1(9) 2014-05-07 KS nr 2014.410 Rutiner REKRYTERING
2(9) Strukturerad och kompetensbaserad rekrytering i Håbo kommun För att lyckas med en rekrytering ska rekryteringssättet vara strukturerat och kompetensbaserat. En rekrytering är en långsiktig och stor investering för kommunen. En felrekrytering medför stora kostnader och problem. Proffessionalitet vid rekrytering och introduktion är en grundförutsättning för att vara en attraktiv arbetsgivare. När en vakans uppstår ska arbetsgivaren utreda om vakansen ska återbesättas eller inte. Detta är en möjlighet för arbetsgivaren att se över arbetsplatsens organisation och bemanning. Rekrytering ger en chans att komplettera och förnya arbetsgruppen en möjlighet att få in ny kompetens, nya erfarenheter och nya tankar. Mångfald är en tillgång, där alla känner sitt värde och allas olika kunskaper och talanger kommer till användning. Det innebär att vid urval och anställning ska diskrimineringslagens intentioner följas. Kommunen ska ta tillvara kraften i att människor är olika och ska främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Hela rekryteringsprocessen, från upprättande av en tydlig kravspecifikation, annonsens utformning till själva anställningen, ska av arbetsgivaren utformas så att den motverkar alla former av diskriminering. Könsfördelningen i Håbo kommun är ojämn. Rekrytering av underrepresenterat kön bör om möjligt tillgodoses. För att tillgodose kommunens behov av kompetensförsörjning och för att kunna erbjuda karriärmöjligheter så bör intern rörlighet gynnas. Målsättningen ska vara att alltid anställa rätt person med rätt kompetens för att därigenom åstadkomma ett bra arbete och utveckling av verksamheten. Chefsrekrytering ska ske i enlighet med samverkansavtalets intentioner och partssamverkan skall alltid ske med de fackliga organisationerna. Rekryterande chef är enligt personaldelegationen alltid ansvarig för beslutet om vem som anställs. Håbo kommun använder ett webbaserat rekryteringssystem. Regler och rutiner Rekryteringsprocessen styrs av såväl Allmänna Bestämmelser (AB), lagen om anställningsskydd (LAS), diskrimineringslagen samt lokala samverkansavtalet och reglerna i MBL. Undersök alltid med personalavdelningen innan rekryteringsprocessen påbörjas om omplaceringsbehov och om företrädesrätt föreligger.
3(9) Innan extern annonsering sker gäller nedanstående prioriteringsordning enligt AB: 1. Omplaceringsbehov av redan anställd på grund av personliga förhållanden, exempelvis vid rehabiliteringsärenden (LAS 7, 30) Omplaceringsbehov på grund av övertalighet (LAS 7, 29) 2. Företräde till högre sysselsättningsgrad för månadsavlönad som har anmält intresse och har tillräckliga kvalifikationer (AB) 3. Företrädesrätt till återanställning, så kallat LAS-företräde (LAS 25) Vid konkurrens i omplaceringsärenden ska efter meritvärdering den som är mest kvalificerad och anses som mest lämplig för arbetsuppgifterna erbjudas arbetet. Detsamma gäller om flera arbetstagare har anmält intresse för högre sysselsättningsgrad. Deltidsföreträdet gäller inom berörd chefs verksamhetsområde. Om en vakans, det gäller både tillsvidare- och tidsbegränsade anställningar, har en varaktighet som är sex månader eller längre, ska normalt annonsering ske om det inte finns särskilda skäl till undantag enligt ovan. Annonseringen görs internt på intranätet eller externt beroende på omständigheterna. Partssamverkan ska alltid ske vid tillsättning av chefer med personalansvar enligt delegation. Vid oenighet ska arbetsgivaren kalla till förhandling enligt MBL 11. Delprocesser I den kompetensbaserade personalstrategin, som denna utgår ifrån, utgår man från verksamhetens mål och inriktning, som bryts ner i delmål och ansvarsområden för de olika befattningarna. En rekrytering består av många delprocesser som var och en kan vara avgörande för hur rekryteringen lyckas. Om de olika delprocesserna följs underlättas urvalet av ansökningar och beslut om anställning. Vid rekrytering av chefer ska personavdelningen involveras. Delprocesserna beskrivs nedan: 1. Behovsanalys Behovsanalysen görs utifrån verksamhetens mål, aktuella behov och framtida förändringar. Beskriv vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter som behöver kompletteras utifrån de kompetenser som redan finns, eller kan utvecklas, på enheten. Kartlägg vilka arbetsområden som kommer att öka respektive minska. Reflektera över vilken förändringsmöjlighet som finns i och med rekryteringen. Använd gärna metoden Kompetensöverföring, som finns på intranätet under Anställd i Håbo/Rekrytering och anställning/rekrytering av personal.
