1(8) DNR: 2013.1.1.1-2824 2013-06-10/KS Universitetsdirektören PROMEMORIA Harmonisering av processen för en till högre anställningar Syfte: Förslaget från delprojektet Målgrupp: SLUs styrelse Sammanfattning av förslagen: De gemensamma processkartorna som beskriver sprocessen till högre anställning läggs som bilagor till de tillämpningar som Rektor ska fastställa av den nya anställningsordningen. Fakulteterna ges i uppdrag att anpassa delegationen till Lärarförslagsnämnderna så att inte deras beslut behöver fastställas i Fakultetsnämnden innan ensprocessen kan fortskrida. Universitetets befintliga dokumenthanteringssystem anpassas genom att utveckla det till ett processtöd för till högre anställning, och genom att införa ett webbgränssnitt för elektronisk ansökan. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Innehåll Bakgrund... 3 Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet... 3 Förslag... 5 Genomförande... 6 Konsekvens... 7 Bilagor... 8 2(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Bakgrund Processen vid SLU kring särenden till högre akademiska tjänster, d.v.s. professorer och lektorer, är en komplex ked av händelser som omfattar en rad formella beslut med handläggning kring dessa och med många parter inblandade. Idag ser sprocessen något olika ut mellan fakulteterna. I en utredning av ärendehantering som konsultföretaget Deloitte presenterat beskrevs bl.a. sprocessen för högre tjänster. Rekommendationen var att enas om en gemensam process och att anpassa den till nya riktlinjer för universitet och högskolor. Eftersom sprocessen är tidskrävande skulle den förenklas med ett bra IT-verktyg som stödjer arbetsflödet. Det långsiktiga målet för en gemensam sprocess av högre tjänster, och därtill hörande IT-verktyg, är att Fakulteterna använder samma verktyg i ärendehanteringsprocessen Handläggningstiden av särenden minskar Samtliga aktörer har direkt tillgång till samtliga registrerade handlingar Samtliga ärenden har fullständig dokumentation registrerad Rättssäkerheten ökar i.o.m. ökad transparens samt minskad risk för förkomna ansökningshandlingar Underlätta för sökanden att skicka in rätt och komplett underlag Rekryteringsprocessen blir enhetlig över samtliga fakulteter Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Detta projekt har behövt samordnas med fölnde andra projekt: 1. Gemensam process för av tjänstemän: Processen för att rekrytera övriga tjänster vid SLU kommer att påverka detta projekt, och bägge processer påverkas av den nya sordningen. Samordningen har skett genom att ha en verksamhetsrepresentant från Personalavdelningen. 2. Diarieföring: Eftersom dessa ärenden ska diarieföras, så måste en samverkan med diariesystemet och SLUs arkiv ske. Särskilt vid överklaganden är det viktigt att alla beslut och handlingar finns tillgängliga och identifierbara. Samverkan har skett genom att se diarieföringen som en integrerad del i dokumenthanteringen när den hanteras i Det befintliga dokumenthanteringssystemet. 3. Primula: I slutet av en sprocess så måste information på något sätt föras in i personalsystemet Primula. Detta steg har inte behandlats i projektet utan behöver hanteras i ett annat projekt. 3(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar 4. Nytt sverktyg: Planer finns på att införa ett nytt verktyg för samtliga ar. Det är viktigt att samordna IT-verktyg för samtliga sprocesser. Samordningen har skett genom att en utvärdering av annonsverktyg föreslås i införandet av processstöd. 5. Anställningsordning: utifrån ändringar i högskolelagen och högskoleförordningen behöver SLUs anställningsordning för forskar- och lärarkarriären ändras. Arbetet med en ny anställningsordning pågår, och samordningen med det projektet har skett genom avstämningar och genom att lägga processkartor som bilaga till anställningsordningens tillämpningar. 4(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Förslag Processen för till högre anställningar finns nu beskriven som en processkarta för professorer resp lektorer (bilaga 1 och 2) där det framgår vad som ska dokumenteras och i vilket steg i processen. Förslaget är att styrelsen uppdrar till rektor att anta denna beskrivning av processen som en bilaga till anställningsordningens tillämpningsföreskrifter. Processen kan bli slankare på LTJ- och VH-fakulteten genom att ta bort ett formellt fastställande av ett redan underbyggt beslut. Förslaget är därför att ge samtliga fakulteterna i uppgift att i sina delegationsordningar inte kräva att Fakultetsnämnden behöver fastställa det beslut som Lärarförslagsnämnden fattat om ens resultat. IT-stödet till sprocessen kan utvecklas enligt särskild projektplan. I sammanfattning går det ut på att anpassa det befintliga dokumenthanteringssystemet genom att införa ett processstöd för en till högre anställning, och att införa ett webbgränssnitt där sökande kan skicka in sin ansökan och bifoga åberopade underlag elektroniskt som PDF-filer. 