Försäkringskassan och förvaltningslagen

Försäkringskassan och förvaltningslagen

Vägledningarna innehåller en samlad information om vad som gäller inom ett eller flera försäkringsområden som stöd för Försäkringskassans ärendehandläggning. En vägledning kan innehålla beskrivningar av l författningsbestämmelser l allmänna råd l förarbeten l praxis l JO:s beslut. Vägledningarna uppdateras fortlöpande. Omtryck görs endast vid större ändringar eller när antalet smärre ändringar blivit mer omfattande. Smärre ändringar arbetas in i den elektroniska versionen. Ändrad text är markerad med grå bakgrund. Den elektroniska versionen hittar du som arbetar inom socialförsäkringsadministrationen på Fia och du som är extern intressent på http://www.forsakringskassan.se/om försäkringskassan/publikationer UPPLYSNINGAR: Försäkringskassan Rättsenheten Tel.08-786 90 00 Version 3. Beslutad 2007-02-13. Finns ej i tryckt form.

Innehåll Förkortningar...5 Sammanfattning...7 Läsanvisningar...9 1. Inledning...11 1.1 Rättssäkerhet...11 1.2 Serviceskyldighet...11 1.3 Försäkringskassan en förvaltningsmyndighet...11 1.4 Myndighetsutövning...12 1.5 Basregler...12 1.6 Diarieföring...12 1.7 JO:s tillsyn...13 1.8 JO-besluten på Fia...13 2. Inkommen handling, service, utredningsskyldighet och dokumentation...14 2.1 När och hur är en handling att betrakta som inkommen till Försäkringskassan?...14 2.1.1 Handlingar som kommer in eller adresseras direkt till Försäkringskassan 14 2.1.2 Handlingar som kommer in i elektronisk form...15 2.1.3 Handlingar som skannas in...15 2.1.4 Handlingar som inte ska vara i ÄHS...15 2.2 Serviceskyldighet, utredningsskyldighet, dokumentation...16 2.2.1 Serviceskyldigheten...16 2.2.2 Utredningsskyldigheten...17 2.2.3 Anteckning av uppgifter/dokumentation...19 2.2.4 God dokumentation...20 2.2.5 Journalblad...20 2.2.6 En bilageförteckning ger god ordning i akten...20 2.3 Information...20 2.4 Tillgänglighet för allmänheten...21 2.4.1 Ta emot besök och telefonsamtal...21 2.4.2 Öppethållande...21 2.4.3 Användning av fax och e-post...22 3. Jäv, ombud, god man, m.m...24 3.1 Jäv...24 3.2 Tolk...25 3.2.1 Översättning av beslut och andra skrivelser...26 3.3 Ombud, biträde, fullmakt...26 3.3.1 Ombud...26 3.3.2 Biträde...27 3.3.3 Allmänt om fullmakt...27 3.3.4 Bestämmelser om fullmakt i avtalslagen...27 3.3.5 Får Försäkringskassan betala ut socialförsäkringsförmåner till annan än den förmånsberättigade med stöd av fullmakt?...28 3.4 God man och förvaltare...29 3.4.1 God man...29 3.4.2 Förvaltare...29 3.4.3 Uppdragets omfattning...30 3

4. Kommunicering...31 4.1 Kommuniceringsskyldigheten, kommuniceringstid och dokument som kommuniceras...31 4.1.1 Kommuniceringsskyldighet bestämmelserna i 17 FL...31 4.1.2 Vad innebär kommunicering?...32 4.1.3 Sekretess...33 4.1.4 Dokument som kommuniceras...33 4.1.5 Går beslutet emot den försäkrade?...33 4.1.6 Kommuniceringen av föredragningspromemorian...34 4.1.7 Skriftlig eller muntlig kommunicering...34 4.1.8 Kommuniceringstid...35 4.2 Partsinsyn...35 4.2.1 En parts rätt till insyn kan i vissa fall begränsas...35 4.3 Anstånd...36 4.4 Skriftligt och muntligt svar på en kommunicering...36 4.4.1 Skriftligt svar...36 4.4.2 Muntligt svar...37 4.5 Rätt att lämna uppgifter muntligt...37 4.5.1 Rättelse...38 4.6 Metodstöd - Så här ska Försäkringskassan kommunicera med den försäkrade...38 5. Försäkringskassans beslut...42 5.1 Provisoriska beslut...42 5.2 Muntliga beslut...43 5.3 Avskrivning och avvisning...43 5.3.1 Avskrivning...43 5.3.2 Avvisning...44 5.3.3 Överklagandehänvisning vid beslut om avvisning...44 5.3.4 Omprövningshänvisning vid beslut om avvisning enligt BoL...46 5.4 Information...47 5.5 Rättelse och ändring av beslut...48 5.5.1 Rättelse av beslut...48 5.5.2 Ändring av beslut...48 5.6 Arkivera och rensa i akten...48 6. Omprövning, ändring och överklagande av Försäkringskassans beslut...50 6.1 20 kap. AFL och 13 kap. LIP...50 6.2 Hur beslut överklagas enligt FL...50 6.3 Omprövning av beslut enligt FL...51 Bilaga 1: Historik information om ändringar i den här vägledningen...52 Källförteckning...56 Sakregister...59 4

Förkortningar AFL Lagen (1962:381) om allmän försäkring AvtL Lagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område BoL Lagen (1993:737) om bostadsbidrag FB Föräldrabalken Fia Försäkringskassans intranät FL Förvaltningslagen (1986:223) JK Justitiekanslern JO Justitieombudsmannen LIP Lagen (1998:674) om inkomstgrundad ålderspension Prop. Proposition RFV Riksförsäkringsverket RÅ Regeringsrättens årsbok SekrL Sekretesslagen (1980:100) TF Tryckfrihetsförordningen ÄHS Försäkringskassans ärendehanteringssystem 5

Sammanfattning Denna vägledning behandlar de viktigaste bestämmelserna i förvaltningslagen (1986:223) (FL). Vägledningen är avsedd att vara ett stöd i det dagliga arbetet hos Försäkringskassan och bidra till att FL tillämpas på ett riktigt sätt. Den beskriver de bestämmelser i FL som är aktuella i kontakterna med de försäkrade eller vid handläggningen av ärenden hos Försäkringskassan. 7

