SAMMANFATTNING... 3 1. INLEDNING... 4. 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte... 4 1.3 Tillvägagångssätt... 5

Revisionsrapport 7/2009 Region Skåne i samverkan med Ystad och Åstorps kommun Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf. Bengt Joehns, 2:e v ordf. Stig Andersson Nils Persson

Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1. INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte... 4 1.3 Tillvägagångssätt... 5 2. REGLER, RUTINER OCH AVTAL AVSEENDE SAMVERKAN... 5 2.1 Lagstiftning... 5 2.2 Rutiner för samordnad vårdplanering... 6 2.3 Avtal... 6 3. IAKTTAGELSER I GRANSKNING 2006... 7 3.1 Rutiner för vårdplanering... 7 3.2 Rutiner för hantering av läkemedel... 8 4. IAKTTAGELSER I GRANSKNING 2009... 9 4.1 Rutiner för vårdplanering... 9 4.2 Samverkan mellan vårdgivarna... 9 4.3 Fax och journalföringssystem... 11 4.4 Läkemedel... 11 5. ANALYS... 12 5.1 Sammanfattande kommentar... 12 6. KÄLLOR... 15 BILAGA 1... 16 Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 2

Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av revisorerna i Ystad och Åstorps kommun respektive Region Skåne genomfört uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade som genomfördes 2006. Syftet med granskningen är att bedöma hur Region Skåne och de skånska kommunerna samverkar kring vårdplanering och informationsöverföring mellan huvudmännen och vilka förändringar som skett sedan granskningstillfället. Iakttagelser som gjorts: Kommunerna och Region Skåne har stärkt och förtydligat sin samverkan kring personer med psykiskt funktionshinder genom tecknandet av ett gemensamt ramavtal. Avtalen har med tydlighet reglerat Region Skånes respektive kommunens åtagande. I avtalet framgår att rutinerna kring samordnad vårdplanering skall tillämpas. Arbete pågår med att teckna lokala avtal med utgångspunkt från ramavtalet. Rutinerna för samordnad vårdplanering som upprättats av Kommunförbundet Skåne och Region Skåne har reviderats sedan granskningstillfället. En ny rutinbeskrivning och vårdplaneringsblanketter anpassad för patienter inom psykiatrin har tagits fram till följd av införandet av ny vårdform för patienter som beslutas vårdas inom öppen psykiatrisk tvångsvård respektive öppen rättspsykiatrisk tvångsvård. Enligt intervjuerna anges rutinerna för samordnad vårdplanering över lag fungera bra. Vad gäller Ystad kommun och psykiatrin har följsamheten till rutinerna förbättrats sedan granskningstillfället vilket tydliggörs genom förbättrad dokumentation och ett ökat deltagande av kommunen och öppenvården i vårdplaneringen. Beträffande Åstorps kommun och psykiatrin finns förbättringsarbete för att understödja en smidig vårdplaneringsprocess och informationsöverföring. Informationen från psykiatrin till kommunen upplevs emellanåt som bristfällig. Primärvården har i likhet med vad som konstaterades vid tidigare granskning liten delaktighet i vårdplaneringsprocessen. Överföringen av läkemedelsinformation mellan vårdgivarna anges fungera bra. Uppföljning av patienters läkemedel sker primärt inom öppenvården. Förbättringsarbete finns dock för att systematisera uppföljningen ytterligare. Avvikelserapportering vid brister i informationsöverföringen kan genomföras i större utsträckning. Det förekommer varierade tillämpning av de vårdplaneringsblanketter som framtagits med anledning av den nya vårdformen. En del anser att de nya blanketterna möjliggör till en förbättrad vårdplan för patienten som tydliggör ansvarsfördelningen mellan vårdgivarna, medan andra anser att blanketterna är för omfattande och svåranvända. Det har inte skett några förändringar vad gäller införandet av ett enhetligt journalföringssystem för samtliga vårdgivare. Fax används fortfarande vid utbyte av information mellan vårdgivarna. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 3

