Kommunikationsplan Nätverket för strategisk folkhälsoarbete i Gävleborg (NSFG) 2014-01-10 1
Innehållsförteckning 1 Inledning 3 1.1 Grundläggande begrepp.. 3 1.2 Bakgrund. 3 1.3 Nulägesbeskrivning 3 2 Syfte, strategi, mål och uppföljning 4 2.1 Syfte. 4 2.2 Strategi. 4 2.3 Mål. 4 3 Övergripande budskap 5 4 Målgrupper. 5 5 Kanaler och medieval.. 5 6 Uppföljning. 6 7 Handlingsplan... 6 8 Handlingsplansmatris. 7 2
1 Inledning En väl fungerande kommunikationsplan är en förutsättning för att skapa kunskap om, förståelse för och delaktighet i de beslut som fattas i Nätverket för strategiskt folkhälsoarbete i Gävleborg (NSFG). För att nå målen i det regionala folkhälsoarbetet behöver aktuell information, kunskap, material, inbjudningar med mera förmedlas korrekt. Därför behövs även en konkret handlingsplan som beskriver vilka kommunikationsinsatser som krävs för att styra NSFG:s arbete i Gävleborgs län mot prioriterade folkhälsoområden. 1.1 Grundläggande begrepp Med kommunikation menar vi processen av budskap som bygger på interaktivitet bland de som deltar och som ska påverka attityder och/eller förhållningssätt. Information är de strategiska budskapen som ska leda till ökad kunskap och relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat. 1.2 Bakgrund Initiativet till Gemensamma utgångspunkter (GU) Folkhälsa 2012 togs av fullmäktige i Region Gävleborg våren 2009. Utgångspunkten var den Regionala utvecklingsstrategin (RUP) där det ingick att ta fram en strategi för ett förstärkt folkhälsoarbete i länet. När GU Folkhälsa antagits av samtliga parter i länet vidtog det strategiska arbetet med att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen i länet. Förutsättningarna för en god hälsa på lika villkor utgår nationellt från- och beskrivs i elva prioriterade målområden för folkhälsa vilka kan sammanfattas i tre kategorier; livsvillkor, livsmiljö och levnadsvanor. De tre första nationella folkhälsomålen (1. Delaktighet och inflytande i samhället 2. Ekonomiska och sociala förutsättningar 3. Barn och ungas uppväxtvillkor) har av NSFG prioriterats i folkhälsoarbetet i Gävleborgs län. De flesta verksamheter som bedrivs inom kommuner, landsting och länsstyrelser kan medverka till att hälsoläget i länet förbättras. Det är därför nödvändigt att integrera folkhälsoperspektivet i samtliga verksamheter och även med andra aktörer. I denna breddning av det strategiska folkhälsoarbetet är olika kommunikationsinsatser viktiga. 1.4 Nulägesbeskrivning Kunskaper om variationer i hälsa betingade av social position, kön, funktionsnedsättning, utländsk bakgrund, sexuell läggning samt skede i livsförloppet är otillräckliga i länet. Ett viktigt uppdrag är att klargöra regionala förhållanden kring ohälsans orsakssamband för att på ett bättre sätt ta hänsyn till dessa faktorer inför planering, genomförande och uppföljning. En av grunderna i NSFG:s folkhälsoarbete är att informera och kommunicera med viktiga målgrupper. Informationen skall bygga på mottagarnas behov och ska följa riktlinjerna i Region Gävleborgs kommunikationspolicy (2011). 3
2 Syfte, strategi och mål 2.1 Syfte Det övergripande syftet med kommunikationsplanen är att utifrån NSFG:s beslutade och prioriterade folkhälsomål kommunicera utvecklingsarbetet. Det övergripande målet nås genom att kommunikationen ska: 1. Stödja arbetet med att uppnå länet folkhälsostrategiska mål samt förklara samhällsoch individvärdet av att dessa uppnås. 2. Framhålla och visa upp det regionala folkhälsoarbetet som bedrivs inom NSFG som ett professionellt arbetande och kompetent nätverk. 3. Skapa förtroende för NSFG:s arbete genom de resultat som nås vilka gör nätverket till en naturlig samarbetspartner. Alla informations- och kommunikationsaktiviteter som sekretariatet genomför ska stödja något av ovanstående syften. I övrigt är syftet med kommunikationsplanen att genom god planering samordna samtliga kommunikativa insatser för bästa möjliga effekt i det regionala folkhälsoarbetet. Målsättningar, aktiviteter och arbetsresultat skall kommuniceras ut till målgrupper och intressenter. Kommunikationen ska vara värdeskapande för länet. 2.2 Strategi Den övergripande strategin för kommunikation handlar om att bättre utnyttja de resurser vi förfogar över och att på så sätt nå ut med budskapet till målgrupperna på ett effektivt sätt. Detta sker genom att rätt personer får rätt information, på rätt sätt och i rätt tid, det vill säga att informationen är relevant, transparent och aktuell. 2.3 Mål Att så många berörda personer som möjligt ska känna till det utvecklingsarbete som pågår inom NSFG:s arbetsområden för att få ett så stort antal intresserade som möjligt. Att ge förtroendevalda inom NSFG optimala förutsättningar att kunna styra, driva och påverka folkhälsoarbetet i önskvärd riktning. Att utveckla mottagandet lokalt i länets kommuner via nyckelpersoner som ges förutsättningar att implementera strategiska beslut i ordinarie verksamheter. 3 Övergripande budskap Det övergripande budskapet i NSFG:s arbete ska fokusera på de tre första nationella folkhälsomålen vilka är: 1. Delaktighet och inflytande i samhället. 2. Ekonomiska och sociala förutsättningar. 3. Barn och ungas uppväxtvillkor. 4