Läsanvisningar Till vad används vägledningen Vägledningen är avsedd att vara ett stöd i det dagliga arbetet hos Försäkringskassan och bidra till att FL tillämpas på ett riktigt sätt. Den beskriver de bestämmelser i FL som är aktuella i kontakterna med de försäkrade eller vid handläggningen av ärenden hos Försäkringskassan. Vägledningen kan också vara ett hjälpmedel vid utbildning av Försäkringskassans personal och ett stöd i samband med information till enskilda. Exempel Vägledningen innehåller exempel som kompletterar beskrivningarna. Avgränsning Vägledningen beskriver de grundläggande bestämmelser som är av intresse i en viss situation. Den som är intresserad av att läsa mer om en bestämmelse kan läsa vidare i förarbetena till FL och i speciallitteratur (prop. 1985/86:80 Ny förvaltningslag; prop. 1998/99:52 Myndigheters öppethållande; prop. 2002/03:62 Några förvaltningsrättsliga frågor; Norström, Förvaltningsförfarandet hos försäkringskassan, andra upplagan, Pride Consult AB, 1999 samt Hellners, Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, Norstedts Juridik AB, 2003). Hänvisningar I vägledningen finns hänvisningar till aktuella lagar, förordningar, vägledningar, förarbeten, beslut av Justitieombudsmannen (JO) och rättspraxis. 9

1. Inledning I detta inledande kapitel behandlas kortfattat bland annat begreppen rättssäkerhet serviceskyldighet förvaltningsmyndighet myndighetsutövning diarieföring Kapitlet behandlar också Justitieombudsmannens (JO) tillsyn av Försäkringskassan. Vidare informeras om Försäkringskassans JO-register. 1.1 Rättssäkerhet FL är framför allt avsedd att garantera medborgarnas rättssäkerhet när de har att göra med en förvaltningsmyndighet. Bestämmelserna i FL ska tillgodose de enskildas krav på opartiskhet, omsorgsfull handläggning och en enhetlig bedömning av deras ärenden. Meningen med FL:s regler om hur ett ärende ska handläggas är att ge ett så korrekt underlag som möjligt för besluten och att besluten på det sättet blir riktiga (prop. 1985/86:80, avsnitt 2.1 s. 11). 1.2 Serviceskyldighet Ett viktigt syfte med FL är att förbättra myndigheternas service till allmänheten. Lagen ska garantera att en enskild som vänder sig till en myndighet får den hjälp och de upplysningar som hon eller han behöver. Vidare ska lagen leda till snabbare avgöranden genom att motverka att ärenden prövas i för många instanser (prop. 1985/86:80, avsnitt 2.1, s. 11 12 och avsnitt 2.3, s. 18 22). 1.3 Försäkringskassan en förvaltningsmyndighet Försäkringskassan är en central förvaltningsmyndighet (1 förordningen [2004:1299] med instruktion för Försäkringskassan). Försäkringskassan måste följa bestämmelserna i FL. Vid handläggning av försäkringsärenden ska Försäkringskassan inte bara se till att bestämmelserna för de olika förmånsslagen tillämpas på rätt sätt. Ärendena måste också handläggas i enlighet med de krav som FL ställer. Först då är ett ärende korrekt handlagt. Försäkringskassan måste också i andra kontakter med försäkrade se till att FL:s bestämmelser följs. Rättssäkerheten främjas om Försäkringskassan lämnar snabba, enkla och tydliga besked samt på annat sätt hjälper de enskilda att ta tillvara sin rätt (prop. 1985/86:80, avsnitt 2.2, s. 13, se även Hellners, Malmqvist, s. 12). 11

1.4 Myndighetsutövning En person som vänder sig till en förvaltningsmyndighet för att få besked eller ett beslut i en fråga befinner sig oftast i en beroendeställning eller i underläge. Det kan exempelvis handla om att få ett bygglov från en byggnadsnämnd eller ett beslut om viss ersättning från Försäkringskassan. Beroendeställningen eller underläget för den enskilde beror på att förvaltningsmyndigheten har befogenhet att bestämma i frågan om bygglovet eller ersättningen. Denna befogenhet kallas för myndighetsutövning (se närmare i Hellners, Malmqvist, s. 24 34). I FL finns ett antal bestämmelser som på olika sätt särskilt är avsedda att värna om den enskildes rättssäkerhet när hon eller han blir föremål för myndighetsutövning. 1.5 Basregler Bestämmelserna i FL är basregler (3 FL). Det innebär att föreskrifter i en annan lag eller förordning som avviker från en bestämmelse i FL gäller framför FL:s bestämmelser. Ett exempel på detta inom socialförsäkringsområdet är reglerna i lagen (1962:381) om allmän försäkring (AFL) om omprövning, ändring och överklagande av Försäkringskassans beslut. Se vidare i vägledningen (2001:7) Omprövning, ändring och överklagande av Försäkringskassans beslut. 1.6 Diarieföring Som huvudregel gäller att en myndighet ska registrera sina allmänna handlingar (15 kap. 1 sekretesslagen [1980:100] [SekrL]). Myndigheterna har stor frihet att ordna registreringen med utgångspunkt från vad som är lämpligt med tanke på den egna verksamheten. Försäkringskassan är undantagen från skyldigheten att registrera handlingar i socialförsäkringsärenden, till exempel sjukanmälningar (5 sekretessförordningen [1980:657]). Skälet till att Försäkringskassan är undantagen är att Försäkringskassan hanterar en så stor mängd handlingar. Omprövnings- och överklagandeärenden ska däremot registreras i enlighet med reglerna om registreringsskyldighet i SekrL (se Försäkringskassans riktlinjer [2005:5] för diarieföring). De handlingar som omfattas av undantagen från diarieföring ska hållas ordnade exempelvis efter personnummer. I detta sammanhang kan det vara av intresse att nämna att Försäkringskassan senast den 1 mars varje år ska lämna Justitiekanslern (JK) en förteckning över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli föregående år men som inte avgjorts vid årets utgång. JK får i det enskilda fallet besluta något annat (30 verksförordningen [1995:1322]). JK har beslutat befria Försäkringskassan från att redovisa försäkringsärenden eller ärenden om samlingsräkningar med bilagor för tandvård, läkarvård eller annan sjukvård (JK:s beslut den 23 februari 2005, dnr 6837-2005). 12

