YTTERLIGARE URVAL AV PARTER SOM KAN FUNGERA SOM EUROPA DIREKT-INFORMATIONSKONTOR I SVERIGE

Transkript

1 Ref. Ares(2018) /03/2018 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION Representationen i Sverige FÖRSLAGSINFORDRAN COMM/STO/ED/ /REG YTTERLIGARE URVAL AV PARTER SOM KAN FUNGERA SOM EUROPA DIREKT-INFORMATIONSKONTOR I SVERIGE ( ) Europeiska kommissionens generaldirektorat för kommunikation publicerade den 8 juni 2017 en förslagsinfordran i syfte att välja ut parter som ska driva Europa direktinformationskontor, EDIC, (nedan kallade Europa direkt-kontor) 1. Utvalda sökande beviljades ett verksamhetsbidrag och tekniskt bistånd för att utföra en rad kommunikationsrelaterade uppgifter. Syftet med denna förslagsinfordran var att skapa ett nätverk av Europa direkt-kontor som ska förmedla information och främja diskussion om EU-frågor som är relevanta för allmänheten på lokal och regional nivå samt samarbeta med andra informationsnätverk och kontaktpunkter på EU-nivå 2 eller lokal nivå. För att uppnå en optimal geografisk täckning i Sverige publicerar Europeiska kommissionens representation i Sverige en ytterligare förslagsinfordran i de län som för närvarande inte representeras av ett Europa direkt-kontor (se Nyckelfakta nedan). Sökande bör noggrant läsa igenom och följa de regler och kravspecifikationer som anges i denna handling samt i alla övriga handlingar som gäller denna förslagsinfordran. Nyckelfakta Belopp som har anslagits till Sverige för 2018 för det ytterligare urvalet: euro, förutsatt att budgetmyndigheten godkänner budgeten. Lägsta årliga verksamhetsbidrag: euro (proportionellt minskat till euro för 2018) Högsta årliga verksamhetsbidrag: euro Information om EU:s nätverk finns på: 1

2 Sista ansökningsdag: 7 maj 2018 Region/område: Förljande urval grundas på klassificeringen för NUTS nivå 3 (se länken nedan) med undantag av de län i vilka ett Europa direkt-kontor redan finns. Endast organ som ligger i följande län kan lämna in förslag till denna förslagsinfordran: - SE121 Uppsala län - SE122 Södermanlands län - SE123 Östergötlands län - SE124 Örebro län - SE125 Västmanlands län - SE212 Kronobergs län - SE213 Kalmar län - SE214 Gotlands län - SE311 Värmlands län - SE312 Dalarnas län - SE321 Västernorrlands län - SE322 Jämtlands län 1 INLEDNING Föregående nätverk av Europa direkt-kontor 3 bestod av över 500 kontor spridda över samtliga EU-länder. Dess verksamhetsperiod löpte ut i december Nätverket hade haft två tidigare verksamhetsperioder ( och ). Genom att offentliggöra en fjärde verksamhetsperiod för nätverket för åren fortsätter Europeiska kommissionen och Europaparlamentet att stödja enheter som informerar om EU. Denna förslagsinfordran publiceras av Europeiska kommissionens generaldirektorat för kommunikation genom kommissionens representation i Sverige och riktar sig till bidragsberättigade organisationer som vill informera om EU via ett Europa direktkontor. Europeiska kommissionens representation i Sverige tecknar ett treårigt ramavtal om partnerskap ( ) med de utvalda parterna. Som utvald part får du varje år ett verksamhetsbidrag, förutsatt att du följer förfarandet som beskrivs i avsnitt Commission Decision C(2012) 4158 final of concerning the anticipated adoption of the Annual Work Programme in the field of communication for 2013 regarding grants for financing the host structures of the Europe Direct Information Centres across the European Union for the period (ej översatt till svenska) finns på: 4 Commission Decision C(2016) 8443 final of concerning the adoption of the 2017 work programme in the field of Communication, serving as a financing decision (ej översatt till svenska) finns på: 2

3 Det årliga verksamhetsbidraget betalas ut som ett engångsbelopp (se avsnitt ) på mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro per år och per kontor. Engångsbeloppet beräknas täcka i genomsnitt hälften av kostnaderna för kontorens informationsverksamhet. Detta innebär att du måste se till att du har tillräcklig finansiering från andra källor för att uppfylla de krav som ställs på kontoret när det gäller personal, verksamhet och lokaler. Bidragen beviljas i enlighet med de förfaranden som anges i avdelning VI i budgetförordningen 5 och i dess tillämpningsföreskrifter 6. Utöver bidraget kommer Europeiska kommissionen att erbjuda kontoren utbildning, material, tillgång till Europa direkts intranät eller motsvarande och möjligheter till nätverkssamarbete. Europeiska kommissionen kommer också att marknadsföra nätverket så brett som möjligt. 2 UPPDRAG MÅL VERKSAMHET 2.1 Europa direkt-kontorens uppdrag och övergripande mål Europa direkt-kontoren bidrar till Europeiska kommissionens arbete med att sprida information om EU i syfte att kommunicera med allmänheten på lokal och regional nivå. Europa direkt-kontorens verksamhet syftar till att involvera allmänheten i EU-frågor genom att skapa en beständig miljö för nätverkssamarbete. Kontoren kompletterar och stöder det kommunikationsarbete som utförs av Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor samt av övriga EU-institutioner och EU-organ på lokal och/eller regional nivå. De samarbetar även med EU:s övriga nätverk för stöd och information. Kontorens främsta uppgift är att förmedla grundläggande information om EU och EUpolitik som är av direkt intresse för allmänheten, i synnerhet individer med ett allmänt informationsbehov. Europa direkt-kontoren anordnar evenemang och använder olika kommunikationsverktyg för att nå allmänheten på lokal och regional nivå, antingen direkt eller genom relevanta informationsförmedlare och intressenter. De främjar också aktivt medborgardialoger 7 i nära samarbete med Europeiska kommissionens representation. Europa direkt-kontoren samverkar med lokala och/eller regionala medier och rapporterar om allmänhetens synpunkter och reaktioner på EU-frågor. Nätverket av Europa direkt-kontor administreras av Europeiska kommissionen Dialoger som förs av EU-kommissionärer eller högre tjänstemän inom Europeiska kommissionen, där allmänheten kan uttrycka sina synpunkter i EU-frågor 3

