Effektiv schemaläggning i primärvården

Transkript

1 Effektiv schemaläggning i primärvården

2 Innehåll Förord Kap 1 Kap 2 Kap 3 Kap 4 Kap 5 Kap 6 Kap 7 Källor Därför är schemaläggning vital för verksamheten Så ser du till att ha rätt antal medarbetare på plats Så ser du till att ha rätt personal tillgänglig Så ser du till att låta personalen få tillräckligt med raster Så hanterar du semesterperioder och ledighet Så får du bukt med problemet att hantera udda arbetstider Få styr på många och snabba schemaändringar Se till att få rätt underlag i tid Källor och vidare läsning 2.

3 Därför är schemaläggning vital för verksamheten Schemaläggning är A och O på vårdcentralen, och för verksamhetschefen är det vardagsmat. För det, krävs det helt enkelt rätt personal (rätt antal och med rätt kompetens) för att kunna ge patienterna den service de behöver. Att lägga ett schema kräver överblick, långsiktighet och insyn i medarbetarnas kompetens. Utan förståelse för verksamheten och för vilken kompetens som krävs när, är uppgiften dömd att misslyckas. Därför är det viktigt att känna personalen väl och att kunna matcha patientkraven med rätt kompetens. Utöver det krävs en förståelse för processer och flöden, något som man kan läsa mycket om. Men framför allt krävs det erfarenhet och kunskap om vården för att veta hur individer fungerar och vilken kompetens som är lämplig för att göra vissa uppdrag. Att matcha scheman med kundernas (patienternas) krav, och samtidigt vara rättvis och jämlik mot personalen är ett pussel med bitar. Och även när den sista pusselbiten är på plats, kommer det ske förändringar i schemaläggningen. Så vid sidan om schemaläggningsarbetet måste verksamhetschefen se till att bygga en flexibel organisation, som kan fånga upp dessa förändringar. Schemaläggarens 7 vanligaste utmaningar: Se till att ha rätt antal medarbetare på plats Ha rätt personal tillgänglig Låta personalen få tillräckligt med raster och vila Hantera semesterperioder och ledighet Hantera udda arbetstider Hantera många och snabba schemaändringar Få in rätt underlag i tid I en överenskommelse mellan Vårdförbundet och Sveriges kommuner och landsting, SKL, fastslås det att det är cheferna som ansvarar för arbetstidsförläggningen. Verksamhetschefen har därför den avgörande rollen i schemaläggningsprocessen - och detta ur flera perspektiv: patientsäkerhet, arbetsmiljö och ekonomi. Ett optimalt schema är ett schema som balanserar verksamhetens behov och medarbetarnas önskemål om förläggning av arbetstid och där hälsoaspekter beaktas. Men hur når man dit? Det visar vi i denna temaskrift. 3.

4 Expertens tips för att lösa utmaningarna 1. Så ser du till att ha rätt antal medarbetare på plats Om all personal redan är upptagen eller bokad, men resurserna inte är fyllda, måste du agera. Speciellt om någon ur personalen har insjuknat, för då är resursbehovet väldigt akut. För att det inte ska bli en överraskning gäller det att göra en analys av den verksamhet man bedriver. Det menar Maria Hilberth, verksamhetschef på Mönsterås hälsocentral: - Hur ser flödena ut? Vad är det för efterfrågan på resurser man har? Vad har man för möjligheter att möta denna efterfrågan? Kanske finns inte alla resurser på plats som förstahandsval. Vad är då andrahandsvalet? Andra steget är att göra en förfrågan till alla behöriga. Om er vårdcentral har ett schemaprogram på plats, finns denna funktion med all säkerhet i programmet. Men SMS eller e-post fungerar också i nödfall. Du som verksamhetschef kommer att få svar och utifrån dessa kommer du kunna göra kompletteringar och ändringar i schemat och se till att fylla behovet. - Det gäller att anpassa verksamheten utefter de delar man inte kan styra. I primärvården kan vi inte styra över hur många patienter som ringer in eller dyker upp oplanerat. Det vi kan styra över är när ett planerat besök, telefoneller videosamtal blir av. Dessa delar kan du då lägga på tider och dagar när det oplanerade flödet brukar vara något mindre säger Maria. Marias tips är att styra efter arbetsuppgift, tidsåtgång och planerad kompetens. Samt att ha en så god framförhållning som praktiskt är möjligt. Inom primärvården är en framförhållning på en månad eftersträvansvärd, tycker hon. Det gäller att anpassa verksamheten utefter de delar man inte kan styra. I primärvården kan vi inte styra över hur många patienter som ringer in eller dyker upp oplanerat. Maria Hilberth Verksamhetschef 4.