För vidare information om vad som avses med allmänna handlingar, se vägledningen (2001:3) Offentlighet eller sekretess? 1.7 JO:s tillsyn JO har tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet följer lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. JO:s tillsyn bedrivs genom prövning av klagomål samt genom inspektioner och andra undersökningar som JO av olika orsaker kan ta initiativ till. Varje år ger JO ut en ämbetsberättelse om de viktigaste besluten. För socialförsäkringsområdet ger JO ut ett särskilt utdrag ur ämbetsberättelsen. 1.8 JO-besluten på Fia Fia är intranätet för socialförsäkringens administration. Där finns ett JOregister som kontinuerligt uppdateras med JO-beslut som rör socialförsäkringsområdet. Det innebär att JO-beslut på socialförsäkringsområdet är lätt tillgängliga i registret. I registret ingår även JO:s inspektionsprotokoll. Registret omfattar beslut och protokoll från och med år 2000. Är ett JO-beslut eller inspektionsprotokoll omnämnt i en vägledning finns det med i JOregistret från tidigare år. JO-registret ger flera olika sökvägar. Förutom de traditionella som exempelvis diarienummer, datum och försäkringsområde kan man söka JO-beslut efter en specifik anledning till klagomål (kommunicering, handläggningstid med flera), ärendets uppkomst (anmälan från den försäkrade eller på JO:s initiativ), vilken kritik JO har lämnat (kritik, allvarlig kritik, ingen åtgärd) eller vilket försäkringsområde som ärendet gäller. Eftersom JO:s inspektionsprotokoll är få presenteras de direkt i en så kallad träfflista. Där är sökmöjligheterna begränsade till så kallad fritextsökning. JO-registret finns på Fia under rubriken Regelverket. Klicka på JO-registret och sedan efter behov på JO-beslut, JO-inspektionsbeslut eller JO:s ämbetsberättelser. 13

2. Inkommen handling, service, utredningsskyldighet och dokumentation I detta kapitel behandlas de regler som rör inkommen handling serviceskyldighet utredningsskyldighet dokumentation information tillgänglighet för allmänheten 2.1 När och hur är en handling att betrakta som inkommen till Försäkringskassan? Vid handläggning av ärenden är det av flera skäl viktigt att kunna fastställa vid vilken tidpunkt handlingar har kommit in. Framför allt måste man kunna bedöma tidsfrister, till exempel vid beräkning av retroaktiv tid eller begäran om omprövning av ett beslut. Frågan om när en handling i förvaltningsrättslig mening har kommit in till en myndighet regleras i 10 FL. De tryckfrihetsrättsliga bestämmelser som är aktuella i detta sammanhang är 2 kap. 3 och 6 tryckfrihetsförordningen (TF). 2.1.1 Handlingar som kommer in eller adresseras direkt till Försäkringskassan En handling kan komma in till Försäkringskassan genom att en enskild lämnar eller skickar in en pappershandling direkt till Försäkringskassan. Huvudregeln är att en handling anses komma in den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till Försäkringskassan eller kommer någon behörig tjänsteman till handa (10 FL). Den inkomna handlingen ankomststämplas hos Försäkringskassan. Om det är fråga om en handling som ska handläggas i Försäkringskassans ärendehanteringssystem (ÄHS) men ändå har sänts in direkt till Försäkringskassan måste den också i den situationen ankomststämplas och sedan skickas iväg för skanning till Försäkringskassans inläsningscentral i Östersund, fortsättningsvis kallad inläsningscentralen. Det är här naturligtvis viktigt att tänka på att handlingar som inte ska finnas i ÄHS inte skickas för skanning. Se närmare nedan under rubriken Handlingar som inte ska vara i ÄHS. 14

2.1.2 Handlingar som kommer in i elektronisk form En handling, till exempel en begäran om tillfällig föräldrapenning, kan också komma in till Försäkringskassan på elektronisk väg. Handlingen är att betrakta som inkommen när den har nått det gemensamma mottagningsstället i den så kallade e-mottagningen i socialförsäkringens administrations datasystem. Detta bygger på en förvaringsprincip (jämför 10 FL, 4 lagen [2004:115] om självbetjäningstjänster via Internet inom socialförsäkringens administration och prop. 2003/04:40 24-timmarsmyndighet inom socialförsäkringens administration, avsnitt 4.5.7, s. 35 f.). 2.1.3 Handlingar som skannas in Det normala i ÄHS är att pappershandlingar ställs till Försäkringskassan men skickas direkt till inläsningscentralen där de skannas in. En handling får ur förvaltningsrättslig synvinkel anses ha kommit in till Försäkringskassan när den har anlänt till inläsningscentralen. Det innebär att den enskildes rätt i olika avseenden tillgodoses på samma sätt som vid den hantering av pappershandlingar som görs på traditionellt sätt. När en pappershandling har skannats hos inläsningscentralen skickas handlingen krypterad i ett så kallat XML-format (inklusive en så kallad TIFFbild) till Försäkringskassans datasystem via Internet. Pappershandlingen lagras på en separat plats. En pappershandling som finns hos inläsningscentralen får anses förvarad hos Försäkringskassan (2 kap. 3 TF, jämför Regeringsrättens årsbok [RÅ] 1984 ref. 2:49 och RÅ 1989 ref. 28). Handlingen får även betraktas som inkommen till Försäkringskassan enligt 2 kap. 6 TF (jämför även RÅ 1984 2:49 och JO:s ämbetsberättelse 1987/88, s. 190, dnr 2288-1985). Alltså är det fråga om en allmän handling. 2.1.4 Handlingar som inte ska vara i ÄHS Ibland händer det att en handling kommer in i ÄHS på grund av misstag eller fel. Eftersom det endast är handlingar som hör till ett ärende som får finnas i ÄHS är det viktigt att uppmärksamma om det kommer in en handling i ÄHS som inte tillhör ett pågående ärende. Ett exempel är att en försäkrad skickar med en handling som hör till ett ärende som inte ska handläggas i ÄHS. I sådana fall behöver handläggaren inte rekvirera pappersoriginalet. Det räcker att ta en utskrift ur ÄHS. Handläggaren antecknar då både originalreferens och uppgift om ankomstdag på den utskrivna handlingen, vilket gör att det i efterhand går att återsöka själva originalet om det skulle bli nödvändigt. Det aktuella dokumentet ska sedan tas bort ur ÄHS och får handläggas manuellt. I detta sammanhang kan nämnas att inom sjukpenningområdet finns ett rättsligt ställningstagande (FKRS 2005:08) som handlar om hantering av inkomna läkarintyg som inte hör till ett pågående sjukpenningärende. I 15