4 2.2 Treårig strategi för uppsökande verksamhet och årlig kommunikationsplan Treårig strategi för uppsökande verksamhet -> Ska endast lämnas in en gång tillsammans med ansökan för denna förslagsinfordran (se bilaga 1). I denna strategi ska du redogöra för hur du kommer att bedriva informationskontorets verksamhet 8 under en treårsperiod ( ). Beskriv de aktiviteter du kommer att genomföra under respektive år. Strategin ska vara helt i linje med Europa direktkontorens uppdrag och mål (se avsnitt 2.1). Den ska dessutom införliva SMART 9 -målen och omfatta följande: 1. En omfattande analys av behoven av EU-information på regional och lokal nivå i det område som du kommer att täcka. 2. Din målgrupp (inklusive informationsförmedlare och målgrupper som är svåra att nå) och specifika kommunikationsaktiviteter för att nå dem. 3. De huvudsakliga mediekanalerna för direkt och webbaserad kommunikation (tidningar, tv, radio, sociala medier) som du planerar att använda samt de ämnen du tänker behandla(t.ex. Europa direkt-kontorens aktiviteter, lokala infallsvinklar på EU-frågor samt programnyheter). 4. Information om Europa direkt-kontorets samordning, komplementaritet och synergieffekter med andra aktiviteter hos den organisation som står värd för Europa direkt-kontoret samt med andra EU-nätverk, nationella/regionala nätverk och intressenter. 5. Information om hur du planerar att förbättra Europa direkt-kontorets synlighet och uppsökande verksamhet i regionen Årlig kommunikationsplan -> Ska lämnas in för första året (2018) tillsammans med ansökan för denna förslagsinfordran (se bilaga 1). -> Ska lämnas in för vart och ett av de följande åren efter inbjudan från Europeiska kommissionens representation (se avsnitt 10.1 och bilaga VIIIa) Du ska presentera en årlig kommunikationsplan som är helt i linje med kontorets strategi för dess uppsökande verksamhet (se avsnitt 2.2.1). Din plan ska innehålla årsspecifika mål och omfatta specifika huvudteman. Dessa teman ska ligga helt i linje med kommunikationsprioriteringarna från Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor. För 2018 års kommunikationsprioriteringar ska följande beaktas: 1. Meddelandet Ett EU som skyddar, försvarar och sätter medborgarna i centrum Namnet ska innehålla: Europa direkt-kontor [stad/region/område ]... 9 SMART står för specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta, tidsbundna mål

5 2. EU-valet Den årliga kommunikationsplanen ska innehålla en beskrivning av de olika inslag som ingår (se avsnitt 2.3). Grundläggande informationsverksamhet och evenemang måste ingå för samtliga kontor, medan övriga inslag i den årliga kommunikationsplanen omfattas av en större flexibilitet. Evenemang kommer att ha en avgörande roll då vikten av att kommunicera med allmänheten har fått en allt större betydelse. Följaktligen ska du välja anordnande av evenemang så många gånger som krävs för att uppnå kontorets mål för dess uppsökande verksamhet, utan att överskrida det högsta tillåtna bidragsbeloppet. De olika inslagen i den årliga kommunikationsplanen kan kombineras på olika sätt (se avsnitt 2.3) upp till maxgränsen för bidragsbeloppet (se avsnitt 4). 2.3 Inslag i den årliga kommunikationsplanen Den årliga kommunikationsplanen omfattar följande inslag med olika flexibilitetsgrad, där varje inslag är kopplat till ett specifikt engångsbelopp (se avsnitt ): Obligatoriska: Grundläggande informationsverksamhet (väljs endast en gång) se avsnitt Evenemang o Anordnande av evenemang(väljs så många gånger som krävs upp till det högsta tillåtna bidragsbeloppet) se avsnitt Valfria (väljs så många gånger som behövs): o Deltagande i evenemang se avsnitt Valfria (väljs endast en gång): Kommunikationsprodukter: o Publikationer se avsnitt o Informationsmaterial se avsnitt o Audiovisuellt och annat elektroniskt material se avsnitt o Elektroniskt nyhetsbrev se avsnitt Besökskontor se avsnitt

6 Omfattningen av aktiviteterna under valda inslag ska stå i proportion till bidragsbeloppet Grundläggande informationsverksamhet (obligatoriskt) I din årliga kommunikationsplan ska du ange hur du kommer att genomföra den grundläggande informationsverksamheten, där följande ska ingå: Att ha en särskild telefonlinje och e-postadress. Att svara på enskilda mötesförfrågningar. Att svara på frågor eller hänvisa personer till relevant EU-nätverk eller Europa direkt-kontor 11. Samordning med Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor i Sverige. Aktiv samordning med övriga Europa direkt-kontor på nationell och/eller gränsöverskridande nivå samt med andra EU-nätverk. Att offentliggöra publikationer/information/videoklipp/meddelanden från EU. Att upprätta och bibehålla regelbunden kontakt med lokala och regionala medier, däribland publicering av artiklar och medverkan i radio- eller tvsändningar. Kontinuerlig kontakt med allmänheten via sociala medier. Att upprätthålla en uppdaterad webbplats (eller webbsida), sprida information om kontorets aktiviteter och tillhandahålla relevant och objektiv information om EU-relaterade ämnen och anpassa denna till en lokal och/eller regional målgrupp. Att delta i samordningsmöten och fortbildning som anordnas av Europeiska kommissionens representation eller huvudkontor i Bryssel, där även Europaparlamentet aktivt deltar 12. Att använda ett användarenkätverktyg från Europeiska kommissionen för att utvärdera kontorets verksamhet (evenemang och andra aktiviteter, i tillämpliga fall). Att lämna en rapport om Europa direkt-kontorets verksamhet varje månad med information om allmänhetens huvudsakliga intresseområden och om lokal och/eller regional mediebevakning, samt om viktiga ämnesområden som efterfrågats via Europeiska kommissionens webbaserade verktyg Evenemang Du kan välja dessa så många gånger som krävs för att kontoret ska uppnå sina mål för uppsökande verksamhet, utan att överskrida det högsta tillåtna bidragsbeloppet Ersättning betalas ut för alla rese- och logikostnader som uppkommer vid fortbildning på kommissionens huvudkontor. Vid årsmöten som anordnas i ett av EU-länderna täcker Europeiska kommissionen endast logikostnader. Europeiska kommissionen förväntas anordna högst tre årsmöten under nätverkets mandatperiod. Europeiska kommissionens representation i Sverige kommer att bära kostnaderna för alla nationella och gränsöverskridande möten som organiseras av representationen. 6

