Förvaltningsberättelse 2011 Information om verksamheten OP Assistans är en privat anordnare av personlig assistans. Företagets kunder är assistansberättigade som väljer att köpa sin assistans av företaget efter att de beviljats insatsen utifrån LSS eller Socialförsäkringslagen. OP Assistans vill genom sin verksamhet skapa goda förutsättningar för människor med funktionsnedsättning att leva självständiga liv. Det vill vi göra genom att dels erbjuda företagets kunder en personlig service och ett stort inflytande vad gäller assistansens utformning. Det innebär bland annat att våra kunder har ett stort inflytande över vem som anställs som personlig assistent, när assistenten ska jobba, vad assistenten ska göra och på vilket sätt en viss uppgift ska utföras. För att göra detta möjligt är personalens arbetsmiljö en prioriterad fråga inom OP Assistans. En anställd som trivs med sitt jobb gör en bra insats och stannar kvar länge och det tror vi att våra kunder vill att de ska göra. All verksamhet inom företaget vilar på en värdegrund bestående av Respekt, Kompetens och Helhetssyn. Verksamhet under räkenskapsåret I december hade företaget sammanlagt 59 kunder. 58% av dem var bosatta i Gävle, 20% i Ockelbo, 10% i Sandviken och resterande 12% i andra närliggande kommuner. Företaget har sitt huvudkontor i Ockelbo och en filial i Gävle. Under året förstärktes bemanningen på kontoren med i runda tal 2,0 tjänster. I januari höjde regeringen assistansersättningen med 6 kronor per faktiskt utförd assistanstimme. Antalet utförda assistanstimmar var i princip oförändrade i jämförelse med föregående verksamhetsår. Under året har företaget åtagit sig två mycket kortvariga assistansuppdrag där uppstarten innebar höga personalomkostnader. Dessutom avslutades ett av de största uppdragen som företaget haft under många år hastigt på grund av dödsfall. Mycket arbete har under året syftat till att anpassa verksamheten till de förändringar i lagstiftningen som trädde i kraft den 1 januari 2011. Lagändringarna innebär i korthet att alla assistansanordnare ska tillståndsprövas av Socialstyrelsen, att personal som ska arbeta med barn som har assistans skall prövas enligt belastningsregistret, att barnperspektivet stärks i LSS, vilket bland annat innebär att anordnaren ska lyssna till barnet och tillmäta dess åsikter betydelse utifrån ålder och mognad, samt att det blev förtydligat att anmälningsplikt enligt Lex Sara även gäller för assistans enligt Socialförsäkringsbalkens 51 kapitel.
Under första kvartalet ägnades mycket tid åt att sammanställa den tillståndsansökan som skulle lämnas till Socialstyrelsen senast den 1 april. I slutet av mars ankomststämplades företagets tillståndsansökan på Socialstyrelsens kontor i Stockholm. I skrivande stund (den 1 maj 2012) har Socialstyrelsen, som överhopats av arbete, fortfarande inte påbörjat handläggningen av vår tillståndsansökan. Det förstärkta barnperspektivet i LSS ställer som sagt nya krav på assistansanordnare som har i uppdrag att anordna assistans för minderåriga. Barnets bästa måste alltid beaktas och barnets personliga assistans måste utformas på så sätt att barnets utveckling och frigörelse främjas. För att undersöka detta närmare fick Intressegruppen för Assistansberättigade (IfA) medel från Allmänna Arvsfonden för att genomföra en ettårig förstudie om barn och personlig assistans. Projektet som kallades Lyssna! omfattade ett hundratal assistansberättigade barn och syftade till att undersöka barns rätt att styra sin personliga assistans. Från OP Assistans deltog VD och en verksamhetsansvarig i projektet vilket var väldigt givande och viktigt. Nu när Lyssna! projektet är slutfört så arrangerar OP Assistans egna utbildningar om Barn och personlig assistans för föräldrar och assistenter. Utbildningen kallar vi Att kunna upptäcka världen. I och med Lex Linnéa förtydligades hjälpmedelsansvaret i Förordningen om assistansersättning. Lagändringen som gäller från mitten av april 2011 innebär att det uttryckligen blev olagligt att använda assistansersättningen till kostnader för hjälpmedel som den assistansberättigade behöver. Detta oavsett om hjälpmedelet manövreras av den assistansberättigade själv eller av den personliga assistenten. Därmed blev det omöjligt för Landstinget Gävleborg att vältra över kostnader för den typen av hjälpmedel på assistansanordnare. Något som naturligtvis ökar OP Assistans möjligheter att satsa på god kvalitet i verksamheten för såväl kunder som anställda. I slutet av 2010 började företaget erbjuda kunder att schemalägga och tidrapportera i Aiai, ett webbaserat administrationssystem skräddarsytt för personlig assistans, som ägs och drivs av Kaustik AB. Målet var då att 75% av kunderna skulle använda sig av Aiai innan 2011 var slut. När december månad kom visade det sig att hela 80% av företagets kunder anslutit sig till Aiai och systemet hade visat sig ha stora fördelar för såväl kunder, assistenter som administrativ personal. I slutet av 2010 fattade företagsledningen beslut om att inleda ett omfattande utvecklingsarbete i företaget med syfte att skapa en balanserad och hållbar organisation med fokus på gemensamma mål och visioner, en tydlig och effektiv rollfördelning, fungerande relationer och samspel samt en tydlig värderingsgrund. Under 2011 köpte företaget nödvändigt genomförandestöd av Ottsjöakademin för att göra detta möjligt.
