Rutin för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende

Version 1.13 Rev 2014-03-18 Rutin för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Socialförvaltningen, Motala kommun

Beslutsinstans: Socialchef Diarienummer: Datum: 2010-09-13 Paragraf: Reviderande instans: Diarienummer: Datum: 2014-03-18 Paragraf: Gäller från: 2014-03-18 Innehåll Innehåll... 1 1 Dokumenthistorik... 3 1.1 Versioner... 3 2 Rutiner för superanvändare... 6 2.1 Vårdtagare (i Mobipen benämns kund som vårdtagare)... 6 2.2 Beställningar... 6 2.3 Personal... 6 2.4 Övrig systemadministration... 6 3 Rutiner för utförare... 7 3.1 I lokalen vid arbetspassets start... 7 3.2 Hemma hos vårdtagare... 7 3.3 Dokumentation... 7 4 Elever, praktikanter och introduktion... 7 5.1 Städ 8 5.2 Tvätt (service)... 8 5.3 Inköpsservice t.ex. ärenden, inköp i mataffär (service)... 8 5.4 Apoteksärende och ApoDos (service)... 8 5.5 Matdistribution... 9 5.6 Hemsysslor (service)... 9 6 Omvårdnad... 9 6.1 Trygghetsservice... 9 6.1.1 Trygghetslarm... 9 6.1.2 Telefonservice... 9 6.2 Personlig omvårdnad... 10 6.2.1 Avlösarservice... 10 6.2.2 Ledsagning... 10 6.3 Tillsyn... 10 6.4 Egenvård... 10 6.5 Omsorgstvätt... 10 7 HSL insatser... 11 7.1 Delegerad HSL uppgift/ Läkemedelsöverlämnande... 11 7.2 Palliativ Vård/Vak... 11 8 Övrig registrering... 11 Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 1 (19)

8.1 Dubbelbemanning... 11 8.2 Sammanboende... 12 8.3 Avböjda besök... 12 8.3.1 Besök som avböjs inom 24 timmar... 12 8.3.2 Besök som avböjs efter 24 timmar... 12 8.4 Avböjda insatser på utfört besök... 13 8.5 Extra besök (akuta besök som utförs utanför beställningen) upp till 10 dagar... 13 8.6 Extra insatser på utfört besök... 13 8.7 Ändring av dag/tid för insats... 14 8.8 Mätning av kringtid... 14 8.9 Frånvaroperiod... 14 8.9.1 Frånvaroperiod Start... 14 8.9.2 Frånvaroperiod Slut... 14 9 Administration... 14 9.1 Larmadministration... 15 9.2 Genomförandeplan... 15 9.3 Förberedelser matdistribution/inköpsservice... 15 9.4 Vårdplanering och andra insatser som är riktade mot vårdtagaren.... 15 10 I lokalen vid arbetspassets slut... 16 10.1 Att tänka på vid rättning av felaktigt arbetspass eller manuellt upplagda besök... 16 11 Avslut av insats och ärenden... 16 11.1 Avslut insats (inte aktuellt i Mobipen idag, kommer finnas efter uppdatering)... 16 11.2 Avsluta ärende... 16 11.3 Arkivering... 17 12 Fel och åtgärder...17 12.1 Arbetspasset syns inte under Mina arbetspass... 17 12.2 Okopplade arbetspass... 17 12.3 Trasiga pennor... 18 13 Hantering av blanketter... 19 13.1 Beställning... 19 13.2 Nya blanketter hos vårdtagare... 19 Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 2 (19)

1 Dokumenthistorik 1.1 Versioner Version Datum Beskrivning av förändringen 1.13 2014-03-18 7.1 Punkt två gällande renodlade HSL-insatser borttagen med anledning av övergången till kommunal hemsjukvård. 1.12 2013-12-20 Ändringar 3.3 Dokumentation, ändring och förtydligande av dokumentation Avböjda besök och Frånvaroperiod. 7.1 Delegerad HSL-uppgift/ Läkemedelsöverlämnande 7.2 Palliativ Vård/Vak Förtydligande 6 Omvårdnad, Omsorgsstäd och omsorgstvätt ingår i omvårdnad 6.1.2 Telefonservice 8.5 Extra besök (akuta besök som utförs utanför beställningen) upp till 10 dagar 1.11 2013-06-10 Ändringar 2.2 Beställningar 2.2 stycke 3 ändring av beslut 8.3.2 Besök som avböjs efter 24 timmar Förtydligande 6.4 Egenvård 8.3.1 Besök som avböjs inom 24 timmar 8.9.1 Frånvaroperiod Start 8.9.2 Frånvaroperiod Slut 9.3 Förberedelser matdistribution/inköpsservice 9.4 Vårdplanering och andra insatser som är riktade mot vårdtagaren. 1.10 2012-12-11 Tillägg Administration/Vårdplanering Ändring Genomförandeplan Ändring Larmadministration Ändring Hemsysslor Ändring Avböjda besök Ändring Frånvaroperiod Ändring HSL insats Ändring avböjda insatser Förtydligande Elev/praktikant Förtydligande Apoteksärenden Förtydligande Administration 1.9 2012-03-22 Tillägg Kapitel Frånvaro period Ändring Rutiner för Superanvändare Ändring Beställningar Ändring Dokumentation Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 3 (19)