ställningstagandet sägs att ett läkarintyg (RFV 7263) eller intyg med motsvarande innehåll som kommer in till Försäkringskassan och som inte hör till ett pågående ärende ska anses utgöra en sådan sjukanmälan som avses i 3 kap. 14 lagen (1962:381) om allmän försäkring. Läs mer om detta i det rättsliga ställningstagandet. 2.2 Serviceskyldighet, utredningsskyldighet, dokumentation 2.2.1 Serviceskyldigheten När en enskild ringer till eller på annat sätt kontaktar Försäkringskassan gäller att handläggaren ska ge henne eller honom de upplysningar, den vägledning och annan hjälp som hon eller han kan behöva för att kunna ta till vara sin rätt. Detta framgår av 4 FL. Om en ansökan är ofullständig är handläggaren skyldig att vägleda den försäkrade om hur ansökan kan kompletteras. När en uppgift saknas, som Försäkringskassan behöver för sitt ställningstagande, är Försäkringskassan skyldig att medverka till att uppgiften kommer in eller påtala behovet av uppgiften (4 och 7 FL). Peter ringer till Försäkringskassan för att ansöka om bostadsbidrag. Handläggaren skickar ut en ansökningsblankett. Peter och hans hustru Kristina fyller i blanketten och skickar in den till Försäkringskassan. Ansökan ankomststämplas när den kommer in till Försäkringskassan. Den har endast undertecknats av Kristina. Handläggaren tar en kopia av ansökan, lägger originalet i akten och skickar ett föreläggande till Peter om att han också måste underteckna ansökan. Samtidigt gör handläggaren en anteckning på journalbladet att ansökan har kommit in men att en kopia av den har sänts till Peter för undertecknande. Handläggaren daterar och signerar sin tjänsteanteckning och eftersom det är första gången han gör en anteckning på journalbladet förtydligar han sitt signum. När kopian av ansökan som Peter undertecknat kommer tillbaka till Försäkringskassan, ankomststämplas den. Handläggaren tar fram ärendet och antecknar på journalbladet att den begärda kompletteringen har kommit in samt daterar och signerar anteckningen. Dessutom numrerar handläggaren ansökan och lägger in den i akten som en bilaga. I exemplet ovan skickade handläggaren tillbaka en kopia av ansökan om bostadsbidrag till den sökande för undertecknande. Det gjorde handläggaren eftersom den till Försäkringskassan inkomna ansökan är en allmän handling, oavsett om den är undertecknad eller inte. Försäkringskassan hade alltså inte rätt att avhända sig den (JO:s inspektionsprotokoll, dnr 4284-1998). 16

Rör det sig däremot om en felsänd handling som kommer in till Försäkringskassan bör Försäkringskassan hjälpa den enskilde genom att sända handlingen vidare till rätt myndighet. Ofta är det lämpligt att Försäkringskassan i en sådan situation samtidigt underrättar den enskilde om vart den har vidarebefordrat handlingen. (Hellners, Malmqvist, s. 78) 2.2.2 Utredningsskyldigheten FL bygger på att myndigheterna har ett utredningsansvar på sedvanerättslig grund. Det anses sedan länge vara en närmast självklar eller underförstådd grundsats att myndigheterna är skyldiga att se till att deras ärenden blir tillräckligt utredda. Hur långt denna skyldighet närmare bestämt sträcker sig och hur uppgiften att skaffa utredningen bör fördelas mellan myndigheten och den som är part i ärendet kan inte anges generellt utan beror på ärendets karaktär (prop. 1985/86:80, avsnitt 2.3, s. 19). Försäkringskassan ansvarar alltså, liksom övriga förvaltningsmyndigheter, för att myndighetens ärenden blir tillräckligt utredda. Det innebär att Försäkringskassan ska leda utredningen och se till att nödvändigt material kommer in (officialprincipen). I utredningsansvaret ligger också ett ansvar för myndigheten att se till att utredningen fortskrider och Försäkringskassan måste därför vara aktiv med påminnelser för att få in nödvändigt material och kompletteringar. Utredningsskyldigheten för förvaltningsmyndigheter har inte skrivits in i FL på samma sätt som gjorts för förvaltningsdomstolar i 8 förvaltningsprocesslagen (1971:291) (FPL). Som framgår ovan bygger emellertid FL på att myndigheterna har ett sådant ansvar på sedvanerättslig grund. Serviceskyldigheten är ett uttryck för detta ansvar liksom den skyldighet myndigheter har att beakta möjligheten att själv hämta in behövliga upplysningar och yttranden från andra myndigheter (4 och 7 andra meningen FL). Inom socialförsäkringsområdet finns dessutom en hel del specialregler om Försäkringskassans utredningsskyldighet och befogenhet att hämta in utredning, till exempel i 3 kap. 6 och 8 a, 4 kap. 13 och 20 kap. 8 lagen (1962:381) om allmän försäkring (AFL). Inom många förmånsslag innebär specialregleringen att det finns en skyldighet för den enskilde att ge in viss utredning. Utredningsskyldigheten innebär emellertid att det är Försäkringskassan som måste bedöma om den utredning som ges in är tillräcklig som underlag för beslut och som ska begära komplettering om den inte är det. Den bedömningen kan den enskilde knappast göra på egen hand. Ett bra praktiskt exempel på Försäkringskassans utredningsskyldighet ges i Försäkringskassans metodstöd Kvalitetssäkring och komplettering av läkarintyg i sjukpenningärenden. Av metodstödet framgår att uppgiften i blanketten läkarintyg i sjukpenningärenden, fält 5 (Hur begränsar sjukdomen patientens förmåga/aktivitet?) är obligatorisk för bedömning av rätten till sjukpenning. I kommentaren till fält 5 sägs att detta är en av de viktigaste uppgifterna som läkaren ska lämna och att här ska klart framgå på vilket sätt sjukdomen förorsakar förmåge- och aktivitetsbegränsning hos den försäkrade. Vidare att denna beskrivning är nödvändig information för att Försäk- 17

ringskassan ska kunna bedöma rätten till sjukpenning. Att uppgiften är obligatorisk innebär att komplettering måste ske om uppgiften helt saknas men givetvis också om den är otydlig, till exempel om det inte klart framgår på vilket sätt sjukdomen förorsakar förmåge- och aktivitetsbegränsningen. (Metodstödet finns på Fia under rubriken Försäkring och bidrag). Vid handläggningen av ett ärende ska alltså Försäkringskassan se till att utredningen blir så fullständig som krävs för beslut. Det betyder bland annat att Försäkringskassan själv vid behov måste ta initiativ till nödvändiga utredningsåtgärder. Om en upplysning behövs från en läkare som har skrivit ett läkarutlåtande eller ett yttrande behövs från till exempel en annan myndighet, kan Försäkringskassan direkt vända sig till läkaren eller den andra myndigheten. Försäkringskassan kan också uppmana den försäkrade att skaffa den begärda uppgiften. Vid valet av sätt att skaffa in kompletterande uppgifter är en viktig utgångspunkt FL:s krav i 7 på snabb handläggning. Hänsyn ska tas till vad som är det smidigaste och säkraste sättet. Om en uppgift tillförs ett ärende från någon annan än den försäkrade måste man iaktta bestämmelserna om kommunicering (se vidare avsnitt 4.1). Lars som är sjukskriven och har ett pågående sjukpenningärende hos Försäkringskassan har lämnat in läkarintyget Medicinskt underlag för bedömning av rätt till sjukpenning och eventuellt behov av rehabilitering till Försäkringskassan. Handläggaren hos Försäkringskassan läser igenom läkarintyget. Hon ser att läkaren inte har lämnat några uppgifter under rubriken Hur begränsar sjukdomen patientens förmåga/aktivitet? (fält 5 i läkarintyget). Övriga uppgifter i läkarintyget är ifyllda av läkaren. Handläggaren vet att de uppgifter som saknas är nödvändiga för att Försäkringskassan ska kunna bedöma rätten till sjukpenning. Innan hon tar ställning till den fortsatta handläggningen läser hon igenom läkarintyget i övrigt. Det finns inga uppgifter som talar för att sjukdomstillståndet i det akuta skedet är så allvarligt eller entydigt att Försäkringskassan ändå skulle kunna bedöma rätten till sjukpenning. Handläggaren skriver därför till den läkare som har utfärdat intyget och ber henne att fylla i de uppgifter som saknas. Till skrivelsen bifogar hon en utskrift från ÄHS av läkarintyget. 18 Anna som är sjukskriven och har ett pågående sjukpenningärende hos Försäkringskassan har lämnat in läkarintyget Medicinskt underlag för bedömning av rätt till sjukpenning och eventuellt behov av rehabilitering till Försäkringskassan. Handläggaren hos Försäkringskassan läser igenom läkarintyget. Läkaren har fyllt i uppgifter under rubriken Hur begränsar sjukdomen patientens förmåga/aktivitet? Uppgifterna är emellertid otydliga och svåra att tolka. Övriga uppgifter i läkarintyget är ifyllda.

