Verksamhetsplan for avdelningen Ekonomi

Transkript

1 HOGSKOLAN I BORAS V erksamhetsst6d Ekonomi Linda Sorensen, Ekonomichef VERKSAMHETSPLAN GEA (11) F 6rvaltningschef Verksamhetsplan for avdelningen Ekonomi Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med avdelningens medarbetare och utgar ifran verksamhetsplan och budget for Verksamhetsst6d Uppdrag A vdelningen ekonomi ska inom avdelningens ansvarsomraden vara ett professionellt st6d som proaktivt och tillsammans med 6vrig verksamhet arbetar for att uppna visionen om att bli det tredje universitetet i Vastsverige och mal for forskning och utbildning. Ansvarsomraden: Arkiv och registratur Ekonomi Hallbar utveckling Lokalfors6rjning Upphandling

2 2 (11) Mal och verksamhet inom givna ramar Nedan beskrivs mal for avdelningens olika ansvarsomraden och vilka sarskilt prioriterade aktiviteter som avdelningen planerar att genomfora utifran malen: A vdelningen Malbeskrivning: A vdelningen Ekonomi har professionella medarbetare med ratt och hog kompetens. Det ar en god arbetsmiljo pa avdelningen och medarbetama kanner stort engagemang. A vdelningen arbetar for att uppratthalla en hog kvalitet och har fokus pa utveckling av verksamheten. Dokumentera kompetensforsorjningsplan LIS A vvaktar pilot pa Biblioteket. Implementera kvalitetsledningssystemet pa avdelningen LIS Arbete pagar. Aktiviteter utifran resultatet fran medarbetarenkaten beskrivs i separat handlingsplan, se bilaga 1. Omrade: Arkiv och registratur Malbeskrivning: Hogskolans arkiv och registratur uppfyller de lagkrav som stalls pa utlamnande av allman handling och bevarande. A vdelningen Ekonomi har ett modemt arbetssatt dar arbetet i stor grad ar digitaliserat genom ett andamalsenligt dokument- och arendehanteringssystem och e arkiv. Verksamheten kannetecknas av god ordning och service ges med ett gott bemotande.

3 3 (11) Prioriterade aktiviteter: Folja och stodja utvecklingen gallande krav ENAS I samarbete med biblioteket. och oppet tillgangliggorande och arkivering av forskningsdata Fortsatt arbete med verksamhetsbaserad ENAS Arbete pagar. arkivredovisning med fokus pa process beskrivningar Ta fram policy for digitalt bevarande Genomfora internutbildning i Finn och ta ENAS HEGU Arbete pagar. Har tittat pa andras policy. Kommer att koppla policyn till inkopspolicyn och till forvaltningsplaner. -- Arbete pagar. fram material Genomfora analys av sakerhet vid fysisk ENAS Ej paborjat. och digital arkivering lnfora system for digitalt bevarande ( e-arkiv) ENAS Arbete pagar. Sker i samverkan med andra liirosiiten. Uttagsmodell iir klar for W3D3 och webben. Arbete pagar med att ta fram uttagsmodeller for Kursinfo, Diva och gamla Ladok. Nytt dokument- och arendehanteringssystem ENAS Delta i projektet nytt dokument- och HEGU iirendehanteringssystem. PRGR

4 4 (11) Omrade: Ekonomi Malbeskrivning: Hogskolan har modeller och rutiner som sakerstaller att redovisningen uppfyller lagar och krav. Avdelningen Ekonomi arbetar i relevanta system och har ett enhetligt, effektivt och kvalitetssakrat arbetssatt. Verksamheten far ett gott stod i ekonomifragor vilket bidrar till underbyggda beslut, att h6gskolan har en ekonomi i balans och att hogskolan 6kar andelen forskningsfinansiering. Prioriterade aktiviteter: Ta budgetmodulen i Agresso i drift och arbeta mer lika med budget Upphandla nytt e-handelssystem och system for kundfakturor nar avtalsperioden loper ut lnfora e-handel inom fler produktomraden JET JET/Johan!NO/Johan Modulen implementeras under hosten 2017 och ar helt klar varen. A vvaktar ramavtalsupphandling ES V. Ej paborjat. Genomfora utbildningsinsats for ekonomerna LIS Pagar Omrade: Hallbar utveckling Malbeskrivning: Hallbarhetsarbetet ar val integrerat i hogskolans processer och hogskolan har ett valfungerande miljoledningssystem med rutiner som ar kanda i verksamheten. A vdelningen ekonomi administrerar miljoledningssystemet pa ett proaktivt och professionellt satt och ger radgivning i hallbarhetsfragor. Standig forbattring sker genom intema och extema revisioner samt avvikelsehantering.

