Protokoll 1 (7) Teknikutskottet 2014-02-04 LK/140109 Plats Landstingshuset, grupprum B1 Beslutande Mats Sandström (S) ordförande Birgitta Kringlund (FP) Aina Wåhlund (S) Tomas Ohlsson (C) ers för Eva Hallström (MP) Åsa Johansson (S) ers för Karin Andersson (M) I tjänsten Agneta Jonsson, chef landstingsservice Mikael Borén, chef landstings-it Lars Nilsson, chef landstingsfastigheter Susanne Jangentorp, sekreterare Utsågs Birgitta Kringlund att jämte ordföranden justera dagens protokoll 1 Dagordning och övriga frågor Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Dagordningen godkändes och fastställdes. Informationsärenden 2 Årsredovisning 2013 och verksamhetsplan 2014 Landstings-IT IT-chef Mikael Borén redovisade resultat och aktiviteter under 2013. Nedan följer ett axplock från redovisningen. Landstings-IT fortsätter arbetet med samma processer som tidigare. Det återstår en del arbete kring förvaltningsmodell pm3. Ekonomi- och resursplanering är i fokus. Tillgängligheten till systemen är god. Det är fortsatt fokus på införande av Cosmic och Windows 7. I takt med att Cosmic införs avvecklas Wanja och Swedstar. En checklista har tagits fram för avveckling av system. Ett projektprogram ska inrättas för datalager och beslutstöd. Medarbetare Resultat från mätningar som genomförts med medarbetarna, om klimatet i gruppen, har gett fortsatt bra resultat. Kompetensen inom gruppen är bra. Det finns dock ett ökat behov framöver av resurser till projekt som kan jobba övergripande med verksamheten.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 2 (7) Sjukfrånvaron har minskat något till 2,36 procent jämfört med 2012 då frånvaron var 2, 74 procent. Under året har man jobbat med ergonomi, brandskydd, SAM och hälsofrämjande arbetsplats. Ekonomi Det ekonomiska resultatet blev ett överskott på 2,3 miljoner kronor. Det beror till största delen på försenade projekt och att man tar in få vikarier vid sjukdom och vård av barn. En del av överskottet ska återföras till KPPbudgeten. Den nya plattformen för e-brev som införts ger utrymme för kostnadsbesparingar. Verksamhet En ny fjärråtkomst har införts under året vilket förenklar distansarbete. Flödeskvoten för de ärenden som kommer in till helpdesk är positiv och tillgängligheten till Cosmic är god. En utredning visar att det finns en bra reservplan om båda primära datahallarna skulle sluta fungera. Ett mindre pilotprojekt har genomförts för servicenivåöverenskommelser (SLA). Det mynnade ut i en lista på vilka system som ska prioriteras vid problem. Miljö Landstings-IT har avtal med ATEA för återvinning av datorer och övrigt som går att återvinna. Multifunktionsskrivare införs för att minska antalet skrivare. Ett pilotprojekt ska genomföras med Follow me print för att minska pappersförbrukningen. Det innebär att man kan skriva ut på valfri skrivare genom att använda sitt SITHS-kort. Utskriften försvinner efter en viss tid om den inte aktiverats. Landstings-IT ska initiera en katalogtjänst. Samarbete med kommunen ses över. Idag finns inget tydligt samarbete. VP 2014 Fokusområden Årets fokus är avveckling vilket medför kostnader. Verksamheten behöver nytt stöd i form av surfplattor och annan ny teknik. En viss procent av IT:s budget kommer avsättas till nya produkter. Verksamheten ska konkurrensutsättas under senare delen av 2014. Resultatet kan användas bland annat till förbättringsåtgärder. IT-strategin ska revideras under året och val plattform ska ske.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 3 (7) En översyn pågår för att se om det är möjligt att medarbetarna i landstinget kan ha enbart en stationär dator, bärbar dator eller bara en surfplatta. Det fungerar inte i dagsläget. Landstingsservice Landstingsservice chef Agnetha Jonsson informerade om resultat och aktiviteter 2013. Det har varit ett händelserikt och roligt år. Den nya organisationen har slagit väl ut och fungerar bra. Nedan följer ett axplock från redovisningen. Städenheten på Centralsjukhuset fick kvartalets idé för nya arbetssätt med självstyrande grupper. Under året infördes sjudagarsstädning i vårdlokaler (SIV). Förändringen innebär att man städar behovsanpassat. Frikortsdatabas och fakturering av egenavgifter för sjukresor har införts under året. Nya rutiner har också införts för att beviljas sjukresa. Det