Ändring Städ Ändring Inköpsservice Ändring Tillsyn Ändring I lokalen vid arbetspassets slut Ändring Personal Ändring Övrig systemadministration Ändring Omsorgstvätt Ändring Avböjda besök Ändring Avböjda insatser Ändring Extra besök Förtydligande Praktikanter och introduktion av personal Förtydligande Inköpsförberedelse Förtydligande Egenvård Förtydligande Larmadministration Förtydligande Genomförandeplan Förtydligande Förberedelser/Samhall 1.8 2010-05-01 Tillägg Kapitel Elever/praktikanter och introduktion Tillägg Kapitel Administration Tillägg Rubrik Dokumentation Tillägg Rubrik Omsorgstvätt Ändring Rutiner för Superanvändare Ändring Rutin I lokalen vid arbetspassets start Ändring Rutin Telefonservice Ändring Rutin Dubbelbemanning 1.7 2010-12-13 Tillägg Kapitel Dokumenthistorik Tillägg ApoDos till Apoteksärende Tillägg Avlösarservice Tillägg till Dubbelbemanning samt bilaga Tillägg Arkivering Tillägg Kapitel Bilagor Förtydligande Tvätt i gemensam tvättstuga Förtydligande Inköpsförberedelse Förtydligande exempel Trygghetslarm Förtydligande Telefonservice Förtydligande HSL-insatser Förtydligande Avböjda insatser Förtydligande Extra insatser Ändring Ledsagning både start och slut utanför hemmet Ändring av Dubbelbemanning 1.6 2010-11-30 Tillägg i rutiner för superanvändare Tillägg Mätning av Kringtid Tillägg Kapitel Fel och åtgärder Tillägg Kapitel Hantering av blanketter Förtydligande Tvätt i gemensam tvättstuga Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 4 (19)

1.5 2010-09-13 Publicerat dokument Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 5 (19)

2 Rutiner för superanvändare 2.1 Vårdtagare (i Mobipen benämns kund som vårdtagare) Superanvändarna registrerar och lägger upp nya vårdtagare i Mobipen och knyter kvittensetiketter till dessa. Lägg upp vårdtagare i nattorganisationen om personen har larm och/eller nattinsats. Superanvändarna avslutar vårdtagare som inte längre är aktuella för hemtjänstinsatser i Mobipen. Glöm inte att även avsluta på nattorganisationen. 2.2 Beställningar Superanvändarna lägger in beställningar på nya vårdtagare. I beskrivningsrutan överst skrivs kortfattad hälsoinformation. Bocka i beviljade insatser samt ev. noteringar om dessa. Ange även om vårdtagaren bor i tätort eller landsbygd enligt den geografiska indelningen LOV (kartunderlag finns på www.motala.se ). Superanvändare lägger även in beställningar på nattorganisationen för de vårdtagare som har larm och nattinsatser. Vid förändring (omfattning) av beslut avslutas pågående beställning och en ny beställning läggs in. Vid tidsbegränsade beslut (tillfälliga insatser) läggs en ny beställning med fr.o.m. och t.o.m. datum med den/insats/insatserna som tillfälligt har beviljats. Den ursprungliga beställningen finns kvar som en tillsvidarebeställning. 2.3 Personal Superanvändare registrerar och lägger upp ny personal i Mobipen Superanvändare lägger upp och kopplar personalkort i Mobipen Superanvändare avslutar behörighet för personal när de inte längre är aktuella i den egna organisationen. Timvikarier får behörighet för den period som vikariatet avser, dock längst en vecka i taget. Begränsa behörigheten bakåt och framåt. Kortidspool får öppen behörighet så länge personen återkommer regelbundet till arbetsplatsen, avslutas snarast vid byte av organisation. 2.4 Övrig systemadministration Superanvändare kontrollerar att personalen har godkänt sina arbetspass i anslutning till månadsbryt. Samtliga pass ska vara godkända senast 3 arbetsdagar efter månadsslut. Superanvändare kontrollerar regelbundet felkopplade blanketter och kopplar om dem. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 6 (19)