Handläggaren vet att tydliga uppgifter under denna rubrik är nödvändiga för att Försäkringskassan ska kunna bedöma rätten till sjukpenning. Det finns ingenting i läkarintyget i övrigt som visar att det är fråga om ett akut sjukdomstillstånd som är så allvarligt eller entydigt att Försäkringskassan ändå skulle kunna bedöma rätten till sjukpenning. Handläggaren läser igenom de otydliga och svårtolkade uppgifterna på nytt för att sedan fundera på hur hon ska gå vidare i handläggningen. Hon beslutar sig för att kontakta försäkringsläkaren och ber honom att läsa igenom läkarintyget och framför allt de uppgifter som hon uppfattar som otydliga och svårtolkade. Försäkringsläkaren delar hennes bedömning och skriver i sitt yttrande att en förutsättning för att Försäkringskassan ska kunna bedöma den försäkrades rätt till sjukpenning är att Försäkringskassan kontaktar den aktuella läkaren och ställer vissa kompletterande frågor. I sitt yttrande har försäkringsläkaren specificerat vilka frågor som bör ställas till läkaren. Handläggaren skriver därför till den läkare som har utfärdat intyget och ber henne att komplettera intyget på det sätt som framgår av försäkringsläkarens yttrande. Till skrivelsen bifogar hon en utskrift från ÄHS av läkarintyget och försäkringsläkarens yttrande. Peters tandläkare anser att Peter är i behov av tandreglering. Efter överenskommelse med Peter skickar tandläkaren ett behandlingsförslag till Försäkringskassan för förhandsprövning enligt förordningen om tandvårdstaxa. När handläggaren hos Försäkringskassan läser igenom behandlingsförslaget, uppmärksammar han att det odontologiska underlaget är så bristfälligt att beslut inte kan fattas. Han skriver därför till tandläkaren och ber henne att komplettera behandlingsförslaget. Handläggaren lägger upp en akt för ärendet. Han antecknar dagens datum och att ett brev med begäran om komplettering har skickats till tandläkaren. Han signerar anteckningen och eftersom det är första gången han gör en tjänsteanteckning, förtydligar han sitt signum. 2.2.3 Anteckning av uppgifter/dokumentation Uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas, det vill säga dokumenteras, av myndigheten om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild (15 FL). Det är viktigt att tänka på att detta gäller oavsett om handläggningen sker i ÄHS eller manuellt. Detta innebär alltså att allt som har betydelse för ärendets utgång måste dokumenteras i en tjänsteanteckning. En tjänsteanteckning kan ibland behöva kommuniceras (se vidare kapitel 4). 19

2.2.4 God dokumentation En god dokumentation i ett ärende är en förutsättning för att handläggaren ska kunna överblicka handläggningen av sitt ärende. Det är också nödvändigt med tanke på att den försäkrade och andra som kan beröras av ärendet ska kunna ta del av utredningen. För att det till exempel ska vara möjligt att överklaga ett ärende måste de berörda ha tillgång till en ordentlig dokumentation. En god dokumentation förenklar också möjligheterna för andra, bland annat JO, att granska ärendet. Det gäller också när kvalitetssäkring ska göras och när handläggningen av ett ärende ska skötas av en annan handläggare än den som hade det från början, till exempel vid sjukdom eller semester. En god dokumentation underlättar också arbetet för polis och åklagare i samband med utredning av fuskärenden, se närmare i vägledningen 2004:1 Misstänkt brott? Inom Försäkringskassan finns ett metodstöd för dokumentation i sjukförsäkringsärenden. Metodstödet kan även vara av intresse för övriga förmånsslag. (Metodstödet finns på Fia under rubriken Försäkring och bidrag. Klicka på följande rubriker. Sjukförmåner, Sjukförsäkring, Metoder, Metodsamling ohälsa, för att komma till Gemensamma metoder och förhållningssätt inom ohälsoarbetet. I detta stora dokument, klicka slutligen på ordet Dokumentation i något av de fyra vertikala gula fälten). 2.2.5 Journalblad Det är praktiskt och lämpligt att använda journalblad om handläggaren exempelvis behöver ta kontakt med den försäkrade eller någon annan som kan lämna nödvändiga uppgifter för att Försäkringskassan ska kunna ta ställning till rätten till ersättning. Genom att på ett journalblad anteckna vidtagna åtgärder, uppgifter som har lämnats eller handlingar som har lämnats in är det enkelt att snabbt få överblick över ett ärende. Handläggningstiden kan därmed också ofta förkortas. Även om det inte finns något krav i FL på att det ska finnas ett så kallat journalblad i ärendena används journalblad i Försäkringskassan. 2.2.6 En bilageförteckning ger god ordning i akten En ytterligare åtgärd som kan medföra betydande tidsvinster är att lägga handlingarna i ett ärende i den ordning som de antecknats på journalbladet, numrera dem och samtidigt anteckna numret i anslutning till anteckningen på journalbladet (JO:s inspektionsprotokoll, dnr 1206-1999). 2.3 Information I serviceskyldigheten enligt FL ligger att det är väsentligt att enskilda får information i olika frågor. Detta gäller även om informationen inte har samband med handläggningen av ett ärende. Det är viktigt att informationen som lämnas är saklig och korrekt. Försäkringskassan kan bli skadeståndsskyldig om en handläggare lämnar felaktig information till den enskilde, exempelvis genom att lämna en inaktuell broschyr (prop. 1997/98:105 Det allmännas skadeståndsansvar, s. 32 39). 20

