EMELIE HALLIN SID 1/4 STABSCHEF 08-58785203 EMELIE.HALLIN@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Informationsärende: Miljöutredning Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Miljöutredningen av kommunens verksamheter startar i september, med stöd av ett upphandlat konsultbolag (Aptor AB). I miljöutredningen ska miljöaspekterna av kommunens aktiviteter, produkter och tjänster kartläggas. I den nya standarden (ISO 14001:2015) framgår att ett livscykelperspektiv ska tillämpas liksom ett riskbaserat angreppssätt. Först ut blir kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen, därefter barn- och ungdomsförvaltningen (oktober), socialförvaltningen (november) och kultur- och fritidsförvaltningen (december). Den skriftliga miljöutredningen förväntas bli klar i januari. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade 2015-05-18 att avsätta 600 000 av kommunstyrelsens budget för oförutsedda händelser (KSOF) för att påbörja arbetet med förberedelser inför en certifiering enligt ISO 14001. Efter förhandling med fackförbunden kring förfrågningsunderlaget påbörjades direktupphandlingen i slutet av maj. Avtalet med vinnande anbudsgivare undertecknades i början av juli. Ny ISO-standard: ISO 14001:2015 Standarden ISO 14001 publicerades 1996, och har sedan dess genomgått en mindre revidering 2004. Då mycket hänt på miljöområdet sedan dess har standarden nu reviderats. Den nya utgåvan släpps i september och innehåller en rad större förändringar/nyheter: KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
SID 2/4 Mer fokus på ledarskap: Ledningens engagemang i miljöarbetet betonas. Det blir därför ett utvidgat krav med ett särskilt avsnitt som riktar sig till organisationens högsta ledning. Krav på omvärldsanalys: Fokus på omvärldsfaktorer/-påverkan som berör planeringen av ledningssystemet, intressenter och konkurrenter är större. Analysen ska ligga till grund för bland annat miljöutredningen och planeringen av ledningssystemet. Riskhantering: Ett riskbaserat angreppssätt ska komplettera den befintliga metodiken med miljöaspekter och miljöpåverkan. Risk-begreppet delas upp i hot och möjligheter kopplat till uppfyllda mål och syften som användaren sätter upp. Livscykelperspektiv och miljöprestanda: Begreppet livscykelperspektiv återkommer i samband med ett flertal krav i standarden. Syftet är att öka fokus på den miljöpåverkan i förädlingskedjan som ligger utanför organisationens ramar. Miljöprestanda är ett annat begrepp som fått ökat fokus för att poängtera att syftet med miljöledningssystemet ska vara att uppnå faktiska miljöförbättringar. 1 Miljöutredningen Miljöutredningen påbörjas under september och förväntas bli klar i januari. Månad September Oktober November December Januari Förvaltning Kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen Barn- och ungdomsförvaltningen Socialförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Färdigställande av rapport 1 Swedish Standards Institute (2014) Nya ISO 14001 vilka förändringar föreslås?
SID 3/4 Miljöledningssystem och miljöorganisation Parallellt med arbetet med miljöutredningen behövs ett miljöledningssystem och en miljöorganisation skapas. Utifrån att ytterligare ett system kan vara betungande att lära sig, siktar förvaltningen på att försöka använda något av de befintliga systemen. Eftersom Upplands Väsby använder Stratsys och systemet redan finns i Vallentuna, är det idag förstahands alternativet. Utöver ett systemstöd behöver det även finnas en organisation för miljöarbetet. Upplands Väsby har valt en lösning med lokala miljöombud och internrevisorer, där miljöstrategen har en samordnande roll. Hur en organisation ska utformas i Vallentuna är i dagsläget inte klart. Miljömål ska sättas utifrån miljöutredning Utifrån miljöutredningen kan förslag till miljömål tas fram. Miljömålen ska vara möjliga att uppnå och kunna följas upp. Det ska framgå vem som ska vara ansvarig, när det ska vara klart, vilka resurser som krävs såväl som hur resultaten ska utvärderas. 2 Organisationen förväntas förhindra utsläpp, leva upp till lagkrav och andra krav och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem för att uppnå förbättringar i sin miljöpåverkan. Utbildning av personal I standarden ställs krav på att personalen känner till kommunens miljöpolicy, betydande miljöaspekter och miljöpåverkan i deras arbete, deras bidrag till miljöledningssystemets resultat samt följderna av om miljöledningssystemet inte följs. 3 Därför genomförs ofta utbildningar av personal i samband med att miljöledningssystemet införs. En del kommuner har tagit fram e-utbildningar medan andra köper in webb-baserade utbildningar från företag. Utbildningarna behöver 2 ISO 2014. Draft international Standard ISO/DIS 14001, Environmental management systems Requirements with guidance for use. s.10 3 ISO 2014. Draft international Standard ISO/DIS 14001, Environmental management systems Requirements with guidance for use. s.11
SID 4/4 kunna genomföras löpande, i och med personalomsättning, för att samtlig personal ska känna till det de behöver. Certifiering Inför certifiering behöver tjänster från ett certifieringsorgan/certifieringsföretag upphandlas. Det finns ett flertal aktörer på marknaden som har rätt att utföra tredjeparts miljörevisioner. Oftast uppmärksammas vid revisionen ett antal brister, vilka man måste åtgärda för att kunna få certifikatet. 4 Certifieringsrevisionen behöver sedan upprepas med vissa intervall för att en organisation ska kunna behålla certifikatet. Kommunledningskontorets bedömning Att standarden genomgått förhållandevis stora förändringar skapar ett visst mått av osäkerhet inför certifieringen. Exempelvis gällande hur omfattande livscykelanalyser som krävs av produkter/tjänster som köps in. För att kunna genomföra certifieringen krävs att miljöledningssystemet är implementerat och att personalen är insatt i frågorna. Tidsåtgången för implementering beror till viss del av vilka resurser som finns tillgängliga för utbildning av personal och hur utbildningen kan läggas upp. Handlingar 1. Informationsärende: Miljöutredning Victor Kilén T.f. kommundirektör Emelie Hallin Stabschef Ska expedieras till: Akten 4 Swedish standards institute (SIS) Aktörer kring ISO 14001 i Sverige (2015-08-12) http://www.sis.se/tema/iso14001/aktorer-kring-iso-14001-i-sverige-/