3 Rutiner för utförare För att rapporterna och underlagen för debitering/ ersättning i Mobipen ska kunna beräknas rätt är det viktigt att fastställa rutiner för hur besök och insatser registreras i systemet. Vid förändringar av rapporter är det viktigt att analysera om rutinerna också behöver förändras. Vid avvikelser (avböjda besök/insatser, extra besök, samt extra utförda insatser) ska en notering om orsak skrivas som en SoL-anteckning. Detta görs i samband med besöket eller manuellt i Mobipen. 3.1 I lokalen vid arbetspassets start 1. Hämta penna från dockningsstation 2. Kolla att det inte finns någon information i pennan genom att docka den vid dockningsdatorn 3. Kolla batterinivån. Om batterinivån är för låg, ta en annan penna 4. Markera på ditt personalkort så att pennan kopplas till dig. 5. Ta pennfodral och eventuellt kringtidskort. 3.2 Hemma hos vårdtagare Markera Start på kvittensetiketten, utför insatserna, sedan markerar du de insatser som du har utfört och skriver eventuell dokumentation. Är det hemtjänstinsatser så markerar du insatserna som du utfört med din signatur. När du lämnar vårdtagaren markerar du Slut på kvittensetiketten Vid utförandet av vissa typer av insatser, t.ex. vissa serviceinsatser och administrativa insatser, finns speciella instruktioner som redovisas nedan. Ta för vana att göra rent kvittens- och insatsetiketter med handsprit vid behov. Om någon etikett börjar bli dålig så meddela superanvändaren så iordningställer han/hon en ersättningsetikett. 3.3 Dokumentation I Mobipen hanteras enbart dokumentation enligt SoL, dvs. det förs ingen HSLdokumentation. Vid behov skriv en anteckning: se HSL. Avböjda besök och frånvaroperioder ska alltid dokumenteras i Mobipen, se 8.3 Avböjda besök, samt i VIVA. 4 Elever, praktikanter och introduktion Tid som utförs av elever, praktikanter eller personal under introduktion ska inte registreras i Mobipen. Vid dessa tillfällen skrivs en anteckning hos vårdtagaren om att extra personal varit med vid insatsen. Handledaren ska ge sin elev utrymme att utföra insatserna med stöd och vägledning, och inte dela på insatserna, tillåta besöket att ta den tid som det tar i vanliga fall. Elever och praktikanter ska inte utföra uppgifter själva (dvs. gå själva på ärenden). Handledaren har ansvaret för besöket och signerar insatserna. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 7 (19)

5 Service Hemtjänsten har två huvudsakliga inriktningar, service och omvårdnad. I service ingår städservice, tvättservice, inköpsservice, uthämtning av medicin/apoteksvaror, matdistribution och dagliga hemsysslor. 5.1 Städ Städservice utförs i regel av en person. Finns särskilda skäl till att 2 personal städar, ska beslut tas av respektive chef. Vid dessa fall signerar bägge i samma insatsruta. Källsortering ingår i städ. Personalen signerar att insatsen är utförd. 5.2 Tvätt (service) För de vårdtagare som får sin tvätt tvättad i gemensam tvättstuga används skattningsblanketten, Inte Insatsblanketten. På skattningsblanketten anges den uppskattade tiden som tvätten tog. Förutsättning för beräkning är att en maskin är 30 minuter (inkl. hämtning/lämning, tvättning, sortering och efterbehandling). Det är endast den effektiva hantering av tvätten som räknas, inte tiden som maskinen är igång eller torktiden. Personalen signerar på Skattningsblanketten att insatsen utförts när tvätten levereras tillbaka, samt fyller i tidsåtgång. Då vårdtagaren har tvättmaskin i bostaden räknas tiden automatiskt då personalen duttar Start och Slut. När insatsen är avslutad (dvs. vikt och på plats i garderoben) signera tvätt på Insatsblanketten. 5.3 Inköpsservice t.ex. ärenden, inköp i mataffär (service) Personal signerar att insatsen Inköp är utförd i samband med att varorna levereras hem till vårdtagaren. Tiden debiteras enligt schablon om 15 minuter. Insatsen Inköp används enbart när det är den egna personalen som utför inköpet. Denna insats får inte användas då personal går med vårdtagare på ledsagning för inköp. Inköpsförberedelse/ inplockning av varor Hjälp med att skriva inköpslista, inplockning av varor i skåp, kyl och frys. Signeras på Inköpsförberedelse. Start och Slut används även vid dessa besök Se även punkten Administration 5.4 Apoteksärende och ApoDos (service) Personalen signerar att insatsen är utförd i samband med att varorna levereras till vårdtagare. Tiden debiteras enligt schablon om 10 minuter. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 8 (19)

Vid akuta apoteksärenden signera insatsen vid leverans. Anteckna orsak till den extra utförda insatsen, ändra sedan manuellt insatsen från normal till extra, i lokalen. 5.5 Matdistribution Signera matdistribution då mat levereras hem till vårdtagare. Se även punkten Administration 5.6 Hemsysslor (service) Då vårdtagare endast har insats hemsysslor signeras insatsen som morgonhjälp eller motsvarande. 6 Omvårdnad Med omvårdnad avses trygghetsservice, personlig omvårdnad och avlösning. I trygghetsservice ingår trygghetslarm och telefonservice. I personlig omvårdnad ingår bl.a. ledsagning, hjälp vid måltid, tillsyn, egenvård, hygien och klädsel. Omsorgsstäd och omsorgstvätt ingår i omvårdnad. 6.1 Trygghetsservice 6.1.1 Trygghetslarm Vid trygghetslarm då larmet används som akutlarm markerar personalen insatsen Larm på insatsetiketten. Ex 1: Kalle larmar och det visar sig att han har ramlat och behöver hjälp. Markera Start på kvittensetiketten och hjälp Kalle (eller, om det är påkallat, i omvänd ordning). När Kalle fått hjälp, anteckna avvikelsen i blanketten för SoL-dokumentation, markera Larm på insatsetiketten och sedan Slut på kvittensetiketten. Då larmet används för att vårdtagaren signalerar att en beviljad insats ska utföras t ex kvällshjälp markerar personalen insatsen Larm och signerar rätt i utförda insatser. Ex 2: Kalle larmar för att få hjälp att gå och lägga sig på kvällen. Markera Start på kvittensetiketten och hjälp Kalle. Efter utförd hjälp, signera rätt insats på Insatsblanketten (i detta fall kvällshjälp), markera Larm på insatsetiketten och sedan Slut på kvittensetiketten. Se även under punkten Administration 6.1.2 Telefonservice Telefonservicen föras in som ett manuellt besök. Ange mellan vilka tidpunkter insatsen utförs och markera Telefonservice som insats. Kan inte kombineras med annan insats. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 9 (19)

