Schemalagd arbetstid - personal inom fritidsverksamheten (främst fritidshem) - vaktmästeri/motsvarande, - kök - elevassistenter

Transkript

1 Metod för schemaläggning Metod vid schemaläggning i form av årsarbetstid (12 månader) för de kategorier av arbetstidsförläggning som finns i Lokalt arbetstidsavtal för arbetstagare inom Specialpedagogiska skolmyndigheten, avdelning 2. Kategorierna inom denna avdelning är arbetstagare med schemalagd samt oregelbundet förlagd arbetstid. Personal inom de två kategorierna är i huvudsak följande: Schemalagd arbetstid - personal inom fritidsverksamheten (främst fritidshem) - vaktmästeri/motsvarande, - kök - elevassistenter Oregelbundet förlagd arbetstid - boendepersonal Metoden bygger på - framtagande av kända fakta för den period, 12 månader, som schemaläggningen omfattar, - framförhållning, planering och dimensionering av arbetstid för aktiviteter som är tänkta att genomföras men är av enstaka karaktär, exempelvis fortbildnings- och studiedagar, flyttad verksamhet. Även tid för planering/redovisningar av arbete och andra gemensamma aktiviteter där personalen ska vara med/delta. Sammantaget kan man säga all tid som inte är styrd av elevernas närvaro och där det finns behov av tjänstgöring - dialog med de medarbetare som ska schemaläggas kring vissa grundläggande utgångspunkter - noggrannhet vid utläggningen av arbetstid - komprimering av arbetstid, faktisk och tillgodoräknad, till den tid då verksamheten har behov, naturligtvis inom ramen för det anständiga ur ett arbetsmiljöperspektiv. Metoden ger - kvalitetssäkrat underlag inför förhandling om lokalt avtal för den kategori det gäller vid enheten - korrekta underlag vid de förändringar av arbetstidens förläggning under perioden som det lokala arbetstidsavtalet medger och i vissa fall anvisar (flyttad verksamhet) - möjligheter att strukturerat analysera eventuella tillkommande kostnader i form av exempelvis övertid, ersättning vid uteblivna och eller åsidosatta skyddsregler och annat beroende på, val i den direkta dagliga arbetsledningen, gällande hela perioden - möjligheter att utifrån analys ge berörd personalgrupp begränsade befogenheter att själva lösa hastigt uppkommande behov av extra arbete 1 (8)

2 under kort period (dag eller få dagar) på ett för myndigheten kostnadseffektivt sätt - medarbetare möjlighet att i ett 12 månader långt perspektiv veta när man är ledig utan att behöva söka ledighet (planera sin fritid) och när man ska arbeta 2 (8)

3 Metoden stegvis med kommentarer till varje steg Steg 1 Samla information Börja med att samla in relevant information som ger besked om när medarbetarna ska tjänstgöra. Utgångspunkten är den läsårsplanering som görs för varje verksamhetsår på enheten. Här kan det framgå om det är aktiviteter som gäller all personal på enheten och om det är obligatorisk tjänstgöring. Det kan exempelvis vara gemensamma studiedagar, fortbildningsdagar och eller andra planerade aktiviteter som är gemensamma och som är planerade eller tänkta att genomföras under perioden 1 augusti till och med 31 juli kommande år. Det kan vidare vara fasta tider för all personal under en arbetsvecka eller annan tidsperiod. Om schemaläggningen gäller medarbetare i fritidshemsverksamhet eller motsvarande, är det även beslutet om öppethållande som är intressant och som styr arbetstidernas förläggning. Redan inledningsvis får man här en klar uppfattning om vad som ska göras och planeras för. Det kan när det gäller boende vara så att helgdagar infaller på ett sådant sätt att det blir kostnadseffektivt att låta elever bo kvar över en helgdag och undervisning sker en eller flera vardagar på varsin sida under samma vecka. Det kan även vara så att elevernas behov av boende kan variera under veckan eller under andra perioder av tid. Fortsätt att samla relevant information under hela tiden som schemaarbetet pågår. Steg 2 Eventuell uppsägning av gällande schema Säkerställ att det schema som medarbetarna arbetar efter är eller blir uppsagt så det slutar gälla när det nya ska träda i kraft. Det nya schemat är ett lokalt avtal som träffas på lokal-lokal nivå. Det är avdelningen som har ansvaret för att både det gamla blir uppsagt, uppsägningstid är två månader om det inte framgår att det upphör med automatik vid en viss tidpunkt. Här är det lämpligt att tidsbegränsa avtalet redan när det träffas, exempelvis genom något av följande exempel på text. - Avtalet upphör att gälla år-månad-dag utan uppsägning. - Avtalet gäller under tiden år-månad-dag till och med år-månad-dag och upphör därefter att gälla. 3 (8)