Under första kvartalet började en idé om ett aktivitetsprojekt spira inom företaget. Efter ett inspirerande studiebesök hos BRASS-projektet i Borås kommun drog OP Assistans KASamprojekt igång. Företaget avsatte en mindre administrativ resurs för att samordna aktiviteter för kunder som önskar göra saker tillsammans och prova på nya grejer. Förhoppningen är att projektet skall leda till minskad isolering för kunder med liten bekantskapskrets, höja känslan av tillhörighet bland kundernas personliga assistenter etc. Alltfler kunder ansluter till de KaSam-aktiviteter som arrangeras så hittills har projektet visat sig vara mycket uppskattat. Kompetenshöjande insatser Under våren fanns för företagets VD och Vice VD ingen tid till det viktiga arbetet med att hålla introduktionsutbildningar för personliga assistenter som påbörjades i slutet av 2009. Utbildningarna sköts fram till hösten men redan under sommaren konstaterades att det även då skulle bli ogörligt att hinna med. Därmed fattades ett snabbt beslut om att rekrytera en utbildningsansvarig och den 1 september tillsattes tjänsten. Utbildningsansvarig fick i uppdrag att utveckla och genomföra ett unikt utbildningskoncept för OP Assistans kunder och anställda. Hösten veks till utveckling med siktet inställt på att vara igång med flera av utbildningarna redan till våren 2012. Parallellt med detta har personliga assistenter på samma sätt som tidigare år erbjudits kundspecifika utbildningar samt utbildning inom arbetsmiljöområdet såsom första hjälpen, brandskydd och förflyttningsteknik enligt durewallmetoden. Det pågående mentorsprojektet som startades upp 2009 visade sig inte bli så lyckat som vi från början hade trott och önskat. Det handlar bland annat om svårigheter att motivera de anställda att delta på mentorsträffarna. Därför inledde projektledaren ett omfattande utvärderings- och utvecklingsarbete för att utreda om detär möjligt att komma tillrätta med problemet. I slutet av maj 2012 fattas beslut om huruvida projektet ska permanentas eller läggas ner och ersättas av något annat. OP Assistans och Ottsjöakademin, team och ledarutveckling AB, har fortsatt samarbetet kring utbildning och handledning av chefer och ledare. Under året deltog en verksamhetsansvarig i utbildningen Utveckling Grupp och Ledare (UGL), en verksamhetsansvarig i Chefens verktygslåda och några anställda i individuell chefshandledning. Ottsjöakademins utgångspunkt för handledning är att det krävs trygga och insiktsfulla ledare med god självkännedom och med en realistisk självbild. Att förstå mer om sig själv är avgörande för att utveckla sig själv och andra. Vi har också haft nöjet att fortsätta samarbetet med Karin Isbäck för handledning av företagets verksamhetsansvariga. De har haft 10 handledningstillfällen om 3 timmar vardera. Handledningen förs på systemteoretisk och nätverksorienterad grund i form av samtal, rollspel och utbildningsinslag i syfte att höja och behålla de verksamhetsansvarigas kompetens. Karin Isbäck är socionom med handledarbehörighet och över 20 års erfarenhet av handledning.
