Uppsala universitet Litteraturvetenskapliga institutionen Handlingsplan för arbetsmiljöarbete vid Litteraturvetenskapliga institutionen läsåret 2013/2014 Målsättningar för en bättre arbetsmiljö Allt arbete vid Uppsala Universitet skall präglas av en god fysisk, psykisk och social arbetsmiljö. En förutsättning för en framgångsrik verksamhet vid institutionen är att arbetsmiljön är utformad för att skapa arbetsglädje, trygghet och utvecklingsmöjligheter för samtliga anställda. Arbetsmiljölagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att uppnå en god arbetsmiljö. Handlingsplanen för höstterminen 2013/2014 har utarbetats för att i möjligaste mån uppnå dessa mål: 1. Arbetsorganisationen och arbetsinnehållet skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysisk eller psykisk belastning som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Arbetsorganisationen skall vara tydlig så att stress och otrygghet i mesta möjliga mån undviks. För att främja ökad trygghet och minskad stress måste anställningsformer, lönesättning samt förläggning av arbetstiden beaktas. 2. Arbetstagaren skall i största möjliga utsträckning kunna utforma sitt eget arbete samt vara delaktig i institutionens kontinuerliga förändrings- och utvecklingsarbete. Ökad delaktighet och ökat inflytande innebär ökat ansvar för institutionens gemensamma verksamhet. Arbetsförhållandena skall ge möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling. Sociala kontakter och samarbete inom och utom institutionen skall uppmuntras för att skapa arbetsglädje och framgång för individ och institution. Den arbetsmiljöenkät som genomfördes vid institutionen av Länshälsan våren 2008 bildar tillsammans med årliga medarbetarsamtal underlag för det fortsatta arbetet. Vissa ergonomiska besvär förekommer fortfarande men åtgärdas fortlöpande. Arbetsbelastningen är fortsatt hög och stressen förhållandevis stor. Stimulansen i arbetet är emellertid mycket hög, och arbetsmiljön måste sägas vara god och bedömningen är att den kontinuerligt förbättras. Handlingsplan mål för arbetsmiljöarbetet Fysisk och teknisk arbetsmiljö
Lokaler, arbetsutrustning, datorprogram etc. skall uppfylla de krav som kan ställas på en fullgod arbetsmiljö. Ohälsa i form av förslitningsskador och ensidig arbetsbelastning skall undvikas. De anställda och studerande skall känna till de risker de kan ställas inför och veta hur de skall agera för att förebygga problem. Program för bättre fysisk och teknisk arbetsmiljö vid institutionen: Vid nyanställning skall det finnas en tillgänglig arbetsplats vid anställningens början. Utsliten och ej ändamålsenlig kontorsutrustning skall snarast ersättas och därvid skall hänsyn tas till miljökrav. Anskaffning av sådan utrustning ansvarar T/A-personalen för. På sikt bör nuvarande skrivbord ersättas med höj- och sänkbara arbetsbord för mer varierade arbetsställningar. varterets/institutionens IT-ansvariga har ansvar för att arbetsmiljöhänsyn tas vid inköp av datorer och kringutrustning, samt att tillser att utrustningen är i sådant skick att den inte utgör ett allvarligt arbetsmiljöproblem. ITansvarig har rätt till stöd och utbildning för uppgiften. Störande bakgrundsljud från datorerna kan förekomma. Bullret minskar avsevärt om hårddiskarna är placerade under arbetsborden. Utrustning för första hjälpen skall finnas. Alla skall erbjudas en ergonomisk genomgång av arbetsplatsen när de påbörjar sin verksamhet på institutionen, därefter vid behov. Information om ergonomi skall ges exempelvis vid skyddsronder, utbildning i första hjälpen anordnas. Alla i verksamheten har skyldighet att anmäla fel på teknisk utrustning. Anställda som känner av belastningsskador och/eller andra fysiska symptom som kan antas vara relaterade till arbetet har skyldighet att anmäla detta till arbetsledning och/eller skyddsombud för att få hjälp att hitta individuellt utformade hjälpmedel som kan förebygga mer bestående men. Allvarliga fysiska arbetsmiljöproblem skall åtgärdas omedelbart, mindre allvarliga snarast möjligt. Alla anställda skall uppmuntras att delta i de fysiska aktiviteter som erbjuds och subventioneras av institutionen. Subventionerad massage skall finnas tillgänglig. Psykisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljön bör vara trygg och stimulerande samt kännetecknas av respekt för och tillit till individen. Arbetsuppgifterna skall ge möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling, självbestämmande och eget ansvarstagande. Arbetsmiljölagen slår fast att arbetstagaren på grund av arbetsorganisationens och arbetsinnehållets utformning inte utsätts för psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Anställningsformer och förläggning av arbetstid bör beaktas för att uppnå detta. Styrt eller bundet arbete skall om möjligt undvikas eller
begränsas. Dessutom skall det eftersträvas att arbetet ger möjligheter till variation, social kontakt och samarbete samt sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter. Arbetsmiljön på institutionen är av en speciell karaktär. Arbetstagarna har i de flesta fall stor frihet att planera och utföra sitt arbete. Dock råder en utpräglad konkurrenssituation där ensamarbete dominerar vilket kan skapa en arbetsmiljö där stress och otrygghet kan förekomma. Bidragande orsaker till detta är också tidsbegränsade anställningar och förekomsten av korta arvoderingar. Dessa faktorer gör att den psykiska och sociala arbetsmiljön på institution kan påverka individen på ett negativt sätt vilket i värsta fall kan visa sig som oro för framtiden och bidra till att gränsen för arbete och fritid suddas ut. Arbetet med den psykiska och sociala arbetsmiljön kan konkretiseras i följande punkter: Institutionen skall arbeta för att få ökade resurser samt långsiktiga och fasta anställningsformer. Arbetsledningens ansvar är att avglorifiera mycket att göra syndromet. Genom att inte arbeta mer än normala arbetsdagar, ta ut sin semester och träna regelbundet och då utnyttja friskvårdsbidraget kan arbetsledningen föregå med gott exempel. Arbetsledningen ansvarar för övertidsbevakning och att det finns tid för återhämtning. Arbetsbelastningen skall inte vara större än att arbetstagaren har tillräckligt med tid för att utföra arbetet på ett tillfredställande sätt. Individen har också ett eget ansvar för att försöka skapa balans mellan arbete och fritid. Arbetsledningen bör sträva efter att undvika tvetydigheter i frågor som gäller anställningstrygghet och kompetensutveckling. Arbetsledningen ansvarar för att göra gällande rutiner vid sjukskrivning och semester kända. Målen med institutionens verksamhet skall vara kända och, så vitt möjligt, anpassade till arbetstagarnas egna. Ansvarsfördelningen på institutionen skall göras tydlig. Information om vem som ansvarar för vad skall anslås och finnas tillgänglig för alla verksamma. Arbetstagare skall ha möjlighet att delta i beslut eller åtgärder som påverkar det egna arbetet. Alla som har ansvar inom visst område har skyldighet att informera om det. Verksamma har rätt till relevant information om verksamheten och förändringar av densamma. Seminariekulturen behöver återkommande ses över och formerna för samtal förnyas och förbättras så att alla känner att de har möjlighet att komma till tals, bli hörda och sedda. Handledningen på institutionen behöver utvecklas. Rutinerna för handledning bör ses över och regleras så att forskarutbildningen framstår som en överblickbar process för doktoranderna. Studierektor för forskarutbildningen ansvarar för att de individuella studieplanerna används aktivt.
