Operativt inköp Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59 E-mail: svante.axelsson@effso.com 2 Agenda 12 januari och 9 februari grunder vad lärde vi då? Inköpsen Introduktion till en inköpsorder. Operativ inköp innehåll Operativt inköp styrning och mål Repetition och frågor. Offentlig upphandling (2 dgr v4) www.logistikprogrammet.org 1
Kort om Effso Effso utvecklar Inköpsorganisationer genom att: Hjälpa till med rekrytering Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar Träna befintlig personal genom workshops Tillhandahålla en verktygslåda Stå för drift av inköp av indirekt material Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP Agenda 1. Presentationer av lärare och studenter 2. Kursintroduktion. 3. Introduktion operativt inköp 5 2
Agenda 1. Presentationer av lärare och studenter 2. Kursintroduktion. 3. Introduktion operativt inköp 7 Svante Axelsson Context Technician (Civil engineering) Swede In Purchasing since 1971 University on Sociology and Pedagogic International business experience since 1973 Worked in Waste water (Granges), Farming equipment (Alfa Laval), Pharmaceuticals (Astra), Defence electronics (Philips), Telecommunication (Telia/Swedish Telecom), Training (Silf) Responsible for all purchasing for a Joint Venture new Pharmaceutical factory in China Responsible for Outsourcing of central warehouse including procurement 350 employees. Open and manage a Purchasing office in New York International presenter since 1990 on purchasing Open and manage a Purchasing office in Hong Kong CEO for 8 years BoD; Ecolabelling Sweden (Appointed by the Swedish Government representing the Purchasing profession) Sr Consultant & Partner President Elect IFPSM Studenter Namn Ev erfarenhet av Inköp Andra erfarenheter (Arbetsrelaterade) Förväntningar efter avslutade studier Förväntningar på detta kursavsnitt 3
Kurslitteratur. Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, kap 1-5.. Håkansson & Gadde Professionellt Inköp Pdf från LogProg Inköpshandbok (under uppdatering) Pdf CWA-PUMA Effso Toolbox (www.effso.se) 10 Andra bra informationskanaler. Offentlig upphandling www.konkurrensverket.se. Silf Sveriges Inköp & Logistik Förbund www.silf.se Studerandemedlem. International Federation for Purchasing and Materials Management www.ifpmm.org Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com 11 Andra intressanta sidor. CAPS APICS CIPS ELA IPSERA ISM www.capsresearch.org www.apics.org www.cips.org www.elalog.org www.ipsera.org www.ism.ws 12 4
Agenda 1. Presentationer av lärare och studenter 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp 13 Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Fundera på vad NI anser att INKÖP är? Inköp Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT är registrerade) 5
Inköp Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.) Inköp Inköp kan omfatta 15 90 % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) Inköp Inköp omfattar ibland hela Supply Chain Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal Beställning) Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen då det inte finns en allmängiltig definition 6
Inköp Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation Inköp finns även berört i ISO 9001 Inköp Supply Chain Management (SCM) betyder Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund Ofta uttolkas det som Från leverantörens leverantör in till vår organisation (Inköp och Inbound logistics ) Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas Inköp Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara att få mer för pengarna (Anslagsverksamhet) eller att spara på pengarna (Affärsverksamhet) men även att skapa mervärden (Kundtillfredsställelse) 7
Definitioner av INKÖP CWA PUMA: Purchasing shall mean the totality of the of acquisition including the meanings of procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations. The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects. Inköp hela anskaffningsen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering samt bortskaffande. Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet Supply Chain Management. IFPSM (in progress) Vad är inköp? Exempel på definition: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura 23 Semantik Inköp Upphandling Anskaffning Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management 8
Gustav Vasa (ca 1496-1520) 2010-01-08 Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar. Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet 25 Inköp Inköp som religion En Gud Kraljic Många profeter A van Weele (NL) - Björn Axelsson (SWE) Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 27 9
