Välkommen till e-handelsinformation. Göteborg 16 maj 2018

Transkript

1 Välkommen till e-handelsinformation Göteborg 16 maj 2018

2 Agenda Inledning Peter Söderström Projekt ny e-handel David Jemdahl Paus Visma Proceedo Jessika Landén Paus Leverantörsutbildningar Katarina Älvsäter och och support Pia Nissfeldt Tid för frågor Summering Lunch

3 Projektet ny e-handel i Västra Götalandsregionen David Jemdahl, projektledare

4 Innehåll 1. Intro 2. Om Västra Götalandsregionen 3. Om Inköp på VGR 4. Om Marknadsplatsen Målgrupp 6. Om Visma Proceedo 7. Organisation 8. Tidplan

5 Västra Götalandsregionen Övergripande uppdrag att bidra till ett gott liv för människorna i Västra Götaland

6 En av Skandinaviens mest besökta turistorter Ledande tillväxtregion Nordens största transportregion Knutpunkt för vägar och järnvägar samt fyra flygplatser

7 Västra Götaland Består av 49 kommuner. Här bor 1,7 miljoner invånare. Landskapen är Västergötland, Bohuslän och Dalsland. Största staden är Göteborg. Hav och sjöar med öar. Är 30 mil långt och 25 mil brett.

8 En vanlig dag Får personer vård på någon av våra vårdcentraler Ser personer någon av Film i Västs samproducerade filmer Föds 52 barn på våra sjukhus Kör Västtrafiks fordon motsvarande 10 varv runt jordklotet

9 Västra Götalandsregionen Tre stora ansvarsområden Hälso- och sjukvård Kollektivtrafik Tillväxt och hållbar utveckling Organisationen har anställda, de flesta inom hälso- och sjukvården. Ska ge invånarna i Västra Götaland bästa möjliga förutsättningar att må bra och utvecklas.

10 Koncerninköp

11 Koncerninköp 7,5 miljarder kronor per år i total inköpskostnad Cirka leverantörskontakter varav 750 aktiva Cirka 150 anställda Inom koncerninköp: Upphandling och avtalsfrågor Kundservice System och support för e-handelsplattform Materialkonsulenter Inköpsstrategi och innovation Hållbarhet och övriga krav

12 Tre upphandlande myndigheter Västtrafik Västfastigheter Koncerninköp Ansvarar även för att styra och följa upp inköpsprocessen i hela Västra Götalandsregionen

13 Målsättningar i inköpsprocessen Minska totalkostnaderna Hållbarhet Balanserad sortimentsbredd Rätt antal leverantörer Minska fakturaflödet Rätt produkter och tjänster

14 Marknadsplatsen 2.0

15 Projektet ny e-handel Mål - Enkelt att beställa för beställaren Syfte - Ett effektivt och smidigt införande av e-handelssystemet Uppdraget - Införa en effektiv e-handelslösning med standardiserade verktyg. Bland annat beställningsstöd till regionens verksamheter, upphandlingsverktyg, leverantörsgränssnitt och produktinformation, samt systemstöd för att hantera materialpåfyllnad. Oktober 2018.

16 Vad är Marknadsplatsen 2.0?

17

18 Ny e-handel Marknadsplatsen 2.0 Oktober 2018 (Marknadsplatsen 2.0) Ny e-handelsplattform Standardiserad lösning Förtydligade arbetsprocesser Ett gränssnitt för externa leverantörsfakturor Favoriter och mallar E-Rekvisition Attest i mobilen Abonnemang/periodiska fakturor Marknadsplatsen 1.0 Senare (Marknadsplatsen 2.1 och framåt) E-handel för tjänster E-handel för utrustningsinvesteringar Automatisk lagerpåfyllnad Bättre rapporter och statistik Löpande förbättringar i förvaltning OBS: Inte del av nuvarande projekt

19 Nuvarande Marknadsplatsen VARULEVERANTÖRER Nuläge Ca 750st Marknadsplatsen 1.0 Drygt 750 varuleverantörer finns i Marknadsplatsen 1.0 idag med olika anslutningsformer till systemet Ca 30 av leverantörerna har s.k. EDI-koppling = Integrerat faktura/orderflöde 1 TJÄNSTELEVERANTÖRER Separat flöde Tjänsteleverantörer kan inte ta emot beställningar från Marknadsplatsen 1.0 idag 1 Tre av dessa leverantörer har även EDI-integration för automatisk inläsning av produktkataloger

