Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Tisdagen den 10 september 2013 kl. 19.00 21.00 Plats Närvarande Frånvarande Stora lektionssalen, Stora ridhuset, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Christer Lindberg Mats Andersson Mischa Johansson Kerstin Karlsson Monika Persson Werner Röhrl Therese Kristensen Linda Holmqvist Ulrica Goike Brattberg (punkt 13090) Anna Ullman (punkt 13090) Frida Andersson Amanda Emanuelsson Carolina Röhrl Ulrica Jansson Frida Vahter Elisabet Braun Ramnitz Linda Englund Anton Synnerdahl 13085 Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 13086 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes. 13087 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Therese till justeringsperson. 13088 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 13 augusti gicks igenom och lades till handlingarna. 13090 Aktiva föräldrar Ordföranden hälsade Ulrica Goike Brattberg och Anna Ullman särskilt välkomna. 1
Gruppen Aktiva föräldrar försöker aktivera och engagera föräldrar i verksamhetens olika delar och kanske framför allt föräldrar som inte har någon anknytning till hästverksamhet. Man har tagit fram pannbanden som har sålts under vintern/våren. En viktig princip har varit att hålla priser som alla kan ha råd med. En annan aktivitet är second hand verksamheten där man kan köpa och sälja saker. Detta skapar gemenskap och möjligheter att till en billigare peng skaffa sina barn saker som behövs i sporten. Finns möjlighet att ha en fast lokal för denna? Gruppen funderar hela tiden över vilka ytterligare, gärna enkla, aktiviteter som kan vara lämpliga och som samlar föräldrarna. Det finns många ideella krafter inom föreningen och denna försöker man ta vara på. Samtidigt lär föräldrarna känna andra föräldrar vilket skapar en trygghet såväl för barnen som för föräldrarna. En Facebook sida finns och där försöker man samla information omkring gruppens arbete och aktiviteter. Gruppen vill gärna ha en avdelning på hemsidan. Tillgång till ett gästnät vore önskvärt. Gruppen vill även sätta upp en skylt vid stallkontoret med bl.a. kontaktinformation Ett föräldramöte kommer att hållas inom kort. Sonny framför ett varmt tack för informationen. Styrelsen tycker att initiativet är mycket bra och roligt och uppmuntrar till fortsatt verksamhet och kommunikation omkring den. 13090 Skrivelser Botkyrka barnkulturkonferens Styrelsen beslutar att avstå vidare engagemang tills vidare. Leda verksamhet med barn med ADHD Styrelsen beslutar att avstå vidare engagemang tills vidare. 13091 Rapporter a) TK Anton har skickat rapport från TKs senaste möte. Vissa investeringsbehov finns och dessa bör tas upp i samband med budgetarbetet inför 2014. TK har lämnat in förslag på inköp av två tält till BRS till en kostnad av 6 872 kronor. Styrelsen beslutar i enlighet med TKs förslag. b) BRUS Ingen rapport från BRUS denna gång. 2
c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Fyllnadsgraden Det ser jättebra ut i alla grupper. Vi har t.o.m. kö på nybörjare ponny. Vi kommer att ha lag i både hoppning och dressyr i ponny respektive Stockholmscupen i år. Hästar/ponnyer PG har vandrat vidare och Chivas har gått i pension och har det superbra. Algebra har blivit opererad (spricka i griffelbenet) och bör kunna komma igång till jul. Silver och Carat är under igångsättning. Capitano har fått ett slag på vänster fram och är tjock och varm. Vi har två nya valacker, 9 och 11 år, som verkar stabila och snälla. De står för närvarande i karantän. Agria har varit här så vi har gått igenom hästförsäkringar och möjligheter till lite bidrag. Privathästar/arbetsplikt Det har varit privathästmöte den 4 september. Önskemål om flerfacksskåp till hästpassen togs upp av tre privathästägare och man funderade också kring vem som står för kostnaden om ett pass försvinner. Man ville att detta skulle tas upp på styrelsemötet. Ett missnöje om de nya ridhustiderna kom upp. Styrelsen besvarar frågorna om skåpen med att det är dessa skåp vi har och passen måste ligga där enligt den policy som finns. Detta är inte BRS önskemål utan ett myndighetskrav som vi måste acceptera. Vad gäller förkomna pass måste en eventuell stöld polisanmälas och utredning därefter får besvara frågan om vem som är ersättningsskyldig. Sannolikt kommer ansvarsfrågan även att utredas av ansvarig myndighet om den visar sig bli allmänt förekommande. Personal Alla jobbar på. Linda H är klar med alla medarbetarsamtal. Personalen planerar att åka på konferens 3 5 januari 2014. Cafeterian Cafeteriadamerna har skurat och skrubbat så nu är det jättefint. Man hoppas att bemanningen kommer att vara bra under hösten Anläggning Vår anläggningskille Anders, som vi har engagerat på försök för vissa åtgärder, har börjat jobba av småpunkterna på vår anläggningsplan så vi kan bocka av en hel del nu. Vi utvärderar löpande arbetet. Kommunen håller på och monterar åskskydd i alla byggnader. Avloppen fungerar fortfarande inte på stallkontoret och i Vita villan så nu ska kommunen filma rören. Man har redan bytt avloppskvarnarna. 3