Bikupa Vilka Roller har Inköp i en organisation? Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele, 29 Inköps roll (Björn Axelsson) (hur?) Rationaliseringsrollen (extern fokus) Löpande aktiviteter för att minska organisationens kostnader. Utvecklingsrollen (extern/intern fokus) Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen Strukturrollen (extern/intern fokus) Val som en / flera leverantörer Val av geografisk lokalisering => ger långsiktiga konsekvenser => vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser? 30 10
Rationaliseringsrollen Tre huvuduppgifter 1. Prisreduktion. a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga. b) Välja de billigaste funktionella lösningarna 2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning. a) Specifikationsarbete. b) Kvalitetskontroll c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc. 3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande. a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet b) Utveckling/konstruktionskostnader. 31 Utvecklingsrollen 1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing 2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingser. 3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer 32 Struktur- och nätverksrollen 1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska antalet tänkbara leverantörer. 2. Åtgärder för att påverka leverantörserbjudandenas standardiseringsgrad. 3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka tendenser med avseende på leverantörsstrukturens utveckling 33 11
Inköps övergripande roller A van Weele Cost (Kostnadsminskning) Value (Kundvärdeskapande) Risk (Riskhantering) Björn Axelsson Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning) Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande) Strukturroll (Påverka leverantörsmarknaden) Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vad är Inköps arbetsuppgifter? Generic Purchasing Needs analysis Market analysis Agreement Supply Payment & Follow-up 12
Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Efter Order Leverans styrning hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement www.logistikprogrammet.org Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vilken typ av verksamhet är Inköp? (Administration, Teknik, Affärer) Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation Passiv (då) Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas. Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Aktiv (nu) Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar tillsammans med leverantörer. Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik 39 13
Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen? Inköp av vara eller tjänst Sex typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 41 DuPont-modellen Ränteintäkter Försäljningsintäkter - Summa kostnader + Vinst före avskrivningar - Avskrivningar Vinst före finansiella kostnader / Materialkostnader + Lönekostnader + Vinstmarginal % Övriga kostnader Försäljningsintäkter X Räntabilitet på Totalt kapital Lager + PIA + förråd + Fordringar + Likvida medel Omsättningstillgångar + Anläggningstillgångar Försäljningsintäkter / Totalt kapital Kapitalomsättningshastighet 14
CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Lev. Produkt val spec Skriva kontrakt Efter Order Order Leverans läggning styrning hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement 45 Taktiskt v/s strategiskt inköp Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat. En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt 0-0,5 år Taktiskt 0,5-2 år Strategiskt 2 år > 46 15
Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Vilka behöver Inköp kommunicera med för att kunna utföra sitt arbete? Exempel på funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. 48 Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information 49 16
Inköparens kontaktmönster Från 1978, Håkansson & Wootz Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 % 50 Operativt Inköp Det operativa inköpet är som regel inriktat på orderläggning, leveransbevakning och allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. Vad gör en operativ Inköpare? Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt 17
Vad gör en operativ Inköpare, forts? Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), ev konterar, vidarebefordrar för attest Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system ( Stansning ) Arbetsbeskrivning för en operativ inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. 54 Generic Purchasing Needs analysis Market analysis Agreement Supply Payment & Follow-up 18