20 Nya Marknadsplatsen 2.0 gäller alla VARULEVERANTÖRER Framtida läge Fas 1 Leverantörernas kataloger laddas upp i Proceedo via EDI eller excelkatalog enligt fördefinierat format Ca 750st PROCEEDO Fokus på att höja katalogkvaliteten genom att leverantörerna skickar in rätt information från början 1 Katalogkvalitet TJÄNSTELEVERANTÖRER PROCEEDO Tjänsteköp möjliggörs genom införande av enkla formulär för beställning av tjänster Fritextformulär 1 UNSPSC-klassificering av artiklar, URL-länkar till bilder, miljömärkning, m.m.

21 Förändringar för leverantörer (exempel) Övergångsfas Marknadsplatsen 2.0 En prislista till Marknadsplatsen samt en eller två* kataloger till Proceedo Kommunikationen i samband med anslutning kommer ske via Edionet Dubbla flöden kommer att hanteras av VGR och VGR-leverantörer * Leverantörer med både depåsortiment och övrigt sortiment Leverantörernas kataloger editeras inte av VGR, vilket ställer högre krav på innehållet UNSPSC-klassificering av alla artiklar ULR-länkar till bilder obligatoriskt Miljömärkning Leverantörer som tillhandahåller både depåartiklar och övrigt sortiment ska skicka in två kataloger (en för varje sortiment) Leverantörer skickar e-faktura via EDI eller leverantörsportalen

22 Målgrupp

23 Projektets målgrupper - beställarorganisationer Sjukhus Sahlgrenska Universitetssjukhuset Skaraborgs sjukhus Södra Älvsborgs Sjukhus NU-sjukvården Alingsås lasarett Kungälvs sjukhus Frölunda specialistsjukhus Angereds Närsjukhus Närhälsan Folktandvården Habilitering & Hälsa Västfastigheter Koncernkontoret Kulturförvaltningar Kultur i Väst Västarvet Göteborgs Botaniska trädgård Regionservice Patientnämndernas kansli Naturbruksförvaltningen Folkhögskoleförvaltningen Hälsan och stressmedicin Externa användare till VGR

24 Projektet omfattar inte följande: Kulturbolag Västtrafik AB Övriga bolag

25 Marknadsplatsen 2.0 från Visma Proceedo

26 Visma Ny e-handelslösning Proceedo Systemleverantör är Visma

27 Uppdrag och referenser Förser myndigheter, kommuner och landsting med lösningar för att förbättra arbetsprocesser, minska överflödig byråkrati och förenkla samarbete Över 700 kunder i både privat och offentlig sektor och över leverantörer som bevakar upphandlingar via Vismas tjänster. Några samarbetspartners:

28 Från verksamhetsbehov till betalning Behov Upphandling Avtal Leverantören innehåll Beställningar Lager och leverans Fakturering och ekonomihantering

29 Organisation

30 Projektorganisation Styrgrupp Joakim Björck Programledning Eva-Lena Enerbäck/ Berit Zackrisson Styrgrupp Joakim Björck Peter Söderström Eva Sundström Bjarne Christiansson Mona Jensen Patrik Mattsson Göran Ejbyfeldt Måns Ottertun Projektägare, Ekonomidirektör Ledning, Regionstyrelsen Avdelningschef, koncerninköp, Regionstyrelsen Stabschef, objektägare, SkaS Avdelningschef, VGR IT Chefscontroller, Ekonomisk planering, SU Enhetschef, Framtidens vårdprocesser, Regionstyrelsen IT-direktör, VGR IT, Regionstyrelsen Områdeschef Logistik, Regionservice Avtalsägare Kristina Karlsson Informationssäkerhet Margaretha Eriksson Projektledare David Jemdahl Process Lösning Införande Överlämning Erika Blomberg/ Frida Lindqvist Alexander Huss Amanda Palmqvist Ej utsedd

31 Tidplan

32 Tidplan Lansering vecka 43 (22-26 oktober) Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Konfigurering & utveckling Acceptanstest Utrullning Avslut Leverantörsanslutningar Kvalitetssäkring