Handledare skall rekommenderas att utbilda sig för sin uppgift genom att deltaga i de kurser för handledare som regelbundet arrangeras. Studierektor ska informera om dessa kurser. Beröm och uppmuntran skall ges när det är befogat. Misslyckanden skall inte sopas under mattan, utan identifieras för att nå bättre framgång framledes. Arbetsledningen ansvarar för att det sociala klimatet på institutionen är öppet och tolerant. Arbetskamrater har ansvar för att stödja och hjälpa varandra. Vid psykosocial ohälsa skall finnas möjlighet att söka snabb och professionell hjälp. Ledningen har skyldighet att vara uppmärksam på tecken på ohälsa. Den person som känner att den egna arbetssituationen inte är hållbar bör kontakta ledning eller skyddsombud, så att stödjande åtgärder kan sättas in snarast möjligt. Aspekter gällande jämställdhet och likabehandling skall beaktas när det gäller den psykosociala arbetsmiljön, t.ex. genom ett aktivt användande av institutionens jämställdhets- och likabehandlingsplan. Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren, i vårt fall prefekten, undersöker, genomför och följer upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs. En stor del av arbetsmiljöarbetet är undersökande och förebyggande. Friskvård är en viktig del i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Alla anställda har för en låg avgift tillgång till Kvarteret Engelska Parkens gym och subventionerad tillgång Campus 1477 som ligger i närheten. Institutionen ger samtliga anställda bidrag till fysisk aktivitet och subventionerad massage. Lista över inrättningarna, samt erfoderlig blankett, finns tillgänglig på universitetets webbplats. Information om friskvårdsaktiviteter ges regelbundet. Anställda har rätt till en timme friskvård per vecka på betald arbetstid. Denna tid skall inte inarbetas. 1. Institutionsledningen har ansvar att återkommande informera om friskvårdsaktiviteter. 2. Skyddsrond skall ske en gång per år. Skyddsronden kan med fördel vara riktad. 3. Vid behov kan personal från Länshälsan bjudas in för att ge råd om ergonomi m.m. 4. För att kunna förebygga och åtgärda problem relaterade till den psykosociala arbetsmiljön krävs kartläggning. 5. Återkommande utvecklingssamtal skall därför ske som ett led i arbetsplanering och kartläggning minst en gång per år. Åtgärder av uppkomna problem skall kontinuerligt följas upp och utvärderas.
6. För att få en heltäckande bild över den psykosociala arbetsmiljön kan ytterligare kartläggning genom enkäter eller psykosociala skyddsronder komma att krävas. 7. Arbetsmiljön bör vara en återkommande punkt vid personalmöten, mm. En pågående diskussion om arbetsmiljön fungerar både förebyggande och upptäckande. 8. Om problem relaterade till arbetsmiljön ändå uppkommer skall dessa hanteras genom att den berörde kontaktar prefekt och/eller skyddsombud för att lösa problemet. Prefekt och skyddsombud har tystnadsplikt i fråga om förtroenden av mer personlig och psykosocial karaktär. Generella frågor om den sociala arbetsmiljön bör kunna diskuteras med öppenhet. Vid behov av större investeringar för att åtgärda arbetsmiljöproblem och frågor av principiell art bör institutionsstyrelsen fatta beslut. Prefekt och skyddsombud svarar för att rapportering av tillståndet av arbetsmiljön kontinuerligt sker till institutionsstyrelsen. Skyddsombud kan adjungeras till institutionsstyrelsen. Vidtagna åtgärder skall kontinuerligt följas upp och utvärderas. I samband med upprättandet av den årliga verksamhetsplanen skall en prövning av vilka medel som kan avsättas för arbetsmiljöförbättrande åtgärder göras. Ansvarsfördelning Prefekten har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på institutionen, samt ansvar för att beslutade åtgärder genomförs. Prefekten kan vid behov samråda med ansvariga för grundutbildning eller forskarutbildning i arbetsmiljöfrågor. Prefekten har också ansvaret att, när behov föreligger, kontakta expertis inom personalavdelningen, på Länshälsan eller inom den egna fakulteten. Prefekten skall underrätta och samråda med skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljön på institutionen. Skyddsombud företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och skall verka för en tillfredställande psykosocial och fysisk arbetsmiljö samt att arbetsgivaren uppfyller arbetsmiljölagens krav. Skyddsombudet skall delta i planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser och arbetsmetoder, samt vid förändring av arbetsorganisationen. Skyddsombudet kan också delta i upprättandet av institutionens handlingsplan. För att uppnå en god arbetsmiljö krävs engagemang från alla verksamma på institutionen. Det är allas ansvar att komma med synpunkter och förslag, samt rapportera eventuella brister i arbetsmiljön. /ERJ 2013-10-01 /Fastställd av Litteraturvetenskapliga institutionens styrelse [datum]