I samband med investeringen av chefsverktyget Hogia Personal utbildades ett par huvudadministratörer i programmets uppbyggnad varpå samtliga användare deltog i en dags utbildning för att lära känna det nya programmet. När dokumentationsprogrammet SecuraNova installerats deltog samtliga verksamhetsansvariga i en heldagsutbildning i programmets uppbyggnad och löpande journalföring. Under hösten höll företagets VD kontinuerliga informationsträffar med de verksamhetsansvariga kring innehållet i den tillståndsansökan som lämnats till Socialstyrelsen. Syftet var att förankra det till vissa delar nya materialet i organisationen och erbjuda verksamhetsansvariga möjligheter att ställa frågor och diskutera materialet. Investeringar I januari investerade företaget i Hogia Personal som ett komplement till Hogia Lön. Hogia Personal är ett heltäckande personalsystem, som ger en total överblick över de anställdas befattnings- och lönehistorik, kompetens med mera. Ett väl utvecklat behörighetssystem skulle ge de rätta verktygen för såväl löneassistent som verksamhetsansvarig och ledningsgrupp. I början av året utarbetades en ny mer funktionell och tidsenlig logotyp och grafisk profil med hjälp av Sandbacka grafiska i Sandviken. I april köptes SecuraNova in för strukturerad dokumentation av assistansuppdragen. Under sommaren utökades Ockelbokontoret med ett kontorsrum och ett par fungerande möteslokaler. För att säkra förvaring av dokumentation såsom kund- och personalakter, bokföringsunderlag och liknande köptes ett antal arkivskåp in under året. I det närmaste samtliga datorer på kontoren byttes ut eftersom de gamla inte längre höll måttet. Även skrivare och kopiator på kontoren byttes ut till nya effektivare multimaskiner. En ny telefonväxel köptes in. Dels för att bytet skulle innebära sänkta månadskostnaden för telefoni, dels för att den befintliga växeln inte längre motsvarade organisationen krav och förväntningar. Övergången till elektronisk tidrapportering, ökad kommunikation via e-post samt informationsöverföring via företagets hemsida medförde ett större behov av personaldatorer hemma hos kunderna. Därför köptes ett antal bärbara datorer med trådlösa bredband in. För att fira den nya loggan fick samtliga anställda en julklapp i form av en specialdesignad pikétröja i OP Assistans färger. I samband med julbordet delades det första rykande färska numret av företagets nya kund- och personaltidning ReKoH ut. Året avrundades med en efterlängtad flytt av Gävlekontoret till nya större och mer ändamålsenliga lokaler i gamla hotell Baltic i Gävle.
Övriga kund- och personalfrämjande insatser Under hösten påbörjades för andra året i rad ett Trainee-program med två projektledare på 50% vardera. Syftet med projektet var precis som föregående år att underlätta för företagets kunder att rekrytera nya assistenter samt att stärka de personliga assistenternas yrkesidentitet på arbetsmarknaden. Projektet drivs i samarbete med Arbetsförmedlingen och utbildningsföretaget MiRoi som Arbetsförmedlingen köper den teoretiska utbildningen av. Målet är att vi till våren 2012 ska ha 6-10 personer som är väl rustade med de grundläggande kunskaper som krävs för att jobba som personliga assistenter inom OP Assistans organisation. Årets kundträff hölls i strålande solsken och kunglig glans den 20 maj. Omkring 120 personer samlades i Åmotsparken, vid å-mötet där Kölsjöån och Bresiljeån flyter samman. Där erbjöds prova-på-aktiviteter såsom kela med draghundar, måla på stenar, rullstolsdans och pilbågsskytte. Dagens höjdpunkt bestod i ett oförglömligt besök av Kronprinsessparet som trots pressat tidsschema tog sig tid att hälsa på samtliga besökare. Som en symbol för att vi alla är olika och att var och en kan växa och utvecklas med rätt förutsättningar och vi blir ännu vackrare tillsammans överlämnade kunderna en varsin blomma av olika sort som slutligen bildade en vacker sommarbukett till Kronprinsessparet. Efter besöket bjöds på klassisk parkmeny och underhållning av en trollkarl. Årets personalträff gick av stapeln på Alborgens äventyrshus utanför Gävle. Vi delades in i lag och lekte fångarna på fortet, svarade på fader Fouras kluriga frågor och åt gott tillsammans. Samtliga kunder och anställda bjöds som vanligt på julbord på Scandic Hotel Väst i Gävle.