1. Inledning 1.1 Bakgrund Många personer med psykiskt funktionshinder är i behov av stöd och insatser från kommunens socialtjänst samt från Region Skåne. Det kräver samverkan. En fungerande samverkan förutsätter att informationen som behövs för vårdtagarens vård och omsorg finns tillgänglig och kan överföras mellan olika vårdgivare. Revisorerna i Region Skåne och nio kommuner i Skåne genomförde 2006 en gemensam granskning av hur Region Skåne och kommunerna samverkar kring vård och omsorg av psykiskt funktionshindrade. Syftet var att granska hur informationsföring sker mellan socialtjänst, slutenvård samt primärvård i samband med vårdplanering. En annan del av granskningen var att bedöma informationsöverföringen avseende läkemedel. Granskningen visade att reglerna och rutinerna i huvudsak uppfattades som tydliga men samtidigt för omfattande och inte anpassade för psykiatrin. En övergripande bedömning av processen var att samverkan och gemensamma diskussioner mellan kommunerna och Regionen inte alltid förekom på en högre organisatorisk nivå inom alla delar av Skåne. Omorganisationer och täta chefsbyten angavs vara en orsak till detta. Det konstaterades att det var av vikt att samverkan och informationsutbyte fungerade på ledningsnivå eftersom det torde ge goda förutsättningar för ett fungerande samarbete på verksamhetsnivå. Revisorerna vill med denna granskning få underlag för att bedöma hur Region Skåne och de skånska kommunerna samverkar kring vårdplanering och informationsöverföring i dagsläget samt vilka förändringar som skett sedan förra granskningstillfället. Utgångspunkt för granskningen är de iakttagelser och utvecklingsområden/svagheter som framkom i revisionsrapporten 2006. 1.2 Syfte Ernst & Young har på uppdrag av revisorerna i Ystad och Åstorps kommun respektive Region Skåne genomfört uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade som genomfördes 2006. Syftet med granskningen är att bedöma hur Region Skåne och de skånska kommunerna samverkar kring vårdplanering och informationsöverföring mellan huvudmännen och vilka förändringar som skett sedan granskningstillfället. Revisionsfrågor: Finns avtal mellan kommunerna och Region Skåne när det gäller samverkan? Hur är innehållet i dessa avtal? Hur fungerar samverkan mellan psykiatri/slutenvård, primärvård och socialtjänst? Hur används rutinerna för samordnad vårdplanering i praktiken? Hur fungerar informationsöverföringen mellan psykiatri/slutenvård, primärvård och socialtjänst? Hur fungerar läkemedelshanteringen? Hur följs medicineringens effekter upp? Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 4

1.3 Tillvägagångssätt Granskningen har sin utgångspunkt i de kritiska områden och utvecklingsmöjligheter som framkom i revisionsrapporten 2006. Uppföljningen har genomförts genom att en enkät har skickats ut till sjukhus, vårdcentraler samt kommunens vård- och omsorgsverksamhet. Enkäten innehåller frågeställningar som har besvarats skriftligen. Enkäterna har därefter följts upp med telefonintervjuer. Sammantaget har ca 10 personer intervjuats (se källförteckning). Granskningen har även tagit del av den dokumentation som finns att tillgå i form av rutinbeskrivningar, avtal om samverkan och annan dokumentation av relevans. 2. Regler, rutiner och avtal avseende samverkan 2.1 Lagstiftning Enligt socialtjänstlagen 1 och hälso- och sjukvårdslagen 2 ska huvudmännen samverka i vård och omsorg av psyksikt funktionshindrade. Kommunerna har enligt socialtjänstlagen det yttersta ansvaret för dem som vistas i kommunen samt ansvaret för att ge biståndsinsatser till bland annat psykiskt funktionshindrade. Kommunerna har även betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, som regleras genom betalningsansvarslagen 3. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter beträffande samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård, SOSFS 2005:27 samt föreskrift avseende ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården, SOFS 2005:12. Genom psykiatrireformen 4 förstärktes kommunens ansvar att förmedla boende, boendestöd och sysselsättning till personer med psykiskt funktionshinder. Sedan 2008 har riksdagen fattat beslut om en ny vårdform för patienter som omfattas av psykiatrisk tvångsvård. Den nya vårdformen tydliggörs genom införandet av öppen psykiatrisk tvångsvård i lagen (SFS 1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård respektive öppen rättspsykiatrisk vård i lagen (SFS 1991:1129) om rättspsykiatrisk vård. Tvångsvård ges som sluten psykiatrisk tvångsvård eller, efter sådan vård, som öppen psykiatrisk tvångsvård. När en person tagits in för tvångsvård skall en vårdplan snarast upprättas som ska ange de behandlingsåtgärder från hälso- och sjukvården respektive socialtjänsten som ska genomföras samt vilken enhet vid landstinget, kommunen eller annan huvudman som ansvarar för de insatser som planeras. Det ska även framgå vilka beslut kommunen har fattat för att tillgodose patientens behov. I samband med införandet av den nya lagen har socialstyrelsen tagit fram en föreskrift för samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård, SOSFS 2008:18. 1 Socialtjänstlag (SFS 2001:453) 2 Hälso- och sjukvårdslag (SFS 1982:763) 3 Lag (SFS 1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, ändrad 2003:193 4 Psykiatrireformen infördes efter beslut av riksdagen 1994. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 5

