Protokoll för styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll för styrelsemöte Plats: Föreningslokalen i Sjökvarteret Tid: 26 mars kl. 18:30-20:30 Närvarande: Sofia Mansnerus, Ann Nedergård, Gunnar Westling, Michael Teavs och vik. kansliledare Simon Holmström och adjungerade Erica Scott (pkt 25 27) Frånvarande: Paula Linderbäck och Pia Norrmén /4 Mötet öppnas För beslut: Sofia valdes till mötesordförande, Simon till sekreterare samt Ann till vibes watcher 26 Justeringar Föregående mötesprotokoll justerades enligt bilaga 1. Onlineversionen har dock inte personnummer utskrivna. VU-protokoll fastställdes enligt bilaga Föreningens medverkan i föreningen Bärkraft.ax Åland Föreningen har haft ett stort engagemang i nätverket bärkraft.ax för att stöda processen att förverkliga Ålands utvecklings- och hållbarhetsagenda. Medaktörsnätverket som representerar alla engagerade samhällsaktörer har önskat en lotsning i detta arbete och diskussioner har pågått om hur en s.k. lotsstab kan inrättas. I september avgav ÅNoM sin hållning till medaktörsnätverket (se bilaga 3) där föreningen önskade att aktören som har huvudmannaskap över lotsstaben ska vara förtroendeingivande och ha administrativ styrka, samtidigt som den ordinarie verksamheten inte utsätts för påfrestningar i form av ekonomi, integritet eller trovärdighet. Påföljande diskussioner ledde till registreringen av en ny förening, Bärkraft.ax Åland, som i framtiden ska äga lotsstaben. För det första året har landskapsregeringen beviljat för en uppstart av lotsverksamheten och det är tänkt att den nya föreningen söker Paf-medel för sin verksamhet för För det krävs att föreningar blir medlemmar i den nya paraplyorganisationer och upprättar

2 en styrelse. ÅNoM har fått en förfrågan att ingå i Bärkraft.ax Åland. VU sammankallades för att bereda frågan och konstaterar att åtagandet för ideella föreningar är resurskrävande och riskerar att skapa en otydlighet i ansvarsnivåer (se bilaga 2). Diskussion: Styrelsen noterade att det krävs en hel del arbete från den tredje sektorn för att skapa denna administrativa konstruktion som berättigar till Paf-finansiering. Det ideella engagemanget inom Ålands Natur & Miljö behövs redan idag inom föreningen för att uppnå sin vision. Det finns redan sätt som landskapsregeringen tillgår för att Paf-finansiera allmännyttiga verksamheter utan att de finns organiserade under ideella föreningar. Dessutom konstaterar styrelsen att organisationsstrukturen fortfarande är diffus vad gäller ansvarsområden inom nätverket bärkraft.ax. Att upprätta ett nytt organ riskerar öka otydligheten. Föreningens arbete inom ramen för medaktörsnätverket är dock ett tydligt engagemang för förverkligandet av agendan. Beslutades: att Ålands Natur & Miljö avstår från att bli medlemmar i föreningen Bärkraft.ax Åland i detta skede och istället påpekar att en lotsstab bör inrättas under en redan existerande starkare organisation i enlighet med föreningens inlaga i september 2017 (bilaga 3). 28 Antagande av nya medlemmar De nya medlemmarna antogs. 29 Administration Projektredovisningarna för specialprojekten Operation Kemikaliesmart Åland samt Hållbar Destination för året 2017 har inlämnats, och kompletteringar på anhållan om rekvirering av projektunderstöd skickas in på begäran. Erica Scott har med anledning av uppdrag inom ramen för föreningens specialprojekt Hållbar Destination meddelat utträde ur styrelsen. Föreningens utvidgande verksamhet kräver hållbara rutiner och processer för alla involverade i beslutsfattande. För upprätthållandet av en sund styrelsekultur har styrelsen önskat uppdaterade riktlinjer för beslutsfattande via e-post. Två policyer berörs, nämligen riktlinjer om styrelsebeslut per capsulam samt

