ÖREBRO UNIVERSITET ALLT STÖRRE INTRESSE FÖR LÄROSÄTENAS ALUMNER Utvärdering av nationella alumnkonferensen 2010 21-22 oktober på Örebro universitet Leona Axelsson 5/11/2010
Ett 60-tal personer från landets olika universitet och högskolor har i två dagar mötts på Örebro universitet för den årliga nationella alumnkonferensen. Att hålla kontakten med före detta studenter har blivit en allt viktigare fråga för lärosätena och dessa årliga träffar är ett sätt att både utbilda och byta erfarenheter om alumnfrågor. Lars Westberg Inledning Varje år arrangeras en konferens med fokus på alumnverksamhet för samtliga lärosäten i Sverige. Syftet med sammankomsten är att främja erfarenhetsutbyte mellan lärosätena i landet samt inspirera och utveckla det nationella alumnnätverket. Årets nationella alumnkonferens arrangerades av Örebro universitet 21-22 oktober. Bakgrund Alumnkonferensen riktar sig till de som arbetar med alumnfrågor vid universitet och högskolor; centralt som alumnkoordinatorer och alumnansvariga ute på akademierna, fakulteterna samt institutionerna. Förra årets alumnkonferens anordnades i Stockholm och värdar var Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet och Södertörns högskola. Årets nationella sammankomst arrangerades av Örebro universitet och konferensansvarig var alumnsamordnare Leona Axelsson. Evenemanget planerades, genomfördes och utvärderades tillsammans med alumnansvariga som ingår i Örebro universitets interna alumnnätverk: Sören Hilmerby (programansvarig för maskinteknik), Marianne Feldt-Uhlmann (lektor i sång på Musikhögskolan), Shutong Ding (doktorand och alumnansvarig för Statistics Master), Sofia Sohl (doktorand i statskunskap) och Annika Gardhorn (studierektor i medie- och kommunikationsvetenskap). Informationschef Niklas Jälevik invigningstalade. Deltog gjorde även representant från studentkåren, vice ordförande Leo Jonason, som var en av de gruppansvariga under temadiskussionerna. Evenemangssamordnare Ingela Abramsson bidrog med praktiskt stöd och översättarna hjälpte till att ta fram programblad och annan information på engelska. Dessutom deltog flera alumnansvariga lärare från akademierna. Konferensprogrammet bestod av föreläsningar, temadiskussioner och en workshop. Bland programpunkterna kan nämnas strategisk extern och intern marknadsföring, lärosätenas byggande av det egna varumärket, sociala medier utifrån ett forskningsperspektiv, samarbete mellan lärosätena, goda exempel på samverkan och internationell alumnverksamhet. Under konferensens första dag pågick det en minimässa med sex internationella och nationella utställare. Utställarna var företag som erbjöd verktyg och stöd för alumnverksamheten; Intraworlds, UMDAC, Mira Network, Apsis, Paloma och Örebro universitets lokala samarbetspartner Inkubera. Företaget Blackbaud från Storbritannien deltog som en av konferensens huvudfinansiärer, men kunde tyvärr inte skicka någon representant. Resultat Sammanfattningsvis kan vi konstatera att helhetsbetyget för konferensen blev väl godkänd och att konferensen överträffade de flesta deltagares förväntningar. Överlag tyckte deltagarna att det var stimulerande att träffas, byta erfarenheter och på så sätt lära sig mer om varandras arbete och tillsammans driva utvecklingsprocessen framåt. De mest uppskattade inslagen på konferensen var introduktionsföreläsningen (Jenny Abrahamsson, KI och Karin Lidberg, GU), föreläsningen om extern marknadsföring 1