33

34 Visma Commerce AB Jessika Landén

35 Agenda Visma Vilka är Visma och Visma Commerce Vad är Proceedo? Leverantörsanslutningar Visning av Visma Proceedo Leverantörsportal Frågor

36 Visma koncernen Vismas kärnverksamhet i Sverige består av ett 10-tal bolag. Visma levererar bland annat: Ekonomisystem Lönesystem Butiksdatalösningar Inköpslösningar IT-relaterad utveckling- och konsultverksamhet

37 Visma Commerce Nordens största leverantör av inköps-, upphandlings- och anbudstjänster 100 medarbetare (Visma Commerce) 60 utvecklare (Visma Labs) Omsättning ca 270 miljoner kunder användare

38 Proceedo Proceedo är en lösning för att effektivisera processerna kring avtalshantering, inköp och fakturahantering. Proceedo vänder sig primärt till större företag och organisationer inom offentlig sektor. Proceedo har idag ca 150 kunder, användare och över 4000 anslutna leverantörer.

39 Agenda Vilka är Visma och Visma Commerce Vad är Proceedo? Leverantörsanslutningar Visning av Leverantörsportal Frågor

40 Vi jobbar kontinuerligt med anslutningar av leverantörer åt våra kunder och produktionssätter ca 50 nya integrationer varje månad. Visma ansluter leverantörer Köpare Säljare Katalog Punch-out Order Orderbekräftelse Leveransavis. Faktura

41 Katalog En elektronisk katalog innehåller köparens avtalade sortiment. Vi stödjer följande format: PRO FF V6 (Proceedo anpassat format som Visma utvecklat) PRO XML V6 (samma som ovan men i XML format istället för flatfil) Svekatalog Peppol BIS EDIFACT D96 PRICAT.

42 Order Order sänds via e-post eller integrerat till leverantörens orderhanteringssystem. Vi stödjer följande format: EDIFACT D96 ORDERS cxml xcbl 3.5 SFTI Sveorder Peppol BIS.

43 Punch-out Man kan ha en integration från Proceedo inköp till leverantörens webbutik, Punch-out. Vi stödjer följande format: OCI 3.0 OCI 4.0 Visma Proceedo cxml format SFTI punch-out

44 Orderbekräftelse och Leveransavisering Visma Proceedo stödjer integrerad ordererkännande/orderbekräftelse baserad på xcbl Peppol BIS EDIFACT D96 ORDRSP Orderbekräftelser kan även skapas manuellt av leverantören i Visma Proceedo Leverantörsportal. Visma Proceedo stödjer integrerad leveransavisering baserad på EDIFACT D96 DESAVD Peppol BIS. Leveransavisering kan även skapas manuellt av leverantören i Visma Proceedo Leverantörsportal.

45 Fakturor Visma Proceedo stödjer följande fakturaformat: SFTI fulltextfaktura cxml Svefaktura 1.0 och 2.0 FINVOICE e2b XML OIO XML OIO UBL Peppol BIS EDIFACT D96 Fakturor kan även skapas manuellt av leverantören i Visma Proceedo Leverantörsportal.

46 Nätverk Peppol Pan-European Public Procurement On-Line är ett projekt initerat av EU-kommisionen för att möjliggöra elektronisk handel och upphandling inom Europa. Mer information finns på Visma är en accesspunkt i Peppol nätverket. SFTI Singel Face To Industry rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation framtagna av Sveriges Kommuner och Landsting, Verva (Verket för förvaltningsutveckling) och ESV (Ekonomistyrningsverket). Mer information om SFTI finns på Visma stödjer SFTI:s riktlinjer och rekommendationer gällande format och standarder för e-handel såsom Svehandel och ESAP6.

47 Nätverk Samtrafikavtal Visma har samtrafikavtal med flera operatörer så oavsett vilken operatör ni som leverantör har kan vi ta emot e-fakturor till Proceedo via en redan uppsatt kommunikation. Följande operatörer har vi samtrafikavtal med: Inexchange Pagero Crediflow Lexmark Expert systems(fakturaportalen) Visma SPCS Swedbank TietoEnator Basware Evry BGC (SEB, Handelsbanken och Danske Bank)

