Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2010-04-25 Närvarande: Petra Ariton Adjungerade: Rebekka Olivegren (tom 9) Nova Wegerif (tom 7 d) Conrad Subhasha Born Alexander Karlsson ( 7 a,c) Johan Bysell (tom 9) Henrik Flaarönning Kjell Gustafsson (tom 9) Eva Sanner Susanne Ytterborn Lars Ek (tom 7d) Nina Höjdefors Helge Ryen Protokoll från styrelsemöte för Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening söndagen 25/4-10 (kl.9-17) 1 Mötets öppnande Conrad Subhasha Born hälsade de närvarande välkomna och förklarade därefter mötet öppnat. 2 Val av mötesordförande Styrelsen valde Subhasha till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Styrelsen valde Petra Ariton till mötessekreterare. From 7 a valdes Susanne Ytterborn som sekreterare pga problem med Skypeuppkopplingen. 4 Val av justeringspersoner Styrelsen valde Eva Sanner och Kjell Gustafsson till justeringsmän. Beslut tas att framåt använda 2 justeringsmän, istället för tidigare utskick samtliga i styrelsen för kommentarer. 5 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 6 Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 7 Ekonomi a) Föreningen Inga frågor på föreningens ekonomi hittills i år. 1
Relultatrapport 2009. Resultatet på minus. Pengarna 2010 är slut i maj om inget drastiskt händer såsom väldigt många fler medlemmar eller sponsring /fundraising. Eftersom siffrorna ej skickats ut innan mötet mailar Helge ut detta till styrelsen tillsammans med sina synpunkter för feedback från styrelsen. För att kunna säkra lön i Föreningen behövs minst 100 tsek komma in innan juli är slut Styrelsen beslutar att meddela medlemskoordinator om situationen och förslag på lösning framåt. Petra reserverar sig mot beslutet. Eva formulerar ett skriftligt besked till Ellen om konsekvenserna av detta och Subhasha och Susanne pratar med Ellen. Styrelsen beslutar att föreningen erhåller 133 tsek som utdelning från Ängsbacka kursgård AB. b) Aktiebolaget budget Om festivalerna inte ger såsom beräknat och/eller inga nya program/kurser inkommer måste det skäras ned bland personalen. Förslag till eventuell åtgärd från Nova och Alex i maj. Nova och Alex arbetar med en kostnadsreduktionsplan. Program- och marknadsgruppen arbetar med plan för hur öka inkomsterna. c) Projektet Brandskydd Brandskyddet föreslås utföras i två steg; en investering samt en del i leasing (se Henrik & Novas dokument 2010-04-24). Nova påpekar att det även finns fler åtgärder att utföra enligt Brandföreskriftsutredningen från 2009 (Nova skickat ut infon kring detta till styrelsen i höstas). Styrelsen behöver underlaget för brandlarm från Nova och Alex för att kunna ta beslut om leasing av brandalarm, eftersom detta är en investering som är mer än 100 tsek. d) Projektet ladan Budgeten ökat till 440 tsek pga. ökade krav på byggandet, material samt mer arbetskraft. Beräknat på 7 rum på bottenvåningen. Detta torde ej öka kostnadernaa speciellt eftersom bärande balkar och pelare ändå måste brandskyddas. Nova lyfte sponsringsfrågan för att få in pengar till ladan samt andra projekt. Styrelsen håller med och ska titta på hur vi kan arbeta med det mer fokuserad. Styrelsen beslutar att fortsätta ladan-projektet vilket innebär att de dedikerade hantverkarna påbörjar sitt arbete måndag, 2010-04-26. Under förutsättning att krediten blir ett lån. Eva reserverar sig mot beslutet. 2
Styrelsen beslutar att Planerings- och Utvecklingsgruppen (se 8) får ta beslut om designen. Helge undersöker omedelbart möjligheten till att göra krediten till ett lån. e) Rapport från management Ensides-rapporten från management skickades ut i måndags i kombination med AB styrelsemötesanteckningar. Nova tydliggjorde volontärsläget och svårigheterna med att arbeta enhetligt med volontärerna pga deras olika anledningar att komma till ÄB. Nova poängterade vikten av att att den blivande Training circle arbetar med detta. Förfrågan till Alex att tydliggöra vad som gjorts samt planeras vad gäller targeted actions i marknadsföringen. De 12 guidelines arbetas vidare med. Rebecka vill ha reda på mer om hur man arbetar med dem. Nova återkommer. 8 Planerings- & utvecklingsgruppen Styrelsen beslutar att anta Rebekkas förslag till PUGruppen. Förslaget publiceras som bilaga till detta protokoll 9 Beslutsnivåer & områden Styrelsen beslutar att anta det senaste förslaget (2010-04-23) Decision levels and areas at Ängsbacka. 