Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Onsdagen den 5 februari 2014 kl Plats Närvarande Frånvarande Vita villan, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Mats Andersson Mischa Johansson Kerstin Karlsson Werner Röhrl Amanda Emanuelsson Therese Kristensen Linda Holmqvist Anton Synnerdahl Linda Englund, fr.o.m. punkt a) Christer Lindberg Frida Andersson Monika Persson Ulrica Jansson Carolina Röhrl Frida Vahter Elisabet Braun Ramnitz Mötets öppnande Sonny förklarade mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Amanda till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 14 januari gicks igenom och lades till handlingarna Skrivelser a) Kultur och fritidsförvaltningens förfrågan om drömdeg Kultur och fritidsförvaltningen har pengar för ungdomar som de kan söka; Drömdeg, för ungas drömmar och arbetar nu med att nylansera Drömdeg. Vill Botkyrka Ridsällskap finns med på listan över drömstationer? 1

2 Styrelsen beslutar att uppdra åt Amanda med hjälp av Anton att sätta sig in i projektet och involvera BRUS. b) Kultur och fritidsförvaltningens påminnelse om grundbidrag för idrottsföreningar Linus Söderling påminner om att föreningar måste logga in och söka grundbidrag i Interbook senast den 15 februari. Styrelsen noterar detta och uppdrar åt Linda H att hantera ärendet. c) Kommunledningsförvaltningens förfrågan om deltagande kring Supervalår 2014 År 2014 är ett supervalår. Under 2014 ska 5 val vid två tillfällen hållas i Botkyrka. Dessa val är val till Europaparlamentet i maj och val till riksdag, landsting och kommunfullmäktige samt en lokal folkomröstning om eventuell kommundelning i september. Botkyrka kommun välkomnar samtliga föreningar till att i samarbete med kommunen genomföra aktiviteter kring detta. d) Kultur och fritidsförvaltningens förfrågan om deltagande kring utformning av vårens evenemang: 1) Earth Hour Lördagen den 29/3 genomförs för sjunde året i rad Världsnaturfondens globala klimatkampanj Earth Hour. Tillsammans med föreningslivet vill Botkyrka kommun arrangera klimatsmarta aktiviteter. 2) Hållbarhetsforum Torsdagen 8 maj till lördagen 10 maj arrangeras Hållbarhetsforum i Botkyrka Kommun. Hållbarhetsforum ersätter Hållbarhetsveckan i september. Hållbarhetsforum är ett kortare evenemang och kommer att arrangeras i Tumbaområdet. Årets tema utgår från Botkyrkas sex hållbarhetsutmaningar som handlar om demokrati, skola, arbete, folkhälsa, klimat och hemkänsla. Varje dag arrangeras det politiska debatter om hållbarhetsutmaningarna. 3) Hjärta Botkyrka Hjärta Botkyrka är en kultur och idrottsfest som lockar tusentals besökare med sitt breda utbud av aktiviteter och uppträdanden. Här finns en fantastisk möjlighet för er förening att visa upp er verksamhet och hitta nya medlemmar. Styrelsen beslutar att uppdra åt Linda H att till nästa möte utreda vilka möjligheter vi har. e) Påminnelse om att söka till Botkyrkas stjärnor 2

3 13173 Rapporter a) TK Anton rapporterade: I söndags hade vi vår andra tävling för året. Problem med ljudet. Licensmötet med mingel och middag var lyckat. Stina hade satt ihop ett TR quiz. Information om vår tävlingsverksamhet samt diskussioner omkring förbättringspotential. Femtiotalet tävlingsintresserade deltog. Anton kommer att skicka ut evenemangsrapporten och den samlade feedbacken. Den 6 juni har vi nationell ponnydressyr. Ridsportförbundet har frågat om vi är intresserade av att ha kvalet inför Friends Arena (tidigare Globen) i samband med denna. Vi har ställt oss positiva till detta. Återstår att se vem som får det. b) BRUS Amanda rapporterade: Ny styrelse som känns bra alla är mycket taggade! Vid mötet i dag har man gått igenom rutiner för arbetet, stämt av planeringen och bokat kommande möten. Styrelsen ska arrangera en kick off för att lära känna varandra. Amanda Emanuelsson har utsetts till BRUS ordinarie representant i BRS styrelse och Linnea Widstrand till suppleant. c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Grupper/elever Träningstävlingen i hoppning den 9 februari blir inställd pga. hästläget. Fyllnadsgraden ser fortsatt bra ut. Vi kommer att starta en ny introgrupp på söndagar. Vi inleder ett samarbete under en testperiod med Min skola. De är här tisdagar och torsdagar (endast skritt) med sex elever varje dag. Testperioden pågår fram till påsk och därefter gör vi en utvärdering. Påminnelser om ej betalda terminsavgifter kommer att skickas ut i slutet av veckan. Det är betydligt färre påminnelser i år jämfört med föregående år vilket är positivt. Hästar/ponnyer Hästläget är för närvarande ganska ansträngt. Unik ska bytas in. Algebra är igång och går två lektioner, tre dagar per vecka. Capitano har börjat gå två tre lektioner per dag. Lucien går en två lätta lektioner per dag. Fenja ska börja gå inom kort. Baylie och Aida ska på återbesök. Nixe har fått en spark och är svullen fram. JumJum har haft ett återfall av fång. Jazz är halt. Glenn och Queen har haft kolik. Nova går fortfarande på kortison. Alla nya hästar går en två lektioner per dag. 3

