Slutrapport. Kommunikation i Uppsala län utan stöd av fax

Kommunikation i Uppsala län utan stöd av

INNEHÅLLSFÖRTECKNING BAKGRUND 3 1 UPPDRAGSRESULTAT JÄMFÖRT MED UPPDRAGSMÅL 3 1.1 Utfall resultat 3 1.2 Utfall tidplan 3 1.3 Utfall resurser 4 1.4 Utfall kostnader 4 1.5 Effektmål 4 1.6 Uppföljning effektmål 5 2 ÖVERLÄMNING AV LEVERANS 5 3 ERFARENHETER OCH OBSERVATIONER 5 3.1 Styrgruppsmöten 5 3.2 Arbetsgruppsmöten 6 3.3 Sammanställning av och plan för ersättning 7 3.4 Omvärldsbevakning och kopplingar till andra projekt 9 3.5 Hantering av risker 10 3.6 Säker överföring av läkemedelslista 10 3.7 Osäkerhetsfaktorer 11 3.8 Slutsats 12 4 REFERENSER 13 5 BILAGOR 13 5.1 Bilaga 1 14 5.2 Bilaga 2 15 5.3 Bilaga 3 17 5.4 Bilaga 4 18 6 CHECKLISTA FÖR BESLUT, BP5 19 2 (19)

Bakgrund Landstinget har fått ett föreläggande från inspektionen för vård och omsorg IVO, om att sluta överföra information med hjälp av, då det inte är ett tillräckligt säkert sätt att kommunicera känslig information. Under hösten 2015 och våren 2016 har därför en utredning (förstudie) i två delar (Lagerström, 2016) (Fiorillo, 2015) genom registrering av mottagna och skickade på ett antal enheter inom landstinget identifierat vilken typ av information det är som idag as och därefter utrett samt lämnat förslag på alternativ till denna informationsöverföring. Föreliggande projekt förväntas implementera de i den ovan nämnda utredningen föreslagna prioriterade ändringarna för att på så sätt uppfylla de krav på säker informationsöverföring som IVO ställer på Landstinget i Uppsala län. Syftet med projektet var dels att minska ner kommunikationen med för de typer av meddelanden som det idag finns en säker lösning för, men också att titta på och föreslå fortsatt arbete med utveckling av lösningar för de övriga typerna av meddelanden. Projektet skulle också närmare utreda det önskemål som ställts från kommunerna i Uppsala län om att använda Pascal som system för läkemedel för samtliga hemsjukvårdspatienter. 1 Uppdragsresultat jämfört med uppdragsmål 1.1 Utfall resultat Projektet har uppnått de resultat som angivits i projektplanens målformulering. I och med arbetsgruppens sammansättning så har de berörda organisationerna och sjukvårdande förvaltningarna inom landstinget och alla åtta kommunerna i Uppsala län nått en samsyn kring vilken typ av patientinformation som efter årsskiftet 2016/2017 inte längre ska distribueras per. Projektet har också i stor omfattning kunnat möta de krav som ställts på Landstinget i Uppsala län i föreläggandet från IVO och förslag till fortsatt arbete för att på längre sikt kunna nå ännu längre beskrivs vidare i föreliggande slutrapport. 1.2 Utfall tidplan Den i projektplanen uppsatta tidplanen har följts vad gäller mötesintervall för arbetsgrupp och styrgrupp. Den uppskattade tidsåtgången har visat sig överensstämma väl med verkligheten för deltagarna i arbetsgruppen, avseende tid för möten och det informationsinhämtnings- och spridningsarbete som skett lokalt inom varje organisation/förvaltning. 3 (19)