Needs analysis Define need Alternative solutions Functional Quality aspects Specification Analysing- Tools Define need: Product or service technical demand Alternative solutions Volumes actual total and in time Supply, lead-times and flexible demand Price, payment- delivery-terms CSR demand Trade offs balance different internal and external demands Others: Spare parts, service Tooling - conditions Call off quantities Currency, price variation terms Supplier Market analysis Supplier Market as is Information means Develop Supplier market Supplier evaluation Navigate in the global market: - Google - Open door for information - Fairs, exhibitions, invitation on home page - Advertising - Catalogues - Supplier catalogues - Colleges in purchasing Agreement RFI & Pre- Q Agreement Process covers: - Request for information Develop Supplier market Negotiation - Prequalification of suppliers (optional) - Dialogue with suppliers and Negotiations - Set up and Decision re Supplier(s) - Conditions - Supply plan RFQ Offer Evaluation - Quality assurance - Documentation requirement Supplier evaluation Supplier choice Agreement 19
Supply Develop Supplier Replanning market Changes Supplier Supply evaluation & Reciving Call of & Order- Acknowledgement Qualitycheck Supply Process covers: - Call offs /Order - Order acknowledgement - Supply plan and re-planning - Logistics, incl. Transport, storage and documentation - Receiving and inspection (Quality, number, timeliness) - Check vs. conditions Introduktion till inköpsorder 1. Titel inköpsorder. 2. Beställare (företagsnamn,adress och telefonnummer). 3. Referens till inköpare. 4. Inköpsordernummer. 5. Leverantör (adress och referens). 6. Leveransadress. 7. Fakturaadress. 8. Specifikation av vara. 9. Pris och valuta. 10. Betalningsvillkor. 11. Leveransvillkor (ev förpackning och transportinstruktioner). 12. Hänvisning till avtal, offert eller villkor. 13. Antal (enhet). 14.Dokumentation (Intyg etc.) 15. Leveransdatum. 16. Instruktion, (t ex ordererkännande inom 24h). 17. Organisation och momsregistreringsnummer. 18. Underskrift. 60 Payment & follow up Mätning & Uppföljning av Inköpsen Payment Develop Supplier Process market efficiency Supplier Supplier evaluation performance Development plans Payment & follow up Process covers: - Payment against conditions - Statistics on efficiency - Statistics on supplier performance - Feed back to supplier - Information internally - Improvement plans 20
Generic Purchasing Needs analysis Market analysis Agreement Supply Payment & Follow-up Operativt Inköp 63 Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Ska alla produkter hanteras lika ur inköpssynpunkt? 21
Inköp av vara eller tjänst Sex typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 65 Tankemodell Tjänster Tjänster Förnödenheter Råvaror & material Kompo- Förnödennenter Utrustning Utveckling Internal customer Avgöra Lev. Produckt Produkt val spec Skriva kontrakt Efter Order Order Leverans läggning styrning hantering Leverantör Taktiskt inköp Operativt inköp 66 Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörsmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter 67 22
Ett dagsverk för en operativ inköpschef. Process för prognosgenerering och utskick Process för orderläggning. Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser. Process för mätning av leverantör. (Hur säkerställa att all data registreras som ger ett gott underlag för leverantörs mätning?) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material. Process för mätning av inköpsavdelningen. Vad bör mätas? 68 Vad är en? Indata, aktiviteter & utdata. Instruktioner beskriver hur aktiviteter skall genomföras Exempel hantera inköpsanmodan Exempel orderlägga genom ehandel Roller beskriver vem som har ansvar och befogenhet 69 Varför dokumenterade er? Säkerställa att alla arbetar korrekt. Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ. Inger förtroende. Grund för förbättring. 70 23
Bruttoprognos per komponent Lager? Inköpsorder? No Avropsavtal? Val lev. Yes Splitt mellan leverantörer No Yes No Yes Prognos Subtrahera Lager & Order Till avtals Splitt enligt avtal Nettoprognos per lev. och komponent 71 Frågor / diskussion. Givet aktuell : Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 72 Inköpsförslag/ anmodan Order Avropsavtal? Val lev. Yes Splitt mellan leverantörer No No Yes Till avtals Splitt enligt avtal Inköpsorder per lev. 73 24
