Konstituerande möte Svenska Biljardförbundet 28/2-1/3-08 Plats: Hotel Oden, Stockholm 1. Mötesformalia (Kurt) Närvarande: Kurt Roos, Tomas Nordström, Nikos Dimitrakas, Martin Söderberg, Bo Peterson, Arnold Zylinski, Mats Norèn, Bojan Stefanov. Ej närvarande: Tom Eksell. Övriga: Malina Bertilsson, kanslist. Kurt Roos, mötessekreterare Malina Bertilsson, justerare Arnold Zylinski. Mötet öppnas och Kurt inleder med syfte och målsättning med helgens möte: att konstituera styrelsen och få en gemensam bild av organisationen, vart vi står idag, vilka fokus områden förbundet bör arbeta med, fördela ansvar och uppgifter samt lära känna varandra. 2. Konstituerande av styrelsen(kurt) Kurt pratar kring en organisationskarta var i svensk idrottsvärld SBF finns. Sida 1 av 9
Bild 2 visar SBF organisation och Kurt förklarar hur det ser ut och hur han tänker sig SBF:s organisationsstruktur i framtiden. Förutom att respektive gren specifik ledamot ansvarar för sin gren i styrelsen, är tanken att suppleanterna ska ingå i respektive grenkommittè för att skapa en kontinuitet och informationsflöde mellan grenkommittè och styrelse så att suppleanten är insatt i sin grens verksamhet. I praktiken är det redan så idag med de invalda suppleanterna. Bojan Stefanov suppleant för poolen, ingår numera i PK, Nikos Dimitrakas suppleant för snooker, ingår redan i SK och Tomas Nordström suppleant för carambolen kommer att sättas in i CK:s arbete mer. Nikos frågar om suppleanternas roll. Mötet förtydligar att suppleanten kan få supplèera för vilken ledamot som helst men i första hand för sin respektive gren. Fördelning ansvar och roller Sekreterarposten Mötet stämmer av vad sekreterarens roll är i Arbetsordningen. Arnold tillägger att man de senaste två åren har delat upp uppgifterna mellan sekreterare/kansli för att underlätta arbetsinsatsen. Sekreterarposten är ett tidskrävande arbete. Det kan se lite ut men kräver sin tid. Någon behöver ha huvudansvaret för te x planering av förbundsstämman. Sida 2 av 9
Tomas frågar hur ofta styrelsen konstituerar sig. Förbundet har förbundsstämma vartannat år och därmed konstituerar sig styrelsen vartannat år. Mötet utser Tomas Nordström. Vice ordförande Mötet stämmer av vad vice ordförandes roll är i Arbetsordningen. Kurt tillägger att det bör vara samma person som ska hålla i Team Sweden och Utbildningssamordning. Mötet utser Arnold Zylinski. Kassör Mötet stämmer av vad kassörens roll är i Arbetsordningen. Mötet utser Bo Peterson. Tillägg konstitution beslut taget på möte 090201, Uppsala (Bilaga 1) Mötet beslutar att firmatecknare är ordförande Kurt Roos och kassör. Båda tecknar firman var för sig. Till övriga områden utser mötet följande: Marknadsföring och PR området: Kurt Roos. Team Sweden: Arnold Zylinski. Utbildningssamordnare: Arnold Zylinski. IT (enbart mailadministration och spelpottsuppdatering för tillfället): Arnold Zylinski. I övriga övergripande IT frågor bordläggs ansvarsfrågan, då det är mer projektbaserat. Mötet diskuterar relevansen av att ha en bra infrastruktur, administrativa rutiner för informationsflöde och att ha en plattform ett fönster att arbeta med gemensamt, för att uppnå ett gemensamt ansikte utåt. Ansvarig tävlingsverksamhet Carambole: Mats Noren. Poolen: Tom Eksell. Snookern: Martin Söderberg. Mötet samtalar också om att dokumentet arbetsordningen kan anpassas efter den verksamhet som är och beroende på kompetens hos ledamöterna kan arbetsuppgifterna fördelas. 3. Underskrifter (Kansli) Fullmakter skrivs under för RF Ekonomi. Sekretessförbindelsen skapar en diskussion. Mötet beslutar att dokumentet ska förenklas. Sida 3 av 9
4. Beslutspunkter (Kurt) EM - trupp: pool Mötet fårinformation om beräknade kostnader. Förbundskaptenen föreslår tre herrar och fyra damer. Hans metodik för uttagning samt argument dras. Mötet godkänner uttagningen. Spelarövergång En spelare har ansökt om övergång. Beslut: Spelaren får avvakta nästa fönster den 30/6 2009. Protokollföra PC - beslut Beslut tagna under perioden: Carola Stenberg är entledigad. Godkända Idrottslyftsansökningar. Mötet beslutar att dessa ska protokollföras av föregående sekreterare Arnold Zylinski innan överlämning av PC lista till ordförande Kurt Roos sker. Årsmöte EPBF Mötet är i mars. Kurt förklarar att man kan lägga pengarna på annat detta år som tex att besöka SM och skapa kontakter på hemmaplan först. I och med NBC kan man skicka med en fullmakt att rösta för Sverige, till tex Jörgen Sandman som historiskt sett brukar delta på EPBF årsmöten. Mats Noren föreslår att årsmöten i respektive Europaförbund ska ligga på respektive grenbudget. Tidigare har man tagit kostnader till EPBF:s årsmöten på SBF budget. Mötet delegerar beslutet om Sveriges representation på EPBF:s årsmöte till Kurt och Tom Eksell. Mötet beslutar att lägga in kostnaden för EPBF:s årsmöte i PK:s budget from 2009/2010. 