Handledning anslutning till E-handel Inköpsfunktionen

Transkript

1 0(10) Handledning anslutning till E-handel Inköpsfunktionen Innehåll 1 Elektronisk Handel Kontakt avseende e-andelsanslutning Inköpsorder Abonnemang Faktura Definition avtalsnummer Supplier Center Svefaktura Integration... 8

2 1(10) 1 Elektronisk Handel Länsstyrelsen verkar aktivt för ökad e-handel och upphandlar därför enbart från leverantörer som kan uppfylla angivna krav avseende e-handel. Elektronisk handel innebär att hela flödet från order till faktura sker elektroniskt via e-handelssystemet Visma Proceedo. Valet av hur anslutningen kommer att ske kan variera beroende på volym och komplexitet. Alla leverantörer lämnar anbud under samma förutsättningar och behandlas lika. Samtliga fakturor till Länsstyrelsen ska ha följande fakturaadress: Länsstyrelsen Västra Götalands län FE Frösön Länsstyrelsen har VAT-nr: SE Länsstyrelsen har partsidentitet: E-faktura formatet för Länsstyrelsen är SFTI Svefaktura Länsstyrelsens transportmetod är: Protokoll - SFTI Transportprofil BAS 1.1 Kontakt avseende e-andelsanslutning. Efter undertecknande av avtal kan leverantörens kontaktperson för e-handelsanslutning ta kontakt enligt följande: E-handelskoordinator,, tfn , e-post maja.uvalic@lansstyrelsen.se 1.2 Inköpsorder Inköpsorder skickade direkt från e-handelssystemet kan sändas via en generell e-postadress eller integrerat till Leverantörens orderhanteringssystem baserat på SFTI Sveorder. En inköpsorder innehåller uppgift om: Beställare Beställarens kontaktinformation Ordernummer Artikelinformation (artikelnummer, beställt antal, pris) Momsregistreringsnummer Fakturaadress Fakturamottagare Leveransadress Leverantörens momsregistreringsnummer Leveransdatum (vid överenskommelse) Kommentar till leverantör (vid överenskommelse)

3 2(10) 1.3 Abonnemang Leverantören ska kunna hantera löpande avtal s.k. abonnemang, där leverantören regelbundet utför tjänster eller levererar varor enligt överenskommelse med beställaren. Abonnemang är idag vanligt förekommande vid t.ex. lokalhyra, leasing etc. För att fakturaflödet ska fungera vid abonnemang krävs att Länsstyrelsen VG län och leverantören kommer överens om ett abonnemangsnummer för varje fakturaobjekt (ett fakturaobjekt kan t.ex. vara en lokal, ett län eller ett leasingkontrakt). Efter överenskommelse om vilka abonnemangsnummer som ska användas för respektive fakturaobjekt skapar Länsstyrelsen VG län abonnemang i e-handelssystemet. När leverantören skickar en faktura med ett abonnemangsnummer som fakturareferens vet Länsstyrelsen VG län vilket fakturobjekt som avses och kan automatiskt skicka fakturan vidare för granskning och betalning. Bilaga Exempel abonnemang i Excelformat för Excelmall där de gulmarkerade kolumnerna är obligatoriska Följande gäller för Abonnemang: Leverantören ska komma överens med Länsstyrelsen VG län om vilka abonnemangsnummer som ska användas för befintliga fakturaobjekt. Leverantören ska komma överens med Länsstyrelsen VG län om en rutin för hantering av nya abonnemang. Rutinen ska ge Länsstyrelsen VG län förutsättningar att skapa abonnemang i e-handelssystemet innan fakturan skickas från leverantören. När nya (eller befintliga) abonnemang kommuniceras mellan leverantören och Länsstyrelsen VG län ska Excelmall som Länsstyrelsen VG län tillhandahåller användas. 2 Faktura Avtalsleverantören kan välja mellan ett antal olika sätt att skicka e-faktura till Länsstyrelsen i VG län. Länsstyrelsens E-fakturaformat är SFTI Svefaktura. Svefaktura kan de flesta affärsystem skapa och många systemleverantörer har lösningar för att kunna skicka Svefaktura inbyggt från sin affärslösning. Leverantörsportalen (Visma Proceedo Supplier Center ) är en webbportal där leverantören kostnadsfritt ges möjligheten att registrera och skicka e-fakturor till Länsstyrelsen VG län. Det är enkelt att komma igång och allt som krävs är tillgång till Internet och en e- postadress. Inköpsorder visas och det är möjligt att skapa e-faktura utifrån inköpsorder eller mall. Allmänna instruktioner för faktura: Leverantören ska ange de fakturareferenser som Länsstyrelsen VG län begär. Leverantören ska kunna ange: beställarreferens, orderreferens, abonnemangsnummer och avtalsnummer. Flera referenser ska kunna anges på samma faktura.