Viss fördröjning gentemot tidplanen för planerade milstolpar har dock uppkommit på grund av att juridiska förutsättningar har behövt klargöras inför godkännande av framtagna dokument som skulle ligga till grund för informationsspridning, men denna fördröjning har inte påverkat projektets slutförande eller måluppfyllelse negativt i någon större utsträckning. 1.3 Utfall resurser Antalet estimerade arbetstimmar per arbetsgruppsdeltagare under projekttiden augusti till december 2016 var fyra timmar per vecka, ojämnt fördelade under projekttiden. För projektledare var den estimerade tidsåtgången tio timmar per vecka. Tidsåtgången har visat sig vara väl beräknad, med undantag för viss mertid för projektledaren, framför allt beroende på omfattande dokumentation inför och efter möten och merarbete kopplat till ett oförutsett avhopp från arbetsgruppen för Akademiska sjukhusets representant där ersättare inte utsågs av resursägaren. Akademiska sjukhuset har således inte fullt ut använt de timmar som var beräknade och godkända av resursägare för arbetet i detta projekt. I den initiala planeringen av arbetsgruppens sammansättning, som baserades på de beslut som fattats av TKL april 2016, fanns det representation från samtliga kommuner i länet samt från slutenvården Akademiska sjukhuset. Tidigt såg arbetsgruppen dock att det fanns stort behov av att även få representation från de övriga berörda landstingsförvaltningarna primärvården, Lasarettet i Enköping och hälsa och habilitering. Arbetet med att få fram en representant från dessa tre förvaltningar drog ut en del på tiden, men under november var arbetsgruppen kompletterad med representanter även från dessa, vilket varit mycket gynnsamt för informationsspridningen och för förståelsen och samsynen kring projektmålen. 1.4 Utfall kostnader Inga merkostnader har uppkommit när det gäller personalresurser, men sannolikt kommer det att uppstå vissa kostnader för landstinget framöver då det är beställt utveckling av funktioner i befintliga system (Prator). Detta utvecklingsförslag är förevisat för styrgruppen som godkänt beställningen. För kommunerna kommer det troligen att uppstå vissa kostnader framöver om det kommer att bli möjligt för dem att få inloggning i systemet Auricula för att komma åt att se och att skriva ut Waranordinationer för sina hemsjukvårdspatienter. Uppsala Clinical Research UCR har godkänt detta förslag till lösning men fortsatt utredning krävs för att klarlägga framför allt den juridiska aspekten kring patientåtkomst och de tekniska förutsättningarna för kommunerna. 1.5 Effektmål Förväntade effekter av projektet är: Att informationsöverföring av patientuppgifter sker på ett säkert sätt och i enlighet med de lagar och författningar som är aktuella. 4 (19)

Att möta de krav som ställs på landstinget i Uppsala län i förläggandet från inspektionen för vård och omsorg IVO. Att personal i kommuner och landsting får en samsyn kring ett förändrat arbetssätt. Att områden för fortsatt arbete identifieras. 1.6 Uppföljning effektmål Det finns goda indikationer på att projektet kommer att uppnå de uppsatta effektmålen. En uppföljning av nyttorealiseringen kommer att genomföras av projektledare och redovisas till styrgrupp under våren 2017. Uppföljningen sker på två sätt. Dels genom att ta ut statistik från NPÖ månadsvis från juli 2016 för kommunerna för att se efter om antalet slagningar ökar och dels genom att genomföra en ny mätning av antalet skickade och mottagna på de enheter som utförde en mätning i samband med förstudien. För statistiken ur NPÖ ansvarar respektive kommuns arbetsgruppsrepresentant. Dessa siffror kommer att redovisas till projektledare. För mätning av antalet ansvarar projektledare. Kontakt med berörda enheter kommer att tas under februari/mars 2017. Resultatet av dessa två mätningar kommer att kunna visa om projektet nått effektmålen. 2 Överlämning av leverans Slutrapport överlämnas av projektledare till styrgrupp och projektägare för godkännande i mitten av december 2016. Uppföljningen redovisas av projektledare till styrgrupp under våren 2017. 3 Erfarenheter och observationer 3.1 Styrgruppsmöten Projektet inleddes med ett styrgruppsmöte i september där projektplanen godkändes. Styrgruppen har därefter kallats till två styrgruppsmöten under projektets genomförande där rapport om projektstatus och uppkomna beslutspunkter varit på agendan. De beslutspunkter (BP3:or) som varit aktuella är följande: Att godkänna projektplanen så att projektet kunde inledas. Styrgruppen har godkänt. Att godkänna förfarandet att slutenvårdens personal kan efterfråga samtycke till NPÖ för annan huvudmans räkning. Styrgruppen har utrett och godkänt detta i samråd med jurister hos Inera och Uppsala kommun. 5 (19)