10 Medlems-/Föreningsfrågor a) Rapport från Ellen Ellen har semester och är ej närvarande idag. Susanne ber Ellen att inkomma med antalet betalande medlemmar samt vad de medlemmar som hoppat av givit för anledningar till detta. Styrelsen får denna info första veckan i maj eftersom sista april är sista dag för inbetalning av medlemsavgiften. b) Kontaktperson/er för medlemskoordinator Styrelsen beslutar att Johan, Petra och Nina ingår i gruppen som stöder medlemskoordinatorn i arbetet. c) Driftsansvar föreningen Styrelsen beslutar att Petra, Nina och Subhasha ska stå som driftsansvariga för föreningen tom slutet av juli. d) Association Charter/Core Document Lägg till sustainable environment och hur mycket pengar som inkommit. Målen 2015 kan ej publiceras förrän tagna av medlemmarna (årsmötet). Styrelsen beslutar anta och överlämna det senaste Ängsbacka Association Charter 2010 med ovanstående ändringar till Ellen och Eva är Ellens boll-plank när det gäller hur använda Ängsbacka Association Charter 2010. 3
11 Kommunikation; brev till styrelsen Vi har läst brevet från John Manoochehri och Subhasha besvarar detta och ber att få hans tre viktigaste förslag på hans viktigaste punkter. 12 Årsstämma a) Summit Arbetsgruppen (Daniel Rickardsson, Tom Lidström o Petra Ariton) ska bestämma detaljerna om Summiten i mitten av v.18. Information om summiten har gått ut via nyhetsbrev och Petra skickar brev till medlemmarna idag. Ellen är nu också involverad i det praktiska arbetet. Målet är 100 för antal deltagare. En verksamhetsberättelse ska tas fram av Petra med input från styrelsemedlemmarna. Petra vill ha några minuters brain-storming med ett antal styrelsemedlemmar. Styrelsen behöver mer information om innehållet i Toms förslag. Styrelsen vill ha information från arbetsgruppen om förväntningar på oss. b) Styrelse medlemmar På årsstämman valdes vissa av oss på ett år och andra på två år. Lasse och Johan avsäger sig styrelseuppdraget i förtid. Henrik, Petra och Eva avser att kandidera för en ny mandatperiod. Lasse kommer att lägga fokus på Leaderprojektet och PUGruppen och kommer på det sättet bidra till samarbetet mellan Ängsbacka och Molkom. Detta i syfte att bredda aktiviteterna på Ängsbacka. Lasse påpekar även vikten av att Programgruppen vidgar sina vyer och tittar på utökade möjligheter förutom program/kurser/festivaler. c) Valberedning Ingen utomstående valberedning har hittats. Styrelsen får fungera som sådan. Vi går ut med förfrågan till medlemmarna om förslag på nya/fler styrelsemedlemmar. 13 Training circle Punkten skjuts till nästa möte. 14 Program guidelines Program guidelines bedöms som en mycket bra början. Vi ska be våra advisors om hjälp med reflektioner på dokumentet. 15 Övrigt Eva kommenterade aktiviteten med stenarna/kristallerna på No Mind festivalen. Detta bör följas upp för att se om det följer våra guidelines. 4
Förslaget på arbetssätt ses över av Susanne och skickas ut igen för feedback av styrelsen innan summitten. 16 Mötets avslutade Mötet avslutades av ordförande. Vid protokollet Ordförande Justeras Susanne Ytterborn Conrad Subhasha Born Eva Sanner/Kjell Gustafsson Bilaga till Styrelsemöte 2010-04-25 Summering beslut och aktiviteter: Beslut B1: Styrelsen beslutar att fortsätta ladan-projektet vilket innebär att de dedikerade hantverkarna påbörjar sitt arbete måndag 2010-04-26. Eva reserverar sig mot beslutet. B2: Styrelsen beslutar att Planeringsgruppen får ta beslut om designen. B3: Styrelsen beslutar att meddela medlemskoordinator om situationen och förslag på lösningar framåt. B4: Styrelsen beslutar att föreningen erhåller 133 tsek som utdelning från Ängsbacka kursgård AB. B5: Styrelsen beslutar att anta Rebekkas förslag till PUGruppen. B6: Styrelsen beslutar att anta det senaste förslaget (2010-04-23) Decision levels and areas at Ängsbacka. B6: Styrelsen beslutar att Johan, Petra och Nina ingår i gruppen om medlemskoordinatorstöd. B7: Styrelsen beslutar att Petra, Nina och Subhasha ska stå som driftsansvariga för föreningen tom slutet av juli. B8: Styrelsen beslutar överlämna Ängsbacka Association Charter 2010 med ovanstående ändringar till Ellen och Eva är Ellens boll-plank när det gäller hur använda Ängsbacka Association Charter 2010. Aktiviteter 5