5 5 (11) Prioriterade aktiviteter: Fortsatt arbete: anpassa befintliga mobler TOT Paborjat. och fortsatt komplettera med nya kallsorteringsmobler. Tydliggora avfallsguide och skyltning av TOT Paborjat. avfallsmobler Se over avfallshanteringen fran sortering i TOT Ej paborjat. avfallsmobel till overlamning till BEM, med syfte att minska mangden brannbart avfall. Implementera kemikaliehanteringssystemet MAKI Arbete pagar. KLARA (utbildning anvandare, registrering av kemikalier, inventering, utbildning som ranskare Omrade: Lokalfarsorjning Malbeskrivning: Hogskolan har attraktiva larandemiljoer och konkurrenskraftiga labb. Lokalema ar andamalsenliga, lokalytoma nyttjas effektivt och sakerheten ar hog. A vdelningen ekonomi arbetar bade strategiskt och operativt for att utveckla hogskolans lokaler och ge goda forutsattningar for verksamheten. Arbetet sker i nara samverkan med hogskolans verksamheter.

6 6 (11) Prioriterade aktiviteter: Fortsatta arbetet med att ta fram regler for 2019 CHU Pagar. intern forhyrning och ombyggnationer vilka inkluderar rutin for tillganglighetsanpassning av lokaler Integration av passagesystemet med andra system lmplementera styrdokument for brandskyddsarbetet CHU/Magnus Integration av Primula och Ladok ar klar. Kronox aterstar. CHU/Magnus Arbete pagar. Ta fram policy/riktlinjer for hallbar resursanvandning av mobler/inredning CHA Arbete pagar. Upphandling av bevakning CHU/Magnus Ej paborjat. Vidareutveckla plan for hur hogskolans lokaler bor forandras/utformas for att stodja verksamheten samt genomfora forandringar i ett femarsperspektiv. r CHU/P AN Lokalprogrammet ar beslutat. Inplaceingstest och plan for ombyggnationer/omflyttningar beslutas i etapper. Utveckla och erbjuda olika former av CHU/CHA Pab6rjat. Loftet ar klart. Pagar arbetet med innovativ larandemiljoer h6rsal. Paborja strategisk plan/arbete for hur PAAN hogskolans lokaler ska utvecklas pa lange sikt Delvis pab6rjat med fokus pa lokaler for en ev. polisutbildning.

7 7 (11) (med utgangspunkt i campusplanen). Oversyn av lokalutnyttjande (larosalar, PAAN E j paborj at. datorsalar, grupprum och motesrum) Se over modellen for internhyror och besluta CHLI/CHA Arbete pa.gar. lokalsnurran Skapa 3-arig underhallsplan PAAN Ej paborjat. Samverka med fastighetsagare gallande CHLI/PAAN Pa.gar. energieff ektivisering Belysningsprojekt i akademiska hus PAAN Pa.gar. Energirond i Kanico med forslag pa atgarder PAAN E j paborj at. Omrade: Upphandling Malbeskrivning: Hogskolan har en tydlig inkopsstruktur. A vdelningen Ekonorni ger forutsattningar genorn riktlinjer och rutiner och erbjuder radgivning i inkops- och upphandlingsfragor. Hogskolans rnedarbetare har god kannedorn om rutinema, foljer reglema och tar hansyn till hallbar utveckling vid inkop och upphandling. Prioriterade aktiviteter: Oversyn av inkopspolicyn med avseende pa hallbar utveckling, arbetsmiljo och socialt ansvarsta1rnnde Pia Arbetet ar paborjat.