4 Målgrupper/aktörer De målgrupper som är viktiga för att uppnå ett bra resultat på lång sikt i NSFG:s arbete är i första hand länets kommuner, Landstinget i Gävleborg, Länsstyrelsen Gävleborg och Region Gävleborg. Det gäller såväl politiker som tjänstemän särskilt inom följande områden; socialtjänst, arbetsmarknad, tillväxt och utbildning. Som särskilt viktiga mottagarna ses folkhälsostrateger, drogsamordnare, ungdomsstrateger och jämställdhetsstrateger på regional och lokal nivå. Andra betydelsefulla målgrupper är myndigheter som till exempel Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket och Polismyndigheten. 5 Kanaler och medieval NSFG ledamöter, sekretariatet och övriga berörda verkar i många olika nätverk. Dessa kanaler ska användas dels för att sprida information och kunskap och dels för att nå de tre prioriterade nationella folkhälsomålen vilket innebär att de beslutade frågorna implementeras i respektive kommuns och organisations ordinarie verksamhet. På så sätt blir samtliga politiska ledamöter och sekretariatet bärare av folkhälsoarbetet både på regional och lokal nivå. Ansvaret vilar därmed på samtliga medlemmar i respektive grupp. Region Gävleborgs hemsida Webbplatsen är den gemensamma kanalen och samlingspunkten för all information som ska kommuniceras. Besökaren kunna hitta och ta del av NSFG:s arbete. Här finns information om aktuella aktiviteter, länk till ett nyhetsblad, protokoll från NSFG möten, dokumentation från utbildningar och konferenser, information om organiseringen av det regionala folkhälsoarbetet samt kontaktuppgifter till sekretariatet och presidiet. Ett kalendarium som innehåller kommande aktiviteter och nyheter ska finnas här. Även rapporter, konferenser, planerade möten och pressaktiviteter finns tillgängliga. Sekretariatet ansvarar gemensamt för att informationen är relevant, transparent och aktuell. Uppföljningsansvaret av hemsidan vilar på sekretariatet. Konferenser och seminarier Konferenser, seminarier, mässor och utställningar kan vara ett effektivt sätt att nå olika målgrupper och visa upp NSFG:s arbete. Sekretariatet ska ta alla möjligheter att informera och marknadsföra folkhälsoarbetet i Gävleborg. Utvärderingar bör ske i samband med konferenser och seminarier. Möten och informationsinsatser Möten i NSFG och sekretariatet fyller en viktig funktion för utbyte och spridning av intern information. Sekretariatet möts cirka en gång per vecka medan NSFG sammanträder fyra till fem gånger per år. Sekretariatet ansvarar för att kallelser och minnesanteckningar skrivs och distribueras samt att förslag på dagordning tas fram. Vid möten och informationsinsatser följs insatserna upp utifrån kommunikationsplanen. Samverkande grupper inom och mellan länets kommuner, Landstinget Gävleborg, Länsstyrelsen Gävleborg och Region Gävleborg är också en viktig pusselbit för att resultatet ska bli bra. 5
Massmedia Vid strategiskt viktiga tidpunkter kommer media att kontaktas för att på så sätt sprida information och kunskap om det arbete som genomförs. För kommunikation med massmedia i frågor som rör länet som helhet har sekretariatet det yttersta ansvaret för när, var, vad och hur detta sker. Uppföljning av insatserna redovisas till NSFG. Respektive kommun i länet ansvarar när spridning av kommungemensamma aktiviteter ska ske lokalt. Nyhetsbrev Ett nyhetsbrev ska produceras och en mall för denna finns på Region Gävleborg där nyhetsbrevet publiceras via hemsidan. Nyhetsbrevet ska publiceras minst 3 gånger per år. 6 Uppföljning Uppföljning av kommunikationsplanen sker en gång per år inför nästkommande årsplanering. Sekretariatet ansvarar för uppföljningen. 7 Handlingsplan Den årliga aktivitetsplanen för kommunikation innehåller planerade aktiviteter, tidsplan, målgrupp, ansvarig och uppföljning (se sidan 7). 6
Handlingsplansmatris: Kommunikation Mål Målgrupper Budskap Aktiviteter Tidplan Ansvar Uppföljning 7