foto Micke Fransson idéskrift transportplanering vid evenemang transportplanering vid evenemang 1
Vid stora evenemang utgör resor en betydande utmaning, miljömässigt, logistiskt och när det gäller utrymme. Ett stort antal människor ska resa till och från evenemanget samtidigt, och infrastrukturen är ofta inte förberedd för så stora flöden. Resandet har för det mesta en betydande miljöpåverkan. genom att påverka resandet till miljövänliga alternativ har evenemang stora möjligheter att minska sin miljöpåverkan. Att fler människor väljer alternativ till den egna bilen minskar även behovet av parkeringsplatser. Transportplanering handlar inte enbart om färdmedel och antal kilometer utan kan även ses i ett vidare perspektiv. Det vill vi visa i den här skriften. Låt dig inspireras! 2 transportplanering vid evenemang
foto Ulf Palm foto Peter Backman Frågan växer! I takt med att miljö- och hållbarhetsfrågor uppmärksammats i allt större utsträckning de senaste 20 åren har också eventbranschen börjat lyfta in dessa aspekter i sin verksamhet. Begrepp som hållbara evenemang och gröna events har funnits sedan mitten av 1990-talet men har sedan dess utvecklats väsentligt vad gäller innehåll och betydelse. Ett exempel på det är de olympiska spelen. I OS i Lillehammer 1994 var hållbarhetsarbetet begränsat till att handla om att minska miljöpåverkan från förberedelserna av evenemanget, medan OS i London 2012 kännetecknas av ett hållbarhetsarbete som är genomgående i alla stadier före, under och efter evenemanget. läs mer på www.london2012.com Viktigt att veta... Transporter är ofta en av aspekterna vid stora evenemang som har störst miljöpåverkan. Förbränning av fossila bränslen i samband med transporter orsakar utsläpp av bland annat koldioxid, kväveoxider, partiklar och kolväten som har negativ inverkan på både människors hälsa och miljö. Klimatförändringar, försurning och övergödning är exempel på miljöproblem som väg- och flygtrafiken bidrar till. Stora mängder biltrafik vid evenemang orsakar också lokala problem med buller och trängsel. För den som planerar och genomför stora evenemang finns det all anledning att försöka minska det totala antalet transporter och att öka andelen transporter med mer hållbara färdmedel som gång, cykel och kollektivtrafik. Förutom minskad miljöpåverkan finns det stora fördelar för arrangören om behovet av bilparkeringsytor minskar och belastningen på den lokala orten i form av trängsel och köer kan minimeras. För varutransporter till och från evenemanget finns det också stor ekonomisk vinning med att samlasta och samordna transporterna i dialog med leverantörerna. transportplanering vid evenemang 3
bra åtgärder För transporter av deltagare/besökare Välj plats för evenemanget som har goda förbindelser med kollektivtrafik och goda möjligheter att gå eller cykla till Informera och uppmuntra deltagare/besökare att åka kollektivt till och från evenemanget (i media, på hemsida, på skyltar och i foldrar på evenemangsplatsen etc.) Informera och uppmana föreläsare/artister etc. att åka kollektivt till och från evenemanget Tillhandahåll kollektiva transporter för deltagare/besökare, funktionärer etc. Erbjud kollektiva transporter från större bilparkeringar längre bort från evenemangsplatsen (park & ride) Uppmuntra deltagare/besökare att samåka till och från evenemanget Låna ut cyklar till deltagare/besökare För evenemangets egna transporter Använd tåg när så är möjligt för transport av varor och personer (gärna tåg märkta med Bra Miljöval) Se till att de fordon som används är miljöfordon och/eller drivs med förnyelsebara bränslen Minska transporterna så långt det är möjligt genom samordning och samlastning Köp varor från lokala och närliggande leverantörer Utbilda funktionärer i sparsam körning Anslut organisationen till en bilpool Låna ut cyklar till funktionärer Åtgärderna är i första hand hämtade från Miljömärkt Event (www.hsr.se) och