1 (3) Fastställd 2013-12-17 Identifikation 17:02 ERSÄTTNINGSPOLICY FÖR ÅSE OCH VISTE HÄRADS SPARBANK Innehållsförteckning 1. Allmänt 2. Mål 3. Personalpolicy 4. Syftet med rörlig ersättning till anställda 5. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot 6. Kriterier för rörlig ersättning 7. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken 8. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer 9. Uppföljning och kontroll 10. Information till anställda 11. Offentliggörande av ersättningar 1. Allmänt Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken. Styrelseledamöterna har fasta arvoden och mötesarvoden. Policyn ska årligen omprövas av styrelsen. 2. Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet. 3. Personalpolicy Styrelsen har tidigare fastställt en övergripande personalpolicy. 4. Syftet med rörlig ersättning till anställda Bankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan.
2 (3) Ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta dels till anställdas motivation, dels vara långsiktigt värdeskapande och dels innebära en väl avvägd risknivå för banken. 5. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskanalys, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i banken, i förekommande fall efter förslag från VD. Inom styrelsen ska finnas ett ersättningsutskott eller en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion/person ska ha tillräcklig kunskap om erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Funktionen/personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. I Åse och Viste härads Sparbank är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 6. Kriterier för rörlig ersättning Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportionen mellan grundlön och rörlig del ska vara rimlig. Rörlig del ska även innehålla ett maximalt belopp som kan utfalla. Kriterierna för rörlig ersättning baserat på resultatmål ska bestämmas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 7. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken Samtliga anställda, förutom VD, stf. VD samt anställda inom fastighetsskötsel, omfattas av rörliga ersättningssystem. Styrelsen identifikation av särskild reglerad personal framgår av gjord riskanalys, bilaga 1. 8. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer Styrelsen beslutar efter förslag från VD om kriterier i rörliga ersättningssystem till anställda. I banken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla anställda som omfattas av systemet. För närvarande tillämpas ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av resultatandel sker tidigast efter fem års fondering. 9. Uppföljning och kontroll VD är ansvarig för löpande uppföljning av bankens ersättningssystem. Bankens internrevision skall vid behov och minst årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och årligen rapportera resultatet av granskningen till styrelsen. 10. Information till anställda Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem om innebörden av policyn och ersättningssystemet.
3 (3) 11. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, i bilaga till årsredovisningen eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörande. Informationen bör innehålla Beslutsprocess och riskanalys för ersättningssystem Mål och kriterier för rörlig ersättning Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar Övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11.
Åse och Viste härads Sparbank Sida 1 (3) RISKANALYS Bilaga till Ersättningspolicy. Fastställd 2014-02-21 Inledning Bakgrund Finansinspektionen beslutade den 17 februari 2011 om nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning m.m, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). Syftet med de nya reglerna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna ställer upp generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskanalys är att analysera de risker som finns med Åse och Viste härads Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskild reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskanalysen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen (2 kap. 2 ). När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad personal gäller som utgångspunkt i riskanalysen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges 1 kap. 4 9 a-d utgör särskild reglerad personal. Riskanalysen kan emellertid visa att det finns personal i kategorierna som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskanalysen. Risker förenade med bankens ersättningspolicy och ersättningssystem Bankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Åse och Viste härads Sparbank är en självständig sparbank vars verksamhetsområde omfattar Grästorps kommun och vissa församlingar i Lidköpings, Vara och Essunga kommuner. Banken har ett kontor beläget i Grästorp. Banken bedriver en traditionell
sparbanksrörelse riktad till både privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell rådgivning och försäkring. Banken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är ca 20 årsarbetare. Rörliga ersättningar i Åse och Viste härads Sparbank Samtliga anställda utom VD och stf VD omfattas av bankens resultatandelssystem. Utfallet av resultatandelssystemet baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning är 30 000:- /heltidsanställd/år. Bankens resultatandelssystem är indelat i två delar. Den ena delen baseras på resultatmål och sätts utifrån upprättad prognos. Den andra delen baseras på aktivitetsmål. För varje delmoment utfaller ett förutbestämt belopp i den mån målen uppfylls. Avsättning av utfallande belopp sker till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av resultatandel till den anställde sker tidigast efter fem års fondering. Risker med Åse och Viste härads Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem Bankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar bankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I banken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör ej någon risk för banken. Maximalt utfall ger ett sammanlagt belopp som motsvara ca 0,2 procent av bankens nuvarande eget kapital. Överensstämmelse med Åse och Viste härads Sparbank affärsstrategi, mål värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från den strategiska planen och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som långsiktigt är bra för banken. Särskild reglerad personal Åse och Viste härads Sparbank har mot bakgrund av riskanalysen bedömt att följande anställda ska anses vara särskild reglerad personal. a) Verkställande ledning Till denna grupp räknas bankens ledningsgrupp, dvs VD, stf VD, privatmarknadsanschef och företagsmarknadschef. b) Anställda i ledande strategiska befattningar Till denna grupp räknas bankens kreditchef. Denna bedömning grundas på att kreditchef normalt deltar vid bankens LD3 beslut c) Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Bankens ansvarig för riskkontroll ingår i grupp a. Övriga kontrollfunktioner (compliance och kreditkontroll) utförs av personal anställd hos annan Sparbank. d) Risktagare Till denna grupp kan hänföras anställda som är kreditdelegater enl. instruktion 07:02 delegering av kreditbeslut. Med hänvisning till de beslutsramar som finns, beroende av totalt engagemang, blancoexponering, scoring och, rff, anses denna grupp inte kunna utöva ett väsentligt inflytande över bankens risknivå och de anses därför inte vara särskilt reglerad personal.
e) Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen Denna grupp finns ej. Då rörlig ersättning är maximerad till 30 000:-/heltidsanställd/år omfattas särskild reglerad personal inte av uppskjuten utbetalning. Avslutande synpunkter Slutsatsen är att bankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande, har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras.