Kommunikationsplan 13/14 Chalmers Studentkår är dess medlemmar. I enlighet med Chalmers Studentkårs verksamhetsidé innefattar Chalmers Studentkårs kärnverksamhet med utbildningsfrågor, sociala frågor och arbetsmarknadsfrågor för medlemmarna. Chalmers Studentkår är en demokratisk organisation som värnar om grundläggande rättigheter och ser rätten till högre utbildning som självklar. Inledning Kommunikationsplanen använder sig av Chalmers Studentkårs vision, uppdrag och kommunikationsstrategi för att beskriva organisationens övergripande mål för kommunikationen verksamhetsåret 2013/2014. Kårstyrelsen skall ha möjlighet att konkretisera och verkställa kommunikationsplanen inom de ramar och prioriteringar som denna kommunikationsplan och Chalmers Studentkårs budget för 2013/2014 fastställer. Kommunikationsplanen tar främst upp områden Chalmers Studentkår aktivt skall agera inom. De områden Chalmers Studentkår bevakar och reagerar inom ingår i arbetsbeskrivningen för respektive enhet. Det är viktigt att Chalmers Studentkår vid verkställandet av kommunikationsplanen tar stor hjälp av hela organisationen, t.ex. kommittéer, utskott och arbetsgrupper. Det är också mycket viktigt vid konkretiseringen att hänsyn tas till att arbetet bör utföras i grupp istället för individuellt. Att ta i beaktande hur den fast anställda personalen kan inkluderas i arbetet ses som självklart. Det är kårstyrelsen som ansvarar för kommunikationsplanen i sin helhet även om enskilda punkter kan läggas på enskilda medlemmar i kårledningen eller kommunikationsavdelningen. Ansvarig för arbetet med en specifik punkt svarar inför kårstyrelsen. Uppföljningen av kommunikationsplanen bör ske genom rapportering i särskild rapport till åtminstone ett fullmäktigemöte per läsperiod. Upplägg Kommunikationsplanen är uppdelad i tre olika delar: Kommunikationspunkter, Att kommunicera och Följ upp. Under rubriken Kommunikationspunkter finns kommunikationsprojekt uppdelade efter vilket kommunikationsuppdrag projekten ska bidra till att uppfylla. Punkterna innefattar projekt av strategisk vikt vilka är utformade för att lyfta delar av kårens kommunikation där det finns brister eller utvecklingspotential. Under rubriken Att kommunicera återfinns projekt som syftar till att operativt utföra ett arbete där det är tydligt definierat vad som ska göras. Att kommunicera punkter består dels av punkter från tidigare verksamhetsår som ska förankras eller implementeras och dels är det punkter som innebär ett annat arbetsupplägg än en verksamhetsplanspunkt. Under rubriken Följ upp återfinns sådana punkter där arbetet i projektet i huvudsak är genomfört, men där exempelvis det ska skapas rutiner för löpande arbete eller att beslut ska verkställas hos annan part än kåren. Det kan även röra punkter som tidigare har varit kommunikationspunkter och övergått till löpande arbete, men förtydligas för att inte tappas bort inom organisationen innan rutinerna är stabiliserade. 1 av 5
Kommunikationsplanspunkter 1. Att få studentkåren att kännas ödmjuk och tillgänglig för alla chalmerister a) Utvärdera och effektivisera kårens kommunikationskanaler Idag har kåren många olika kanaler för att nå ut till både medlemmar och andra intressenter. Det är viktigt att hushålla med sina kanaler för att hålla hög kvalitet på kommunikationen. Det bör därför göras en utvärdering av de kommunikationskanaler som finns för att dessa ska användas så effektivt som möjligt samt i utvärderingen ta hänsyn till att det kan behövas andra kommunikationskanaler och att vissa kan behöva avvecklas. Målet är att jobba med effektiva och relevanta kanaler. b) Ta fram och implementera riktlinjer för kommunikation för fullmäktige Fullmäktige är kårens högst beslutande organ och bestämmer kårens strategiska utveckling. Det är viktigt att medlemmarna känner till vad fullmäktige gör både för att kunna påverka men också för att kunna vara medvetna väljare i fullmäktigevalet. Genom att fullmäktiges arbete och de beslut som tas kommuniceras på ett lättillgängligt sätt ökar medlemmarnas förståelse och kunskap. Detta leder till att fullmäktige marknadsförs mer än enbart under valperioden vilket ökar medlemmarnas förståelse för kårens organisation samt hur denna går att påverka. c) Ta fram och implementera riktlinjer för kommunikation på engelska En stor del av kårens medlemmar, ca 10-15%, är internationella studenter som studerar på Chalmers genom utbyte eller masterprogram. Då en stor del av kårens kommunikation är på svenska är det svårt att ge internationella studenter samma möjligheter till att ta del av kårens verksamhet. Det bör därför utredas vad som skall kommuniceras på engelska. Det bör finnas riktlinjer för hur och vad kåren kommunicerar på engelska som gäller för hela kårens verksamhet. d) Hitta metoder för att samla in och ta tillvara på medlemmarnas idéer Kåren har många kommunikationskanaler för att hålla sina medlemmar informerade. Det finns dock inte lika många metoder för att samla in medlemmarnas tankar och idéer. Det bör därför undersökas hur medlemmarnas åsikter kan samlas in och hur dessa ska tas tillvara på. Målet är att få medlemmarna delaktiga i den dagliga utvecklingen av kårens verksamhet som ett komplement till strategisk påverkan genom fullmäktige. 2. Att ge den enskilde medlemmen tillgång till tillräckligt med information om studentkåren för att kunna ta ställning till och motivera sitt medlemskap 3. Att lyfta fram det rika utbud av aktiviteter som studentkåren erbjuder 2 av 5
4. Att lyfta fram resultaten av studentkårens påverkansarbete inom högskolan e) Ta fram metoder för att kommunicera kårens påverkansarbete Enligt medlemsundersökningen 2012 ansåg medlemmarna att kårens viktigaste arbete är att driva medlemmarnas åsikter mot högskolan. Det finns idag ingen tillräckligt välfungerande metod för att påvisa det dagliga arbetet i påverkan mot högskolan, det är främst då faktiska resultat uppnås som kårens arbete synliggörs för medlemmarna. Genom att ta fram metoder för att kontinuerligt rapportera kårens arbete med att uttrycka medlemmarnas åsikter emot högskolan blir kårens påverkansarbete mer transparent och mer tillgängligt för medlemmarna. 5. Att få alla som engagerar sig i Chalmers Studentkår att känna sig värdefulla 6. Att studentkårens opinionsbildande arbete känns relevant och angeläget f) Ta fram koncept för att kommunicera och diskutera aktuella frågor Kåren har idag många medlemmar som engagerar sig och därigenom har stor kunskap om kåren och vad kåren arbetar med. Det finns dock ännu fler medlemmar som inte har den nära kontakten till kåren och därför inte har tillräcklig kunskap för att motivera sitt medlemskap. Genom att ta fram ett fungerande koncept för hur aktuella frågor kan kommuniceras och diskuteras med medlemmar är målet att visa på de möjligheter som den enskilda medlemmen har att påverka sin studietid. Konceptet bör innefatta personlig kontakt och möjlighet för medlemmar som inte känner till kåren att få mer kunskap. 7. Att lyfta fram den medlemsnytta studentkårens företagsgrupp skapar g) Ta fram och implementera metoder för att lyfta fram medlemsnytta företagsgruppen skapar En del av de uppdrag som kåren är ålagda av fullmäktige uppfylls helt eller delvis genom den företagsgrupp som kåren äger. Det är därför av viktigt att denna medlemsnytta kommuniceras till medlemmarna och att det blir tydligt för medlemmarna att kåren är huvudman för företagens verksamhet. Företagsgruppen arbetar med såväl studentvärdesmodeller och studentrabatter, resultatet av vilka bör kommuniceras till medlemmarna. Det bör hittas ett intuitivt sätt att kontinuerligt visa på hur kåren och företagsgruppen är sammankopplade. 3 av 5