6.2 Personlig omvårdnad 6.2.1 Avlösarservice Avlösarservice avser att ge anhörig/närstående med huvudansvar för omsorg om person tillfällen till egen tid för personliga behov. Vid en avlösning kan inga andra insatser registreras, allt som görs faller in i avlösningen. Signera Avlösning i samband med utförande av tjänsten. Om ett insatsbesök görs i anslutning till ett avlösarbesök måste personalen först avsluta avlösningen genom att dutta Slut, sedan påbörja det nya besöket genom att dutta Start. 6.2.2 Ledsagning Vid start hemma hos vårdtagaren Dutta Start hos vårdtagaren, pennan går under tiden som du utför ledsagningen. Dutta Slut på tidkort/personalkort när du lämnar vårdtagaren. Vid start och slut hemma hos vårdtagaren. Dutta Start hos vårdtagaren, pennan går under tiden som du utför ledsagningen. Dutta Slut på kvittensetiketten hemma hos kunden när du avslutar insatsen. Vid start utanför hemmet Dutta Start på tidkort/personalkort, pennan går under tiden som du utför ledsagningen. Dutta Slut hos vårdtagaren när du lämnar vårdtagaren Vid både start och slut utanför hemmet Om du inte kommer åt vårdtagarens kvittensetikett under ledsagningen måste du lägga upp besöket manuellt i efterhand i grupplokalen. 6.3 Tillsyn Tillsyn registreras på blanketten vid den tiden som insatsen utförs det vill sägas vid t ex natthjälp, morgonhjälp, förmiddagshjälp eller motsvarande insatstid. 6.4 Egenvård Detta är ett biståndsbeslut. Om egenvårdsplan finns, beskrivs detta i genomförandeplanen och ingår i en av beviljade insatserna. I dessa fall ska HSL-insats inte användas. 6.5 Omsorgstvätt När omsorgstvätt utförs i gemensam tvättstuga, måste passet läggas in manuellt av den personal som lämnar tillbaka tvätten. Detta pass läggs in i slutet på ett arbetspass, då det inte går att överlappa besök. Skriv en anteckning att det avser omsorgstvätt. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 10 (19)

7 HSL-insatser Detta är inte ett biståndsbeslut. 7.1 Delegerad HSL-uppgift/ Läkemedelsöverlämnande Samtliga HSL-insatser signeras under Delegerad HSL-uppgift/ Läkemedelsöverlämnande. Detta fråntar INTE att vi även måste dokumentera enligt HSL-rutinerna, dvs. signera även i HSL-pärm. 7.2 Palliativ Vård/Vak Omvårdnad övergår till Palliativ Vård då SSK har gjort bedömning och i samråd med enhetschef förmedlat till personal. Palliativ räknas som en ren HSL insats och ska registreras som ett solitärt besök. Inga andra insatser registreras i samband med dessa besök. Dutta Start, signera HSL insats, inga andra insatser, skriv en anteckning i SoL att det är Vak/Palliativ vård, dokumentera övrig information manuellt i VIVA i lokalen. Dutta Slut. Vid godkännande av besöket, kryssa i manuellt i datorn, palliativ vård. Service insatser såsom städ, tvätt, m.m. som utförs hos vårdtagare som har palliativ vård, signeras som vanligt. Om detta görs i samband med besök där omvårdnad sker, dela upp passet manuellt. 8 Övrig registrering 8.1 Dubbelbemanning Om två personal besöker vårdtagare så registrerar båda personerna besöket med sina pennor genom att markera Start / Slut på kvittensetiketten. Om det är dubbelbemanning så markerar en av er Dubbelbemanning på kvittensetiketten, den andra registrerar och dokumenterar insatserna: Till dubbelbemanning räknas omvårdnadsinsatser där vårdtagarens behov är av den karaktär att det föreligger en arbetsmiljörisk om endast en person utför insatsen. Detta ska vara dokumenterat i riskinventeringen och ha beslutats av ansvarig chef som en arbetsmiljöåtgärd. Denna tid debiteras inte vårdtagaren. Om två personal utför en insats och detta inte är en dubbelbemanning, registrerar båda Start och Slut. Om det utförs mer än en insats fördelas signeringen mellan personalen (ex 1), i annat fall signerar bägge två i samma ruta i halva rutan var (ex 2). Ex 1: Personal X och Personal Y kommer hem till Konrad och utför insatserna Städ och Morgonhjälp. Bägge duttar Start när de kommer hem till Konrad, Personal X signerar Städ och Personal Y signerar Morgonhjälp, bägge duttar Slut när de går från Konrad. Ex 2: Personal X och Personal Y kommer hem till Konrad och utför insatsen Morgonhjälp. Bägge duttar Start när de kommer hem till Konrad, bägge signerar Morgonhjälp i halva rutan var, bägge duttar Slut när de går från Konrad. Om del av besöket är dubbelbemanning som sedan går över till insatstid delar man upp besöket på plats genom att först göra besöket dubbelbemanning och sedan insatsbesöket. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 11 (19)

