Arbetsmiljö för chefer Ett utbildnings- och faktamaterial Prevent 3:e upplagan
Prevent är en ideell förening inom arbetsmiljöområdet med Svenskt Näringsliv, LO och PTK som huvudmän. Vår uppgift är att tillsammans med huvudmännen förmedla kunskap kring arbetsmiljöfrågor och utveckla metoder som ska fungera som ett stöd för varje arbetsplats i det löpande arbetsmiljöarbetet. Det gör vi genom att ge ut arbets- och utbildningsmaterial samt faktaböcker informera och utbilda ge ut tidningen Arbetsliv. Prevent erbjuder generella och branschanpassade utbildningsmaterial, checklistor och andra hjälpmedel som gör det lätt att omsätta teori till praktik. Vi genomför arbetsmiljöutbildningar över hela landet, både öppna och företagsinterna. Vi erbjuder även distansutbildning. Prevent arbetar för ett friskt, sunt och säkert arbetsliv. På www.prevent.se finns mer information. 2012 Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK Upplaga 3:0 Projektledare Camilla Enocksson Text Helene Thornblad Omslagsfoto Johan Wingborg / Bildhuset-Scanpix Grafisk form Ulrika L Forsberg / Press Art Tryck DanagårdLiTHO, Ödeshög, juli 2012 Distribution Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm Telefon 08-402 02 00 Fax 08-402 02 50 E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN 978-91-7365-150-9 Art nr 743
Innehåll n Inledning... 5 n Chefens egen arbetsmiljö... 6 n Lagar och regler Lagar och regler om arbetsmiljö... 10 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 12 Uppgiftsfördelning...14 Din omgivning... 16 Samverkan på arbetsplatsen... 18 n Risker Undersökning av den fysiska arbetsmiljön... 20 Undersökning av den psykosociala arbetsmiljön... 22 Riskbedömning... 24 Riskbedömning vid förändringar... 26 n Genomföra och följa upp åtgärder Handlingsplaner, åtgärder och uppföljning... 28 n Praktiskt arbetsmiljöarbete Rutiner och instruktioner... 30 Introduktion på arbetsplatsen... 32 Tillbud, olycksfall och ohälsa... 34 Tidiga signaler... 36 Första hjälpen och krisstöd... 38 Sjukskrivning, arbetsanpassning och rehabilitering... 40 Resurser i arbetsmiljöarbetet... 42 n Praktiskt arbetsmiljöarbete psykosociala risker Stress... 44 Konflikter på arbetet... 46 Kränkande behandling... 48 Alkohol och droger... 50 n Psykosociala arbetssätt Utvecklingssamtal... 52 Svåra samtal... 54 Arbeta friskt... 56 3
Inledning Lagar och n regöer n n n n n Tillämpning på arbetsplatsen Hälsokorset Må bra Sjuk Frisk Må dåligt 4
Inledning Chefer och arbetsledare har förmånen att arbeta med människors och verksamheters utveckling. Det är ett både roligt och utmanande uppdrag, som när det är framgångsrikt ger en djup tillfredsställelse med arbetet. I ledarrollen ligger att upptäcka och lösa problem. En nyckel till framgång är att ligga steget före leda förändringar och planera för goda förutsättningar för arbetet. Planering och strukturer är A och O för att lyckas leda snarare än ledas av förändringarna. Allt som sker i verksamheten påverkar hur människor trivs och mår i arbetet. Arbetsmiljö är inte ett separat område utan en dimension av verksamheten, och de bästa besluten fattas om arbetsmiljöaspekterna finns med hela tiden. Ditt arbete som chef blir betydligt lättare om arbetet för en god arbetsmiljö är strukturerat och har tyngdpunkt på förebyggande insatser. Det finns flera dimensioner av hälsa, och bilden på sidan intill, det så kallade hälsokorset, illustrerar tydligt detta. Människor kan må dåligt utan att i medicinsk mening vara sjuka. Men man kan också må bra trots att man har en sjukdom eller ett funktionshinder. Med denna helhetsbild i medvetandet blir det också tydligt att psykosociala faktorer som samarbetsklimat, konflikter och stress starkt påverkar arbetsmiljön. Den här skriften är ett utbildnings- och faktamaterial för chefer och arbetsledare. Här sammanfattas i huvuddrag det du som chef behöver veta om lagar, regler och praktiskt arbetsmiljöarbete. Vi förmedlar också praktiska råd om hur du kan gå till väga. Målet har varit att skapa ett kortfattat och lättöverskådligt material som bidrar till att ge chefer och arbetsledning överblick och vägledning i arbetsmiljöfrågor. Skriften har tagits fram för Prevents arbetsmiljöutbildningar för chefer, men fungerar också som ett fristående material. I denna 3:e upplaga har ändringar införts främst med anledning av förändringar i omvärlden. Materialet har också fått en ny grafisk form. 5
Chefens Lagar och egen regöer arbetsmiljö n n n Tillämpning n n n på arbetsplatsen n n n Det ställs höga krav på chefer, inte minst när det gäller arbetsmiljö. För att utföra ett bra arbete behöver du som chef vara närvarande och se hur var och en mår och fungerar i arbetet. Du ska känna till lagar och regler, bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och se till att rutiner efterlevs. För att detta ska vara möjligt måste du ha rätt förutsättningar en bra egen arbetsmiljö. Chefens egen arbetsmiljö Tydligt uppdrag Gå tillsammans med din chef igenom uppdragsbeskrivningen och de förväntningar som ställs på ditt arbete. Det garanterar en samsyn om vad som är viktigast och högst prioriterat. Klara ut avgränsningar gentemot andra chefer och ansvarsområden. Tydligt handlingsutrymme Dina ansvarsuppgifter ska stämma överens med de resurser, befogenheter och mandat du har. Klargör vilket ekonomiskt ansvar och mandat du har för