Att godkänna att en meddelandefunktion mellan primärvård och kommunal vård utvecklas i Prator. Styrgruppen har godkänt detta och uppdragit åt projektledare att beställa ett estimat från Evry. Att gå vidare i diskussionerna med UCR om möjligheten att ge åtkomst till Auricula för kommunens sjuksköterskor. Styrgrupp godkände detta och projektägare och jurist tog på sig att hålla den fortsatta dialogen med UCR. Styrgruppens sammansättning har varit gynnsam och ändamålsenlig, då gruppen bestått av representanter med mandat att fatta för projektet relevanta beslut. 3.2 Arbetsgruppsmöten Arbetsgruppen har träffats vid sammanlagt sex tillfällen med ungefär två till tre veckors intervall. Tiden mellan arbetsgruppsmötena har varit tillräcklig för arbetsgruppens deltagare för att hinna förbereda det som varit uppgiften inför nästkommande möte. Innehållet vid arbetsgruppsmötena har varit följande: Möte 1. Information om projektet och dess förarbeten. Deltagarna fick en genomgång av projektet samt fick till sig material för att använda vid informationsspridning om projektet i den egna organisationen. Uppgift till nästa möte var att informera om, och att samla in synpunkter och reflektioner på, projektet från sina organisationer. Tider för resterande möten året ut bokades in för att säkerställa att alla representanter skulle kunna prioritera att delta. Möte 2. Inbjuden person informerade gruppen om NPÖ i den version vi använder idag och hade en visning av inloggningsförfarande och funktioner i NPÖ. Gruppen gick igenom listan över de vanligaste förekommande typerna av och alternativ diskuterades. Behovet av representation från andra landstingsförvaltningar än Akademiska sjukhuset identifierades. Till nästa möte uppmanades deltagarna att i sina organisationer diskutera eventuella risker med att ändra arbetssätt för att kunna genomföra en bra riskanalys. Möte 3. Gruppen enas om att information om nytt arbetssätt bör ligga som bilaga till befintlig länsövergripande rutin för in- och utskrivning. Riskanalysdokument togs fram och de risker som identifierats graderades och lämpliga åtgärder för att förebygga dessa fastställdes. Till nästa möte uppdrogs åt deltagarna att fundera på innehåll i en informationsbilaga om NPÖ samt att fastställa hur information om nytt arbetssätt på bästa sätt ska spridas i respektive organisation. Möte 4. Gruppen arbetar fram ett utkast till bilaga kring informationsöverföring via NPÖ. Gruppen uppmanas att inkomma skriftligt med en plan för kommunikationen inom sina 6 (19)

respektive organisationer. Kravformuleringen inför utvecklandet av en meddelandefunktion utanför pågående vårdperiod gicks igenom och deltagarna fick i uppgift att inhämta synpunkter i sina organisationer på vilka yrkeskategorier som bör involveras för att en kravspecifikation ska kunna levereras till Evry. Möte 5. Bilagans innehåll fastställdes. Kommunikationsplan för samtliga aktörer fastställdes. Kravspecifikation för meddelandefunktion i Prator fastställdes. Deltagarna är redo att påbörja informationsspridning i sina organisationer efter klartecken från styrgrupp och kommunens jurister. Samtliga berörda landstingsförvaltningar deltog under detta möte. Även lasarettet i Enköping, primärvården och hälsa och habilitering. Möte 6. Under arbetsgruppen sista möte gjordes en uppföljning av riskanalysen, kommunikationsplanen och projektet som helhet. Informationsspridning om ändrat arbetssätt pågår nu i samtliga berörda organisationer och allt är klart och förberett för att sluta a aktuella informationsmängder per den 31/12. 3.3 Sammanställning av och plan för ersättning Den sammanställning över de vanligaste typerna av som legat till grund för projektet visas i tabell på nästa sida. Där visas också projektets resultat, det vill säga den fastställda planeringen för hur dessa ska ersättas med annan, säker, lösning. I tabellen är typerna färgmarkerade för att visualisera hur status gällande ny distribueringslösning är inför årsskiftet. Grön visar att lösning finns till den 1/1 2017. Gult visar att lösning finns, men kommer inte att vara klart den 1/1 2017. Rött visar att ingen plan för lösning har kunnat identifieras under projekttiden. 7 (19)

Meddelande som idag kommuniceras per, i fallande ordning. Journalkopior, vårddokumentation 30% Faxmeddelanden mellan kommunal hemsjukvård och primärvård 20% Journalkopior läkemedelslista 9,5% Alternativt kommunikationssätt NPÖ Meddelandefunktion med stöd för bilagor ska utvecklas i Prator. Ok från styrgrupp. Arbete inlett och funktion beställd. Önskemål om utveckling av NPÖ för att möjliggöra publicering av detta på ett säkert sätt. Sannolikt ok till version R8.1. Ev. kan dessa listor läggas som bilaga i Prator framöver. Journalkopior vårdplan 8,5% Vårdplaner visas inte i NPÖ. Slutanteckningar som idag redan publiceras i NPÖ bör innehålla den information som efterfrågas. Vaccinationsjournaler 7,6% Nationell tjänst Svevac bör kunna användas framöver. Ingen tidplan för införande i Uppsala län finns. Dokumenten kan överlämnas samlat till primärvård direkt eller per post. Ordinationslista för antikoagulantia (Warandosering) 5,7% Klinisk kemi, provtagningsunderlag 5,2% Remisser, remissvar 3,8% Utskrivningsmeddelande med läkemedelsberättelse (blankett) 3,8% UCR har sagt ok till att ge behörighet till Auricula för kommunens sjuksköterskor. Styrgrupp utreder vidare i samråd med UCR. Rättning pågår för publicering i NPÖ. Rättning pågår för publicering i NPÖ. Införandeprojekt e-remiss pågår. Delges alltid patienten i pappersform. Motsvarande information finns i läkarepikris (slutanteckning) som publiceras i NPÖ. Dosrecept, apodos 3,3% För patienter med dosdispenserade läkemedel finns dosrecept i Pascal. Övriga läkemedelslistor medföljer patienten i pappersform vid utskrivning från slutenvård. Underlag för konstaterande av väntat dödsfall i hemmet (blankett) 2,4% Kan sannolikt skickas som bilaga via Prator när funktionen är utvecklad. 8 (19)