2.4 Tillgänglighet för allmänheten I 5 FL finns grundläggande krav på myndigheternas tillgänglighet för allmänheten i olika avseenden. I det följande lämnas en beskrivning av dessa krav som det är mycket viktigt att Försäkringskassan lever upp till. 2.4.1 Ta emot besök och telefonsamtal Myndigheterna ska ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, ska allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt (5 första stycket FL). Bestämmelsen hindrar att myndigheter helt stänger om sig men utesluter inte att de begränsar sitt öppethållande. Exempelvis kan telefonservicen begränsas till vissa timmar på dagen när det är nödvändigt (prop. 1985/86:80, s. 61, se även Hellners, Malmqvist s. 80 81). Frågan hur långtgående begränsningar som kan göras är inte bara en resursfråga utan ska också bedömas med hänsyn till verksamhetens art. Av betydelse i sammanhanget är också den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar. Denna rätt förutsätter ju att myndigheterna är tillgängliga för allmänheten (prop. 1985/86:80, s. 21 och s. 61 samt Hellners, Malmqvist s. 81). 2.4.2 Öppethållande En myndighet ska ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndagfredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton. (5 tredje stycket FL) Bestämmelsen avser öppethållande på klämdagar och liknande tillfällen då myndigheterna kan behöva ha en mer begränsad tid för öppethållande. Den tar också sikte på myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. Det är fråga om ett absolut minimikrav. Normalt krävs ett längre öppethållande för att tillgodose allmänhetens intresse av insyn och service (prop. 1998/99:52 Myndigheters öppethållande, avsnitt 4, s. 8). Ett registratorskontor eller motsvarande måste självfallet vara bemannat under den tid det ska hållas öppet för allmänheten. Den som utövar registratorsfunktionen, registrator, måste normalt vara tillgänglig för allmänheten under hela den föreskrivna öppethållandetiden. Det är inte tillräckligt att registrator enbart kan nås per telefon, eller personligen först efter på förhand avtalad tid (prop. 1998/99:52, avsnitt 4, s. 8, jfr JO:s beslut dnr 4268-2005). Ett av Försäkringskassans länskontor har under en så kallad klämdag begränsat sitt öppethållande för registratorsfunktionen till två timmar. Under den tiden är funktionen bemannad så att länskontoret kan ta emot och registrera allmänna handlingar och ta emot framställningar 21

om att få ta del av allmänna handlingar som finns på länskontoret. Länskontoret har i förväg i lokaltidningar och genom anslag på försäkringskontoren informerat allmänheten om det begränsade öppethållandet. En myndighet som har flera små kontor måste självfallet inte hålla alla dessa öppna enligt minimikravet för öppethållande. Om en mindre myndighet har sin registratorsfunktion förlagd hos en annan kanske betydligt större myndighet, så räcker det med att den större myndigheten håller öppet. I detta fall får den myndighet som ansvarar för kanslifunktionen anpassa sin verksamhet till såväl sina egna som den andra myndighetens förutsättningar. En myndighet som har sin verksamhet strukturellt eller geografiskt så ordnad att myndighetens registratorsfunktion rent faktiskt är fördelad på olika arbetsställen, måste dock se till att alla dessa uppfyller kravet på öppethållande (prop. 1998/99:52, avsnitt 4, s. 8). Detta påverkar Försäkringskassan som är en enda stor statlig förvaltningsmyndighet och har registratorsfunktionen fördelad på flera arbetsställen. Det finns registratorer på såväl Försäkringskassans huvudkontor som i de 21 länsorganisationerna. Det innebär att samtliga registratorsfunktioner måste uppfylla minimikravet på öppethållande. I ett beslut av JO den 9 januari 2001 tog JO ställning till frågan om en allmän försäkringskassas begränsade öppethållande under en personalutbildningsdag den 11 februari 2000. Ett lokalkontor och även den allmänna försäkringskassans gemensamma registratorsfunktion, beläget på samma kontor, hade öppet under två timmar medan övriga lokalkontor hade stängt hela dagen. Inskränkningen i öppethållandet hade tillkännagetts i förväg i tidningar och genom anslag på lokalkontoren. JO kunde inte finna annat än att den allmänna försäkringskassan den aktuella dagen hade haft möjlighet att såväl ta emot och registrera allmänna handlingar som att ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Den allmänna försäkringskassan hade därmed enligt JO:s uppfattning uppfyllt FL:s minimikrav om öppethållande. (JO:s beslut, dnr 689-2000) 2.4.3 Användning av fax och e-post Myndigheterna är skyldiga att se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och e-post och att svar kan lämnas på samma sätt (5 andra stycket FL). Att de försäkrade och andra enskilda ska kunna kommunicera med Försäkringskassan och andra förvaltningsmyndigheter på detta sätt är i dagens samhälle närmast en självklarhet. För att undvika tvetydigheter om skyldigheten för myndigheterna att erbjuda medborgarna möjlighet att komma i kontakt med dem med hjälp av moderna kommunikationsmedel har skyldigheten uttryckligen införts i 5 andra stycket FL (prop. 2002/03:62, avsnitt 4, s. 11). Det är dock myndigheten som i det enskilda fallet avgör på vilket sätt ett svar ska lämnas. Även om en fråga har ställts per e-post kan det finnas situa- 22

tioner då det är lämpligare att svaret lämnas på annat sätt, trots att den enskilde har uttryckt önskemål om att få svaret elektroniskt. Detta kan vara fallet till exempel om svaret kommer att innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. (Prop. 2002/03:62, avsnitt 10.1, s. 19) Även om en myndighet inte är skyldig att själv använda e-post i sin kommunikation med enskilda kan det vara lämpligt i många sammanhang. Den enskilde kanske inte befinner sig på den plats där han normalt tar emot sin vanliga post, men där han kan ta emot sin e-post. Myndigheterna bör således ta stor hänsyn till den enskildes önskemål. Det är dock myndigheten som ytterst har ansvaret för att e-post inte används när det är olämpligt, till exempel för att det är fråga om uppgifter som omfattas av sekretess. (JO:s beslut, dnr 952-2003, se även Försäkringskassans riktlinjer [2005:2] för informationssäkerhet) Anna skickar en skrivelse via e-post till Försäkringskassan, länsdirektören i x -län. Skrivelsen innehåller klagomål över att det tar så lång tid att komma fram genom länskontorets telefonväxel. Det är första gången hon har med länskontoret att göra och hon vill ha en förklaring till varför växeln fungerar så långsamt. På länskontoret tas e-posten emot och förs över till ansvarig enhet och handläggare. Handläggaren lägger upp ett ärende med diarienummer i Försäkringskassans gemensamma diarium, Diabas. Eftersom det dessutom är fråga om en kundsynpunkt som är av intresse för Försäkringskassans arbete med att ständigt se över och förbättra sin service mot allmänheten registrerar han kundsynpunkten i formuläret som finns på Fia. Han gör en notering på journalbladet om den inkomna e-posten. Han tar också en utskrift av e-posten och lägger in den i akten. Därefter besvarar han Annas fråga via e-post. Han gör en notering på journalbladet om att han skickat svar till Anna, tar fram en utskrift av e-postmeddelandet och lägger in det som en bilaga med eget nummer i akten. Att använda e-post är ett snabbt och effektivt sätt för den enskilde att komma i kontakt med en förvaltningsmyndighet. En naturlig följd av detta snabba medium är att myndigheterna svarar så snabbt som möjligt på e-posten eller om det är en fråga av mer komplicerad natur sänder en bekräftelse på att e-posten mottagits och ger besked om när svar kan förväntas från myndighetens sida. Det är i detta sammanhang mycket viktigt att dagligen läsa eller vid semestrar och annan frånvaro ordna bevakning av e-posten. 23

