Rutiner för samråd och styrning 2013-2015 KB och dess partners och nationella kompetenscentra i det nationella utvecklings- och samverkansuppdraget Bakgrund I mars 2012 tog Kungl biblioteket beslut om att fastställa förändringar i organisation och verksamhet för Informations- och lånecentraler, den nationella delen av Internationella biblioteket samt Sveriges depåbibliotek. Beslutet beskrivs i Centraler i ett nytt bibliotekslandskap - Lånecentraler, depåbiblioteket och Internationella biblioteket. KBs slutsatser utifrån översyn och förslag. Samtliga fyra enheter blir KB:s partners inom det nationella utvecklingsoch samverkansuppdraget. Sveriges depåbibliotek och lånecentral samt Internationella biblioteket får fortsatt verksamhetsfinansiering och blir inom sina områden dessutom nationella kompetenscenter för folk- och skolbibliotek. Stadsbiblioteket i Malmö och Regionbibliotek Stockholm får fortsatt finansiering kopplat till nationella uppdrag. Förändringen kommer att ske etappvis fram till och med 2015. I föreliggande dokument beskrivs rutiner för hur KB och KB:s partners (nedan kallade enheterna) ska samråda i planering och uppföljning av verksamheten under dessa år. Därefter ska rutinerna utvärderas och ses över. Mål och uppdrag Enheterna är en nationell resurs i KB:s utvecklings- och samverkansuppdrag. Verksamheten styrs av KB:s uppdrag för nationell utveckling och de prioriteringar som görs av KB. Som ett stöd för dessa prioriteringar har KB utformat en inflytandestruktur som består av Nationella referensgruppen och ett antal styr- och expertgrupper. 1
Enheterna ska arbeta med spetstjänster som har nationell bäring. De ska bidra med kompetens som inte är möjlig att över tid upprätthålla lokalt och regionalt på folk-, gymnasie- eller läns/ regionbibliotek. Enheternas arbete ska ske i form av samverkan med målgruppen för ömsesidigt utbyte och lärande. Detta arbetssätt syftar till att säkra att enheterna arbetar med rätt saker och att behoven från biblioteken tas till vara på bästa sätt. Målgrupp De primära målgrupperna för enheternas utvecklingsarbete är folk- och skolbibliotek, i första hand gymnasiebibliotek. När det gäller Sveriges depåbibliotek och lånecentrals löpande tjänster inom kompletterande mediaförsörjning är målgruppen bredare och inbegriper hela det allmänna biblioteksväsendet. Behov och verksamhetsuppdrag Enheternas uppdrag utgår från KB:s plan för nationell biblioteksutveckling och samverkan. Behoven fångas in av enheterna själva genom samverkan med biblioteken, och från KB genom inflytandestrukturen. Enheternas uppdrag förankras i Nationella referensgruppen. Verksamhetsplanering Den årliga verksamhetsplaneringen bereds genom ett dialogmöte med KB:s företrädare för nationell samverkan. Denna dialog sker i april/maj för efterkommande års planering. I dialogen finns även utrymme för muntlig uppföljning av föregående års verksamhet. Verksamhetsplan, ansökan och budget för kommande år skickas till KB 31 oktober. Enheternas verksamhetsplaner förankras i Nationella referensgruppen. Verksamhetsuppföljning 2
Skriftlig verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning skickas till KB senast 13 mars. I denna ska föregående års resultat redovisas enligt särskilda anvisningar för de olika enheterna. I samband med verksamhetsdialogen i april/maj finns möjligheter för en muntlig uppföljning där det finns möjlighet till förtydliganden och fördjupad diskussion. Enheternas resultat och verksamhetsberättelser redovisas i Nationella referensgruppen. Kommunikation utåt Enheterna bör ha en kommunikationsplan som tydliggör hur man ska nå ut till sina målgrupper och hur resultaten för utvecklingsinsatserna ska spridas. Värdbibliotek Enheternas värdbibliotek har ansvar för personal, arbetsmiljö, lokaler och utrustning. Bidrag