KI 13 00 Information om Familjecentralen, Helena Sandström KI 13 30 Information från Arbetsförmedlingen, Per-Anders Ruona

HAPARANDA STAD KALLELSE Kommunledningskontoret 2011-10-18 Ledamöter i kommunstyrelsen Ersättarna för kännedom Tid: 2011-10-24, kl 13 00 Plats: Förvaltningshuset sal Hamnskär KI 13 00 Information om Familjecentralen, Helena Sandström KI 13 30 Information från Arbetsförmedlingen, Per-Anders Ruona KI 15 00 Revisorerna föredrar följande: Sep bilaga Kompetensförsörjning ihaparanda, endast digitalt Sep bilaga Kommunens miljöarbete, arbetsmaterial, endast digitalt Ärende Bilaga 1 1 Svar på medborgarförslag från Kurt UUestman ang Väg 99 2 2 + Delårsrapport tertial 2 Sep bilaga 3 3-8 Riktlinjerför hantering av e-förslag Sep bilaga Information om SCB:s Medborgarundersökningen, endast digitalt 5 6 7 Sep bilaga Resultatrapport 2011 SKL: s Företagarundersökning, endast digitalt 9-20 Utvecklandet av Medborgarkontor ihaparanda Yttrande ang överklagande av Kf beslut 2010-12-20, 80 8 21-22 Motionssvar ang aktivitetspark för äldre och funktionshindrade 9 23 Borgerlig vigselförrättare 10 Fyllnadsval efter Catharina Strandberg (C) som ersättare till arbetsutskottet och Provincia Bothniensis 11 24-26 Redovisning av inneliggande motioner och medborgarförslag 12 27-28 Delgivningar 13 Övriga ärenden OBS! När Ni klickar på ärendet ovan kommer Ni till bilagorna som rör ärendet och när Ni klickar på Meny på bilagorna kommer Ni tillbaks till denna sida

HAPARANDA STAD S^1IVINIANTRÄ ESPR T I( LL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 2011-10-10 19 Sida Au 209 Dnr 2010.351 311 Medborgarförslag ang Väg 99 Kurt Westman har inlämnat följande medborgarförslag "Tillståndet på Väg 99 har under en lång tid varit dåligtoch vid flera ti11- fällen har det diskuterats i olika forum. Jag föreslår därför att Haparanda stad, tillsammans med övriga berörda kommuner, undersöker möjligheten att låna pengartill Trafikverket för att göra i ordning vägen till en hög standard, för att göra Väg 99 lika attraktiv som vägen på Torneälvens östra sida". Kommunfullmäktige beslutade 2010-11-01, 64, att remittera förslaget till kommunstyrelsen för beredning och besvarande. Kommunstyrelsens beredning har remitterat förslagettill Haparanda teknik & fastighets AB för beredning. Trafikhandläggaren anför följande: "Undertecknad har tagit del av medborgarförslaget. Ärendet gäller väg 99 vilket inte tillfaller inom kommunens område. Trafikverkets planer är under omarbetning och i dagsläget finns inga möjligheter att påskynda några projekt med förskottering av medel". Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att -trafikhandläggarens svar är svar på medborgarförslaget. s Justerare Utdragsbestyrkande k ' ^'" '^=,^ @^12 3 - Ca^yrigl2f KOMMENTt1S BLANKETTER 99-12 ^:...^..

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott S^IMANTR^ ESPR i K LL Sammanträdesdatum 2011-10-10 28 Sida Au 217 Delårsrapport tertial 2 Ekonomichefen föredrar delårsrapport per den 2011-08-31 som indikerar på ett underskott på driftbudgeten enligt följande: Kommunfullmäktige - 105 tkr Kommunstyrelsen + 1 150 tkr Samhällsbyggnadsnämnden + 0 tkr Barn- och ungdomsnämnden - 164 tkr Socialnämnden - 6 717 tkr Totalt - 5 836 tkr Arbetsutskottet har vid gruppledarträffen man haft under morgonen diskuteratärendet och vidaresänder rapporten til! kommunstyrelsen för kännedom. 0 Justerare Uhlragsbestyrkande 1 J% k ^^ 3 V `!\ ^x r jv^j w^ 612315 - Ca^yrigl^t KoMMENTUS BLANKETTER 99-12

HAPARANDA STAD S^INIANTRÄ ES^R T KLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 2011-09-19 14 Sida Au 190 Riktlinjer för hantering av e-förslag För att tydliggöra ansvar, funktion och hantering av e-förslag för medborgare, förtroendevalda och tjänstemän harriktlinjertagits fram utifrån den diskussion som tidigare förts med kommunstyrelsens arbetsutskott..ett förslag till förändring är att de förslag som får mer än 30 underskriftergår direkt till kommunstyrelsen istället för arbetsutskottet, Motivering; Snabbare flöde av förslag till beslut om vidareberedning. Kvalitetsstrateg Tommi Slunga föredrar förslag ti11 riktlinjerna. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjerför hantering av E-förslag. s Justerare Utdragsbestyrkande ^i ^,M ^^^ 012 315 ^ ^ Copyrig)tt KoMMENTU$ BLANKETTER 99-12

Ri ktli njer för ha nterin g av E-förs lag

1 SYFTE För att tydliggöra ansvar, funktion och hantering av e-fiörslag för medborgare, förtroendevalda och tjänstemän hardessa riktlinjertagits fram. 2 ANSVARSROLLER Medborgare: Ansvarar för att följa lagar och regler samt följa de råd och stöd som ges förslagsställaren isamband med inlämning av e-förslag. Förtroendevalda : Ansvarar färatt regelbundet bevaka inkomna e-förslag och marknadsföra möjligheten att lämna e -förslag. Vidare att vara aktiv och tadebatten/dialogen som kan uppstå om och kring de olika förslagen. Av de förslag som inte gårtillberedning ^se 3.6 och 3.7) har förtroendevaldasfäly möjlighet att lyfta och driva ett e-förslag. Detta görs genom ett vanligt förslag eller en motion med hänvisning till ursprungligt e -förslag. Samråd bör ske med förslagsställaren. Tjänstemän: Ansvararför att tillhandahålla ett anpassat och fungerande webbverktyg, upprätthålla aktuell information och regelbundet marknadsföra e-förslag. Ansvarar också för juridisk granskning avinkomna e-förslag innan publicering och att ett e-förslag hanteras i enlighet med beslutad process. 3 ÖVERGRIPNADE PRaCESS FÖR HANTERING AV E-FÖRSLAG 3.1 E-#ärslag skickas in Alla som är intresserade av Haparandas utveckling får lämna e-förslag. Förslaget kan lämnas in på svenska eller finska. Till hjälphar förlagsställarenforminär och råd hur ett e-förslag bör formuleras i en användarguide. För att kunna skicka insitt e-förslag måste frågeställaren registrera sig med namn och kontaktuppgifter. För att e-förslaget skall kunna publiceras måste frågeställaren svara på ett bekräftelsebrev skickat till angiven e-postadress. Pappershantering: E-förslag kan också lämnas på papper tillkommunen med namn och kontaktuppgifter. Förslagsställaren får själv avgöra hur länge förslaget skall vara aktivt och gå att stödja. Maximal tid för ett förslag får vara aktivt är 6 månader. 3.2 Granskning av tjänstemän ( moderatorer) Varje e-förslag granskas innan publicering av en tjänsteman moderator) för att säkerställa att det inte bryter mot någon lag samt berör kommunens verksamhet, det vill säga ligger under den kommunala kompetensen. Utgångspunkt för granskningen är en checklista (Bilaga 1). Vid förslag som inte berör den kommunala verksamheten kommer förslagsställaren informeras om detta och hjälp erbjudas att skicka förslaget vidare till berörd