Som ovanstående tabell åskådliggör så är det framför allt ett ökat användande av NPÖ och en nyutveckling av en meddelandefunktion utanför pågående slutenvårdsperiod i Prator som kommer att lösa överföringen av patientuppgifter på annat sätt än per. I tabellen framgår också att 70-80% av de dokument som ats tidigare kommer att ersättas med annan lösning. 3.4 Omvärldsbevakning och kopplingar till andra projekt I en rapport om säker digital meddelandehantering som SKL publicerade i mars 2016 (SKL, 2016) har området vårdsamverkan identifierats som ett av de områden där störst behov av nya lösningar finns. I rapporten framgår också att det idag finns digitala lösningar för avgränsade områden inom vård och vårdsamverkan och där nämns bland annat Prator för samordnad plan vid utskrivning. Man påtalar också att förväntningar finns på att dessa avgränsade lösningar ska kunna utvecklas ytterligare för att kunna användas mer generellt som ett säkert sätt att överföra information, men att ingen leverantör har kunnat visa en lösning ännu i drift. I och med detta projekt kommer nu Prator/Evry att kunna erbjuda den efterfrågade funktionaliteten. Projektet har vissa beröringspunkter med andra pågående projekt och för att minimera risken för att frågor bearbetas åt olika håll i parallella spår har projektledare haft kontakt med projektledaren för Trygg och effektiv utskrivning från slutenvård, som drivs i regionförbundets regi och som bland annat arbetar med revidering av den länsövergripande riktlinjen som rör in och utskrivning och planering inför den kommande lagändringen kring kommunernas betalningsansvar för utskrivningsklara patienter. Den informationsbilaga som föreliggande projekt tagit fram kommer att kopplas till den reviderade riktlinje som det nämnda projektet arbetar med och som publiceras i Uppsala läns kvalitetshandbok DocPlus under december 2016. Projektledare för projektet har också haft dialog med projektledare för e-remiss och företaget Softronic som ansvarar för Remittera -förstudien. Detta för att utröna om webblösningen Remittera kunde vara ett alternativt sätt att förmedla vissa av de informationsmängder som idag as till och från landstinget. Förstudien remittera presenterades den 8 december och projektledare deltog vid visningen. Dock bedömdes det att Remittera inte är ett alternativ som kan erbjuda en lösning som är mer ändamålsenlig än de lösningar som presenteras i denna slutrapport. De meddelandetyper som kunde kommit ifråga för Remittera är framför allt de blanketter som idag as mellan kommunal vård och primärvård och som kommer att ersättas av en ny meddelandefunktion i Prator under våren 2017. Meddelandefunktionen i Prator kommer inledningsvis ämna till att fylla glappet mellan primärvård och kommunal vård, det vill säga utgöra ett alternativ till de blanketter som idag as mellan de båda aktörerna. Arbetsgruppen har dock sett att funktionen också skulle innebära stora fördelar för de mottagningar som finns kopplade till akademiska sjukhuset och lasarettet i Enköping som också har uttryckt önskemål om att kunna 9 (19)

kommunicera med den kommunala hälso- och sjukvården, och sannolikt kommer därför ytterligare utveckling av funktionen ske som ett steg två, efter driftsättningen. Projektledare har också, tillsammans med medarbetare från MSI, deltagit vid en visning av ett system för säker epost som tillhandahålls av företaget Solid Park. Lösningen är intressant, men MSI är tveksamma till om den egentligen tillför något som den inbyggda lösning för säker epost som finns i Microsofts epostprogram inte kan tillhandahålla och vill titta närmare på det. Kopplat till de identifierade informationsmängder som idag as har projektet dock inte kunnat se att säker epost är ett alternativ som tillför något som inte kan lösas via NPÖ eller meddelandefunktionen i Prator. 3.5 Hantering av risker I den riskanalys som tagits fram av arbetsgruppen framgick inga allvarliga risker som har krävt särskilda åtgärdsplaner. De flesta identifierade riskerna rör informationsspridning och risker kopplade till att information inte nått fram eller inte finns tillgänglig för de medarbetare som behöver den. Detta anses åtgärdat i och med upprättandet av kommunikationsplan för varje involverad organisation/förvaltning, där spridning av information ska gå i enlighet med respektive organisations linje för spridning och i de forum som varje aktör bedömt relevant. Den högst graderade risken som identifierades var hanteringen av TGP (Tillgänglig Patient) i NPÖ för kommunerna. I dag har samtliga kommuner en TGP-lösning som innebär att en patient som finns registrerad i kommunens dokumentationssystem är en tillgänglig patient i NPÖ. För de patienter som skrivs in i slutenvård, men som inte sedan tidigare har haft insatser från kommunen måste varje kommun själva ha en lokal lösning för när, hur och vem som ska upprätta en akt så att åtkomst till information i NPÖ säkras. Ingen av representanterna från någon av kommunerna ansåg att detta var en stor risk och upplevde att det redan idag fanns ändamålsenliga rutiner lokalt för detta. En uppföljning av riskanalysen har skett innan projektet avslutades och inga nytillkomna risker identifierades. De åtgärder som beslutades initialt har visat sig vara tillräckliga för att förbygga uppkomst av de inledningsvis identifierade riskerna. 3.6 Säker överföring av läkemedelslista Under en stor del av projekttiden har frågan kring möjligheten att använda sig av ordinationssystemet Pascal för alla hemsjukvårdspatienter utretts. Idag används Pascal för de patienter som har dosdispenserade läkemedel och det är ett system som både landstingets läkare och kommunens sjuksköterskor har åtkomst till och där det går att skriva ut en aktuell läkemedelslista för patienten. I vissa delar av Värmland har man framgångsrikt provat möjligheten att använda sig av Pascal även för patienter som inte har dosdispenserade läkemedel för att kunna få en läkemedelslista som kommunens sjuksköterskor kommer åt själva. För Uppsalas del har frågan lyfts i styrgruppen för projektet, enheten för kunskapsstyrning och i forumet äldregruppen, men i samtliga forum anser man att detta inte är en lösning som är tillfredsställande. Orsakerna är bland annat den dubbeldokumentation som det skulle innebära för läkarna och den svårighet som finns kring att hålla isär vilka patienter i Pascal som är dospatienter och vilka som 10 (19)

inte är det. Att dosdispensera läkemedel innebär dessutom en kostnad för förskrivande enhet. Frågan bordlades därför under november och ingen ytterligare utredning kring detta pågår inom ramen för detta projekt. Därmed kvarstår frågan om säker överföring av läkemedelslista att lösa. Problemet är nationellt och arbetet med en nationell ordinationsdatabas NOD som drivs via Inera avstannade under våren 2015 då behov av justeringar i befintliga lagar föreligger. Omfattande informationssökning om hur arbetet med NOD fortgår idag har genomförts under projekttiden, men ingen färsk status har kunnat hittas. SKL och läkarförbundet är dock starkt engagerade i frågan kring NOD och i debattartiklar påtalas det stora behovet. ehälsomyndigheten har också med frågan om en nationell läkemedelslista i sin vision (ehälsomyndigheten, 2016) och förtydligar att det är en prioriterad uppgift att lösa, framför allt för att öka patientsäkerheten. Under projektets förarbeten och genomförande har omvärldsbevakning skett löpande. Bland annat genom att titta på hur man hanterat frågan kring läkemedelslistan i Värmland. I Värmland har ett projekt kring avvecklandet av ar, liknade detta, genomförts under våren 2016 och mycket information och dokument finns publicerat på deras websida (Värmland, 2016). Man har i Värmland nått samma resultat som i Uppsala län, det vill säga man har lyckats identifiera och lösa en stor del av informationsöverföringen av patientinformation via NPÖ men har idag ingen säker lösning för just läkemedelslistan. Även där påtalar man att bristen på en gemensam läkemedelslista är en av våra största patientsäkerhetsrisker. Även om en möjlighet att se läkemedelslista via NPÖ kommer att bli möjlig för landstinget i Uppsala län i samband med övergången till en ny version av Cosmic under hösten 2017 (R8.1) så finns ingen möjlighet att skriva ut dokument från NPÖ. Läkemedelslistan måste finnas i utskriven form hos patienten i de fall där den kommunala hemsjukvården ansvarar för läkemedelshanteringen. Frågan om möjliggörande av utskrift av information ur NPÖ har under projekttiden lyfts med representanter från Inera men ingen utveckling av utskriftsfunktion i NPÖ är planerad. NPÖ är att betrakta som ett titthål in i landstingets journal och all aktivitet loggas. Vid utskrift av information från NPÖ tappas möjligheten till spårbarhet. 3.7 Osäkerhetsfaktorer De svårigheter och osäkerhetsfaktorer som uppdagats under projekttiden är få. En utmaning för att nå ett lyckat resultat är dock att länet innehåller åtta kommuner som i sin tur har åtta olika organisationer där information ska spridas. Det gör att det inte har varit möjligt att skapa en enhetlig kommunikationsplan som gäller alla involverade aktörer, utan att varje aktör måste ta fram sin egen specifika kommunikationsplanering. De åtta kommunerna har också organiserat sin hemsjukvård på lite olika sätt, vilket innebär att arbetssättet kring utskrivningsklara patienter skiljer sig åt. En del kommuner har ett vårdplaneringsteam som sköter all vårdplanering på sjukhus och andra har en annan lösning som involverar den ordinarie biståndshandläggaren och ordinarie legitimerad personal i hemsjukvården. Detta leder till att en bilaga kring hantering av information vid utskrivning inte kan vara alltför detaljerad, utan enbart bestå av ett ramverk. Varje 11 (19)

kommun måste därefter skapa egna lokala rutiner för hur man hanterar in- och utskrivningsprocessen inom de givna ramarna. Frågan om hur en allt snabbare digitalisering ska hanteras vid eventuella driftstopp har diskuterats under projektets gång. För alla de system som de berörda landstingsförvaltningarna och kommunerna använder finns det redan idag särskilda driftstoppsrutiner. En ändring av arbetssätt påverkar inte dessa rutiner. I kommunal vård ska samtliga hemsjukvårdspatienter alltid ha viss journalinformation utskriven till pappersjournal att använda i händelse av driftstopp, i en så kallad driftstoppspärm. I landstingets sjukvårdande förvaltningar finns driftstoppsrutiner bland annat i form av läskopia av journalsystemet. I händelse av driftstopp i NPÖ gäller den manuella rutinen för informationsöverföring vid utskrivning som finns redan idag. Inget behov av att skapa ytterligare driftstoppsrutiner i och med ändringen av arbetssätt bedömdes föreligga. En större och mer besvärande osäkerhetsfaktor var avhoppet ur arbetsgruppen av en av representanterna från akademiska sjukhuset. Tillsättandet av ersättare drog ut på tiden och risk fanns för att informationsspridningen inom slutenvården på akademiska kom igång för sent för att kunna garantera en väl genomförd informationskampanj. I projektplanen var det tydligt angivet att om en representant var förhindrad att delta så ansvarade berörd organisation för att utse en ersättare, men detta visade sig vara en svårighet för Akademiska sjukhuset att lösa. Slutligen löstes detta genom att Akademiska sjukhusets enhet för vårdsystemsamordnare, som har vana av att sprida information till all verksamhet, tog på sig ansvaret för informationsspridningen. Detta visade sig vara en bra väg att gå då informationen därefter nått ut på ett brett och ändamålsenligt sätt. 3.8 Slutsats Projektet har, som föreliggande slutrapport beskrivit, resulterat i att målen i projektplanen uppnåtts. De vanligast förekommande typerna av, identifierade i förstudien, finns det nu en plan för att ersätta med andra system för en säker informationsöverföring. Mycket är klart att implementera redan vid årsskiftet men andra lösningar behöver lite längre planerings- och förberedelsetid innan implementering. De huvudsakliga lösningarna för de prioriterade informationsmängderna är NPÖ, en ny meddelandefunktion i Prator mellan primärvård och kommunal vård och möjlighet för kommunala sjuksköterskor att få inloggning i Warandoseringssystemet Auricula. Projektet har inte kunnat identifiera en säker digital överföring av läkemedelslistan, vilket egentligen är att betrakta mer som en nationell än en lokal fråga. Dock kommer man att kunna scanna in och skicka läkemedelslistan som bilaga via meddelandefunktionen i Prator i väntan på en nationell ordinationsdatabas eller annan säker lösning. 12 (19)

4 Referenser E-hälsa, Region Värmland. Websida (20161207) https://ehälsavärmland.se/tag/a/ e-hälsomyndigheten nationell läkemedelslista. Websida (20161212) https://www.ehalsomyndigheten.se/satsningar/gemensam-lakemedelslista/ Fiorillo, Anna (2015). Kommunikation I Uppsala Län utan stöd av. Utredning. Lagerström, Pia (2016). del 2, slutrapport. Utredning. SKL (2016). Säker digital meddelandehantering mellan myndigheter behovs- nulägesoch marknadsanalys. (http://skl.se/download/18.70aae65915385321fb05d8ee/1459511193270/rapport+s%c 3%A4ker+digital+meddelandehantering+20160331.pdf) 5 Bilagor Bilaga 1 Riskanalys Bilaga 2 Kommunikationsplan Bilaga 3 Informationsbilaga kring ändrat arbetssätt vid utskrivning Bilaga 4 Missivbrev till informationsbilagan 13 (19)

