Finansiering av Hem-pc 2005 Foto: Niklas Kämpargård/bildarkivet.se Tillsammans med samordnaren på ert företag och datorleverantören hjälper vi er göra rätt från början! Trygghet för arbetsgivare och anställd Minimal administration Snabbt Enkelt Personligt
Hem-pc-finansiering Det är lätt att förstå varför så många företag valt att genomföra en Hem-pcinvestering. Arbetsgivaren kan kostnadsfritt (1) och med minimal affärsrisk (2) erbjuda personalen hem-pc. De anställda sparar mellan 30-60 % (3) i jämförelse med kontant köp i butik. Framtida värdet av att höja personalens it-kompetens tillfaller givetvis arbetsgivaren. (1) Kostnadsfritt, bortsett från den tid och administration samordnaren lägger ner på genomförandet. (2) Affärsrisk beroende på arbetsgivarens val av finansiär och försäkringsskydd. (3) Den anställdes besparing beror på marginalskatten och utköpspriset. Ju högre marginalskatt desto lägre nettokostnad för den anställde. Hem-pc i stora drag När arbetsgivaren tagit internt beslut om investeringen utses en person / grupp som samordnar upphandlingen. Därefter väljer arbetsgivaren lämplig datorleverantör. Innan leveranser påbörjas tecknas ett 36-månaders leasingavtal inklusive lämpligt försäkringsskydd. Avtalet kan tecknas trots att man i nuläget inte vet den exakta slutsumman. Arbetsgivaren lånar sedan ut datorerna till de anställda utan förmånsbeskattning. Baserat på den fasta leasingavgift som Wasa Kredit fakturerar arbetsgivaren månadsvis gör arbetsgivaren i sin tur bruttolöneavdrag på de anställdas löner. På så sätt blir investeringen kostnadsneutral (ett nollsummespel ) för arbetsgivaren. (se exempel på kalkyl sid 5). Vad händer under avtalstiden om någon slutar? Normalt tecknar arbetsgivaren ett hem-pc-avtal med de anställda i vilket det står vad som händer med datorn när anställd exempelvis slutar. Wasa Kredit har förslag på hur ett sådant avtal kan se ut. Arbetsgivaren kan ge anställd möjlighet att köpa loss sin hem-pc. Om den anställde inte köper datorn kan arbetsgivaren ta tillbaka den och låna ut den till annan anställd. Övertagaren tar vid där föregångaren slutar och fortsätter som vanligt med bruttolöneavdrag. Givetvis kan arbetsgivaren även använda datorn i sin egen verksamhet. Annars finns våra allrisk- och avbrottsförsäkringar som ger arbetsgivaren ett skydd i de fall där anställd som har hem-pc slutar / säger upp sig (se rubr. Försäkringar sid 4). Vad händer efter 36 månader? När avtalet löper ut löser arbetsgivaren / leasetagaren normalt avtalet till ett förutbestämt pris (restvärde). Därefter är det brukligt att de anställda erbjuds att köpa datorutrustningen till då gällande marknadsvärde. Därför läggs restvärdet i avtalet på den nivå man bedömer att marknadsvärdet är om 3 år. Ofta planerar företag att genomföra ny investering i samband med att senaste hem-pc-avtalet löper ut. Rätt från början! Gör man inte rätt från början kan arbetsgivaren få en onödig och kostsam administration. Låt oss hjälpa er att säkerställa att ni som arbetsgivare har behandlat de kritiska punkterna. Sida 2
Ett verkligt nollsummespel Genom lång erfarenhet av hem-pc-finansiering har Wasa Kredit förstått hur viktigt det är för arbetsgivaren att minimera administration och affärsrisk och därmed också kostnader. Wasa Kredit har därför tagit fram ett koncept där hem-pc-investeringen blir ett verkligt nollsummespel för arbetsgivaren. Att bruttolöneavdraget ska jämna ut leasingavgiften är en självklar del i nollsummespelet men hur är det med andra kostnader som uppkommer i samband med avtalet? När ni lägger förtroendet hos Wasa Kredit innebär det att ni får administrativ service under avtalstiden och vi ser till att lösa era problem på ett smidigt sätt. Nackdelar att tänka på En nackdel är att bruttolönen ligger till grund för sjukpenning, semesterersättning och andra försäkringsersättningar. Med ett bruttolöneavdrag för lånet av hem-pc försämras denna ersättning något. I övrigt är rabatten med hem-pc så stor att den vida överstiger förlorad ersättning vid normal sjukdom, ledighet med mera. Vi rekommenderar anställda som vet att de snart ska vara exempelvis föräldralediga att se över vilka effekter ett bruttolöneavdrag har på deras ekonomi. Wasa Kredit erbjuder försäkringar som skyddar både arbetsgivare och anställd mot olika typer av avbrott som kan uppkomma under avtalstiden (se rubr. Försäkringar sid 4). 