Agnetha Jonsson, chef Landstingsservice Annette Andersson, chef Landstingsfastigheter Mikael Borén, IT-chef Susanne Jangentorp, sekreterare

Transkript

1 Protokoll 1 (6) Teknikutskottet LK/ Plats Beslutande Ersättare Landstingshuset, grupprum B1 Eva Hallström (MP) Per Gruvberger (S) Patrik Fornander (M) Olof Olsson (KD) Aina Wåhlund (S) Eva Sidenvall (C) ordförande vice ordförande I tjänsten Särskilt inbjudna Justering Agnetha Jonsson, chef Landstingsservice Annette Andersson, chef Landstingsfastigheter Mikael Borén, IT-chef Susanne Jangentorp, sekreterare sekreterare Peder Röhr, utvecklingsledare Lars Söderbäck, områdeschef Monika Mällroth, lokalvårdsstrateg Maria Ohlqvist, koststrateg Utsågs Aina Wåhlund att jämte ordföranden justera dagens protokoll 69 Dagordning och övriga frågor Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Dagordningen godkändes och fastställdes. Informationsärenden 70 Introduktion Landstings-IT IT-chef Mikael Borén lämnade en övergripande information om Landstings- IT. Landstings-IT har 130 anställda och en rambudget på 160 miljoner kronor. Inom landstinget finns datorer vilket är en ökning med 15 procent på två år. Det finns också servrar, en ökning med 22 procent på två år. Antalet system är 300 och det finns drygt olika program. IT har en tjänstekatalog som omfattar IT:s tjänster och den används också vid uppföljning.

2 LANDSTINGET I VÄRMLAND LK/ (6) IT Service och förvaltning Området har cirka 75 medarbetare fördelade på teknik, system, teleteknik och servicedesk. IT-nära förvaltningsledare ingår. Här sköts den dagliga driften av befintlig infrastruktur och system. IT projektkontor Det finns ett projektkontor med sju personer som jobbar med fokus på projektledning och krav. Här drivs projekt, förstudier, utredningar och utveckling av projekt. Övrigt Förvaltningsmodell PM3 används för att förvalta IT-system. Förvaltningsmodellen är indelad i tre områden, vård, stöd och IT-infrastruktur. Det finns en speciell funktion inom IT, incident manager, som kontaktas när ärenden inte hanterats som förväntat. Inriktning och målbild för framtida IT-organisation En sammanslagning har skett av Landstings-IT och verksamhetsnära IT. Innan organisationsförändringen gjordes, genomfördes intervjuer och enkätundersökningar. Nu pågår ett arbete med att ta fram ett förslag om hur resurserna ska användas, vilken beräknas vara klar under december så att verksamheten kan sätta igång i januari. KPMG är stödjande i arbetet. 71 Fördjupning Landstingsservice Introduktion Landstingsservice Landstingsservice chef Agnetha Jonsson lämnande en övergripande information om Landstingsservice. Organisationen gjordes om för 1,5 år sedan och nu jobbar man i team vilket har visat sig vara ett lyckat arbetssätt. Inom Landstingsservice arbetar 400 personer. Rambudgeten är 280 miljoner kronor. Agnetha visade ett axplock av Landstingsservice verksamheter. Inom Landstingsservice hanteras måltider som levereras i hela länet, sjukresor, poolbilar, personalbostäder, lokalvård etcetera. Landstingsservice finns överallt där det finns någon form av verksamhet i landstinget bildades Kost- och servicenämnden tillsammans med Karlstads kommun, Kils kommun och Kristinehamns kommun för måltider som tillagas på Centralsjukhuset och levereras till kommunerna. Övrigt E-tjänstekort trycks i Landstingsservice, i samarbete med Landstings-IT och Landstingsfastigheter. E-brev införs efterhand. Projekt pågår kring kontors- och förbrukningsmaterial (Livrem) och tillgänglighet till personalkläder. Ett pilotprojekt är i