4(9) 2. Beslut om rekrytering och lönenivå Innan rekryteringsprocessen sätter igång kontaktas alltid personalavdelningen för undersökning av omplaceringsbehov eller om någon med företrädesrätt finns. Se punkterna 1-3 ovan i avsnittet Regler och rutiner. Undersök löneläget för aktuell befattning via lönestatistik som tillhandahålls av förhandlingssekreteraren. 3. Rekryteringsgrupp och tidplan Rekryterande chef utser och sammankallar en inte alltför stor rekryteringsgrupp där både kvinnor och män finns representerade. Gruppen gör en tidplan, som ger struktur och realistisk uppfattning med framförhållning för tidsåtgången av hela rekryteringsprocessen. Optimalt är att redan i samband med annonseringen boka in intervjudatum. Avsätt även tid för avstämning mellan intervjuerna. Gör en arbetsfördelning i gruppen. Rekryteringsgruppen tar även fram kravspecifikationen. Anställningsintervjun genomförs dock av max. två personer. Detta ökar chansen att alla sökandes kompetens, erfarenheter, meriter och personliga förutsättningar värderas allsidigt och på sakliga grunder. 4. Kravspecifikation Hela rekryteringsprocessen utgår från den inledande behovsanalysen och kravspecifikationen. Dessa är nödvändiga för att kunna formulera kraven på vad som skall utföras i befattningen och kunna ge mätbara verktyg genom hela rekryteringsprocessen. Behovsanalysen ska vara en beskrivning som har framtiden i fokus. Utgå i kravspecifikationen från syfte med befattningen, ansvarsområden och arbetsuppgifter, samt vilka kompetenser och färdigheter som organisationen/arbetsgruppen behöver kompletteras med. Välj 6-8 kompetenser av dem som finns att välja i rekryteringssystemet. Kravspecifikationen ska alltid innehålla: Utbildning Erfarenhet Kunskap Kompetens personlighetsdrag och färdigheter i den yrkesrelaterade prestationen. Se bilagan om kompetenser, eller se i rekryteringssystemet. Övriga krav Den kravspecifikation som tagits fram ska vara den röda tråden genom hela processen. Både utformandet av platsannonsen, information till potentiella sökanden, intervjuernas genomförande och referenstagning följer kravspecifikationen som grund. En tydlig könsneutral kravspecifikation som behandlas i rekryteringsgruppen underlättar sedan urvalet av ansökningshandlingar och vilka som ska kallas till intervju.