Automatisera orderläggning? Omsättningshastighet i lager och risk villighet. Tänk Wilson. Component-class A B C Order frequency Min 1 time/week 2 times/month Once a quarter Safety Stock 5 days 1 week 4 weeks A = Average 8 days of stock = 300/8 = Turnover 38 times 70% of total value B = Average 14 days of stock = 300/14 = Turnover 21 times 20% of total value C = Average 70 days of stock = 300/70 = Turnover 4 times 10% of total value =(0,7 * 38)+(0,2 * 21)+(0,1 * 4) = Turnover 31 times/year. 74 Givet aktuell : Frågor / diskussion. Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 75 Bevakning Av Ordererkännande Sortera ut inköpsorder som ej är ordererkända 3 dagar efter orderdatum. Kontakta leverantör. Registrera ordererkännande. 76 25
Frågor / diskussion. Givet aktuell : Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det m.h.t. systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 77 Process för orderstyrning Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag. Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. 78 600 400 200 Behov Saldo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Behov 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Saldo 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400 800 600 400 200 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Behov Saldo Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 Saldo 420 340 260 180 100 520 440 360 280 200 620 540 460 380 300 720 79 26
400 300 200 100 Behov Saldo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 Saldo 320240160 80 0 320240160 80 0 320240160 80 0 320 600 400 200 Behov Saldo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 Saldo 420 340 260 180 100 20 440 360 280 200 120 40 460 380 300 220 80 Givet aktuell : Frågor / diskussion. Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 81 Leveransbevakning. Sortera ut inköpsorder som ej är levererade 1 dag efter leveransdatum. Sortera, utsorterade sena, order per leverantör och kontakta leverantör. Registrera nytt leveransdatum. 82 27
Frågor / diskussion. Givet aktuell : Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 83 Kvalitets Returer. Fel leverans från leverantör Kvalitets fel på leverans identifieras av godsmottagning Felrapport Begär RMA nummer Retur till leverantör Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return Material Authorization) från leverantör. RMA består av returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning. Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller kreditnota. Materialet returneras efter att RMA erhållits från leverantör. 84 Givet aktuell : Frågor / diskussion. Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 85 28
Fakturor från lev.reskontra till inköpare. Faktura Avvikelser Prisdiff.? Nej Ja Faktura pris OK? Ja Nej Inköpare kontaktar leverantör Begär kreditnota på överstigande belopp Justera WAPP Inköpare/PM beslutar om WAPP skall ändras. Nytt WAPP anges i SEK vid berörd artikel för lev.reskontra att justera. Använd WAPP ändringsmall. Meddela PM Inköpare meddelar vilka kundorder som riskerar att ha fel fakturerats. Kvantitetsdiff? =inrank skiljer från faktura Nej Ja Kontrollera inrankning (och skeppningsdokument) mot order. Stämmer antal? Nej Om order kan anses slutlevererad ändra (efter OK från leverantör) beordrat antal till levererat antal. Ja Begära kreditnota om vi debiterats för många Vid debitering av färre än mottaget påtala skillnad för leverantör. Annat fel Nej Ja Utredning av inköpare Avslut ärende 86 Frågor / diskussion. Givet aktuell : Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 87 Avyttring Excess & Obsolete (E&O). Identifiera E&O material Returnera material till leverantör No Annan avyttring Yes Det viktigt med en tydlig definition av E & O. Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov. Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar behov. Material till leverantör Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund, reservdelslager, Factory Outlet, etc Excess Excess eller Obsolete? Obsolete Skrota? 88 29
Givet aktuell : Frågor / diskussion. Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? För att driva en; Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera en? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att en skall stödjas. 89 Bruttoprognos per komponent Lager? Inköpsorder? Yes Prognos Subtrahera Lager & Order No Avropsavtal? Val lev. Yes Splitt mellan leverantörer No Yes Till avtals Splitt enligt avtal No Nettoprognos per lev. och komponent 90 Inköpsförslag/ anmodan Order Avropsavtal? Val lev. Yes Splitt mellan leverantörer No No Yes Till avtals Splitt enligt avtal Inköpsorder per lev. 91 30