2.2 Rutiner för samordnad vårdplanering Sedan februari 2004 finns rutiner för samordnad vårdplanering mellan Skånes kommuner och Region Skåne. Dokumentet har tagits fram i samverkan mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne. Under 2007 omarbetades och uppdaterades rutinerna. Syftet med rutinen är att fördela ansvaret/insatserna avseende patientens vårdbehov mellan enheterna samt att reglera betalningsansvaret mellan kommunen och Region Skåne. Rutinbeskrivningen är ett förtydligande av Socialstyrelsens riktlinjer och de krav som finns enligt betalningsansvarslagen och innehåller även de blanketter som ska användas vid rapporteringar. Enligt beskrivningen består rutinerna för samordnad vårdplanering 5 av fyra delprocesser: 1. Underrätta om inskrivning i slutenvård 2. Kalla till samordnad vårdplanering 3. Upprätta en samordnad vårdplan 4. Underrätta om utskrivningsklar Slutenvården äger processen för samordnad vårdplanering och avslut sker när utskrivningsmeddelande har skickats och kvittensen är mottagen. Med anledning av införandet av den nya vårdformen har Kommunförbundet Skåne och Region Skåne tagit fram gemensamma rutiner och en ny vårdplaneringsblankett för samtliga kommuner i Skåne och för psykiatrin i Region Skåne. Blanketten har reviderats för att bli mer anpassad till patienter som vårdas inom sluten psykiatrisk vård. En tilläggsblankett har även framtagits för patienter som vårdas enligt nya vårdformen med villkorande insatser som beslutas i samband med öppen psykiatrisk tvångsvård samt öppen rättspsykiatrisk tvångsvård. Rutinerna gäller från och med april 2009 och är ett komplement till gällande rutiner för samordnad vårdplanering från 2007. 2.3 Avtal Sedan förra granskningen har ramavtal kring personer över 18 år med psykiskt funktionshinder/psykisk sjukdom tecknats mellan respektive kommun och Region Skåne. Avtalen är tecknade under slutet av 2009 och gäller tillsvidare. Syftet med avtalet är att med brukaren i fokus tydliggöra ansvarsfördelning för stöd och insatser mellan parterna och för att reglera hur samverkan ska se ut. Målet med avtalet är att tillförsäkra att personer med psykisk funktionsnedsättning skall få vård, stöd och rehabilitering och möjlighet till återhämtning, så att brukaren utifrån egna önskemål kan leva ett självständigt, värdigt och aktivt liv i gemenskap. I avtalet har Region Skånes respektive kommunens åtagande förtydligats. Region Skåne ansvarar för att medicinskt förebygga, utreda och behandla psykiska sjukdomar. Ett annat åtagande är att vara konsult till andra vårdgivare såsom primärvård, övrig sjukvård, kommun och andra myndigheter i enskilda ärenden. Primärvården ansvarar för personer med lätta och medelsvåra psykiska störningar. För de patienter där primärvården inte har kompetens att diagnostisera och behandla hänvisas till den psykiatriska specialistsjukvården. 5 Kommer i fortlöpande text att förkortas SVPL. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 6

Kommunen ansvarar för att initiera, planera och samordna sociala insatser för psykiskt funktionshindrade personer enligt gällande lag. I kommunens ansvar ingår även att tillhandahålla boende och stöd i hemmet, att ansvara för att personen får tillgång till rehabilitering, samt att erbjuda viss hälso- och sjukvård upp till och med sjuksköterskenivå. Samrådsgrupper med verksamhetsansvariga chefer från respektive kommun samt företrädare från Regionen skall tillsättas med syfte att gemensamt ansvara för strategisk planering och samordning av verksamheter och insatser. Samrådsgruppen skall årligen bestämma områden som ska följas upp och utvärderas på lokal nivå. På övergripande ansvarar Region Skåne och Kommunförbundet Skåne att ramavtalet årligen följs upp. Vardera part har till ansvar att tillförsäkra att avtalet implementeras i verksamheten. I avtalet tydliggörs att samordnad vårdplanering skall genomföras i enlighet med de riktlinjer och rutiner 6 som framtagits av Kommunförbundet Skåne och Region Skåne. Utifrån ramavtalet skall lokala avtal tecknas mellan Regionens psykiatri och kommunen. I de lokala avtalen skall särskilda områden regleras. I detta avseende skall ansvarsfördelning för boende, sociala insatser och hälso- och sjukvård i andra boendeformer än ordinärt boende, ansvar vid permission från rättspsykiatrisk vård, psykiatrisk tvångsvård samt öppen vård under tvång, personer med psykisk sjukdom/störning och missbruk samt rehabiliteringsansvar tydliggöras mellan parterna och anpassas till den lokala situationen. Enligt avtalet bör de lokala avtalen årligen revideras. Enligt intervjuerna pågår arbetet med att utarbeta lokala avtal mellan Regionen och respektive kommun. 3. Iakttagelser i granskning 2006 I det följande lämnas en redogörelse för de iakttagelser som gjordes i granskningen 2006. 3.1 Rutiner för vårdplanering Granskningen 2006 visade att samverkan mellan psykiatrin och kommunerna över lag fungerade tillfredsställande. Rutinerna för SVPL ansågs tydliga men dock omfattande och inte anpassade för patienter inom psykiatrin. Vid Åstorps kommun fanns i de flesta fall en följsamhet till riktlinjerna för samordnad vårdplanering. Avvikelser förekom framförallt inom rättspsykiatrin vid Helsingborgs lasarett. I granskningen framkom att det förekommit samverkansproblem mellan psykiatrin och vissa kommuner i området, men att samarbetet mellan psykiatrin och Åstorps kommun ansågs fungera bra. Vid Ystad kommun konstaterades att samordnad vårdplanering inte genomfördes enligt gällande riktlinjer. Granskningen visade dock att vårdgivarna hade utvecklat eget arbetssätt och rutiner för vårdplanering, där samarbetet och informationsöverföringen ansågs fungera ändamålsenligt. Gemensam planering och informationsöverföring mellan huvudmännen, 6 Kommunförbundet Skåne och Region Skåne har tagit fram en rutinbeskrivning för samordnad vårdplanering (gäller from 1 mars 2007). Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 7