organisation. E-förslag som på något vis bryter mot lagen publiceras inte och förslagsställaren informeras av tjänsteman och ev. åtgärder vidtas. Tidsgräns för återkoppling till förslagsställaren ; Inom 2 arbetsveckor. 3.3 Översättning av förslagen Systemet kommeratt vara både på finska och svenska. Ett e-förslag utgörs av efit förslag och en motivering. Det som översätts är förslagstexten. 3.4. Publicering Godkända e-förslag publiceras och förslagsställaren informeras. 3.5 Samla underskrifter Under den tid ett e-förslag är aktivt kan vem som helst gå in och stödja förslaget. Ett krav är dock att den sam stödjer förslaget registrerar sig med namn och kontaktuppgifter. Förslagsställaren uppmanas att kampanjs sittförslag i sociala medier som facebook, twitter, lokala tidningar och så vidare. 3.6 Beslut om beredning i Kommunstyrelsen Om ett e-förslag har fått 3o eller mer underskrifter närförslaget blir inaktivt enär det inte längre går att stödja den) registrerarldiarieförmoderstorn ärendet i kommunens ärendehanteringssystem w3d3och skickarvidareärendet till Kommunstyrelsen för beslut om vidareberedning eller ej. KS beslut meddelas av moderatortillförslagsställaren. Avslaget skall motiveras av KS. Om beslutet är positivt och skall vidareberedas, meddelar moderatorn förslagsställaren att beslutet har överlämnats till beredning, aktuell nämnd och ev. ansvarig handläggare om sådan redan är känd. Beslutet publiceras i systemet för e-förslag. 3.7 Beredning i nämnd Ärendet hanteras av respektive nämnd enligt gängse regler och ansvarig tjänstemän återkopplar till förslagsställaren om ärendets gång samt meddelar det slutliga beslutet också till moderatorn som publicerar det i systemet för e-förslag. Endelgivning av beslutet i nämnd ska också ske till Kommunstyrelsen.

3.8 Arkivering Efter avslutad publicering, max 6 månader, arkiveras e-förslaget. Arkivering innebär att e-förslaget fortfarande går att läsa och att antalet stödjande röster redogörs, det går dock ej längre att stödja förslaget. E-förslag som gått vidare till politisk behandling hanteras enligt gängse rutiner och publiceras i systemet för e-petitioner. 3.9 E-förslag och verktyget medborgarförslag Möjligheten att använda sig av medborgarförslaget påverkas inte av systemet e-förslag. 3.10 Folkinitiativ till folkomröstning enligt kommunallagen, kap 5, 34. Folkinitiativ om folkomröstning enligt kommunallagen kan inte ställas i systemet för e-förslag

Bilaga 1. Checklista för granskning av e -förslag. Beroende på lagstiftning kan ytterligare bedömningsfaktorer tillkomma :^: ^...z:::^ ^ _^,. ^.,.. r. ^:.::^:::;... 2'r :f;?w::;t:;:f :^::^n::w ;:;!w;w!:,r,.;:r:;:r: R;^:;;w.t;:R;;^ u'li^:^:f'r:

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott ^AIV^Ni^iT ^^ ES^RT O( LL Sammanträdesdatum 2011-10-10 17 Sida Au 208 Utvecklande av Medborgarkontor ihaparanda Nadja Lukin föredrar slutrapport och förslag till beslut enligt följande: Sammanfattning Ett av de viktigaste utvecklingsområden som vi gemensamt ska medverkatill äratt höja kommunens kvalite. Vi ska ha ett medborgarperspek#iv iallt vårt arbete och i alla våra kontakter. Enetablering av ett medborgarkontor innebär ett nytt sätt att arbeta i kommunen. Ett medborgarkontorerbjuder medborgarna en väg in samt ökad tillgängli het. o g Pa medborgarkontoret arbetar generalister som skall kunna ge information, rådgivning och service över ett brett fält. Ambition är att samla all kommunal service på ett ställe. Erfarenhet från andra kommuner visar på att uppemot 80 % av alla frågor som kommer till kommunen kan lösas på medborgarkontoret. Detta är även ambitionsnivånför Haparandas medborgarkontor. Med stöd av hög kompetensoch tekniska hjälpmedel kommer personalen på medborgarkontoret att direkt kunna besvara frågor och handlägga ärenden. Projektgruppen föreslår att bemanningen består av en enhetschef och samhällsvägledare/generalister. Medborgarkontoret bör vara placerat centralt i Stadshuset i detta skede. Medborgarkontoret skall vara ingången för alla våra besökare och kunder oavsett ärende samt föreslås fungera som reception för hela Stadshuset. Medborgarkontoret bör organisatoriskt ligga under Kommunstyrelsen och stå på fyra ben: kundservice, information, sekretariat och demokratiska påverkansmöjligheter. Alla dessa delar krävs för att Medborgarkontoretskall fungera optimalt. Finns inte kundperspektivet Tuppdragen fallerar hela tanken. Medborgarkontoret föreslås öppna den 1 januari 2012. En viktig framgångsfaktor äratt Medborgarkontoret ärväl förankrat i organisationen och hos förtroendevalda. Dock kan inkörningsproblem förväntas under första året. s Förslag till beslut Projektgruppen föreslår att ett kontor inrättas med namnet: Medborgarkontor, Kansalaiskonttori TStadshuset samt att det organisatoriskt placerasunder Kommunstyrelsen. Justerare utdragsbestyrkande 012 315^^- 0 Capyriglrt KOMMENTUS BLANKETTER 99-12

