Beslut per capsulam (per e-post) sedan förra mötet: Stadgar för skogsfonden - dagordningens bilaga 2 Beslut: Informationen antecknades för kännedom.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Beslut per capsulam (per e-post) sedan förra mötet: Stadgar för skogsfonden - dagordningens bilaga 2 Beslut: Informationen antecknades för kännedom."

Rune Bergman
för 6 år sedan
Visningar:

1 Protokoll för styrelsemöte Plats: Föreningslokalen i Sjökvarteret Tid: 20 januari kl :10 (introduktion till föreningens grunder kl 10-12). Justerat: Vid styrelsemöte 2, 6/2/2018 Deltagande: Styrelse: Pia Norrmén, Erica Scott, Gunnar Westling, Simon Holmström (ordförande), Sofia Mansnerus, Ann Nedergård Kansli: Tove Fagerström (kansliledare) Icke deltagande: Paula Linderbäck, Michael Taevs. 2018/1 Mötet öppnas Val av mötesordförande, sekreterare samt vibes watcher Till mötesordförande valdes Simon Holmström, Mötessekreterare Ann Nedergård och till vibes watcher valdes Gunnar Westling 2 Justeringar och till kännedom Justering av föregående mötesprotokoll dagordningens bilaga 1 Protokollet från föregående möte kompletteras med komplett namn på gästen Gunnar Westling. Beslut per capsulam (per e-post) sedan förra mötet: Stadgar för skogsfonden - dagordningens bilaga 2 Informationen antecknades för kännedom. 3 Styrelsens arbetsordning 2018 Mötet gick igenom förväntningar och mötesprinciper under föredragning från Simon Holmström. Informationen antecknades för kännedom. Simon föredrog årsöversikten Årsöversikten fastställdes enligt dagordningens bilaga 3, med två ändringar Val av valberedning står två gånger. Sker på vårmöte. Ärendet föreningspolicy flyttas till möte 3. 4 Konstitutionering Val av ansvarspositioner: vice ordförande, kassör samt sekreterare.

2 - Till vice ordförande valdes Sofia Mansnerus. - Till kassör valdes Gunnar Westling. - Till sekreterare valdes Ann Nedergård och till vice sekreterare (tillfällig post) Pia Norrmén - Det beslutades också om ny rutin kring att det ska ges feedback på utkast till protokoll från vice sekreterare, kansliledare och ordförande innan protokollet skickas ut till alla. Firmateckning och bankåtkomst ordf. Simon Holmström och kansliledare Tove Fagerström är föreningens namntecknare (rätt att teckna under i föreningens namn) och de som har bankåtkomst. Ansvarig för samhällspåverkan ordf. Simon Holmström valdes som ansvarig för samhällspåverkan. Val till Verkställande Utskottet, VU. VU ska bestå av två till tre personer, varav minst en ska vara ordförande, sekreterare eller kassör. Diskussion kring gruppens storlek, sammansättning och representation av både män och kvinnor. - Till verkställande utskottet valdes Erica Scott, Ann Nedergård och Paula Linderbäck. - När VU träffas på lunchmöten betalar föreningen lunchen för VU och personal som behöver närvara. 5 Antagande av nya medlemmar Styrelsen antog 22 nya medlemmar och noterade att en person har valt att lämna föreningen. 6 Administration Tove föredrog en presentation av ekonomin inklusive stödfördelning, årsöversikt och kontosaldon. Informationen antecknades för kännedom. Kansliledaren anhåller om tillåtelse att föra över medel från reservkontot för utbetalning av löner etc. tills Paf-medel för 2018 utbetalats. Föreningen ligger även ute med projektstöd för Kansliledaren har själv mandat att fatta liknande beslut. Liknande fall kan i framtiden tas som information till styrelsen eller föreningens kassör. Styrelsen antecknade informationen till kännedom. Tove föredrog en de nya arbetsbeskrivningarna som tagits fram för kansliets personal. Syftet med de nya arbetsbeskrivningarna är att renodla och förtydliga rollerna på kansliet och är framtagna i överenskommelse mellan involverade parter efter de utvecklingssamtal som hölls i slutet på Styrelsen beslutade att slå fast arbetsbeskrivningarna i enlighet med underlaget. Tove föredrog ärendet med en förlängning av vikariatet för tjänsten som medlemsansvarig. Kontraktet förlängs till utgången av september 2018.