5. Presentation av funktion, nuläge och framtidstankar Kansli (Malina) Malina ritar upp en karta över kontaktytor kansliet har samt på vilka områden kansliet arbetar internt och externt. Sammantaget fungerar kansliet internt som ett affärsstöd till styrelse, grenkommittèer och som en kontaktkanal för svensk idrottsorganisation såsom kontakter med RF, SISU m fl. Kansliet samlar och arkiverar information, tar emot ansökningar av olika slag och handlägger dem te x försäkringsärenden och Idrottslyftsansökningar. Kansliet skriver en del av rapporterna till RF och besvarar enkäter och andra relaterade undersökningar. Sida 4 av 9
Kansliet uppdaterar SBF hemsida med inkommen information samt ansvarar för SBF:s medlemsförteckning och licenslista. Kansliet har sedan 2005 hand om vissa delar av ekonomiadministrationen. Externt fungerar kansliet som support till medlemsföreningar, enskilda spelare, kontakt för allmänhet. Idrottslyftet och Ungdomsmästerskapen (Malina) Malina berättar kort om Idrottslyftets intention från början med dåvarande Handslaget och ritar upp en karta över förbundets olika aktiviteter inom området och vilka bidragspotter som går till vilka aktiviteter, syfte och mål. Idrottslyftet och Ungdomsmästerskapen är den enda riktade aktiviteten förbundet just nu gör inom området tillväxt. Idrottslyftet löper i ytterligare 2år fram till 2011. Vidare information återfinns i pärmen som alla ledamöter har fått, med rapporter och utvecklingsplaner samt statistik. Det förtydligas att det är styrelsen som beslutar om vilka aktiviteter man ska genomföra i området tillväxt och nyrekrytering. Team Sweden (Arnold) Arnold informerar om vad projektet innebär och syftet med det. Initialt var det ett projekt för att förbundet ville skapa en trappstege för att bilda ett landslag och ett koncept kring detta. Man ville utveckla elitutövare inom biljarden inom samma idrottspsykologi för att ha en gemensam plattform att stå på. Kurserna som Team Sweden deltagare få gå, inkluderar grupp psykologi, individuell rådgivning. Vidare informerar Arnold att han har haft ansvar för att utveckla projektet de senaste två åren samt att projektet har en egen budget. Nuläge är att förbundskaptenerna ska utse vilka inom sin respektive gren, som ska få ingå i Team Sweden. Totalt handlar det om 24 platser som ska baseras på 2-årsplaner. Team Sweden administreras genom RF:s nuvarande elitstöd, vilket kan komma att förändras då RF och SOK tittar på att eventuellt skapa en gemensam organisation för elitutveckling. Snooker kommittè (Martin) Martin informerar kort att i och med att Biljardpalatset tagit bort flera av sina snookerbord går nu all snookerverksamhet på Snookerhallen på Krukmakargatan i Stockholm. Positivt är att antalet tävlingar har ökat i år. Under det senaste året har flera tunga resurser fallit bort ur SK men man har det senaste halvåret styrt upp SK och nya resurser har tillkommit. SK har stort fokus på juniorverksamhet och detta ämnar man fortsätta med. I år har man te x valt bort junior EM och istället satsar man på träningsläger på Irland. Båda två snookerklubbarna är mest aktiva på ungdomssidan. Carambole kommittè (Mats) Mats berättar att man har minskat CK till att vara 3 personer istället för 6. Man arrangerade ett mycket lyckat SM på Frostavallens Konferens & Hotell. Media kom dit i form av TV och flera tidningar skrev artiklar om tävlingen. Hotellet sponsrade en del av kostnaderna. Sida 5 av 9