5(9) Vid chefsrekrytering bör information ges i samverkansgruppen (ej partssamverkan) om kravspecifikationen. Utgå gärna från de kravspecifikationsmallar som finns i rekryteringssystemet. 5. Annons Annonsen utformas utifrån kravspecifikationen. Platsannonsen bör vara intresseväckande och lättöverskådlig. Lyft fram vad som gör arbetsplatsen attraktiv och låt det framgå genom annonsen. Anpassa tonfall i annonsen till målgruppen. Granska annonsformuleringar så att de inte riskerar att utestänga vissa grupper i strid mot reglerna i diskrimineringslagen. Utse och informera kontaktpersonerna som ska vara tillgängliga för att besvara frågor under hela ansökningstiden. Hänvisning till de fackliga representanterna finns på kommunens hemsida vid Arbeta i Håbo/Lediga jobb. http://www.habo.se/naringsliv--arbete/arbeta-i-habo/lediga-jobb/fackliga-representanter/ I rekryteringssystemet finns en grundmall för annonsutformningen. Det finns även mallar för några yrken att utgå ifrån. I rekryteringssystemet finns bilder/symboler att infoga i annonsen, som används för att tydliggöra budskapet samt skapa en känsla till det som beskrivits. 6. Rekryteringskanaler Via rekryteringssystemet kan annonserna direkt kopplas till kommunens hemsida, intranätet och arbetsförmedlingens platsbank. Ofta löser man rekryteringsbehovet bäst genom internrekrytering och möjliggör därmed karriärutveckling för redan anställda medarbetare. Om det finns behov kan andra rekryteringskanaler också väljas. Kostnaden för det står rekryterande verksamhet för. Använd även gärna alternativa sökvägar, som exempelvis direktkontakt med utbildningsanordnare. 7. Användning av rekryteringskonsult - offentlighet Diarieför och bevara uppdragsbeskrivningen/avtalet med rekryteringskonsulten. När kommunen på något vis är inblandad i rekryteringsförfarandet och deltar i urvalet så är ansökningshandlingarna allmän handling så fort de har kommit in till rekryteringskonsulten. Notera då under rekryteringsprocessen var handlingarna förvaras. Så fort ansökningshandlingarna inkommit till kommunen läggs de in i kommunens rekryteringssystem. Om rekryteringskonsult anlitas för att helt självständigt och utan inblandning av kommunen göra en första bedömning av sökanden till en tjänst, blir ansökningshandlingarna från maximalt de 1-3 kandidater som slutligen presenteras offentlig handling så fort de delgetts kommunen. Det förutsätter att arbetsgivaren inte alls deltar i urvalsprocessen. Dessa 1-3 ansökningshandlingar
6(9) ska läggas in i kommunens rekryteringssystem. Övriga ansökningar har kommunen inte alls tagit del av. 8. Urvalsprocessen Ansökningar kommer automatiskt in i rekryteringssystemet. De sökande får ett bekräftelsemail om att ansökan inkommit. Urval genomförs med kravspecifikationen som grund, vilken jämförs med varje kandidats CV. Ha som målsättning att få med kandidater av det underrepresenterade könet vid valet bland dem som uppfyller kraven i kravspecifikationen. Använd de processmappar som finns i rekryteringssystemet för att få struktur på urvalsprocessen. Välj ut de kandidater som ska kallas till intervju. I normalfallet är ansökningshandlingar offentlig handling. Om rekryteringsprocessen drar ut på tiden ska samtliga kandidater snarast informeras om detta. E-postmallar finns i rekryteringssystemet. 9. Planering och kallelse till intervju En ansvarig bör utses som har huvudansvaret för planering och kallelse till intervjuer. Använd gärna kalenderfunktionen i rekryteringssystemet för inbjudan och bokning till intervju. Kandidaterna ska alltid till första intervjun uppmanas ta med sig betygskopior och uppgifter om referenspersoner. Detta för att säkra upp angivna examina med mera. Använd de färdiga intervjumallarna i rekryteringssystemet. Dessa är direkt kopplade till kravspecifikationen. Detta utgör den kompetensbaserade rekryteringsmodellen. Det är viktigt att ha samma frågeställningar till alla som intervjuas. 10. Strukturerade intervjuer Syftet med den strukturerade intervjun är att insamla relevant och jämförbar information om de sökande utifrån framtagen intervjumall och kravspecifikation. Högst två intervjuare, där den ene är den anställande chefen, genomför intervjuprocessen. Samma personer genomför hela intervjuprocessen. Samma frågor ställs till samtliga kandidater. Ställ korta, öppna, raka och enkla frågor. Intervjuerna ska hållas i en god, ostörd och samtalsvänlig miljö. Dokumentera under intervjun. Informera gärna kandidaterna i förväg om intervjuns genomförande. Första intervjun: Ofta använder man sig av två intervjusteg där den första intervjun är kortare - tidsåtgång cirka en timme. Presentera kort Håbo kommun, arbetsplatsen, arbetsuppgifter, ansvar, utvecklingsmöjligheter, förväntningar och förmåner samt visa arbetsmiljön. Dela eventuellt ut aktuellt informationsmaterial. Den sökande bör få chans att ställa frågor och ge kompletterande information.