3 LANDSTINGET I VÄRMLAND LK/ (6) full gång med en ny typ av klädskåp i hus 2. En enkätundersökning visar att personalen är nöjda med piloten. Benchmarking med andra sjukhus Utveklingsledare Peder Röhr informerade om benchmarking som landstinget deltagit i sen Syftet är att landstinget ska bli bättre och effektivare genom att lära av andra organisationer och nå kunskaper och insikter som sedan kan leda till förbättringar i den egna verksamheten. För att kunna utveckla en process så måste den först mätas. Ernest Young är ansvariga för benchmarkingprogrammet och genomförandet. 17 landsting och cirka 45 sjukhus deltar. De processer som ingår i benchmarkingprogrammet är avfallshantering, lokalvård, materialförsörjning, patientkost, personalmåltider, posthantering, textilhantering och patienttransporter. Det sjukhus med högst totalsumma utses till Best Practice vilket grundas på en sammanvägning av kostnader, servicenivåer och resultat från kundundersökningar. Köket på Centralsjukhuset kom på första plats 2011, patienttransport på andra plats 2013 och lokalvården på Centralsjukhuset på tredje plats Det finns ett nationellt nätverk Best Service som etablerade samarbete med SKL Städning i vårdlokaler (SIV) Områdeschef Lars Söderbäck informerade om projektet städning i vårdlokaler (SIV). Projektet började efter att behov framkommit via benchmarking, landstingets medarbetarenkät 2011 och kunddialogen Syftet är att sjukhusen ska bli renare och att kunder och medarbetare ska bli nöjdare. För att uppnå målet har alla lokalvårdarna fått utbildning i utvecklande ledarskap med organisationskonsulterna från HR-staben och leanutbildning. Ett förändrat arbetssätt har införts där lokalvårdarna är uppdelade i självstyrande grupper med ansvar för ett hus. Arbetssättet ger ökat ansvar och befogenheter och ökad tillgänglighet för kunden. Det finns idag nio självstyrande grupper på Centralsjukhuset. Undersökningar som genomförts före och efter starten av självstyrande grupper visar ett bättre resultat inom alla områden efter införandet. Medarbetarna upplever också arbetssättet som en förbättring. Utökad städning i vårdlokaler Lokalstrateg Monica Mällroth informerade om utökad och förbättrad städning i vårdlokaler. Monica jobbar i hela Värmland. Målet är att städkvalitén inom Landstinget i Värmland ska vara en av de främsta bland landstingen. Kvalitetsindikatorerna är utbildning, kontroll av städkvalitet och förebyggande underhåll. Lokalvårdarna utbildas i att använda rätt kemikalier, teknik och hygien. Städningen i vårdmiljö är indelad i olika hygienklasser beroende på vad lokalerna används till. Det finns vissa kritiska punkter nära pa-

4 LANDSTINGET I VÄRMLAND LK/ (6) tienten som är viktiga till exempel patientplatsen runt sängen och sanitär inredning på toaletter. Monica Mällroth kontrollerar städkvalitén i hela länet kontinuerligt genom att ta prover som mäts enligt INSTA 800. Kravcertifiering av storköket Koststrateg Maria Ohlqvist informerade om kostverksamheten och vägen fram till kravcertifiering av storköket i november Kravcertifieringen innebär att minst 25 procent av det totala inköpsvärdet består av kravgodkända produkter samt att Landstinget i Värmland får använda kravmärket på sina menyer. Vid produktionsköket i Karlstad lagas patientmåltider, restaurangmåltider, måltider i kallskänk och kommunmåltider. Andelen ekologiska livsmedel har ökat från 7 procent 2008, då arbetet påbörjades, till 31 procent Målet är 30 procent 2016 vilket köket nu redan passerat. Faktorer som påverkat och lett fram till målet är det miljöpolitiska programmet , regeringens mål om 25 procent ekologiskt inom offentlig förvaltning 2010, ny livsmedelsupphandling 2012 och ett nytt miljöpolitiskt program Förutom ekologiska livsmedel är målsättningen också att få god kvalitet till rätt pris, etiska livsmedel, tillgodosedda djurskyddskrav, lokalproducerat och inte fler och längre transporter än nödvändigt. En årlig revison genomförs, då kontrolleras att rätt mängd ekologiska, krav och MSC märkta livsmedel har köpts in. Vårdnära service Landstingsservice chef Agnetha Jonsson informerade om vårdnära service. Nätverket Best Service ligger till grund för broschyren som tagits fram kring vårdnära service. Vårdnära service är en del av vårdprocessen och avser de arbetsuppgifter som kan utföras på enheten och i anslutning till patienten av personal med servicekompetens. Det handlar om att använda rätt kompetens på rätt plats och att skapa mer tid för vård. Lösningen är servicekoncept via förflyttat fokus. Exakt vilka uppgifter som ingår varierar utifrån behovet på olika vårdenheter. Det kan exempelvis vara arbete kring patienttransporter, måltider och material på vårdenheten. På Sjukhuset i Arvika ska ett pilotprojekt genomföras med fokus på vård och service. 72 Introduktion Landstingsfastigheter Landstingsfastigheters chef Annette Andersson lämnade en övergripande information om verksamheten. Landstingsfastigheter har 85 medarbetare som arbetar inom områdena tidiga skeden, teknisk förvaltning och drift. Det är hög ålder på många byggnader inom landstinget och det finns behov av rotrenovering.

