2015-11-06 Anteckningar FSKF -internat 5-6 november 2015 Deltagare: Kerstin Hassner, Elisabet Lunde, Maria Modig, Marina Högland, Torbjörn Neiman, Eva Arfwedson, Cecilia Möller, Agneta Ström Granlund, Rolf Johanson, Anders Mebius, Niklas Roos af Hjelmsäter, Roger Markdalen, Johan Malmgren, Staffan Jonsson (endast 5/11), Erik Heribertson, Pernilla Järveroth, Fredrik Nornvall och Eva Wiström 1. Vi samlades på Rönneberga Gård till lunch den 5/11. Vi var 18 chefer. Ett par hade tyvärr fått sent förhinder och det var också krock med förvaltningschefsinternat i Stockholms Stad samt någon större mässa. Deltog under torsdag eftermiddag gjorde dessutom Jonas Larsson-Törnberg från Sollentuna samt vår processledare Richard Sundvall och dokumentatör Emelie Joachimsson, också från Sollentuna. Mer om det nedan. 2. Torbjörn inledde med att hälsa från absent friends och gå igenom programmet. Torbjörn blötlade också frågor som vi ska återkomma till under morgondagen; Adresslistan, Berlinresan, VP-uppdatering samt frågan om riksgemensamt bokningsoch bidragssystem. Vi beslutar också att ändra på morgondagens workshop-punkt med tre stationer. Vi ska istället tala om och stötta varandra i arbetet med flyktingar och nytillkommande. Vi enas om att vi inte kan ha en chefsträff hösten 2015 utan att tillsammans diskutera och stötta varandra i den frågan. Därav ändringen av program. 3. Staffan gick igenom planerna för FSKF:s jubileum 2016. Vi kommer att fira detta med en heldag torsdag den 20 oktober 2016. Det blir återblickar, men framförallt framåtblickar. Det kommer att bli föreläsningar, workshops, uppträdanden och andra aktiviteter. Dagen avslutas med en bankett. Hela evenemanget går av stapeln på Kulturhuset Stadsteatern i Stockholm. 4. Ulf Blomdahl berättar om sitt stora forskningsprojekt Barns och ungas fritidsvanor. Detta ska vi sedan diskutera under resten av eftermiddagen. 5. Richard Sundvall processleder oss i diskussionen om hur vi ska göra för att Alla ska med och Emelie Joachimsson dokumenterar. Vi kommer fram till en sammanfattning-inriktning som nästan är en handlingsplan som alla tycker är bra. Detta är dokumenterat i ett separat dokument som sänds till chefsgruppen. 6. Fredagen inleds med att gå igenom dagsprogrammet med ändringar och att därefter reflektera i korta kommentarer kring gårdagens arbete. Se separat dokumentation. www..nu
7. Pernilla J går igenom dagsläget i forskningsprojektet tillsammans med Handelshögskolan i Stockholm. Vi är nu klara att gå igång. Gruppen diskuterar och vi noterar behovet av konkretion i de presentationer som ska komma fram ur detta samtidigt som forskningsprojektet givetvis måste vara fritt som forskning ska vara. Detta är inte ett projekt med en beställd inriktning. Till referensgruppsdeltagande kommuner utser vi Sigtuna, Huddinge och Vallentuna. Dessutom deltar i den gruppen Stockholms Stad, SLL Kultur och Kulturrådet. 8. Vi diskuterar och går igenom dagsläget i flyktingarbetet i de olika kommunerna. Vi ställer oss också frågan om vad vi ska göra och vad vi inte ska göra i en sådan här situation. Det är viktigt att behålla befintliga strukturer så långt det är möjligt och att göra verksamhetsförändringar utan att bidra till en kriskänsla. Vi är överens om att vi måste stötta varandra extra mycket i detta arbete. Detta sade vi: Tips I Vallentuna kommer ensamkommande barn till Nova och riggar på biblioteket. Norrtälje anställer en integrationssamordnare. Gotland har bildat en integrationsgrupp inom kultur och fritid där alla enheter är med. Viktigaste frågorna att jobba med Kommunikation mycket viktig hur vi kommunicerar till civilsamhället. Vi har ett nytt läge som vi ska förhålla oss till. Utbilda personalen hur vi samarbetar och jobbar med volontärer. Hur kan vi i nätverket/undergrupperna jobba med frågorna och stödja varandra, så att vi undviker stress. Värdegrundsfrågor - hur jobbar vi och hur ser vi på det nya läget. Mötet ser gärna att styrelsen tar upp frågan Vi klarar av det här, vi skapar en värdegrund för hur vi ska bemöta de nya grupperna. Vi måste organisera oss så att samarbetet med skolorna får oss att jobba på nytt sätt. Det är inte ett normalt läge nu, d v s nya lägen uppstår. Vad är normalt? Det här ska vi inte göra - risker Inte springa på alla bollar. Försöka skapa entydig struktur Vi ska jobba i linjen och bistå socialförvaltningen. Det här ska jag ingå i det löpande arbetet, i linjen - öka tillgängligheten. 