5 2. Så ser du till att ha rätt personal tillgänglig Det räcker inte att enbart ha ett visst antal personal på plats, utan deras kompetens måste matcha patienternas behov. Se till att dela in dina anställda i olika kompetensområden. Detta kommer att underlätta processen att hitta rätt person till rätt pass. Det finns också särskilda faktorer som påverkar vem som kan ta vilket pass (utbildningsbakgrund, lokalisering och övriga erfarenheter). - Inom primärvården löser man egentligen detta kompetensproblem redan i rekryteringen av rätt kompetens. Eller om man satsar på vidareutbildning av befintlig personal, för våra arbetsuppgifter kräver hög kompetens. Det är ingen löpande band-princip, tillägger Maria Hilberth. 3. Så ser du till att låta personalen få tillräckligt med raster Lagarna (arbetstidslagen) är översta rättesnöret när det kommer till raster och vila. I övrigt regleras detta område av anställningsavtal och fackliga regler. Viloperioder kan delas in i fyra kategorier: rast paus dygnsvila veckovila Den senaste råden från svenska forskare gällande schemaläggning rekommenderar att undvika följande: långa skift i följd (lång arbetsvecka) korta (mindre än 11 timmar) vilotider mellan skiften tidiga morgonskift och långa (längre än 10 timmar) arbetsdagar delade arbetspass (med flera timmars ledighet mellan två halva arbetspass) för få raster glest utlagda lediga dagar - Ha ett väldigt tydligt tänk från början. Om du har en dag som ser ut som förväntat, satsa då på ett upplägg där raster och pauser ingår. Självklart kan inte alla gå på rast samtidigt. Sedan kan det ske oförutsedda händelser som gör att anställda inte kan ta en paus just då. Men det kan man bemöta med grundupplägget, då vet en enskild person att hen kommer få rast som vanligt dagen efter, säger Maria Hilberth. Om du har en dag som ser ut som förväntat, satsa då på ett upplägg där raster och pauser ingår. Maria Hilberth, verksamhetschef 5.

6 4. Så hanterar du semesterperioder och ledighet När det gäller att att få ihop semesterschemat är det viktigt att vara rättvis. Första steget dit är att vara ute i mycket god tid. - Vi har vår planering över huvudsemestrarna klar redan i början på februari, mycket grund av att vi måste förhandla med de fackliga organisationerna. Vi måste ha koll på ledigheterna för att ta in semestervikarier, berättar Maria Hilberth. Många arbetsgivare jobbar med önskescheman och låter de anställda skicka in sina önskemål på ledighet. Därefter bygger de ett schema av det. Eller så låter de personal som arbetar ihop själva komma med förslag kring hur bemanningen i semesterperioden ska lösas. Men som verksamhetschef gäller det att vara tydlig med hur verksamhetens behov styr. Alla kan kanske inte få igenom sina önskemål, som Maria Hilberth påpekar: - Alla vill ha semester samtidigt. Säkert 85 procent av de anställda vill ha sin sommarledighet mellan vecka 28 och 31. Och det funkar inte inom primärvården. Hennes upplägg är att halva arbetsstyrkan får gå semester tidigare på sommaren och resten av vårdcentralen lite senare. Det går dock bra att byta semesterdagar sinsemellan. - Och nästa år blir det tvärtom. Då får en arbetsstyrkan som fick tidig semester året innan en senare ledighet, och vice versa. När det gäller ledigheter utöver sommarsemestern så jobbar Maria Hilberth med 4-veckorsscheman. Så om en anställd kommer och vill ta en ledighet på några dagar om två veckor då får hen avslag. Alla vill ha semester samtidigt. Säkert 85 procent av de anställda vill ha sin sommarledighet mellan vecka 28 och 31. Och det funkar inte inom primärvården. Maria Hilberth, verksamhetschef - Frånvaro inom kommande månad är antingen VAB eller egen sjukfrånvaro. Om inte någon anhörig dör eller man ska på begravning. Det låter hårt, och jag raljerar lite också. Men vi kommer inte i sådana situationer med plötsliga semesterönskemål, mycket tack vare god framförhållning, säger Maria Hilberth. 6.