genomfördes framförallt på hemmaplan mellan öppenvården och kommunen. I detta avseende framstod rutinerna för samordnad vårdplanering ha större relevans för äldreomsorg än vad de hade för psykiatrin beträffade den praktiska utformningen av insatserna och ansvarsfördelningen mellan vårdgivarna efter utskrivningen. Den patientansvarige läkaren i slutenvården är processägare för den samordnade vårdplaneringen. Slutenvården kallade till vårdplanering och vid Åstorps kommun var det huvudsakligen kommunens biståndsbedömare som kallades, i förekommande fall boendestödjare och kontaktperson eller omvårdnadsansvarig sjuksköterska från öppenvården. Vid Ystad kommun var det inte så ofta representanter från kommunen deltog vid vårdplaneringarna. Däremot fanns kommunens boendestödjare med t.ex. vid inskrivning och hade kontakt med avdelningen och vårdtagaren under vårdtiden, i de fall vårdtagaren var känd inom kommunens psykiatri. Till skillnad från äldreomsorgen medverkade läkare inom psykiatrin nästan alltid i vårdplaneringarna. Däremot förekom sällan att primärvården deltog. Deras roll i vårdplaneringen var liten och ingick inte som en naturlig del i processen. Möjligen skickades medicinsk epikris om patienten hade läkarkontakt där. Avståndet mellan slutenvården i Simrishamn och öppenvården i Ystad, utgjorde en förhindrande faktor för öppenvården att delta i vårdplaneringarna. Informationsöverföring mellan vårdgivarna skedde i huvudsak genom telefon. Informationsöverföring mellan vårdgivarna genomfördes primärt genom faxmeddelande och genom telefonkontakt i de ärenden där patienten sedan förut var en känd vårdtagare inom kommunen och vid personliga möten på vårdavdelningarna. Sekretessen inom vården framstod inte som något hinder i samverkan mellan vårdgivarna. Användandet av fax uppfattades dock av flera som omständigt och föråldrat. I detta avseende efterlystes gemensamma system för dokumentation och kommunikation mellan vårdgivarna för att effektivisera arbetet. Sluten- och öppenvårdens användande av gemensamma datorstöd för kommunikation, ansågs dock underlätta informationsöverföringen. 3.2 Rutiner för hantering av läkemedel Av granskningen framkom att läkemedelshanteringen mellan vårdgivarna ansågs fungera bra. Kommunens personal inom socialpsykiatrin har inget ansvar för de mediciner som den enskilde har blivit förskriven från slutenvården vid utskrivning. Således hade kommunen inget ansvar för uppföljning och återrapportering av förskrivna läkemedel. Öppenvården ansvarar för patientens läkemedelsbehandlig. Patientansvarig läkare utfärdar även nya ordinationer. Uppföljning av patienters läkemedel skedde vid återbesök hos öppenvården vid uthämtande av ordinerade mediciner eller då patienten skulle få sina injektioner. Överföring av läkemedelsinformation mellan psykiatrins sluten- och öppenvård underlättades genom enhetliga datorstöd för journalföring. Kommunens personal ansåg i de flesta fall att de hade kännedom om vårdtagarnas medicinering. Vanligtvis noterade boendestödjarna om en eventuell uppföljning av vårdtagarnas medicinering behövde diskuteras med psykiatrin. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 8