7 Anordnande av evenemang (obligatoriskt) innebär att anordna ett eller flera evenemang. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. Målgrupp, samt dess kommunikationsbehov. 2. En heltäckande medieplan, inklusive tv, tidningar, radio, internet och sociala medier, beroende på typ av evenemang. 3. Typ av evenemang samt dess syfte och innehåll, inklusive program, datum och plats. 4. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen Deltagande i evenemang (valfritt) innebär aktivt deltagande med en monter eller en presentation på evenemang som anordnas av tredje part. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. En beskrivning av evenemanget, samt skälen till att kontoret deltar. 2. Målgruppen för evenemanget och kontorets monter, samt dess kommunikationsbehov. 3. Mediebevakning: sociala medier, internet och tv, tidningar och/eller radio (om tillämpligt). 4. Syftet med och innehållet i kontorets presentation på evenemanget. 5. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen Kommunikationsprodukter (valfritt) Produkternas innehåll ska komplettera befintligt material som framställts av EUinstitutionerna Publikationer ska omfatta tryckta publikationer och/eller utbildningsmaterial som kontoret tagit fram själv eller utskrifter från EU Bookshops 13 webbplats. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. Målgrupp, samt dess kommunikationsbehov. 2. Typ av publikation samt dess budskap och innehåll. 3. Distributionskanaler och kvantitet. 4. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen

8 Informationsmaterial kan omfatta reklammaterial, tabeller och diagram, broschyrer etc. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. Målgrupp, samt dess kommunikationsbehov. 2. Beskrivning av materialet. 3. Distributionskanaler och kvantitet. 4. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen Audiovisuellt och annat elektroniskt material ska bestå av kontorets egna produkter. Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. Målgrupp, samt dess kommunikationsbehov. 2. Materialets budskap och innehåll, samt preliminär text. 3. Distributionskanaler. 4. Förväntat utfall/inverkan på målgruppen Elektroniskt nyhetsbrev ska omfatta produkter som kontoret tar fram. Dessa ska distribueras genom lämpliga kommunikationskanaler (t.ex. sändlistor, sociala medier etc.). Din årliga kommunikationsplan ska innehålla en beskrivning av åtminstone följande: 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. budskap, innehåll och frekvens, 3. distributionskanaler, 4. förväntat utfall/inverkan på målgruppen Besökskontor (valfritt) Ett besökskontor ska bestå av en fysisk lokal som ger ett tydligt mervärde. Du ska kunna uppvisa att besökskontoret kommer att vara placerat på en central plats med potential att dra till sig många besökare, vara åtskilt från värdorganisationens besökskontor eller motsvarande, och vara tydligt skyltat som ett besökskontor för Europa direkt, vara öppet för allmänheten minst 20 h/vecka. Besökskontoret kan vara stängt i högst sex veckor per år, ha särskild personal som endast tar emot besökare till besökskontoret. Till uppgifterna hör även att registrera alla besökare och syftet med besöket, vilket 8

9 ska ske helt åtskilt från värdorganisationens besökare. Denna information ska lämnas till Europeiska kommissionens representation i Sverige varje månad. Besökskontoret ska ha en skylt med öppettider och namn på kontorets anställda, vara tillgängligt för allmänheten, vara tydligt skyltat (se avsnitt 12.1), ha plats för att ta emot besökare och ställa ut EU-relaterat material. 2.4 Bestämmelse om oberoende Europa direkt-kontoren arbetar i nära samarbete med Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor, men de är oberoende och yttrar sig inte på Europeiska kommissionens och/eller Europaparlamentets vägnar. Kontoren måste dock säkerställa att de alltid framför EU:s ställningstaganden så korrekt som möjligt och kommunicerar på ett sätt som är neutralt, korrekt i sak och opartiskt. De ska också förklara för sin målgrupp vilken roll Europa direkt-kontoren har. Se även avsnitt Parternas åtaganden De parter som väljs ut för att bedriva informationsverksamhet som ett Europa direktkontor åtar sig att säkerställa att kontoret genomför sitt uppdrag till fullo och genomför den årliga kommunikationsplanen i enlighet med riktlinjerna från Europeiska kommissionens representation, se till att kontoret tillhandahåller neutral och korrekt information om EU och varken betraktas eller används för ändamål som inte motsvarar kontorets uppdrag eller mål, säkerställa att kontorets personal har den kompetens och behörighet som anges i urvalskriterierna i avsnitt 8.2 i denna förslagsinfordran, främja kontorets samarbete med övriga Europa direkt-kontor och andra relevanta nätverk och intressenter, genomgående använda Europa direkts namn och logotyp liksom andra former av identifiering som tillhandahålls av Europeiska kommissionen för all verksamhet och på alla produkter, skriftligen meddela kommissionens representation så snart som möjligt om den årliga kommunikationsplanen inte kan slutföras planenligt, se till att kontorets samtliga aktiviteter genomförs kostnadsfritt för berörda användare, se till att kontorets verksamhet genomförs på ett smidigt sätt från och med den första månaden av ett visst år, med hänsyn till att 70 % av den beviljade 9

10 förfinansieringen betalas ut under det första kvartalet samma år följt av en slutlig betalning året därpå, ge Europeiska kommissionen tillträde till lokalerna. 3 TIDSPLAN Etapper i förfarandet Datum och tid eller tidsperiod a) Offentliggörande av förslagsinfordran 7 mars 2018 b) Tidsfrist för frågor och klargöranden 23 april 2018, kl c) Sista ansökningsdag 7 maj 2018, kl d) Utvärderingsperiod (preliminär) maj 2018 e) Information till sökande (preliminär) juni 2018 f) Undertecknande av ramavtal om partnerskap (preliminärt) juni 2018 g) Undertecknande av årsspecifikt avtal (preliminärt) juni 2018 h) Startdatum för verksamheten i enlighet med den första årliga kommunikationsplanen 1 juli BUDGET Den sammanlagda årliga budget som öronmärkts för samfinansieringen av informationsverksamheten för Europa direkt-kontoren i Sverige beräknas uppgå till euro (inklusive beloppet för det ytterligare urvalet: euro). Det faktiska beloppet beror på de disponibla medlen efter det att 2018 års budget har antagits av budgetmyndigheten. Det högsta tillåtna bidragsbeloppet kommer att uppgå till mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro per år. Europeiska kommissionens representation i Sverige förväntas finansiera 4 förslag inom ramen för denna förslagsinfordran. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte fördela samtliga tillgängliga medel. 5 FORMKRAV Ansökningarna måste skickas in senast den sista ansökningsdagen som anges i avsnitt 3 c. Ansökningarna måste lämnas in skriftligen på ansökningsformuläret (se avsnitt 14). Ansökningarna måste vara skrivna på ett av EU:s officiella språk. Om du inte uppfyller dessa krav kommer din ansökan inte att godtas. 10