(Westander) och workshopen om internt alumnarbete (Leona Axelsson m.fl., ÖU). Dessutom fick deltagarnas möjlighet att nätverka, information om konferensen och dess genomförande höga poäng i utvärderingen. Alumnverksamheten är en relativt ny företeelse i Sverige och därför befinner sig verksamheten fortfarande i en uppbyggnadsfas. Under konferensens första dag diskuterades frågan om vi nationellt ska enas om en gemensam benämning för vår verksamhet, dvs. ska det heta alumnverksamhet eller alumniverksamhet. Variationen ute på lärosätena beror bland annat på att Språkrådet för några år sedan gick ut och rekommenderade den försvenskade formen alumnverksamhet. Fördelen med att använda samma uttryck är att vi på ett tydligare sätt kan synliggöra vår verksamhet och våra gemensamma mål, vilket i förlängningen skulle stärka vårt arbete på de lokala lärosätena. Av samtliga deltagare som svarade använder 61 % uttrycket alumnidag och 39 % alumndag. Diskussionen om en gemensam benämning får vi helt enkelt ta med oss till nästa års konferens och se om vi kan enas då. Under konferensen diskuterades om vi skulle ha en gemensam alumndag för hela Sverige, där vi på samtliga lärosäten arrangerar någon form av aktivitet för våra alumner. Majoriteten tyckte att det var en bra idé. Örebro universitet föreslår att de som vill kan arrangera en alumndag första tisdagen i oktober med start nästa år, vilket kan vi marknadsföra tillsammans. En gemensam marknadsföring skulle skapa större uppmärksamhet i medierna, kampanjen skulle öka antalet alumner i våra nätverk och stärka engagemanget för alumnfrågor på våra högskolor och universitet. Diskussionerna kring frågorna om gemensam benämning av vår verksamhet och en gemensam alumndag fortsätter på vår Facebook-grupp Alumnsamordnare vid Sveriges universitet och högskolor. Gruppen skapades inför förra årets alumnkonferens i Stockholm. Administratörer för gruppen är Helena Berg (KTH), Jessica Bergström (UMU) och Leona Axelsson (ÖU). Det framkom många bra synpunkter under dagarna, vilket blir ett viktigt underlag för nästa års alumnkonferens. Lärosäten som drivit alumnfrågor en längre tid tog upp behovet av att träffas och gemensamt diskutera den fortsatta utvecklingen av alumnverksamheten. Örebro universitet föreslår att det inför nästa års konferens skulle läggas till en programpunkt som kunde löpa parallellt med introduktionsföreläsningen för nya alumnansvariga, nämligen en workshop för de mer erfarna alumnansvariga. Det är ett förslag som skickas vidare till nästa års arrangör. Deltagare från Uppsala universitet tog på sig att undersöka om lärosätet kan arrangera alumnkonferens 2011. Information om konferensen finns på universitetets hemsida www.oru.se/alumnkonferens. Lars Westberg har skrivit en artikel om konferensen och den finns publicerad bland universitetets nyheter. Dessutom har Mira Network bloggat om evenemanget, så information om konferensen har spridits till deras nordiska kunder (för länkar se Källor ). Bilagor: Statistik för nationella alumnkonferensen 21-22 oktober 2010 Enkätsvar från deltagare Alumnkonferensens program 21-22 oktober Deltagarlista 2
Statistik för nationella alumnkonferensen 21-22 oktober 2010 Antal deltagare/utställare/föreläsare 21/10 76 Utav enbart deltagare 21/10 66 Antal deltagare 22/10 57 Anmälda utställare: Intraworlds (Tyskland), Blackbaud (Storbritannien), UMDAC, Mira Network, Apsis, Paloma, Inkubera Föreläsare: Patrik Westander, Westander Jenny Abrahamsson, Karolinska institutet Karin Lidberg, Göteborgs universitet Karin Gibson, Linköpings universitet Mats Eriksson, Örebro universitet Leona Axelsson m.fl., Örebro universitet Källor: Alumnkonferensens svenska och engelska hemsidor: www.oru.se/alumnkonferens ÖU-nyhet: http://www.oru.se/nyheter/nyhet/allt-storre-intresse-for-larosatenas-alumner/ Miras blogg: http://blog.mira.se/2010/10/alumnkonferens-lockade-manga-deltagare.html 3
