Examinationsuppgift Bifogat finns en fallbeskrivning som utgör utgångspunkten för examinationsuppgiften. Materialet du ska utgå från är ett utdrag från delar av ett möte som utspelar sig i en projektgrupp på ett IT-företag. 1. Din uppgift är att analysera gruppen som beskrivs i fallet utifrån grupp- och ledarskapsperspektiv. Det gör du genom att använda dig av och redogöra för de teorier och forskningsfynd som du finner relevanta för att beskriva och förstå gruppen och deras situation. De teorier och forskningsfynd som du lyfter fram ska du också använda dig av för att analysera fallet. Uppgiften består alltså av såväl teoretisk redogörelse som en tillämpning på fallet där grupp- och ledarskapsperspektiv ska ingå. Utgå från kurslitteraturen och föreläsningsanteckningar. Du kan givetvis även använda ytterligare litteratur om du så önskar. Med utgångspunkt i de analyser som du gjort bör du föreslå åtgärder som skulle kunna vidtas för att åstadkomma förutsättningar för förändringar i projektgruppen. Dessa förslag till åtgärder ska bygga på och motiveras utifrån litteraturen/föreläsningsanteckningar. Om det skulle vara så att du anser att det saknas information i fallet är det möjligt att göra ytterligare antaganden om eller beskrivningar av gruppens situation om det skulle hjälpa dig. Se ändå till att de eventuella ytterligare antaganden du gör redovisas i den text du lämnar in. Din redogörelse av uppgiften ska kunna rymmas på 2 sidor, enkelt radavstånd. Ditt namn och personnummer ska också finnas med och samtliga inlämnade sidor ska vara numrerade och på varje sida ska även ditt namn stå. Döp filen enligt följande: IT2009_dittnamn.pdf (för pdf-fil) eller IT2009_dittnamn.doc (för MS Word-fil) Inga andra filformat accepteras. Ditt svar på examinationsuppgiften ska skickas in till adressen tomju46.liu@analys.urkund.se och tomas.jungert@liu.se senast kl. 00.00 den 16/10-2009 (en dag extra mot tidigare information). När du har skickat in din text får du efter ett litet tag ett automatiskt svar från Urkund som bekräftelse på att det du skickade in har kommit fram (beroende på belastning kan detta ta en stund). Har du frågor om Urkund finns mer information på adressen www.urkund.se Bedömningskriterier För att få 3:a på uppgiften krävs följande grundkrav: - analys av minst tre utvalda begrepp samt en ledarskapsteori (ex. på begrepp: normer, mål, kommunikation ) - relevanta val av teorier/perspektiv för varje utvalt begrepp - ett kritiskt förhållningssätt - förmåga att tillämpa teori i analysen av fallet (det går bra att referera till föreläsningsanteckningar) - tydlighet i struktur och språk
För att få 4:a på uppgiften krävs utöver de grundkraven: - analys av fler än tre utvalda begrepp - referenser till kursböcker, dvs ange referenser i texten samt skriv en komplett referenslista avslutningsvis i arbetet. - föreslå väl underbyggda åtgärder som skulle kunna vidtas för att åstadkomma förutsättningar för förändringar i projektgruppen För att få 5:a på uppgiften krävs utöver de ovanstående kraven: - ett väl reflekterande resonemang - referenser till flera böcker/teorier i texten samt en referenslista med alla litteraturkällor - Finess och kreativitet Lycka till!
Fallbeskrivning IT-företaget där denna projektgrupp arbetar består av ett antal olika projektgrupper. Ledningen för företaget vill förbättra och utveckla företaget och samordna de olika gruppernas arbeten. Förändringsprocessen består främst av att skapa en ny styrgrupp som ska vara ledningen behjälplig bl.a. genom att delge information om varje projektgrupp och få överblick över vad som sker i varje projektgrupp. Antalet personer i styrgruppen kommer av effektivitetsskäl att vara ganska liten. Intentionen är att styrgruppen ska vara sammansatt av personer som ser till ett helhetsperspektiv för företaget och inte till egna särintressen. Därför har företaget beslutat att styrgruppen ska tas fram genom en demokratisk process där en representant från varje avdelning får delta i valberedningen. Valberedningens uppgift är sedan att ge ett förslag på vilka personer som ska ingå i styrgruppen. I projektgruppen arbetar följande personer: Amanda 45 år, civilekonom Bea 63 år ekonomiassistent Cecilia 39 år löneadministratör, Daniel 24 år civilekonom, Elias 53 år gymnasieekonom, Frida 28 år, civilekonom, Greta 59 år, sekreterare, Inga 58 år gymnasieekonom, Jörgen 42 år, löneadministratör Kajsa 52 år, civilekonom Vi får ta del av ett utdrag ur ett möte som äger rum på avdelningen. Jaha, vi kanske ska börja mötet nu. Vi är ju nästan full styrka, bara Jörgen fattas och jag tvivlar på att han kommer att dyka upp här idag. Ni kanske har hört att vi ska välja någon som representant från vår avdelning till valberedningen. Är det någon som har ett förslag? (tystnad) Cecilia: Näe, men det är väl bättre om du utser någon? Du känner ju alla och vet vem som har tid och så Jag tänkte att vi kunde diskutera frågan gemensamt och komma fram till ett beslut som alla kan ställa sig bakom om vem vi vill ska representera oss. Finns det någon som känner för att ta på sig det uppdraget? Det kanske är någon frivillig borde vi inte först veta vilka som vill och kan?
Jörgen: Jag tycker inte att jag har tid med det, men mitt förslag är Kajsa, vill inte du göra det? Kajsa: Nej, jag tror inte att jag är rätt person, men jag tycker att någon som har varit länge i den här organisationen ska göra det, som Elias till exempel Jag skulle annars kunna tänka mig att ta på mig uppdraget. Det skulle ju kunna ge mig lite möjlighet att få mer inblick i hela organisationen än vad jag har idag. Men det är nog mer lämpligt att jag åtar mig det. Du är ju så ung och ny här. Jag är säker på att de andra avdelningarna kommer att utse representanter som har lång erfarenhet av organisationen och som är väl ansedda. Jag tror att du kommer att få svårigheter att hävda dig i det sammanhanget. Så för din egen skull är det nog bättre om vi tar någon mer erfaren person. Ja, och så är det förstås bättre för vår avdelning om vi representeras av någon som verkligen kan den här organisationen och som har lite anseende och inflytande även utanför den här avdelningen. Men vadå? Du Elias tänker ju mest på dig själv och jag tvivlar faktiskt på att du kommer att föra vår avdelnings talan. Du vill ju bara fäktas med dom andra tupparna. Jag tycker att vi ska låta Daniel ta på sig uppdraget. Det är nog dags för lite nytänkande här och det är väl bra om även vi yngre ges möjlighet att skaffa oss en position i organisationen. Jaha, då har vi alltså två förslag Daniel och Elias. Finns det något mer förslag eller kan vi rösta om vem vi ska utse? Inte kan vi rösta redan. Först måste vi diskutera igenom vad uppdraget innebär och vad vi förväntar oss av den som ska representera oss. Det här är ju ett viktigt uppdrag. Det får inte bli som förra gången när vi skulle utse en representant till en annan valberedning. Då var det ju Karl och han var ju bara intresserad av att skaffa sig ett eget anseende och mer eller mindre sålde ut oss och våra synpunkter bara för att göra egen vinning. Den som ska representera oss måste ju känna tydlighet i uppdraget och stöd från oss andra. Jag ser till hela avdelningens bästa och då tycker jag att jag är den mest lämpliga personen att representera oss. Jag har lång erfarenhet, jag vet hur det brukar vara och jag vet vad som är bäst för vår framtid!!! Det kanske är just därför som inte du ska vara representant. Du tänker ju bara på hur det var förr och tycks vilja att det ska vara så idag också. Vi behöver någon som kan komma med lite nytänkande och ge möjligheter för att skapa nya förutsättningar för framtiden. Inte någon bakåtsträvande tänkare. (Elias sitter och hånler åt det Frida säger) Kajsa: Inga: Elias känner ju oss och vet hur vi brukar vilja ha det. Jag röstar för Elias. Jag tycker också det låter bäst.