Sida HAPARANDA STAD S^IMNIANTRÄ E^PR 1'^K L Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott.2011-10-10 18 Medborgarkontoret föreslås bli förvaltare över kontaktvägarna apost, e- post och besök} in i kommunen samt att telefonväxeln, både den centrala och individ- och familjeomsorgens växel överförs till Medborgarkontoretsamt tilldelas arbetsuppgifterna enligt bilaga 1. Projektgruppen föreslår vidare att Medborgarkontoret blir kommunens huvudingång. Ansvaret för post- och ärendehanteringen, webbredaktion samt sekretariatöverförs till Medborgarkontoret. Vidare föreslås att ett Medborgarkontorinrättas ienlighet med slutrapporten. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att ett medborgarkontor inrättas i enlighet med slutrapporten. a Justerare Utdre^s6estyrkar^Ie f` 4.f'.ute 01^31^ - Copyrighf KOMMENTUS BiANKETTER 99-12,^^

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer Slutrapport " Utvecklandet av Medborgarkontor ihaparanda " 1. Sammanfattning Ett av de viktigaste utvecklingsområden som vi gemensamt ska medverka till är att höja kommunens kvalite. Vi ska ha ett medborgarperspektiv iallt vårt arbete och i alla våra kontakter. En etablering av ett medborgarkontor innebär ett nytt sätt att arbeta i kommunen. Ett medborgarkontor erbjuder medborgarna en väg in samt ökad tillgänglighet. På medborgarkontoret arbetar generalister som skall kunna ge information, rådgivning och service över ett brett fält. Ambition är att samla all kommunal service på ett ställe. Erfarenhet från andra kommuner visar på att uppemot 80 % av alla frågor som kommer tillkommunen kan lösas på medborgarkontoret. Detta är även ambitionsnivån för Haparandas medborgarkontor. Med stöd av hög kompetens och tekniska hjälpmedel kommer personalen på medborgarkontoret att direkt kunna besvara frågor och handlägga ärenden. Projektgruppen föreslår att bemanningen består av en enhetschef och samhällsvägledare/generalister. Medborgarkontoret bör vara placerat centralt i Stadshuset i detta.skede. Medborgarkontoret skall vara ingången för alla våra besökare och kunder oavsett ärende samt föreslås fungera som reception för hela Stadshuset. Medborgarkontoret bör organisatoriskt ligga under Kommunstyrelsen och stå på fyra ben: kundservice, information, sekretariat och demokratiska påverkansmöjligheter. Alla dessa delar krävs för att Medborgarkontoret skall fungera optimalt. Finns inte kundperspektivet i uppdragen fallerar hela tanken. Medborgarkontoret föreslås öppna den 1 januari 2012. En viktig framgångsfaktor äratt Medborgarkontoret ärväl förankrat i organisationen och hos förtroendevalda. Dock-kan inkörningsproblem förväntas underförstaåret. 2. Inledning Projektgruppen har haft till uppgift att utreda följande: Vad vill vi uppnå med ett Medborgarkontor, kartläggning kontaktvägar idag, kartläggning av ärenden som är lämpliga att hanteras på ett Medborgarkontor, förslag på ärendetyper, förslag på organisering och finansiering, utbildning/erfarenhet för kontorets bemanning samt förslag på hur ett införande kan genomföras. Arbetet har genomförts iprojekt- och workshopsgrupper, via enkäter, mätningar och undersökningar, studiebesök och omvärldsbevakning. Med denna slutrapport anses uppdraget uppfyllt och avslutat. Samarbetsorgan i utredningen har varit: Ungdomsrådet, Kommunala rådet för personer med Funktionshinder, Minoritetsdelegationen, Kommunala pensionärsrådet och fackföreningarna. Samarbetsorganen har getts information och beretts möjlighet att inkomma med egna förslag. Nedan följer projektgruppens förslag. 3. Vad vill vi uppnå med ett medborgarkontor? Ett Medborgarkontor skall vara det naturliga sättet att kontakta kommunen oavsett vilket verksamhetsområde ärendet handlar om. Medborgarkontoret innebär ett förändrat arbetssätt. Istället för att medborgarna söker sig till rätt förvaltning med sin fråga tar Medborgarkontoret hand om frågorna. Det underlättar för medborgarna. Genom ett Medborgarkontor vill kommunen uppnå för medborgare förbättrad tillgänglighet,. svar på ett Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www.haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer ställe, öppnare kontakter, förbättrad service och bemötande, snabbare handläggning av rutinärenden, bättre information från kommunen och minskad samtalstid. En etablering av medborgarkontor samordnar även kontaktvägarna till kommunen. För förtroendevalda utökar Medborgarkontoret demokratiaspekterna genom ökad dialog med medborgarna, möjligheter att möta medborgarna och förmedla information. För verksamheterna i organisationen skapar Medborgarkontoret handläggarna mer tid till kvalificerade uppgifter och effektivare processer inåt i organisationen samt bidrar till ett utökat gränsöverskridande arbete inom organisationen. Detta stimulerar även utvecklingen av den kommunala verksamheten. För att uppnå maximal kundnytta för medborgarna i Haparanda bör ett samarbete med Tornlos Asiakaspalvelukeskus (ASPAJ etableras. 4. Utformandet av Medborgarkontor 4.1 Kontaktvägar Enligt genomförda mätningar kontaktar medborgarna kommunen via telefon (cirka 65 %), personliga besök (cirka 21 %), E-post (6 %), brev (8 %). Detta stämmer överens med snarlika kommuner. Medborgarkontoret föreslås förvalta kontaktvägarna enligt nedan. 4.2 Telefon Kontakter via telefon sker via direktanknytning eller telefonväxel. Totalt inkommer cirka 6341 samtal till kommunen per vecka. Cirka 15 % av alla samtal överges, det vill säga besvaras inte. Många av samtalen är korta. Vanligaste ställda frågor berör enkla informations- och vägledningsfrågorfrärnst inom ekonomi, boende samt biståndsbedömning. I dagsläge används växeln i väldigt stor andel till att koppla interna samtal, trots att det via nätet enkelt går att ta fram rätt anknytningsnummer. Andelen lyckade kontakter med en handläggare är 50 % för kommunen totalt. Haparanda haren något lägre andel jämfört med snittet för andra kommuner (56 %).2 På vissa enheter är andelen kontakt med en handläggare 33 %. Bilden bekräftas av personalen i växeln. Telefontider, främst korta, gör det svårt att för medborgaren att komma fram till en handläggare och växelpersonalen har svårt att finna en lämplig person att koppla till. Telefontider gynnar överhuvudtaget inte medborgarna. En översyn bör göras angående telefontider. Utgångspunkten bör vara att medborgarkontoret ska hantera så många som möjligt av de inledande kontakterna med medborgarna. I dagsläge finns en egen växel för individ- och familjeomsorg som bör samordnas med medborgarkontoret. Detta för att uppnå en väg in och för att höja tillgängligheten för medborgarna. Projektgruppen föreslår att telefonväxeln samt individ- och familjeomsorgens växel överförs till Medborgarkontoret. 4.3 Personliga besök Personliga besök utan tidsbokning görs främst iekonomi-, bygg- och biståndsärenden. Tidsbokningar görs främst inom näringsliv och individ- och familjeomsorgen. Idag finns två ingångar till Stadshuset (huvudentren och individ- och familjeomsorgen) och besökare letar sig själv fram i huset. Projektgruppen föreslår att alla besök hänvisas till receptionen i 2 Enligt Mätningar genomförda av Telia Resultatrapport SKL:s Kommunens Kvalitet i Korthet Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@ haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 ^01 www. haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer medborgarkontoret som därefter meddelar tjänstemännen att besöket anlänt och sedan hämtas. Vidare föreslås att individ- och familjeomsorgens ingång stängs. Utgångspunkten bör vara att alla besökare ska bemötas på samma sätt och att mötet bör vara säkert för både besökare och personal. Medborgarkontoret och samhällsvägledare/generalisternalär ska kunna hantera spontanbesök som idag hanteras av individ- och familjeomsorgens reception. Säkerhetsmässigttorle det kunna garanteras samma säkerhet hos Medborgarkontoret som via individ - och familjeomsorgens egen ingång. Detta torde vara mer en utbildningsfråga. 4.4.1 E-post Kontakten via e-post sker genom tre vägar : Kommunens offentliga e-postadress, förvaltningarnas/enheterna egna. e-postadresser eller direkt till handläggaren. Det är inte ovanligt att e-post vidarebefordras iflera led vilket kan leda till att det tar onödigt lång tid att få svar och att det inte finns någon kontroll över om e-posten är besvarade. Idag finns inga uttalade krav på svarstiden för e-post. Det är även denna kontaktväg som förväntas öka mest. Enligt SKL:s undersökning i Kommunens Kvalitet i Korthet låg kommunens totala svarstid på att 64 % av e-posten besvarades inom två dygn, vilket är under snittet för andra deltagande kommuner (l7 %).3 På vissa enheter var siffran ännu lägre och svarstiden längre. En översyn bör göras angående svarstiden. För att det ska bli tydligt och enkelt för medborgarna vilken e-postadress som gäller och för att registrering och besvarande kan möjliggöras bör enbart en officiell e-postadress innehas hos den gemensamma registratorn. Alla övriga förvaltningslenheters egna e- postbrevlådorbör avvecklas. Handläggarnas e-postadresser ska givetvis finnas kvar men inte finnas publicerade. Ansvaret för kommunens officiella e-postadress samt hanteringen av e-post bör överföras till Medborgarkontoret. Rutiner för hanteringen bör tas fram. Detta för att skapa enhetliga rutiner, svarstid och höjd kvalitet på svaren. 4.4.2 Webbredaktör Även en webbredaktör torde behöva sortera under Medborgarkontoret. Detta dels för att hemsidan kommer att vara ett av Medborgarkontorets främsta verktyg och dels för att säkerställa att all information är korrekt utformad. Okad användning av hemsidan och webbaserade tjänster bör eftersträvas. Hemsidan bör präglas av ett tydligt kundfokus. Utvecklande av hemsidan pågår. 4.4.3 E-tjänster Fler medborgare vill själv uträtta sina ärenden. Därför måste e-tjänster utarbetas. E-tjänsterna skaparfrihet att uträtta ärenden när det passar medborgarna. Tjänsterna bör kopplas till W3D3 för att säkerställa att handläggningsrutiner efterföljs. Även E-petitioner bör kopplas till W3D3 i något skede. Projektgruppen föreslår att utvecklandet av e-tjänster överförs till Medborgarkontoret. 