Enkätsvar från deltagare 1) Vilket är ditt helhetsintryck av alumnkonferensen 2010? Antal svar 46 Medel 3,95 2) I vilken grad motsvarade alumnkonferensen dina förväntningar? Antal svar 46 Medel 3,93 3) Använder du uttrycket alumndag eller alumnidag? Antal svar 46 Alumndag 17 svar Alumnidag 27 svar Inget svar 2 4) Tycker du att vi ska ha en gemensam nationell dag för alumnverksamhet i Sverige? Antal svar 46 Ja 41 svar Nej 1 svar Inget svar 4 DAG 1 5) Vad tyckte du om föredraget Introduktion för nya alumnkoordinatorer av Karin Lidberg, Göteborgs universitet & Jenny Abrahamsson, Karolinska institutet Antal svar 31 Medel 4,16 6) Vad tyckte du om föredraget "Skapa publicitet kring alumnfrågor av Patrik Westander, Westander? Antal svar 44 Medel 4,18 7) Vad tyckte du om företagspresentationer? Antal svar 40 Medel 2,7 8) Vad tyckte du om minimässan med utställare? Antal svar 36 Medel 3,13 9) Vad tyckte du om föredraget Hur ökar vi engagemanget kring alumnfrågor? av Leona Axelsson och interna alumnansvariga vid Örebro universitet? Antal svar 42 Medel 3,62 10) Vad tyckte du om gruppövningen Baadjoo! med trummor av Johanna Österling Brunström? 4
Antal svar 19 Medel 3,42 DAG 2: 11) Vad tyckte du om föredraget Att bygga nätverk via sociala medier, fördelar och nackdelar Antal svar 43 Medel 3,3 12) Vad tyckte du om temadiskussioner: Internationalisering Antal svar 24 Medel 3,2 Fundraising Antal svar 6 Medel 3,5 Sociala medier Antal svar 30 Medel 3,13 Interna processer Tyvärr har denna punkt försvunnit från enkäten, för kommentarer se sista fråga 13) Vad tyckte du om föreläsning Alumni för internationella studenter - ett utvecklingsprojekt? av Karin Gibson, Linköpings universitet? Antal svar 41 Medel 3,58 14) Vad tyckte du om informationen inför alumnkonferensen (webbsida, e-postutskick mm)? Antal svar 44 Medel 4,2 15) Vad tyckte du om genomförandet av alumnkonferensen? Antal svar 43 Medel 4,3 16) Vad tyckte du om måltider (lunch, kaffe och middag)? Antal svar 42 Medel 4,2 17) Vad tyckte du om utrymmet för nätverkande under konferensen? Antal svar 42 Medel 3,88 5
18) Övriga kommentarer/tips för nästa års konferens: - Mycket bra! Väldigt givande att träffa andra som jobba med samma frågor! Vi tappade fart under temadiskussionerna andra dagen. kanske ska man ha mer specifika frågor att utgå ifrån, eller också är det bättre att lägga diskussionerna tidigare och ha en intressant föreläsare på slutet. Tack för ett bra arrangemang! - Tack för en fantastisk konferens! Lite tips: - Maten var fantastisk men eftersom många reser blir det svårt för många att dag 1 klara sig på en macka fram till 19.00. - Var tyvärr tvungen att avvika från konferensen i slutet av första dagen och kunde inte vara med den andra dagen. Kan därför inte svara på alla frågor. Det lilla jag kunde vara med tyckte jag var kanonbra! - Jättefint ordnat Leona och övriga på Örebro universitet!! Relevanta och inspirerande föreläsare och jag fick verkligen svar på alla mina frågor om alumniverksamhet. Dessutom fantastiskt god mat och trevlig underhållning vid middagen! Möjligtvis skulle man kunna ha lite längre pauser under Dag 1 på nästa års konferens. - Det enda jag egentligen har någon synpunkt på är att första dagen kändes lite väl tight i upplägget så det gavs lte lite tid att träffa företagen och så. - En väldigt lärorik konferens och väl genomförd! - Mer praktiskt hur man bör arbeta med sociala medier för alumner. Vad ska man använda de olika kanalerna till (fylla dem med). Mer tid åt att kunna besöka mässutställare, nu blev det lite tajt mellan passen. Annars var det en bra konferens. stort tack för trevliga och lärorika dagar. - Introduktion för nya koordinatorer: Bra presentationer och tips för sitt arbete. Dock utgick föredraget till stor del från att lärosätet redan har ett påbörjat arbete med alumnfrågor och ett verktyg för att administrera det. Det hade varit bra att få mer info och tips om hur