rekommendationer från det EU-finansierade projektet SMASH-EVENTS (www.smash-events.net) som tagit fram riktlinjer för mobility management vid gröna evenemang. Erbjud bevakade cykelparkeringar i nära anslutning till evenemangsplatsen Skylta vägen till evenemanget tydligt för de som färdas med gång och cykel eller ska promenera från kollektivtrafikknutpunkt Inkludera biljett för kollektivtrafik i biljetten till evenemanget Arrangera speciella bussar eller tåg som innehåller en försmak av evenemanget, till exempel musik, en föreläsning etc. för att locka deltagare/besökare att åka kollektivt. 4 transportplanering vid evenemang
Goda exempel Var kreativ! Nyckeln i många fall är att tänka i vidare termer och hitta lösningar anpassade för respektive evenemang. Låt dig inspireras av de goda exemplen! Samarbeten för ökade kollektivtrafikresor Lidingöloppet testade under 2011 att ihop med en bussleverantör erbjuda busstransport från Uppsala, Örebro och Eskilstuna. De fyllde fyra bussar, totalt 200 personer, som åkte från respektive centralstation till arenan och tillbaka igen. Testet föll mycket väl ut och kommer att utökas med betydligt fler orter under 2012, bl.a. med buss från Oslo. Lidingöloppet har också ett samarbete med SJ Event där det går X2000-tåg från Göteborg respektive Malmö till Stockholm. Ombord på tågen finns värdar från Lidingöloppet som delar ut nummerlappar och svarar på frågor om tävlingen. Från tågens slutdestination, Stockholms central respektive Värtahamnen, tar sedan transferbussar vid och kör deltagarna till Lidingö. Under Vätternrundan uppmuntras resande med kollektivtrafik genom att kommunen låter resor med stadsbussar i Motala tätort vara gratis för alla. Detta oavsett om du är tävlande, publik eller någon annan. foto Eddie Granlund Vi hoppas att så många som möjligt kan komma hit till Motala med buss och tåg. Det ser vi som en jättestor vinst, både när det gäller miljön och parkeringsproblematiken men även för trafiksäkerheten, eftersom folk är trötta efter genomfört lopp Eva-Lena Frick, Vätternrundan transportplanering vid evenemang 5
foto Micke Fransson foto Nisse Schmidt foto Maria Johansson Smarta lösningar för interna transporter Ibland kan lösningar som inte är direkta transportåtgärder ändå ha stor betydelse för minskat transportbehov. Vätternrundan har en komprimator på torget i Motala som komprimerar soporna från evenemanget. Det har inneburit att de minskat transportbehovet från 3-4 lastbilar per dag under de fyra dagar som evenemanget pågår, till 1-2 lastbilar totalt. Vasaloppet har grävt ner fiberkabel hela vägen längs spåret från Sälen till Mora. Detta har gjort att antalet tv-bussar minskat. Tidigare stod även lastbilar med paraboler vid varje station utmed spåret, dessa behövs inte längre. I år producerades hela tjejvasan från Stockholm tack vare den nedgrävda fiberkabeln. Sweden Rock införde för tre år sedan ett system som innebar att de funktionärer som jobbar under festivalen endast får ett bilpass per fyra personer. Detta stimulerar samåkning, minskar antalet bilar som behöver parkeringsplats på området samt minskar det totala antalet bilresor till och från evenemanget. Cykelparkering istället för bilparkering Musikfestivalen Way Out West har valt att inte ha någon bilparkering. Anledningen är att deltagare inte ska ta bilen till festivalen ur miljöhänseende och ur trängselsynpunkt, men även för att minimera risken för rattonykterhet. Way Out West har istället en bevakad cykelparkering där det vissa år även har gått att få enklare reparationer utförda. Vi anser att vi har en miljömedveten och upplyst publik som uppskattar och i vissa fall förutsätter en hållbar festival Niklas Lundell, Way Out West 6 transportplanering vid evenemang