Om dubbelbemanningsinsats görs under flera tillfällen vid besöket, så får man dutta start och slut flera gånger. I dessa fall får den som är enkelbemannad hela besöket signera insatsen, den som kombinerar dubbelbemanning med insats får manuellt signera insatser i Mobipen i efterhand. Ex 3: Personal X och Personal Y kommer hem till Konrad för att hjälpa honom på morgonen. Bägge duttar Start när de kommer till Konrad. Personal Y har egenskap dubbelbemannad då han hjälper Kalle med att ta upp Konrad ur sängen och sätta honom i rullstolen. Efter avslutad dubbelbemanning duttar Personal Y Dubbelbemanning och Slut. Personal Y duttar sedan Start igen och utför planerade insatser, bägge duttar Slut när de går från Konrad. 8.2 Sammanboende När de sammanboende består av man och kvinna sätts kvinnans kvittensetikett och insatsetikett överst i dörrkarmen och mannens under. När de sammanboende är av samma kön märks etiketterna med vårdtagarnas initialer. Markera Start på kvinnans/ena vårdtagarens etikett, gör insatserna för hela besöket, signera insatser och markera INTE Slut. Sedan markerar du Start på mannens/andra vårdtagarens etikett, signera insatser och markera Slut. I Mobipen kommer det att bli två besök, en hos varje vårdtagare och det kommer att flaggas för att du ska kontrollera sluttiden på det första besöket. Du får sedan korrigera tiden manuellt för besöken, så den fördelas rätt mellan paret. 8.3 Avböjda besök 8.3.1 Besök som avböjs inom 24 timmar Om ett helt besök avböjs inom 24 timmar innan inplanerat besök så ska det manuellt registreras som ett avböjt besök i Mobipen. Dessa är besök där vi inte varit hemma hos vårdtagaren. Detta gäller för enstaka besök eller flera besök inom ramtiden, under förutsättning att det inte varit möjligt att omplanera och utföra andra uppgifter på den tiden som är förbestämt. Registrera enligt följande: Gå in på start/vårdtagare/besök/nytt avböjt besök. Kryssa i samtliga avböjda besök under dagen. T.ex. morgonhjälp, städ, dusch, m.m. Skriv en start tid och en slut tid (skattad tid för besöket enligt schablon/denna tid debiteras inte kund, tiden som är avböjd dokumenteras som bomtid ). Dokumentera orsak, datum och tid för mottagande av avböjda besöket i anteckning enligt SoL, kryssa i händelse av vikt. Godkänn och lås besöket. 8.3.2 Besök som avböjs efter 24 timmar Om ett enstaka besök ska registreras efter ramtiden, ska endast en anteckning med anteckningstypen Avböjda besök efter 24 tim. användas. Registrera enligt följande: Välj vårdtagare/vårdtagarens namn/anteckningar/ny anteckning/datum och tid/välj anteckningstypen: Avböjda besök efter 24 timmar. Anteckna orsak, bocka i händelse av vikt samt bocka i godkänn och lås anteckningen och sedan spara. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 12 (19)