A1: Förfrågan till Alex att tydliggöra vad som gjorts samt planeras vad gäller targeted actions i marknadsföringen. A2: Helge undersöker möjligheten till att göra krediten till ett lån. A3: Helge skickar ut föreningens rapport 2009 till styrelsen. A4: Eva formulerar ett skriftligt besked om det ekonomiska läget för föreningen A5: Subhasha and Susanne pratar med Ellen direkt när hon är åter från semestern. A6: Styrelsen behöver underlaget för brandlarm från Nova och Alex för att kunna ta beslut om leasing av brandalarm, eftersom detta är en investering som är mer än 100 tsek. Subhasha A7: I beskrivningen av PUGruppen ska tilläggas att vi har som mål att samarbeta med auktoriserade institutioner och universitet. Rebekka A8: Ändringar i Ängsbacka Association charter 2010 görs. Susanne A9: Susanne ber Ellen att inkomma med antalet betalande medlemmar samt vad de medlemmar som hoppat av givit för anledningar till detta. A10: Subhasha besvarar Johns brev och ber att få hans konkreta förslag på hans tre positiva och viktigaste punkter. A11: Styrelsen behöver mer information om innehållet i Toms förslag. Petra A12: Styrelsen vill ha information från summit-gruppen om förväntningar på oss. Petra A13: Alla styrelsemedlemmar ska komma med input till Petra för framtagandet av verksamhetsberättelsen. A14: Vi går ut med förfrågan till medlemmarna om förslag på nya/fler styrelsemedlemmar. Petra A15: Eva, Kjell och Rebekka ska be våra advisors om hjälp med reflektioner på Program Guideline dokumentet. A16: Stenarna/kristallerna på No Mind festivalen bör följas upp för att se om det följer våra guidelines. Subhasha ber Nova om information om detta. A17: Förslaget på arbetssätt ses över av Susanne och skickas ut igen för feedback av styrelsen innan summitten. A18: Nova återkommer med hur arbetet med de 12 guidelines fortskrider. 6
Planerings & Utvecklingsgrupp (PUGruppen) NAMN Denna grupp heter Planerings & Utvecklingsgrupp/ Planning & Development då det handlar om att vara en grupp som planerar och utvecklar hela fastigheten Ängsbacka vilket inkluderar lösningar för energianvändning. (Gruppen kallas förslagsvis PUGruppen.) SYFTET Syftet med en PUGrupp är att på det fysiska planet möjliggöra för föreningens kortsiktiga och långsiktiga behov av mark, byggnader, energiförsörjning, vatten, avlopp, mat etc. Gruppen skall ha en klar bild av Föreningens och medlemmarnas behov i nuläget och i framtiden och se till att göra det fysiskt möjligt för visioner att förverkligas ur ett miljö- hållbarhets och estetiskt perspektiv. För det behövs långsiktiga planer dvs. att analyser, behovsbeskrivningar och scenarier görs utifrån vad föreningen har för behov där AB'ts del är den största idag (2010). PUGruppen kommer att arbeta på olika nivåer med allt från översiktsplanering ner till inventering och analys av renoverings- och underhållsbehov samt framtagande av förslag inom dessa områden.. VERKTYG FÖR SAMARBETE SAMARBETSDOKUMENT - En av gruppens första uppgifter blir att besluta hur den skall arbeta tillsammans. Gruppen skall producera ett dokument som tydligt visar på vilken typ av demokrati som brukas, vilka verktyg för beslut och konflikthanterings som brukas. Generellt har föreningen beslutat sig för att använda sig av de olika verktyg för samarbete, beslutsfattade och konflikthantering som Ängsbacka är kända för att praktisera. Vi har en uppsjö av olika metoder att använda oss av. Flera av dessa kommer användas i gruppens arbete. ORGANISATION & KOMMUNIKATIONSVÄGAR ORDFÖRANDE - Gruppen väljer en ordförande vars främsta uppgift är att vara sammankallande men också vara stödjande i att de olika teamen kommer framåt i sina åtaganden. Alla i gruppen har dock individuellt och gemensamt ansvar att åtaganden genomförs. Denna ordförandepost bör cirkulera så att ansvarsfördelningen blir jämn i gruppen, förslagsvis tre månader i taget. ARBETSTEAM - Gruppen kommer sannolikt att arbeta i olika team och konstellationer då gruppens åtagande är stort och mångfacetterat och på olika nivåer. Se Arbetsuppgifter/Åtaganden. Olika team kommer bildas för framtagande av underlag för förslag till beslut som läggs fram antingen till Management/MCT eller till förseningsstyrelsen beroende på förslagets ekonomiska omfattning. VEM GÖR VAD - Analyser, skisser, planer och beslut kring vilka förslag som skall läggas fram till styrelsen tas gemensamt i gruppen. Behovsinventeringar av underhåll, reparationer, renoveringar och inredning utförs i huvudsak av redan av AB't avlönad personal. När det gäller analyser av fastigheten i sin helhet görs dessa av de i gruppen som är bäst lämpade för det, vilket man tillsammans kommer fram till i gruppen.