3. Jäv, ombud, god man, m.m. I kapitlet behandlas bestämmelser om jäv tolk ombud biträde fullmakt god man förvaltare 3.1 Jäv Jäv föreligger bland annat om det finns någon särskild omständighet som kan antas rubba den försäkrades förtroende för en handläggares opartiskhet i ärendet. Det kan till exempel gälla då handläggaren är vän eller ovän med den försäkrade. Det kan också gälla om handläggaren står i beroendeförhållande till den försäkrade och misstanke därför kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en objektiv bedömning (Hellners, Malmqvist, s. 139). För att undvika detta bör enligt förarbetena till FL hänsyn tas till jäv i alla tveksamma fall (prop. 1971:30 Förvaltningsrättsreform, s. 344). Den som är jävig får inte handlägga ärendet. Med handläggning avses såväl att vidta förberedande åtgärder i ärendet som att delta i ärendets avgörande. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot henne eller honom ska självmant ge det till känna. Om en försäkrad gör en framställan till ett länskontor om att en handläggare är jävig måste länskontoret fatta beslut i jävsfrågan. Länskontorets beslut i en jävsfråga, som innebär att en jävsinvändning ogillas, kan inte överklagas särskilt utan kan prövas av förvaltningsdomstol först i samband med prövningen av ett överklagande av det slutliga beslutet i försäkringsärendet. Vad som allmänt gäller i fråga om jäv framgår av 11 och 12 FL. 24

Försäkringskassan skickar det material som ska ligga till grund för sitt beslut till Peter för att han ska få tillfälle att yttra sig. I samband med att Peter yttrar sig över kommuniceringen framför han att handläggaren är jävig. Som grund för detta anger han att de varit ovänner i många år. Försäkringskassan godkänner Peters invändning och beslutar att föra över ärendet till en annan handläggare. Beslutet antecknas på journalbladet. 3.2 Tolk När en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk (8 FL). Bestämmelsen gäller inte bara muntlig tolkning utan även skriftlig översättning av handlingar och beslut med mera. Vid val av tolk får omständigheterna avgöra om Försäkringskassan ska anlita en auktoriserad tolk eller om det finns någon annan lämplig person som kan tolka. Generellt sett är det olämpligt att använda någon nära anhörig som tolk. Det finns flera skäl till det. Ett skäl är naturligtvis att Försäkringskassan måste kunna lita på tolkens objektivitet. Det får inte vara så att tolken har egna intressen att bevaka i ärendet. Ett annat skäl är att det många gånger kan vara känsliga uppgifter som behandlas. Det kan vara obehagligt för den försäkrade att en nära anhörig får del av sådana uppgifter. Det kan också vara svårt för den enskilde att tala obehindrat med en anhörig i närheten. Det är viktigt att den försäkrade lämnar ett medgivande att uppgifter som kan vara sekretessbelagda får tas upp i närvaro av tolken och att Försäkringskassan också antecknar tolkens namn och den försäkrades medgivande. I detta sammanhang kan också nämnas att tolkar har tystnadsplikt om enskildas personliga förhållanden som de får reda på under uppdraget (lagen [1975:689] om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare). Det finns ingen ovillkorlig skyldighet för Försäkringskassan att anlita tolk, utan det får bedömas från fall till fall. Kristinas far är 65 år och gravt hörselskadad. Han har fått ett beslut om ålderspension från Försäkringskassan. Han anser att beslutet är felaktigt och vill därför diskutera det med Försäkringskassan. Han har bokat tid hos Försäkringskassan med hjälp av Kristina, eftersom han har svårt att uppfatta vad människor säger till honom. Handläggaren vid Försäkringskassan tar kontakt med en tolk som är närvarande vid mötet. 25

3.2.1 Översättning av beslut och andra skrivelser Rent allmänt gäller att lagstiftningen bygger på den outtalade förutsättningen att svenska myndigheter använder svenska språket. I vilken utsträckning myndigheterna bör översätta beslut och andra skrivelser blir beroende på omständigheterna i det enskilda fallet. Hänsyn måste tas till ärendets beskaffenhet, omfattningen och karaktären av det material som ges in och kostnaden för översättning sedd i förhållandet till ärendets vikt. Om Försäkringskassan har anledning anta att mottagaren inte kan tillgodogöra sig meddelanden från Försäkringskassan annat än om det översätts till mottagarens språk ska översättning normalt ske. Så kan till exempel vara fallet om den bidragsskyldige i ett ärende rörande underhållsstöd inte varit bosatt i Sverige eller annat nordiskt land (Norström, s. 79 80). I lagen (1999:1175) om rätt att använda samiska hos förvaltningsmyndigheter och domstolar samt i lagen (1999:1176) om rätt att använda finska och meänkieli hos förvaltningsmyndigheter finns särskilda krav på att använda nämnda språk i kontakterna med den enskilde. De nämnda lagarna innebär exempelvis att Försäkringskassan inom vissa kommuner är skyldig att informera om att Försäkringskassan kan översätta beslutet muntligt till samiska, finska eller meänkieli om den enskilde begär det. Se även närmare om detta i avsnitt 5.4. 3.3 Ombud, biträde, fullmakt 3.3.1 Ombud Den försäkrade får anlita ombud eller biträde i sina ärenden hos Försäkringskassan. Ett ombud har fullmakt att vidta rättshandlingar som blir bindande för den som lämnat fullmakten. I praktiken innebär detta att det är ombudet som Försäkringskassan ska ha kontakt med under handläggningen av ett ärende. Det är också till henne eller honom som till exempel ett beslut ska skickas. Ombudet kan också överklaga ett ärende eller begära omprövning. (9 FL) Ett ombud kan emellertid inte lämna en försäkran på heder och samvete om faktiska förhållanden enligt 20 kap. 8 AFL. Det är den försäkrade som måste lämna en sådan försäkran. Men inget hindrar ett ombud att med den försäkrades samtycke skriva den försäkrades namn under en lämnad försäkran. Det är här alltså samtycket och inte det förhållandet att ombudet har fullmakt som möjliggör att hon eller han kan skriva under med den försäkrades namn. Även andra personer kan därför hjälpa en person som har svårt att själv skriva under (se vidare nedan under rubriken Biträde). Det kan säkert bli aktuellt inom vilket förmånsslag som helst att ett ombud eller någon annan person hjälper den försäkrade med en underskrift. Särskilt inom förmånsslaget assistansersättning kan ibland den försäkrade på grund av sitt funktionshinder vara förhindrad att själv skriva under en lämnad försäkran med sitt namn. Det måste givetvis framgå att det är någon annan person som har skrivit den försäkrades namn. Om den som skrivit den försäkrades namn exempelvis heter Karl Karlsson kan han under eller i anslutning till underskriften skriva genom Karl Karlsson. Observera att i det fall en funktionshindrad trots hindret har förmåga att på något sätt själv skriva under försäk- 26