11 6 KRITERIER FÖR BIDRAGSBERÄTTIGANDE 6.1 Bidragsberättigade sökande Om ditt förslag uppfyller formkraven kontrolleras det att du är berättigad till verksamhetsbidrag från kommissionen. Kriterier för bidragsberättigande Följande sökande är bidragsberättigade: Offentliga organ. Privata organ med uppdrag att utföra tjänster i allmänhetens intresse 14. Fysiska personer och vinstdrivande organ kan inte söka. Vi kan bara beakta ansökningar från juridiska personer som är etablerade i ett EU-land. Juridiska personer med en rättslig eller ekonomisk koppling till sökanden, som varken är begränsad till åtgärden eller inrättad enbart i syfte att genomföra den, får delta som anknutna enheter. Sökanden ska därför lämna uppgifter om anknutna enheter i ansökningsformuläret samt ange deras rättsliga eller ekonomiska koppling till sökanden. Styrkande handlingar: För att bedöma om sökanden är bidragsberättigad ska följande styrkande handlingar lämnas tillsammans med ansökan (samt för anknutna enheter, i förekommande fall): En kopia av stadgar eller en kopia av ett officiellt intyg att sökanden är lagenligt bildad och registrerad. 6.2 Bidragsberättigande verksamheter Se avsnitt 2.3 för en beskrivning av bidragsberättigande verksamheter. 6.3 Genomförandetid Kontorets informationsverksamhet i enlighet med respektive års kommunikationsplan ska genomföras under en tolvmånadersperiod, som inleds den 1 januari och avslutas den 31 december samma år. 14 Ett organ i den privata sektorn med uppdrag att utföra tjänster i allmänhetens intresse kan erkännas som sådant genom en nationell lag i registreringslandet. Om det inte finns någon sådan lag ska utanordnaren beakta följande faktorer (bland annat) för beslutet om huruvida denna definition kan tillämpas på sökanden: Sökanden är ett icke vinstdrivande organ (dvs. utan kommersiella intressen). Sökandens budget för ett sådant uppdrag tillhandahålls i huvudsak av staten eller av offentliga myndigheter eller av ett annat icke vinstdrivande organ. Sökandens uppgifter utförs på statens/offentliga myndigheters eller ett icke vinstdrivande organs vägnar och bedöms därför vara i allmänhetens intresse. 11

12 7 KRITERIER FÖR UTESLUTNING 7.1 Uteslutning Styrkande handlingar 15 : Sökanden ska lämna in en undertecknad försäkran på heder och samvete i eget namn (och för sina anknutna enheters räkning, om de deltar i ansökan) om att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna och 107 i budgetförordningen. Sökanden ska fylla i formuläret i bilaga B till ansökningsformuläret. 7.2 Avvisande av förslagsinfordran Utanordnaren får inte bevilja bidrag till sökande som a. befinner sig i en situation som innebär att de inte kan delta i den verksamhet som avses i avsnitt 7.1 (se bilaga B till ansökningsformuläret), b. har lämnat vilseledande uppgifter angående uppfyllande av de krav som ställs för att delta i förfarandet eller har underlåtit att lämna uppgifterna, c. tidigare har deltagit i utarbetandet av handlingar avseende förslagsinfordran om detta leder till en snedvridning av konkurrensen som inte kan avhjälpas på annat sätt. Samma uteslutningskriterier gäller anknutna enheter. Administrativa och ekonomiska sanktioner kan komma att åläggas sökande eller, i förekommande fall, anknutna enheter om de har lämnat oriktiga uppgifter. 8 URVALSKRITERIER 8.1 Finansiell kapacitet Sökanden ska ha tillräckligt omfattande och stabil finansiering för att kunna bedriva Europa direkt-kontorets verksamhet under hela bidragsperioden och för att själv kunna delta i finansieringen. Din finansiella kapacitet kommer att bedömas mot bakgrund av följande styrkande handlingar, som ska bifogas din ansökan: Försäkran på heder och samvete (se bilaga 2 till ansökningsformuläret). Europeiska kommissionens representation kan begära in ytterligare information för att bedöma din finansiella kapacitet. Om din finansiella kapacitet bedöms vara för svag baserat på de inlämnade handlingarna kan representationen begära ytterligare information, 15 Hänvisningar till relevanta dokument för dessa ändamål i EU:s medlemsstater och i vissa EES- och kandidatländer finns i ecertis databas: 12

13 besluta att inte bevilja förfinansiering, besluta om en förfinansiering som betalas ut i form av delbetalningar, avslå din ansökan. 8.2 Operativ kapacitet Du måste ha den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra kontorets föreslagna informationsverksamhet. Du ska framförallt kunna uppvisa följande kvalifikationer och erfarenheter: Omfattande logistikkapacitet (till exempel: tillförlitlig IT-support och material, mötesrum etc.). Minst 2 års erfarenhet av att kommunicera med allmänheten. Den person som du planerar att anställa för att leda kontoret ( Europa direktkontorets ansvarige ) eller gruppen 16 (om du väljer att anställa en grupp personer för att leda kontoret) ska ha följande kompetens: o Förmåga att nå ut till och kommunicera med allmänheten och/eller intressenter, inklusive minst 2 års erfarenhet av att anordna evenemang, leda/driva en diskussion och att hålla presentationer, utarbeta/förbereda informationsmaterial för spridning till olika målgrupper genom olika kanaler, administrera en webbplats och använda sociala medier för att skapa virtuella mötesplatser, arbeta med press och media. o Kunskaper i EU-frågor (t.ex. relevanta studier, yrkeserfarenhet etc.). o Ledningsförmåga med en proaktiv och kreativ inställning till att utföra uppgifter (detta krävs i synnerhet för Europa direkt-kontorets ansvarige/gruppledare). o Ha svenska som modersmål eller tala svenska flytande motsvarande minst nivå C2 enligt den gemensamma europeiska referensramen för språk (GERS) Sökanden kan bestämma om de vill utse en enda person för att leda hela Europa direkt-kontorets verksamhet eller en grupp personer med en tydligt utsedd gruppledare. Gruppledaren ska fungera som kontaktperson gentemot kommissionen och delta i alla utbildningar och möten som anordnas av kommissionen för den bidragsrelaterade verksamhetens ändamål. Om man utser en grupp och en gruppledare som ska leda kontoret ska all erforderlig kompetens uppfyllas av den gruppen på ett kompletterande sätt. 13