4.5 Brev Ärenden inkommer fortfarande brevledes men hanteras idag av den gemensamma registratorn vilket medverkar till att ärenden registreras centralt samt kan följas upp via 3 Resultatrapport Kommunens Kvalitet i Korthet Postadress Besöksadress TelefonlFax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www. haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer ärendehanteringssystemet. Projektgruppen föreslår att ansvaret för posthanteringen samt centrala registreringen överförs till Medborgarkontoret. 5. Ärendehanteringssystem Ett väl anpassat ärendehanteringssystem är en förutsättning för att medborgarkontoret skall kunna arbeta effektivt och för höjd kvalitet. Medborgarkontoret har behov av att kunna registrera de frågor som ställs, hålla ordning på inkommande ärenden, följa frågorlärenden och kunna ta ut statistik. Det bedöms som möjligt att kunna registrera medborgarkontorets frågor och ärenden i W3D3 under en egen serie. För att medborgarkontoret ska kunna använda ärendehanteringssystemet effektivt krävs att handläggare på förvaltningar använder systemet aktivt. Det handlar om att använda systemet mer effektivt än idag. All relevant information om ärenden skall finnas i systemet i stället för på enskilda handläggares skrivbord eller datorer. Informationen måste vara sökbar. Personalen på medborgarkontoret måste ha tillgång till alla system som används i organisationen (Aditro, Wärna, Byggreda, Miljöreda, AIkT osv.}. Projektgruppen föreslår att all personal på Medborgarkontoret lämnas handläggar-behörigheter till alla kommunala ärendehanteringssystem. På längre sikt bör antalet registreringssystem ses över och samordnas med W3D3. W3D3 är utvecklat för att kunna hantera verksamhetsspecifika ärenden. IFO:s ärendehanteringssystem bör dock separeras från ovanstående på grund av sekretesskrav. Detta torde kunna lösas genom att ett visst antal namngiva personer ges rättigheter till IFO-systemet och utbildas inom berörd lagstiftning. 6. Medborgarkontorets uppdrag Med hjälp av ROSA-metoden (Rationell Organisering och Service Administration) har projektgruppen kartlagt vilka ärenden och funktioner som kan hanteras på ett medborgarkontor. Erfarenheter visar på att ca 80 % av alla kontakterna med kommuner gäller okomplicerade ärenden. Kommunala frågor och arbetsuppgifter kan kategoriseras i åtta nivåer: 1. Information och upplysning 2. Vägledning och rådgivning 3. Administrativ fördelninglhantering!förberedelser 4. Rutin -och regelstyrd handläggning/beslut 5. Specialisthandläggning/verksamhetsspecifik handläggning/förberedelse 6. Värderande handläggninglbeslut 7. Lednings- och styrningsfrågor 8. Politiska uppgifter/styrning En stor del av de vanligaste ärendena ligger i kategorierna 1-4, det vill säga information/upplysning och generell vägledning eller rådgivning. En annan stor del är administrativ hantering, som till exempel anmälan och ansökan med mera. I dessa 4 kategorier ligger 80 % av alla kontakter. Alla förvaltningar, allmänheten och flera organisationer/föreningar (Ungdomsrådet, Kommunala rådet för personer med Funktionshinder, Minoritetsdelegationen, Kommunala pensionärsrådet och fackföreningarna) har lämnats möjlighet att inkomma med förslag till Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www.haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer arbetsuppgifter till Medborgarkontoret. Projektgruppen har sedan genomarbetat förslagen och kategoriserat dessa enligt ROSA-metoden. Förvaltningarnas egna förslag har till största delen baserats på allmän information och utlämnande. av blanketter, dock har projektgruppen valt att fokusera mer på administrativ och regelstyrd handläggning. Det bör poängteras att ett Medborgarkontorets arbetsuppgifter måste bygga på kundnyttan. Finns inte kundperspektivet ivalet av arbetsuppgifter fallerar hela tanken. Fokus måste ligga på arbetsuppgifter som är tillgagn för externa kunder och inte på internt servicearbete så som kopplingar, telefonhänvisningar eller bokvingar. En sammanställning över tilltänkta och lämpliga uppdrag finns föreslagna i bilaga 1. 7. Sekretariatet En naturlig del i Medborgarkontorets uppgifter är frågor om politiska beslut och demokratiska möjligheter varav demokratihanteringen och sekretariatet bör placeras på Medborgarkontoret. Iden nuvarande organisationen finns ingen tydlig ägare av demokratiska processer, med vilket avses synpunktshantering, klagomål, e-petitioner, medborgarförslag och så vidare. Med ett helhetsgrepp om den demokratiska processen skapar man enhetlighet och öppnar upp för medborgarnas och kundernas möjlighet att använda sig av de olika demokratiska möjligheterna. Detta skapar även möjligheterför dialoger mellan medborgarna och politiken. I den nuvarande organisationen finns idag fyra Hämndsekreterare. Nämndsadministrationen skiljer sig väsentligen mellan nämnderna. En enhetlig och tydlig nämndsadministration äratt eftersträva. Vid sammanslagning av Hämndsekreterarna skapar man enhetlighet och sårbarheten minskar vid frånvaro. Det bör poängteras att en koppling till registratorn skapar också en enhetlig ärendekedja. Det torde även behöva tas fram rutiner kring nämndsadministration samt kvalitetssäkra politiska beslutprotokoll. Ensammanslagning av Hämndsekreterarna underlättar även informationsflödet mellan nämnderna. Samtidigt får medborgarna enkelt och snabbt tag på alla nämndsbeslut. Projektgruppen föreslår att sekretariatet överförs till Medborgarkontoret. 8. Arbetsformer Medborgarkontoret ska "ge rätt information vid rätt tidpunkt." Med hjälp av ett nytt arbetssätt kommer Medborgarkontoret att kunna ge svar direkt. Detta kräver tydliga processbeskrivningar från uppdragsgivarna samt hög kompetens och tekniska hjälpmedel. I de fall Medborgarkontoret inte kan lämna svar skall de ta reda på svaret och återkomma till kunden. Ärenden som kräver särskilda åtgärder eller specialkompetens ska skickas vidare till ansvarig handläggare. Medborgarkontoret kommer att äga frågan tills den är besvarad. Detta innebär att även frågor som skickas till specialhandläggare ska följas upp av Medborgarkontoret, för att motverka att ärenden hamnar mellan stolarna. Medborgarkontoret bör även aktivt arbeta med ungdomarföratt haett ungdomsperspektiv i sitt arbete. Samarbetet med skolor och ungdomsråd bör upprättas. Det är också viktigt att ha ett samarbete med turistbyrån för att kunna ge allmän.information om boende, shopping och upplevelser till besökare. Medborgarkontoret ska ses som turistbyråns förlängda arm... Nära samarbete och kontinuerliga uppföljningsmöten med uppdragsgivarna krävs för att Medborgarkontoret skall lyckas med sitt uppdrag. Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@ haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www. haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Diarienummer Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 9. Avta Efter överenskommelse med respektive förvaltninglenhet om vilka uppdrag som överförs till Medborgarkontoret kommer avtal att tecknas mellan parterna. Detta för att skapa tydlighet och enhetlighet i hanteringen. Uppdragsgivarna måste överlämna uppdaterade och korrekta processkartor. Avtalen skall regelbundet följas upp och justeras. 10. Namn -Medborgarkontor Projektgruppen föreslår att enheten kallas Medborgarkontor, Kansalaiskonttori på finska. Namnet syftar på att det är medborgaren som är i fokus och att det är en samfunktion av kommunens organisation för att underlätta för medborgaren. Medborgarkontoret ska vara den. naturliga ingången till kommunen, ett nav inom den kommunala organisationen. Med detta namn kan kontoret i framtiden även innefatta fler myndigheterlorganisationer, så som Skatteverket, Kronofogden, Polisen och Arbetsförmedlingen. Namnet lämnar även möjligheter att vidareutveckla konceptet via filialer. Potentiella filialer skulle kunna vara bokbussen, som når ut till alla delar i kommunen. 11. Lokal och öppettider Ett Medborgarkontor bör vara placerat centralt och ha en naturlig anknytning till övriga verksamheter i organisationen. Dagens organisation är i stora delar inrymd i Stadshuset. Ett Medborgarkontor bör även vara tillgängligt för alla. Med detta åsyftas att lokalen bör vara utformad på ett sätt som möjliggör åtkomst för personer med funktionshinder. Projektgruppen föreslår i detta skede att Medborgarkontoret placeras i Stadshuset. Medborgarkontoret föreslås vara ingången för alla besökare och kunder samt föreslås fungera som reception för hela Stadshuset. Detta kräver en del ombyggnation för att inrymma ett Medborgarkontor. Ett kostnadsförslag för detta bör tas fram. Vid utformandet av utrymmen måste hänsyn tas till tillgänglighet för alla oavsett funktionshinder. Lokalen bör vara tillgänglig för alla, upplevas som öppen och stimulera till demokratiska möjligheter samtidigt som den bidrar till trygghet och säkerhet både för besökare och medarbetare. Utrymmen bör utformas så att dessa bidrar till möjligheten att nyttja den offentliga miljön exempelvis till utställningar, medborgardialoger och tematräffar. Det bör finnas möjlighet till samtalsrum i direkt anslutning till Medborgarkontoret samt möjlighet att uträtta ärenden själv. Förslagsvis skulle detta kunna erbjudas genom lånedator från receptionen. Projektgruppen föreslår en modern inomhusmiljö som stimulerar till innovationer och är en naturlig mötesplats för medborgarna. Erfarenheter från andra Medborgarkontor visar att besöken under kvällstid och helger ärfå. Det är lättare att utöka öppettiderna successivt än att skära ned när man öppnat upp med generösa tider. Öppettider bör även ta hänsyn till den finska tiden och de många handelsarbetande. Vid aktuella händelser så som exempelvis skolstart, ansökan om sommarjobb, bygglov, nybyggnation och val kan tillfälliga förlängda öppettider hållas. Medborgarkontoret bör även anordna temakvällar till exempel mellan unga och de förtroendevalda eller företagare och näringslivet. Projektgruppen föreslår att öppettider tas fram av enhetschefen efter behovsprövning. 12. Bemanning Medborgarkontoret bör bemannas av en enhetschef och ett antal samhällsvägledare (generalister). Behovet av samhällsvägledare (generalister) bör tas fram efter utformningen Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-posUHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda. se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www. haparanda.se

.. TJANSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer av Medborgarkontorets uppdrag. Bedömningen bör bygga på att 80 % av alla frågor som kommer till kommunen kommer att hanteras av Medborgarkontoret. Enhetschefens roll för verksamheten är betydande därför torde synnerligt höga krav ställas på denne. Personen bör kännetecknas av serviceanda och vara utvecklingsorienterad. Projektgruppen föreslår att enhetschefen rekryteras. först för att denna ska kunna bygga upp en väl fungerande enhet. 13. Rekrytering Alla befattningar bör utlysas och följa den rekryteringsmodell som gäller inom organisationen. Enhetschefen bör rekryteras först. Bedömningen är att det inom kommunen finns anställda som med kompletterande utbildning väl fyller kraven som kan ställas på samhällsvägledare. Medborgarkontoret kommer att handlägga olika typer av frågor varför det finns behov av bred kompetens från olika förvaltningar. Cirka 60 % av befolkningen i Haparanda ärfinsktalande och därför bör ett krav vara att all personaltalar finska. Övriga språkkunskaper skall anses som meriterande. 14. Utbildningar Som ovan nämnts bygger framgången för medborgarkontoret på att personalen haren bred och god kompetens inom kommunal verksamhet. Hur omfattande utbildningar som krävs beror på personalens tidigare erfarenheter. Utbildningar inom service och bemötande, allmän kommunalkunskap och verksamhetsspecifikkunsksp kommer att behöva genomföras. Verksamhetsspecifikkunsksp kan ske genom internutbildning på förvaltningarna. Studiebesök bör även genomföras hos de olika uppdragsgivarna. Vidare bör även utbildning ske inom relevant lagstiftning och i andra myndigheters verksamheter som kan komma till nytta. 15. Tidsplan Tidsplanen gäller under förutsättning att erforderliga kommunala beslut tas om införandet av ett Medborgarkontor den 20 juni 2011. Tidsplanen påverkas direkt av ombyggnationen samt rekryteringsprocesserna. Juni- augusti 2011 -Rekrytering av enhetschef. Ömbyggnation bör starta när enhetschef rekryterats. Enhetschefen bör ges i uppdrag att direkt påbörja arbetet med kartläggning av processer, inventering av hemsidan och framtagande av rutiner för handläggning. Utöver detta bör telefonkulturen och handläggningstiden förbättras. Augusti -september 2011 - Rekrytering av samhällsvägledare (general ister). Detta bör påbörjas direkt efter att enhetschef rekryterats. September- november 2011 - Utbildning av samhällsvägledare (generalister). Januari 2012 -Öppnande av Medborgarkontor 16. Införande Postadress Besöksadress TelefonlFax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-^50 01 wuuw.haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer Införandet kan genomföras på två sätt, genom infasning i etapper eller införandet av hela konceptet på en gång. Båda alternativen har sina fördelar och nackdelar. Projektgruppen föreslår att hela konceptet införs på en gång. Organisationens storlek stödjer möjligheten av införandet av hela konceptet. Ett helhetsinförande innebär även att Medborgarkontoret snabbare är igång samt motverkar risken för att projektet urholkas efter vägen. En viktig framgångsfaktor äratt det är väl förankrat både hos organisationen och politikerna. Inkörningsproblem kan förväntas, vilket även stöds av andra kommuners erfarenheter. Vid införandet kan förväntas att dåliga processer, otydlig information utåt och oklar arbetsledning kommer synliggöras. 17. Verksamhetside och mål Medborgarkontorets mål bör vara att ge god och effektiv service till medborgarna, samt att stödja och underlätta arbetet för kommunens övriga verksamheter, ge medborgarna ökad tillgänglighet till kommunen samt förbättra kvaliten på service och effektivisera processerna inåt i kommunen. Huvudmålet för Medborgarkontoret bör vara att medborgarna upplever en betydligt förbättrad service från kommunen. Projektgruppen föreslår att Medborgarkontoret upprättar verksamhetside och mål. Det är viktigt att Medborgarkontorets personal ges möjlighet till att medverka vid uppbyggnaden av verksamheten. 18. Uppföljning En uppföljning över medborgarkontorets verksamhet bör göras tvåårefter öppnande. Utvärderingen bör göras utifrån de mål och riktlinjer som ges till Medborgarkontoret vid uppstart. Anledningen är dels att utvärdera verksamheten, dels för att se över utvecklingsmöjligheterna. Kontinuerliga kundundersökningar om servicelbemötande och handläggningstider avseende både besvarandetid via e-post och samtal bör.göras årligen. Kontinuerliga sammanträden med uppdragsgivare torde genomföras månatligen. 19. Remissinstanser Följande råd har under arbetet fungerat som samarbetsgrupper; Ungdomsrådet, Rådet för personer med funktionshinder, Minoritetsdelegationen Kommunala Pensionärsrådet tamt fackföreningarna. Dessa har även beretts möjlighet att lämna in synpunkter på utredningen. Synpunkter har inkommit både muntligen och skriftligen. Alla är positivt inställda till upprättandet av ett Medborgarkontor. Nedan redogörs för några av de synpunkter som lämnats under remisstiden samt kommentarer från projektet. A. Från Seskarö PRO - Centralisering till Haparanda bekräftas. Naturligtvis bör kontakter med kommuninvånare förstärkas vid en organisationsförändring som denna. Vi på Seskarö förväntar oss en lokal lösning med Medborgarkontor på Seskarö 1 dag per vecka. Vi vill uppmärksamma Haparanda kommunala beslutfattare att pensionerna har haft en utveckling som gör att pensionärerna tappat 1000 tals kronor i köpkraft i jämförelse med arbetande med motsvarande lön. Det är helt enkelt så att bilkäring och bussresande till Haparanda är alltför belastande för pensionärernas ekonomi. - Av punkt 10 framgår att Medborgarkontoret framledes även kan omfatta Skatteverket, Kronofogden, Polisen och Arbetsförmedlingen. Postadress Besöksadress TelefonlFax E-postlHemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www.haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer Seskarö Pro vill uppmärksamma er på att det för många är ett stort problem att få tag i kontanter. Vi förutsätter att kommunen agerar så att.äldre med lätthet skall kunna ta ut kontanter. - Av punkt 13: Framgår att ni ställer krav att personalen är finsktalande. Seskarö Pro förutsätter att ni menar både finsk- och svensktalande. Slutligen hoppas Seskarö Pro att ni lägger stor vikt vid kostnadseffektivitet då en fördyrning skulle drabba oss svårt. Kommentar: IVär det gäller filial-frågan så torde utgångspunkten vara att erbjuda alla kommuninvånare samma möjligheter. Ett Medborgarkontor bör inrättas först för att sedan se över eventuella möjligheter till filialer. Vad avser kontant-frågan är detta inte direkten kommunal angelägenhet. Kommunen bör meeverka till att möjligheter finns för uttag. Givetvis kommer personalen att tala både svenska och finska. Staden försöker alltid effektivisera sin verksamhet för kommuninvånarnas bästa. B. Kommunala Pensionärsrådet Våra åsikter är mycket positiva och önskar ett lyckat arbete inom Medborgarkontoret. C. Rådet för personer med funktionshinder Bra jobbat. Den här iden förordade jag för 6 år sedan, men fick då inget gehör. Därför så känner jag mig mycket glad över, att ni kommit så långt i utredningen. Då det gäller tillgängligheten till information i skilda läsformat, om och kring kommunen så är det mycket skralt. Daisy baserad talinformation, storstil och punktskrift är saker som definitivt måste förbättras. Just nu så är inte heller hemsidan helt kompatibel för hjälpmedlen. Detta för att man annars riskerar att utestänga personer med skilda funktionsnedsättningar. Jag anser också att man bör se över hanteringen av filformat i kommunen. Att använda den grafiska formen av PDF utestänger också många från att kunna komma åt informationen. Tillgången till teckenspråk bör ses över då man inför ett medborgarkontor. Även hörselslingor i receptioner och samtalsrum bör ses över. I utbildningen av personalen för medborgarkontoret så bör även informationen om hur man gör om till lättläst svenska och finska gås igenom. Detta beroende på att många personer med mentala funktionshinder genom denna hjälp får den information på ett sådant sätt att de själv sedan kan tillgodogöra sig den på ett optimalt sätt. Jag anser att ett medborgarkontor bör redan från början dimensionerat så, att det kan utöka servicen och samordningen med andra myndigheter. Exemplet med samarbetet mellan skattekontoret och försäkringskassan har förbättrat situationen otroligt mycket för många medborgare. Då man planerar medborgarkontoret, så bör också kommunikationen med Skype vara en central fråga. Detta beroende på att teckenspråk enkelt då kan förmedlas. Även tolktjänsterna fungerar så mycket enklare, om en ljud- och bild-förbindelse upprättas via Skype. Småföretagare kan också utnyttja ett sådant kontor för snabba möten med näringslivshandläggare och andra intressenter i andra delar av världen. En utveckling av informationssatteliter som kan placeras på olika platser i kommunen anser jag bör utredas. Det vill säga, ett sätt att kunna kommunicera med medborgarkontoret från andra platser. Det ökar också graden av användning högst påtagligt. Här är också funktionshinder-perspektivet en viktig faktor att se på vid utformandet av den teknik som man använder sig av. Taktila reliefkartor bör införskaffas över kommunen. Det är inte så svårt att ordna det. Då det gäller den lokala kulturen och förhållandet till medborgarkontoret, så finns också mycket att göra. All lokal annonsering kan samordnas via medborgarkontoret. Lokalt producerad kultur i form av skivor, böcker och andra alster, anser Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www.haparanda.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist 2011-08-23 Nadja Lukin, 0922-150 29 Diarienummer jag skulle kunna stöttas via direktförsäljning från medborgarkontoret. Det är så tufft för många att komma utmed sina alster, att det här skulle kunna innebära en avgörande skillnad. Då man.designar ett medborgarkontor, så anser jag att man skall utforma, det så, att det alltid finns tillgång till-ett såväl manuellt som elektroniskt röstnings-förfarande. Den, demokratiska processen i skilda viktiga frågor skulle därmed kunna få ett naturligt ställe. Socialförvaltningen skulle kunna få ett effektivt verktyg till en dynamiskt utformad LSS, via ett medborgarkontor. Ett flexibelt bokningssystem av ambulerande ledsagare och assistenter, bör utredas. Min uppfattning är, -att samordningsvinsterna ärhögst betydande om man gör det. Livskvalitet förde personer som behöver använda sig av dessa tjänster, skulle höjas påtagligt. Ett samarbete med Arbetsförmedlingen om långtidsarbetslösa, skulle kunna få ett naturligt och viktigt projekt att bygga upp. Istället för meningslös fas tre, såskulle det kunna innebära meningsfylld fas optimal. Kommentar: Synpunkterna angående tillgänglighet kommer att skrivas in i utredningen. Medborgarkontoret bygger på tanken att den ska vara tillgänglig för alla. D. Ungdomsrådet -Inga synpunkter 20. Förslag till beslut Projektgruppen föreslår att ett kontor inrättas med namnet: Medborgarkontor, Kansalaiskonttori istadshuset samt att det organisatoriskt placeras under Kommunstyrelsen. Medborgarkontoret föreslås bli förvaltare över kontaktvägarna apost, e-post och besök) in i kommunen samt att telefonväxeln, både den centrala och.individ-och familjeomsorgens växel överförs till Medborgarkontoret samt tilldelas arbetsuppgifterna enligt bilaga 1. Projektgruppen föreslår vidare att Medborgarkontoret blir kommunens huvudingång. Ansvaret för post- och ärendehanteringen, webbredaktion samt sekretariat överförs till Medborgarkontoret. Vidare föreslås att ett Medborgarkontor inrättas i enlighet med slutrapporten. Enligt uppdrag Nadja Lukin Projektledare Postadress Besöksadress TelefonlFax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 kommun@haparanda.se 953 85 Haparanda Haparanda 0922-150 01 www.haparanda.se