Bevakning Av Ordererkännande Sortera ut inköpsorder som ej är ordererkända 3 dagar efter orderdatum. Kontakta leverantör. Registrera ordererkännande. 92 Process för orderstyrning Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag. Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. 93 Leveransbevakning. Sortera ut inköpsorder som ej är levererade 1 dag efter leveransdatum. Sortera, utsorterade sena, order per leverantör och kontakta leverantör. Registrera nytt leveransdatum. 94 31
Kvalitets Returer. Fel leverans från leverantör Kvalitets fel på leverans identifieras av godsmottagning Felrapport Begär RMA nummer Retur till leverantör Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return Material Authorization) från leverantör. RMA består av returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning. Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller kreditnota. Materialet returneras efter att RMA erhållits från leverantör. 95 Fakturor från lev.reskontra till inköpare. Faktura Avvikelser Prisdiff.? Nej Ja Faktura pris OK? Ja Nej Inköpare kontaktar leverantör Begär kreditnota på överstigande belopp Justera WAPP Inköpare/PM beslutar om WAPP skall ändras. Nytt WAPP anges i SEK vid berörd artikel för lev.reskontra att justera. Använd WAPP ändringsmall. Meddela PM Inköpare meddelar vilka kundorder som riskerar att ha fel fakturerats. Kvantitetsdiff? =inrank skiljer från faktura Nej Ja Kontrollera inrankning (och skeppningsdokument) mot order. Stämmer antal? Nej Om order kan anses slutlevererad ändra (efter OK från leverantör) beordrat antal till levererat antal. Ja Begära kreditnota om vi debiterats för många Vid debitering av färre än mottaget påtala skillnad för leverantör. Annat fel Nej Ja Utredning av inköpare Avslut ärende 96 Avyttring Excess & Obsolete (E&O). Identifiera E&O material Returnera material till leverantör No Annan avyttring Yes Det viktigt med en tydlig definition av E & O. Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov. Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar behov. Material till leverantör Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund, reservdelslager, Factory Outlet, etc Excess Excess eller Obsolete? Obsolete Skrota? 97 32
Operativt Inköps effektivitet Mätning av operativ inköpsenhets inre effektivitet? Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden. 99 Mätning av Operativt Inköp Antal order per Inköpare Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym Genomloppstidför 1. Order 2. OE 3. Reklamationer 4. Fakturaavvikelser 5. Etc. 33
Mätning av (Operativt) Inköp externa effektivitet Prisutveckling Kostnadsutveckling Störningsfria leveranser in och ut Ledtider Summering Nu vet ni vad operativt inköp är. Hur en operativ inköpsfunktion styrs. Vilka er som finns tillgängliga. Vad som en operativ inköpare gör 1. Frågor 102 Definitioner av INKÖP CWA PUMA: Purchasing shall mean the totality of the of acquisition including the meanings of procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations. The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects. Inköp hela anskaffningsen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering samt bortskaffande. Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet Supply Chain Management. IFPSM (in progress) 34
Semantik Inköp Upphandling Anskaffning Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management Inköps övergripande roller A van Weele Cost (Kostnadsminskning) Value (Kundvärdeskapande) Risk (Riskhantering) Björn Axelsson Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning) Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande) Strukturroll (Påverka leverantörsmarknaden) Generic Purchasing Needs analysis Market analysis Agreement Supply Payment & Follow-up 35
Inköp av vara eller tjänst Sex typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 107 CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 109 36
Exempel på funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. 110 Vad gör en operativ Inköpare? Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt Vad gör en operativ Inköpare, forts? Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), ev konterar, vidarebefordrar för attest Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system ( Stansning ) 37
Varför dokumenterade er? Säkerställa att alla arbetar korrekt. Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ. Inger förtroende. Grund för förbättring. 113 Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörsmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter 114 Operativt Inköps effektivitet 38