Jag tar tillbaka mitt erbjudande. Jag känner inte att jag kan representera gruppen. Jaha, då har vi alltså bara ett förslag kvar Elias. Då föreslår jag att vi utser Elias till representant i valberedningen. För det till minnesanteckningarna Greta. Vi kan ju hoppas att det finns några kloka människor i valberedningen som vågar lyfta fram några yngre förmågor till att vara med i styrgruppen. Men vadå valberedningen ska väl vara samma som styrgruppen. Det är ju vi som ska bli styrgrupp. (lite senare) Kajsa: Elis: Ja då går vi över till nästa fråga. Det har trillat in på min mail att vi ska göra en översyn över vilka arbetsrum samt att vi göra en översikt om vi kan anställa en ny ekonom till avdelningen. Vi är lite trångbodda redan som det är, men med en ny ekonom kommer vi verkligen att behöva göra något åt det. Ledningsgruppen vill att vi ser över om inte några kan dela rum och om inte någon kan ta ett mindre rum som blivit ledigt. Bea och Frida har tittat på detta och har ett förslag. Ja, vi har inget förslag än, jag vet inte riktigt hur jag ska göra det och Frida och har inte haft tid än, men om vi hjälps åt kanske vi kan göra det. Men vadå, vad är det vi ska göra? Att se till att vissa delar rum och andra flyttar är väl inte vår uppgift? Det borde väl rimligtvis vara någon på personalavdelningen som ska ta hand om det? Jag har dessutom fullt upp med budgetuppföljningen av den gamla B-enheten som går med så stort underskott. Det tar all min tid de närmaste veckorna och jag måste till och med jobba övertid nästan varje dag redan som det är.. Men nu är det så att det ska göras. Det handlar också om en kostnadskalkylering av den nyanställde mm. Jag skickade ut ett mejl till er att ni skulle titta på detta och nu har jag utsett er, så då får ni två ta den uppgiften. Budgetuppföljningen är det nog mer lämpligt att Kajsa tar över som är mer erfaren av att lösa ekonomiska dilemman på våra problemenheter. Jag tycker nog att det är dags att jag får fler relevanta arbetsuppgifter, som till exempel budgetuppföljningen på B-enheten, men knappast att titta över rumsfrågor. Men jag har stor erfarenhet av enhet B och det går nog fortare om jag gör den. Jag tycker inte vi ska ifrågasätta vad Amanda redan har beslutat; hon är ju ändå vår avdelningschef, eller hur? Ja, det stämmer Mummel från delar av gruppen. (en stund senare)
Då övergår vi till frågan om informationsspridning på avdelningen. Vi har ju under en längre tid nog alla tyckt att det varit svårt att få ut information till varandra om vad som pågår i olika arbetsprojekt, information om när möte ska hållas och vad som diskuterats i olika sammanhang. Vi kan ju inte alla vara med på allt men jag skulle dock gärna vilja se en bättre uppslutning på de avdelningsmöten vi ändå har. Men vi arbetar ju i många olika konstellationer inom avdelningen och det vore bra om vi tillsammans kunde hitta ett sätt att sprida informationen mellan oss. Jag lämnar frågan öppen för synpunkter och reflektioner. (Elias skruvar på sig, gäspar tydligt och frågar Bea lite vid sidan om ifall det inte är dags för fika nu.) Jag skulle gärna se att vi använder oss mer av möjligheten att bygga ut våra hemsidor. I dag sätts information upp lite här och var, på anslagstavlan, vid kaffeautomaten och en del kommer via e-posten. Vi skulle kanske kunna sätta samman en arbetsgrupp som tar fram ett förslag hur vi ska jobba med informationshantering och informationsspridning. Ja jag tycker det ser så skräpigt ut med alla papper som hänger lite överallt. Det vore bättre om vi satte upp en stor anslagstavla i korridoren där all information sattes upp. Men det är väl ändå lite gammaldags att sätta upp allt på en anslagstavla. Den lär ju snart bli överfull med papper som ingen tittar på i alla fall. Jag håller med Frida om att vi ska använda oss av de möjligheter IT-tekniken ger oss. Men det är ju så krångligt att behöva gå in på datorn och skriva ut all information. Det blir ju slöseri med papper också. Tänk så mycket som kommer att skrivas ut av var och en. Det är ju bättre att man sätter upp informationen på tavlan så kan man läsa där när man ändå går förbi. Men det är inte meningen att allt ska skrivas ut, det är bara den information som man måste ha i pappersform som skrivs ut, den andra kan man väl för gud skull spara som pdf-dokument på datorn. Det där är allt för krångligt, hur ska man veta vad man ska spara och vad man ska skriva ut? Alla kommer säkert att hålla på och skriva ut en massa om man inte sätter upp det på en anslagstavla som alla får titta på. Jag går förresten och hämtar fikat till oss nu. Äntligen, jag har varit kaffesugen länge nu. Jag håller med Frida, det går att läsa direkt på skärmen och bara skriva ut det som man absolut tycker att man vill ha i pappersform och jag tror inte att det blir så mycket. Inte skriver väl alla ut alla mejl som skickas, man läser det och skriver bara ut speciella mejl.