Under övergångsperioden 2013-2015 baseras bidragen på 2012 års bidrag. Fördelningen sker utifrån enheternas olika uppdrags omfattning. Verksamhetsbidrag utbetalas fyra gånger om året för Sveriges depåbibliotek och lånecentral och för Internationella biblioteket. Utvecklingsbidrag för Malmö stadsbibliotek och Regionbibliotek Stockholm utbetalas fyra gånger om året. Samarbetsprojekt Enheternas årliga verksamhets- respektive utvecklingsbidrag ska täcka kostnaderna för de nationella utvecklingsuppdrag de har från KB. Det står enheterna fritt att involvera även andra aktörer i sina utvecklingsarbeten och exempelvis lägga ut delar av dessa på andra. 3
Sveriges depåbibliotek och lånecentral Roll Sveriges depåbibliotek och lånecentral är KB:s partner och nationellt kompetenscenter i utvecklingen av LIBRIS för alla typer av bibliotek och kompletterande medieförsörjning. Avveckling 2013-2014 Avveckla verksamheten kring ILS webbtjänster och samordningen av virtuell svarstjänst. Uppdrag 2013-2014: Driva och utveckla depåbibliotek enligt beslutad förvärvsplan. På sikt bredda förvärvsplanen att omfatta även tidskrifter/periodika och offentligt tryck. Tillhandahålla spetstjänster kring fjärrlån, det vill säga sådana tjänster som inte de enskilda biblioteken eller läns- och regionbiblioteken har kompetens att hantera själv. Hitta en arbetsmodell för att ge konsultativt stöd och kompetensutveckling inom katalogisering i LIBRIS. Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling inom kompletterande mediaförsörjning. Uppdrag 2015: Driva och utveckla depåbibliotek enligt beslutad förvärvsplan och i samma tillväxttakt som nu. 4
Tillhandahålla spetstjänster kring fjärrlån, det vill säga sådana tjänster som inte de enskilda biblioteken eller läns- och regionbiblioteken har kompetens att hantera själv. Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling i katalogisering i LIBRIS. Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling inom kompletterande mediaförsörjning. Anordna svensk fjärrlånekonferens Återrapportering Statistik över kompletterande medieförsörjning (utveckling över tre år, 2013-) Antal poster i Libris (utveckling över 3 år, 2013-) Kompetensutvecklingsinsatser och stöd till folk- respektive skolbibliotek (utveckling över 3 år, 2013-) Utvecklingsinsatser, beskriva och värdera resultat och spridning Samarbeten, beskriva och värdera 5
Internationella biblioteket Roll Internationella biblioteket blir KB:s partner och nationellt kompetenscenter för folk- och skolbibliotek när det gäller mångspråkig media. Avveckling 2013-2014 Avveckla verksamheten kring ILS webbtjänster med undantag av virtuell svarstjänsts mångspråkiga del. Uppdrag 2013-2014 Kompletterande medieförsörjning av mångspråkig media Utveckla en webbresurs kring mångspråkighet för svenska bibliotek Berika LIBRIS katalog med poster för mångspråkig media Metodutveckling, konsultativt stöd och kompetensutveckling kring att arbeta med mångspråkig media, exempelvis inköpskanaler, bemötandefrågor och samhällsinformation. Utöka målgruppen för utvecklingsinsatser till att även innefatta gymnasiebibliotek Utveckla nationellt och internationellt samarbete i frågan Uppdrag 2015 Kompletterande medieförsörjning av mångspråkig media Berika LIBRIS katalog med poster för mångspråkig media. Målet är 100% katalogisering i LIBRIS 6
Metodutveckling, konsultativt stöd och kompetensutveckling kring att arbeta med mångspråkig media för folk- och gymnasiebibliotek. Utveckla nationellt och internationellt samarbete i frågan. Anordna nordisk mångspråkigkonferens 2015. Återrapportering Statistik över kompletterande mediaförsörjning (utveckling över 3 år, 2013-) Antal poster i LIBRIS (utveckling över 3 år, 2013-) Kompetensutvecklingsinsatser och stöd till folk- respektive gymnasiebibliotek (utveckling över 3 år, 2013-) Utvecklingsinsatser, beskriva och värdera resultat och spridning Samarbeten, beskriva och värdera 7