4 3(10) En faktura får endast referera till en inköpsorder. En faktura får endast referera till ett abonnemang. All fakturering ska ske via avtalsleverantör om inte annat överenskommit. Beställningsdagens pris gäller vid fakturering. Det är endast tillåtet med en valuta för hela fakturan. En faktura får endast innehålla ett förfallodatum för hela fakturan. Tomrad får inte förekomma. Alla fakturarader ska ha artikelnummer och artikelnamn. Artikelnummer och benämning som anges på fakturan ska vara de som publiceras i e-handeln via t ex en produktkatalog. Vid rabatt ska en artikel benämnd benämningen Fakturarabatt läggas upp på fakturan med ett negativt styckpris, så att summan på raden blir negativ. Fakturan ska innehålla information om vad leveransen avser och om hänvisning sker till handling ska denna bifogas e-fakturan. Kreditfaktura ska hänvisa till ursprungsfaktura 2.1 Definition avtalsnummer Alla avtal som tecknas i Länsstyrelsen VG län har en unik identitet som framgår av avtalet. Nedanstående bild är ett exempel där gult markering visar var avtalsnumret visas på avtalets förstasida. Du som leverantör ska ange det avtalsnummer som framgår av ditt aktuella avtal som avtalsnummer på fakturan. Hur avtalsnummer ska anges i en e-faktura framgår under respektive e-fakturaalternativ Exempel avtalsnummer:

5 4(10) 2.2 Supplier Center 1. Börja med att kontakta oss. Vi ser till att du får en inbjudan via e-post (från vår systemleverantör Visma). Brukar skickas inom 1-2 dagar. 2. Klicka på länken i inbjudan inom 7 dagar och registrera ett konto i Supplier Center. Du kommer bl.a. att få välja användarnamn och lösenord. 3. Logga in och gör inställningar enligt Användarguiden (t.ex momsnummer, bankgiro etc) 4. Nu kan du börja e-fakturera. Glöm ej att ange fakturareferenser enligt nedan! Registreringsprocess Supplier Center 1. Vi skickar en inbjudan via e-post från vårt e-handelssystem Visma Proceedo. 2. Ni får e-post med länk till webbsida för registrering (länken är unik för varje leverantör vilket har förtydligats med överstruken text i rött). Klicka på länken. 3. Fyll i företagsuppgifter och klicka Skapa.

6 5(10) Följande sida visas efteråt: 4. Inloggningsuppgifter skickas via e-post.

7 6(10) 5. Nu kan du logga in! Börja gärna med att ändra inställningarna enligt anvisningar i det separat dokument Supplier Center Användarguide. Kontakta oss om du är i behov av dokumentet. Fakturareferenser för Supplier Center Beställarreferens När? Anges alltid. Vad? Ange förnamn och efternamn och telefonnummer. T.ex. Sven svensson. I undantagsfall, endast vid överenskommelse, kan referensen ha en extra bokstav mellan namnet och efternamnet. T.ex. Sven S Svensson. Bildexempel? Orderreferens När? Anges alltid när det finns en inköpsorder. Vad? Ange inköpsordernummer. T.ex. ZT Bildexempel? Abonnemangsnummer När? Endast vid överenskommelse. Vad? Enligt överenskommelse. T.ex. 123 eller M4564m Bildexempel? Avtalsnummer Obs! För närvarande saknas möjlighet att ange avtalsnummer som referens i Suppliercenter.