5 LANDSTINGET I VÄRMLAND LK/ (6) Planeringen och redundansen för elkraften i Karlstad är bra. Alla noder ska kunna mötas från två håll. Reservkraften kommer att testas två-tre helger. Värmland var först med att använda partneringmodellen som alternativ till olika entreprenadformer, och för det får Landstinget i Värmland nu viss uppmärksamhet. Allt fler börjar använda samma modell. Annette Andersson presenterade lokalinvesteringsprocessen. Det totala investeringsutrymmet för 2015 är intecknat. Lokalinvesteringar tas inom ramen för direktörens återinvesteringsutrymme. Inom Landstingsfastigheter styr man processerna med hjälp av lokalförsörjningsprocessen Loket. Verksamheterna anmäler fel och förändringar via serviceportalen. Processen ska utvecklas ytterligare och kommuniceras på intranätet för att verksamheterna ska se i vilken fas deras ärenden är. Processen med verksamheterna kring investeringar ska också tydliggöras. 73 Information om helikopterbasen Landstingsfastigheters chef Annette Andersson informerade om avtalet som landstinget har med Karlstads airport för ambulanshelikoptern. Det pågår ett arbete med att se över möjligheten att placera helikoptern på Sandbäcken istället som långsiktig lösning. 74 Information om renoveringsbehov Landstingsfastigheters chef Annette Andersson informerade om vilka renoveringsbehov som finns i landstingets lokaler. Bland de ärenden som bör prioriteras ingår barnakutmottagningen. Det finns en lämplig lokal i hus 22 vid Centralsjukhuset. Huset behöver rotrenoveras vilket beräknas kosta cirka 100 miljoner kronor. Den nuvarande kirurgmottagningen ska flytta ut på grund av arbetsmiljöproblem med luften. Verksamheterna i huset har flyttat till olika lokaler i nuläget. En paviljong kommer att sättas upp till den administrativa personalen. Det finns behov att rotrenovera huset på längre sikt. Ett ärende kommer att skrivas fram. 75 Information om familjecentralen i Torsby Landstingsfastigheters chef Annette Andersson informerade om att det finns ett inriktningsbeslut om att inrätta familjecentraler i Värmland. Landstinget har ingen lämplig lokal i sina befintliga lokaler. Torsby kommun kan inte heller hitta någon lokal som är tillräckligt stor i centrala Torsby. Det finns emellertid en mindre lokal centralt som skulle kunna nyttjas för en begränsad familjecentral, vilket ses över. Det finns också en större lokal som kan anpassas och tas i drift för en fullskalig familjecentral 2016.

6 LANDSTINGET I VÄRMLAND LK/ (6) 76 Övriga frågor Årsplanering utskott 2015 Årsplaneringen för utskott 2015 godkändes. Inbjudningar Ordförande Eva Hallström informerade om inbjudan till Sustainable business Day 2015 den 3 mars. Det är nordens största arena inom hållbarhet och affärsutveckling. Information från seminarier Det fanns ingen information från seminarier vid dagens möte. Vid protokollet Susanne Jangentorp Justerat den / 2014 Eva Hallström Aina Wåhlund