5.1 Bilaga 1 Riskanalys projektet S: sannolikhet. 1 inte troligt 5 mycket troligt K: konsekvens. 1 minimala konsekvenser 5 förödande konsekvenser SxK: 1-25. Vid summor >10 finns behov av särskild plan för riskminimering Identifierad risk S K S*K Åtgärd Behov av särskild plan J/N Bristande följsamhet till nya direktiv 2 2 4 Tydligt implementeringsarbete i berörda N personal fortsätter att a. verksamheter. Brister i informationsöverföring r/t missförstånd av vilken typ av information som fortfarande behöver delges per. 3 3 9 Tydliga direktiv om vilken typ av information som inte längre ska as till berörda verksamheter. N Ökad administrativ tid för vårdpersonal r/t diskussioner mellan huvudmännen om hur information ska delges. 3 2 6 Väl planerad kommunikationsplan med tydlig och lättillgänglig dokumentation av information som är överenskommen och förankrad hos berörda parter. Fördröjning i TGP för nya patienter? 5 2 10 Samtycke som meddelas vid inskrivning är startsignal för att upprätta journal i kommunen. Rutiner måste skapas internt hos varje kommun. Risk att informationen om nytt arbetssätt (sluta a) försvinner i mängden när den ligger som en bilaga till en riktlinje (in- och utskrivning från slutenvård). 2 2 4 Informationsspridningen om bilagan behöver ske hos varje aktör. N J N

5.2 Bilaga 2 Kommunikationsplan Landstinget i Uppsala län Forum för informationsspridning Ansvariga Behov av gemensamt material Övriga frågor att beakta Akademiska Spridning av missiv samt bilaga via vårdsystemsamordnare David Back/Joakim Hedin * Ja, samma information bör gå ut till alla. Lasarettet i Enköping Primärvården Hälsa och habilitering Möte med Via administrativt Spridning av missiv verksamhetscheferna IT-stöd och via samt bilaga via (VC) 22/11 och mail till samtliga vårdsystemsamordnare 20/12. verksamhetschefer. E-post till Gäller både avdelningschefer offentlig och privat (slutenvård), VC och primärvård. slutenvårdsenheternas kontaktpersoner för Prator. Anette Lindgren Pia Leierdahl Pia Puskala * * *Bilaga till riktlinjen vid in- och utskrivning: Att tänka på vid informationsöverföring Bilagan ska tydliggöra vilken typ av information som finns tillgänglig i NPÖ och som därför inte längre ska sändas per efter årsskiftet 16/17. Bilagan ska också tydliggöra vilken typ av information som ska medfölja patienten i utskriven form.

Kommunikationsplan kommunerna i Uppsala län Forum för informationsspridning Ansvariga Behov av gemensamt material Övriga frågor att beakta Uppsala Östhammar Heby Håbo Tierp Älvkarleby Knivsta Enköping Egen Nätverksmöten Informationsmöten Information Olika forum Information till Möten med Information arbetsgrupp för leg. Personal med till där MAS all legitimerad leg. personal i samband internt med och chefer. legitimerad sjuksköterskor, informerar personal och den och chefer med hälsorepresentanter personal, biståndshandläggare, lokala privat och och från IT samt chefer och Publicering närvårdsgruppen. egen regi. sjukvårds- utförare. biståndsenheten. rehabpersonal på intranät. Skriftlig konferenser, och chefer. information. samt lokal Utförarmöten. Pratorgrupp. Publicering av material på intranät. Träff med Prator- och dokumentationsombud (inkl. bhl) tillsammans med systemförvaltare. Information ska även publiceras på intranätet. Förslag finns för lokal rutin kring kommunikation via meddelandefunktionen mellan kommunal vård och primärvård Mail till samtliga chefer inom vård och omsorg samt myndighet. MAS + lokal MAS MAS MAS MAS MAS MAS/MAR MAS arb. grupp * * * * * * * * Skriftlig information till alla som berörs. *Bilaga till riktlinjen vid in- och utskrivning: Att tänka på vid informationsöverföring Bilagan ska tydliggöra vilken typ av information som finns tillgänglig i NPÖ och som därför inte längre ska sändas per efter årsskiftet 16/17. Bilagan ska också tydliggöra vilken typ av information som ska medfölja patienten i utskriven form.