4 Steg 3 Schemablankett Bestäm hur schemat ska vara uppbyggt, en blankettmodell. Här finns ingen gemensam modell. Skälet är att det ser olika ut från enhet till enhet. Här kan det vara en fördel om det förs en inledande dialog med de medarbetare som ska arbeta på schemat så att de känner sig vana och hemma med utformningen när det slutligen är fastställt. Om inte kan det ske misstag och vi kan bli tvingade att undervisa i hur man ska läsa det som står på schemat. Steg 4 Antal medarbetare som schemat omfattar Säkerställ vilka resurser som ska schemaläggas. Hur många anställda, tjänsteomfattning av heltid och så vidare. Det är inte nödvändigt att veta vilka personerna är utan betrakta det som funktioner i detta läge. Exempel Boende 1, 2 och 3 eller Fritid A, B och C. Vanligtvis känner man dock till merparten av de personer som ska arbeta på schemat. Steg 5 Synpunkter och önskemål Om det är möjligt, ha en dialog med de medarbetare som ska arbeta på schemat för att ventilera och inhämta synpunkter och önskemål som kan vara både av generell men även av individuell karaktär. Detta för att pröva om det kan tillgodoses, helt eller delvis, när schemat utformas. Några exempel på saker som kan tas upp i dialogen: - Boende, ska det jobbas med fasta journätter? - Boende, ska det jobbas med fast fri kväll? - Boende, ska vi försöka få så lika arbetspass som möjligt? - Boende, hur jobbar vi med rast och måltidsuppehåll? - Fritid, ska vi jobba lika lång tid varje dag? - Fritid, hur kraftsamlar vi resurser till elevernas skollov? Det är inte medarbetarna som bestämmer men det är bra att ha haft en dialog redan inledningsvis och eventuellt med en eller flera anstämningar innan schemat ska förhandlas och bli ett lokalt avtal. Steg 6 Brutto- och nettoarbetstid Då metoden innebär Bruttoarbetstid som reduceras med tid som ska var ledig tid vilket ger en nettoarbetstid, och det är olika för de två kategorier som är berörda, behöver information inhämtas om: - Vilken Nettoarbetstid gäller för 12 månadsperioden? - Vad är normalarbetstiden per dag, Dagarbetstidsmåttet? Informationen hämtas från tabellbilagan. 4 (8)