Slut Dag 1 Dag 2 Repetition Vad har vi lärt hittills Vad är Inköp? Hur definieras Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Hur styrs Operativt Inköp? Vilka operativa er finns tillgängliga? Vad gör en Operativ Inköpare? 39
Definitioner av INKÖP CWA PUMA: Purchasing shall mean the totality of the of acquisition including the meanings of procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations. The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects. Inköp hela anskaffningsen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering samt bortskaffande. Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet Supply Chain Management. IFPSM (in progress) Inköps övergripande roller A van Weele Cost (Kostnadsminskning) Value (Kundvärdeskapande) Risk (Riskhantering) Björn Axelsson Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning) Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande) Strukturroll (Påverka leverantörsmarknaden) Generic Purchasing Needs analysis Market analysis Agreement Supply Payment & Follow-up 40
CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 123 Vad gör en operativ Inköpare? Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt 41
Vad gör en operativ Inköpare, forts? Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), ev konterar, vidarebefordrar för attest Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system ( Stansning ) Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörsmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter 126 Hantverket It stöd Beställning 42
Bikupa Vilka IT system påverkar inköps arbete Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Komponent data Lev per kmp Avt lev per kmp Prognos Order etc Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) Behov (prognos alt försäljning) Avtalsdata data Lager Inköpsorder 129 Olika beställningssätt Beställningssätt Katalog Exempel på produkter/tjänster Standard produkter och tjänster Beskrivning Produkter och tjänster hittas genom sökning på t ex produktnamn, artikelnummer, beskrivning, leverantörsnamn Produkt/tjänstespecifikation och pris finns i katalogen Ordern skickas efter attest direkt till leverantören Fritext Produkter och tjänster med ramavtal som är svåra att katalogisera Konsulter, Reklamproduktion Leverantörerna hittas genom sökning på t ex produktnamn, beskrivning, leverantörsnamn Specificering av produkt/tjänst och pris görs av beställaren Order går efter attest via inköpsavdelningen till leverantören Kontorsmateriel, bemanningstjänster, kemikalier, verktyg, IThårdvara Inköpsanmodan Andra flöden Icke standard produkter/tjänster där inköp måste vara involverade i köpet Produktionsrelaterad utrustning Resor, fast telefoni, el/energi Beställaren hittar varken produkt/tjänst eller leverantör, fyller därför i inköpsanmodan Inköpsanmodan skickas till inköpsavdelningen efter attestering. Inköpsavdelningen finner lämplig leverantör och ordern skickas till leverantör För vissa tjänster görs inga avrop tjänsten utförs baserat på årliga avtal 130 43
Lev 2010-01-08 Vad är e-procurement? Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet. Leverantör ofta genom ASP-lösning Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade. Process Beställa - Betala Beställning & Kontering Godkännande Attest Godkänd order Bekräfta mottagen leverans ok Betalning Faktura 3-vägsmatch mismatch Workflow (e.fact) Scanning & Manuell Registrering Pappersfaktura efaktura Leverantör 131 Operativt inköp - Procure to pay Way of ordering Process Order Catalogue & Free text Click & Buy order Approval flow Goods reciept Subscriptions & Rental contracts Frame order No activity Purchasing requisition Purch req Purchasing Card Purchasing card Outside C & B ordering No Activity Invoice Auto Auto order - invoice Order - invoice matching Matching Rules set up for auto approval Auto Order - invoice Matching Auto Order - invoice Matching Deviation workflow Procure to pay excellence. 132 E-procurement - indirekt mtrl E-procurement tool includes products and services from suppliers contracted after competitive bidding by purchasing functions. All employees can search and order products and services in the tool. Managers receive a request for authorization by mail. If product/services or relevant suppliers cannot be found a requisition can be issued and sent to the purchasing department. When a purchase order is authorized by a manager the order is sent to the supplier by EDI. Product delivery or service completions are registered in SIV and Invoices can then be paid without second authorization. E-procurement tool can be accessed via Intranet 133 44