Att kommunicera 1) Genomför turné där kårledningen möter nya studenter Att kårledningen besöker nya studenter under till exempel föreläsningarna är ett koncept som tidigare använts för att introducera kåren. Genom besök från kårledningen får nya studenter personlig kontakt med kåren och en möjlighet att ställa frågor. Målet är att alla nya studenter skall veta vart de kan vända sig samt känna sig välkomna att engagera sig i kåren. 2) Ta fram en engelsk ordlista för kårens kommunikation I dagsläget har kåren svårt att kommunicera med internationella medlemmar på ett konsekvent och tydligt sätt då ord översätts på olika sätt. För att kunna ha en konsekvent kommunikation krävs en ordlista som används av hela organisationen och som också tas fram i samarbete med högskolan. Målet är att med hjälp av ordlistan kunna skapa tydligare tryckmaterial och information till kårens engelskatalande medlemmar. 3) Ta fram grundläggande tryckmaterial på engelska I dagsläget saknas grundläggande tryckmaterial på engelska vilket medför att internationella studenter får bristfällig information. Grundläggande tryckmaterial på engelska behöver därför tas fram för distribution till internationella studenter när de kommer till Chalmers. Materialet bör skrivas med internationella studenter som målgrupp och alltså inte bestå av översatt information till svenska studenter. 4) Säkerställ att relevanta dokument finns tillgängliga via kårens hemsida För att kåren skall vara en transparent och tillgänglig organisation skall relevanta dokument finnas tillgängliga via kårhemsidan. Efter introduktionen av ny kårhemsida behöver det göras en översyn av vilka dokument som ska finnas tillgängliga samt riktlinjer för vem som uppdaterar dokumentarkivet. Målet är att alla relevanta dokument finns tillgängliga via kårhemsidan. 5) Samla information till aktiva i kåren på hemsidan Aktiva i kåren behöver djupare information än medlemmar i allmänhet om till exempel hur det går till att boka bilar, lokaler, söka tillstånd med mera. För att underlätta för aktiva bör en flik på hemsidan med information till aktiva introduceras. Detta ska bidra till att aktiva snabbare och lättare hittar relevant information och att det underlättar för kårledning och stab i dagliga verksamheten samt vid distribution av ny information. 6) Uppmärksamma teknologutbildningarnas krav på förbättring av studiemedelssystemet Chalmers Studentkår behöver höras och synas mer i studiemedelsfrågan. Det finns idag flera olika aktörer som uttrycker krav på förbättrade ekonomiska villkor för studenter. Kåren skall genom att knyta kontakter och skapa medial uppmärksamhet tydliggöra sin ståndpunkt och sina krav på förändringar av studiemedelssystemet. Målet är att teknologer skall få bättre ekonomiska villkor. 4 av 5
7) Visualisera medlemsavgiften för att kommunicera hur medlemsavgiften används Nivån på kårens medlemsavgift har diskuterats i många år. Samtidigt så har kåren svårt att kommunicera den medlemsnytta som skapas. Syftet är därför att genom att tydligt motivera vad medlemsavgiften går till genom visualisera detta kan medlemmarnas intresse kåren öka samtidigt som medvetenheten om var avgiften bekostar kan ökas. Arbetet ger också en första grund till att se hur kåren kan motivera den medlemsavgift som idag tas ut av medlemmar. Följ upp i) Följ upp arbetet med skyltning i kårhuset En arbetsgrupp har under verksamhetsåret 12/13 arbetet med att förbättra skyltningen i kårhuset. Arbetet har som målsättning att göra det lättare för medlemmar, och besökare, att hitta i kårens lokaler samt ge uttryck för chalmersandan. Det bör följas upp att arbetet slutförs under verksamhetsåret 13/14. ii) Följ upp Fråga Kåren Live Pubrunda samt turné på teknologsektionerna Konceptet Fråga Kåren Live har utvecklats och den ökade kommunikationen på campus har blivit mycket uppskattat de senaste åren. Konceptet med Fråga Kåren Live under pubrundan samt som turné på teknologsektionerna skall fortsätta användas och arbetet skall följas upp. 5 av 5