Exempel: Vårdtagaren meddelar till hemtjänsten att denne inte önskar sitt inplanerade besök utanför ramtiden, d.v.s. efter 24 timmar. Gäller frånvaron efter ramtiden se Frånvaroperiod. 8.4 Avböjda insatser på utfört besök Om vårdtagaren avböjer en eller flera inplanerade insatser under ett besök (dvs. besök där olika insatser utförs i vanliga fall, som t.ex. morgonhjälp och dusch), ska detta hanteras enligt följande: Signera utförd insats och kryssa i insatsen som skulle utförts som Avböjd I DATORN. Det går inte att avböja delar av en insats, ex del av morgonhjälp, i detta fall signerar personal som vanligt samt skriver en anteckning om vad som inte utfördes. i rutan specificerad tidsåtgång, kryssa i avböjd tid och ange timmar/min som inte är utförda. T.ex. Kalle har i vanliga fall hjälp med frukost, hygien och hemsysslor, tar emot hjälp med sängbäddning, personlig hygien, men tackar nej till måltidshjälp under morgonbesöket, om detta besök normalt tar 20 min, men utförs på 10 min, ange då avböjd tid 10 min. Förutsättning för att kunna avböja delar av ett besök, är att vårdtagaren själv tackat nej till en viss insats. Alla avböjda insatser och orsak ska ALLTID dokumenteras på blanketten SoL dokumentation samt kryssa i händelse av vikt. 8.5 Extra besök (akuta besök som utförs utanför beställningen) upp till 10 dagar Vid alla extra besök signeras insatsen på insatsblanketten. Akuta besök ska endast utföras under en kortare period, som vid t.ex. akut sjukdom el försämring av förmågan att klara sig, som är tillfällig. Detta ska alltid dokumenteras på blanketten Dokumentation enligt SoL samt kryssa i rutan Händelse av vikt. I datorn ändras sedan alla insatser manuellt från normal till extra. Handläggare ska alltid kontaktas om behovet har förändrats om: behovet är markant förändrat behovet kvarstår efter 10 dagar 8.6 Extra insatser på utfört besök Om akut behov uppstår och en eller flera insatser utförts extra på ett ordinarie besök (dvs. ett besök där vissa insatser utförts normalt medan andra utförts extra ) så registrerar personalen besöket med: De extra utförda insatserna signeras och registreras sedan i datorn manuellt som Extra. Det går inte att registrera utökning av innehållet i en insats, ex utökad morgonhjälp. Personal för in en anteckning om vad som har gjorts extra och orsak. Om den extra insatsen avser en annan person i hushållet och denna inte har något biståndsbeslut ska akuta insatser göras varefter handläggare på Socialkontoret kontaktas. Handläggare ska alltid kontaktas om behovet har förändrats Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 13 (19)

8.7 Ändring av dag/tid för insats Om en eller flera insatser utförs på annan tid än vad som ursprungligen planerats signeras insatserna som vanligt och ändringen dokumenteras på blanketten Dokumentation enligt SoL samt kryssa i rutan Händelse av vikt. 8.8 Mätning av kringtid Utöver tidsregistrering och dokumentation mot vårdtagare finns det även stöd i Mobipen för att mäta kringtid. Mätning av kringtid bestäms av arbetsledningen och görs alltid under en tidsbestämd period och med ett visst antal utvalda aktiviteter. För att mäta kringtid använder man sig av sitt eget tidkort och ett kringtidskort. Dutta Start på ditt tidkort när kringtidsaktiviteten startar. Dutta på den bokstav som i den aktuella mätperioden motsvarar den kringtid som du utför. Dutta Slut på ditt tidkort när kringtidsaktiviteten avslutas. 8.9 Frånvaroperiod Om en vårdtagare tackar nej till besök som gäller efter 24 timmar d.v.s. flera dygn, ska detta läggas in som en frånvaroperiod i stället för att avböja besök/insatser varje dag. Inplanerad frånvaroperiod för växelboende, resa, el annan orsak, där personalen fått information i förväg, ska alltid läggas in som frånvaroperiod och inte som avböjda besök. Lägg in periodens start och slut. 8.9.1 Frånvaroperiod Start Det är personal som tar emot anmälan som ansvarar för att detta blir inlagd i Mobipen. Om personal inte kan förutse att brukaren blir borta längre än 24 timmar, ska en SoLanteckning göras att frånvaroperioden inte är inlagd. Ansvaret att den läggs in hamnar på personal som nästkommande dag (efter ramtiden) skulle ha utfört inplanerat besök. Gå in på start/administration/vårdtagare/frånvaroperiod/nyfrånvaroperiod, lägg in datum/tid, välj orsak, finns idag 4 olika typer av frånvaroorsak. Skriv en anteckning med anteckningstypen Avböjda besök efter 24 timmar att frånvaroperiod är inlagd. Detta görs genom att gå in på start/vårdtagare/anteckning/ny anteckning, kolla alltid att det är rätt datum för anteckningen. 8.9.2 Frånvaroperiod Slut Personal som får informationen att vårdtagaren åter ska ha hjälp avslutar frånvaroperioden samt skriver en anteckning i anteckningstypen Dokumentation enl. SoL. 9 Administration När det gäller administrationsgöromål så kan inte nedanstående insatser vara i kombination med andra besök/insats. Dessa administrativa besök/insatser ska registreras som solitära besök. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 14 (19)