Pipechain PipeChain is a simple way to organize the supply chain between companies. Mindbreakingly easy to handle, the PipeChain user interface connects customers, manufacturers and suppliers. A patented logistics system with full transparency, allowing you and your partners to online create a chain driven by real demand EDI, WEBEDI mm 134 Vendor Managed Inventory Information (stock level and demand) Driven by demand Collaboration Can be automated High information transparency Real-time information 135 Basware BasWare är global marknadsledare för automatiserade finansiella er. 500 000 användare runt om i världen använder BasWares lösningar. BasWare grundades 1985 och är idag börsnoterat på Helsinki Stock Exchange. Procure to pay Konkurrenter IBX, E-fact, Agresso, mm 136 45
Leverantörsmätning / leverantörsutveckling Target Management and KPI s Fundamentals KPI Goal 1 KPI Holistic Objetivs Goal 2 KPI KPI KPI Goal 3 KPI KPI KPI 46
Goal criteria's Measurable Realistic Challenging Reachable David Lega The SMART- model Selfchosen Measurable Acceptable Realistic Time- limited 1. What does it take? 2. Which are the obstacles? 3. How to overcome the obstacles? About KPI Quote; The problem with PKI s is that they drive performance, but not towards the company best, but for the individual KPI. Besides: there seems to be lacking a KPI for common sense U Agren, CFO 47
Exempel på kostnadsbesparingar: Långtidsprisavtal Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. learning curve Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris Konstruktionsförenklingar Processförbättringar Alternativa material Nya teknologier Emballage Produktviktsreduktion Materialinnehåll/materialutnyttjande Kassationsminskning Lager- eller ledtidsreduktion Konsignationslager Leverantörsstyrt lager Komplexitetsminskning Förbättrade underleverantörer Optimering av tillverkningslokalisering Optimering av av valideringskrav Fraktkostnader Multipel sourcing Volymeffektivisering Tullreduktioner Internationell logistik Garantianspråksreduktioner Verktygsbesparingar LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR Åtgärd Implementationstid Engångskostnad för implementation Kostnadsbesparing Prisreduktion Status (F, B, I, A, K) F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat. Leverantörsutveckling 1 Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att driva de aktuella ämnena/parameter som, baserat på nuläge och framtida önskat läge, är viktiga för företagets framgång och lönsamhet. 48
Leverantörsutveckling För att lösa ett problem/utmaning 1. Kostnadsläge 2. Kvalitetsnivå 3. Administration 4. Etc. För att öka lönsamheten 1. Hitta nya lösningar 2. Teknisk utveckling 3. Förenklingar 4. Etc. Leverantörsutveckling Baseras på 1. Leverantörsstatistik (1 3 års mätresultat) 2. Marknadsinformation 3. Kvalitetsnivå 4. Administration 5. Etc. Leverantörsutveckling 2 Genom ett program skapas en som kräver och möjliggör: Definition av och överenskommelse om målbild i samarbetet med leverantören. Kontinuerlig förbättring genom klargörande av de actions som måste genomföras av parterna. En tätare kommunikation som i sin tur leder till ett tätare samarbete. Objektiv värdering av leverantören (och kundens) prestation. Objektiva mätningar med målbild möjliggör feedback till leverantör rörande dess position relativt konkurrenter. 49
Leverantörsmätning 3 Företagsstrategi Inköpsstrategi Val av ämnen/ prameter Mål Actions Mätning =Aktivt program Om leverantörs mätning. Det är inte allt enkelt. Kräver gemensamma er/rutiner. Tex. hur mäta leveransprecision? Möter verkligt leveransdatum det leveransdatum angett på inköpsorder! Exempel leveransprecision Om verkligt leveransdatum är inom intervallet 3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK. Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod: 88 leveranser sker inom intervallet. Leveransprecision = 88/100 => 88 %. 50
Exempel leveransprecision 2 Vilka datum finns det? Orderdatum. Önskat leveransdatum. Ordererkänt leveransdatum. Förändrat leveransdatum. Verkligt leveransdatum. Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring). Nytt ordererkänt datum. Ledtid och transportvillkor. I affärssystem. Exempel leveransprecision 3 Att fundera över och som inköpschef skapa rutiner för: Skall leveransprecision endast mäta leverantörens förmåga att leverera enligt ordererkänt datum? Vad händer om leverantören ordererkänner flera gånger? Hur registrera ett ordererkänt datum som ej möter önskat leveransdatum om inköpsorder är lagd på kortare ledtid än avtalat? Vilka olika mätningar kan göras och vad visar de? => Klarhet undviker siso. Supplier scorecard 1 (2) www.logistikprogrammet.org 51
