Europeiska kommissionen Representationen i Sverige Att: Linda Bendelin Regeringsgatan 65, plan 6 Stockholm

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN EUROPAPARLAMENTET GD KOMMUNIKATION Representationskontor ARES(2014) Ärende: Anbudsinfordran nr PO/ INF/STO om ett öppet inter-institutionellt förfarande för tillhandahållande av kontorsstädningstjänster för Europaparlamentets informationskontor och s representation i. Meddelande om upphandling offentliggjort i Europeiska unionens officiella tidning, S-serien, nr den 29 januari s representation i Sverige planerar att upphandla ovan nämnda tjänster. All dokumentation avseende upphandlingen kan laddas ned från representationens webbplats Eventuella frågor och svar som ger ytterligare information om anbudsförfarandet kommer också att finnas på samma webbadress. Av denna anledning uppmuntras anbudsgivarna att besöka webbplatsen regelbundet. 2. Om ni är intresserad av att delta i denna upphandling ber vi er att framlägga ert anbud i tre exemplar, varav ett obundet, på ett av Europeiska unionens officiella språk. a) antingen per post eller bud, avlämnat senast den 14 mars 2014 till nedanstående adress, varvid det datum som räknas är avsändningsdagens enligt poststämpel eller mottagningskvitto. b) eller genom leverans till följande adress: Box SV SV

2 senast den 14 mars 2014 kl Regeringsgatan 65, plan 6 I detta fall krävs ett daterat kvitto som mottagningsbevis, vilket ska undertecknas av den tjänsteman på representationen som tar emot handlingarna. Representationen är öppen måndag fredag kl Den är stängd lördag, söndag och svenska helgdagar. 3. Anbud ska lämnas in i dubbelt kuvert. Vänligen märk kuverten på följande sätt: - det yttre kuvertet ska märkas: ANBUDSINFORDRAN NO PO/ INF/STO FÅR EJ ÖPPNAS AV POSTTJÄNST ELLER SEKRETARIAT - det inre kuvertet ska märkas: ANBUDSINFORDRAN NR PO/ INF/STO FÅR EJ ÖPPNAS AV POSTTJÄNST ELLER SEKRETARIAT Om självhäftande kuvert används måste de förslutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp. Innerkuvertet ska i sin tur innehålla två slutna separata kuvert, ett för den tekniska delen av anbudet och ett annat för det ekonomiska anbudet. Deras innehåll ska indikeras tydligt genom påskrifterna "Tekniskt anbud" respektive "Ekonomiskt anbud". 4. Anbudsspecifikationerna för den aktuella upphandlingen finns tillgängliga för nerladdning från följande adress: I specifikationerna anges vilka handlingar som måste ställas samman som en del av anbudet, inklusive de handlingar som ska styrka att anbudsgivaren har den ekonomiska, finansiella och tekniska kapacitet och det yrkeskunnande som krävs, liksom ett utkast till kontrakt. 5. Alla anbud måste: - undertecknas av anbudsgivaren eller dennes ombud (åtminstone följebrevet och det ekonomiska anbudet), 2/5 SV

3 - vara så tydliga i sin utformning att minsta risk för tvetydigheter vad gäller villkor eller siffror är utesluten. - vara sammanställda i enlighet med de svarsformulär som lämnas i bilagorna 2, 4, 5 och 8 till denna anbudsinfordran. 6. Anbuden ska anses vara giltiga, dvs. anbudsgivaren måste stå för sina åtagande i anbudet, i 6 månader räknat från sista dagen för inlämning av anbud enligt punkt 2 ovan. 7. Det faktum att ett anbud läggs innebär att anbudsgivaren godtar villkoren i denna inbjudan att lämna anbud, liksom villkoren i specifikationerna och i det bifogade utkastet till kontrakt. Det innebär också att anbudsgivaren inte får ställa egna, avvikande villkor av allmän eller särskild art. Valet att lämna anbud binder den anbudsgivare som tilldelas kontraktet att rätta sig efter ovan nämnda villkor under hela den tid som kontraktet genomförs. 8. Kontakter mellan den upphandlade enheten och anbudsgivarna är förbjudna under hela förfarandet, utom i undantagsfall. De får endast förekomma enligt följande villkor: - Före sista anbudsdagen a) På begäran av anbudsgivarna får den upphandlande enheten lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktens art. En sådan begäran ska adresseras (endast skriftligen) till Linda Bendelin, tydligt märkt med "Anbudsbegäran Nr PO/ INF/STO" En begäran om upplysningar som tas emot senare än fem arbetsdagar före sista anbudsdagen besvaras inte (av praktiska skäl). b) Kommissionen får på eget initiativ ta kontakt med anbudsgivarna om den uppmärksammar fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling. Eventuella svar på frågor eller ytterligare information om anbudsförfarandet kommer att publiceras på samma webbadress: - Sedan anbuden har öppnats Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet. 9. Det kommer att ordnas ett obligatoriskt besök på plats den 20 februari kl där anbudsgivarna får möjlighet att ställa frågor. Adressen är Regeringsgatan 65, 6 tr. 3/5 SV