det initiala arbetet med att skapa en alumnverksamhet kan gå till. Företagspresentationerna var ganska korta, särskilt med tanke på att det var ganska liten tid till att kunna gå runt och besöka deras montrar. Jag hade gärna haft mer tid till att besöka montrarna. Fråga 10: Jag hade anmält mig till badjooaktivitetet, men missade den tyvärr. Dock var det mitt egna fel =( Jag tyckte att temadiskussionen interna processer var mycket givande, den temadiskussionen får en femma av mig! Jag tyckte att utrymmet för nätverkande var bra, hade dock gärna sett ännu mer, kanske man kunde ordna en speeddating mellan varandra där man får diskutera olika områden (ex. val av verktyg, vision och mål med alumnverksamheten etc.) Några tips är att kunna få ta del av power-point-presentationerna från föredragen, helst att de finns utskrivna med anteckningsutrymme och att de delas ut innan föredraget. Det hade också varit bra om det finns någon som är ansvarig för att ta anteckningar under temadiskussionerna och att dessa anteckningar sedan sammanställs och skickas ut. Det är alltid bra att kunna dokumentera de olika konferenserna för framtiden och för att lättere kunna ta tillvara på de kunskaper som framkommer under konferensdagarna. Tack så mycket för en otroligt givande och bra arrangerad konferens! - Det vore intressant att få höra hur andra gjort rent praktiskt när de startat upp ett alumnnätverk. Alltså från första beslutet till att lärosätet har ett färdigt nätverk att använda. 6
- Mer av det som blev introduktionsföreläsningen. Väldigt nyttigt att lyssna på hur andra gjort och vad som givit bra eller ev dålig utdelning. Det hade varit bra att få liknande vägledning kring sociala medier. "Så här gör vi och det fungerar så här". För en som är ny känns detta som en svår värld att vänja sig vid... - Tack för en hääärlig stämning under konferensen! Tveksam till att ett företag sitter med på presentationerna/diskussionerna. Går det att ha visningar av alumnverktyget? Presentationerna ger inte så mycket. Hann ej med utställningen alls. Upplevde konf som lite småstressig emellanåt, in i smågrupper och ut i smågrupper. Bra att Örebro universitets lokala alumnkoordinatorer fick berätta - gärna mer tid på så'nt. Tidigare pratat om att ha med ngn extern talare som pratar om arbetet med kundklubb, arbetet med alumner från tidigare arbetstagare el likn. Hur jobbar dom? Nå't om att bygga upp arbetet med att få studenter och alumner mer delaktiga i alumnverksamheten volonteers. - Mer tid för nätverkande. Introduktionen för nybörjare var mycket bra och informativ. Skulle kunna vara med som en programpunkt för alla. Sociala medier bör vi ha med nästa år igen och följa upp utvecklingen. Publicitet kring alumnfrågor var bra och lärorikt. Skulle kunna var mer kring dessa frågor, passet kunde ha varit längre. Frågan om hur man ökar engagemanget och intresset kring alumnifrågor både internt och externt. Tack för en bra konferens, ser fram emot nästa! - Det känns som om samma sak tas upp, även om det också är välbehövligt och nyttigt att höra hur det går för alla. Det vore intressant att höra någon som har kommit långt fram med Alumni, hur de arbetar. Vilket skulle kunna ge nya grepp och infallsvinklar. - Jag anser att det måste ändras något i konceptet. Vi pratar om samma saker och säger samma saker. Det blir inget nytt i temadiskussionerna. detta tror jag beror på två saker. 