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott S/^MIV^NTi^^ESPRT I( LL Sammanträdesdatum 2011-10-10 21 Sida Au 211 Dnr 2010.413 073 Motion om aktivitetspark för äldre och funktionshindrade Ledamot Gun-Britt Liljergren har inlämnatföljande motion: "Motion och rörelse är viktigt även för äldre och funktionshindrade. Centerpartiet föreslår att möjligheten att investera i en aktivitetspark för äldre och rörelsehindrade ivår kommun utreds". Kommunfullmäktige beslutade 2010-12-20, 105, att remittera motionentill kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens beredning har översänt motionen till socialnämnden för beredning. Socialchef Eini Kemi har utrett ärendet och har följande svar: "Det motionären frågar efter är ett s k utegym som officiellt kallas fören aktivitetspark för äldre. Balans, styrka och koordination är förmågor man kan öva på vid promenader i en sådan park. Parken består av olika slags redskap som kan användas av dem som besöker den. Det finns små skyltar som visar hur redskapen kan användas för att träna olika saker. I Luleå har Tekniska nämnden beslutat om och inrättat en aktivitetspark av den här typen i samråd med friskvårdskonsulent. Socialnämnden är positiv till att kommunstyrelsen avsätter medel till en aktivitetspark för äldre. Parken måste dock underhållas och finansieras inom ramen för HTFAB: s investeringsbudget och driftbudget. Socialnämnden har ej medel till en park av det här slaget och ej heller möjlighet att sköta drif ten av en sådan park. Utredaren föreslår socialnämnden beslutar s att översända ovanstående yttrande angående motionen till kommunstyrelsenför handläggning och beslut". Socialnämnden beslutar enligt föreliggande förslag. Arbetsutskottet remitterar motionen till kommunledningsförvaltningen för beredning av kostnader fören investering i en aktivitetspark. Justerare Utdragsbestye^cande 0]2 315 -^^ Copyrighf KOMMENTUS BiANKETTER 99-12