4 Privathästar/arbetsplikt Privathästlägret kommer att släppas inom kort. Alla andra sommarläger är släppta. Personal Amanda har kommit väl in i sitt jobb. Anläggningen Dörrarna på Stora stallet ska renoveras. Alla lysrör i båda ridhusen ska bytas ut. En skylift kommer att hyras och bytet ska ske i samband med en ideell arbetsdag. Fritidsgården LOK stödsansökningarna är inskickade (både kommunala och statliga). Bidrag Vi har skickat in ett antal ansökningar till Idrottslyftet, bl.a. för rehabridning, särskild satsning på ungdomar mellan 12 och 20 och fritidsledare i stallet. d) Ekonomi Linda H har distribuerat januari månads resultat. Då budget ännu inte är klar jämför vi med januari På underhållet ligger vi något över. Anläggningsavgifterna ligger något under vilket till stor del beror på flytten från Hågelby. Detta har tagits höjd för i årets budgetförslag. e) Verksamhetsutskott (VU) f) IT utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) 4

5 i) Övriga rapporter Kultur och fritidsförvaltningen besökte oss den 21 januari. Christer har skickat en rapport till styrelsen. Mötet upplevdes som mycket positivt av båda parter och gav en bra grund för fortsatta kontakter. Vi kommer att skicka verksamhetsberättelsen för 2013 till samtliga ledamöter och ett antal tjänstemän. Sonny ansvarar Projekt Stora privatstallet Vi har nu fått samtliga tillstånd som krävs. Ansökningshandlingarna och tillstånden har många villkor som behöver uppfyllas för att stallet och uteboxarna ska komma att godkännas av Länsstyrelsen. Det blir en grannlaga uppgift att under projektets gång se till att alla uppfylls på rätt sätt. Projektgruppen träffas på tisdag för att påbörja detaljplaneringen av projektet Budget 2014 Föreliggande förslag till budget har ett beräknat resultat på kronor. Eftersom vi har ganska stora risker detta år (t.ex. projekt Stora privatstallet) så behöver vi vara extra återhållssamma med alla kostnader. De investeringar som behöver göras under året får beslutas om vartefter. Styrelsen beslutar att arbeta enligt föreslagen budget och med den restriktiva hållning som krävs Styrelsens proposition till årsmötet om utseende av hedersmedlemmar Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att utse Anna Rydén och Lena Niklasson till hedersmedlemmar i Botkyrka Ridsällskap. Se bilaga Utdelning av championatstecken Med bakgrund av licensmötet, där föreningsmedlemmar fick dela med sig av sina synpunkter om tävlingsverksamheten, framkom ett behov av att BRS behöver uppmärksamma våra medlemmars framgångar mer, både utom och inom föreningen. I ett första led föreslår TK att BRS under årsmötet ska dela ut ett s.k. Championatstecken som komplement till KM pokalerna. Kortfattat skulle det innebära att de tre ryttare, en inom varje disciplin, som under föregående år samlat flest poäng enligt TR (Tävlingsreglementet) skulle uppmärksammas med en utmärkelse. Till årsmötet 2014 föreslås att ryttarna endast uppmärksammas samt ges blommor, och att vidare utredning om ett mer fast tecken skall fortgå under året. Styrelsen beslutar enligt förslaget Årsmötesförberedelser Övriga frågor Inga övriga frågor. 5

6 13180 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan, se bilaga 2, gicks igenom och uppdaterades : Styrelsen noterar att det är svårt att komma till en gemensam slutsats omkring ridhusbotten. Linda H kontaktar en bottenexpert hos Ridsportförbundet för en second opinion a): Sonny har arbetat fram ett förslag till remissyttrande omkring Botkyrka kommuns reviderade strategi för demokrati och delaktighet. Styrelsen beslutar att uppdra åt Sonny att lämna in yttrandet : Undersökning omkring kommande avgifter till Stockholms läns ridsportförbund respektive Ridsportförbundet samt förslag till medlemsavgifter Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet oförändrade medlemsavgifter för 2015 (senior 350 kronor, junior 250 kronor och familj 650 kronor) : Sonny har analyserat årsredovisningen för Konklusionen är att vi har en något svagare resultatutveckling och behöver vara extra restriktiva under innevarande år. Ökade foderkostnader till följd av den för vallodling dåliga sommaren och ökat underhåll är huvudsakliga orsaker Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Nästa möte är ett konstituerande möte som hålls omedelbart efter årsmötet den 15 februari Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 20:45. Tumba Mischa Johansson Sonny Hellberg Amanda Emanuelsson Sekreterare Ordförande Justerare 6