5.3 Bilaga 3 Bilaga kring informationsöverföring i NPÖ vid in- och utskrivning Bakgrund För att få ta del av patientinformation via sammanhållen journalföring/npö (nationell patientöversikt) krävs att det finns en aktuell vårdrelation patienten har lämnat samtycke det finns ett behov av information Arbetssätt Inskrivningsmeddelande i Prator När samtycke till inskrivningsmeddelande i Prator efterfrågas förtydligar slutenvårdens sjuksköterska att samtycket även gäller att behörig vårdpersonal hos annan huvudman tar del av journaluppgifter genom NPÖ 1. Samtycket dokumenteras i inskrivningsmeddelandet i Prator och gäller enbart under den aktuella vårdperioden. Är patienten beslutsoförmögen vid tidpunkten för skickande av inskrivningsmeddelande behöver frågan ställas igen senare under vårdtiden och patientens ställningstagande anges i ett extrameddelande. Om patienten är beslutsoförmögen ska legitimerad personal i samråd med patientens legala ställföreträdare, närstående eller på annat sätt försöka utröna patientens ställningstagande i frågan. Om patientens vilja inte kan utrönas, och samtycke inte kan inhämtas, får direktåtkomst i sammanhållen journalföring endast ske om en nödsituation föreligger (nödåtkomst) och vårdgivaren bedömer att vårddokumentationen kan antas ha betydelse för patientens liv och hälsa. Utskrivning Aktuell läkemedelslista, utskrift från Cosmic eller Pascal, skickas alltid med patienten vid utskrivning. Läkemedelslista as också till sjuksköterska i kommunen. Kommunal hälso- och sjukvårdspersonal tar del av läkar- samt omvårdnadsepikriser och annan väsentlig journalinformation via NPÖ. Reservrutin Vid driftsstörning eller andra åtkomstproblem till NPÖ ringer sjuksköterska i kommunen till berörd slutenvårdsavdelning och begär att dokumenten skrivs ut och skickas med patienten eller översänds per 1 Vägledning Införandet av NPÖ, SKL. http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7585-093-1.pdf

18 (19) 5.4 Bilaga 4 Information gällande informationsöverföring vid utskrivning från slutenvård Landstinget i Uppsala län har fått ett föreläggande från IVO om att sluta använda som stöd för informationsöverföring av patientuppgifter. Med detta som grund har ett projekt genomförts under 2016 där man har identifierat vilken typ av information som skickas per till och från landstinget och hur man skulle kunna överföra informationen på ett mer patientsäkert sätt. Några av de vanligast förekommande informationsmängderna som idag förmedlas per är journalinformation mellan landstinget och kommunerna i länet. Då landstinget publicerar delar av sin journalinformation ur Cosmic till NPÖ nationell patientöversikt har TKL beslutat att samtliga kommuner i länet ska vara anslutna som konsumenter i NPÖ senast den första oktober 2016. Med detta som grund så kommer därför inte längre information som finns tillgänglig att läsa i NPÖ att as efter den 31 december 2016. Vid utskrivning av patienter från slutenvård innebär detta att epikriser (omvårdnads- och läkarepikriser) ska läsas via NPÖ. För att få läsa patientinformation i NPÖ krävs att en vårdrelation finns och att patienten gett sitt samtycke. För patienter som vårdas inom slutenvård och som har eller kommer att behöva kommunala insatser efter utskrivning innebär det att slutenvårdens personal, i samband med att inskrivningsmeddelande i Prator skickas, ska efterfråga patientens samtycke till att kommunens personal får ta del av anteckningar i NPÖ för den aktuella vårdperioden. Detta samtycke ska förmedlas via Prator. En bilaga som tydliggör detta har tagits fram av en arbetsgrupp där samtliga kommuner i länet samt de berörda förvaltningarna i landstinget varit representerade. Bilagan är kopplad till det samverkansdokument som rör in- och utskrivning i slutenvård. Pia Lagerström EPJ Elektronisk patientjournal Tfn: 018-611 24 93 E-post: pia.lagerstrom@lul.se

19 (19) 6 Checklista för beslut, BP5 JA NEJ HAR ALLA ÄRENDEN TAGITS OM HAND? ÄR ALLA VUNNA ERFARENHETER OCH OBSERVATIONER DOKUMENTERADE OCH AVRAPPORTERADE? HAR AVVIKELSER FRÅN PLANERADE MÅL DOKUMENTERATS? FINNS DET NÅGOT DOKUMENTERAT HUR EFFEKTMÅLEN SKA FÖLJAS UPP OCH FINNS EN ANSVARIG UTSEDD? KRYSSA I RUTAN FÖR VILKET ALTERNATIV SOM GÄLLER BESLUT ATT GODKÄNNA SLUTRAPPORT OCH AVSLUTA PROJEKTET/UPPDRAGET, BP5 BESLUT ATT INTE AVSLUTA PROJEKTET/UPPDRAGET, BP5 BESLUT ATT BORDLÄGGA BESLUTET JA NEJ KOMMENTAR Beslut om att godkänna projektets/uppdragets resultat och att avsluta uppdraget, BP5 DATUM NAMN PROJEKT-/UPPDRAGSÄGARE NAMNFÖRTYDLIGANDE