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott SWI^N41t^ ESP T^ ICL Sammanträdesdatum 2011-10-10 22 Sida Nadja Lukin, Ailan Fjellvind och Robert Ekholm har berett ärendet. "Socialnämnden och Barn-.och ungdomsnämnden har ställt. sig positiva till förslaget. Kommunledningsförvaltningen harfått i uppdrag att undersökt lämpliga platser fören aktivitetspark samt kostnader för anläggandet av en sådan park. Kommunledningsförvaltningen har undersökt ettflertal platser för uppförandet av en aktivitetspark. Efter noggrant övervägande har Riekkola ansets vara den lämpligaste platsen. Riekkola är ett friluftsområde som idag nyttjas av allmänhet, skolor och olika föreningar. Kommunfullmäktige har beslutat att prioritera området för att värna orn det fina friluftsområdetsamt för att höja användningsområdet. Att inrätta aktivitetspark där skulle komplettera dessa möjligheter. Förslaget har kommunicerats med motions inlämnaren och hon har ställt sig positiv till förslaget. Det är svårt att beräkna den exakta kostnaden för inrättandet av en fullskalig aktivitetspark. Uppskattningsvis skulle en fullskalig aktivitetspark kosta cirka 300 000 kr. Summan inkluderar 8 stycken olika singelmaskiner, anläggningsarbeten samt bygglov. Kommunen har idag i sina ägor 2 st nya oanvända maskiner broddmaskin och Crosstrainer). Maskinerna har egna så kallade fundament varav uppställandet av dessa skulle kunna göras med befintliga medel. Dessa maskiner behöver kompletteras med ett "utegym-anordning" för att kunna benämnas aktivitetspark. Denna typ av anordning består av tre olika stationer som tränar olika muskelgrupper. Kostnaden för den enklaste varianten uppgår till cirka 50 000 kr exkl. moms. Kostnaden innefattar anordningen, frakten, montering och bygglov. Genom att starta upp med de befintliga och en nymaskin kan aktivitetsparken sedan utökas. med fler om behov finns. Motions inlämnaren har ställt sig positivtill detta. Förslag Utredarna föreslår att Kommunfullmäktige beslutarom att en aktivitetsparkför alla inrättas med befintliga maskiner i Riekkola". Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att en aktivitetspark skall inrättas med befintliga och ny maskin i centraladelen av staden, t.ex stranden. Justerare Utdragsbestyrlcande - ^^i..w^ ^^^,^ f _. F r`'^-- OI2 315 -^^ Copi/ri^^hf KOMMENTUS BLANKETTER 99-12