8 8 (11) Arbeta fram forslag pa enhetlig Pia Arbetet ar paborj at. inkopsstruktur och implementera i verksamheten Utbildning av personal med upphandlings Pia E j paborj at. /inkopsroller med sarskilt fokus pa hallbarhetskrav Ta fram rutin for uppfoljning av avtalstrohet Pia Ej paborjat. Ta fram stod for att stalla miljokrav vid Pia Ej paborjat. anskaffning Se over bur hallbarhetskrav som stallts vid Pia Ej paborjat. upphandling tydliggors i avtal sa att de blir uppfoljningsbara. Kommunicera det stod som finns for att stalla Pia Ej paborjat. miljokrav vid upphandling Audit och avvikelsehantering Under 2017 genomfordes en audit av omradet inkop/upphandling. Hansyn har tagits till resultatet av auditen vid planering av aktiviteter for perioden Under 2019 kommer en audit av lokalforsorjningsprocessen att genomforas. From kommer avdelningen att arbeta aktivt med avvikelsehantering. ldentifiering av avvikelser kommer att ske genom uppfoljning pa gruppmoten, avvikelserapportering och genomgang av statistik. Yid avvikelser kommer atgarder att genomforas lopande under aren. En plan for avdelningens arbete med avvikelsehantering och audit finns i bilaga 1.

9 9 (11) Arbetsmiljo A vdelningen arbetar aktivt med att skapa forutsattningar for en god arbetsmilj6. Sarskilt prioriterade aktiviteter finns beskrivna i bilaga 2. Uppfoljning Verksamhetsplanen foljs upp tva ganger per ar, per juni och december. Uppfoljningen dokumenteras skriftligt. Linda Sorense Ekonomichef

10 10(11) Bilaga 1 Former for avvikelsehantering och audit - avd Ekonomi Omrade A vvikelsehantering Audit Ovrig granskning Ekonomi Uppfoljning pa gruppmote 2 ggr/ar Granskning Riksrevisionen ( arlig) EA-viirdering (arlig) Upp handling Uppfoljning av avtalstrohet (arlig) Hosten 2017 Extern miljorevision (arlig) Lokalforsorjning Statistik fran hyresviird (arlig) Hosten 2019 Riksrevisionen - siirskild Statistik fran iirendehanteringssystem (arlig) granskning Protokoll fran skyddsronder och brandskyddsronder Rapporter fran bevakningsforetag Uppfoljning pa gruppmote 2 ggr/ar Extern miljorevision (arlig) EA-viirdering (arlig) HU A vvikelserapportering i MLS (lopande) Extern miljorevision (arlig) Intern miljorevision (arlig) Uppfoljning lagefterlevnad Arkiv och registratur Uppfoljning pa gruppmote 2 ggr/ar (gemensamt dokument pa Inspektion Riksarkivet G) JK-listan Uppfoljning pa gruppmote = bygger pa gjorda erfarenheter/iakttagelser och resulterar i en sammanstiillning av problemomraden.

11 11 (11) Bilaga 2 Handlingsplan utifran medarbetarenkaten A vdelningen Ekonomi VAD- mal HUR -aktivitet Ansvarig Datum Datum Kommentar pabor.ia avsluta Oka samhorigheten pa avdelningen Genomfora avdelningsgemensamma Alla luncher Fa in mer rorelse i arbetsdagen Prova att ersatta en del moten med Alla promenadmoten Utveckla ekonomens roll Diskutera ekonomens roll, skapa LIS storre tydlighet i processer som ror ekonomi och se over behov av systemstod Genom reflektion utveckla kompetens och Uppmuntra till och avsatta tid for LIS sj al vkannedom reflektion. Vagleda genom att ge medarbetama tips och foresla omraden att reflektera kring Alla medarbetare ska ha en rimlig Ha <let som sarskilt fokusomrade pa LIS arbetstakt/arbetsbelastning och :fa samtalsstod utvecklingssamtal vid behov Fa storre kunskap om stresshantering och hur Genomfora utbildning pa LIS man kan arbeta med att prioritera utvecklingsdagar