9. John Olofsson, säkerhetsstrateg på Stockholms Kulturförvaltning, gästar oss och föreläser om strategiskt säkerhetsarbete. Vi får en mycket bra föredragning som stöttar oss i hur vi ska tänka i säkerhetsfrågor. John talar både om faktiskt fysisk säkerhet med också om yttrandefrihetsaspekter. De bilder som John visar kommer att sändas ut. Tips och klokheter från John Säkerhet är ett otacksamt jobb, gör jag ett bra jobb så händer ju inget. Kulturinstitutioner kan vara utsatta för att de står för en värdegrundsyttring. www..nu
Hur hanterar vi risker? Eliminera risken Separera risken Isolera risken Modifiera risken utrusta för att klara Träna och instruera Varna Övervaka Rädda om olycka inträffat Lindra och återställ Vad ska vi göra? Sätt gränser. Bestäm vilket ansvar vi har. Vad och vilket ansvar har vi. Identifiera riskerna och problemen. T ex Charlie Hebdo-attacken. Rapportera oj och aj-händelser. Identifiera parter att samverka med. Säkerställ rutiner - bland annat att alla rutiner finns på intranätet. Säkerställ hur du ska larma. Våga öva och träna träna träna. Hur gör jag t ex när jag larmar? Lär av erfarenheterna och sträva efter att göra det enkelt. 10. Torbjörn går igenom grundfakta för Berlinresan den 7-9 april 2016: Vi kommer att avresa torsdag 7/4 på förmiddagen och landa strax efter 12:00. Hemresan sker på lördag kväll med ganska sen landning. Programmet kommer att tas fram av svenska ambassaden, kulturattachén med medarbetare, i Berlin. Programmet kan troligen presenteras i februari 2016. Kostnaden kommer att stanna någonstans i närheten av 7 000 kr och inkluderar flyg t o r, transfer i Berlin, besöksprogram, hotell två nätter med frukost, två luncher och två middagar. Vi måste ta upp en anmälan med anmälningsavgift redan i december och den blir då bindande. Roger lyfter som idé att vi också gärna vill lära oss mer om flyktingmottagning och integration. 11. VP 2016-17. Torbjörn frågar om han tolkat gruppen rätt när han säger att den kommande verksamhetsplanen ska bygga på och influeras av det dokument, de sammanfattande rubriker som skapades under eftermiddagen den 5/11. Svaret är ja. 12. Torbjörn informerar det han vet om gemensamt boknings- och bidragssystem som SKL och några kommuner utvecklat. Information kommer att sändas ut och Torbjörn sänder ut det utkast till kravspecifikation som han exklusivt fått låna. Torbjörn www..nu
hänvisar till Daniel Antonsson SKL för mer information. Vid en handuppräckning om intresse visar åtminstone 15 kommuner ett tydligt intresse men behöver mer information för att ta ställning. OBS kravspecifikationen ska inte spridas ännu! Frågor och svar, Daniel Antonsson, SKL Kopplingar till Aktivitetskort På Nätet (APN) och RF:s Idrott Online? Lars Klefbom Umeå, APN s pappa, är med i projektgruppen. Ett av ingångsvärdena i arbetet har varit att hantera funktionaliteten i APN. Vi för en dialog med RF. De är väldigt intresserade av anläggningsdelen av den nationella delen. Även Sveriges Föreningssystem http://www.sverigesforeningssystem.se/ för vi dialog med kring hur vi kan förenkla för föreningarna när det gäller den digital aktivitetsrapportering som sker i t ex laget.se svenskalag osv Är programmet klart? Jag tror inte det finns ngn leverantör på marknaden som kan leverera det som finns i kravspecifikation rakt över disk Beroende på var leverantörerna står idag är det olika mkt utveckling som krävs. Av denna anledning är det en fördel om många kommuner går samman. Detta ger gamla, och nya, leverantörer incitament att utveckla sina system. Hur