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMIIi^NTRJ^ ESPR T^K^LL Sammanträdesdatum 2011-10-10 Sida Au 213 Dnr 2011/362.00 Borgerlig vigselförrättare skrivelse 2011-10-04 anmäler Karin Tordne sitt intresse att. påta sig hedersuppdraget borgerlig vigselförrättare såväl som registrerare av,partnerskap för Haparanda kommun. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar föreslå länsstyrelsen att komplettera redan befintligt utsedda borgerlig vigselförrättare och registrerare av partnerskap för Haparanda kommun med följande person Karin Tordne, Harju 130, 953 93 Karungi. 0 Justerare f-^ Utdragsbestyrkande 1,..^ ^' `r`i - ' I ^23'^5 - Cop^rig&t KOMMENTUS BLANKETTER 94.12 ^ ^`

HAPARANDA STAD Kommunstyrelsens arbetsutskott S^IViMAHTRÄ ESPR^T K LL Sammanträdesdatum 20^ 1-10-10 Sida Au 212 Redovisning av inneliggande motioner och medborgarförslag Kommunledningskontorets upprättade redovisning på inneliggande motioneroch medborgarförslag delges. Arbetsutskottet tar del av redovisningen och vidaresänder den till kommunstyrelsenför kännedom. a Just^erore Utdragsbestyrkande A12 ^1^5, fx'^ Copyright KOMMEN'fUS BLANKETTER 99-12