14 Styrkande handlingar: o Goda kunskaper i engelska, franska eller tyska som arbetsspråk motsvarande minst nivå B2 enligt GERS. Denna kunskapsnivå i engelska, franska eller tyska kan exempelvis behövas för att kunna delta aktivt i utbildning som anordnas av Europeiska kommissionen samt vid rapportering och gränsöverskridande samarbete mellan Europa direktkontor och med andra nätverk. För att bevisa din operativa kapacitet ska följande styrkande handlingar lämnas in: Försäkran på heder och samvete (se bilaga 2 till ansökningsformuläret). En beskrivning av minst två aktiviteter som din organisation har utfört under de senaste två åren som visar att ni har erfarenhet av att kommunicera med allmänheten. Meritförteckning för Europa direkt-kontorets ansvarige eller för gruppen där ovanstående kvalifikationer framgår, samt en detaljerad beskrivning av deras respektive arbetsuppgifter och ansvarsområden. Du ska lämna in styrkande handlingar som styrker dessa kvalifikationer, till exempel ett intyg om relevant erfarenhet eller ett rekommendationsbrev. Europa direkt-kontorets ansvarige/gruppledare ska dessutom skriva ett kort personligt brev där de ger exempel på hur de har utfört specifika arbetsuppgifter på ett proaktivt och kreativt sätt. 9 TILLDELNINGSKRITERIER 9.1 Tilldelningskriterier för treårig strategi för uppsökande verksamhet och 2018 års kommunikationsplan De ansökningar som godkänns vid utvärderingen kommer att bedömas mot bakgrund av tilldelningskriterierna. Den treåriga strategin för uppsökande verksamhet kommer att bedömas mot bakgrund av kriterierna 1 och 2. Kommunikationsplanen för 2018 kommer att bedömas mot bakgrund av kriterierna 3 och Den treåriga strategin för uppsökande verksamhet och dess relevans (30 poäng) för följande: a. Europa direkt-kontorets uppdrag och övergripande mål 15 poäng. b. Förmågan att tillgodose de lokala och/eller regionala behoven av EUinformation, inklusive målgrupper och huvudsakliga mediekanaler som den sökande angivit 15 poäng. 2. Europa direkt-kontorets effektivitet (20 poäng): a. Europa direkt-kontorets förmåga att samarbeta i nätverk (samordning, komplementaritet och synergieffekter med den organisation som står värd för Europa direkt-kontoret, med andra EU-nätverk, nationella/regionala

15 nätverk och intressenter) och inverkan i den region/det område som omfattas av ansökan 10 poäng, b. Kontorets synlighet och förmåga att nå ut, samt förväntad spridningseffekt 10 poäng. 3. Kvaliteten på 2018 års kommunikationsplan och dess överensstämmelse med den treåriga strategin för uppsökande verksamhet (40 poäng): a. Effektiviteten hos 2018 års kommunikationsplan och dess överensstämmelse med den treåriga strategin för uppsökande verksamhet och med 2018 års kommunikationsprioriteringar (se avsnitt 2.2.2) 20 poäng. b. Relevansen och genomförbarheten för respektive inslag i 2018 års kommunikationsplan 20 poäng. 4. Effektiviteten hos de metoder som används för att genomföra den årliga kommunikationsplanen, i synnerhet de personalresurser och ekonomiska resurser som används för att uppnå målen (10 poäng). Ansökningarna kommer att rangordnas efter poäng (högst 100 poäng). De bästa förslagen kommer att väljas ut, dvs. det förslag som får högst poäng kommer att hamna på första plats, det förslag som får nästhögst poäng kommer att hamna på andra plats osv. Förslagen kommer att rangordnas i fallande ordning. Ansökningar med ett poängtal under 60 % för något av de fyra ovannämnda tilldelningskriterierna (sammanlagda poäng för vart och ett av de fyra tilldelningskriterierna) kommer inte att beviljas bidrag. Samma regler gäller för förslag med ett poängtal på under 70 % av det högsta möjliga poängtalet. 9.2 Geografisk jämvikt Om flera förslag kommer in från samma län (se Nyckelfakta på sidan 2) kommer Europeiska kommissionens representation att bevilja bidraget till de(t) förslag som får högst poäng. Beroende på den tillgängliga budgeten kommer samma regler att tillämpas tills den sammanlagda årliga budgeten som öronmärkts för samfinansieringen av informationsverksamheten för Europa direkt-kontoren i Sverige har fördelats. 9.3 Tilldelningskriterier för 2019 och 2020 års kommunikationsplaner Kommunikationsplanerna för 2019 och 2020 och motsvarande budgetar (se avsnitt 10.1) kommer att bedömas mot bakgrund av följande tilldelningskriterier: 1. Den årliga kommunikationsplanens effektivitet 25 poäng. 2. Den årliga kommunikationsplanens överensstämmelse med den treåriga strategin för uppsökande verksamhet och med de årliga kommunikationsprioriteringar som Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor har fastställt 25 poäng. 3. Relevansen och genomförbarheten hos respektive inslag i den årliga kommunikationsplanen 40 poäng. 15