KONCENSUS - De beslutsunderlag som framläggs till Föreningsstyrelsen skall inom gruppen vara framtagna i konsensus. KOMMUNIKATIONSVÄGAR - Då gruppen består av personer från management, stab och föreningsstyrelsen är kommunikationsvägarna inom föreningen därigenom tydliga och klara. MÄL - Mål för gruppen måste vara tydliga. Om olika deltagare i gruppen har olika målsättningar för Ängsbackas utveckling behöver detta var synligt så vi är medvetna om det. Se vidare under MÅL. BESLUTSUNDERLAG PUGruppen tar inga beslut utan ger förslag till Föreningsstyrelsen och Management som underlag för beslut. Generellt gäller följande. Alla beslut om investeringar som berör byggnader och mark tas av föreningsstyrelsen liksom alla övriga beslut över 30.000skr. Gällande detaljerade beslutsnivåer se separat dokument: Decision levels and areas 2010-04-23 ARBETSTID OCH ERSÄTTNING Arbetet i gruppen kommer till stor del ske på frivillig basis, liksom hitintills dock oorganiserat. En del arbete kommer, precis som dagligen sker, utföras under arbetstid av de i gruppen som redan är anställda av Ängsbacka då det ingår i deras arbetsuppgifter. Se nedan. Möten kommer få förläggas både till luncher o kvällar för att inte inkräkta på gruppmedlemmarnas övriga arbeten men också under arbetstid. Arbeten som kräver professionellt arbete såsom planritningar etc. bör ges ersättning för. När gruppen kommer till detta skede i sitt arbete får fonder, medel, bidrag eller annat sökas för att föreningen skall kunna betala för dessa fackarbeten. MÅL ARBETSUPPGIFTER/ÅTAGANDEN Områden: Miljöpolicy strategier. Vi har i våra stadgar och i vår vision att vi skall vara omtänksamma om jorden och alla dess livsformer och att vi kan bygga och odla ekologiskt. Ängsbacka erhöll en Miljöcertifierade enligt Håll Sverige Rent för NoMind 2008. Miljöpolicy för hela Ängsbacka och byggandet i synnerhet behöver uppdateras och sedan upprätthållas. Miljöstrategin följer på det. Underhåll, Renovering, Inredning Inventering av behov och framtagande av genomförandeplaner. PUGruppen skall skaffa sig en helhetsbild över alla fastigheter, deras behov och göra planer som
följs i enlighet med behovsanalysen och ekonomiska förutsättningar. Det är viktigt att färgsättning och fasta materialval görs med en helhetssyn och med hänsyn till miljöpolicyn och ekonomin. Detaljinventering av behov av underhåll och renovering görs i huvudsak av bef. personal på plats. Upprättandet av planritningar och planförslag för renovering och underhåll samt förslag på genomförande görs av de i gruppen som är bäst lämpade för. Samma gäller för inredning. Inventering av behov av fortsatt inredning, upprättandet av planförslag för inredning samt genomförandestadier. Varumärket Inredning på Ängsbacka är en del av varumärket och skall upprätthållas, förbättras och förnyas med varsamhet. PUGruppen tar fram förslag på inom vilka estetiska ramar som inredningen skall hålla sig när det gäller kulörval, möbler, utsmyckning etc. Själva utförandet görs av den personal som finns på plats. Översiktsplanering Behovet av förbättrade lokaler för kursgården är stort tex vinterisolerade kurslokaler, fler sovrum av god kvalité, fler toaletter, förbättrat ventialtionssytem, avloppssytem dimensionerat för den omfattande verksamheten etc. Det finns också behov av permanenta bostäder utanför Gula Huset men närmare placerat än byn Molkom och det har länge funnits en dröm bland medlemmar att bygga ekoby. Om detta skall kunna förverkligas behövs långsiktiga planer. Dessa kommer vara möjliga att utarbeta i PUGruppen i en planeringsprocess i samarbete med det nyligen startade Leaderprojektet. Se separat dokument. INVENTERING