7(9) Gå vid första intervjun igenom CV:n i kronologisk ordning. Det grundlägger för de senare kompetensbaserade frågeområdena. Ställ gärna frågor om 1-2 nyckelkompetenser enligt kravspecifikationen. Informera den sökande om den fortsatta processen. Fråga kandidaten om löneanspråk. Tänk på att intervjun ger möjlighet för kommunen att påvisa arbetsgivarmärket. Andra intervjun: Till ett andra intervjutillfälle kallas de mest intressanta kandidaterna tidsåtgång cirka 1,5 timme. En fördjupad intervju genomförs enligt den kompetensbaserade intervjutekniken. Eventuella arbetsprover eller färdighetstester görs. Den andra intervjun fokuserar på de färdigheter och förmågor som inte täckts in i den första intervjun. Hela kravspecifikationen skall täckas in. Kompetensbaserad intervju är en del av en strukturerad intervju. Frågorna fokuserar på att ta reda på om den sökande uppvisar önskat beteende för aktuell befattning utifrån utvalda kompetenser. Intervjuaren ber den sökande beskriva en situation där hon eller han behövt använda ett kompetensområde, undersöker vad personen hade för mål eller försökte åstadkomma, hur personen agerade och vad det ledde till för resultat. Vid chefsrekrytering ska de fackliga organisationerna få möjlighet att träffa slutkandidaterna för en egen intervju. Enklast görs det i samband med att arbetsgivaren träffar den sökande för den andra intervjun. Utgå ifrån intervjuguiden i rekryteringssystemet. 11. Arbetsprov och genomförande av test Konstruera gärna realistiska simuleringsövningar för att utvärdera några av de kunskaps- och kompetensområden som är viktiga för befattningen. En lärare kan till exempel genomföra en provlektion, och en handläggare eller utredare kan få en skriv- eller presentationsuppgift. Observera att den analytiska språkliga förmågan är särskilt viktig att klargöra. Vid en chefsrekrytering kan man låta simulera en situation att utifrån ett beslutsunderlag planera, prioritera och fatta beslut. Bedömningskriterierna vid arbetsprover ska vara klargjorda i förväg så att tolkningen av resultatet inte blir godtyckligt. Alla aktuella kandidater skall få likvärdiga förutsättningar beträffande standardiserade uppgifter och instruktioner samt tidsomfattning. Vid framförallt chefsrekrytering kan man låta slutkandidaterna utföra ett begåvningstest och/eller personlighetstest. Dessa tester kan köpas från en rad olika leverantörer. Kontakta i så fall personalavdelningen. 12. Utvärdera intervjuerna Direkt i anslutning till intervjun bör en kortfattad utvärdering ske. De som deltagit i intervjun skattar kandidaten utifrån de olika kraven i kravspecifikationen. Deltagarna skattar områdena utbildning, erfarenhet, kunskap, kompetenserna och övriga krav. Resultaten summeras och en slutlig bedömning görs.