Elektrikern har börjat arbeta med de punkter som finns i åtgärdslistan. Ridhusbotten behöver fyllas på och jämnas med hjälp av laser, prisförslag är på väg från samma leverantör som lade in botten. Fritid/BRUS Planeringen för hösten är klar! Övrigt Måndagen den 21 oktober har vi nöjet att få hit Henrik von Eckerman. Ridsportförbundet arrangerar och hyr in sig hos oss. Han kommer att ha en fortbildning för hopptränare på förmiddagen och en clinic på kvällen. Hästlektionerna denna kväll kommer att ha sina teoripass under clinicen. Kommunals besök Vi har ännu inte fått in protokollet från Kommunals besök. Styrelsen beslutar att invänta protokollet för att se om detta föranleder några ändringar i våra rutiner. d) Ekonomi Linda H har distribuerat augusti månads resultatrapport till styrelsen. Semesterlöner kommer att belasta nästa månads resultat. På strösidan ligger vi, som tidigare konstaterats, lite högt. Vad gäller underhållskonton har vi ännu inte fått in samtliga fakturor. Totalt sett ligger vi något bättre än budget. Linda H kommer inom kort att skicka ut underlag inför kommande budgetarbete. e) IT utskott f) Säkerhetsutskott g) Personalutskott h) Information och kommunikation 4
i) Övriga rapporter 13092 Familjeparken Kommunen har fått in 55 yttranden med ett antal synpunkter efter den reviderade utställningen. Två instanser håller med kommunen och 53 går emot. Endast tre av alla dessa instanser har rätt att överklaga: BRS, Naturskyddsföreningen och Hågelby stallförening. Förslaget till detaljplan godkändes i Samhällsbyggnadsnämnden. Tullingepartiet reserverade sig mot förslaget och Miljöpartiet deltog inte i beslutet. Beslutet går nu vidare till Kommunfullmäktige som ska behandla frågan den 26 september. Därefter inleds en ny tid för överklaganden. Instansen i nästa steg är Länsstyrelsen och därefter Förvaltningsrätten. Sista instansen är Kammarrätten men de tar normalt inte upp andra typer av ärenden än sådana som är viktiga ur lagstiftningseller lagtolkningssynpunkt, s.k. prejudicerande frågor. Nästa steg för BRS blir alltså att invänta Kommunstyrelsens beslut den 26 september. 13093 Länsstyrelsens myndighetskrav på stallen En konsult har utrett möjligheterna till höjning av innertaket i Stora privatstallet. Alternativet är möjligt och ska heller inte vara särskilt dyrt enligt konsulten. Ritningar kommer att tas fram och presenteras för oss i september. BRS problem just nu är att vi måste utverka en dispens för hästhållningen för tiden tills åtgärden är klar och risken är att Länsstyrelsen inte medger oss en sådan. Innan Länsstyrelsen fattar ett beslut om dispens vill de konsultera jurister. Eventuellt beslut blir sannolikt villkorat av att vi förbinder oss till vissa åtgärder under tiden. 13094 Revidering av policysamlingen Styrelsen har tidigare beslutat att göra en översyn av vår policysamling. Kerstin har med anledning av detta gjort en översiktlig genomgång, se bilaga 1. a) Förslag till ny version av P401 Inackorderingsavtal Styrelsen beslutar att godkänna det reviderade avtalet och att det ska gälla med omgående verkan. b) Förslag till ny version av P402 Abonnemang för gruppridning Styrelsen beslutar att godkänna det reviderade förslaget och att det ska gälla från och med publiceringstillfället. Kerstin uppdras att införa de nya versionerna i policysamlingen. 5
13095 Övriga frågor Utmärkt förening Med anledning av vår certifiering välkomnar vi på Linus Söderlings förslag Mattias Gökinan, ordförande i kultur och fritidsnämnden, till oss vid kommande styrelsemöte för att överlämna certifikatet. 13096 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan, se bilaga 2, gicks igenom och uppdaterades. 13045 Linda H kommunicerar till styrelsen vad som återstår att fixa innan samtliga Länsstyrelsens nedslagspunkter är åtgärdade. 13035, 12022 Orienteringsskylten är nu levererad och ska sättas upp. Linda H är ansvarig. 13081 Styrelsen beslutar att skjuta på BRS planerade aktiviteter kring kommunens Idrottspolitiska handlingsplan till efter årsskiftet. 12180 Styrelsen beslutar att anta den reviderade policyn om boxförmån för anställda. Styrelsen beslutar vidare att boxförmånen ska vara 1 300 kronor fr.o.m. 1 oktober 2013. Kerstin uppdras att införa policyn i samlingen. 13083 TK har presenterat ett förslag till tävlingsplan för 2014. Styrelsen noterar att planen är ganska ambitiös. Se bilaga 3. Styrelsen beslutar i enlighet med TKs förslag och bemyndigar vidare TK att vid behov anordna en halvdagstävling i hoppning respektive dressyr. Personalen har arbetat fram ett förslag till tävlingstermin för ridskolan för 2014. Se bilaga 4. Styrelsen beslutar i enlighet med förslaget. 13076 e) Werner har undersökt möjligheterna till att dra fiberkabel till anläggningen. Kabel finns dragen fram till Hågelby och en uppskattning av kostnader för att dra kabel vidare till oss ligger på ca 300 000 kronor. Styrelsen uppdrar Werner att undersöka alternativa lösningar för tillhandahållande av tillförlitligt och någorlunda snabbt bredband. 13097 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 6
13098 Nästa möte Nästa möte är inplanerat till den 10 oktober. 13099 Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 21:30. Tumba 2013 09 10 Mischa Johansson Sonny Hellberg Therese Kristensen Sekreterare Ordförande Justerare 7