krävs inte längre någon påskrift på kvittot. Uppgiften läggs in i systemet direkt för att förenkla hanteringen. En enkätundersökning visar att patienterna är nöjda med maten i Arvika. ABBA-projektet vann Götapriset på kvalitetsmässan i Göteborg. Cirka 70 procent anmäler sig nu via självbetjäningsterminaler vid Centralsjukhuset. E-brevsprojektet är slutfört. Nu är det möjligt att skicka kallelser som e-brev i Cosmic, inom röntgen, patologen och fysiologen. Det har skapats ytterligare 10 lägenheter i Karlstad till läkarstuderande. Nu finns totalt 30 lägenheter. Under 2014 kommer läkarstudenter från Örebro till Centralsjukhuset. De nya terminalerna, för anmälan vid besök på Centralsjukhuset, driftsattes den 25 oktober. Nya rutiner har införts för att förbättra tillgängligheten av rullstolar. Uppställningsplatser har skapats på frekventa ställen. Stora projekt Projekt LIVREM, översyn av materialflödet vid Centralsjukhuset. Upphandling av leverantör för förbrukningsartiklar pågår. Projekt STOCKEN, handlar om att säkra tillgången av personalkläder. Ett pilotprojekt pågår i hus 2 som ska vara klart under april. Kopplat till projektet görs en översyn av omklädningsrum vid Centralsjukhuset. En kartläggning av labbtransporterna i landstinget genomförs tillsammans med divisionerna allmänmedicin och diagnostik. Labbtransporterna kommer att utökas under 2014 på grund av ökat behov. Kost- och servicenämnden har etablerats under året.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 4 (7) Miljö Andelen ekologiska livsmedel har under 2013 uppnått 26 procent. Målet är att 30 procent ska vara ekologiska 2016. För etiska livsmedel är inköpet 5 procent. Där är målet 10 procent 2016. Tjänsteresor med bil från landstingets bilpool har minskat med 4 procent och privat bil med 5 procent. Totalt är minskningen 18 340 mil. 2014 införskaffas två el-bilar, en Caddy och en personbil. Medarbetare Sjukfrånvaron har ökat till 7,61 procent jämfört med 2012 då den uppgick till 6,56 procent. Både kort- och långtidssjukskrivningar har ökat, främst inom städ- och kostverksamheten. Städutbildning, leanutbildning och datautbildning har genomförts under året. Ekonomi Det ekonomiska resultatet 2013 blev ett överskott på 6,8 miljoner kronor. Sjukresor Andelen sjukresor med taxi har minskat med cirka 15 procent under perioden 2011-2013. Den totala kostnaden för taxiresorna har ökat med 3,6 miljoner kronor från 2011-2013. VP 2014 Fokusområden Införandet av självbetjäningsterminaler fortsätter. Under 2014 ska trettio terminaler installeras på Centralsjukhuset och på vårdcentraler i länet. Införandet påverkar arbetssättet i receptionerna. Det är flera andra landsting som är intresserade och kommer hit för att se hur vi arbetar. De logistiska flödena ska förbättras vilket omfattar att se över arbetssätt, lageroptimering och materialförsörjning. Fokusera på arbete med ökad kundanpassad flexibilitet vid utförande av tjänster, kvalitetsuppföljning och patientsäkerhet kopplat till städning i vården 2(SIV). En ny kompetensförsörjningsplan ska tas fram med anledning av behov av mer teknisk kompetens och förändrade arbetssätt. Arbete med hälsofrämjande arbetsplatser kopplat till ökad sjukfrånvaro ska prioriteras. Det kan bli svårt att klara målen för etiska livsmedel till 2016 på grund av dålig tillgång. Arbete pågår för att öka antalet klimatsmarta- och vegetariska måltider. Landstingsfastigheter Landstingsfastigheters chef Lars Nilsson informerade om resultat och aktiviteter 2013. Nedan följer ett axplock från redovisningen.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 5 (7) Landstingsfastigheter tillhandahåller färdigutrustade lokaler som används till sjukhus, vårdcentraler, tandvård, utbildningslokaler och övrigt, till en yta av totalt 388 643 kvm. Underhållsinsatserna 2013 kostade totalt 41 360 tkr. Energi köptes in för en kostnad av 62 552 tkr. Energiförbrukningen i vårt landsting är cirka 25 procent lägre i jämförelse med andra landsting. Strategiska projekt CSK 2013 På Centralsjukhuset har 26 delprojekt färdigställts under 2013. Tre delprojekt pågår och 1 delprojekt återstår. Projektet avslutas i november 2014. Ersättningslokaler OP Öst Hus 60 tas i bruk under andra kvartalet 2016. Hus 54 tas i bruk under andra kvartalet 2018 efter ombyggnationen. Rättspsykiatri