4. Iakttagelser i granskning 2009 Vid granskningstillfället 2006 gjordes ett antal iakttagelser beträffande utvecklingsmöjligheter. Nedan görs bedömningar av vad som hänt sedan granskningen 2006. Bedömningarna har sin utgångspunkt i de svar som framkommit i enkäter och vid intervjuer. 4.1 Rutiner för vårdplanering Enligt intervjuerna fungerar rutinerna för samordnad vårdplanering i huvudsak bra. Enligt enkätsvar och intervjuer är rutinerna kända bland vårdgivarna. Rutinerna upprätthålls genom kontinuerliga dialogträffar som anordnas med representanter från sluten- och öppenvård samt kommun samt genom samverkansprojekt mellan kommunerna och Regionen. Personal uppdateras kontinuerligt i frågorna genom information och utbildning. Samarbetet mellan psykiatrin och Ystad kommun anses ha förbättrats sedan granskningstillfället, genom att parterna har fått ökad kunskap kring vårdplaneringsprocessen och vilka rutiner som gäller. Öppenvårdens deltagande i vårdplaneringarna har även ökat. Vad gäller samarbetet mellan psykiatrin och Åstorps kommun framkommer delade meningar huruvida samarbetet fungerar. Från psykiatrins sida anges att rutinerna generellt sätt fungerar bra. Kommunen anser dock att samarbetet har försämrats sedan granskningstillfället. Anledningen är dels att psykiatrin i Nordvästra Skåne har omorganiserats under 2009. Tidigare samverkade kommunen primärt med sluten- och öppenvården vid Ängelholms sjukhus som hade Åstorps kommun som upptagningsområde. I Ängelholm finns numera sluten och öppen allmänpsykiatrisk vård, samt psykosmottagning. Omorganiseringen har således medfört att psykospatienter som vårdas inom slutenvård blir inlagda i Helsingborg. Den gemensamma psykiatriska akutmottagningen finns fortfarande i Helsingborg. Omorganiseringen har enligt kommunen skapat en otydlig organisation med bristande information kring vem som är vårdgivare och var patienterna vårdas. Vid Åstorps kommun anges även faxrutinerna inom vissa avdelningar inom slutenvården fungera mindre bra. Införande av den nya vårdformen anses ytterligare ha bidragit till en försämrad samverkan. Av intervjuerna konstateras att förbättringsarbete finns vad gäller följsamhet till nya rutiner och tydliggörande av ansvarsfördelningen mellan vårdgivarna. Övergripande dialogträffar efterfrågas med representanter från kommunen och psykiatrin vad gäller allmänpsykiatrin och psykossektionen. Liknande dialogträffar finns inom rättspsykiatrin och anges fungera bra. Samarbetet mellan kommunen och rättspsykiatrin har enligt intervjuerna således förbättrats sedan förra granskningen. 4.2 Samverkan mellan vårdgivarna Ansvarsfördelningen mellan slutenvården och psykiatrins öppenvård anges vara tydlig. Antingen har patienten en patientansvarig läkare eller behandlare i öppenvården sedan tidigare behandling, alternativt remitteras patienten till behandlingsteamet inom slutenvården för fördelning i öppenvårdsteamet. Ansvarsfördelningen samordnas genom personlig kontakt vid vårdplaneringen där läkare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska från slutenvården informerar motsvarande läkare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska inom öppenvården om patientens hälsostatus. Då sluten- och öppenvården har ett gemensamt journalföringssystem samt i förekommande fall gemensamma ronder, underlättas ansvarsfördelningen ytterligare. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 9

Av kommunerna framkommer dock att ansvarsfördelningen i vissa avseende kan tydliggöras. Kommunerna anser emellanåt att de åläggs ett stort ansvar att tillgodose patientens vårdbehov och hjälpinsatser efter att patienten är medicinskt färdigbehandlad av sluten- och öppenvården. Detta tydliggörs framförallt vid de tillfällen där tidigare hjälpinsatser inte fungerat tillfredsställande. Kommunen efterfrågar i dessa avseenden ökat medicinskt underlag från psykiatrin för att bättre kunna tillgodose patientens behov. Enligt intervjuerna är det ytterst sällan primärvården/vårdcentralerna deltar i vårdplaneringarna. I de fall där patienten har kontakt med primärvården och ger sitt godkännande deltar primärvården i vårdplaneringen, alternativt när patienten är färdigbehandlad av öppenvården och patienten blir remitterad till primärvården. Primärvården erhåller information från slutenvården genom epikriser samt genom telefonkontakt med sluten- och öppenvård vid behov. Ansvarsfördelningen mellan öppenvården inom psykiatrin och primärvården anges kunna förbättras. I detta avseende efterfrågar primärvården ökad kommunikation mellan vårdgivarna för att tydliggöra ansvarsfördelningen vid förskrivning av läkemedel. I samband med informationsöverföringen påtalas följande svagheter: Det förekommer att inskrivningsmeddelande inte skickas till kommun när patienten kommer in till sjukhuset samt att utskrivningsmeddelande inte skickas när patienten lämnar sjukhuset. I detta avseende framkommer att kommunerna i några fall varit ovetandes om att patienten kommit hem. Från kommunerna anges att det kan förekomma svårigheter att skicka rätt personer till vårdplaneringarna, till följd av att psykiatrins medicinska bedömning av patienten inte anses tillräcklig. Detta tydliggörs framförallt vid vårdplanering av nya patienter. Således förlängs vårdplaneringsprocessen samt att ytterligare en vårdplanering får genomföras. Arbetet kan ytterligare fördröjas om ansvarsfördelningen är otydlig samt i de fall där externa vårdinsatser måste förankras genom nämndsbeslut. I detta avseende framhålls att det är av vikt att en vårdplanering genomförs i god tid innan patienten ska skrivas ut så att kommunen har tid att planera för kommande vårdbehov och insatser. HSL 7 -patienter som inte vill medverka vid vårdplanering. Det kan förekomma svårigheter att få ihop tider för möten för SVPL. I något fall har dom från Länsrätten på beslut om öppen psykiatrisk tvångsvård inte skickats till vårdgivarna. Från slutenvården framkommer synpunkter om ökat deltagande av öppenvården i vårdplaneringsprocessen. Således framförs önskemål om att en förenklad vårdplanering skall ske då patienten befinner sig i slutenvård, men att en övergripande och fördjupad SVPL skall ske mellan öppenvård och kommun efter patienten lämnat slutenvården. Av intervjuerna framgår att avvikelserapportering görs i varierad omfattning vid brister i informationsöverföringen. Rapporteringen kan således förbättras. 7 Hälso- och sjukvårdspatienter som omfattas av Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763). Där är vårdplaneringen frivillig jämfört med om du vårdas enligt Lagen om psykiatrisk tvångsvård (SFS 1991:1128). Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 10