1-1 = 0 Steg för steg Beslut. Ta internt beslut på investeringen och bestäm hur upphandlingen ska gå till: affärsrisk / försäkringsskydd, tidsplan, etc. Samordnare. Utse en hem-pc-samordnare som är ansvarig för kontakten internt samt håller kontakten med datorleverantören och Wasa Kredit. Dessa tre personer håller kontakten i alla frågor. Datorleverantör. Välj en av Wasa Kredit certifierad datorleverantör. Då lägger ni grunden som ger er minimal administration samt bra datorer med god service. Låt datorleverantören hjälpa er med beställningsunderlag och kalkyler för er personal. Leasingavtal. Normalt tecknas ett 36-månaders leasingavtal inklusive försäkring och med ett restvärde (f.n. 3 %) som motsvarar ett av branschen uppskattat marknadsvärde på datorutrustningen efter 3 år. Leasingavgiften är fast och ändras inte med tiden. Wasa Kredit bekräftar er beställning hos datorleverantören efter det att leasingavtalet är tecknat. Det är en förutsättning att finansieringen är klar innan beställningen av datorerna sker. Ramavtal. Om beloppet för hem-pc-investeringen överstiger 300000 kr exkl. moms men ni är osäkra på den totala slutsumman, kan ni med fördel teckna ett ramavtal. Ett ramavtal har en övre beloppsgräns och en förlängd upphandlingsperiod vilket ger er utrymme för fler anställda att hoppa på hem-pc-erbjudandet. Kreditutrymme som ej nyttjas kostar ingenting. När avtalet startas samlingsfakturerar Wasa Kredit all utrustning vilket förenklar er administration. Kontakta er datorleverantör för mer information. Försäkring. Välj lämpligt försäkringsskydd som ger ett gott skydd för er och den anställde. Samtliga försäkringar är utan självrisk och gäller från leverans till avtalets slutdatum. Försäkringen ingår i leasingavgiften. Kontakta er datorleverantör eller Wasa Kredit för mer information om villkor och prisuppgifter. (se även rubr. Försäkringar sid 4) Bruttolönekalkyl. När ni bestämt er för försäkringsupplägg är det dags att be datorleverantören om en hem-pc-kalkyl. I den kan ni göra beräkningar av bruttolöneavdrag (för att täcka leasingavgiften) och anställdas nettokostnad per månad - beroende på marginalskatten etc (se exempel på kalkyl sid 5). Sida 3
Försäkringar En viktig del i finansieringen Försäkring i hem-pc-finansieringen tillhör de allra väsentligaste sakerna för arbetsgivaren att tänka på. Rätt val av försäkring innebär trygghet för både arbetsgivare och anställd samtidigt som det besparar er mycket problem och administration i framtiden. Wasa Kredit erbjuder ett brett utbud av anpassade försäkringslösningar för hem-pc med allt ifrån en mycket omfattande allriskförsäkring till kombinerade allriskoch avbrottsförsäkringar. Detta gör det enkelt för er att anpassa skyddet efter just era behov. Försäkringspremien läggs in i finansieringen och ingår som en del av bruttolöneavdraget. Vi har valt att samarbeta med Aon Sweden AB dels för att de erbjuder marknadens mest kompletta villkor för hem-pc, dels för att de har en väl fungerande kundtjänst med snabb hantering. Aons försäkringar har få begränsningar / undantag - något som är mycket viktigt att väga in när man jämför olika finansbolags försäkringsskydd. Samtliga försäkringar är helt utan självrisk och karenstid och gäller från och med leveransdagen. Förlängd garanti Många leverantörer ger ett års garanti på datorutrustningen. Med allriskförsäkringen lease IT easy förlängs garantin på all hårdvara från månad 13 till 36. Detta ger ett garantiskydd för hela låneperioden. Olika behov - olika försäkringar I grunden finns alltid en allriskförsäkring, lease IT easy eller basic. Skillnaden mellan dessa två är att basic saknar förlängd garanti månad 13-36. Dessa två allriskförsäkringar har sedan