9.1 Larmadministration I Mobipen finns en insats som heter Larmadministration. Den används vid förberedelse och nyinstallation av larm, maximalt 1 timme. Om detta utförs i samband med ett besök/insats, dela upp passet manuellt. används även när vi utför serviceåtgärder, t.ex. byter larmknapp, batterier, m.m. genom att dutta start/stopp hos vårdtagaren, skriv en anteckning om vad vi åtgärdat under besöket. Ange mellan vilka klockslag arbetet utfördes samt kryssa i insatsen Larmadministration manuellt i lokalen. Om detta utförs i samband med ett besök/insats, dela upp passet manuellt. 9.2 Genomförandeplan I Mobipen finns en insats som heter Genomförandeplan. Den används vid förberedelse och upprättande av genomförandeplanen genom att registrera ett manuellt besök i Mobipen. Ange mellan vilka klockslag arbetet utfördes, dock längst 1.5 timma, samt kryssa i insatsen Genomförandeplan manuellt, samt skriv en anteckning som beskriver att det gäller upprättande av genomförandeplan. Om detta utförs i samband med ett besök/insats hos vårdtagaren, dela upp passet manuellt. Vid uppföljning av genomförandeplanen registrera enligt följande: Dutta start/stopp hos vårdtagaren, skriv en anteckning om uppföljning och kryssa manuellt i datorn genomförandeplan, dock längst 45 min. Om detta utförs i samband med ett besök/insats, dela upp passet manuellt. 9.3 Förberedelser matdistribution/inköpsservice Matdistribution/inköpsservice ska registreras som ett manuellt besök i datorn. Ange mellan vilka klockslag arbetet utfördes samt kryssa i insatsen matdistribution eller inköpsförberedelse. Om detta utförs i samband med ett besök/insats, dela upp passet manuellt vid godkännande av passet. Insatsen markeras alltid som extra, då detta inte är beviljad insats. 9.4 Vårdplanering och andra insatser som är riktade mot vårdtagaren. Vid pågående ärenden där personal kallas till vårdplanering tillsammans med vårdtagare och handläggare inför hemgång, ska detta registreras manuellt i Mobipen som extra insats. Ex. Om insatsen sker på morgontid ska insatsen morgonhjälp användas sker insatsen på eftermiddagen ska insatsen eftermiddagshjälp användas. Till extra besök räknas samtliga insatser eller besök, som är viktiga för vårdtagarens välmående och omvårdnad, som t.ex. anhörigsamtal, samtal med sjukvården el andra instanser. Om dessa besök inte kan utföras hemma hos vårdtagaren, ska dessa läggas in som extra besök den aktuella tidpunkten, med start och sluttid, samt en anteckning i SoL om vad som utfördes och varför. OBS: telefonsamtal med anhöriga räknas som extra besök och inte som telefontjänst. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 15 (19)

10 I lokalen vid arbetspassets slut Docka pennan i en dockningsstation, som är kopplad till en öppen dator. Pennan släpper nu ifrån sig informationen. Kontrollera på dockningslampan på pennan att informationen förs över. Dockningen är klar när dockningslampan på pennan lyser med fast sken. Ställ pennan i batteriladdaren. Logga in på datorn. Granska arbetspasset, rätta de besök och kringtidsaktiviteter som innehåller fel och lägg in manuella åtgärder och godkänn sedan arbetspasset. Det går inte att godkänna pass utan insatser. Det går inte att överlappa pass, dvs. besök som överlappar samma klockslag. Använd inte rutan övrigt, då detta inte är en beviljad insats. 10.1 Att tänka på vid rättning av felaktigt arbetspass eller manuellt upplagda besök Om ett nytt besök skapas på ett gammalt arbetspass, var noga med att det blir rätt datum. Vid okänd vårdtagare, kontrollera att det är rätt vårdtagare och rätt organisation, som läggs upp. Det finns många vårdtagare som har samma namn. Om du missat att dutta Start eller Slut när du är hos vårdtagare. Lägg då manuellt in rätt tid i Mobipen när du kommer till lokalen. Om du vid besök nyttjar tiden till annat än till vårdtagaren, ex om du för ett längre telefonsamtal med distriktssköterskan rörande en annan vårdtagare, justerar du tiden för besöket när du kommer tillbaka till grupplokalen. 11 Avslut av insats och ärenden 11.1 Avslut insats (inte aktuellt i Mobipen idag, kommer finnas efter uppdatering) Vid avslut av insats meddelar kontaktmannen superanvändaren så att insatsen avslutas. 11.2 Avsluta ärende Vid avslut av ärende ska kontaktmannen tillfråga vårdtagare/anhörig om de vill behålla innehållet i pärmen, förutom genomförandeplan, levnadsberättelse och samtycken som ska tas tillbaka med pärm och register. Om vårdtagaren/anhörig inte vill behålla blanketterna som har använts i Mobipen tas dessa tillbaka för att kasseras. Efter Arkivering (se nedan) kontaktar kontaktmannen superanvändaren som avslutar ärendet/beställningen i Mobipen. Glöm inte att även avsluta beställningen på nattorganisationen. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 16 (19)