4.3 Fax och journalföringssystem Informationsöverföring sker via fax, telefon och genom personligt möte vid vårdplaneringen samt vid förmöten innan SVPL. Det har inte skett några förändringar sedan förra granskningstillfället vad gäller införande av ett utökat IT-stöd. Inom sluten- och öppenvården används sedan tidigare ett gemensamt journalföringssystem. Mellan sluten- och öppenvård och primärvård saknas dock en gemensam läkemedelsmodul, vilket medför att läkemedelslistor måste faxas mellan vårdgivarna. Ett nytt IT-baserat stöd/ärendehanteringssystem planeras att bli infört inom Regionen under 2010. Landskrona lasarett, Landskrona stad och Svalövs kommun med tillhörande primärvårdsenheter är piloter i projektet SVPL-IT, vilket kommer att testas under våren 2010. Det nya systemet innebär att alla blanketter/utskick som idag faxas mellan vårdgivarna sedermera kommer att skickas elektroniskt via det gemensamma systemet och möjliggör samtidigt till en ökad helhetsbild över vart patienten befinner sig i processen. Samtliga vårdgivare kommer att ha tillgång till samma system och information. Det nya systemet innebär därmed att fax inte behöver användas. Det nya systemet förväntas förenkla och systematisera den administrativa processen vid samordnad vårdplanering. Vad gäller den vårdplaneringsblankett och tilläggsblankett som framtagits av Kommunförbundet Skåne och Region Skåne till följd av den nya vårdformen, framkommer enligt intervjuerna varierade svar huruvida blanketterna tillämpas i praktiken. En del anser att de nya blanketterna möjliggör till en förbättrad vårdplan för patienten genom att ansvarsfördelningen tydliggörs mellan vårdgivarna. Andra anser att blanketterna är för omfattande och svåranvända. Blanketterna är inte tillgängliga via journalföringssystemet, vilket medför att vårdplanen måste faxas manuellt. Intervjuade psykiatriverksamheter i Helsingborg använder sig i stor utsträckning fortfarande av de gamla blanketterna, då de nya blanketterna upplevs svårtillämpade och omfattande, samt tidskrävande då vårdplanen måste faxas manuellt. Implementeringsarbete pågår för att dokumentera vårdplanen utifrån nya blanketter. Av intervjuerna från Ystad kommun och tillhörande vårdgivare anses de nya blanketterna ha förbättrat vårdplaneringen, då vårdplanen är mer anpassad till patienter inom psykiatrin samt att ansvarsfördelningen mellan vårdgivarna tydliggörs. En arbetsgrupp har tillsatt för att utvärdera framtagna rutiner och blanketter. 4.4 Läkemedel Då patienten åker in till sjukhuset skickar kommunen aktuell läkemedelslista samt information om patienten har APO-dos 8 eller dosett. Vid slutenvården använder läkare e- dos 9. Överföring av läkemedelsinformation mellan slutenvård, öppenvård, primärvård och kommun sker via läkemedelslista, genom APO-dos/e-dos samt vid samordnad vårdplanering genom fax och telefonkontakter. Läkemedelsjournal med aktuell medicinering som är signerad bifogas till journalen och överlämnas till öppenvården. Informationsöverföring till kommun 8 Läkemedel är förpackade i dospåsar, där varje påse innehåller de läkemedel som ska tas vid ett och samma tillfälle. 9 E-dos är en webbaserad tjänst inom ApoDos. Genom e-dos har alla användare tillgång till den senaste versionen av dosreceptet via e-kommunikation. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 11