är programmet uppbyggt? Kravspecifikationen är byggt i moduler en modul för varje ring i bilden ni fick. Se kravspec. Exempel på funktioner? De funktioner som specificerats i kravspecen är de som finns i ringarna i bilden. I arbetet har vi utgått från självservice, dvs att kunden ska kunna hantera så mkt som möjligt själv och att administratörernas arbete minimeras. De kommuner som är med i projektgruppen har pekat på att de medarbetare som idag administrerar i framtiden i stället kan handleda föreningar och privatpersoner för att utveckla föreningslivet. Ungefärlig deltagarkostnad? En skattad kostnad för upphandlingen är 2 mkr. Dessa kostnader fördelas på deltagande kommuner. Modellen för hur detta ska göras är inte beslutad. Blir vi många blir det billigare! Upphandlingsmodell? Upphandlingsstrategin är en del av det delprojekt som startar nu. Den är även beroende av antal kommuner som ansluter. Blir det många kan det bli ett ramavtal med flera leverantörer. Blir det färre kan det bli en leverantör. Det har också diskuterats om vi vill att leverantören ska äga systemet eller om kommunerna ska äga systemet tillsammans och upphandla utveckling och förvaltning. www..nu
13. Torbjörn går igenom svarsläget i KSL:s utredning om regional kulturskola och regional idrott. Utrednings färdigställs nu och går till KSL:s styrelse. När styrelsen fått denna kan Torbjörn sända ut den till chefsgruppen. 14. Om Mentorprogrammet, analys och framåtblick. Vi har några par igång och det finns nu plats för ett par nya adepter. Även fler mentorer är välkomna. Programmet rullar men det är ingen jätte-efterfrågan ännu. Vi konstaterar att programmet är bra och att det kan få växa i lugn och ro. 15. Viktiga datum och händelser 2016. Torbjörn går igenom datum viktiga för chefsgruppen: 29 januari, fredag förmiddag med lunch. Ytterligare en en samhällsbyggnadskonferens i vår serie. Denna gång handlar den om idrott, fritid och kultur och är mycket praktiskt inriktad med goda exempel. Bjud gärna in kollegor från samhällplanerarsidan. Blänkare kommer i detta mejl. Program och inbjudan i december. 18 februari, torsdag eftermiddag 16:00-20:00. Stor samverkanskonferens inom funktionshindersområdet. Denna riktar sig till chefer inom socialförvaltning/omsorg, kultur- och fritid samt politiker inom båda områdena. Tipsa gärna! Denna ligger redan på hemsidan. 10 mars, torsdag. Chefsmöte och årsmöte i Sundbyberg. Start med lunch och chefsmöte, sedan årsmöte och sedan buffet. Räkna med tid från ca 12-19. 7-9 april, torsdag-lördag. Berlinresa. Se ovan. 19 oktober, onsdag ca 14-17, Chefsmöte som placeras dagen innan jubileet. 20 oktober, torsdag. Jubileum! Heldag och kväll! 16. Därefter gör vi en enkel bubbelövning om de dagar vi haft. Samtliga närvarande är mycket nöjda och vill att styrelsen funderar på hur vi kan göra fler sådana internat. Antecknat av Erik H och Torbjörn N www..nu
Alla ska med Presentation av Ulf Blomdahl, Ung livsstilsprojektet. Anteckningar från processledd diskussion efter presentationen. Vad behöver vi göra för att alla ska med? Sammanfattande inriktningar utifrån brainstorming nedan. UTMANA DET TRADITIONELLA Hitta och lyssna på dem som inte hörs Utmana befintliga system Ökad kunskap för nya lösningar Hitta partners för att skapa nya samarbetsformer Vara modiga tjänstemän/pedagoger Skapa innovativa mötesplatser Sagt efter diskussionen: Bra att sätta ord på det för att veta vad vi ska göra bättre, när vi annars inte pratar om de här frågorna. Förvånande att vi alla bär med oss samma frustration. En idé till ny organisation och personalutveckling, borde kopplas direkt till våra organisationer. Nu har vi gjort det här tillsammans, nu måste vi ro hem det här tillsammans. Vara modiga tillsammans. Vi har nu sagt ord på sådant vi diskuterat många gånger. Det spelar ingen roll hur modiga vi är när vi kanske inte kan få politiken att vara lika modiga. Kraften från FSKF behövs bakom det här. Lära av varandra www..nu