16 4. Effektiviteten hos de metoder som används för att genomföra den årliga kommunikationsplanen, i synnerhet de personalresurser och ekonomiska resurser som används för att uppnå målen 10 poäng. 10 RÄTTSLIGA ÅTAGANDEN Ramavtalet om partnerskap (se bilaga 2) och de särskilda bidragsavtalen (se bilaga III till bilaga 2) ska gälla för det tilldelade bidraget. Ramavtalet om partnerskap ska gälla under tre år ( ) och de särskilda bidragsavtalen om genomförande av den årliga kommunikationsplanen ska gälla i ett år (sex månader för 2018). De särskilda bidragsavtalen för specifik informationsverksamhet ska, i förekommande fall, gälla under den period som anges i inbjudan att lämna förslag. Avtalen träder i kraft den dag då den sista av parterna (Europeiska kommissionens representation) undertecknar dem. När avtalen har undertecknats får de endast ändras under avtalsperioden om Europeiska kommissionens representation i förväg har godkänt ändringen. Europeiska kommissionens representation förbehåller sig rätten att kontrollera att en föreslagen ändring överensstämmer med det ursprungliga förslaget Särskilda bidragsavtal om genomförande av den årliga kommunikationsplanen Om din ansökan beviljas tecknar Europeiska kommissionens representation ett treårigt ramavtal om partnerskap med dig ( ), följt av ett årligt särskilt bidragsavtal för Startdatum för den årliga kommunikationsplanen är den 1 juli Verksamheten för 2018 måste avslutas senast den 31 december Att ett bidrag beviljas ett år innebär inte att mottagaren har rätt till bidrag följande år. Särskilda bidragsavtal kan endast tecknas för 2019 och 2020 (inom treårsperioden som ramavtalet omfattar) om Europeiska kommissionens representation gör en positiv bedömning av de inlämnade förslagen mot bakgrund av tilldelningskriterierna. De aktuella förslagen lämnas in efter en inbjudan från Europeiska kommissionens representation och ska bestå av en årlig kommunikationsplan och motsvarande budget. Uteslutnings- och urvalskriterierna kommer inte att omprövas vid det tillfället. Du måste rapportera eventuella förändringar av förhållandena som inträffat efter det att ramavtalet om partnerskap har tecknats och som kan påverka uteslutnings- och urvalskriterierna. Europeiska kommissionens representation förbehåller sig rätten att utvärdera dem innan en inbjudan att lämna förslag offentliggörs. Preliminär tidsplan för rättsliga åtaganden År/avtal Inlämnande av förslag Meddelande om tilldelning Underskrift Start-/slutdatum Treårigt ramavtal om partnerskap Inlämnat som svar på denna förslagsinfordran Före utgången av juni 2018 Juni juli december

17 2018 års särskilda bidragsavtal Inlämnat som svar på denna förslagsinfordran Före utgången av juni 2018 Juni juli december års särskilda bidragsavtal Tidsfrist anges i artikel I i ramavtalet om partnerskap Före utgången av 2018 Första kvartalet januari december års särskilda bidragsavtal Tidsfrist anges i artikel I i ramavtalet om partnerskap Före utgången av 2019 Första kvartalet januari december Särskilda bidragsavtal om specifik informationsverksamhet Enligt ramavtalet om partnerskap är det möjligt att uppmana parter att lämna in förslag för specifik informationsverksamhet som inte omfattas av den årliga kommunikationsplanen (se artikel I i ramavtalet om partnerskap). Detaljerade krav, inklusive tilldelningskriterierna, ska anges i inbjudan att lämna förslag. I detta fall kan de särskilda bidragsavtalen endast tecknas om Europeiska kommissionen gör en positiv bedömning av de inlämnade förslagen. Uteslutnings- och urvalskriterierna kommer inte att omprövas vid det tillfället. Du måste rapportera de eventuella förändringar av förhållandena som inträffat efter det att ramavtalet om partnerskap har tecknats och som kan påverka uteslutnings- och urvalskriterierna. Europeiska kommissionens representation förbehåller sig rätten att omvärdera dem innan en inbjudan att lämna förslag offentliggörs. 11 FINANSIELLA BESTÄMMELSER 11.1 Bidragsberättigande kostnader Engångsbeloppen för respektive inslag i den årliga kommunikationsplanen har beräknats med hänsyn till samtliga bidragsberättigande direkta och indirekta kostnader som du ådrar dig som bidragsmottagare när du bedriver den verksamhet som beskrivs i avsnitt Bidragsform Engångsbelopp Bidraget för den årliga kommunikationsplanen utgörs av ett engångsbelopp som täcker verksamhetens bidragsberättigande kostnader. Det totala årliga engångsbeloppet uppgår till mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro. Varje inslag i den årliga kommunikationsplanen (se avsnitt 2.3) är kopplat till ett specifikt engångsbelopp, vilket framgår av tabellen nedan. Engångsbeloppen kan inte ändras. 17

18 Inslag i den årliga kommunikationsplanen Obligatoriskt /valfritt Frekvens Engångsbelopp (i euro) Justerade engångsbelopp för 2018 GRUNDLÄGGANDE INFORMATIONSVERKSAMHET Obligatoriskt En gång EVENEMANG Anordnande av evenemang Obligatoriskt En gång eller fler Deltagande i evenemang Valfritt En gång eller fler KOMMUNIKATIONS- PRODUKTER Publikationer Valfritt En gång Informationsmaterial Valfritt En gång Audiovisuellt och annat elektroniskt material Valfritt En gång Elektroniskt nyhetsbrev Valfritt En gång BESÖKSKONTOR Valfritt En gång Det totala bidragsbeloppet beräknas genom att till engångsbeloppet för den grundläggande informationsverksamheten addera engångsbeloppet för varje ytterligare inslag i den årliga kommunikationsplanen. Du kan välja anordnande av evenemang och deltagande i evenemang flera gånger, upp till bidragets maxgräns. Övriga inslag i den årliga kommunikationsplanen kan endast väljas en gång. Kombinera olika inslag så att det totala bidragsbeloppet uppgår till mellan euro (proportionellt minskat till euro för 2018) och euro. Det begärda beloppet ska baseras på ovanstående regler, med hänsyn till lägsta och högsta tillåtna bidragsbelopp. Beloppet ska stämma överens med den årliga kommunikationsplanen. Även om engångsbeloppet för ett inslag är fast (dvs. du kan inte begära ett halvt engångsbelopp) är en viss flexibilitet möjlig under året. Du kan till exempel ersätta ett inslag med ett annat förutsatt att du säkerställer överensstämmelse med den årliga kommunikationsplanen, Europeiska kommissionens representation har givit sitt godkännande, och det slutliga bidragsbeloppet inte överskrider det högsta tillåtna bidragsbeloppet som anges i det särskilda bidragsavtalet. Om ett inslag i den årliga kommunikationsplanen har ersatts med ett annat och om det är kopplat till o ett högre engångsbelopp, så kommer inte ytterligare bidrag ges, o ett lägre engångsbelopp, så kommer det slutliga bidragsbeloppet att sänkas i motsvarande grad. 18