48 E-handels termer GLN utgör en del av ett globalt system för identifiering. GLN numret är ett 13-siffrigt nummer som identifierar vissa parter (roller) eller platser. GLN kallas även GS1- lokaliseringsnummer och kallades tidigare EAN. Mer information om GLN finns på GLN är en viktig identifiering inom e-handel för att identifiera vart (adress) en vara skall skickas exempelvis. UNSPSC är en internationellt erkänd klassificering utav produkter. Det är en global, branschöverskridande, öppen och licensfri standard. Samma koder används i alla länder. Klassificeringen kan utnyttjas i hela handelskedjan, från produktkataloger och elektroniska handelsplatser, till faktura och uppföljning. De flesta av de större inköpssystemen och portalerna har valt UNSPSC som klassificeringssystem. Använd version ECCMA (UNSPSC ). Visma Proceedo har möjlighet att översätta äldre versioner. Mer information om UNSPSC finns på

49 UNSPSC - trädet

50 Leverantörsportal Våra kunder ansluter även leverantörer själva i de fall leverantören ska använda Visma Proceedos Leverantörsportal. I portalen kan man bl.a. se alla order från kunden, skicka orderbekräftelser, skicka e- fakturor och posta in produktkataloger. Har ni fler kunder som använder Proceedo? Inga problem, ni når dem alla i Visma Proceedo Leverantörsportal.

51 Demo Demo Visma Proceedo Leverantörsportal Inställningar Se alla order (från alla kunder) Vända en order till faktura Ej orderbaserad faktura Kreditfaktura Orderbekräftelse inklusive ändra pris och artikel Posta in katalog välj avtal

52 Frågor?

53 Kommande leverantörsutbildningar och supportens roll i införandet Katarina Älvsäter och Pia Nissfeldt

54 Hur och varför ansluta till leverantörsportalen? Leverantörssupporten skickar en länk till leverantörens e-handelskontakt. Leverantören fyller i sina uppgifter och får lösenord till leverantörsportalen. Leverantörsportalen är Vismas portal för att ta emot order, hantera orderbekräftelse, leveransavisering samt fakturera. Leverantörssupporten skickar även en länk från Edionet. Edionet är VGRs leverantörsregister innehållande leverantörer och avtal. Från Edionet skickas en enkät per avtal ut till leverantörer som VGR har handel med. Leverantören anger i enkäterna vilket anslutningssätt som önskas mot VGR. Det är i första hand antingen integrerat eller Vismas leverantörsportal som gäller.

55 Hur och varför ansluta till leverantörsportalen? VGR tar emot enkäterna och anslutningsförfarandet börjar. Integrerade anslutningar skickas vidare till Visma för anslutning. Däremot kommer testerna för order och faktura hanteras av VGR. Fråga om kontaktperson och datum för test skickas till respektive leverantör. Leverantörer som enbart har Prisöverenskommelse (Prislistor) och fåtal produkter kommer troligen att hanteras i en VGR-hanterad katalog. Det är en katalog som inte leverantören själv kan hantera eller äger, utan hantering görs av VGR.

56 Hur och varför ansluta till leverantörsportalen? VGR kommer skicka ut en tom V6-katalog samt ifyllnadsanvisning till de leverantörer som valt Leverantörsportalen. Nu kan ni som leverantör skicka in era kataloger. Viktigt att få in kataloger i tid. Utan kataloger blir inga produkter möjliga att beställa för kund. Leverantörer med inköpsavtal ber vi också hantera de produkter som handlas på prisöverenskommelser i en separat fil.

57 V6-katalog Ifyllnadshjälp, en instruktion Önskas kombofil där ni ser era avtal och produkter, hör av er V6 katalog laddas upp i Leverantörsportalen med start 1 juni Samtliga kataloger ska vara inne senast 15 september

58 Informationsbrev leverantörsportal Produkter som ska levereras till Sisjödepån måste separeras från produkter som levereras direkt till verksamheten. Det gör ni genom att skicka in två kataloger. UNSPSC per produkt URL-länk till bild Orderbekräftelse via leverantörsportalen Leveransavisering via leverantörsportalen

59 Punch-out Anslutning via integration Godkännande från VGR avtalsägare

60 Informationstillfällen Datum: 11, 14, 19, 20* juni Kl Kl Kl * enbart kl Uppsamlingstillfälle: 28 och 30 augusti kl Skype 70 platser/tillfälle Informatörer: Leverantörssupporten VGR Anmälan sker via

61 Support