OCH BEHOVSANALYSER Inventering, analys och behovsinventering av Ängsbackas hela energisystem och energiförbrukning. Hur planera för ett hållbart system för elförbrukning, uppvärmning, vatten och avlopp. Inventering, analys och behovsinventering av användandet av marken. Inventering av behov av ny- och tillbyggnad. PLANFÖRSLAG Upprättande av planförslag som innefattar förslag på: Energiförsöjningssystem vad gäller värme, elektricitet, vatten liksom hela frågan om Ängsbackas avloppssystem och vattenförsörjning. Var nya byggnader kan komma att placeras såsom nya kurslokaler, ny matsal, kollektivhus/boende, externt temporärt boende eller vad behovsanalysen ger. Expansion av den ekologiska trädgårdsodlingen. Förtätning/utveckling av befintlig park/trädgårdsodling. PLANERINGSPROCESS Planeringsprocessen syftar till att tillsammans med alla medlemmar som vill medverka fastställa hur visionen av ekoby, kollektivhus, samarbete med Molkom, etc. fysiskt gestaltas. Denna planeringsprocess har länge varit efterfrågad och det är hög tid att starta grundarbetet för att det skall bli möjligt.
VILKA SKA INGÅ I KÄRNGRUPPEN PUGgrupp skall alltså se till hela förenings behov när det gäller marken och byggnaderna och energianvändningen. Detta är en viktig grupp med ett specifikt syfte. Därför skall den bestå av personer som arbetar på plats och styrelsemedlemmar men också av andra utanför den dagliga driften med specifik kompetens. KÄRNGRUPP - PUGrupp kommer ha en kärngrupp bestående av personer med yrkeskompetens, bred erfarenhet, visioner och stort intresse. De styrelsemedlemmar som är med i denna grupp bildar ett arbetsutskott i Föreningsstyrelsen, arbetsutskott PUG. SAMARBETE För samarbete på olika nivåer skall kärngruppen inbjuda experter, företag och organisationer såsom tex. universitetet eller andra utbildningsinstanser och föreningar som tex lerbyggeföreningen i Sverige, Omställning Sverige, Permakulturföreningen, det Naturliga Steget, Håll Sverige Rent etc. FÖRSLAG PÅ GRUPPMEDLEMMAR: Kjell Kolstad, John Manoocheri, Lars Ek, Mikael Götlind, Nova Wegerif, Rebekka Olivegren, Subhasha Born och Torbjörn Gustavsson. Motivering: Kjell Kohlstad vid kunskap om energisystem/försörjning och mycket annat, känner ÄB o alla byggnader, fastigheten i stort och har ett brinnande intresse av att se ÄB utvecklas på ett hållbart positivt sätt. Lars Ek känner ÄB utan o innan, har en enorm kreativ förmåga till nytänk, har viktigt kontaktnät, sitter i styrelsen, är aktiv del i Leaderprojektet Översiktsplan och har ett brinnande intresse av att se ÄB utvecklas på ett hållbart positivt sätt. Mikael Götlind i sin roll som arkitekt för ÄB sedan 1998 och nu också projektledare för Leaderprojektet och har ett brinnande intresse av att se ÄB utvecklas på ett hållbart positivt sätt. Nova Wegerif i sin roll som manager med ansvar inför styrelsen. Rebekka Olivegren - arkitekt, planerare, permakultur designer, känner ÄB o alla byggnader, fastigheten i stort, sitter i styrelsen med dessa kompetenser samt med en långvarig kunskap o erfarenhet av ÄB, kommer vara aktiv del i Leaderprojektet Översiktsplan och inte minst har ett brinnande intresse av att se ÄB utvecklas på ett hållbart positivt sätt. Subhasha Born snickare, environmentalist, ansvarig för det hittillsvarande ekobyggandet på Ängsbacka, permakultur designer, sitter i styrelsen med dessa kompetenser och har ett brinnande intresse av att se ÄB utvecklas på ett hållbart positivt sätt. Torbjörn Gustavsson en av för denna gruppen två viktiga personer som bott och arbetat på ÄB i flera år. Känner ÄB utan o innan, har utfört underhåll, renovering, nybyggnation och arbetsledning de senaste åren.