CK har kommit ut med nya Tävlingsbestämmelser för 2009. Ändringarna ligger ute på SBF hemsida. Te x har man minskat Elitklassen till 15spelare. Eventuellt kommer en ny serie och närmast förutom ordinarie rankingtävlingar arrangeras Nordic Open (en hcp tävling) för andra året. Pool kommittè(kurt) PK rekryterar just nu nya resurser och de som är klara nu är: Mikael Krantz, Bojan Stefanov, Louise Furberg och Sten Hedmark. Man kommer att fokusera på utveckling av tävlingsverksamhet, och tävlingsledarutbildningar. Man diskuterar en eventuell omformatering av Seriespelet. Omfördelningen av antalet placeringspoäng vid rankingtävlingar har ett positivt utfall då de numer är större konkurens om placeringarna. En justering kommer att göras för uppflyttning mellan klass 3 till klass 2 från 25 poäng till 40 poäng. 6. Fokusområden (Kurt) Kurt presenterar vilka måste områden som förbundet behöver arbeta med och vad han tycker är viktigt att prioritera. Stabil grund, organisation, ansvar Innebär att styrelsen ska verka för en gemensam organisation och arbetssätt. Fördela tydligt ansvar och roller. Gemensam kommunikationsplan. Grunden för all verksamhet är att ha en stabil organisation med löpande kontroll över ekonomiskt utfall. Ren idrott Innebär att styrelsen ska verka för en ren idrott och utveckla en metodik och strategi för detta. Sida 6 av 9
Mötet diskuterar och några frågor besvaras. Bland annat känner snookern inte igen sig i problemet alls. Inom carambolen ser det ut som i poolen, men senast förra året hade CK ett officiellt disciplinärt ärende och spelaren tappade poäng. RF har rätt att besöka elittävlingar oanmälda. De senaste 3 åren har de varit hos biljarden vid 2 tillfällen. SBF kan be RF komma men då kostar det extra. Mötet bollar upp olika metoder och idèer såsom te x alkomätare. Det finns lagar kring detta som behövs kollas upp. Straffet i sig är inte avskräckande och det är inte det som är problemet utan att SBF behöver bli mer bli mer aktiva kring detta. Man pratar om användning av snus och rökning under begreppet matcher. Det finns olikheter mellan grenarna. Enligt WADA är snus tillåtet och SBF följer världsorganisationens riktlinjer. Föreningsutveckling/support Innebär att förbundet behöver ta ett samlat grepp och stötta föreningarna ännu mer i sin utveckling. Att man behöver bli mer pro active och kanske satsa mer på utbildningar ute i föreningar, ha tätare dialoger med föreningsstyrelser. Kurt aviserar att han kommer att ringa runt och stämma av läget hos föreningarna minst 2 gånger per år. Nyrekrytering Innebär att förbundet i alla sina aktiviteter kring nyrekrytering, behöver skapa en röd tråd. Talangutveckling Innebär att förbundet behöver arbeta fram metoder och en plan för att fånga upp talangfulla spelare och utveckla Team Sweden konceptet som leder till ett landslag. Aktiviteten ska vara för alla grenar och stärka införsel av talanger till sporten. Landslag Innebär att förbundet behöver utveckla Team Sweden konceptet ännu mer, med metodik och träningsaktiviteter. I slutänden ska förbundet kunna paketera landslaget och använda det i sina marknadsföringsplan. Marknadsföring Innebär att förbundet behöver ta fram en gemensam strategi för marknadsföring. Att det kanske är för högt siktat att komma med på en ordinarie sändningstablå, men att vi åtminstone ska börja synas i tidningar med resultat. Att förbundet ska skapa tillgängliga nyheter för omvärlden så att den är enkel att sprida. Förbundet behöver bygga skalet. (ansiktet utåt kring detta) Utveckla och bedriva tävlingsverksamhet Innebär i praktiken att styrelsen ska skapa möjligheter för respektive grenkommittè att vidareutveckla sina respektive grenar. Under genomgången uppstår kortare dialog om hur man ska prioritera fokusområdena. 7. Övriga frågor (Kurt) Avtal Biljardexperten Kurts möte med Sören i fredags blev inställt. Tanken med det mötet var att gå igenom det Sida 7 av 9