ran med sin egen namnteckning kan hon eller han givetvis göra det även om namnteckningen inte går att läsa. Det finns inget krav på att namnet ska vara läsligt (jämför Ds 2003:29 Formel formkrav och elektronisk kommunikation, avsnitt 5.3 s. 89. Se även under avsnitt 3.4 vad som gäller i fråga om god man och förvaltare). 3.3.2 Biträde Biträde är en person som biträder, det vill säga hjälper, en enskild utan att ha fullmakt att företräda henne eller honom. Biträdet har därför inte rätt att vidta några rättsliga åtgärder för den enskilde, till exempel begära omprövning eller överklaga ett beslut. Kommunicering eller annan skriftväxling ska inte heller ske med biträdet utan med den enskilde. I avsnittet ovan beskrevs att till exempel ett ombud med den försäkrades samtycke kan skriva den försäkrades namn under en lämnad försäkran. Det är alltså samtycket och inte det förhållandet att det finns en fullmakt som här är väsentligt. Även ett biträde kan därför skriva den försäkrades namn under en försäkran om han har den försäkrades samtycke. 3.3.3 Allmänt om fullmakt I FL finns inga bestämmelser om fullmakt. En fullmakt kan vara muntlig eller skriftlig och behöver inte vara bevittnad. Om fullmakten är skriftlig ska den dock vara undertecknad av den enskilde eller hans eller hennes ställföreträdare och företes i original. Försäkringskassan avgör om en skriftlig fullmakt behövs. När det är fråga om ärenden av större vikt finns emellertid ofta anledning att kräva en skriftlig fullmakt (Norström, s. 82 84). Peter kontaktar Försäkringskassan och meddelar att han blivit ombud för Bertil i ett pågående ärende om bostadstillägg. Handläggaren informerar Peter om att han måste ha en fullmakt för att få företräda Bertil som ombud. Handläggaren antecknar på journalbladet att Peter anmält sig som ombud och att han informerats om att han måste ha en fullmakt. Handläggaren signerar sin tjänsteanteckning och förtydligar sitt signum, eftersom det är första gången handläggaren gör en anteckning i akten. 3.3.4 Bestämmelser om fullmakt i avtalslagen Bestämmelser om fullmakt finns i 2 kap. lagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (AvtL). Enligt bestämmelserna i AvtL är en fullmakt en förklaring från fullmaktsgivaren (huvudmannen) att någon annan (den fullmäktige) har rätt att handla på huvudmannens vägnar. De åtgärder som den fullmäktige kan vidta med 27

bindande verkan för fullmaktsgivarens räkning kallas den fullmäktiges behörighet (2 kap. 10 första stycket AvtL). En fullmakt kan när som helst återkallas. En skriftlig fullmakt ska återkallas i skriftlig form. Ett meddelande om återkallelse av fullmakt ska också lämnas till tredje man, det vill säga till Försäkringskassan (2 kap. 13 AvtL). Uppenbart är att fullmaktsförfarandet alltid måste innefatta ett handlande av den fullmäktige för någon annans räkning. Med uttrycket att en part uppdrar åt någon annan att handla för hennes eller hans räkning avses att den som är fullmäktig handlar i kraft av viljeförklaring från den hon eller han företräder. Behörigheten att företräda huvudmannen grundar sig alltså på dennes viljeförklaring. 3.3.5 Får Försäkringskassan betala ut socialförsäkringsförmåner till annan än den förmånsberättigade med stöd av fullmakt? Enligt AFL får en försäkrads rätt till ersättning inte överlåtas innan ersättningen är tillgänglig för lyftning. Detsamma gäller exempelvis för pension enligt lagen (1998:674) om inkomstgrundad ålderspension (LIP). Denna skyddsregel innebär med andra ord att äganderätten till ersättningen inte får föras över till en annan person innan den är tillgänglig för lyftning. Det kan dock förekomma att en förmånsberättigad lämnar in en fullmakt till Försäkringskassan av vilken det framgår att den förmånsberättigade ger en annan person, myndighet eller organisation fullmakt att få socialförsäkringsförmånen utbetalad till sig, men för den förmånsberättigades räkning. Eftersom det inte är fråga om överföring av äganderätt kommer fullmakten inte i konflikt med förbudet mot överlåtelse av ersättning. AvtL ställer inte något krav på att fullmakten ska vara skriftlig i den aktuella situationen. För att Försäkringskassan ska kunna avgöra om fullmakten är godtagbar och för att kunna verkställa utbetalningen behöver dock fullmakten vara skriftlig och innehålla följande uppgifter. Vem som är den förmånsberättigade (fullmaktsgivaren) Vem som är den fullmäktige, det vill säga den som getts fullmakt att ta emot utbetalningen Vilka förmåner som ska betalas ut till den fullmäktige och att den/de betalas ut för den förmånsberättigades räkning (den fullmäktiges behörighet) Uppgift om från och med vilken dag fullmakten ska börja gälla Den förmånsberättigades underskrift Det är också viktigt att handläggaren tar reda på ändamålet med fullmakten för att kunna göra en bedömning av om den strider mot överlåtelseförbudet i 20 kap. 6 första stycket AFL eller 15 kap. 16 första stycket LIP. Har till exempel socialtjänsten lånat ut pengar till den försäkrade och hon eller han i syfte att återbetala lånet skriver en fullmakt som innebär att socialförsäk- 28