Malmö stadsbibliotek Roll Malmö stadsbibliotek blir KB:s partner i att utveckla nationella webbtjänster för folk- och skolbibliotek. Uppdraget kopplas till KB:s eget uppdrag att främja och samordna utveckling inom biblioteksområdet. Under övergångsperioden 2013-2015 ska uppdragen som informationsoch lånecentral successivt att avvecklas. Avveckling 2013-2014 Aveckla verksamhet kring fjärrlån och kompletterande mediaförsörjning. Ta bort sigeln för Informations- och lånecentral Malmö från LIBRIS. Inga mediainköp. Uppdrag 2013-2014 Drift och utveckling av en virtuell svarstjänst för Sveriges bibliotek Medverka i KB:s arbete att göra en behovsinventering för gemensam webbtjänst för gymnasiebibliotek (anm: uppdraget ändrades till att inte gå vidare med detta) Utveckla webbtjänster efter behovsinventering (anm: ledde till avveckling av vissa och förändring av andra tjänster) Uppdrag 2015 Drift och utveckling av en virtuell svarstjänst för Sveriges bibliotek Slutföra arbetet att lägga in Referensbibliotekets resurser i LIBRIS så att datat blir öppet för möjligheten att utveckla nytt gränssnitt. 8
Återrapportering Statistik över användning av svarstjänst för Svenska bibliotek (över 3 år, 2013-) Statistik över användning webbtjänster (över 3 år, 2013-) Utvecklingsinsatser inom det nationella uppdraget, beskriva och värdera resultat och spridning Samarbeten, beskriva och värdera 9
Regionbibliotek Stockholm Roll Regionbibliotek Stockholm är KB:s partner i uppdraget att ha nationell överblick över biblioteksområdet främst när det gäller biblioteksstatistik och kvalitet. Under övergångsperioden 2013-2015 ska uppdragen som informationsoch lånecentral successivt att avvecklas. Avveckling 2013-2014 Avveckla verksamhet kring fjärrlån och kompletterande mediaförsörjning. Ta bort sigeln för Informations- och lånecentral Stockholm från Libris fjärrlån. Inga mediainköp Verksamhet kring ILS webbtjänster och samordning av virtuell svarstjänst avvecklas 2014. Uppdrag 2013-2014: Tillsammans med KB identifiera områden som inte kan täckas in av den nationella biblioteksstatistiken. Ta fram och testa metoder som kompletterar statistiken, exempelvis kvalitetskriterier Vara testbädd för olika verktyg och metoder och fungera som pedagogisk resurs i KB och länsbibliotekens gemensamma arbete att ta fram ett gemensamt ramverk för kvalitetsarbete Tillsammans med KB utveckla nationellt och internationellt samarbete inom området 10
Uppdrag 2015: Tillsammans med KB identifiera områden som inte kan täckas in av den nationella biblioteksstatistiken. Avsluta påbörjade projekt när det gäller att ta fram och testa metoder: ex TTT, referenssamtalet, sagostunder. Återrapportering Utvecklingsinsatser, beskriva och värdera resultat och spridning Kompetensutvecklingsinsatser och stöd till läns-/region-, folkrespektive gymnasiebibliotek (utveckling över 3 år, 2013-) Utvecklingsinsatser inom det nationella uppdraget, beskriva och värdera resultat och spridning Samarbeten, beskriva och värdera 11
Rutiner för samråd och styrning Mål KB:s plan för nationell biblioteksutveckling och samverkan, förankrad i Nationella referensgruppen, beslutad av KB. Målgrupp: Folk- och skolbibliotek (främst gymnasiebibliotek) Verksamhetsplanering Dialogmöte med KB april/maj Verksamhetsplan och budget 31/10 Kommunikationsplan 31/10 Planer förankras i Nationella referensgruppens novembermöte Verksamhetsuppföljning Verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning 13/3 Återrapporteringskrav Dialogmöte med KB i april/maj Uppföljning redovisas i Nationella referensgruppen Utbetalning av bidrag Utvecklings- respektive verksamhetsbidrag utbetalas fyra gånger per år.