8 7(10) 2.3 Svefaktura Länsstyrelsen Västra Götaland använder Statens servicecenters e-handelstjänst i Visma Proceedo med systemleverantör Visma Commerce. Köper ni tjänster från en VAN-operatör idag så tar ni kontakt med dem. Operatören behöver registrera vår partsidentitet och vår mottagningsadress i sitt register för att er kundfaktura ska nå oss. De flesta operatörer har stöd för standarden (SFTI Transportprofil BAS 2.0) då den utgör basen i dagens infrastruktur för elektroniska fakturor. Vissa leverantörer väljer att själv bygga en mjukvara som kan skicka elektroniska fakturor med SFTI s Transportprofil BAS 2.0. Denna mjukvara ska då skicka fakturorna till den mottagningsadress och partsidentitet som finns angivet ovan (se punkt 1). För att era Svefakturor ska komma fram till oss behöver ni registreras i Visma Proceedos accesspunktsregister. Vi behöver uppgift om den partsidentitet ni använder när ni skickar Svefakturor. Det kan t.ex. vara organisationsnummer eller GLN kod. För att nå rätt mottagare hos er om felaktiga Svefakturor inkommer behöver vi även uppgift om en "felmailadress". Vi ber skicka era uppgifter enligt nedan: till EDI ansvarig (E-handelskoordinator) Leverantör Partsidentitet Felmailadress Svefaktura är en standard för enkel e-faktura, som rekommenderas av SFTI ( ) som är ett samarbetsorgan där Sveriges Kommuner och Landsting ingår. Svefaktura via operator Det finns färdiga integrationer mot följande operatörer: Inexchange Pagero Visma SPCS BGC (SEB, Handelsbanken, Swedbank och Danske Bank) En förutsättning är att fakturorna skickas i formatet SFTI Svefaktura. Ni kontaktar aktuell operatör och anmäler att fakturorna ska skickas till oss via Statens servicecenter. Om ni valt en operatör där det inte finns en färdig integration (t.ex. Strålfors) måste Länsstyrelsen VG län skicka ett integrationsavrop till Visma som då för vår räkning kommer att vara er motpart under integrationsarbetet. Denna process tar ofta ett par veckor att genomföra. Då integrationsavrop enligt ovan medför en relativt stor kostnad för Länsstyrelsen VG län erbjuder vi den endast för avtal där vi bedömer att antalet fakturor kommer att bli stort.

9 8(10) 2.4 Integration Om ni som leverantör har stöd för att skicka e-fakturor direkt från er till oss som myndighet, och om det rör sig om en större volym e-fakturor (>100 årligen), kan det vara kostnadseffektivt att sätta upp en direktintegration för Svefaktura mellan er och Visma Proceedo. En sådan integration måste dock beställas av via Statens servicecenter. Kontakta i så fall SSC på servicedesk.ehandel@statenssc.se Så här kommer du igång 1. Kontakta oss. Vi kommer överens om vilka fakturareferenser som ska vändas och skickar vid behov ett integrationsavrop till Visma. 2. Verifiera att ni kan producera en Svefakturafil som inte genererar några fel eller varningar i SFTI:s verifieringstjänst för Svefaktura. 3. Skicka EN skarp e-faktura och kontakta sedan oss för verifiering av format och referenser. 4. När vi godkänt den första e-fakturan meddelar vi er att ni kan börja e- fakturera. Glöm ej att ange fakturareferenser enligt nedan! Fakturareferens för SveFaktura Beställarreferens När? Anges alltid. Vad? Ange förnamn och efternamn T.ex. Sen Svensson. I undantagsfall, endast vid överenskommelse, kan referensen ha en extra bokstav mellan namn och efternamn. T.ex. Sven S Svensson. Exempel? <RequisitionistDocumentReference> <cac:id>sven Svensson</cac:ID> </RequisitionistDocumentReference> Orderreferens När? Anges alltid när det finns en inköpsorder. Vad? Ange inköpsordernummer. T.ex. ZT Exempel? Tänk på att orderreferens anges på radnivå enligt nedan! <cac:invoiceline> <cac:orderlinereference> <cac:orderreference> <cac:buyersid>zt </cac:buyersid> </cac:orderreference> </cac:orderlinereference> </cac:invoiceline>

10 9(10) Abonnemangsnummer När? Endast vid överenskommelse som Vad? Enligt överenskommelse. T.ex. 123 eller M4564m Exempel? Tänk på att identificationschemeid ska vara ACD enligt nedan! <AdditionalDocumentReference> <cac:id identificationschemeagencyname="sfti" identificationschemeid="acd">123</cac:id> </AdditionalDocumentReference> Avtalsnummer När? Anges alltid när det finns ett skriftligt avtal med Länsstyrelsen VG län. Vad? Avtalsnumret som framgår av ditt avtal med Länsstyrelsen VG län, (se avsnitt 2.1) Exempel? Tänk på att identificationschemeid ska vara CT enligt nedan! <AdditionalDocumentReference> <cac:id identificationschemeagencyname="sfti" identificationschemeid="ct">12/34-5</cac:id> </AdditionalDocumentReference>