19 Bidraget kommer att betalas ut i sin helhet förutsatt att den årliga kommunikationsplanen genomförs korrekt. Om ett inslag i den årliga kommunikationsplanen inte genomförs korrekt kommer bidragsbeloppet att sänkas i proportion därtill. I sådana fall är du, som bidragsmottagare, skyldig att beräkna i vilken utsträckning ett visst inslag i den årliga kommunikationsplanen har genomförts när du lämnar in en begäran om slutbetalning (se kolumn b i bilaga V i ramavtalet om partnerskap ). Se även En kontroll för att säkerställa att ovannämnda villkor som leder till betalning av engångsbeloppet har uppfyllts kommer att genomföras senast innan slutbetalning sker. Kontroller och revisioner för att kontrollera att villkoren har uppfyllts kan även genomföras efter det att slutbetalning har skett. Som bidragsmottagare kan du anmodas styrka att du har genomfört den årliga kommunikationsplanen korrekt. Som bidragsmottagare behöver du inte rapportera de faktiska kostnader som du ådragit dig för att genomföra verksamheten. Engångsbeloppen kan inte ifrågasättas vid kontroller som utförs i efterhand. Detta påverkar inte möjligheten att sätta ned bidraget i enlighet med vad som anges ovan. Utbetalning av bidrag påverkar inte rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade bokföring i syfte att granska den för framtida bidrag, eller skydda EU:s ekonomiska intressen, t.ex. för att upptäcka bedrägerier, oriktigheter eller åsidosättanden av skyldigheter Ersättning för faktiska kostnader Ramavtalet om partnerskap gör det möjligt att bevilja bidrag i form av ersättning för faktiska bidragsberättigande kostnader. Möjligheten att ersätta faktiska kostnader får endast användas för specifik informationsverksamhet (se avsnitt 10.2). Denna typ av bidrag fastställs enligt en högsta samfinansieringssats för faktiska bidragsberättigande kostnader som har deklarerats av dig som bidragsmottagare samt av anknutna enheter, i förekommande fall. Ytterligare information, däribland procentandel av samfinansieringssatsen samt bidragsberättigande kostnader, kommer att anges i inbjudan att lämna förslag, i tillämpliga fall Balanserad budget Den preliminära budgeten för den årliga kommunikationsplanen ska vara upprättad så att intäkter och kostnader är i jämvikt. Budgeten ska uppställas i euro. Om du kommer att ha kostnader i någon annan valuta än euro ska du använda den växelkurs som publiceras på webbplatsen Infor-euro: Du måste säkerställa att du inte kommer att använda EU-bidraget för att täcka hela beloppet för de ekonomiska resurser som krävs för att genomföra den verksamhet som anges i den årliga kommunikationsplanen. Engångsbeloppen som anges i 19

20 kommissionens beslut fastställs på så sätt att kommissionens bidrag beräknas täcka i genomsnitt hälften av kostnaderna för den årliga kommunikationsplanen. Samfinansiering av den årliga kommunikationsplanen kan ske i form av följande: Egna medel som bidragsmottagare. Ekonomiskt stöd från tredje part. Samfinansiering får inte omfatta naturabidrag från tredje part Beräkning av det slutliga bidraget Europeiska kommissionens representation beräknar det slutliga bidragsbeloppet innan slutbetalning verkställs. Beräkningen görs på följande sätt: Steg 1 Tillägg av engångsbidrag Beloppen för steg 1 erhålls genom att man beräknar det totala värdet på engångsbeloppen för respektive inslag i den genomförda årliga kommunikationsplanen. Steg 2 Begränsning till det högsta tillåtna bidragsbeloppet Det sammanlagda belopp som kommissionen betalar ut till bidragsmottagare får under inga omständigheter överstiga det högsta tillåtna bidragsbelopp som anges i det särskilda avtalet. Om det belopp som blir resultatet av beräkningarna i steg 1 är högre, begränsas det slutliga bidragsbeloppet till det högsta tillåtna bidragsbeloppet. Steg 3 Nedsättning med anledning av principen om verksamhet som inte är vinstdrivande ej tillämpligt Steg 4 Nedsättning med anledning av bristfälligt genomförande eller åsidosättande av andra skyldigheter Kommissionen får sätta ner det högsta tillåtna bidragsbeloppet om åtgärden inte genomförts korrekt (dvs. den har inte genomförts, har genomförts på ett bristfälligt sätt, delvis eller för sent) eller om någon annan avtalsenlig skyldighet åsidosatts. Nedsättningen fastställs proportionellt genom att beakta hur stor procentandel av åtgärden som har genomförts per inslag. Se även bilaga V till ramavtalet om partnerskap Rapportering och betalningsvillkor Som bidragsmottagare kan du ansöka om följande betalningar, förutsatt att du har uppfyllt villkoren i bidragsavtalen (t.ex. betalningsfrister, beloppstak etc.). Betalningsansökningarna ska, i enlighet med bidragsavtalen, åtföljas av nedanstående handlingar: 20

21 Betalningsansökan Åtföljande handlingar Betalningsfrist* En utbetalning av förfinansiering som uppgår till 70 % av beviljat bidragsbelopp Slutbetalning Kommissionen kommer att fastställa beloppet för denna betalning baserat på beräkningen av det slutliga bidragsbeloppet (se avsnitt 11.4) * Se tabellen i avsnitt 10. a) Undertecknat särskilt avtal a) Slutrapport om verksamheten b) Finansiell slutrapport Inom 30 kalenderdagar från den dag som det särskilda avtalet träder i kraft (det särskilda avtalet träder i kraft den dag då den sista av parterna undertecknar det) 60 kalenderdagar efter det att slutrapporten har lämnats in (bidragsmottagaren ska lämna in en slutrapport inom 60 kalenderdagar efter utgången av den sista rapporteringsperioden) 11.6 Övriga finansieringsvillkor a) Förbud mot kumulering En åtgärd kan endast få ett bidrag från EU-budgeten. En och samma kostnad får under inga omständigheter täckas två gånger genom EU-budgeten. För att säkerställa att detta inte sker måste sökanden i bidragsansökan ange följande: Källa och belopp för EU-bidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd eller del av åtgärd. Källa och belopp för EU-bidrag som tagits emot eller sökts för att finansiera sökandens administration av verksamheten under samma budgetår. Andra bidrag som tagits emot eller sökts för samma verksamhet. b) Förbud mot retroaktiv verkan Bidrag får aldrig beviljas för åtgärder som redan slutförts. Bidrag får inte beviljas för redan inledda åtgärder, om inte mottagaren kan visa i bidragsansökan att det var nödvändigt att inleda åtgärden innan bidragsavtalet undertecknades. I dessa fall får inga bidragsberättigande kostnader ha uppkommit innan bidragsansökan har lämnats in. 21

