ad ska systemet för egenkontroll innehålla?

V ad ska systemet för egenkontroll innehålla? Information från miljö- och hälsoskyddsenheten Motala kommun 2007-04-18

2 Lagstiftningen om egenkontroll Den 1 januari 2006 började ny lagstiftning att gälla. Egenkontrollen ska nu vara HACCP-baserad och tar en central plats i godkännandet av en anläggning. Egenkontrollen måste fungera tillfredsställande för att kontrollmyndigheten ska få godkänna en anläggning. I den nya lagstiftningen är det tydligt uttalat att det är livsmedelsföretagens ansvar att det produceras säkra livsmedel. För att livsmedelsföretagen ska kunna leva upp till detta måste de ha ett system för egenkontroll. Systemet för egenkontroll består av tre delar: Grundförutsättningar, HACCP, d.v.s. det vill säga faroanalys med kritiska styrpunkter, och rutiner för märkning och spårbarhet. Grundförutsättningarna motsvarar de rutiner som tidigare ingick i det som kallades för egenkontrollprogram. Numera används inte längre termen egenkontrollprogram. Branschriktlinjer Nationella branschriktlinjer är livsmedelsbranschernas egna beskrivningar av hur företagen kan göra för att uppfylla livsmedelslagstiftningens krav. Företagarna måste följa bestämmelserna i lagar, förordningar och föreskrifter, men nationella branschriktlinjer är frivilliga att följa. Många krav i EG-förordningarna beskriver en målsättning utan att exakt ange hur saker och ting ska göras. Det ger utrymme för flexibilitet, men samtidigt blir det svårare att veta hur man på bästa sätt uppnår lagstiftningens krav. I en nationell branschriktlinje kan många olika lösningar presenteras. Genom att de handlar om en specifik verksamhet kan de bli mer konkreta och därmed lättare att följa. Svensk Dagligvaruhandel har givit ut Säker mat i din butik, som är dagligvaruhandelns branschriktlinje för egenkontrollprogram baserat på HACCP. Nationella branschriktlinjer har bedömts av Livsmedelsverket. Dessa är offentliga och finns publicerade på Livsmedelsverkets hemsida, www.slv.se. SHR, Sveriges hotell och restaurangföretagare, har även publicerat ett exempel på utformning av ett system för egenkontroll på sin hemsida, www.shr.se. Denna är dock inte godkänd av Livsmedelsverket som branschriktlinje, men innehåller ändå mycket bra information.

3 Vad krävs för din verksamhet? Beroende på företagets verksamhet är kraven på systemet för egenkontroll olika: 1. För företag som bara hanterar eller lagrar färdigförpackade livsmedel som säljs direkt till konsumenter krävs endast grundförutsättningarna och rutiner för redlighet och spårbarhet. 2. Företag som med stöd av HACCP-systemets faroanalys kan visa att grundförutsättningarna räcker för att producera säkra livsmedel behöver inte utföra resten av HACCP-principerna. Tillsammans med faroanalysen behövs en utförlig produktbeskrivning och ett flödesschema över processerna i verksamheten. Produktbeskrivningen kan ingå i verksamhetsbeskrivningen. Utöver detta ska det även finnas rutiner för märkning och spårbarhet. Detta alternativ är det som oftast gäller för caféer, restauranger och butiker som hanterar oförpackade livsmedel. 3. Övriga företag ska ha ett fullständig HACCP-system. Utöver detta ska de även ha rutiner för märkning och spårbarhet. För alla delar av systemet för egenkontroll gäller det att rutinerna anpassas för den egna verksamheten. Om några av rutinerna inte passar in i verksamheten behöver de givetvis inte tas med. Exempelvis om ett företaget inte levererar vare sig kall eller varm mat till kunder behöver det inte finnas någon rutin för detta. Om ett företag har annan verksamhet utöver det som nämns bland exemplen kan det behövas rutiner även för denna verksamhet. Vad alla rutiner bör innehålla För alla rutiner bör det normalt ingå följande delar: Syfte. Vad är meningen med rutinen? Rutinens omfattning. Övervakning, övervakningsfrekvens. Vad ska övervakas/kontrolleras och hur ofta? Åtgärdsgränser. När ska man sätta in en åtgärd och mellan vilka intervaller är ex temperaturen ok? Korrigerande åtgärder. Vad ska göras när det blir fel och vad har korrigerats? Dokumentation. Hur ska kontrollerna dokumenteras och hur ofta? Utvärdering och tester. Hur ska ex provtagning gå till och hur ofta? Exempel på rutiner och dess innehåll Nedan beskrivs kortfattat de punkter som i normalfallet bör finnas med i ett livsmedelsföretags grundförutsättningar och rutiner för märkning och spårbarhet: Administrativa uppgifter om företaget Livsmedelslokalens namn och besöksadress, telefonnummer, faxnr m.m. Företagets namn, adress, organisationsnummer/personnummer, telefonnummer, faxnr m.m. Kontaktperson för egenkontrollen och eventuell ersättare.

4 Verksamhetsbeskrivning Beskrivning av verksamheten, omfattning, sortiment, tillverkningsprocesser m.m. Det ska också stå vem produkterna är avsedda för. Exempel på vem produkterna är avsedda för kan vara allmänheten, nötallergiker, glutenintoleranta, pensionärer, etc. Personalutbildning Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för personalutbildning, handledning och instruktioner. Personalen ska göras förtrogen med egenkontrollen och dess rutiner. Personal som arbetar med livsmedel ska dessutom utbildas inom livsmedelshygien. Utbildningsbehovet för personalen ska vara väl identifierat. Olika personalgrupper kan ha olika utbildningsbehov. Någon i personalen bör minst ha den utbildning som motsvarar det koncept som branschen utarbetat tillsammans med Livsmedelsverket (SAMS). Utbildning ska ske regelbundet. Omfattningen av utbildningen ska anpassas till verksamheten. Det ska finnas en utbildningsplan. Även tillfällig personal ska ges hygienintroduktion i anslutning till anställningen. Den utbildning/handledning/ instruktion som sysselsatta inom verksamheten har fått ska dokumenteras genom underlag i form av namnlistor och utbildningsinsats. Personalhygien Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för personalhygien. Det gäller bland annat rutiner för handhygien, yrkes/skyddskläder, tobaksrökning, smycken och vad som ska göras när personalen misstänks ha sår, infektioner, sjukdomar eller smitta som kan överföras till livsmedel. rutinen ska även omfatta övervakning, uppföljningar, korrigerande åtgärder samt vad som ska dokumenteras. Kontroll av eget vatten (gäller företag som använder vatten från egen vattenkälla) och tillverkning av is. Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av vattenkvalitén i den egna vattentäkten och dokumentation av detta ex omfattning av provtagning och analyssvar. Minst 2 ggr per år skall mikrobiologisk och kemisk undersökning (normal kontroll hos användaren) ske av vattnet. Undersökningen ska utföras av ackrediterat laboratorium. Detta i enlighet med Livsmedelsverkets föreskrifter om dricksvatten SLV FS 2001:30. Rutinen ska omfatta åtgärdsgränser, övervakning, utvärdering och tester, korrigerande åtgärder och vad som ska åtgärdas. För istillverkning gäller ex rengöringsrutiner för ismaskinen och kontroll/provtagning av den mikrobiologiska kvalitén på isen. Skadedjurskontroll Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner som beskriver hur skadedjurskontroll ska genomföras, både den förebyggande kontrollen, d.v.s. allt som ska göras för att förhindra skadedjursangrepp såsom stängda dörrar/portar, nätförsedda ventilationsdon, uppställning av pallar och backar både ute och inne, ljusfällor m.m. och vad som ska göras om skadedjur påvisas inom lokalerna. Finns avtal med en skadedjursfirma ska en kopia av avtalet finnas med här. Om bekämpning sker med gift ska beteskartor över fällorna finnas med samt giftinformation. Dokumentation av utförd förebyggande kontroll av skadedjursförekomst och bekämpning ska finnas.

5 Rengöring Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för hur lokal, inredning och utrustning ska rengöras. En beskrivning av vad som ska rengöras, på vilket sätt och hur ofta samt på vilket sätt resultatet av rengöringen ska kontrolleras. Dokumentation ska finnas av utförd rengöringskontroll t.ex. genom kvittenslista på utfört arbete d.v.s. att någon signerar att lokalen verkligen är rengjord enligt rutinerna eller dokumentation av kontroll av arbetets resultat. Rengöringen bör sedan verifieras med hjälp av s.k. tryckplattor minst 1 ggr/år. Minst 5 ytor som kommer i kontakt med oförpackade livsmedel (t.ex. bunkar, skärbräde, arbetsbänk, kniv, tallrik) kontrolleras. Tryckplattor kan oftast beställas hos laboratorier som utför mikrobiologiska analyser av livsmedel eller hos konsultföretag som arbetar med livsmedelshygien. Se även punkten Tester och verifiering. Underhåll av lokaler, inredning och utrustning Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för kontroll/genomgång av underhållet av lokal, inredning och utrustning. Rutinen ska beskriva hur ofta lokalen gås igenom avseende underhåll. Det ska även finnas en underhållsplan som redovisar hur/när brister ska åtgärdas. Dokumentation ska finnas om planerat underhåll och sådant som utförts/åtgärdats, d.v.s. kvittenser på utförda åtgärder. Hit hör även t.ex. underhåll av kylar/frysar, ventilationsankläggningar, ev. vattenslangar, vattentankar, packningar, ismaskiner, kalibrering av vågar och termometrar etc. Avfall Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för hur avfall förvaras och hur det avlägsnas från utrymmen där livsmedel hanteras. Rutinerna ska också ange hur rengöringen av behållare och soprum går till. Förpackningsmaterial Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för kontroll av att förpackningsmaterial och engångsmaterial som används i verksamheten, är anpassad till livsmedelshantering t.ex. produktfakta som visar materialets lämplighet för olika livsmedel eller märkningsuppgifter där det framgår att materialet kan användas för livsmedelsförvaring, t.ex. symbolen gaffel + glas. Detta gäller även vid återanvändning av t.ex. stora creme fraiche burkar och dylikt. Dokumentationen kan ske genom att exempelvis att begära in och spara produktfaktablad för förpackningsmaterialet som anger vad det ska användas till. Rutinen ska också ange hur förpackningsmaterialet ska förvaras på ett hygieniskt sätt. Separering Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner som förhindrar att råvaror, produkter, förpackningsmaterial eller kemikalier kommer i kontakt med varandra och hur detta ska dokumenteras. Dokumentation/kontroll av detta kan ske ex i samband med rengöringskontrollerna. Här ska även sådana rutiner finnas med för separering av hantering av olika råvaror som man ska skilja på i tid, ex om bakutrymme saknas i lokalen och bakningen ska ske i utrymme/på arbetsytor som normalt används för annat och detta ska ske skilt i tid.

6 Märkning/presentation Rutiner ska finnas som säkerställer att livsmedel uppfyller lagstiftade krav för märkning och presentation. Journalföring för ursprungsmärkning av nötkött (för butiker som packar och märker nötkött eller hanterar oförpackat kött) Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för journalföring av inkommande och utgående nötkött i butikerna som själva märker nötkött eller hanterar oförpackat nötkött. Journalen ska minst innehålla följande uppgifter mottagningsdatum, ref.nr, styckningsanläggning, varuslag, ursprungsland samt vikt. Redlighet och märkning (gäller butiker, grossister och dylika) Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av korrekt märkning av produkter producerade och/eller förpackade i egna företaget. Skriftliga rutiner ska också finnas för kontroll av förpackade livsmedel som inte förpackas av egna företaget. Särskilda iakttagelser ska göras för nya produkter och sedan fortlöpande stickprovsvis. Kontrollerna ska dokumenteras. Receptstyrning (gäller konditorier/bagerier) Skriftliga och tydliga rutiner för kontroll av receptur, hantering etc. ska finnas när företaget tillverkar eller saluhåller produkter med särskilda påstående t.ex. fiberrik, sockerfri, fullkorn eller produkter för särskilda näringsändamål såsom glutenfritt, laktos/mjölkfritt och dylikt. Kontrollen ska dokumenteras. Importerade/införda livsmedel (gäller importörer/första mottagare av varan) Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för bl.a. föranmälan, import-/införseldokument, handelsdokument, sundhetsintyg, salmonellaintyg. Regler om detta finns i Livsmedelsverkets föreskrifter om bekämpningsmedelsrester i livsmedel (LIVSFS 2004:3) och Livsmedelsverkets föreskrifter om tillsyn vid handel med animaliska livsmedel inom den europeiska unionen (LIVSFS 2005:13). Intern spårbarhet Rutin för märkning/varuidentifikation ska finnas för den interna hanteringen av råvaror och färdiga livsmedel, dvs egenproducerade rätter som förvaras i kylar/frysar detta gäller även för inköpta omförpackade livsmedel, ex storpack som delas. Via identifikationen ska varubeteckning, ex kalops, ingående ingredienser eller hänvisning till recept och datum av betydelse för hållbarheten kunna utläsas. Ankomstkontroll av varor Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för kontroll av att ankomna/beställda livsmedelsvaror uppfyller de krav som ställts på produkten, t.ex. rätt varuslag, oskadat emballage, datummärkning, märkning på svenska, andra märkningsuppgifter som ska finnas i särskilda handlingar ex ursprungsmärkning, temperatur på frysta varor m.m. samt dokumentation av denna kontroll.

7 Tid och temperaturprocesser Översikt över temperaturgränser som bör användas I normalfallet bör nedanstående temperaturgränser användas, om inte ex tillverkaren av livsmedlet rekommenderar annan förvaringstemperatur. Kylförvaring +8 C eller kallare Frysförvaring -18 C eller kallare Varmhållning +60 C eller varmare Nedkylning ner till högst +8 C inom 4 timmar Upptining +8 C eller kallare Disktemperatur försköljning 35-40 C disktemperatur 60-70 C slutskölj 80 C eller högre Temperatur ankommande kylvaror Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av ankommande kylvarors temperatur. Yttemperaturen bör mätas regelbundet dock minst 1 ggr/vecka. Kontrollen ska dokumenteras. Temperatur ankommande varm mat Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av förvaringstemperatur på ankommande varm mat. Temperaturen bör mätas och dokumenteras regelbundet dock minst 1 ggr/vecka eller vid de tillfällen då varm mat anländer. Lufttemperaturer i kylutrymmen Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av lufttemperaturen i samtliga kylutrymmen. Lufttemperaturen bör mätas och dokumenteras regelbundet, dock minst 1 ggr/vecka. Lufttemperaturer i frysutrymmen Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll av lufttemperaturen i samtliga frysutrymmen. Lufttemperaturen bör mätas och dokumenteras regelbundet, dock minst 1 ggr/vecka. Upptining Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för upptining av livsmedel. Upptining ska ske under kontrollerade former vilket innebär att upptiningen ska ske på ett sådant sätt att livsmedlets temperatur inte överstiger den temperatur som gäller som förvaringstemperatur. Nedkylning Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för nedkylning av tillagad mat (t.ex. tillagad mat som säljs kylförvarad eller tillagad mat som ska kylföras fram till återuppvärmning/ servering eller mat som skall ätas kall). Maten ska kylas ned till max +8 C inom 4 timmar. Kontroll och dokumentation av detta bör ske vid de tillfällen som detta sker.

8 Varmhållning Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för varmhållning av mat. Lägsta tillåtna varmhållningstemperatur är +60 C. Detta gäller även varm mat på bufféer. Mat bör ej varmhållas mer än två timmar. Kärntemperaturen mäts och dokumenteras regelbundet, dock minst 1ggr/vecka eller vid varje varmhållningstillfälle. Återuppvärmning av tidigare tillagade rätter Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för återuppvärmning av redan färdiglagad mat. Det rekommenderas att maten värms till 70 C i minst 2 minuter eller att kärntemperaturen i maten når 75 C. Temperaturen bör mätas och dokumenterar minst 1 ggr/vecka eller vid varje serveringstillfälle. Temperatur utlevererad kyld mat eller varor Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för temperaturkontroll av kyld mat eller varor som levereras ut till kund. Högsta tillåtna förvaringstemperatur är +8 C. Temperaturen bör mätas och dokumenteras vid varje leveranstillfälle eller minst 1 ggr/vecka. Temperatur utlevererad varm mat Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för temperaturkontroll av varm mat som levereras till kund. Lägsta tillåtna varmhållningstemperatur är +60 C. Mat bör ej varmhållas mer än två timmar. Temperaturen bör mätas och dokumenteras vid varje leveranstillfälle eller minst 1 ggr/vecka. Maskindiskning Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för kontroll att temperaturen mäts och registreras i disk- och sköljvatten, minst 1ggr/vecka. Rekommenderade temperaturer är för diskvatten +60-70 C och sköljvatten +80-90 C. Lufttorkning av diskgodset rekommenderas. Spara serviceprotokollen på diskmaskinen och be att servicepersonalen kontrollerar temperaturerna. Spårbarhet Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas så att information kan lämnas om leverantör, köpare och produkt på miljö- och hälsoskyddsenheten begäran. Rutinen ska omfatta att uppgifter ska kunna lämnas om vilket företag/enskild firma som leverat vilket produkt samt vilka produkter som lämnats ut till annat företag/enskild firma. Det sistnämnda behöver inte kunna uppges om det är så att livsmedlet lämnas ut till enskild konsument i t.ex. butik eller på restaurang. Dokumentation kan t.ex. vara följesedlar, material i produktpärmar m.m. Reklamationer/återtagande av produkter Det ska finnas rutiner/system för hantering av produktreklamationer och kundklagomål. Det ska finnas skriftliga och tydliga rutiner för att snabbt kunna återkalla produkter om det skulle visa sig att dessa inte är säkra. Rutinen ska också omfattas vad som ska dokumenteras.

9 Korrigerande åtgärder Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för åtgärder då brister noteras, t.ex. vid konstaterande av felaktiga förvarings- eller varmhållningstemperaturer, dålig rengöring, skadedjursförekomst eller att varor som ankommer inte uppfyller kraven. Här ska även finnas dokumentation över de åtgärder som vidtagits vid konstaterade brister. Åtgärdsplanerna kan också finnas separat under varje område. Tester och utvärdering Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för att utvärdera och kontrollera att rutiner följs och fungerar, t.ex. rengöringskontroller med s.k. tryckplattor, kontroll av termometrar och andra mätinstrument, mikrobiologiska analyser och hållbarhetstester på egentillverkade produkter, näringsvärdesanalyser och eventuella andra påståenden som görs om livsmedlet. Detta ska dokumenteras i form av t.ex. analysprotokoll etc. Se även under punkten Rengöring. Revision av innehållet och funktionen av systemet för egenkontroll Skriftliga och tydliga rutiner ska finnas för företagets egna kontroll av egenkontrollen vad gäller innehåll och genomförande av kontrollpunkterna samt dokumentation om utförd genomgång, d.v.s. en genomgång för att se vad som fungerar eller behöver förbättras, rutiner som blivit inaktuella och behöver tas bort eller uppdateras m.m. Kontroll av funktionen kan innebära granskning av journaler, rengöringskontroller, bevakning av reklamationer, mikrobiologiska provtagningar mm. Detta bör ske årligen eller oftare. HACCP och faroanalys Information om HACCP och faroanalys finns på Livsmedelsverkets hemsida www.slv.se och i broschyren Egentillsyn ger trygghet och kvalitet. Broschyren kan fås hos miljö- och hälsoskyddsenheten. Företag som bereder produkter till slutkonsumenter behöver inte ha ett fullständigt HACCP-system om de i faroanalysen kan visa att grundförutsättningarna räcker för att producera säkra livsmedel, eller om företaget kan producera säkra livsmedel genom att följa de nationella branschriktlinjerna. Än så länge finns det endast nationella branschriktlinjer för äggpackerier och för hantering och märkning vid allergier och annan överkänslighet. Information om branschriktlinjerna finns hos livsmedelsverket. Allmän information Vid ansökan om godkännande av anläggning kan man antingen välja att skicka in en innehållsförteckning av systemet av egenkontroll eller att skicka in en kopia av systemet för egenkontroll. Om det bara inkommer en innehållsförteckning kommer miljö- och hälsoskyddsenheten att granska systemet för egenkontroll vid slutbesiktningen. Egenkontrollen måste fungera tillfredsställande för att kontrollmyndigheten ska få godkänna en anläggning. I avvaktan på att egenkontrollen blir godtagbar kan kontrollmyndigheten, efter besiktning, skriva ut ett tillfälligt godkännande på högst tre månader. Om egenkontrollen vid nästa besiktning fortfarande inte fungerar godtagbart, men ordentliga framsteg har gjorts kan det tillfälliga godkännandet förlängas med

10 ytterliggare högst tre månader. Kontrollmyndigheten bestämmer tiden för förlängningen. Efter det kan ingen ytterliggare förlängning göras. Systemet för egenkontroll och tillhörande dokumentation ska alltid finnas tillgängligt på företaget och kunna visas upp vid kontrollmyndighetens inspektioner. Dokumentationen ska sparas i minst 2 år. Systemet för egenkontroll ska uppdateras kontinuerligt, så att det alltid är aktuellt. Dokumentationen för spårbarhet ska för lättfördärvliga produkter sparas i 6 månader. För övriga produkter gäller två år.