AVTAL - PRODUKT - ORDER - LEVERANS - FAKTURA - BETALNING

Transkript

1 Marknadsplatsen Inköpsnytt - extra INFORMATION TILL DIG SOM LEVERANTÖR Foto: Kajsa Lundberg Nr Foto: Kajsa Lundberg AVTAL - PRODUKT - ORDER - LEVERANS - FAKTURA - BETALNING Nya inköpare Enkät om Katalogen Koncerninköp har utökats med fyra inköpare. En kort presentation av dem alla hittar du på sida 2. I höst kommer vi att skicka ut en enkät där vi vill att du besvarar några frågor. Hur uppfattar du Katalogen? Är det ett bra verktyg för att arbeta med produkter, avtal, roller och aktörer? Läs mer på sida 2 Kontakta webbredaktionen Om nyhetsbrevet Har du synpunkter eller frågor gällande nyhetsbrevet eller hemsidan, vänligen mejla till: rs.koncerninkop.kommunikation@vgregion.se Nyhetsbrevet publiceras 4ggr/år och skickas ut till dig som är ehandelskontakt hos oss. Är du inte prenumerant, men vill bli? Kontakta oss! Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, Sida 1 (3)

2 Konferens i oktober Hoppas vi ses den oktober i Stockholm! För du har väl inte missat årets upphandlingskonferens som hålls på Scandic Star Sollentuna Hotell? Temat för i år är Mer hälsa för pengarna. Vi på koncerninköp kommer att delta under båda dagarna. Mer information om konferensen och schema hittar du på Swedish Medtechs hemsida. >>Till hemsidan Hur använder du Katalogen i ditt arbete? Detta vill vi ta reda på genom en enkät som vi skickar ut i oktober. I enkäten kan du ge oss input kring hur du använder och uppfattar Katalogen. Är det ett bra verktyg för att arbeta med produkter, avtal, roller och aktörer? Enkäten omfattar inte specifika frågor kring Hjälpmedelstjänsten. ANSLAGSTAVLA Nya inköpare hos oss Koncerninköps arbetsstyrka har fått fyra nya inköpare under och efter sommaren. Inger Hallsten - ansvarar för inköpsområde Inredning. Började hos oss 1 september. Hon är placerad i Vänersborg. Utifrån svaren kommer vi bättre förstå eventuella skillnader mellan roller och arbetssätt, samt om det finns behov av att anpassa information eller utbildning som kan förenkla ditt arbete. Dina svar kommer vara värdefulla för oss, så vi uppskattar om du hinner avsätta lite tid för att ge oss dina svar och synpunkter när enkäten kommer ut om några veckor. Roger Juhlin - ansvarar för inköpsområdet IT & nätverk tillsammans med fyra andra. Började hos oss 17 augusti. Han är placerad i Göteborg. Carina Klasman - ansvarar för inköpsområdet Operation tillsammans med fyra andra. Började hos oss 8 juni. Hon är placerad i Göteborg. Emelie Hennström - ansvarar för inköpsområdet Kontor och tryck. Började hos oss 11 maj. Hon är placerad i Vänersborg. Under två heldagar januari 2016 kan du ta del av nyheterna och de goda exemplen. Den här tillställningen är en möjlighet för dig som leverantör att knyta nya kontakter. Du som berörs av och vill utvecklas inom svensk och europeisk offentlig upphandling - anmäl dig och boka in datumen i kalendern! Dagarna arrangeras av Hexanova Events AB. >>Läs mer

3 Ska en produkt inte vara beställningsbar? Gör så här: Om en produkt utgått ur ditt sortiment och inte ska säljas mer behöver Katalogen uppdateras. Här är en liten kom-ihåg-lista över vad du behöver tänka på. Innan förändring i Katalogen Kontakta avtalsägare hos den köpande parten med information om att produkten kommer att utgå och för diskussion om eventuell ersättningsprodukt Efter överenskommen förändring Om produkten utgått och det inte finns någon ersättningsprodukt - Markera att produkten utgått och lägg till datum - Är produkten även avtalad går du in i avtalsraden och markerar Ej aktiv (framtida datum är möjligt) - Skicka avtalsförändringen för godkännande - När den är godkänd är produkten inte längre säljbar - Avtalsägare köpande part tar bort produkten ur kunders utbud och produkten är inte längre beställningsbar i Marknadsplatsen Om produkten utgått och det finns en ersättningsprodukt - Markera att produkten utgått och lägg till datum - Gå in på ersättningsprodukten/registrera ny - Under egenskapen Ersätter söker du upp och väljer produkten som utgått - Är produkten även avtalad går du in i avtalsraden och markerar Ej aktiv (framtida datum är möjligt) - Lägg till en ny avtalsrad med ersättningsprodukten - Skicka avtalsförändringarna för godkännande - När den är godkänd är den utgångna produkten inte längre säljbar och ersättningsprodukten gäller - Avtalsägare köpande part tar vid behov bort den utgångna produkten ur kunders utbud och lägger till ersättningsprodukten så att aktuell produkt är beställningsbar i Marknadsplatsen. Saknar du roll och inloggning i Katalogen? I samband med att vi tilldelade rollen Rolltillsättare i Katalogen saknade vissa vid tillfället aktörer i Katalogen. Detta gjorde att vi inte kunde tilldela alla leverantörer en roll. Utan aktör med roller i Katalogen kan du inte underhålla dina produkter och avtal. Saknar ditt företag inloggning och roll är du välkommen att kontakta supporten , knappval 2 marknadsplatsen.support@vgregion.se Mån-fre kl Lunchstängt kl Läs mer om: >>Hur du ser befintliga roller och skapar aktörer och roller >>Roller och aktörer på vår webbsida Produktkategoriförändringar pågår Just nu pågår ett arbete med att renodla produktkategorierna i Katalogen. Produkter med samma egenskaper och funktion ska sorteras tillsammans vilket bland annat förenklar för beställare att hitta och jämföra liknande produkter. Sedan i augusti kan nu beställarna även söka produkter via produktkategorierna. Det är därför viktigt att du som leverantör väljer rätt produktkategori när du registrerar produkter i Katalogen, men skulle det bli fel av någon anledning kan du byta produktkategori. Arbetet med att renodla produktkategorierna kommer att pågå löpande under hösten PRODUKT- OCH AVTALSUNDERHÅLL ERSATT NY Sida 2 (3)