Daniel verkar ju entusiastisk över det här. Du kan väl ta på dig att ställa samman all information och sprida till oss andra. Nu när du slapp ingå i valberedningen har väl du utrymme för det här istället. Flera: Cecilia: Jag tycker inte vi ska lägga allt arbete med informationsspridning på en person. Jag har ett förslag. Vi tillsätter en arbetsgrupp som arbetar fram ett förslag hur vi ska arbeta med informationsfrågor. Ja det var ett bra förslag så gör vi. Mitt förslag är att Daniel och Cecilia. Daniel är intresserad av frågan och så kan Cecilia som inte ha något extrauppdrag var behjälplig. Cecilia, du är ju rätt ung och pratar ibland om hur du tar hand om din e-post. Jag vet inte, kanske. Jag tycker av vi beslutar att Daniel och Cecilia tar det uppdraget. (senare) Cecilia: Cecilia: Då har vi väl bara punkten övriga frågor kvar. Hur var det med dig Elias var det inte något som du ville ta upp? Ursäkta men nu börjar vi faktiskt dra över tiden. Jag måste snart gå för att hinna till dagis innan de stänger. Ja, och jag måste faktiskt gå med, jag har en hel massa arbeten som ligger och väntar på mig, dessutom har jag jobbat över så mycket den senaste veckan och idag måste jag få sluta i tid. Vadå, vi har ju viktiga frågor kvar så får ni väl faktiskt ta och stanna. Jag tycker det är viktigt att vi håller oss inom dom tidsramar vi har bestämt. Det var sagt att mötet skulle hålla på till 16.00 och nu är klockan 16.10. Vi måste väl kunna klara av det vi ska inom de tider vi satt upp. Vi vet också alla att Cecilia måste gå senast kl 16 för att hinna hämta sina barn på dagis. Jag håller med! Ja, nu går jag, hej då! (går) Ja men nu har vi faktiskt en viktig fråga att ta upp som jag anmält. Det gäller våra tjänsterum, en frågan som du Frida inte ville ta för att din budgetgrej var så viktigt, så nu har jag ett förslag på hur vi kan göra så slipper du och Bea arbeta med den frågan. Mitt rum är alldeles för litet för mig. Jag har så många besök hos mig så jag behöver mer utrymme. Det känns inte bra att ta emot viktiga kontaktpersoner i mitt lilla kyffe. Jag behöver ett större rum. Så här är mitt
förslag som även berör Cecilia som har gått.: Det andra kopieringsrummet som är i ändan av korridoren kan göras om till ett nytt arbetsrum och Men hallå. Det här är ju en fråga som vi inte kan ta upp och diskutera nu. Som jag sa tidigare tycker jag det är något som personalavdelningen ska jobba med. Visserligen har Amanda bett mig och Bea att se över det, men jag tänkte att vi skulle först fråga personalavdelningen vad de ser för möjligheter till större förändringar. Det behövs mycket tid till att diskutera och fundera kring. Det är inte förrän om två månader som den nye ekonomen börjar här. Dessutom tycker jag nog att ditt rum räcker åt dig. Hela avdelningen är trångbodd och vi behöver se det här i ett vidare perspektiv och att det inte bara gäller dig. Ja, men nu har Elias ett förslag som han vill framföra. Låt oss få höra på det eftersom ingen annan har uttryck en önskan att arbeta med den här frågan. Jo, jag tänkte som så att det kopieringsrum som finns längst bort i korridoren kan byggas om till ett nytt rum åt den nyanställde. Det behöver inte ta mer än ett par månader. Vi kan också köpa in en ny skrivare istället för den gamla kopiatorn som tar så mycket plats och så kan den stå i korridoren. Cecilia som sitter i rummet bredvid mig kan ju dela rum med Greta. Dom två jobbar ju ändå bara med administrativa uppgifter och dessutom är det ju ingen av dom som jobbar heltid. De två skulle gott kunna dela rum. De kanske inte behöver jobba precis samma tid alltid om de tycker att de vill ha mer space. Då kan man slå ut väggen och jag får ett större rum. Då behövs det inte några mer så kallade övergripande planer för att lösa mitt akuta problem. Sedan kan man Det här är ju helt sanslöst. Tänker du skuffa ihop Cecilia och Greta bara för att få mer utrymme själv? Om vi ska diskutera lokalfrågor måste vi göra det i ett vidare perspektiv och mer ingående. Först skulle vi ha ett par personer som presenterar ett objektivt förslag och sedan behövs ett möte för att komma fram till hur det ska utformas så att det passar alla och så måste vi ha mer information från ledningen, inte bara som en övrig fråga. Jag måste faktiskt gå nu. (går) Jag måste också gå nu. (går) Jag använder väldigt ofta den kopiatorn som står i rummet bredvid mitt. Den andra kopiatorn är så komplicerad och funkar ofta inte, så jag vill ha kvar den, då borde vi göra om det andra kopieringsrummet till arbetsrum. Du kan väl lära dig hur den nya kopiatorn fungerar. Eftersom så många bara går verkar det inte vara så viktigt för dom, så jag förstår inte varför vi inte kan göra som jag föreslagit. Ja, vi får väl se. Jag tror inte att vi kommer så mycket längre idag. Vi får väl fundera kring ditt förslag och ta upp det igen på nästa möte. Alla börjar resa sig för att gå. Greta, Inga och Bea stannar kvar och plockar undan och pratar med varandra.