1 det är en stor personalomsättning inom alumniverksamheten, vilket gör att det blir lätt upprepningar. den andra är att jag inte tror att det ska vara någon från "oss" som ska leda dem utan att man tar in experter av olika slag. En expert som kan kommibinera akademin och det tillämpade arbetet. - Jag hade gärna sett att info.passet för nya alumner hade varit lite senare på dagen, hann inte vara med på detta tyvärr då jag kom senare med tåget. Viktigt att hålla tiderna, inte dra ut på tiden för avslut med en halvtimme som vi gjorde på torsdagen. Viktigt med konkreta verktyg för att arbeta med frågorna. Trevligt umgänge och bra arrangerat på kvällen. Minimässan kändes lite onödig och gav inte så mycket. - Se till på nästa konferensen att lärosäten som jobbar på liknande sätt har tid att diskutera gemensamma frågor. - Göra vissa gruppindelningar och temadiskussioner även efter storlek på lärosäte och hur långt man kommit i processen med att införa alumnverksamhet. Mer för de skolor som är i uppstarten och ännu har långt kvar till fundraising, internationalisering och sociala medier tex. - Höja nivån på diskussioner och föredrag. Att många är nya präglar givetvis samtalen men det kändes ibland lite stillastående. Vore bra att få mer input på faktiska verktyg "hur göra" och inte så teoretiserande föredrag. Ett förslag är också att alla får 5 minuter var att presentera sina viktigaste händelser/utveckling under året som gått. För att alla i gruppen ska få en inblick i varandras arbete. Tror också det skapar engagemang. 7
- Variera arbetsformen? På varje konferens och internat jag åker grupparbetas det dag 2 och det börjar kännas lite tjatigt så jag efterlyser andra arbetsformer. - Temadiskussion om interna processer var också bra: 4 på skalan. Borde funnits "Deltog ej/ingen åsikt" som alternativ på utvärderingen. Ta upp konkreta (goda och dåliga) exempel under temadiskussioner - more time to group discussion! - Mer tid att diskutera när det var tid avsatt för det. Ofta tog diskussionen fart efter ett tag i en ny grupp men då vi endast hade korta tidsramar var det svårt att hinna med och få ut bra saker ur diskussionen. - Det framgick inte av programmet att företagspresentationerna skulle ske inne i salen och ta så pass lång tid så många började resa på sig och gå innan de upptäckte detta. Lite tydligare info hade varit bra. - Åtminstone den tidiga gruppen i sociala medier var för stor. Max 10 personer per grupp är mer lagom. Kanske kan man dela den genom att ge två pass med lite olika inriktning samtidigt, t.ex. Facebook / Övriga medier, eller fokus på interaktion med alumnerna / sociala medier som informationskanal, eller om att hantera inbjudningar/jobberbjudanden, information m.m. via social medier jämfört med vanliga alumndatabassystem (fördelar/nackdelar). - Det var många nya som var nyfikna på vilka datasystem andra använder. Ett tips är mer tid till företagspresentationer så de kan visa sina system också (och mer tid för frågor efter) och/eller ha som val för diskussioner att man även kan prata om vilka behov av datasystem man har och utbyta erfarenheter. - Begränsa möjligheten för företagen att gå på övriga programpunkter. - Första dagen blev det stressigt att hinna äta lunch och fika, bättre att göra som det var gjort andra dagen - med tid avsatt för lunch och fika. Jag hade också hellre ätit riktig lunch än lunchmacka första dagen. Spåret "interna processer" var också bra (saknas i utvärderinen ovan). Mitt helhetsintryck av konferensen var att den gav mig som ny inom området väldigt mycket. Speciellt att få höra andras erfarenheter och upplägg var extra givande. - Ni glömde temadiskussionen kring interna processer vilken jag var på. Den får betyg 4. Det känns som om det varje år är många nya. Man skulle kanske kunna ha två nivåer på diskussionerna så att vi som har varit med ett tag kan få möjlighet att höja ribban. Sammanfattning: mycket bra konferens med mycket god mat. Tack! - Försöka få med fler lärare då denna grupp som regel har relationer till alumnerna från undervisningen men även skulle ha mycket att vinna genom att delta. 8