5 Steg 7 Lägg ut tid Dags att börja lägga ut arbetstid och annat på schemat. Här finns det varianter på vad, man som person, väljer att börja med. Slutresultatet ska bli ett schema som omfattar 364 dygn (52 veckor x 7 dygn). En variant är att börja med och lägg ut de lediga dygn som skall finnas under dessa 12 månader. Talet är givet och skall vara 104 stycken och ska markeras med FP. Dessa 104 dygnen motsvarar lördag och söndag men behöver inte ligga där, och är speciellt skyddade i avtalstexten. För att det ska följa avtalet ska det förutom de 24 timmar som finns på kalenderdygnet omfatta en ledig period av tid på ytterligare minst 12 timmar direkt i anslutning till aktuellt dygn. Exempel: - Ledig, lördag och söndag innebär timmar = 48 timmar. Till detta ska det finnas ytterligare 12 timmar som ligger på fredagsdygnet före 24:00 och måndagsdygnet från 00:00. Hur förläggningen ser ut kan variera i det oändliga men resultatet ska vara 48 timmar + minst12 timmar = 60 timmars sammanhängande ledighet. Då är kriteriet uppfyllt för att det ska vara FP-dygn. - Ledig enstaka dag, lördag söndag eller annan veckodag. Ledigheten ska omfatta dygnets 24 timmar samt i direkt anslutning aktuellt dygn ytterligare minst 12 timmar, se ovan. Resultatet ska vara en ledighetsperiod om minst timmar = 36 timmar sammanhängande ledighetsperiod. FP står för fridagsperiod i avtalstexten och ska vara exakt 2 st. för varje vecka som schemaläggningen omfattar, 104 stycken. Fortsätt med att skapa utrymme för semester och då huvudsemester som ska vara minst 4 veckors sammanhängande ledighet under juni-augusti exempelvis veckorna Lägg ut för varje dag det dagvärde i timmar som motsvarar anställningens omfattning av heltid (hämta värdet från tabellbilagan), Dagarbetstidsmått. Fortsätt med att lägga ut det som kan vara obligatoriskt i form av närvaro vid exempelvis studiedagar, fortbildningsdagar eller annat. Här är det bra att i utgångsläget arbeta med ett dagarbetstidsmått för heltid exempelvis 7,9 tim. eller 8,0 tim. beroende på kategori. Sedan beror det på aktiviteten om all tid behöver nyttjas och då finns det möjlighet att korrigera tidsåtgången på slutet. Fortsätt med att bilda dig en uppfattning om hur arbetstiden skulle kunna läggas ut en normalvecka eller normalperiod som är återkommande. Lägg ut den arbetstiden på de aktuella veckorna. Kvar är nu de veckor som ser lite olika ut, behovet avviker från normalveckan på något sätt. Lägg ut arbetstid även på dessa veckor. Det viktiga är att ge tjänstgöringsturerna en beteckning ofta siffra eller bokstav. 5 (8)

6 Exempel på tjänstgöringstur: Tj.g.tur Tid Värde Antal ggr Tot värde Kommentar A 08:00-16:30 8,0 tim. Rast 0,5 tim. Under hela steget måste Nettoarbetstiden finnas med, det är mot den arbetstiden/tjänstgöringen ska stämmas av. Steg 8 Kvalitetssäkring Nu finns det utlagt arbetstid och utrymme för semester. Då handlar det om kvalitetsgranskning av den utlagda arbetstiden. För att kunna göra det måste varje arbetstid som läggs ut per kalenderdygn ha någon form av beteckning, oftast siffra eller bokstav som heter tjänstgöringstur. Tjänstgöringsturer skapas utifrån behov, det finns ingen begränsning. I exemplet finns även FP-dagar med då det är en komponent i kvalitetsgranskningen. MTH står för måltidsuppehåll och J för jourtjänstgöring. Exemplet nedan är ett schema för personal med oregelbundet förlagd arbetstid, i detta fall genomsnittlig veckoarbetstid om 39,5 timmar. Schemat gäller för en person med 80 % tjänstgöringsgrad med halvtidsvärdrad jour och för läsåret 2014/2015. Tjänstgöringstur Antal Tider Kl. from-tom per dygn Timmar per arbetspass Total tid Antalxtim Anmärkning FP 104 Fridagsperiod F 84 Fridag :00 13,00 442,00 1,0 rast :00-24:00 (1) J :00-09:36 6,60 224,20 00:00-06:00 (3) J :00-22:00 10,00 460,00 MTH :00-20:15 10,25 61,50 MTH :00-16:30 8,00 88,00 0,5 rast :00-16:09 7,66 22,98 0,5 rast :00-14:49 6,32 246,48 0,5 rast :00-18:00 9,50 28,50 0,5 rast Dagar Timmar Total ,66 Netto ideal ,66 Differens 0 0 Tabellen finns också att hämta som mall i Excell. När tabellverket är ifyllt summeras kolumnerna Antal och Tot. tid. Det kommer i det här läget, med största sannolikhet att, innebära att värdet i kolumnen för antal är lägre än det exakta som ska vara 364 stycken (Netto ideal). Bortse från det tills vidare. 6 (8)