22 c) Genomförandeavtal/underentreprenad Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling (genomförandeavtal) måste bidragsmottagaren tilldela kontraktet till den vars anbud ger bäst valuta för pengarna eller har det lägsta priset (i förekommande fall) och undvika intressekonflikter. Bidragsmottagaren förväntas tydligt dokumentera upphandlingsförfarandet och bevara dokumentationen för en eventuell revision. Mottagarna får lägga ut uppgifter som ingår i åtgärden på underentreprenad. Utöver ovannämnda villkor om bäst valuta för pengarna och garanti om att inga intressekonflikter föreligger ska de därvid säkerställa att följande villkor är uppfyllda: a) Den grundläggande verksamheten får inte läggas ut på underentreprenad. b) Beslutet att använda underentreprenad är motiverat med tanke på åtgärdens natur och behoven i samband med dess genomförande. c) Kostnaden för underentreprenad är tydligt åtskilda i den preliminära budget, om tillämpligt. d) Underentreprenad som inte anges i beskrivningen av åtgärden ska anmälas av bidragsmottagaren och godkännas av kommissionen. Kommissionen kan lämna tillstånd i) innan underentreprenad använts, om bidragsmottagarna begär en ändring, ii) efter det att underentreprenad använts, om detta särskilt motiveras i delrapporten eller slutrapporten om verksamheten, och detta inte leder till sådana väsentliga ändringar av bidragsavtalet som kan äventyra tilldelningsbeslutet eller göra att de sökande behandlas olika. e) Bidragsmottagarna ska se till att vissa villkor som är tillämpliga på dem enligt bidragsavtalet (t.ex. synlighet, sekretess etc.) också tillämpas på underleverantörer. d) Ekonomiskt stöd till tredje part Ansökningar kan gälla ekonomiskt stöd som ska beviljas till tredje part i form av ett pris för en tävling. I sådana fall måste ansökan innehålla följande: En detaljerad beskrivning av tävlingen. En beskrivning av tävlingens målgrupp. Kriterierna för att tilldelas priset. Högsta tillåtna belopp som får beviljas till varje tredje part och kriterierna för att fastställa det om priset inte utgörs av exempelvis PRmaterial. 22

23 12 SYNLIGHET 12.1 På initiativ av bidragsmottagarna Som bidragsmottagare måste du tydligt uppmärksamma EU-bidraget i alla publikationer eller i samband med den verksamhet som bidraget används till. Av den anledningen måste du på alla dina publikationer, planscher, program och andra produkter som tas fram under det samfinansierade projektet ange att Europa direkt-kontoret samfinansieras av EU, placera EU-symbolen på en väl synlig plats, använda Europa direkts namn och logotyp liksom andra former av identifiering som tillhandahålls av Europeiska kommissionen. Du ska dessutom använda en ansvarsfriskrivning som anger att EU inte är ansvarigt för de åsikter som uttrycks i publikationer och/eller i anslutning till aktiviteter för vilka bidraget utnyttjats På initiativ av kommissionen Med undantag för stipendier som utbetalats till fysiska personer och annat direktstöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande ska all information om bidrag som beviljas under ett räkenskapsår offentliggöras på en webbplats som tillhör EU-institutionerna senast den 30 juni året efter det räkenskapsår då bidragen beviljades. Kommissionen kommer att offentliggöra följande information: Bidragsmottagarens namn. Adressen om bidragsmottagaren är en juridisk person och regionen på Nuts 2- nivå 18 om bidragsmottagaren är en fysisk person och bosatt i EU eller på motsvarande nivå om den fysiska personen är bosatt utanför EU. Bidragets ändamål. Beviljat belopp. Mottagaren kan, på en motiverad och väl underbyggd begäran, befrias från kravet på offentliggörande om informationen äventyrar skyddet för berörda enskildas fri- och rättigheter som skyddas av Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna eller skadar mottagarnas kommersiella intressen. 13. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Ett svar på en förslagsinfordran innebär registrering och behandling av personuppgifter (t.ex. namn, adress och meritförteckning). Personuppgifterna kommer att behandlas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Om inget annat anges kommer svaren på 18 EUT L 39,

24 frågorna och eventuella personuppgifter som efterfrågas för bedömningen av ansökan i enlighet med förslagsinfordran att behandlas av chefen för Europeiska kommissionens representation i Sverige endast för detta ändamål. Personuppgifter får lagras i systemet för tidig upptäckt och uteslutning av kommissionen för bidragsmottagare som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel and 107 i budgetförordning nr 966/ Närmare upplysningar finns i integritetsdeklarationen på: ent_edes_en.pdf. 14. INLÄMNANDE AV FÖRSLAG Förslag måste lämnas in på papper före den sista ansökningsdagen som anges i avsnitt 3. Sökande får inte göra ändringar i sin ansökan efter den sista ansökningsdagen. Kommissionen kan dock komma att kontakta den sökande under utvärderingsprocessen om någon aspekt behöver förtydligas eller om uppenbara skrivfel måste rättas. Sökandena kommer att underrättas skriftligen om resultatet av urvalsförfarandet. Se bilaga 1 för ansökningsformulär. Ansökningar måste lämnas in på rätt formulär, som ska vara fullständigt ifyllt och daterat. Alla styrkande handlingar som anges i checklistan för sökande ska bifogas ansökningsformuläret. Ansökningen ska lämnas in i 4 exemplar (ett tydligt märkt original samt 3 kopior) och vara undertecknad av den person som är bemyndigad att ingå rättsligt bindande åtaganden på den ansökande organisationens vägnar. Alla handlingar, inklusive en skannad version av den undertecknade ansökningen, ska också skickas in på ett USB-minne eller en dvd-skiva. Ansökningarna ska skickas till följande adress: EU-kommissionen i Sverige Förslagsinfordran COMM/STO/ED/ /REG Att: Nikolaos TSIAMIS Regeringsgatan Stockholm Vid postförsändelse gäller poststämpeln. Vid personlig inlämning gäller datum för mottagande. Vid bud gäller datum för budets mottagande av försändelsen. Kontaktuppgifter