skrivna avtalet. Mötet går igenom avtalet. Mötet ger Kurt mandatet att driva ärendet vidare. Status ekonomi (Kurt) SBF har nu lämnat över bokföringen till RF:s bokföringstjänst. Standardavtalet och den standardservice som SBF har möjlighet att köpa gås igenom. Uppgifter inom ekonomihanteringen behöver dock fördelas upp mellan kassör, RF:s ekonomitjänst och kansli. Detta kommer kassören och ordföranden att diskutera vidare. Mötet går igenom ekonomin som är bokförd fram till den 8/2 2009 på total nivå och per grenkommittè. Kurt informerar om att styrelsen inte kan vara helt 100 % säkra på att siffrorna är på kronan, då förbundet fortfarande har vissa mindre justeringar att göra men att man nu är i ordning och har möjlighet att följa upp ekonomin. En stor del av kundreskontra är klar och gås igenom och tas beslut om, huruvida förbundet ska driva in pengarna eller ej och vilken metod samt förhållningssätt man bör ha. Kurt avslutar ekonomipunkten med att tala om för styrelsen att man inte hade kunnat ge denna ekonomirapport om inte kansliet hade lagt ned åtskilliga antal timmar på att reda upp detta den senaste tiden. NBC (Arnold) I samband med Nordic Challenge så bjöd Norge in till en dialog kring att starta ett nordiskt samarbete. Sedan dess har man hunnit med att ha ett konstituerande möte. Ordförandeskapet ska varvas och först ut är Norge som ordförandeland. Jörgen Sandman är generalsekreterare i NBC. (normalt anställd som sportchef på Norges Biljardförbund) Årets svenska representant är Niklas Dagnesjö och han ställer sin tid till förfogande. Styrelsen ska besluta om vem som ska företräda Sverige i NBC. Organisationen ska samverka kring alla grenar och bl a ta upp landskampen. Man ska försöka titta på gemensamma agendor för nya nordiska tävlingar bl a en Nordic Tour. Vidare har man diskuterat att försöka ha nationella mästerskap på samma helger. Samarbetet innebär också att man kan ha en starkare och en gemensam röst vid te x årsmöten i Europaorganisationer. Mats Norèn vill ha mer insikt och mer information om detta, eftersom han blivit ombedd av CEB att starta ett nordisk samarbete. Arvodering styrelse (Kurt) På Förbundsstämman beslutades att huvudstyrelsen skulle få dela på ett arvode. Kriterierna för utdelning gav man mandat åt styrelsen att besluta om. Man diskuterar olika kriterier och scenarion. Te x att ha en prestationsbaserad del kan bli problematiskt. Vem ska i så fall vara den som bedömer resultaten och blir det då en rättvis bedömning. Mötet beslutar att be internrevisorerna ta fram förslag på följande: a) Grundarvode för mötesdeltagande och en del som är prestationsbaserat per uppgift/ansvar. b) Grundarvode för mötesdeltagande och en del som är prestationsbaserad baserad på hela styrelsens arbete. c) Internrevisorernas egna förslag. Sida 8 av 9
World Games(Kurt) I juni är det dags för World Games som är ett stort event. World Games är för de sporter som står på vänt listan till OS. Svensk biljard har kvalificerat sig genom Torbjörn Blomdahls placeringar samt genom Marcus Chamats placeringar. Torbjörn Blomdahl har bekräftat deltagande. Man vet för lite om arrangemangen kring detta. Mats tillägger att det är relativt bråttom med att bekräfta deltagande och att skicka in ansökningar för visa etc. Arnold kontaktar Marcus Chamat och EPBF för mer detaljerad information om eventuella kostnader etc. Vakant ledamotsplats Nikos undrar om suppleanter och rösträttsförfarande. Mötet diskuterar kort och bordlägger frågan till nästa möte. Mötet beslutar att Tomas Nordström går in som går in som ordinarie ledamot och man avvaktar till hösten om att eventuellt utlysa en vakant suppleantplats på en extra årsstämma. Nästa möte Mötet kommer fram till att det är viktigt med täta kontakter i början. Man diskuterar att kanske ställa krav på grenkommitter att de ska ha ett visst antal möten för att utvecklingen ska gå framåt. Det finns också ett värde i kunna se på den man talar med. Man diskuterar olika mötesformer, plats med mera. Styrelsen är överens om att man bör träffas ca 1ggr/mån. Till nästa möte ska alla läsa in sig på sina roller som man nu har fördelat. Man ska då diskutera vision, varumärke med mera. Då ska styrelsen arbeta fram mål, handlingsplaner och prioritera fokusområden och aktiviteter och projekt inför nästa verksamhetsår. Det som syns utåt är vad grenkommitteerna gör och därför är det också viktigt att förbundet/styrelsen kommunicerar ut vad styrelsen arbetar med och varför. Man diskuterar begreppet öppenhet. Styrelsen behöver komma fram till hur man ska kommunicera utåt vad man har beslutat och kommit fram till. Detta ska man arbeta vidare på vid nästa möte. Arnold lägger upp nya mailadresser på svenskabiljardforbundet.se. Förnamn.efternamn@svenskabiljardförbundet.se Det finns två mobilabonnemang. (Kansli/ordföranden) Nästa möte: Lördag 28/3 2009 kl 11.00-21.00 Sida 9 av 9