3 kommunikationspolicyn. Diskussion: Föreningen har ökat sin engagemangsgrad i samhällsdebatten vilket också pådriver förväntningar att reagera. Samtidigt värnar styrelsen om sitt eget frivilliga engagemang och önskar god svarstid där normen är en vecka. Då föreningen blir tilltalad i media eller då synnerligen akuta beslutsärenden dyker upp är det dock viktigt att svara relativt snabbt. I dessa fall ska ett SMS skickas till styrelsen om att svar anhålles om det brådskande ärendet. Beslutades att anta de reviderade riktlinjerna enligt bilaga 4 och 5 med styrelsens förändringar om en normal svarstid på en vecka samt brådskande svarstid två dagar för insändare och tre dagar för per capsulam beslut, exklusive röda dagar, vilket ackompanjeras av SMS. 30 Verksamheten A. Naturglädje Mars aktiviteter har med tanke på isläget och kusinerna Sjöbloms engagemang varit fler än i aktivitetsplanen, men varit väldigt uppskattade. Styrelsen noterar att nybörjarturer bör premieras framom turer för avancerade åkare. B. Folkbildning Fortsättningskursen och kursen för utbildare har ställts in på grund av för få anmälda. I en helsidesartikel den 19 mars fanns i Ålandstidningen ett reportage om köttkonsumtion som medlemmar önskat att föreningen besvarade. Diskussion: Frågan är vid styrelsemötet inaktuellt och hade redan besvarats av Ålandstidningen på ledarplats, men behov finns för en breddad diskussion. Styrelsen noterar att det finns ett medlemsintresse för en kampanj inom klimatsmart mat. Beslutades att tillsätta en arbetsgrupp för att initiera en kampanj för klimatsmart mat med Sofia Mansnerus och Pia Norrmén. C. Samhällspåverkan

4 - För beslut enligt föredragning av Gunnar, Paula och Simon: Sedan Ålands utvecklings- och hållbarhetsagenda lanserades har det funnits ett behov för ÅNoM att grundligt diskutera hur föreningen nu förhåller sig till agendans vision och målsättningar mer specifikt och vilka åtgärder som kan föra Åland i agendans riktning. Föreningen har heller inte tidigare haft riktlinjer för hur man ska förhålla sig i olika sakfrågor i sin samhällspåverkan. I augusti fastslogs projektplanen för arbetet (bilaga 7) och en Advisory Board (rådgivande styrelse) tillsattes för att med hjälp av ABCD-metoden göra en konkretisering av var Åland ska vara år 2030 utifrån målbilder för 2051, göra en nulägesanalys och hitta åtgärder som ska överbrygga hållbarhetsgapet. Advisory Board har haft 10 protokollförda ordinarie möten och ett flertal lunchmöten för att fullfölja styrelsens uppdrag, vilket har resulterat i ett program på 35 sidor inkl. källor. Det är en omfattning som blev större än tänkt vilket har gjort att tidplanen förskjutits något för att upprätthålla kvalitet. I slutet av processen hördes ca 20 sakgranskare vilka har fått kommentera innehållet och särskilt bedöma åtgärdernas effektivitet för att nå de uppsatta målen. Advisory Board bedömer därför att programmets kvalitet nu är högt men noterar samtidigt att ett vidare arbete är väsentligt för att hålla dokumentet levande och göra målsättningar än mer konkreta. Därmed överräcker härmed Advisory Board stolt programmet Åland 2030 för fulla segel till styrelsen enligt bilaga 8 och önskar att den sänds till vårmötet för beslut. Samtidigt önskas att kommunikationsbyrån WINTER nu kan inleda grafisk design av programmet och i synnerhet de fem farlederna som med säkerhet kan färdigställas till vårmötet. Diskussion: Styrelsen tackar för det gedigna arbetet och anser att programmet är ett praktverk. Att arbetet gjorts med ett sådant ideellt engagemang är lovande för folkrörelsen. Omfattningen är dock av sådan karaktär att en diskussion på ett vårmöte inte räcker för att låta medlemmarna behandla programmet grundligt. Styrelsen önskar därför att lämpliga delar av programmet sänds ut med möteshandlingarna och att en öppen kommentarsperiod på 30 dagar inleds, så att alla medlemmar får tycka till. Under vårmötet får medlemmarna möjlighet att diskutera programmet och efteråt kan synpunkter inlämnas skriftligen till kansliledaren. Kansliledaren bör därefter samla ihop synpunkterna och presentera dem inför styrelsemöte. Dessutom reserverades i den reviderade budgeten en pott för grafisk design av programmet, som styrelsen nu avser frigöra. Dock är tidsfristen kort, så fokuset bör ligga på att grafiskt designa de fem farlederna, själva kärninnehållet. Beslutades att Åland 2030 för fulla segel (bilaga 8) sänds till vårmötet för behandling och för en öppen kommentarsperiod på 30 dagar för alla medlemmar. Därmed frigörs budgetmedel för grafisk design av de fem farlederna i programmet.