sker genom telefon och fax vid ändringar i dosrecept. Kommunens sjuksköterska kontrollerar dagligen om ändringar genomförts på patienter som har APO-dos. Informationsöverföringen anges fungera bra mellan sluten- och öppenvård. Informationsöverföringen mellan öppenvård och primärvård anses kunna förbättras. Vanligt förekommande är att förskrivna läkemedel inte överensstämmer med läkemedelslistan. I samband med överföring av läkemedelsinformation påtalas följande svagheter: Ändringar i läkemedelslistan sker ofta inte till dos-apoteket, vilket medför att APOdoslistan inte överensstämmer med ordinerade läkemedel. Sena ändringar i läkemedelslistan innan patienten skrivs ut från slutenvården medför att läkemedelslistan inte alltid uppdateras. Det kan förekomma svårigheter att nå rätt person hos de olika vårdgivarna. En gemensam läkemedelsmodul saknas i nuvarande journalföringssystem hos sluten- och öppenvård, vilket medför att läkemedelslistan inte kan skickas digitalt. Vad gäller läkemedelsuppföljning ansvarar öppenvården för att patienten får sin läkemedelsbehandling. Uppföljning av läkemedel sker av patientansvarig läkare i öppenvården. Uppföljning av läkemedel sker även vid återbesök till patientens husläkare. Av intervjuerna framkommer dock att det finns förbättringsarbete för att systematisera uppföljningen ytterligare. Samtliga vårdgivare saknar rutinbeskrivning för hantering av läkemedel vid patienters ändrade vårdformer. Inom öppen- och slutenvården i Helsingborg pågår ett utvecklingsarbete med att införa biverkningslistor till varje patient samt årlig blodprovstagning. Utvecklingsarbete pågår även att påbörja remission 10 och inrätta ett system för att genomföra kvalitetstjärnan 11, med syfte att följa upp patientens vård och behandling. 5. Analys 5.1 Sammanfattande kommentar Det kan konstateras att en positiv utveckling har ägt rum sedan revisionsrapporten 2006 beträffande rutiner och avtal. För det första har rutinerna för samordnad vårdplanering, som tagits fram av Kommunförbundet Skåne och Region Skåne, reviderats och utvecklats. Den omarbetade rutinen gäller från 2007. Därutöver har en ny vårdplaneringsblankett framtagits för de patienter som vårdas inom slutenvårdspsykiatrin för att göra vårdplanen mer anpassad för patienter inom psykiatrin. En tilläggsblankett med anledning av den nya vårdformen, öppen psykiatrisk tvångsvård respektive öppen rättspsykiatrisk tvångsvård, har även framtagits som ett led i utvecklingsarbetet. För det andra har kommunerna och Region Skåne stärkt och förtydligat sin samverkan kring personer med psykiskt funktionshinder genom tecknandet av ett gemensamt ramavtal. 10 Ordet remission betyder avtagande, minskning, förbättring. Med remission menas att sjukdomen finns kvar, men att symtomen är under kontroll och inte nämnvärt påverkar vardagslivet. Genom ett skattningsverktyg kan utredas huruvida patienten uppnått remission för olika symptom. 11 Kvalitetsstjärnan används som ett utvärderingsinstrument av psykiatrin, och är ett samlingsnamn för ett antal frågeformulär som har utarbetats för att en gång om året göra en genomgång tillsammans med patienten och dennes närstående. Syftet är att följa upp hur vård och behandling fungerar, vilka framsteg som gjorts och få signaler om något ytterligare bör göras. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 12

Avtalen har med tydlighet reglerat Region Skånes respektive kommunens åtagande samt att det framgår att rutinerna kring samordnad vårdplanering skall tillämpas. Införandet av lokala samrådsgrupper som årligen ska följa upp och utvärdera fastställda områden på lokal nivå, skapar förutsättningar för en god samverkan. Tydliga avtal med åtaganden, ansvar och roller bör bidra till att samverkan underlättas. Det är också positivt att ramavtalen och de lokala avtalen regelbundet ska följas upp i samverkan mellan respektive kommun och Region Skåne. Därmed finns förutsättningarna för ett fortgående utvecklingsarbete. Att psykiatrin blivit en egen förvaltning inom Region Skåne sedan den 1 mars 2009, skapar även goda förutsättningar till en förbättrad samverkan. Av intervjuerna i Ystad kommun och psykiatrin framkommer att rutinerna och samverkan för samordnad vårdplanering har förbättrats sedan granskningstillfället 2006 genom att vårdgivarna fått ökad kunskap om rutinerna för vårdplaneringsprocessen. Således finns idag en bättre följsamhet till riktlinjerna. Det genomförs kontinuerligt dialogträffar mellan representanter från kommun, öppenvård och slutenvård i syfte att utvärdera och förbättra arbetet, vilket anses ha varit en bidragande orsak till att rutinerna åtföljs. Dokumentation av vårdplan och faxrutiner vid informationsöverföring anses även ha förbättrats. Kommunen och öppenvården i Ystad deltar även mer fysiskt i vårdplaneringarna i Simrishamn. Vad gäller Åstorps kommun och psykiatrin i nordväst framkommer att det finns förbättringsarbete för att öka samverkan. Det förekommer svårigheter att få en helhetsbild över psykiatrin och dess organisation. Till följd av psykiatrins omorganisering under 2009, upplever kommunen att det är otydligt vem som är vårdgivare. Informationen anses bristfällig och ofta kommer informationen sent till kommunen från slutenvården om vart vårdtagaren befinner sig. Från slutenvårdens sida finns ingen etablerad rutin att tillämpa de nya vårdplaneringsblanketter som framtagits för patienter inom psykiatrin. Således anses samarbetet mellan kommunen och psykiatrin ha försämrats sedan granskningstillfället. Samarbetet mellan kommunen och rättspsykiatrin anges dock fungera bra. Det är av vikt att ledningen för respektive vårdgivare är styrande i frågan för att säkerställa att rutinerna implementeras och att övergripande dialogträffar med representanter för de olika vårdgivarna införs för att diskutera samverkan. Generellt sätt har primärvården/vårdcentralerna fortfarande en liten delaktighet i processen. Det framkommer även att tillämpningen av de blanketter som framtagits med anledning av den nya vårdformen varierar. I detta avseende anser en del av vårdgivarna att de nya blanketterna möjliggör till en förbättrad vårdplan för patienten som tydliggör ansvarsfördelningen mellan vårdgivarna, medan andra anser att blanketterna är för omfattande och svåranvända. Avvikelserapportering vid brister i informationsöverföringen genomförs, men kan genomföras i större utsträckning. Sammanfattningsvis kan det konstateras att det finns reviderade rutiner för hur den samordnade vårdplaneringen ska genomföras samt att nya vårdplaneringsblanketter för patienter inom psykiatrin har tagits fram. Det finns även tydliga avtal för hur samverkan ska ske mellan Region Skåne och kommunerna kring personer med psykisk funktionsnedsättning. Inom Åstorps kommun och psykiatrin finns utvecklingsarbete för att stärka samverkan och informationsöverföring. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 13