8(9) Använd utvärderingsmatrisen i rekryteringssystemet. 13. Referensintervju Referensintervjun är ett viktigt moment som aldrig förbigås. För att kunna åstadkomma en bra referensintervju bör man sätta av tillräckligt med tid som behövs för att komma fram till en förtroendefull dialog. Diskutera innan intervjun de tveksamheter eller otydligheter som finns. Här är några allmänna råd: - samma person ska helst ombesörja alla referensintervjuer - ta bara referenser från av kandidaterna godkända personer i arbetsledande ställning - ta alltid referenser från fler än en referensperson. Vid chefsrekrytering tas minst tre referenser med överordnad chef, med chefskollega och med underställd medarbetare. - begär fler referenspersoner om behov finns - ta reda på vem det är man talar med och referensgivarens relation till kandidaten, hur länge de har känt varandra och hur länge sedan det var. Ta reda på hur mycket de har arbetat tillsammans och på vilket sätt, samt om de har en privat relation utöver den professionella. Utgå ifrån referenstagningsmallen i rekryteringssystemet. 14. Slutlig utvärdering Den slutliga utvärderingen ska ske när samtliga intervjuer, eventuella arbetsprover och tester samt referenstagning är klara. Gör en helhetsbedömning och analysera resultaten så att en lämplig kandidat kan väljas ut. Utgå från kravspecifikationen i analysen. Bedömningen ska motiveras så konkret som möjligt. Bedöm utvecklingsbarheten ut hos utvalda kandidater. Vikta de olika avgörande och önskvärda kraven. Bedöm intresset för tjänsten. Bedöm om lönenivån möter den sökandes förväntningar. Avstå från att anställa om de intervjuade inte uppfyller de krav ni ställer på tjänsten! En ny rekryteringsomgång är alltid billigare än en felrekrytering. Använd gärna utvärderingsmatrisen i rekryteringssystemet för att få struktur och sammanfatta de skattningar som gjorts utifrån de krav och önskemål som finns i kravspecifikationen. 15. Innan erbjudande om anställning Inom vissa verksamheter krävs uppvisande av utdrag ur belastningsregistret innan anställning utlovas. Dessa verksamheter är inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan, öppen förskola samt inom pedagogisk omsorg som erbjuds istället för förskola/fritidshem. Detsamma gäller för personal som utför insatser enligt LSS åt barn under 18 år med funktionshinder.
9(9) 16. Erbjudande och beslut om anställning Innan beslut om anställning ska lön och eventuella andra anställningsvillkor överenskommas. Diskutera alltid lönestatistik/lönesättning med förhandlingssekreteraren vid personalavdelningen innan överenskommelse sker. Lönen fastställes via förhandling med den som ska anställas. Personaldelegationen avgör vem som har rätt att anställa och fastställa lön. Både muntligt och skriftligt avtal är bindande. Anställningsavtalet upprättas i två original. 17. Avsluta rekryteringsuppdraget Intervjuade kandidater informeras muntligen. Tänk på arbetsgivarmärket den som inte fick jobbet kan vara aktuell nästa gång! Meddela, skriftligen inom en vecka, de som inte var aktuella för intervju att tjänsten är tillsatt. Använd e-postmallen i rekryteringssystemet för detta. Därefter ska rekryteringsuppdraget avslutas i rekryteringssystemet. Om annonsen inte resulterat i någon anställning ska alla kandidater meddelas detta. Meddela gärna inom en vecka. Använd e-postmallen i rekryteringssystemet för detta. 18. Delgivning av anställningsavtal samt ansökningshandlingar Den anställde får ett av originalen av anställningsavtalet. Det andra anställningsavtalet i original, ansökningshandlingar med CV och betygskopior, samt i förekommande fall utdrag ur belastningsregistret, ska enligt kommunens rutin skickas till löneenheten för upprättande av en personakt och registrering i lönesystemet. Kopia av anställningsavtalet delges av anställande chef till aktuell facklig organisation. Se delgivningsrutin på intranätet. Övriga kandidaters ansökningshandlingar sparas under två år i rekryteringssystemet innan de gallras. Detta med anledning av överklaganderätten enligt gällande lagregler mot diskriminering. 19. Introduktion av nyanställd I god tid före tillträdet görs nödvändiga praktiska förberedelser såsom iordningsställande av arbetsplats, beställning av dator, e-postkonto, telefon, telefonabonnemang och anknytning m.m. enligt kommunens checklista. Internservice i kommunhuset informeras om den nyanställde för registrering i kontaktsystemet. En bra genomförd introduktion av en ny medarbetare är en investering för en effektiv och väl fungerande verksamhet. Introduktionen är ett lagarbete och som angår alla. Ansvarig för introduktionsplaneringen är närmaste chef. Uppföljningssamtal ska hållas med alla nyanställda. Det ger tillfälle att följa upp hur det går för den nyanställde och blir även en uppföljning av rekryteringsprocessen. Se kommunens riktlinjer och checklista Introduktion av ny personal på intranätet.