro. Det begärda beloppet ska baseras på ovanstående regler, med hänsyn till lägsta och högsta tillåtna bidragsbelopp, och stämma överens med den årliga kommunikationsplanen. Även om engångsbeloppet för ett inslag är fast (dvs. du kan inte begära ett halvt engångsbelopp) är en viss flexibilitet möjlig under året. Du kan till exempel ersätta ett inslag med ett annat förutsatt att du säkerställer överensstämmelse med den årliga kommunikationsplanen, Europeiska kommissionens representation har givit sitt godkännande, och att det slutliga bidragsbeloppet inte överskrider det högsta tillåtna bidragsbelopp som anges i det särskilda bidragsavtalet. 8

9 Om ett inslag i den årliga kommunikationsplanen har ersatts med ett annat och om det är kopplat till: o ett högre engångsbelopp, så kommer inte ytterligare bidrag ges, o ett lägre engångsbelopp, så kommer det slutliga bidragsbeloppet att sänkas i motsvarande grad. Bidraget kommer att betalas ut i sin helhet förutsatt att den årliga kommunikationsplanen genomförs korrekt. Om ett inslag i den årliga kommunikationsplanen inte genomförs korrekt kommer bidragsbeloppet att sänkas i proportion därtill. I sådana fall är bidragsmottagaren skyldig att beräkna i vilken utsträckning ett visst inslag i den årliga kommunikationsplanen har genomförts när du lämnar en begäran om slutbetalning (se kolumn b i bilaga V till ramavtalet om partnerskap). En kontroll för att säkerställa att ovannämnda villkor som leder till betalning av engångsbeloppet har uppfyllts kommer att genomföras senast innan slutbetalning sker. Kontroller och revisioner för att kontrollera att villkoren har uppfyllts kan även genomföras efter det att slutbetalning har skett. Bidragsmottagaren kan anmodas styrka att han/hon har genomfört den årliga kommunikationsplanen korrekt. Bidragsmottagaren behöver inte rapportera de faktiska kostnader som verksamheten medfört. Engångsbeloppen kan inte ifrågasättas av kontroller som utförs i efterhand. Detta påverkar inte möjligheten att sätta ned bidraget i enlighet med vad som anges ovan. Utbetalning av bidrag påverkar inte rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade bokföring i syfte att granska den för framtida bidrag, eller skydda EU:s ekonomiska intressen, t.ex. för att upptäcka bedrägerier, oriktigheter eller åsidosättanden av skyldigheter. 7. Ersättning av faktiska kostnader Ramavtalet om partnerskap gör det möjligt att bevilja bidrag i form av ersättning för faktiska bidragsberättigande kostnader. Möjligheten att ersätta faktiska kostnader får endast användas för specifik kommunikationsverksamhet. Denna typ av bidrag fastställs enligt en högsta samfinansieringssats för faktiska bidragsberättigande kostnader som har deklarerats av bidragsmottagaren samt av anknutna enheter, i förekommande fall. Ytterligare information, däribland procentandel av samfinansieringssatsen samt bidragsberättigande kostnader, kommer att anges i inbjudan om att lämna in förslag, i tillämpliga fall. 8. Förslag inlämnade av motparten Den ansökan som har lämnats in av [the Partner] som svar på förslagsinfordran COMM/STO/ED/ /REG utgör en del av denna verksamhetsplan. 9