5(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Genomförande Införandet av den fakultetsgemensamma sprocessen kan delas upp i etablering och uppföljning. Etableringen sker genom att sprocessen till högre anställning blir en bilaga till anställningsordningens tillämpning, och att processstöd för en införs i det befintliga dokumenthanteringssystemet. Uppföljningen i sin tur görs ett år efter produktionssättningen av det nya processtödet, genom att intervjua fakultetshandläggare, sökanden och övriga intressenter om hur de upplever sprocessen och förändringen efter implementationen. Införandet av IT-stödet till sprocessen sker genom att anpassa det befintliga dokumenthanteringssystemet med ett processstöd, införa ett nytt webbgränssnitt för ansökningar, och genom att utbilda och stöd fakultetshandläggare i användingen av det befintliga dokumenthanteringssystemet. 6(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Konsekvens Den gemensamma processen avviker inte i större drag från det sätt som sprocessen går till idag på fakulteterna. Processen blir slankare genom att ett onödigt beslut i fakultetsnämnden (om att fastställa den redan från Lärarförslagsnämnden föreslagna rangordningen av sökande) avlägsnas på LTJoch VH-fakulteten. I och med att sprocessen harmoniseras, och ett IT-stöd införs, kommer det finnas förutsättningar att på ett kontrollerat sätt införa förändringar i processen. Delprojekt D, Harmonisering av administrativa rutiner, har haft en referensgrupp av företrädare från institutionerna. Denna referensgrupp har kommit med förslag på förändringar om i vilken mån de sakkunniga ska involveras i rangordningen av sökande, och i vilken mån prefekterna är delaktiga i en. Eftersom detta projekt inte beskriver hur beredningen av besluten utförs, har inte prefektens, eller de sakkunnigas, roll i Lärarförslagsnämndens arbete beskrivits i processkartan, utan frågan hänvisas till det närliggande projektet med den nya anställningsordningen och dess tillämpningar. Genom det IT-stöd som införs blir hanteringen av ansökningarna elektronisk. Med ett processstöd till en elektronisk dokumenthantering kommer processen gå smidigare och bli mer transparent, så att målet om kortare ledtider i en uppnås. Onödiga arbetsmoment med scanning av inskickade pappersutskrifter undviks när de sökande erbjuds att skicka in sitt material elektroniskt, och det tidskrävande skickandet av papper inom SLU, och till de sakkunniga, försvinner för att ersättas av elektronisk dokumenthantering. Samtliga de långsiktiga målen har goda utsikter att uppnås. Arbetssättet att utgå från processstödet i det befintliga dokumenthanteringssystemet i sprocessen kommer att bli en föregångare för andra processer vid SLU, och diarieföringen blir en integrerad del av dokumentationen. 2013-06-10 Kalle Spångberg, IT-avdelningen Ansvarig handläggare 7(8)
Harmonisering av processen för en till högre anställningar Bilagor 1, Processkarta för av professor 2, Processkarta för av lektor 8(8)
Bilaga 1, Processkarta för av professor Förberedande ärende Juristenheten Överklagandenämnden *1 *1 Rekryterings kommittén, Arbetsutskott eller motsv Fakultetsnämnden Lärarförslagsnämnden start Förslag om Rekrytering godkänd? Förslaget om avslås Slut start *8 Framtagande av annons förslag Annonsering godkänd? *2 Annonsering startar Föreslå sakkunniga Beslut om sakkunniga *3 *10 Skicka handlingar till sakkunniga Rektor Sakkunniga Sökande Skicka in ansökan Facket Personalavdelningen Registrator Ta emot ansökningar, bevaka ansökningsdatum Public 360 diarienr förberedande ärende förslaget till FN diarienr förberedande ärende Registera protokollet från FN annonsen varje ansökan förslaget protokoll från FN Skicka även åberopat material Ej nödvändigt att harmonisera *1 Annonsens utformning, och förslag på sakkunniga, delegeras till olika grupper på de olika fakulteterna. Harmoniseringspotential *2 Annonseringen sköts av fakultetskansliet i samråd med Personalavdelningens handläggare, så att rabatter och lämpliga kanaler utnytts Förbättringspotential *3 Fakultetshandläggaren ansvarar för att den sökandes åberopade handlingar i digital form skickas till de sakkunniga. Det kan röra dock även handla om ej digitaliserade verk som monografier, skulpturala verk etc. Harmoniseringspotential *4 LFN beslutar om vilken kandidat som ska gå vidare, eller ej