med mera i Kristinehamn Slutbesiktningar pågår. Patienter från Marieberg flyttar in den 10 och 11 april. Akutläkarbas Karlstad Från och med halvårsskiftet 2014 kommer en tillfällig lokalisering vid Karlstad Airport att användas som akutläkarbas. Miljöförvaltningen i Karlstads kommun har accepterat anmälan om utökad flygverksamhet vid Centralsjukhuset utan ytterligare krav. Planprogram har upprättats avseende möjlig etablering vid Sandbäcken i Karlstad. Under mars 2014 tas beslut i stadsbyggnadsnämnden i Karlstad om att upprätta en detaljplan vid Sandbäcken. Rimlig tidplan är att detaljplanen vunnit laga kraft vid årsskiftet 2014/2015. Etablering vid Sandbäcken skulle kunna tas i bruk under 2016. Verksamhetsutveckling LOKET (beslutspunkter för större behov) Det finns en process på tjänstemannasidan med ett tydligt schema för flödet när saker ska göras vid återinvesteringar och nyinvesteringar i lokaler. Samarbetet med verksamheterna fungerar bra. LIPS (landstingsfastigheters interna projektstyrningssystem) Projektstyrningssystemet är ett bra hjälpmedel för projektledarna. Driftavtal Det finns avtal som anger exakt vad en drifttekniker ska göra ute i husen. Driften har fulla ansvaret för arbetet nu. Arbetssättet med tydliga driftavtal har visat att våra drifttekniker klarar av försörja våra hus med mindre energi än andra.
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 6 (7) Tidplaner (redovisning av projekt) Alla projekt redovisas per division på Livlinan och även utredningar av eventuella projekt. Pågående mindre lokalärenden finns också med, som sorterats ut från projekt. Medarbetare Sjukfrånvaron har sjunkit från 3,55 procent 2012 till 3,43 procent 2013. Inom landstingsfastigheter finns 85 personer som arbetar heltid. Man tar i princip inte in vikarier på grund av att upplärningstiden är för stor. Det är flera medarbetare som går i pension i år och under nästa år. I samband med det sker en översyn av framtida behov av kompetens. Tre rekryteringar pågår i nuläget. Ekonomi Det ekonomiska resultatet för 2013 blev ett överskott på 517 000 kronor. VP 2014 Utmaningar under året är att skapa infrastuktur för kollektivtrafiken till den norra entrén vid Centralsjukhuset samt vissa ombyggnationer av vårdcentraler. Ärenden till landstingsstyrelsen den 18-19 februari 3 LK/132283 Förändring av hyresavtal avseende lokaler för hälsocentral, familjecentral, HHR och bårhus på fastigheten Brobyäng 1:1, Sunne kommun Landstingsfastigheters chef Lars Nilsson redovisade underlag för rubricerade ärende. Landstinget hyr sedan lång tid lokaler på fastigheten Brobyäng 1:1 i Sunne kommun. Nuvarande hyresavtal löper till och med 2019-12-31. Parallellt med hyresavtalet finns ett avtal om att landstingsservice inom landstinget tillhandahåller fastighetstekniska tjänster och verksamhetsservice i detta objekt. Fastighetsägaren vill avveckla avtalet med landstingsservice och själv ta över ansvaret för fastighetens drift. I anslutning till denna förändring är det även fördelaktigt att göra justeringar i avtalade villkor beträffande förbrukning av viss media och restprodukthantering liksom förhyrd area och kontraktstid. Förändringarna innebär totalt att lokalkostnaderna för landstinget sänks marginellt. Utskottets synpunkter till landstingsstyrelsen:
LANDSTINGET I VÄRMLAND 2014-02-04 LK/140109 7 (7) Utskottet lämnade förslaget utan synpunkter Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 4 LK/140147 Överlåtelse av mark ur fastigheten Stenhuset 16, Säffle kommun Säffle FF har förvärvat fastigheten Stenhuset 17 belägen i nära anslutning till landstingets Vårdcentral i Säffle. Föreningen har framfört önskemål om att få förvärva en mindre del, cirka 1 300 kvadratmeter, av landstingets fastighet Stenhuset 16 i Säffle kommun. Utskottets synpunkter till landstingsstyrelsen: Utskottet lämnade förslaget utan synpunkter Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 5 Övriga frågor Studiebesök 2014 Teknikutskottet ska göra ett studiebesök på rättspsykatrin i Kristinehamn den 2 april. Inbjudningar Inbjudan har kommit till invigning av rättspsykiatrin i Värmland den 3 4 april. Information från seminarier Det fanns för närvarande ingen information. Vid protokollet Susanne Jangentorp Justerat den / 2014 Mats Sandström Birgitta Kringlund