olika omfattningar, som fått namnen BAS, SILVER, GULD och MAX. De senare tre är avbrottsförsäkringar och ger skydd för olika typer av avbrott som kan uppkomma under leasingtiden. Avbrottsförsäkringarna skyddar arbetsgivaren om den anställde exempelvis säger upp sig. Då löser försäkringsbolaget ut datorutrustningen hos Wasa Kredit och arbetsgivaren slipper betala leasingavgift för en hem-pc som en anställd lämnat tillbaka. Försäkringarna i korthet BAS: En skräddarsydd försäkring för hem-pc-investeringar. Försäkringen är en så kallad allriskförsäkring och inkluderar även skydd för dödsfall och sjukdom. Vid en eventuell skada finns inga självrisk- eller åldersavskrivningar. Vid totalskada får kunden en ny, likvärdig datorutrustning under hela försäkringstiden. Restskulden löses hos Wasa Kredit vid övriga händelser. SILVER: Samma omfattning som BAS men dessutom skydd i de fall en anställd frivilligt säger upp sin anställning. GULD: Samma omfattning som SILVER men dessutom skydd i de fall de anställda blir föräldralediga eller begär tjänstledighet för studier. MAX: Samma omfattning som GULD men dessutom ett begränsat skydd i de fall arbetsgivaren tvingas säga upp sina anställda. Ersättning utgår för upp till 10% av antalet datorpaket vid uppsägning från arbetsgivarens sida. Krav: MAX-försäkringen kan endast tecknas för avtal med minst 10 st datorpaket och efter godkännande av Aon Sweden AB. Maximalt skydd, minimal administration! Sida 4
Exempel hem-pc-kalkyl Exempel på leasing inkl försäkring lease IT easy BAS. Kalkyl för arbetsgivaren Datorutrustningens pris inkl. moms 25 000 kr 1 Restvärdet i % av utrustningens pris inkl. moms (3%) 750 kr 2 Fast leasingavgift per månad för arb.givaren med 36 mån leasing inkl. moms & försäkring 818 kr 3 Sociala avgifter m m på lön för anställd (min 32,46 % fr.o.m. 2005-01-01) 32,46 % 4 Bruttolöneavdrag per månad för anställd för att täcka arbetsgivarens leasingkostnad 618 kr 5 Kalkyl för den anställde Datorutrustningens pris inkl. moms 25 000 kr Marginalskatt (2 exempel) 30 % 50 % 6 Nettokostnad för anställd per månad 433 kr 309 kr 7 Total kostnad för anställd 15 574 kr 11 124 kr 8 Nedan följer förklaringar till kalkylen (se nummer i högerkanten ovan) 1. Priset beräknas inklusive moms då företag inte får göra avdrag för moms vid hem-pc. 2. Restvärdet i leasingavtalet motsvarar ungefärligt marknadsvärde efter 36 månader. 3. Fast leasingavgift per månad för arbetsgivaren vid 36 månader leasing (samma belopp varje månad). 4. Arbetsgivarens sociala avgifter i procent. 5. Bruttolöneavdrag per månad på den anställdes lön för att täcka den fasta leasingavgiften. 6. Här kan arbetsgivaren lägga in den korrekta skattesatsen så att respektive anställd kan se sin verkliga kostnad. 7. Den faktiska kostnaden för den anställde per månad. 8. Datorutrustningens kostnad efter 36 bruttolöneavdrag (ev. utköpspris ej medräknat). Därför kostar inte hem-pc något för arbetsgivaren Bruttolöneavdraget sänker den totala lönen och därmed även de sociala avgifterna. Med denna besparing betalar arbetsgivaren leasingavgift samt moms. Utan hem-pc Med hem-pc Sociala avgifter Sociala avgifter Minskade soc.avg Bruttolöneavdrag = Leasingavgift inkl. moms LÖN LÖN Grundläggande formel Leaseavgift inkl. moms = Bruttolöneavdrag (1 + soc.avgifter i %) Exempel från kalkylen ovan 818 kr inkl. moms = 618 kr (1 + 0,3246) Sida 5
Skatteregler Skattefria lånedatorer till anställda Arbetsgivare kan under vissa förutsättningar låna ut datorer till sina anställda utan beskattning. Reglerna gäller i princip alla arbetsgivare, oavsett antalet anställda. Delägare i handelsbolag och enskilda näringsidkare kan dock inte skattefritt låna någon dator av sitt eget företag, eftersom de inte har tjänsteinkomster. Skattefriheten förutsätter att det är arbetsgivaren som äger eller hyr datorn under låneperioden. Skattefriheten gäller även om den anställde betalar för datorn, kontant eller via bruttolöneavdrag, men inte om den anställde köper loss datorn till ett subventionerat pris. Vilken utrustning får