3 Till kännedom: Kansliledaren får sitt fjärde ålderstillägg fr o m februari Informationen antecknades för kännedom. Tove föredrog uppgifterna med en kostnadsuppskattning för kanslipersonalen år 2018 enligt dagordningens bilaga 6. Informationen antecknades för kännedom. Tove föredrog arbetsbeskrivningen för tjänsten som samhällspåverkare i enlighet med dagordningens bilaga 5. Det är en mycket ambitiös arbetsbeskrivning. Samhällspåverkaren kommer själv behöva prioritera mellan de olika arbetsuppgifterna och styrelsen framhåller att kansliledaren kommer att behöva vara ett stöd gällande prioriteringar, förväntningar och ambitionsnivå. Arbetsbeskrivningen för samhällspåverkaren fastslagen. - Kansliledaren ansöker om att gå ner i arbetstid från 75 % till 60 % från och med mars. - Rekrytering av samhällspåverkare enligt förslag i dagordningens bilaga 7. Förutsatt att föreningen beviljas finansiering som täcker budgeten för 2018 beviljas förslagen i dagordningens bilaga 7 och: - kansliledaren beviljas att gå ner i arbetstid, - en rekryteringsgrupp bestående av Tove Fagerström, Lotta Nummelin och Sofia Mansnerus kan påbörja processen med rekrytering av en samhällspåverkare. 7 Verksamheten Tove föredrog kalendern för årets aktiviteter 2018 enligt dagordningens bilaga 8. - Kalendern ska kompletteras med en kolumn för övrigt och bör sedan, på ett lämpligt sätt, läggas upp på hemsidan så att medlemmarna kan ta del av våra aktiviteter. - Kalendern uppdateras kontinuerligt. 8 Naturglädje Tove föredrog förslaget kring att utse förvaltare för Skogsfonden. Förslaget är att utse: Torbjörn Björkman, Johan Magnusson och Jonas Sjöblom. Styrelsen godkände förslaget med ett tillägg kring att komplettera med en kvinna enligt förslag lämnat till kansliledaren. För diskussion: Ålands Motionsförbund planerar lägga ner sina ledda skridskoturer pga. våra turer. Alexandra och Jonas vill utöka vår verksamhet. Vad tycker styrelsen? Ärendet bordlades på grund av tidsbrist. 9 Folkbildning För diskussion: Utvärdering av kurser / folkbildningsinsatser (dagordningens bilaga 9 a och 9 b, togs upp på senaste möte) Ärendet bordlades till nästa ordinarie möte.

4 Tove föredrog ärendet med möjligheten att arvodera styrelsemedlemmar för olika uppdrag inom till exempel folkbildning genom att använda inkomsten från medlemsavgifter. Eftersom styrelsemedlemmar enligt de nya reglerna för paf-stöd inte får arvoderas med pafmedel är grundregeln nej, men det bör vara möjligt att arvodera styrelsemedlemmar för uppdrag som stöder föreningens verksamhet så länge det finns en bra motivering för varför arvode ska utgå. I dessa fall tas arvodet från inkomsten medlemsavgifter. - Arvode utgår för uppdraget att genomföra kursen i hållbarhet med motiveringen att det hela tiden har funnits en långsiktig plan kring dessa kurser och att det idag finns ett bra underlag genom kursmaterial och annat (dagordningens bilaga 9a och 9b) som gör att även andra kommer att kunna leda dessa kurser i framtiden. - Förfrågningar kring arvodering bör föregås av en motiverad förfrågan från kansliledaren som styrelsen kan fatta beslut utifrån. Kansliledaren föredrog ärendet med en kortkurs i hållbar utveckling och frågar om styrelsen skulle vilja delta som provgrupp för att testa kursen? Kansliledaren får i uppdrag att fastställa datum och att skicka ut en förfrågan om deltagande på mail. För beslut: Försäljning av kurser efter projektåret Kemikaliefritt dagis? Utifrån vår handlingsplan för att minska kemikaliebelastningen i daghem har en kurs tagits fram och hållits under hösten. Om det finns intresse från dagis och t ex kommuner i svenskfinland för kursen är kursledarna villiga att ställa upp och hålla den mot ersättning. Kan vi sälja vår kurs (med ett påslag för administrationskostnader)? Ärendet bordlades till nästa möte. För diskussion och beslut: Finns det möjlighet att erbjuda de kurser vi själva tagit fram inom folkbildning mot ersättning t ex till företag, kommuner, andra föreningar etc? Ärendet bordlades till nästa möte. 10 Samhällspåverkan Simon föredrog information kring kampanjen för en hållbar skärgårdstrafik i enlighet med dagordningens bilaga Informationen antecknades till kännedom. - Vid nästa möte behandlas frågan om föreningens ska vara en del i ett besvär gällande västra Föglö. Simon och Gunnar (medlem även i Advisory board) föredrog ärendet gällande anhållan om tilläggsfinansiering att använda till grafisk design av programmet Åland 2030 som har fått en mycket större omfattning än vad som uppskattades innan arbetet påbörjades. - Det är ett otroligt värdefullt arbete Advisory board gör och styrelsen kan inte nog uttrycka hur glada vi är för AB:s arbete och engagemang!

5 - Det är ett betydligt större dokument än förväntat och styrelsen har ännu inte fått ta del av hela innehållet. - Även om rapporten blir ett stort dokument kanske det inte finns behov av grafisk design för rapporten, dock för valda delar för att förstärka och förtydliga rapportens innehåll och budskap. - Styrelsen önskar få ta del av innehållet i programmet Åland 2030 innan frågan om tilläggsfinansiering behandlas. - Ärendet med tilläggsfinansiering bordlades till nästa möte. För beslut: Utlåtande över Ålands Landskapsregerings skogsplan, vem ansvarar? Tove fick i uppdrag att ta frågan vidare på lämpligt sätt. 11 Övriga ärenden och nästa möte Nästa ordinarie möte hålls 1 mars, kl (samling 18.15) i föreningslokalen.

Relevanta dokument

Styrelsemöte Plats: Föreningslokalen i Sjökvarteret Tid: 23 oktober kl

Styrelsemöte Plats: Föreningslokalen i Sjökvarteret Tid: 23 oktober kl Styrelsemöte 8-2017 Plats: Föreningslokalen i Sjökvarteret Tid: 23 oktober kl. 18.30-20.30 Närvarande: Simon Holmström (ordförande), Micke Larsson, Giséla Linde, Johan Silvander,, Erica Scott, Michael