4 Påminnelse! Det saknas produktbilder Det saknas fortfarande mycket produktbilder i Katalogen, just nu är det 29 % av alla produkter som har en huvudbild. Det är du som leverantör i din roll som Produktägare som ansvarar för att det finns bilder på dina produkter i Katalogen. Komplettera med bild där det saknas Vi ber dig nu att titta igenom hur det ser ut i Katalogen och komplettera med bilder där det saknas. I länken nedan finns tips på olika sätt du kan inventera bilder för dina produkter. Det blir lättare att beställa produkter Med fler bilder i Katalogen blir det lättare att hitta det man vill beställa och vi minskar antalet returer och felbeställningar. I Marknadsplatsen/ IT-tjänstens nya sökfunktion syns det mycket tydligare än tidigare om det saknas bilder, se nedan skärmklipp med exempel på hur det kan se ut för beställarna. Läs mer: >>Att inventera bilder >>Att anpassa bilder för Katalogen >>Lär dig mer om produktunderhåll och bilder samt se utbildningsfilmer Glöm inte att alla förändringar gällande avtalade produkter först ska kommuniceras med materialkonsulent och/eller avtalsägare på koncerninköp. Detta med tanke på automatgodkännandet av produkter. >>Till kontaktlista med avtalsägare >>Till kontaktlista med materialkonsulenter PRODUKT- OCH AVTALSUNDERHÅLL

5 Kreditfaktura går att skapa i Web-EDI om hela debetfakturan krediteras. En ny debetfaktura kan då skapas för leveransen. >>Skapa kreditfaktura i Web-EDI GLN Det är viktigt att man har rätt faktura GLN när man skickar en elektronisk faktura till Västra Götalandsregionen, VGR. VGR består av 55 olika förvaltningar och alla har olika faktura GLN nummer. Ett GLN nummer kan jämföras med en gatuadress på ett brev som skicks med posten. Om faktura GLN inte stämmer överens med den förvaltningen som har lagt beställningen så stannar fakturan i vårt system och blir ogiltig. >>Läs mer om GLN Klickar du på länken kan du även hitta information om vilka GLN nummer som gäller för VGR. Hjälpmedelscentralen har nytt GLN Deras nya GLN nummer för fakturor är: Fakturor med felaktiga uppgifter kommer bestridas Vi har sedan starten av Marknadsplatsen haft problem med att fakturor som inkommit via FullEDI och Web-EDI stoppats i hanteringen på grund av att de saknar obligatoriska uppgifter eller för att den information som registrerats för fakturan är felaktig. Varför? Tidigare har dessa fakturor hanterats av vår systemleverantör som korrigerat fakturan så att den ska kunna hanteras korrekt i vårt betalflöde. Då merparten av dessa fakturor kräver komplettering av ytterligare uppgifter och därefter måste sändas om korrekt har vi nu beslutat att alla fakturor som inkommer med felaktig/saknad information till Marknadsplatsen kommer att bestridas. Information om bestriden faktura Information om bestriden faktura och orsak för bestridande skickas ut via brev. Brevet kommer innehålla kontaktuppgifter dit ni kan vända er för att få hjälp att lösa problemet. ORDER OCH FAKTURA Kreditfaktura OBS! Alla fakturor som bestrids måste sändas om korrekt för att hanteras i vårt betalflöde. Kontaktuppgif ter till vår suppor t Knappval 1 - Teknisk anslutning Web-EDI och FullEDI vgr.anslut@ebuilder.com Knappval 3 - Fakturafrågor systemadministration.regionservice@ vgregion.se Knappval 2 - Övriga frågor Användarfrågor och Katalogen marknadsplatsen.support@vgregion.se Knappval 4 - Upphandling och avtal Öppettider Mån-fre (stängt ) Marknadsplatsen - information för dig som leverantör,