Att förvara alla dessa bilar och ha dem i omlopp i arrangemanget är svårt. Det blir enklare ju fler som åker buss. Då kan vi planera på ett annat sätt och behöver inte så mycket P-platser Mark Baljeu, O-ringen Miljödiplomering och donationer Att skänka pengar till miljöåtgärder kan vara ett utmärkt sätt att involvera deltagare och kommunicera evenemangets miljöåtaganden. Det är Vätternrundan och O-ringen tydliga exempel på. Vätternrundan uppmanade 2011 sina deltagare att bli miljödiplomerade. De skulle visa att de tog ställning bl.a. genom att inte slänga skräp i naturen. För varje deltagare som skrev under skänkte Vätternrundan pengar till Östergötlands Naturskyddsförening. Genom att delta i Vätternrundans kampanj Miljödiplomerad Deltagare ger Du som deltagare oss möjlighet att fokusera på trafikfrågor runt Vättern och projekt Bilfri cykelled Vättern runt. Cykelleder, separerade från övrig trafik, är efterlängtade av många Naturskyddsföreningen Östergötland på Vätternrundans hemsida. O-ringen skänker pengar varje år till Vi-skogen för att kompensera för sina interna transporter och de busstransporter som sker under veckan. Dessutom har arrangören ett samarbete med Returpack som innebär att deltagarna bidrar till att klimatkompensera genom att summan från allt de pantar i O-ringens anläggningar går till Vi-skogen. Valet att stödja Vi-skogen var givet eftersom skogen är orienterarnas arena. Ingen skog ingen orientering! Önskar evenemanget klimatkompensera finns bra information och råd hos Energimyndigheten. läs mer på www.energimyndigheten.se foto Mikael Fritzon foto Micke Fransson transportplanering vid evenemang 7
vägen till ett hållbart evenemang För de evenemang som önskar arbeta systematiskt med hållbara evenemang i allmänhet och transportplanering i synnerhet rekommenderas följande: Strukturera arbetet med hjälp av en eller flera standarder för hållbara evenemang Samla in data om evenemangets transporter för att möjliggöra analys och uppföljning enligt nedan. Analysen kan med fördel göras i Beräkningsmodell för transportplanering Genomför åtgärder t.ex. enligt åtgärdslistan på sid 4 Följ upp effekten av genomförda åtgärder Kommunicera intentioner och resultat internt och externt Se möjligheter och hitta nya infallsvinklar Dela erfarenheter och ta intryck av andra evenemangs transportplaneringsarbete Följande data bör samlas in för att möjliggöra analys och uppföljning av transportåtgärder: Antal resande (deltagare, funktionärer, publik) Andelen som går respektive reser med bil, tåg, cykel, fjärrbuss, kollektivtrafik (buss, spårvagn, tunnelbana) eller flyg (%) Hur många som åker i varje bil i snitt Genomsnittlig reslängd för fjärresor (km) Börja här foto Romme Bild 8 transportplanering vid evenemang
Det finns hjälp att få Standarder och märkningar Tydliga definitioner och verktyg underlättar arbetet för hållbara evenemang. För detta finns ett antal frivilliga standarder och märkningar både nationellt och internationellt. Den ideella organisationen Green Meeting Industry Council (www.gmicglobal.org) lyfter fram fyra internationellt erkända standarder som kommer att finnas tillgängliga under 2012. I Sverige erbjuder dessutom Håll Sverige Rent märkning av evenemang enligt Miljömärkt Event. Nedan ges en kort beskrivning av de olika initiativen. För mer detaljerad information hänvisas till respektive standards hemsida. Miljömärkt Event (Håll Sverige Rent) Den svenska stiftelsen Håll Sverige Rent har sedan 1999 erbjudit miljömärkning av event. Miljömärkt Event bygger på 40 kriterier inom olika områden som exempelvis Avfall, Transporter och Vattenanvändning som ett märkt evenemang måste uppfylla. För att ett event ska miljömärkas krävs också ett kontinuerligt arbete som följer den vedertagna arbetsgången för ledningssystem. läs mer på www.hsr.se/miljomarktevent BS 8901:2009 Specification for a sustainability management system for events BS 8901 var den första frivilliga standarden för ledningssystem för hållbara evenemang. Standarden appliceras på själva organisationen av ett evenemang och innehåller riktlinjer