Vilka tankar väckte Ulf Blomdahls presentation? Vad gör de som inte är med? Mår de som inte är med i den här kontexten sämre överlag eller finns det andra intressen, till exempel e-sport, som ger liknande positiva hälsoeffekter? Är det psykologisk mättnad som är den stora orsaken till att de slutar eller finns det andra orsaker som är lika viktiga? Om vi når den målgruppen som inte själva väljer (små barn) men inte den målgrupp som gör egna val (ungdomar) kanske vi har fel när vi ser på målgruppens behov? Vår organisation är så trög, skaten gott exempel, hur gör vi för att snabbare möta trenderna? Samma diskussion har förts sedan mitten av 90-talet och inget har förändrats. Jag tycker att vi har kommit längre än så när han säger att vi inte gör något. Men vi måste hitta nya infallsvinklar för att svara på frågan. Dagens gymnasieelever mår sämre än tidigare, detta stärker Ulfs mättnadshypotes. Vad är föräldrarnas roll i det här? Ulf sa att Det beror på oss. Vad menade han? Är vårt utbud rätt? Barn vill gärna gå till Lek och bus och spontana aktiviteter. Vad är vår roll, kultur och fritid är ett brett område. RF hänger inte riktigt med. De har ett stort ansvar för Sveriges idrottsföreningar. Vi borde komplettera varandra istället för att konkurrera. Världen förändras så mycket just nu. Det kanske kommer råda helt nya omständigheter och förutsättningar nu, vi kanske stanna till och försöka hitta nya lösningar istället för att älta de gamla. Det viktigaste är att vi har något att gå med till politiken som visar hur det är och vad som är viktigt. Dessa utredningar är ett gott verktyg för att visa varför vi ska prioritera om. Det som man definierade under 50-talet är fortfarande det som gäller, det är spännande. Sammanfattning av brainstorming DIALOG & INFLYTANDE Dialog med målgruppen Lyssna och ge inflytande www..nu
Beakta det digitala samhället Speeda upp processerna Lyssna bättre i dialog, mer makt till ungdomar Skapa fokusgrupper Skapa dialog med politiker, föreningar och ungdomar STÖDFORMER & UPPDRAG Bort med barnifiering och skolifiering Se över bidragsformerna, vad stödjer vi? Förändra bidragssystem Prioritera på riktigt Alternativa former för engagemang Se över åldrarna Differentierade avgifter Ordna flexibel ekonomi Stötta spontana initiativ KUNSKAP & KOMPETENS Inventera olika målgrupper Kunskap och info till föreningslivet Kunskap och analys till politiker Kompetensutveckling personal för att klara nya utmaningar Rita en karta nuläge: Omvärldsanalys Nya grepp och nya metoder Våga tänja på gränserna, omvärldsbevakning SAMVERKAN Gör brobyggen Samarbete med RF www..nu
Samarbete med skolan som arena Samarbeta och luckra upp Kulturskolan öppnar upp och samverkar med övrig fritid VÄRDEGRUND & NYSKAPANDE Politik vara modig Jobba med attityder/normer FLEXIBLA ANLÄGGNINGAR & LOKALER Bygga andra anläggningar än idag Bygga nya anläggningar Fler ytor för spontana aktiviteter Korta reflektioner från gårdagen (2015-11-06 på morgonen) Jätteskönt att höra att det är likadana frågor i kommunerna. Inspirerande utmaningar Det vi kom fram till är framåtsyftande och bättre än förväntat. Vi jobbar med viktiga frågor, tillsammans. Bra uppgifter kring detta i undergrupperna - detta skapar en bra botten för deras verksamhet. Kan hjälpa att förbättra gruppernas uppdrag. Vi står inför stora frågor och vår utmaning är att förvalta den kunskap vi nu fått. Intressant att göra detta tillsammans med kraft och stuns. Det blir konkret. Vi får argument för kommande diskussioner. Hur jobbar vi vidare? Kan FSKF komma med en plan för fortsättningen. Styrelsen har en uppgift att sortera detta och få in det i en verksamhetsplan. När vi möter politikerna ska vi ha något stringent. Vi behöver ytterligare input utifrån. Vi utvärderar oss själva, vilket kan vara en risk. Vi skulle ta in personer utifrån som hjälper oss att utmana befintliga former. Torbjörns avrundning: "De försökte begrava oss. De visste inte att vi var frön " Processövningen dokumenterad av Emelie Joachimsson www..nu