11.3 Arkivering Kontaktmannen skriver ut alla anteckningar som är av Händelse av vikt för berörd vårdtagare. Dessa ska tillsammans med övriga handlingar som ingår i personakten sändas till arkivassistent på Socialförvaltningen stab. Övriga handlingar är de som innehåller uppgifter av betydelse för genomförande av insatsen, t ex brukarkort, genomförandeplan, riskbedömning, larmbeställning, överenskommelser och samtycken mm. Personakten ska omges av aktomslag där namn och personnummer på brukaren tydligt framgår. På aktomslaget ska det framgå om ärendet är avslutat eller vilande samt datum för detta. Personakten ska sändas till arkivassisteneten i förslutna journalkuvert märkta med sekretess och rätt adress. Det går bra att skicka flera personakter i samma kuvert om dessa skiljs åt med aktomslag. Innan akterna skickas till arkivet ska de rensas och vara fria från gem, häftor, tejp, lösa lappar och post-it lappar mm. För utförare i enskild verksamhet gäller villkor i avtalet med Motala kommun och bestämmelser enligt SoL 7 kap. 12 Fel och åtgärder 12.1 Arbetspasset syns inte under Mina arbetspass Kan bero på att pennans information inte synkats till systemet. Åtgärd: Pröva att docka pennan igen samt kontrollera om passet kommit in. Starta om dockningsdatorn samt kontrollera om passet kommit in. De platser som har Telia och är distansarbetsplats kan i vissa fall behöva starta om modemet (den blåa burken med massor av lampor) och vänta ca 10 minuter samt starta om dockningsdatorn. Kontrollera om passet kommit in. De platser som har ComHem och är distansarbetsplats kan i vissa fall behöva starta om både Comhems modem samt det andra modemet (den blåa burken med massor av lampor) och vänta ca 10 samt starta om dockningsdatorn. Kontrollera om passet kommit in. Om ingen pennas information syns i Mobipen, är det troligtvis ett kommunikationsfel. Ta kontakt med IT-enhetens support på 0141-22 50 47 för mer hjälp Om det är en penna som inte fungerar måste vi veta vilken penna det är. Kontakta mobipen@motala.se 12.2 Okopplade arbetspass I mappen Inkorgen finns okopplade arbetspass, i mappen Koppla arbetspass samlas hela arbetsställets och all personals arbetspass som systemet inte kan koppla till en viss personal. Personal har glömt att dutta på personalkortet vid arbetspassets start. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 17 (19)

Pennan har inte dockats av korrekt samt att det är två eller fler personal som har använt samma penna. Åtgärd enl. alternativ 1: Välj Koppla arbetspass, välj det datum och klockslag som Du har jobbat. Kontrollera om det är dina vårdtagare. Du kan även klicka på förstoringsglaset för att se vilken blankett eller vilken aktivitet du har gjort. När du är säker på att det är ditt pass ska du ta Välj personal och leta upp ditt namn och sedan tryck på Koppla. Arbetspasset hamnar då i inkorgen under Godkänn arbetspass. Åtgärd enl. alternativ 2: Välj Okopplade arbetspass, klicka på Dela upp och kryssa i de vårdtagare som är dina och Välj personal som har gjort dessa besök och tryck på Dela upp igen. Passet kommer att försvinna under Koppla arbetspass för att lägga sig i inkorgen under Godkänn arbetspass för den personal som du har valt. Får du det inte att fungera måste vi veta vilken penna som det är fel på och vad som inte fungerar. Kontakta mobipen@motala.se för mer hjälp. 12.3 Trasiga pennor Återställning Man kan återställa pennan om den t.ex. har hängt sig och durrar när den inte ska. Allt som är skrivet före återställningen finns kvar i pennan. Så här återställs en penna: 1. Ta av pennans kork. 2. Pressa in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i hålet för återställning (hålet sitter ovanför metallstiften på baksidan av pennan). Pennan vibrerar en gång och -indikatorn lyser med ett fast grönt sken när återställningen är klar. Total återställning Ibland kan det vara nödvändigt att göra en total återställning av pennan till fabriksinställningarna. Detta kan bero på olika saker, t.ex. att pennans programvara på något sätt har hakat upp sig. Observera att all information i pennan försvinner vid en total återställning. Så här görs en total återställning: 1. Ta av pennans kork. 2. Tryck ner pennans spets mot ett papper. 3. Under tiden pennan trycks mot papperet så pressar du in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i det hål som finns på baksidan av pennan. Det räcker att trycka till en gång. Pennans indikatorer börjar blinka grönt. 4. Håll pennan nedtryckt mot papperet i ca 15 sekunder till dess att den övergår till att lysa med fast gult sken på de översta två indikatorerna. 5. Lyft pennan från papperet och vänta några sekunder tills pennan vibrerar tre gånger och - indikatorn lyser med fast grönt sken. Nu är den totala återställningen slutförd. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 18 (19)

Placera pennan i en dockningsstation 30 min och kontrollera att -indikatorn börjar blinka, denna indikerar att pennan tar laddning. Gör sedan ett test-inskick för att kontrollera att pennan fungerar som den ska och att pennans klocka fått rätt tid. Klockan i pennan ställer in sig efter tiden på den dator vars dockningsstation den placeras i. Om felet fortfarande kvarstår Får du det inte att fungera måste vi veta vilken penna som det är fel på. Kontakta mobipen@motala.se för mer hjälp. 13 Hantering av blanketter 13.1 Beställning Beställning av all material som text blanketter sker hos Kontorsförrådet på Långbackagatan dock inte pennor och datorer som hanteras av It-samordnare på socialförvaltningen, kontakt mobipen@motala.se. 13.2 Nya blanketter hos vårdtagare När nya blanketter hos vårdtagaren ska tas i bruk måste det ske hemma hos vårdtagaren. När ni går in till vårdtagaren ta Start på kvittensetiketten. Skriv i vårdtagarens namn och personnummer överst på blanketten och sätt den i pärmen. Blanketten är nu kopplad till vårdtagaren och kan inte användas för någon annan vårdtagare. Rutin 1.13 för registrering av tid och insatser Hemtjänst i ordinärt boende Sida 19 (19)