för strategier, planering och styrning för att skapa ett så hållbart evenemang som möjligt. läs mer på www.bsigroup.co.uk ISO20121 Sustainability in event management ISO20121 förväntas vara klart till sommaren 2012 för att sammanfalla med OS i London. Standarden ger riktlinjer för ett ledningssystem som innefattar både miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekter. För att nå upp till standardens krav krävs bland annat uppsättning av specifika och mätbara mål, identifiering av mest betydande hållbarhetsaspekter, formulering av policy, krav på leverantörer och kommunikation med intressenter. APEX/ASTM Green Meeting Standards Standarden är väldigt konkret och består av ett antal minimum best practises för hållbara evenemang, det vill säga riktlinjer för lägsta godtagbara nivå på hållbarhetsarbetet. Dokumentet innehåller förslag på konkreta åtgärder som minskar miljöpåverkan hos både leverantörer och arrangörer av stora evenemang (Convention Industry Council, 2004). läs mer på www.conventionindustry.org GRI Sector Supplements for Events GRI står för Global Reporting Initiative och är en ideell internationell organisation som de senaste tio åren har utarbetat den i särklass mest använda och spridda standarden för företags och organisationers hållbarhetsredovisning. Numera finns ett tillägg till GRI:s generella riktlinjer för rapportering som är utformat specifikt för eventarrangörer. Utöver de generella riktlinjerna för transparant redovisning av hållbarhetsinformation innehåller tilllägget indikatorer för de aspekter som har störst betydelse för eventarrangörer, däribland transporter av deltagare/ besökare. läs mer på www.globalreporting.org läs mer på www.iso.org transportplanering vid evenemang 9
insamling av data Rekommendationer Nedan redogörs för olika metoder beroende på evenemangets utformning. Det går inte att ge en allmän rekommendation för datainsamlingsmetod då olika evenemang har så olika förutsättningar. Evenemang som har insläpp och därmed kö kan enklast få in sitt underlag genom att ett antal funktionärer frågar slumpvis utvalda personer som står i kön. Enklast vore om de då använde en databas och inmatningarna görs på en läsplatta, så att data direkt lagras. På vis vis undviks arbete med manuell överföring i efterhand. Applikationer som kopplar databaser och läsplattor finns idag tillgängliga på marknaden. Utan läsplatta används ett enkelt formulär för intervjuaren att kryssa i respondentens svar. Dessa data matas sedan in i en databas för sammanställning och analys. Det finns evenemang där ovanstående metod inte är tilllämplig. Detta kan bero på att alla inte går in genom ett insläpp, för att de är koncentrerade på sin kommande prestation, eller att de förmodas vara för trötta efteråt för att vilja svara på frågor. För dessa evenemang får andra sätt att samla in data väljas. Vissa evenemang gör utskick efteråt med foto/mer infomation etc. Där kan ett frågeformulär bifogas med frankerat svarskuvert och en länk till ett webbformulär. Båda alternativen bör vara tillgängliga då respondenterna kan förväntas ha olika benägenhet till de olika medierna (brev/webb). Ett annat alternativ är att det vid biljettkassan/registreringen/nummerlappsutlämningen ställs frågor till ett slumpvis urval i samband med biljettköpet. Där kan samma typ av metod med läsplatta användas som i köexemplet ovan. För de evenemang som säljer biljetter på nätet finns möjligheten att göra enkäten där i samband med biljettköpet. Det är inte optimalt att fråga om resan innan den gjorts men kan vara ett alternativ om de ovan beskrivna lösningarna inte är möjliga. Sammanfattningsvis: Fråga i kön Gör utskick Fråga vid biljettköp (fysiskt eller på nätet) foto Micke Fransson foto Nisse Schmidt 10 transportplanering vid evenemang