ingå? Arbetsgivaren avgör vilken utrustning som ska ingå i erbjudandet och om olika datorpaket ska erbjudas. Om en anställd vill ha en speciell dator eller ett speciellt tillbehör måste detta erbjudas alla för att vara skattefritt. Följande tillbehör kan ingå i ett skattefritt paket: Bildskärm och tangentbord Annan utrustning som inte fungerar annat än i direkt anslutning till datorn, t.ex. skrivare, scanner, CD- och DVD-brännare, högtalare, webbkamera och modem. Valfria program, t.ex. skriv-, rit- och spelprogram. Följande tillbehör kan inte ingå i ett skattefritt paket: Utrustning som primärt har andra användnings områden, t.ex. digitala kameror, videokameror och mp3-spelare. Kostnader för abonnemang på uppkopplingar mot t.ex. internet eller andra kostnader för Internetanvändning. Utdrag från skatteverkets hemsida Allmänna villkor. Genom lagändringen som trädde i kraft januari 1998 blir en förmån av att använda datorutrustning som arbetsgivaren tillhandahåller för privat bruk skattefri under vissa förutsättningar. Ett villkor för skattefrihet är att förmånen riktar sig till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen. I det krävs också att det är arbetsgivaren som direkt betalar kostnaden för datorutrustningen, antingen genom att köpa eller hyra / leasa den. Skattefriheten gäller även om den anställde betalar ersättning för datorn, så länge inte detta görs på ett sådant sätt att det bedöms som ett köp. Vid anställningens upphörande ska utgångspunkten vara att datorutrustningen återlämnats till arbetsgivaren. Inget hindrar dock att den anställde då köper utrustningen. Om detta sker till det marknadsvärde den då kan ha uppstår inte någon skattepliktig förmån. Utdrag från Prop. 1996/97:173 s.53 f och 60 Om momsavdrag. Enligt Riksskatteverkets (RSVs) uppfattning bör anskaffandet av datorer för de anställdas privata bruk inte anses utgöra ett förvärv för verksamheten även om syftet är att höja datormognaden i företaget. Detta innebär att arbetsgivaren inte har avdragsrätt eller rätt till återbetalning av mervä[r]desskatten vid anskaffning av datorerna till de anställda. Om den anställde för det privata nyttjandet får betala ett vederlag, exempelvis genom bruttolöneavdrag, ska mervärdesskatt inte utgå härpå. En arbetsgivare som tillhandahåller hemdatorer åt anställda mot vederlag, får anses omsätta en tjänst i mervärdesskattelagens mening under förutsättning att han erhållit rätt till avdrag eller återbetalning av mervärdesskatten vid förvärvet av datorerna. Detta innebär exempelvis vid bruttolöneavdrag att mervä[r]desskatt skall utgå på avdraget. RSV Kontrollavdelningen. Enheten för indirekta skatter Dnr 875-98/900 Skattefriheten för hem-pc begränsas from 2004-01-01 De nya reglerna innebär att den som har en hem-pc via sin arbetsgivare inte får byta ut denna förmån mot kontant ersättning med mer än 10.000 kr/år. Anställda som har godkänt att deras lön sänks genom ett s.k. bruttolöneavdrag kan alltså göra en sådan lönesänkning med upp till 10.000 kronor under ett år (833 kr / månad) utan skattekonsekvenser. Görs bruttolöneavdrag med ett högre belopp är inte förmånen skattefri. Syftet med reglerna är att begränsa möjligheterna att använda mycket dyrbara datorutrustningar som skattefria hem-pc. Undantag. Dessa nya bestämmelser ska dock inte tillämpas i de fall datorutrustningen levererats till den anställde före utgången av juni månad 2004 och i de fall införskaffandet av hem-pc har sin grund i ett avtal som träffats mellan den anställde och arbetsgivaren före den 1 januari 2004. För mer information kontakta: Skatteverkets Servicejour Telefon 020-567 000 E-post servicejouren@rsv.se skatteverket.se Sida 6
Vad står Wasa Kredit för Wasa Kredits finansieringslösningar ger er: Trygghet för arbetsgivare och anställd. Minimal administration. Kompletta försäkringslösningar för era behov. Nollsummespel för arbetsgivaren. Foto: Rickard Häggbom/bildarkivet.se Sida 7
Telefon : 08-635 38 00 E-post : hempc@wasakredit.se Gå in på vår hemsida för mer information! www.wasakredit.se/hempc