4 Den som önskar delta i besöket ska anmäla det skriftligt till Linda Bendelin senast den 19 februari Anmälan ska tydligt märkas "Anbudsinfordran nr. PO/ INF/STO" och skickas Uppdragstagare som inte deltar i detta obligatoriska besök kommer att uteslutas från upphandlingen. 10. Öppnandet av anbuden kommer att ske den 21 mars 2014 kl på följande adress: Regeringsgatan 65, 6tr Representanter för anbudsgivarna får vara närvarande vid öppnandet. Den som önskar närvara ska anmäla det skriftligt till Linda Bendelin. Anmälan ska tydligt märkas "Anbudsinfordran nr. PO/ INF/STO" och skickas Öppningskommittén förbehåller sig rätten att kontrollera de deltagande representanternas legitimitet och en närvarolista kommer att finnas för signering. 11. Denna inbjudan att lämna anbud innebär inget formellt åtagande från kommissionens sida. Ett sådant åtagande uppstår först när ett kontrakt undertecknats av kommissionen och den anbudsgivare vars anbud godtas. Fram till dess att ett kontrakt undertecknats ska den upphandlande enheten ha rätt att avstå från att ingå ett enskilt avtal eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning. Beslutet ska i förekommande fall motiveras och meddelas anbudsgivarna. 12. Varje anbudsgivare kommer att informeras om vilket beslut som fattats angående det egna anbudet. 13. Om handläggningen av Ert svar medför registrering och behandling av personuppgifter (t.ex. namn, adress, meritförteckning) kommer dessa uppgifter att behandlas enligt förordning (EG) nr 45/2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Om inget annat anges är Era svar på frågorna och de personuppgifter som efterfrågas nödvändiga för bedömningen av Ert anbud i enlighet med specifikationerna i inbjudan att lämna anbudsinfordran och kommer bara att behandlas av chefen för s representation i Sverige för detta ändamål. Närmare upplysningar om hur Era personuppgifter behandlas (sekretesspolicy) finns att läsa på webbsidan: 4/5 SV

5 14. Anbudsgivarens personuppgifter kan komma att registreras av kommissionens räkenskapsförare i systemet för tidig varning och/eller den centrala databasen för uteslutning, om anbudsgivaren befinner sig i någon av de situationer som anges i; - kommissionens beslut 2008/969/EG, Euratom av den 16 december 2008 om systemet för tidig varning (närmare upplysningar finns i integritetsdeklarationen på fm ), eller - kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december 2008 om den centrala databasen för uteslutning av anbud (närmare upplysningar finns i integritetsdeklarationen på [ej översatt till svenska] Pierre Schellekens Chef för representationen Bilagor: 1. Anbudsspecifikationer Bilagor till specifikationerna: 1a Tabell med uppgifter om arbetsschemat 1b Tabell med uppgifter om arbetsschemat (kök/badrum) 1c Beskrivning av lokalerna 2. Prisbilaga 3. Utkast till serviceavtal 4. Försäkran på heder och samvete angående uteslutningskriterierna 5. Referenstabeller gällande tilldelningskriterierna 6. Lediga dagar 2014, som indikation 7. Fakturamodell 8. Formulär för rättssubjekt och bankkonto 5/5 SV