Om frågorna Det är viktigt att ställa så få frågor som möjligt, för att öka chansen att få hög svarsfrekvens. De frågor som behöver besvaras är: Hur långt respondenten har rest? Med vilket huvudsakligt färdmedel respondenten rest? Om resan var med bil, hur många var de i bilen? Ovan listade frågor är minimikrav att få in svar på. Om evenemangsarrangören vill få in en kvalitetsfaktor kan en fråga läggas till. Viktigt är dock fortfarande att inte lägga till många frågor utan hålla sig till det man måste veta. Hur lätt tycker du det var att resa till evenemanget? (På en skala 1-5 där 1= mycket svårt och 5=mycket lätt) Om urvalet och dess omfattning För att kunna dra rimliga slutsatser av insamlad data är det viktigt att stickprovet, det vill säga andelen av besökarna/ deltagarna som svarar, är tillräckligt stort. Oavsett om evenemanget har 2000 eller 20 000 besökare/deltagare bör urvalet bestå av minst några hundra respondenter. Mellan 400 500 stycken kan vara ett rimligt antal. Stickprovet ger en fingervisning om resandet och kan användas för att jämföra skillnader efter åtgärder. För att få ett säkert statistiskt underlag är det lämpligt att ta hjälp av specialistkompetens inom området eftersom det är komplext. Resultatet av enkätundersökningar har alltid ett visst mått av osäkerhet. Om svar inkommer från 1000 av 2000 och ger ett resultat på t.ex. 50% så är det svaret behäftat med en osäkerhet på +/- 2%. Denna felprocent ökar med minskande antal svar. Om en fjärdedel har svarat blir felprocenten +/- 4%. Osäkerheten är viktig att beakta när resultaten hanteras. Det intressanta är inte absolutbeloppet, utan den procentuella skillnaden mellan olika transportåtgärder som kan fås fram vid användning av beräkningsmodellen. Val av respondent Vid den typ av datainsamling där funktionärer/intervjuare frågar personer som står i kö eller de som köper biljetter, är det viktigt att urvalskriteriet är uppgjort på förhand. Det gäller att konsekvent fråga t.ex. var femte person i kön, och följa detta så strikt det bara är möjligt. Annars finns risken att intervjuaren skapar sig andra kriterier som t.ex. att fråga dem som ser snälla och hjälpsamma ut och det gör att undersökningen riskerar att inte bli representativ. Vidare är det viktigt att göra urvalet så slumpmässigt som möjligt och inte ledas av yttre parametrar. Intervjuaren bör till exempel inte stå varken vid bussterminalen eller bilparkeringen och fråga hur de rest till evenemanget, även om det är enkelt ur den aspekten att det är mycket folk där. Lämpligast är att skicka ut frågan till deltagarna i samband med andra utskick. Hjälp med genomförandet Det finns ett antal företag som säljer tjänsten att planera och genomföra enkäter av olika slag, t.ex. bygga upp dem på internet och även ta hand om och bearbeta resultatet. Läsa mer... För fördjupning i frågor om enkäter och urval finns ett antal publikationer på SCB:s hemsida att läsa. Urval från teori till praktik http://www.scb.se/ Pages/PublishingCalendarViewInfo 259923. aspx?publobjid=8482&lang=sv foto Stefan Johansson Fråga rätt! http://www.scb.se/pages/publishingcalendar- ViewInfo 259923.aspx?PublObjId=2048 transportplanering vid evenemang 11
foto Lina Axelsson Berg Kontaktpersoner vid de medverkande evenemangen Lidingöloppet Tomas Hoszek tomas.hoszek@lidingoloppet.se O-ringen Mark Baljeu mark.baljeu@oringen.se Peace & Love Dan Sonesson dan.sonesson@peaceandlove.nu Smaka på Stockholm Johan Turesson johan@turesson.com Sweden Rock Mark Frostenäs mark@swedenrock.com Vasaloppet Tommy Höglund tommy.hoglund@vasaloppet.se Way Out West Niklas Lundell niklas.lundell@luger.se Vätternrundan Eva-Lena Frick eva-lena.frick@vatternrundan.se datum 2012-04-13 författare medarbetare uppdragsgivare kontaktpersoner formgivning Karin Löwing, Torunn Renhammar michael Koucky, Kristin Hagström Energikontoret Regionförbundet Örebro Pelle Boberg, Energikontoret Regionförbundet Örebro Karin Löwing, Koucky & Partners AB Ulrika Wågelöf, remarc communication ab 12 transportplanering vid evenemang