Förbättringspotential *6 Alla sökanden meddelas när resultatet av en är klart Ej nödvändigt att harmonisera *8 för ett ärende som redan är förberett innan det presenteras för FN startar särendet när annonsen/anställningsprofilen presenteras för FN Harmoniseringspotential *9 LFN involverar sakkunniga och prefekt i en utifrån behov. Harmoniseringspotential *10 Fakultetsnämnden skickar en SLU gemensam instruktion om uppdraget (inkl SLUs svenska kontext för hur meriter värderas) till de sakkunniga. Förberedande ärende: Här samlas inledande förslag och protokoll från FN. i fakultetens egen diarieserie. Om beslutet blir att ska göras, skickas diarienr som hänvisning till det nya ärendet. Baserad på Bilaga 9: Börläge Ärendehantering inom av högre tjänst (Rapport: Ärendehantering hos SLU) Bilaga 1 processkarta för av professor.xlsx 1 rekprof
Rekryteringsärende om rektor säger är ärendet klart. ge den som överklagat anställning, eller bör om eller lägg ner en Jur samlar in yttranden ÖNH Avslås överklagande? Sammanställ, ev begär komplettering? *9 Intervjuer? *9 Intervju med kandidater *4 Kandidat utsedd för anställning Dekanus förhandlar om villkor med den Anställning? Rektor godkännare yttrandet Anställning vinner laga kraft Slut Sakkunniga skriver yttrande *6 Facklig information, ev förhandling Sökande meddelas, och kungörelse Överklagan? Registrator tar emot och bevakar datum Protokoll från LFN diarieförs yttranden Protokoll från LFN diarieförs Protokoll från LFN diarieförs rektors beslut kungörelse överklagan yttranden ÖNH har eget diarienr. beslut från ÖNH Bilaga 1 processkarta för av professor.xlsx 2 rekprof
Bilaga 2, Processkarta för av lektor Förberedande ärende Juristenheten Överklagandenämnden *1 *1 Prefekt Fakultetsnämnden Lärarförslagsnämnden start *7 Förslag om Rekrytering godkänd? Förslaget om avslås Slut start *8 Framtagande av annons förslag *7 Annonsering godkänd? *2 Annonsering startar Föreslå sakkunniga Beslut om sakkunniga Rektor Sakkunniga Sökande Skicka in ansökan Facket Personalavdelni ngen Registrator Ta emot ansökningar, bevaka ansökningsdatum Public 360 diarienr förberedande ärende förslaget till FN diarienr förberedande ärende Registera protokollet från FN annonsen vare ansökan förslaget protokoll från FN Ej nödvändigt att harmonisera *1 Annonsens utformning, och förslag på sakkunniga, delegeras till olika grupper på de olika fakulteterna. Harmoniseringspotential *2 Annonseringen sköts av fakultetskansliet i samråd med Personalavdelningens handläggare, så att rabatter och lämpliga kanaler utnytts Förbättringspotential *3 Fakultetshandläggaren ansvarar för att den sökandes åberopade handlingar i digital form skickas till de sakkunniga. Det kan röra dock även handla om ej digitaliserade verk som monografier, skulpturala verk etc. Harmoniseringspotential *4 LFN beslutar om vilken kandidat som ska gå vidare, eller ej Förbättringspotential *6 Alla sökanden meddelas när resultatet av en är klart *7 vicerektor ska delta i beslut om samverkanslektorat Ej nödvändigt att harmonisera *8 för ett ärende som redan är förberett innan det presenteras för FN startar särendet när annonsen/anställningsprofilen presenteras för FN Harmoniseringspotential *9 LFN involverar sakkunniga och prefekt i en utifrån behov. Harmoniseringspotential *10 Fakultetsnämnden skickar en SLU gemensam instruktion om uppdraget (inkl SLUs svenska kontext för hur meriter värderas) till de sakkunniga. Förberedande ärende: Här samlas inledande förslag och protokoll från FN. i fakultetens egen diarieserie. Om beslutet blir att ska göras, skickas diarienr som hänvisning till det nya ärendet. Baserad på Bilaga 9: Börläge Ärendehantering inom av högre tjänst (Rapport: Ärendehantering hos SLU) Bilaga 2 processkarta för av lektor.xlsx 1 reklekt
Rekryteringsärende om ingen överenskommelse nås avslutas ärendet ge den som överklagat anställning, eller bör om eller lägg ner en *3 *10 Skicka handlingar till sakkunniga Sakkunniga skriver yttrande Sammanställ, ev begär komplettering *9 *9 Intervjuer? Intervju med kandidater *4 Kandidat utsedd för anställning Prefekten förhandlar om villkor med den Anställning? *6 Jur samlar in yttranden Rektor godkännare yttrandet ÖNH Avslås överklagande? Anställning vinner laga kraft Slut Facklig information, ev förhandling Sökande meddelas, och kungörelse utfärdas Överklagan? Registrator tar emot och bevakar datum Skicka även åberopat material yttranden Protokoll från LFN diarieförs Protokoll från LFN diarieförs Protokoll från LFN diarieförs prefektens beslut kungörelse överklagan yttranden ÖNH har eget diarienr. beslut från ÖNH Bilaga 2 processkarta för av lektor.xlsx 2 reklekt