frågor som inköp, arbetsorganisation, lön och kompetensutveckling. Om du ser stora brister inom ditt ansvarsområde men inte har resurser eller mandat att åtgärda dem, bör du göra din egen chef uppmärksam på detta. Information och rapportering Som chef har du rätt att få fullständig information i rätt tid och före dina medarbetare. Ditt förtroende som chef kan undergrävas om dina medarbetare får information innan du får den, eller om du får och vidarebefordrar ofullständig eller felaktig information. Klargör hur rapportering ska ske i företaget. Ta reda på hur du förväntas agera om viss rapportering av medarbetares prestationer går direkt till andra chefsnivåer i företaget. Detta kan till exempel vara fallet i projekt där det finns parallella rapporteringsvägar. Tid att leda Det är mycket som konkurrerar om chefens tid. Det administrativa arbetet ska utföras och avrapportering ska skötas. Antagligen ska du dessutom delta i sammanträden och hålla regelbunden kontakt med andra funktioner på företaget. Samtidigt ska du också vara närvande på arbetsplatsen för att leda och utveckla verksamhet och medarbetare. Det kan vara svårt att finna balansen mellan olika delar av arbetet. 6
FOTO: Henrik Witt / SCANPIX För att frigöra tid för ledarskapet kan du delegera uppgifter och utnyttja service- och stödfunktioner inom företaget. Kanske finns det möjligheter att köpa in externa tjänster som kan avlasta dig i ditt arbete. Det ska vara möjligt för dig att utföra arbetet inom en rimlig arbetstid. Antal medarbetare Som chef ska du hinna se, stödja och vägleda alla medarbetare. Detta kan ske genom planerade möten, som medarbetar- eller utvecklingssamtal, men mycket kan också fångas upp i dagliga spontana möten och under arbetets gång. Antalet medarbetare bör inte vara så stort att dessa möten inte hinns med. Utbildning och kompetensutveckling Chefsuppdraget kräver särskild kompetens. Samtidigt är det vanligt att chefer och arbetsledare rekryteras internt inom företagen och saknar erfarenhet eller särskild chefsutbildning. Även om du har erfarenhet och utbildning kan den behöva kompletteras, till exempel vad gäller grupprocesser, kommunikation eller arbetsmiljö. Prevent Arbetsmiljö för chefer 7
Chefens Lagar och egen regöer arbetsmiljö n n n Tillämpning n n n på arbetsplatsen MÖjLIGHETER FÖRUTSäTTNINGAR Inom många områden är kunskap en färskvara, och du kan därför behöva återkommande utbildning. Räkna inte med att du någonsin blir»färdig«som chef. Se istället uppdraget som ett ständigt lärande. Stöd från omgivningen Det viktigaste stödet i ditt arbete som chef kan du antagligen få från din uppdragsgivare. Det är dit du i första hand ska vända dig för att föra samtal om sådant som kan vara svårt i chefsuppdraget. Din chef ska också hålla utvecklingssamtal med dig. Andra former för chefstöd kan vara nätverk med andra chefer på och utanför arbetsplatsen. Du kan också undersöka möjligheten att få en mentor. Mentorn kan ha sin bakgrund i en annan bransch eller arbetsplats och kan vara ett bollplank inför svåra beslut och i frågor som rör din utveckling som chef. Ta hand om dig själv Motion minskar följderna av negativ stress, och ökar både fysisk och mental ork. Aktiv avslappning, yoga och andra former för stresshantering fungerar också bra för många människor. I pressade situationer är det alltid bra att försöka ta en paus och hitta sätt att prioritera och strukturera arbetet bättre. 8
Ny som chef? Den första tiden som chef är avgörande för hur du kommer att lyckas i längden. Här följer några områden att tänka över för dig som nyligen fått ditt uppdrag. Mental beredskap Tänk igenom hur du kan agera för att bli den ledare och chef du vill vara. Vilka ledstjärnor och förebilder har du för ditt ledarskap? Hur är förutsättningarna för den typen av ledarskap på din arbetsplats? Vilken relation vill du ha till medarbetare, chefskollegor och arbetsgivaren? Kunskap om verksamheten och branschen Hur ser förutsättningarna ut i branschen, nu och i framtiden? Vilka faktorer är kritiska för branschens och företagets utveckling? Vilken företagskultur och vilket arbetsklimat verkar du i? Vilka nyckelaktörer finns på och utanför arbetsplatsen? Medarbetarna Boka gärna in samtal med var och en av medarbetarna. Lyssna till hur de upplever arbetsuppgifter, arbetssituation och arbetsklimat. Lyssna med chefsauktoritet. Du kan ägna din första tid som chef åt att bilda dig en egen uppfattning om arbetsplatsen, men klargör också att du kommer att återkomma med förslag till förändringar om det behövs. Checklista chefens egen arbetsmiljö n Klara ut eventuella otydligheter i uppdraget tillsammans med din chef så att ni når en samsyn om vad som är dina prioriterade uppgifter. n Dina ansvarsuppgifter ska stämma överens med dina resurser, befogenheter och mandat. n Du har rätt att få fullständig och relevant information före dina medarbetare. n Det ska vara möjligt för dig att utföra arbetet inom en rimlig arbetstid. n Antalet medarbetare får inte vara så stort att du inte hinner med att se, stödja och vägleda dem. n Du har rätt till den utbildning och kompetensutveckling du behöver för uppdraget. n Sök stöd i din omgivning, i första hand från din egen chef. Lästips Överlevnadshandbok för chefer, Prevent. En guide till långsiktigt hållbara arbetsvillkor för dig som arbetar med att leda andra. 9