7 Värdet i antal timmar, Total tid, ska jämföras med det värde som hämtas från tabellbilagan Nettotid för aktuell period och anställningsomfattning. Detta värde förs in vid Netto ideal i mallen. Vid jämförelse mellan Total tid och Netto ideal uppstår sannolikt en viss skillnad, för lite eller för mycket utlagd tid. Korrigera så värdena stämmer överens. När detta skett är all arbetstid för aktuell period omhändertagen. En viss minustid är accepterad, dock inte mera än 6 minuter på en tolvmånadersperiod. 6 minuter motsvarar 0,1 timme. Ingen plus-tid ska accepteras för det innebär mertid eller övertid vilket inte ska inträffa. Gå nu tillbaka till kolumnen för Antal. Det ska finnas 364 markeringar på ett 52 veckors schema, 52x7=364, Netto ideal. Om all arbetstid är omhändertagen och utlagd och det saknas markeringar för vissa dygn så återstår inget annat än ledigt kalenderdygn. Detta markeras med F på schemat och antalet kan variera beroende på hur stor komprimering av arbetstiden som skett. Steg 9 Kontroll av arbets- och viloperioder Gör en sista kontroll, det går även att ha dessa kontrollpunkter löpande under processen. Kontrollen är tillämplig vid alla typer av schemaläggning, ordinarie schema, korttidsschema och även tillfälligt schema vid flyttad verksamhet. Arbetsperiod Viloperiod jour Viloperiod ej jour högst 14 timmar innan viloperiod 8 timmar (annars är det ingen viloperiod) 11 timmar Observera att tiderna/timmarna inte är bundna av dygnsgränsen Dygnsvila 11 timmar sammanhängande ledig tid Dygnsvilan timmar behöver inte rymmas inom kalenderdygnet utan begränsningen är 11 timmar mellan två Arbetsperioder. Veckovila 36 timmar sammanhängande ledig tid Veckvilan blir för de kategorier medarbetare som schemaläggs på detta sätt förlagd till FP-dygn. Det räcker alltså med ett sådant dygn per vecka för att klara lagbestämmelserna om veckovila men kollektivavtalets bestämmelser om antalet tjänstgöringsfria kalenderdygn ingående i en fridagsperiod säger två i genomsnitt per kalendervecka. Det kan med andra ord vara ett FP-dygn en vecka och tre en annan vecka. FP-dygn F-dygn minst 36 timmars sammanhängande ledig tid 24 timmar (hela kalenderdygnet) ledig tid Detta med FP-dygn kan man inte bryta mot när man lägger ut ordinarie arbetstid i ett schema. 7 (8)

8 Steg 10 Schemat klart Nu är schemat klart för förhandling med berörda personalorganisationer vad gäller volym av arbetstid och utlägg på dygn. Den ifyllda mallen visar allt innehåll i komprimerad form och om Netto/ideal stämmer med det utlagda så är det korrekt. Aktuell avtalslitteratur - Ett centralt villkorsavtal, det räcker med ett då bestämmelserna är likalydande i de delar som berör arbetstider och tillägg. - Ett lokalt arbetstidsavtal. Det är avdelning 2 i det lokala avtalet som ska tillämpas och dessutom Bilaga 2 Definitioner. 8 (8)