5 Vägplanen för västra Föglö inom ramen för kortruttsprojektet ställdes ut i början av mars och behandlades av kampanjnätverkets möte den 6 mars. Sista datum för inlämnande av synpunkter är den 27 mars varvid den går vidare till landskapsregeringen för beslut. Nätverket menar att landskapsregeringen inte bör fastställa vägplanen då den kommer att göra så pass stora ingrepp att internationella konventioner, EU-direktiv och Ålands utvecklings- och hållbarhetsagenda inte efterlevs. Vägdragningen kan också vara direkt lagstridig. Nätverket formulerar som bäst synpunkter som i nuvarande utkast finns i bilaga 9. Beslutades att föreningen inlämnar synpunkter på vägplanen i enlighet med den anda som återspeglas i bilaga Handlingar till årsmöte Vårmötet planeras enligt färdkost från tidigare styrelsemöte av kansliet. Vårmötet sker den 19 april kl :30 med temat Vi förändrar. Lokal bekräftas senare. Ett potpurri av positiva exempel av föreningens arbete kommer att lyftas upp. Miljöprisvinnaren för 2017, Jack Norrmén, ska avtackas och få diplom. Dessutom ska programmet Åland 2030 för fulla segel behandlas. Valberedningen har startat sitt arbete med att hitta nya styrelsemedlemmar som föreslås inför mötet. En ny valberedning ska väljas. Stadgeenliga handlingar som vårmötet ska fastställa är verksamhetsberättelse och bokslut för Som kan läsas gör föreningen ett överskott på ca , och styrelsen får gärna föreslå inför medlemmarna vad dessa medel bör användas till. Nuvarande styrelse bör underteckna bokslutet så att revisorn och verksamhetsgranskaren kan gå igenom handlingarna och avge utlåtande till vårmötet. Diskussion: Styrelsen önskar att överskottet bör gå till aktiviteter som bygger engagemang och stärker folkrörelsen. Det kan med fördel göras genom att anställa sommarvikarier, satsa på flytt av föreningslokal, starta en kampanj för matkonsumtion och kommunikation av programmet Åland Beslutades att verksamhetsberättelsen (bilaga 10) och bokslutet (bilaga 11A-11E) sänds till vårmötet för fastställande. Kansliet kan dock ännu göra redaktionella ändringar. 32 Övriga ärenden

6 Styrelsen önskar på nästa möte diskutera följdverkningar av dataskyddsförordningen. Föreningen kommer att engagera sig i Nordic Coastal Cleanup Day den 5 maj. Styrelsen önskar att kampanjen kombineras med uppströmsarbete vi ska inte behöva plocka skräp! Ann informerade om att Ålands vatten samarbetar med Kemikaliekoll Åland.