7 5. Så får du bukt med problemet att hantera udda arbetstider Även här gäller det att ha koll på vad arbetstidslagen reglerar kring vila. Du som verksamhetschef måste ha koll på längden på arbetspasset, hur många pass som arbetas i rad och hur olika arbetspass kombineras. Vårdcentraler är dock oftast inte drabbade av udda arbetstider. Schemaläggning från klockan 7 till 17, alltså dagtid, gäller i de allra flesta fall. Fast inte alltid, eftersom vissa vårdcentraler erbjuder helgöppet för fästingvaccination, och även kvällsöppet. - Då har vi schemalagt det särskilt. De som ville jobba vid helg- eller kvällsöppet fick dessa tider. Det löste vi genom förskjuten arbetstid. Det finns personal som uppskattar att jobba kvällar. De bokade vi in först. Och de som tyckte att det var mindre roligt fick ta något enstaka pass för rättvisans skull. Detta ur rättvisans perspektiv, berättar Maria Hilberth. Det finns personal som uppskattar att jobba kvällar. De bokade vi in först. Maria Hilberth, verksamhetschef 7.

8 6. Få styr på många och snabba schemaändringar Sjukdom och VAB, förhinder i lokal- eller pendeltrafiken eller andra oförutsedda incidenter. Det finns otaliga skäl till varför ett schema måste ändras. Och även här, precis som när det gäller semester, är lösningen att vara ute i god tid med sin planering. - Tyvärr finns det för oss inom primärvården inga möjligheter att ringa in folk spontant. Det finns inga reservlistor eftersom det gäller specialistkompetens. Det är bara att le och planera om, säger Maria Hilberth. Omplaneringen svarar verksamhetschefen för och det gäller att gå igenom vilka besök eller arbetsuppgifter en viss medarbetare hade just denna dag. Det gäller att bestämma vad som kan planeras in en annan dag och vad som kan tas över av någon annan. Men även schemaansvarig kan bli sjuk. Därför är det en bra idé att se till att varje enhet eller vårdcentral har flera medarbetare som är behöriga och kan göra ändringar i schemat. I sådana situationer behöver någon annan snabbt kunna gå in och göra ändringar. 8.

9 7. Se till att få rätt underlag i tid Schemaläggning är en sak som ligger på dig som verksamhetschef. Har man inte ett system som exempelvis Flex på plats, gäller det att se till att anställda återkopplar med regelbunden tidrapportering. Se till att skapa en kultur med en fast rutin för när rapporterna ska skickas in. Det kommer alltid finnas anställda som kommer behöva påminnas extra, till exempel genom att påpeka att ens lön baserar på tidrapportering. Detsamma gäller rapportering för semester. - En av mina anställda missade att lägga in hela sin semester. Hon hade bara skrivit in tre veckor, men skulle vara ledig i fyra. Så när hon inte kom på måndagen ringde vi henne och hon var på långresa. Det lärde vi oss av, och nu har vi som rutin att inte bevilja semester om den inte är inlagd, avslutar Maria Hilberth. Våra erfarenheter har lett till att vi beviljar ledigheter skriftligt, inte enbart muntligt. Helt enkelt för att undvika missförstånd och språkförbistringar. Vi beviljar endast ledigheter skriftligt. Maria Hilberth, verksamhetschef 9.

10 Källor och vidare läsning 7 tips som löser ditt schemapussel (timezynk.com) Framtidens schemaläggning (arbetsmiljolyftet.ringla.nu) Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? (stressforskning.su.se) Nya argument för sundare schemaläggning (vardfokus.se) Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor samt rekommendation om lokalt kollektivavtal m.m. HÖK 16 (vardforbundet.se) Ett extra stort tack till: Maria Hilberth, Landstinget i Kalmar läns blivande samordnare för nära vård. Bakgrund som verksamhetschef på Mönsterås hälsocentral där hon har uppmärksammats i sitt framgångsrika arbete med Mönsteråsmodellen. 10.

11 Aurora Innovation hjälper hälso- och sjukvården att öka tillgängligheten och underlätta kontakten mellan människor. Genom vår digitala plattform för patientkontakt bidrar vi till att möjliggöra morgondagens vårdmöten. Tel: E-post: