NoA rycker ut! 1
Team Noa bestod av: Kontaktperson: Kristina Nilsson, enhetschef tel: 08/655 60 34 mail: kristina.nilsson@sll.se Norra Akutenheten, NoA, Psykiatri Nordöst Hus 31, 182 87 Danderyd Annika Fastbom, överläkare, specialist i psykiatri Torbjörn Norman, mentalskötare Madeleine Kronström, sjuksköterska Margareta Lindgren, mentalskötare Hannele Hartikka, sjuksköterska Från början medverkade också Tuire Amundin, sjuksköterska, i arbetsgruppen fram till och med december 2006, då hon avslutade sin tjänst på NoA. 2
Sammanfattning Norra Akutenheten, NoA, är ett mobilt akutteam som ansvarar för akutpsykiatrin för kommun innevånare 18 år och uppåt i norra länet. NoA har akutpsykiatrisk beredskap dygnet runt, året om för vuxna personer som bor i, eller uppehåller sig inom vårt område. Syftet: med utvecklingsarbetet var att förbättra vård kvalitén och öka patientsäkerheten, genom bättre samarbete och tydlig rollfördelning mellan NoA och de psykiatriska öppenvårdsmottagningarna inom vårt upptagningsområde. Mål: Ta fram en uppdragsbeskrivning för NoA. Minska telefoninflödet av redan kända patienter under kontorstid, måndag till och med fredag. Kartlägga väntetiden till första besök i psykiatrisk öppenvård för remitterad patient från NoA, som ej tidigare varit känd inom psykiatrin. Utgångsläget var att alldeles för många patienter som redan hade pågående kontakt med den psykiatriska öppenvården kontaktade NoA under kontorstid måndag till fredag. Remitterade patienter från NoA fick vänta alldeles för många veckor innan de fick tid inom den psykiatriska öppenvården. Kartläggningen: Hela NoA enheten diskuterade och sammanställde under sammanlagt tre planeringsdagar, ett förslag till uppdragsbeskrivning. Under två mätperioder räknades också antal inkommande samtal rörande patienter med aktuell/pågående kontakt på någon av våra psykiatriska öppenvårdsmottagningar. Genom en journalstudie sammanställde vi väntetidens längd till första besök för remitterad patient från NoA som ej tidigare var känd inom psykiatrin. Vi planerade att träffa två utvalda mottagningar med förberedda frågeställningar. Resultat: Vi tog fram en uppdragsbeskrivning tillsammans med hela teamet som godkändes av verksamhetscheferna inom Psykiatri Nordöst och Nordväst. Mätningen av inkommande samtal visade att det var fler kända, än okända patienter som kontaktade NoA under denna tid. Underlaget vad gäller remitterade patienter blev för litet då vi valde en för kort insamlingstid. Under samma tid har fler öppenvårdsmottagningar infört akuttider för redan kända patienter och det har gett till resultat, att vi idag lättare, kan utföra vårt uppdrag. Vi hann bara träffa en mottagning. Hinder: Arbetsgruppen och hela teamet, har haft det tungt då enheten under projektets gång även genomfört en organisationsförändring. Två team blev ett, vi flyttade till nya lokaler samt prövar under ett års tid, ett helt nytt arbetsschema för sjuksköterskor och mentalskötare. Vi hade svårt att få tillstånd en tid med mottagningen. Framtid: Vi kommer att fortsätta vårt arbete med att utöka och förbättra vårt samarbete med den psykiatriska öppen-och slutenvården, samt med alla andra samarbetspartner vi har. 3
Områdesbeskrivning Organisatoriskt tillhör vi Psykiatri Nordöst som ansvarar för vuxenpsykiatrin, sluten och öppenvård, med upptagningsområdet nordöstra Stockholms kranskommuner samt Norrtälje. Vårt uppdrag däremot, sträcker sig både mot kommunerna inom Psykiatri Nordöst och Psykiatri Nordväst, med sina ca 470.000 innevånare. Vårt upptagningsområde är följande: Solna, Sundbyberg, Järfälla, Upplands- Bro, Sigtuna, Upplands Väsby, Sollentuna, Täby, Vallentuna, Lidingö, Danderyd, Vaxholm och Österåker. Våra uppgifter består i första hand av rådgivning, bedömning av akut vårdbehov, vårdplanering och genomförande av akuta vårdinsatser. Det kan röra sig om informationsförmedling, hänvisning till annan instans, problemlösningsdiskussion och inledande av olika slags behandlingsåtgärder. Vi är tillgängliga via telefon för patienter, deras närstående, vårdpersonal, myndigheter eller andra som vill ha råd. Vi erbjuder, utöver telefonrådgivning, även hembesök vid behov, samt tidsbeställda mottagningsbesök. Befolkningen inom de olika kommunerna bor i både hyresrätter, lantgårdar, radhus och villor. Invånarna är allt från välutbildade, med låg arbetslöshet och mycket goda inkomster till lågutbildade med låga inkomster och arbetslösa med högt ohälsotal. I vissa av kommunerna bor många invandrare och flyktingar. De sociala skillnaderna i de olika kommunerna gör att behovet och önskemålet av akutpsykiatrisk vård ser olika ut. Bemanning På NoA arbetar det sjuksköterskor, mentalskötare, specialistläkare, assistent samt enhetschef. Vi är för tillfället underbemannade både vad gäller sjuksköterskor, mentalskötare och läkare, men förväntas ha tillsatt tjänsterna till hösten. Problembeskrivning Alldeles för många patienter som redan hade/har pågående kontakt med den psykiatriska öppenvården kontaktade/kontaktar NoA under kontorstid måndag till fredag. Det resulterar i att andra akut psykiskt sjuka inte kommer fram, inte når oss. 4
Vi upplevde också att remitterade patienter från NoA, som ej tidigare var kända inom psykiatrin fick vänta alldeles för länge, alldeles för många veckor, innan de fick tid, till den psykiatriska öppenvården. Det resulterade i att NoA:s behandlingstid av dessa patienter blir/blev alldeles för lång vilket i sin tur leder/ledde till att vi inte kan/kunde ta emot andra behövande av akutpsykiatriskt vård. NoA har under 2006 genomgått en organisationsförändring från två team till ett. De båda teamen arbetade lite annorlunda, hade skilda upptagningsområden och skilda rutiner. Öppenvårdsmottagningarna inom Psykiatri Nordöst och Nordväst hade också krav och uppfattningar om hur NoA:s uppdrag såg ut och skulle se ut som skilde sig en hel del från teamets egen uppfattning. Det var absolut nödvändigt, att ta fram en uppdragsbeskrivning för teamet, samt påbörja och inleda kontakt med den psykiatriska öppenvården, ställa frågor och förbättra samarbetet. Syfte Förbättra vård kvalitén och öka patientsäkerheten, genom bättre samarbete och tydlig rollfördelning mellan NoA och de psykiatriska öppenvårdsmottagningarna inom vårt upptagningsområde. Mål Ta fram en uppdragsbeskrivning för NoA. Träffa två mottagningar. Mätbara mål: 1. Under kontorstid minska telefoninflödet med 50 % från 2 utvalda psykiatriska öppenvårdsmottagningar, av patienter som har pågående kontakt/behandling vid dessa mottagningar. 2. Kartlägga väntetiden till första besök i psykiatrisk öppenvård för remitterad patient från NoA. Kartläggningen rör patienter som ej tidigare är kända inom psykiatrin. 5
Kartläggningen Och Resultat Resultat Uppdragsbeskrivning Synpunkter, samlades in av enhetschefen från alla anställda på NoA, på hur de uppfattade sitt uppdrag. Dessa synpunkter, samt diskussioner i arbetsgrupp och på APT möten under hela år 2006 togs med till de planeringsdagar som NoA hade under året. Vid den sista planeringsdagen i slutet på november, var teamet överens om hur uppdraget skulle se ut. En uppdragsbeskrivning sammanställdes (se bilaga 1) och fastslogs. Uppdragsbeskrivningen har sedan spritts till klinikernas ledningsgrupper. Det har framkommit behov av att skicka uppdragsbeskrivningen till klinikerna enhetschefer och så kommer att ske under maj 2007. Resultat från studie 1 Vi räknade antalet inkommande samtal, rörande patienter med aktuell/pågående kontakt på någon av våra psykiatriska öppenvårdsmottagningar. Räkningen genomfördes under två perioder varav den första var ett pilottest. Antal kända och okända patienter som ringde NoA, under dagtid, 8-17 må-fre, från de olika psykiatriska mottagningarna inom Psykiatri Nordväst- och Öst 35 30 25 20 15 Kända Okända 10 5 0 5. 6. 7. 8. 11. 12. 13. 14. 15. 18. Datum i december 6
Vi gjorde en sammanställning av hur många av patienter med pågående behandling/kontakt från de olika mottagningarna, som hade telefonkontakt med NoA under kontorstid, måndag till fredag, under 10 dagar i december 2006. Patienter med pågående behandling/kontakt inom den psykiatriska öppenvården. Telefonkontaktat med Noa 5 december-18 december 2006, under kontorstid må-fre kl. 08-17 60 56 50 40 38 30 23 20 10 17 17 17 10 6 19 13 6 8 1 0 Sollentuna Centrummott. Kronan Järfälla MPÖ Upplandsbro Upplandsväsby Täby Vallentuna Lidingö Danderyd Österåker Vaxholm Resultat från studie 2: Underlaget var för litet, (Kända patienter 58 stycken, ej kända 13 stycken) då vi antagligen valde för kort insamlingstid, så vi beslutade oss för att göra en ny insamling med start 19 februari och slutdatum 6 maj. Resultatet har vi tyvärr inte hunnit sammanställa fullt ut, men vi ser att till skillnad mot hur det såg ut då vi gick med i projektet så har det, att fler psykiatriska öppenvårdsmottagningar skaffat sig akut tider, samt mest troligt ändrat en del andra rutiner, lett till att fler, av de inom psykiatrin okända patienter, fått en snabbare mottagningstid, vilket vi ser som en förbättrad patientkvalité. 7
Resultat från möte med en mottagning. I början på januari skickade projektgruppen ett informationsmaterial innehållande våra frågor(se bilaga 2) till Märstamottagningen inom Psykiatri Nordväst samt förfrågan om mötestid i mars. Tyvärr gick det inte att träffa enheten då. Ny förfrågan skickades med förslag på tider i april. Inte heller detta gick, utan den tid som blev möjlig var i början på maj. Den 3 maj 2007 träffade vi så mottagningen. Närvarande vid mötet var från NoA:s projektgrupp tre personer: enhetschef, läkare och mentalskötare. Från mottagningen deltog elva personer med följande yrkeskategorier: läkare, sjuksköterska, enhetschef, mentalskötare, psykolog, bildterapeut och PTP-psykolog. Svaren på våra frågor är följande: 1. Remisser kommer in från primärvård, slutenvård, NoA, företagshälsovården, skolor och övrigt. Dessa handläggs av mottagningens remissteam, som består av specialistläkare, psykolog, enhetschef, sjuksköterska och sekreterare. Teamet träffas under en timme, två gånger per vecka, på onsdagar och fredagar. Remisserna registreras av sekreterare i datorjournalsystemet BMS. Efter det att remissen behandlats i teamet skickas brev hem till patienterna med uppgift om att de kommer att kallas till mottagningen. Nyanmälan/Egenanmälan via telefon tar mottagningen emot varje dag av sjuksköterska, mellan klockan 08.00-09.30. Det är två sjuksköterskor som delar på uppdraget. Dessa är också teamets koordinatorer. 2. Alla personalgrupper kan fatta beslut om hänvisning till NoA, så även ibland receptionisten. Berusade patienter hänvisas till beroendeakuten och poliser, som ibland kommer med patienter från Arlanda, hänvisas till Länsakuten. 3. Telefonnumret samt kort information om NoA lämnas till okända patienter samt till kända patienter som blivit akut sjuka där mottagningen inte har möjlighet att ta emot dem. Hänvisning sker även till Länsakuten vid de fall då mottagningen upplever att NoA inte tillräckligt snabbt kan ta emot patienterna. 8
4. Uppdraget till NoA journalförs, för av mottagningen kända patienter. Ej för de av mottagningen okända, som ringt. 5. Inkommande ärenden från NoA via fax, sätts in i en journalpärm. 6 + 7. Varje behandlare har ett telefonnummer med röstbrevlåda dit patienten kan ringa och som behandlaren därefter ringer upp. Läkarna har en telefontid och under den tiden ringer läkaren upp patienten, inte tvärtom. Mottagningen har ett telefonnummer som är öppet under mottagningens hela öppettider. (Se även under punkt ett, nyanmälan) 8. Vid läkares sjukfrånvaro, semester osv. tar inte annan läkare över ansvaret då mottagningen är underbemannad vad gäller läkare. 1,6 läkare på 3,5 läkartjänster. 9 + 10. Mottagningen upplever att man i stort bemötts på ett bra sätt från NoA. Ibland kan mottagningen ha önskemål som NoA inte kan åta sig då NoA är upptagen med flera patientärenden både vad gäller hem- och mottagningsbesök. Under lång tid har även NoA varit underbemannat. Hur går vi vidare? Projektteamet ska under hösten träffa en mottagning inom Psykiatri Nordöst och ställa samma frågor som de till mottagningen inom Psykiatri Nordväst. Representanter från NoA kommer också successivt att besöka, under 2007 och 2008, alla de psykiatriska öppenvårdsmottagningar som enheten har kontakt med. Detta gäller även andra samarbetspartners. Reflektion Av tidigare erfarenhet och kännedom, vet vi och fick återigen bekräftat, att det är av största vikt, att vi möter våra samarbetspartners öga mot öga, för att förbättra och utöka vårt samarbete, för att få en förståelse för varandras arbete och situation. 9
Bilagor Bilaga 1 Uppdragsbeskrivning UPPDRAG NoA, som är ett mobilt psykiatriskt akutteam är tillgängligt dygnet runt, för akutpsykiatriska bedömningar, via telefonrådgivning, hembesök eller tidsbeställda mottagningsbesök, för kommuninnevånarna 18 år och uppåt inom vårt upptagningsområde, som består av de 13 norrkommunerna med 470 000 invånare inom Psykiatri Nordöst och Nordväst. Akutpsykiatriska bedömningar innefattar: under kontorstid: Nyinsjuknade, icke kända inom psykiatrin Vårdintygs bedömningar Suicidala patienter Inläggningar Komplicerade kriser som kräver akuta åtgärder under kvällstid, helger och nätter: enligt ovan samt patienter med pågående psykiatrisk öppenvårdskontakt NoA:s uppdragsgivare kan vara någon eller några av följande: Kommuninnevånarna över 18 år inom de 13 norrkommunerna Den psykiatriska öppenvården inom Psykiatri Nordöst och Nordväst Den psykiatriska slutenvården inom Psykiatri Nordöst och Nordväst Primärvården Husläkarjourer De somatiska akutmottagningarna Polisen Socialjouren Kvinnojourerna SOS-alarm Övriga(skolan m.m.) NoA vill ha direkt kontakt med uppdragsgivaren i varje enskilt fall och det är NoA som har veto och prioriteringsrätt vad gäller det angivna önskemålet. NoA transporterar inte i våra bilar, mycket hotfulla eller svårt intoxikerade patienter. Vid de fallen tillkallas antingen polis eller ambulans. NoA transporterar i princip inte heller patienter mellan Länsakuten och de psykiatriska vårdavdelningarna. NoA har telefontillgänglighet dygnet runt, men kan vid vissa stunder nattetid, då ett hembesök pågår, stänga av mobilen i max en halvtimme för att sedan lyssna av den. 10
Forts. Bilaga 1 Rutiner för överföring av ärenden mellan NoA och de psykiatriska öppenvårds mottagningarna inom Psykiatri Nordöst och Nordväst Kända psykiatriska öppenvårdspatienter som kontaktar NoA eller mottagningarna akut under kontorstid, bör beredas bedömning av ordinarie PAL(eller PAP i samråd med PAL) på respektive mottagning. Om PAL är ledig, får annan läkare på mottagningen, ta akut bedömning i samråd med ordinarie PAP. Om NoA utanför kontorstid haft kontakt med en känd patient faxas detta i särskilt meddelande till mottagningarna, med information om det behövs en snabb åtgärd eller inte. NoA gör även en anteckning i patientens journal om att fax skickats till mottagningen. Detta gäller både känd och okänd patient. NoA skickar som regel inga remisser till de psykiatriska mottagningarna. NoA:s önskemål är att inkomna fax från NoA granskas varje dag av medicinskt behandlingsansvarig (eftersom ordinarie PAL kan vara ledig) NoA gör en kort anteckning om hur ärendet hanterats. NoA önskar att mottagningen gör detsamma och i journalen hur ärendet behandlats i teamet, exempelvis hänvisad till primärvården eller kallad till, datum eller namn på blivande PAL, så att NoA har en möjlighet att informera patienten i de fall patienten kontaktar NoA igen. PAL eller PAP som behöver NoA-hjälp ringer NoA och berättar att patienten kommer att höra av sig. Uppdraget/önskemål journalförs av PAL eller PAP. Detta för att undvika eventuella utspel från patienten och för att få en snabbare handläggning från NoA:s sida. Okända patienter som ringer mottagningarna akut hänvisas till NoA. Vi kan också vid eventuella behov erbjuda återbesök och telefonuppföljning under maximalt 2 4 veckor. Efter den akuta insatsen, så hjälper teamet patienten vidare, till den vårdform som är mest lämplig för just den patienten. Ibland räcker det med en punktinsats, men i andra fall behöver patienten följas upp av annan personal vid psykiatrisk öppenvårdsmottagning, hemvårdsteam eller husläkare. Vid behov samarbetar det mobila akutteamet även med andra instanser i samhället. Anders Berntsson Chefsöverläkare Psykiatri Nordöst Kristina Nilsson Enhetschef NoA 11
Bilaga 2 Frågeställningar till psykiatrisk öppenvårdsmottagning 1. Vad har ni för handläggningsrutiner idag när det gäller patientärenden? 2. Vem fattar beslut om hänvisning av patienter till NoA? 3. Och hur går hänvisningen i praktiken till idag? 4. Hur dokumenterar ni uppdraget till NoA? 5. Hur dokumenterar ni inkommande ärenden från NoA? 6. Hur många telefonnummer har ni som era patienter kan nå er på? 7. Kan patienter nå sina vårdgivare varje dag under kontorstid måndag till fredag eller har ni som vårdgivare speciella telefontider? 8. Hur löser ni idag, för tillfället icke tjänstgörande PAL:s patienter? (Då PAL t.ex. är sjuk, har semester, är på tjänsteresa osv.) 9. Hur anser du/ni att ni blivit bemött när du/ni kontaktat NOA? 10. Om du/ni inte anser att bemötandet varit korrekt Förklara på vilket sätt bemötandet sett ut och vad gjorde du/ni själv åt det som du/ni upplevde var problemet? 12
13