Helsingborg den 1 februari 2010 Ida Brorsson Iréne Dahl Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 14

6. Källor Intervjuade Bo Larsson, sjuksköterska psykosmottagning och samordnare av öppenvårdens insatser mot Åstorps kommun, Psykiatri Skåne, verksamhetsområde Helsingborg Jan Pihl, enhetschef psykosmottagning, Psykiatri Skåne, verksamhetsområde Helsingborg Karin Tarestad, sjusköterska psykossektionen avd. 57, Psykiatri Skåne, verksamhetsområde Helsingborg Mia Johansson, sjusköterska psykossektionen avd. 57, Psykiatri Skåne, verksamhetsområde Helsingborg Marianne Eskilsson, samordnare för sjuksköterskor och paramedicinare, Åstorps kommun Inger Rasmussen, handläggare psykiatri, Åstorps kommun Yvonne Johannesson, verksamhetschef, Vårdcentralen Åstorp Lotta Svensson, enhetschef psykiatrin, Ystad kommun Eva Andersson, sjuksköterska och teamledare, vuxenpsykiatri Ystad, Lasarettet i Ystad Bengt Gustavsson, enhetschef psykiatriska slutenvården, Sjukhuset i Simrishamn Granskade dokument Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården, SOSFS 2005:12 Samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård, SOSFS 2005:27 Psykiatrisk tvångsvård och rättspsykiatrisk vård, SOSFS 2008:18 Ramavtal kring personer över 18 år med psykiskt funktionshinder/psykisk sjukdom- Kommunförbundet Skåne, respektive kommun och Region Skåne Rutiner vid samordnad vårdplanering i samverkan mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne, mars 2007 Samordnad vårplanering för patient som vårdas inom psykiatrisk slutenvård samt tilläggsblankett i samband med Samordnad vårdplanering inför ansökan om öppen psykiatrisk tvångsvård respektive rättspsykiatrisk vård med villkor, april 2009 Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 15

Bilaga 1 Sammanfattande jämförelser utifrån iakttagelser i granskning 2006 och i granskning 2009. Revisionsfrågor Granskning 2006 Granskning 2009 Rutiner för samordnad vårdplanering Avtal Samverkan mellan vårdgivarna Fax och journalföringssystem Läkemedel Kommunförbundet Skåne och Region Skåne har 2004 tagit fram en rutinbeskrivning för samordnad vårdplanering. Ett samverkansavtal mellan Åstorps kommun och Region Skåne har tecknats. Samverkan mellan psykiatrin och kommunen anses fungera bra. Primärvården har lågt deltagande i vårdplaneringsprocessen. Fax används primärt vid informationsutbyte mellan vårdgivarna. Det finns inget enhetligt journalföringssystem för samtliga vårdgivare. Överföringen av läkemedelsinformation mellan vårdgivarna anges fungera bra. Öppenvården ansvarar primärt för uppföljning av patienters läkemedel. Rutinerna för samordnad vårdplanering har reviderats 2007. Gemensamma rutiner och en ny vårdplaneringsblankett har framtagits med anledning av den nya vårdformen 12. Ett ramavtal kring personer över 18 år med psykiskt funktionshinder/psykisk sjukdom har tecknats mellan Åstorps kommun och Region Skåne i slutet av 2009. Lokala avtal kommer därefter att tecknas med utgångspunkt från ramavtalet. Samverkan mellan psykiatrin och Åstorps kommun anses ha försämrats sedan granskningstillfället. Informationen från psykiatrin till kommunen upplevs emellanåt som bristfällig. Primärvården har fortsatt lågt deltagande i vårdplaneringsprocessen. Det har inte skett några förändringar sedan förra granskningstillfället. Det har inte skett några förändringar sedan förra granskningstillfället. 12 Införande av en ny vårdform - öppen psykiatrisk tvångsvård i lagen (SFS 1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård respektive öppen rättspsykiatrisk vård i lagen (SFS 1991:1129) om rättspsykiatrisk vård. Uppföljning av granskning av samverkan kring psykiskt funktionshindrade, februari 2010 16