Supplier scorecard 2 (2) 52
Forts measurement criteria Forts measurement criteria 53
Forts measurement criteria Forts measurement criteria Bilaga 2 Supplier evaluation form Selection criteria Comment 0 Point 1-5 Points 1. General Language English or Swedish as business language No Yes Referances References from similar co-operation No Yes If yes, please fill out the following information: Company name: Contact : Phone: Application and certification of enviromental management system acc to Enviromental management system ISO 14000 or similar No Yes Customer service/ support Possibility to a contact person No Yes If yes, please fill out the following information: Payment terms Payment terms 60 days No Yes Delivery terms FCA from place of delivery No Yes Name: Phone: 2.Economy Turnover What are you current annual sales? Solidity Solidity of the company Liquidity Liquidity of the company Finances Do you have any record for non payment of debit? Yes No Are all taxes and fees paid? No Yes 3.Logistics & Production Do you measure on-time Delivery reliability deliveryperformance to your customers? No Yes If yes, what is the percentage in average? % Lead time What is your current delivery lead time? days Production capacity Can you easily expand your production without major investments? No Yes Do you have any back up manufacturing Support manufacture in other facilities? No Yes Do you know where your bottleneck in Bottleneck in production production is? No Yes Do you actively work with productivity Improvements improvements? No Yes Stock Do you have any buffer stock? No Yes If yes please fill out the following information: Location of stock: 54
Bilaga 1 Utvärdering befintliga leverantörer Leverantör: Datum: Kriterier 5 poäng 4 poäng 3 poäng 2 poäng 1 poäng 0 poäng Antal poäng: Leveransprecision 100% 90-99% 80-89% 70-79% 60-69% <60% Kvalitetsavvikelser Alltid 0 1-2 st 3-4st 5st 6 st >6 st Ordererkännade inom Alltid inom 2-3 dagar 4-5 dagar 6-7 dagar >8 dagar Uteblivet 48 h 48 h Kundservice Svar och åtgärd Inom 48 h Inom 72 h Inom 96 h >96 h Inget svar inom 24 h Ledtid 2 dagar 3-4 dagar 1-2 vecka 3 veckor 4 veckor >4 veckor Pris Årlig kostnadsreduktion minst 15 % Ja Nej Konkurrenskraftigt pris Nej Ja Öppna kalkyler Nej Ja Egen värdering Tillmötesgående Ordning och reda Service/attityd Eget intryck Atmosfär Komentarer egen värdering: Mycket bra Mycket bra Mycket bra Mycket bra Mycket bra Slutsumma poäng: Exempel på kostnadsbesparingar: Långtidsprisavtal Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. learning curve Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris Konstruktionsförenklingar Processförbättringar Alternativa material Nya teknologier Emballage Produktviktsreduktion Materialinnehåll/materialutnyttjande Kassationsminskning Lager- eller ledtidsreduktion Konsignationslager Leverantörsstyrt lager Komplexitetsminskning Förbättrade underleverantörer Optimering av tillverkningslokalisering Optimering av av valideringskrav Fraktkostnader Multipel sourcing Volymeffektivisering Tullreduktioner Internationell logistik Garantianspråksreduktioner Verktygsbesparingar Praktisk Leverantörsutveckling Processkartläggning Reducera antalet Processsteg Samordna/ta bort Flytta t/fr lev/köpare 55
Vad är en aktivitet? Tillv. Packn Tranp Pack. Tillv. Leverantör Kund Analys av ett led en lev & kund relation. 167 Vad är en aktivitet? nedbrytning ett steg Tillv. Packn Tranp Packn. Tillv. Leverantör Kund Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 168 Vad är en aktivitet - nedbrytning ett steg (2) Tillv. Packn Tranp Packn. Tillv. Leverantör Kund Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 169 56
Inköp Bikupa (Prata med den som sitter närmast) Hur definieras vad som ska köpas? Vem bestämmer vad som skall köpas in? Tjänster Råvaror & material Förnödenheter Komponenter? Utrustning Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Taktiskt inköp Skriva kontrakt Order läggning Efter Order Leverans styrning hantering Operativt inköp Leverantör Beskrivning av vad som skall köpas in. Funktionell specifikation (inkl kvalitet). Teknisk specifikation (inkl kvalitet). Logistisk specifikation. Ekonomisk specifikation. Politisk specifikation. (informell spec). 57
Vem tar inköpsbeslutet? Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa: Material och råvara? Utrustning? Komponenter? Förnödenheter? Tjänster? Är taktiskt inköp enbart en beredande funktion? Är inköp verkligen inblandade i produktspecifikationen? Fundera i x minuter. Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. 58